Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Audit jako klíč k řádně fungující spisové službě

542 views

Published on

Procesy správy dokumentů jsou v úřadech obvykle vnímány jako samozřejmé, lety dobře etablované mechanismy, kterým není třeba věnovat zvláštní péči. Současný trend elektronizace veřejné správy ovšem přináší celou řadu změn, a tak zavedené postupy ne vždy fungují, mění se legislativa i prostředí a požadavky na proces správy dokumentů a především vedení spisové služby je nutno opětovně promýšlet a upravovat. K tomu je však třeba efektivní nástroj. A tím je zevrubný audit celého systému správy dokumentů a spisové služby, který pomůže odhalit nejen nedostatky ve vztahu k zákonem daným povinnostem, ale také prostor pro efektivnější řešení a úspory času i nákladů.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Audit jako klíč k řádně fungující spisové službě

  1. 1. Audit jako klíč k řádně fungující spisové službě 11. 11. 2014
  2. 2. PODSTATA SPISOVÉ SLUŽBY Příjem Označování a evidence Rozdělování a oběh Vyřizování, vyhotovování a odesílání Jedná se o proces (skupinu procesů), řízení je tomu třeba přizpůsobit Ukládání Vyřazování a skartace Co není možné měřit, není možné řídit.
  3. 3. TRADICE VS. SOUČASNOST Ověřené pravdy … – Oběh papírových dokumentů je zaužívaný desetiletími praxe a zkušeností – Autenticita papírového dokumentu je s ním fyzicky propojena – Dokumenty se v čase „nekazí“ (když odhlédneme od myší) … boří nové technologie – Elektronizace vnáší do procesu spisové služby nové prvky a nové požadavky – Autenticita elektronického dokumentu je dána jeho kontextem, nikoliv jím samým – Objevují se nové problémy a výzvy, zejména v oblasti autenticity, integrity a dlouhodobého uchovávání
  4. 4. NOVÁ PŘEDPISOVÁ ZÁKLADNA Ve vnějším … – Se zavedením nových technologií přicházejí i změny v zákonech, vyhláškách a navazujících předpisech – Mění se obecné standardy a normy … i vnitřním prostředí – Organizace musí odpovídajícím způsobem aktualizovat svou vnitřní normu (Spisový řád) – Je třeba přizpůsobovat také procesy, technologie a ostatní nástroje
  5. 5. ZMĚNA PŘEDSTAVUJE ZVÝŠENÉ RIZIKO NEJISTOTY A CHYB …
  6. 6. … KTERÉ JE MOŽNÉ ELIMINOVAT POUZE ZVÝŠENÝM ÚSILÍM A KONTROLOU
  7. 7. AUDIT SPISOVÉ SLUŽBY • Audit je základním nástrojem nejen pro kontrolu, ale především pro zlepšování • Cílem auditu je porovnání skutečnosti s předepsanou úrovní výkonu a identifikace prostoru ke zlepšení • Audit musí být zaměřený na zhodnocení celého systému, ne jen na jeho dílčí aspekty • Není důležité, kdo audit (kontrolu) provádí, ale aby tak činil v souladu s nejlepší praxí
  8. 8. DVA PŘÍSTUPY • Audit Scan – Slouží k rámcové kontrole systému – Cílem je identifikace oblastí s největším potenciálem – Zaměřuje se na konceptuální úroveň procesů, organizace a nástrojů, ne na detaily • Komplexní audit – Cílem je detailní prozkoumání systému spisové služby a správy dokumentů – Je založen na posouzení shody se legislativou – Současně využívá mezinárodní standardy pro nalézání efektivnějších řešení
  9. 9. AUDIT JAKO SYSTÉMOVÝ PRVEK • Nemá (téměř) smyls provést audit jako jednorázový krok, a to bez ohledu na jeho výsledek • Procesy, prostředí i samotná organizace se v čase mění, vyvíjejí, a na tyto změny musí reagovat i systém spisové služby, proto je nutné zavést jeho audit jako periodickou aktivitu
  10. 10. INFORMATION AND RECORDS MANAGEMENT SOCIETY
  11. 11. Kdo jsme … Information and Records Management Society – Czech Republic Group, občanské sdružení www.irms.cz Information and Records Management Society, UK www.irms.org.uk Tomáš Bezouška, president bezouska@irms.cz • Otevřená platforma pro odborníky a profesionály v oblasti správy informací a dokumentů a spisové služby • Garant vzdělávacího systému v oblasti správy dokumentů • Certifikační autorita pro systémy správy dokumentů a spisové služby v organizacích (audity shody se zákonem 499/2004 Sb., NSESSS a ISO 15489, ISO 30301)
  12. 12. Co děláme … • Auditní schéma - komplexní model pro audit systému správy dokumentů a spisové služby, založený na kombinaci pohledu prizmatem zákonů ČR (zákon č. 499/2004 Sb., 106/1999 Sb., 104/2000 Sb., ad.) a mezinárodních standardů (ISO 15489, ISO 30300, ISO 27000 ad.) • Audit systému správy dokumentů dle standardu IRMS DMA • Prověrka systému správy dokumentů dle standardu IRMS AuditScan • Prověrka implementační metodiky nástroje pro správu dokumentů dle standardu IRMS CVD
  13. 13. Co děláme … • Slovník pojmů - Základní pojmy z oboru správy dokumentů podle legislativy ČR a jejich výklad v kontextu mezinárodních norem a standardů. • Systém vzdělávání - akreditované kurzy pro úředníky a vedoucí pracovníky úřadů • IRMS je akreditovanou vzdělávací institucí (Institut pro veřejnou správu Praha) • Ve spolupráci s členy zajišťuje akreditované vzdělávací kurzy v programech pro úředníky a pro vedoucí úředníky • Rozvíjí portfolio vzdělávacích akcí a připravuje spolupráci v jednotlivých oborech s relevantními akreditačními středisky (IRVZ, JA, …)
  14. 14. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR) DĚKUJEME ZA POZORNOST.

×