eAkte: elektronische Akte in SAP

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eAkte direkt in SAP™: Visualisieren, Verwalten und Managen.
eAkte für SAP™: Ordnen Sie Dokumente den zugehörigen Business Objekten zu – visualisieren Sie beliebige Aktenstrukturen und managen Sie Ihre Personalakten.
www.inpuncto.com

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eAkte: elektronische Akte in SAP

  1. 1. eAKTE FÜR SAP™ einfach, flexibel und sicher Verschaffen Sie sich eine größere Transparenz Ihrer Dokumente in SAP™ mittels eAkte – elektronischer Akte Wie funktioniert es? 1. Der wichtigste Ausgangspunkt sind die bestehenden Papierakten in Unternehmen bzw. Organisationen. 2. Eine Analyse der bestehenden Papierakten ergibt ein erstes Konzept, wie innerhalb vom SAP System, mit welchen Objekten, Kriterien, Klassifikationswerten etc. diese abgebildet werden können. 3. Führen Sie, im Zuge der Konzepterstellung, eine Bereinigung und eine Optimierung Ihrer eAkte – Strukturen/Ordnern durch! 4. In SAP werden die entsprechenden Objekte und Mechanismen aktiviert – inkl. der inPuncto (bzw. IT2) Software für die integrierte eAkte. 5. Mit nur wenigen Klicks können die Dokumente zu der jeweiligen virtuellen Akte verknüpft und gleichzeitig archiviert werden (z.B. via www.inpuncto.com elektronischen Posteingang, Scannen, MS-Office). 6. System-intern erzeugte Dokumente wie z. B. Gehaltsabrechnungen können automatisch einem Objekt (z.B.: Personalnummer) zugeordnet werden. 7. Via der Zusatzsoftware biz²Office können auch Files z.B. Word-Vorlagen zur Verfügung gestellt werden – die fertigen Dokumente sind dann automatisch in der jeweiligen eAkte sichtbar. 10. Arbeiten Sie mit Akten- und Dokumentfunktionen im Personalbereich - einfach, transparent und alles in SAP™! Auf der Folgeseite erfahren Sie über die Vorteile und Anwendungsbereiche der eAkte für SAP. 8. Aus SAP heraus können auch Serienbriefe (z.B. Mitarbeiterbriefe) automatisch erzeugt werden. 9. eAkte - Strukturvisualisierer: die Zusatzsoftware biz²Explorer visualisiert beliebige Aktenstrukturen. Er bildet alle zugeordneten Dokumente strukturiert auf einen Blick ab, als ob man im Register eines Ordners blättert. 1
  2. 2. eAKTE FÜR SAP™ einfach, flexibel und sicher Verschaffen Sie sich eine größere Transparenz Ihrer Dokumente in SAP™ mittels eAkte – elektronischer Akte Wie funktioniert es? IHR GEWINN: - Leichteres und schnelleres navigieren durch Aktenstrukturen dank der eAkte. - Mittels Voransichten (bei TIFF, PDF) ist bereits im Vorfeld des Dokumentenaufrufs zu sehen, um welches Dokument es sich handelt. - Basierend auf den SAP-Berechtigungen können Mitarbeiter auf Akten / Dokumente zugreifen, diese einsehen – oder auch nicht. - In der eAkte für den Personal bereich werden Zugriffe protokolliert. - Die Navigation innerhalb des „virtuellen“ Aktenordners ist benutzerfreundlich und intuitiv. Check gegen Musterakte: welche EinstellungsDokumente fehlen - bei welchem neuen Mitarbeiter). - Zentrale digitale Ablage und dezentrale Zugriffe. ANWENDUNGSBEREICHE: - Personalwesen; - Finanzwesen; - Management; - Marketing und Vertrieb; - Einkauf; - Materialwesen; - Projektmanagement; - Etc. Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com +49(0)711 661 885 00 - Die Struktur einer eAkte wird definiert – sie dient als „Vorlage“ für die weitere Anwendung (z.B. Befüllung der eAkte) bzw. zum Vergleich mit vorab definierten Kriterien (z.B. www.inpuncto.com 2

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