Adopción de un modelo de gestión ágil del portfolio de proyectos en Helvetia

1. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Adopción de un Modelo de Gestión Ágil del
Portfolio de Proyectos en Helvetia
Raúl Herranz, Agile Coach & Trainer - PMI-ACP
en
Una experiencia de

2. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Raúl Herranz
Agile Coach y Formador (CSM, CSPO, CSD, CSP, PMI-ACP…)
Ayuda a cambiar organizaciones a través de la aplicación de
los principios y valores Ágiles.
Highlights:
• Más de 15 años de experiencia en Agilidad.
• 8 años de experiencia como consultor y formador Ágil.
• Ha enseñado Scrum a más de 1.500 alumnos.
• Conferenciante en España y en el extranjero.
• Ha publicado numerosos artículos e incluso 2 libros.

3. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
¿Business Agility?

4. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
1 Contexto
2 La OdP
3 Preparando el terreno
4 El nuevo modelo
5 Resultados
6 Conclusiones
Índice

5. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Contexto

6. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
135 proyectos
70 personas
40 desarrolladores
7 equipos

7. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Gestión del portfolio (situación de partida)
Planificación estratégica cada 3 años, que se desgrana en
Planes anuales (con proyectos muy poco definidos)
Mucho trabajo no planificado/planificable:
• ineludibles (legales, oportunidades comerciales…)
• pequeños desarrollos (que a veces no lo eran)
• incidencias
Ciclo de vida waterfall (con fases de análisis de varios meses)

8. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Aires de cambio
Se empieza a trabajar en equipos multidisciplinares
Algunos equipos trabajan con Scrum
Se cuenta con un FUERTE sponsor:
Víctor Lizarraga
Director de Estrategia y Transformación Digital
Miembro del Comité de Dirección
Se pide apoyo a

9. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
La Oficina de Proyectos (OdP)

10. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
La Oficina de Proyectos
Participa un representante de cada Área de Negocio
Reunión mensual (a distancia) sobre el estado de los proyectos
“¿Cómo va lo mío?”
Reunión tediosa (baja energía, bajo interés y baja participación)
Discusiones con Desarrollo sobre prioridades, productividad,…

11. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Preparando el terreno

12. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
A nivel de
Product Owners
Objetivos:
• Aumentar capacidad de adaptación
• Incrementar el traslado de aprendizajes al proyecto
• Ajustar expectativas de los peticionarios
• Implicar a los peticionarios/usuarios en el desarrollo
Se trabaja en:
• Aligerar fases de inicio (Inception Express)
• Romper ciclo en cascada (análisis inicial infernal)
• Dejar de congelar requisitos (contexto cada vez más inestable)

13. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
A nivel de
Equipos de Desarrollo
Objetivos:
• Aumentar la capacidad de adaptación al cambio de los equipos
• Aumentar la cohesión
Se trabaja en:
• Crecimiento (profesional) a nivel de individuo y de equipo
• Romper barreras internas entre diferentes perfiles (RPG vs. Java)
• Mejorar la calidad del código
• Automatizar tareas

14. Organiza: Colabora:
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A nivel de
ScrumMasters
Objetivos:
• Mejorar la adopción de este nuevo rol en el Área
• Convertirlos en líderes de la transformación
Se trabaja en:
• Auto-evaluación y self-awareness
• Mentoring (facilitación, formación, mediación…)
• Empoderamiento de los ScrumMasters
• Aumentar su número y su dedicación

15. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
¡Zombies!
Proyectos sin cerrar, de los que nadie
se hace cargo (ni a nivel de negocio, ni
a nivel de desarrollo).
Generan ruido e incomodidad a diferentes niveles:
• en la OdP, hay que dedicarles tiempo en las reuniones mensuales
• en los equipos de desarrollo, por la incertidumbre que generan.

16. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
El nuevo modelo

17. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
¡Kill the Zombies!
Se procede al cierre “por decreto” de todos los
proyectos zombies.

18. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Nuevo Modelo de Solicitud
Para facilitar:
• comprender minimamente cada petición,
• valorarla por Desarrollo.
Debe incluir:
• datos del peticionario,
• exigencia legal
• título,
• una descripción,
• beneficios esperados,
• posibles impactos (a otras áreas, de no realizarlo, del retraso).
• criterios para medir su éxito.

19. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Pequeños Desarrollos
• se establece una bolsa de pequeños desarrollos
• cada equipo debe tomar un pequeño desarrollo por Sprint (15 días)

20. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Nueva Gestión Trimestral del Portfolio
Todo gira en torno a una Reunión trimestral de Planificación
…
El mes anterior, se realiza una Preselección de Proyectos Candidatos (PPCC)
Durante ese mes, los equipos estiman su capacidad, y los PPCC usando tallas
XXS: 1 semana, XS: 2 semanas, S: 3 semanas, M: 1 mes, L: 2 meses, XL: 3 meses, XXL: más de 3 meses

21. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Reunión de Planificación Trimestral (1/3)
La OdP evalua mediante tallas (XXS, XXL)
cada propuesta para determinar:
su Valor
su Criticidad
su Riesgo u Oportunidad

22. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Reunión de Planificación Trimestral (2/3)
Se aplica la fórmula Weighted Shortest Job First:
Se ajustan los resultados, de forma
consensuada, para adaptarlos si
fuera necesario a su conocimiento de
la realidad, estrategia, etc de Helvetia.

23. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Reunión de Planificación Trimestral (3/3)
Los proyectos se asignan a los equipos por prioridad, teniendo en cuenta
diferentes variables:
• capacidad prevista,
• conocimiento del negocio,
• relación con proyectos previos,
• conocimientos técnicos,
• …

24. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Resultados

25. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Tras la primera planificación
Asignación más homogénea y transparente de los proyectos a los equipos
Aumento de la confianza en el trabajo del Área de Desarrollo
75% menos
proyectos
abiertos

26. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Tras posteriores iteraciones
• Las Áreas de Negocio priorizan sus peticiones
• Se hace un uso intensivo del concepto MVP
• Se pone foco en aspectos estratégicos para Helvetia
• Aumenta el compañerismo entre Áreas

27. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Conclusiones

28. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
La Agilidad va más allá de establecer nuevos procesos.
Aun así, hemos demostrado que estos procesos ayudan en el camino hacia la
¡Business Agility!

29. Organiza: Colabora:
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DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Unos procesos apoyados en los pilares de la Agilidad:
transparencia, inspección y adaptación
…y alineados con los valores de Scrum:
compromiso, coraje, foco, franqueza y respeto

30. Organiza: Colabora:
IV JORNADA
DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Obteniendo beneficios a corto plazo:
• reducir del número de proyectos abiertos,
• aumentar el número de proyectos finalizados,
• incrementar el valor entregado...
…y a medio y largo plazo:
nueva cultura que permite afrontar los vaivenes
del entorno desde áreas de negocio y tecnología

31. Organiza: Colabora:
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¡Muchas Gracias!
Raúl Herranz
email: raul.herranz@agilar.com
web: www.agilar.com