SAP Archivierung von Daten und Dokumenten

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SAP™ Archivierung - archivieren Sie schlank und revisionssicher alle Ihre Dokumente und Daten im SAP™ zertifizierten Archiv "biz²Archiver"!

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SAP Archivierung von Daten und Dokumenten

  1. 1. 1. Folgende Szenarien für ein- gehende Belege werden durch SAP™ und den inPuncto Archiv biz²Archiver unterstützt: - Ablegen für spätere Erfassung („frühes Archivie- ren“), - Ablegen und Erfassen, - Ablegen für spätere Zuordnung, - Ablegen und Zuordnen, - Zuordnen und Ablegen, - Frühes Ablegen mit Barcode, - Spätes Ablegen mit Barcode. 2. Archivierung von ausgehenden Dokumenten: - Alle in SAP™ erzeugten Dokumente können ebenfalls archiviert werden. Visualisierung in Aktenform via biz²Explorer. - Die Erzeugung eines elektronischen Abbilds mit einem Scanner entfällt, da die Daten direkt in das PDF- Format überführt werden. - Die interne Ablage eines Papierdokuments entfällt. 3. Archivierung von Drucklisten im biz²Archiver: - Drucklisten können ergänzend oder an Stelle eines Ausdrucks archiviert werden. - Prinzipiell lassen sich alle Drucklisten archivieren. - In archivierte Drucklisten können bei der Erzeugung: • Hyperlinks mit eingebracht werden. Diese können später vom Benutzer ange- klickt werden und verweisen direkt auf ein Original- dokument. • Attribute für eine Attribut- suche erzeugt werden. Diese werden parallel zur Druckliste archiviert. • In Drucklisten werden Informationen zu SAP™ Daten komprimiert dar- gestellt. Archivierte Druck- listen lassen sich bequem mit Volltextsuche oder Attributsuche bearbeiten. 4. Durch den Einsatz der SAP™ Datenarchivierung (ADK-Archive Development Kit) können Daten aus der SAP Datenbank archiviert und konsistent entfernt werden. 5. SAP™-GUI Bedien- oberfläche: - Da der biz²Archiver vollstän- dig in das SAP System inte- griert ist, - Arbeitet der Anwender ausschließlich mit den Mas- ken des ihm bekannten GUI. - Es gibt keine Medienbrüche zu anderen Anwendungen. - Einzige Ausnahme ist z.B. der biz²Viewer, welcher, auf Grund seiner übersichtlichen Funktionen, leicht erlernbar ist. Der Viewer kann innerhalb des Internet Explorer oder innerhalb eines separat gestarteten SAP™GUI angezeigt werden. - Weitere Kenntnisse über zusätzliche Programme außerhalb von SAP™ sind nicht notwendig. - Ein Dokument kann nicht außerhalb von SAP™ recherchiert und angezeigt SAP™ Archivierung: die sichere und kostengünstige Lösung Wie funktioniert es? www.inpuncto.com ARCHIVIERUNG VON SAP™ DATEN UND DOKUMENTEN schlank, gesetzeskonform und sicher 1
  2. 2. werden - dies dient nochmals der Datensicher- heit. 6. Sicherheit gegen Datenverlust: - Die Daten werden auf z.B. optische Medien (z.B. CD- ROM oder WORM) gebrannt. Ein zusätzliches Backup der Medien ist möglich. - Die interne SAP-Archiv Datenbank ist im worst-case Falle aus den geschrie- benen Medien komplett rekonstruierbar! - Die Archivierung ist vom SAP Release unabhängig 7. Sicherheit gegen Daten- manipulation: - Die Medien werden in einem Vorgang geschrieben und „geschlossen“. Die Da- ten sind nicht mehr verän- derbar. (ggf. auch durch Ein- satz des biz²CryptoServers). - Falls keine dauerhafte Archivierung (im Sinne Ablage) nötig ist, können die Daten auch auf Fest- platte geschrieben werden. Durch Einstellungen in der biz²Archiver-Administration können solche Daten auch modifizierbar, d.h. auch ggf. löschbar abgelegt werden. 8. Sicherheit gegen unbefugten Zugriff auf Daten: - Es greift komplett das Berechtigungskonzept von SAP. - Es kann kein Zugriff außerhalb des SAP-Systems initiiert werden, d.h. eine Abfrage von extern über die HTTP(S)-Schnittstelle wird mit einem Sicherheitsfehler abgewiesen. - Die Sicherheit wird durch einen Sicherheitsschlüssel in der URL des Archiv- Aufrufs gewährleistet, welcher ausschließlich im zuvor bekannt gegebenen SAP-System generiert werden kann. - Die URL mit dem Sicherheitsschlüssel verliert nach einer einstellbaren Zeit ihre Gültigkeit. Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com +49(0)711 661 885 00 SAP™ Archivierung: die sichere und kostengünstige Lösung Wie funktioniert es? www.inpuncto.com 2 ARCHIVIERUNG VON SAP™ DATEN UND DOKUMENTEN schlank, gesetzeskonform und sicher

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