Il project management degli avatar

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Intervento a Better Software. Firenze 5-6 maggio 2010

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Il project management degli avatar

  1. 1. Il project management degli avatar Ovvero come complicarsi la vita nelle situazioni complesse Better Software - Firenze, 6 marzo 2010 Mimulus di Cobianchi Roberto & C. sas - via San Pier Tommaso 18/3 - 40139 Bologna - Italy www.mimulus.it - tel +39 051 547424 P.I. e C.F. 02529001204 REA 446591
  2. 2. @intranetlife #bsw2010
  3. 3. E’ possibile gestire un progetto senza incontrare quasi mai il gruppo di lavoro? Come restituire al cliente l’esperienza di un gruppo di lavoro quando parla sempre con una sola persona? E come fare tutto ciò senza perdere il controllo dei tempi e dei risultati?
  4. 4. Si può, ma occorre una diversa organizzazione, la giusta tecnologia, molta attenzione alle “informazioni”… …e una certa dose di… (fill in the blanks)
  5. 5. http://www.flickr.com/photos/masomasotti/462899357/
  6. 6. INTERNOS intranet della Giunta Regionale ER circa 3.000 utenti 9 anni di vita circa 3.700 pagine circa 4.200 allegati: 2.000 word 2.200 pdf 3.500 visite al giorno 14 minuti per visita
  7. 7. ALINTRA intranet dell’Assemblea Legislativa ER circa 200 utenti 8 anni di vita ristrutturata nel 2008 circa 2.000 pagine circa 500-1000 allegati di varia natura
  8. 8. Finalità del progetto Integrare INTERNOS e ALINTRA Migliorare l’usabilità del sito, l’organizzazione e l’accesso alle informazioni Realizzare una scrivania virtuale per il collaboratore Definire una struttura, un’immagine e una governance dell’intranet in grado di equilibrare le esigenze di integrazione comunicativa Creare un ambiente che favorisca le relazioni professionali trasversali, la collaborazione e la condivisione della conoscenza
  9. 9. Cronistoria Settembre 2008 – avvio del Laboratorio della comunicazione, composto da circa 30 persone provenienti da tutte le Direzioni Regionali Sei mesi di analisi e progettazione di alto livello Marzo 2009 - Produzione di un documento di sintesi “INTERNOS 2.0. Il nuovo portale della Regione E-R per la comunicazione interna” Aprile 2009 - Bando di Gara Giugno 2009 - Aggiudicazione Obiettivo di rilascio INTERNOS 2.0 10 Dicembre 2009
  10. 10. Attività richieste Analisi comunicativa e definizione del modello comunicativo del nuovo portale Progettazione strutturale - architettura informativa - percorsi di navigazione - sistema di tagging - struttura delle pagine - mappa di migrazione dei contenuti - sistema di gestione operativa del portale Progettazione di iniziative di comunicazione interna - annuncio - lancio - promozione Progettazione grafica Realizzazione dei template
  11. 11. Come può uno scoglio…
  12. 12. … arginare il mare Tempi compressi Necessità di condurre in parallelo attività tipicamente sequenziali Numerosità del team di progetto Alte aspettative da parte del cliente Complessità del lavoro
  13. 13. E poiché la situazione non era sufficientemente complessa… … l’abbiamo complicata un po’ di più, costituendo un gruppo di lavoro di 9 persone ad “alta copertura territoriale”
  14. 14. Web Web Web design design design Socio fondatore di Socio fondatore di Socio fondatore di Borderzero Borderzero Borderzero (www.borderzero. (www.borderzero. (www.borderzero. it), team di it), team di it), team di freelance freelance freelance impegnati nel impegnati nel impegnati nel settore creativo. settore creativo. settore creativo.
  15. 15. 14 dicembre ’09 Lancio di INTERNOS 2.0 30 ottobre ’09 Manuale di stile 17 settembre ’09 Web design definitivo 17 settembre ’09 Wireframe definitivi 3 agosto ’09 Proposte grafiche 10 luglio ’09 Architettura dei contenuti 1 luglio ’09 Strategia di comunicazione 6 giugno ’09 Avvio del progetto
  16. 16. aaa
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  18. 18. Keypoint Metodologia di raccolta dei requisiti Metodologia di analisi Metodologia di gestione del progetto
  19. 19. K1 – Raccolta dei requisiti Avvio del Laboratorio di comunicazione Analisi della situazione esistente – elementi in ingresso: - indagine sul clima organizzativo - esperienza di Filodiretto - esperienza dell’URP - dati su accessi e pagine visitate Confronto con lo stato dell’arte in tema di intranet (libri, blog, ricerche) Definizione dei concetti chiave: Intranet come spazio di servizio, spazio di comunicazione, spazio di community, spazio operativo Mappatura concettuale delle informazioni Apertura al web 2.0 Attenzione agli aspetti organizzativi (redazione e governo)
  20. 20. 10 macroaree
  21. 21. K2 - Analisi Analisi della progettazione preliminare Mappatura dei contenuti attuali delle due intranet Interviste e focus group Design dell’architettura a tavolino Sessioni e test online con gli utenti Confronto dei risultati
  22. 22. aaa
  23. 23. aaa
  24. 24. K3 – Gestione del progetto Una condizione: - dispersione territoriale dei membri del gruppo Due strumenti: - basecamp - skype Tre princìpi: - condivisione totale delle informazioni - coordinamento costante delle attività - ZERO mail
  25. 25. aaa
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  28. 28. Coordinamento costante Dashboard interna e Dashboard condivisa con il cliente Messaggi di avanzamento settimanali Skype conference per area tematica ogni 5-7 giorni Incontri con il cliente ogni 5-7 giorni Avanzamenti mensili al Comitato di Progetto esecutivo
  29. 29. Coordinamento costante
  30. 30. aaa
  31. 31. LESSON LEARNED
  32. 32. Diverse attività in parallelo e/o con pochi margini di ritardo…
  33. 33. … molte agende da incrociare…
  34. 34. … la pianificazione si basa più sulla “capacità” di prevedere il futuro che su certezze algoritmiche…
  35. 35. 1 aumenta l’onere di coordinamento e di pianificazione
  36. 36. Il PM non si occupa solo di pianificazione e coordinamento… IA Comunicazione Cliente PM Ammin.
  37. 37. … ma entra nel merito di tutti i contenuti…
  38. 38. … presenta risultati e sostiene discussioni a 360°…
  39. 39. … assicura la visione integrata e coerente del progetto…
  40. 40. 2 aumenta l’esposizione del project manager
  41. 41. Occorre la partecipazione di tutti…
  42. 42. …nessuno escluso…
  43. 43. LESSON LEARNED …a condividere le informazioni…
  44. 44. …a mantenere la focalizzazione sugli obiettivi e sulle scadenze
  45. 45. 3 occorrono regole di collaborazione condivise
  46. 46. … ma soprattutto, un consiglio:
  47. 47. non fate un progetto come questo più di una volta all’anno! ☺
  48. 48. Intranet Formazione Web Contenuti Organizzazione Information Social media activist Architect Web marketer Web Designer Esperti di Web Agency comunicazione
  49. 49. http://www.mimulus.it Roberto Cobianchi roberto.cobianchi@mimulus.it rcobianchi Intranetlife http://it.linkedin.com/in/cobianchi

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