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Acceso y consulta de documentos

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Acceso y consulta de documentos

  1. 1. ACCESO Y CONSULTA DEDOCUMENTOS
  2. 2. ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DEDOCUMENTOS Todas las personas tiene derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución de la ley. las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizan el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y un buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la constitución y las leyes.
  3. 3. ARTICULO 28.MODIFICACION DE LA LEY57 DE 1985. Modificase el inciso 2º del articulo 13 de la ley 57 de 1985, el cual quedara así “la reserva legal sobre cualquier documento cesara a los treinta años de su expedición, cumplidos estos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que este en posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo”
  4. 4. ARTICULO 29.RESTRICCIONES POR RAZONES DECONSERVACIÓN. Cuando los documentos históricos presentan deterioro físico manifiesto al que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministraran la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere el caso.
  5. 5. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases: 1.Archivo de oficina: años después de terminada la tramitación 2. Archivo central: 10-15 años 3. Archivo intermedio: hasta que alcanza la edad mínima de 25-30 años.
  6. 6. ARCHIVO DE OFICINA. Guarda la información y los documentos en forma de expedientes y en el sitio donde se producen. Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados de forma constante, también se suele denominar archivo de gestión . FUNCIONES de los archivos de oficina o gestión: -Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo. -Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación. -Preparar las transferencias de documentación. -Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General
  7. 7. ARCHIVO CENTRAL. Guarda la documentación una vez que ha sido estimado que el archivo de oficina no va a usarla de forma constante. Su objetivo final es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándoles de aquellos que no son de uso frecuente.
  8. 8. ARCHIVO INTERMEDIO. La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

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