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Projeto 5 Doc

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Projeto 5 Doc

  1. 1. Projeto 1
  2. 2. Grupo 1 - Turma 1 - Inova Gestão Sergio Ferreira de Souza - SPST Rafael Reimberg - SPPA Miriã Romano - SPVP Lúcia Maria Amorim - SPCT Débora Rosana da Silva - SPCS Cláudio de Melo - SPPE Armando Fabrício Ghini Jorge – SPSÉ Nossos agradecimentos: A valiosa contribuição dos profissionais da Fundap, pelo conteúdo apresentado em sala de aula, nos diversos temas, mesmo que em tempo mínimo, os quais assinalamos. Marilda, Vânia, Pepe, Veruska, Gabriela, Sergio, Álvaro, Bruno, Fernando, Cristiane, Karina, Laura e demais colaboradores que implementaram a grade curricular. Ao Senhor Prefeito, Eng. Gilberto Kassab, que possui a visão da inovação e transparência como política de Governo. Ao Secretário de Gestão, Sr. Rodrigo Garcia, pela viabilização e por ter proporcionado momentos de novos conhecimentos e porque não dizer: pela grata satisfação de conhecer e reconhecer nos novos amigos que fizemos servidores com muita vontade de levantar a bandeira da ética e da qualidade na coisa pública. Aos Srs. Subprefeitos que nos indicaram e dispuseram de nossos serviços, que não são poucos, embora sejamos poucos, para agregar novos conhecimentos que, com certeza, multiplicaremos em nosso ambiente de trabalho. Aos nossos colegas de turma que tanto colaboraram com as trocas de experiências adquiridas durante anos de serviço público. 2
  3. 3. ÍNDICE Agradecimentos............................................................ 02 Descrição do Projeto..................................................... 04 Contexto......................................................................... 05 Análise Swot.................................................................. 08 Árvore de Problemas.................................................... 09 Árvore de Objetivos...................................................... 10 Seleção do Projeto........................................................ 11 Detalhamento do Projeto.............................................. 12 Cronograma Executivo................................................. 17 Recursos Necessários.................................................. 18 Stakeholders.................................................................. 19 Monitoramento e Indicadores...................................... 20 Anexo: Pesquisa de nº de funcionários x escolaridade da SMSP 3
  4. 4. Breve Descrição do Projeto Criar rede social entre funcionários de cada uma das 31 Subprefeituras e da Secretaria Municipal de Coordenação das Subprefeituras, através de canais de comunicação efetivos e funcionais, com a participação de seus gestores maiores, os Subprefeitos e o Secretário, com o objetivo de promover a circulação de informações e conhecimento com transparência e efetividade. O projeto tem como objetivo criar um novo espaço para compartilhamento de experiências, informações, idéias, de forma participativa e colaborativa, em um universo de mais de 10.400 servidores da administração das Subprefeituras. A participação dos funcionários dar-se-á através de uma plataforma operacional interativa e intuitiva. Na rede social o funcionário/servidor assume papel de protagonista da rede, gerando conteúdo de forma autônoma. O projeto viabiliza-se pelo baixo custo de implantação onde propomos a utilização das ferramentas sociais da Web 2.0 já disponíveis, sendo utilizadas por diversas organizações no mundo.. Público alvo: Funcionários das Subprefeituras. Total: 10.430 funcionários (fonte: SGM). Área: Município de São Paulo. 4
  5. 5. Contexto Em sala de aula e nas dependências das subprefeituras constatamos que os funcionários, em todos os níveis, não estão totalmente inteirados dos serviços prestados e executados por sua subprefeitura, a não ser por canais como: jornais de grande circulação e de bairro, e-mail corporativo, jornal mural e outras ferramentas geradas pelo portal da PMSP, este pouco intuitivo. Um item importante que notamos é a falha na comunicação dos principais gestores com seus colaboradores, em todos os níveis. Com base nesse contexto é que propomos um veículo de comunicação atual e de baixo custo. Não temos como negar o impacto que a rede global de computadores, a internet, tem exercido sobre a sociedade. Movimentos sociais, comportamento humano e até a linguagem utilizada pelos usuários no ambiente da web tem gerado profundas mudanças em nosso cotidiano. Entendemos que não existam mais fronteiras e barreiras após a inserção da WEB 2.0 e suas ferramentas sociais. Deve-se ainda realizar um exercício de pensamento ao voltarmos no tempo e imaginarmos que há apenas sete anos não existiam Orkut e Facebook, entre outros sites de relacionamentos, utilizados por milhões de pessoas no mundo. Pergunta-se: será que nossos filhos e netos viveriam hoje sem essas ferramentas? A facilidade de propagação de informações geradas pela conectividade é um fenômeno irreversível, portanto a sociedade tende a mudar cada vez mais e mais rápida por conta desse movimento. A governança é importante para criar regras de utilização e estratégia visando o aumento da capilaridade, evitando-se os gargalos de informação. Em especial nas intuições públicas, revela-se a importância de aprender de forma colaborativa e participativa através de servidores das diversas hierarquias. Hoje a transmissão de trabalho e de outras atividades é feita de maneira verticalizada. Pesquisas efetuadas medem necessidades de mudanças culturais e organizacionais. 5
  6. 6. Uma vez que o fenômeno de interação e troca de informações na sociedade só tende a aumentar, cabe às instituições e organizações públicas fazer uso racional de ferramentas de comunicação, utilizando-se deste ambiente para criar estímulo e promover a troca de conhecimento na mesma forma e conteúdo que a sociedade. Os órgãos públicos, cada vez mais deverão se fazer presentes nesse contexto como forma de contribuir para que consigam estabelecer relacionamentos estratégicos e salutares com seu público, gerando resultados satisfatórios para as partes interessadas. Procura-se então o alinhamento governo e sociedade, neste caso o cidadão funcionário, pois se a sociedade se organiza em rede, então o órgão público deverá também se organizar da mesma forma. Nada será inventado, porém pensamos que possuímos o direito e a necessidade do uso da inovação e das ferramentas da WEB 2.0, que significa: gente falando com gente gerando interatividade com competência, disponibilização, atualização, integridade e segurança nas trocas das informações. Nas pesquisas de clima realizadas nas subprefeituras, evidencia-se que a falha na comunicação interna é fator gerador de problemas no desenvolvimento do trabalho, resultando em baixa qualidade na prestação serviços. Segue abaixo alguns resultados de pesquisas disponibilizadas e realizadas nos anos de 2008/2009 de algumas subprefeituras, o que justifica todo o arrazoado descrito acima: SP.ST - Comunicação - Média 6,3 27.5% estão satisfeitos totalmente, 72,5%, parcialmente satisfeitos/insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação. 6
  7. 7. SP-PE - Comunicação - Média 6,2 24,2 % estão totalmente satisfeitos, 73,8 % estão parcialmente satisfeitos, insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação. SP - CT - Comunicação - Média 6,5 38,89 % estão totalmente satisfeitos, 61,1 % estão parcialmente satisfeitos,insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação. SP-VP - Comunicação - Média 6,5 24,12% estão totalmente satisfeitos, 75,88% estão parcialmente satisfeitos, insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação. SP- SÉ - Sistema de Comunicação Interna 24,12% estão totalmente satisfeitos, 75,82 % estão parcialmente satisfeitos, insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação 7
  8. 8. ANÁLISE DE RISCOS - MÉTODO SWOT AVALIAÇÃO INTERNA AVALIAÇÃO EXTERNA PONTOS FORTES PONTOS FRACOS OPORTUNIDADES AMEAÇAS FORÇA DE NECESSIDADE DE ACESSO A MOBILIDADE DA TRABALHO CAPACITAÇÃO INFORMAÇÕES LIDERANÇA ANSEIO POR DIFICULDADE DE DESCOBERTA DE MUDANÇA IMPLANTAÇÃO DOS NOVOS TALENTOS PROJETOS INICIAIS EXPERIÊNCIA MOTIVAÇÃO PELA PROFISSIONAL QUALIDADE DE DESMOTIVAÇÃO SERVIÇO 8
  9. 9. Árvore de problemas Será introduzida em folha própria a parte Já esta pronta 9
  10. 10. Árvore de Objetivos Será introduzida em folha própria a parte Já esta pronta 10
  11. 11. Seleção do Projeto A insuficiência de canais de comunicação e interatividade em tempo real entre as diversas unidades e servidores da PMSP, neste projeto consideradas as 31 Subprefeituras e a própria Secretaria, entendemos prejudicar o aproveitamento mais eficiente do potencial representado pelo conhecimento acumulado e a diversidade multidisciplinar dos funcionários da nossa Administração Municipal. A ação decorre da elaboração de uma árvore de problemas em sala de aula, com o tema central: Comunicação Corporativa Deficiente nas Subprefeituras. De uma série de ações que poderiam ser empreendidas, escolhemos para o equacionamento do problema central a ação da criação de um canal ágil, moderno e eficaz na interatividade e transparência: 1. Uso da Web 2.0 e de ferramentas sociais gratuitas e de fácil aprendizado, que são utilizadas no dia a dia pelo cidadão. 2. Uso de Equipamento Net móvel, de manuseio fácil e de custo reduzido. WEB 2.0: o que traz de novo? Imagine que você precisa reformar o piso da cozinha, mas acha que sua família também deveria dar opinião. Como todos têm diferentes horários na casa e pouco se encontram, você decide escrever um bilhete para cada um, contando o que pretende e pedindo sugestões. No dia seguinte, percebe que deixaram uma pilha de bilhetes para você em res- posta. No entanto, como os outros não conversaram entre si, acabaram dando idéias repetidas, muitas vezes inviáveis. Então, você se dá conta de que seria muito mais fácil pegar uma cartolina branca, colocar no centro o tema da conversa (reforma do piso da cozinha), pendurar na parede da sala e convidar a sua família a deixar todas as sugestões no mesmo lugar. No final de dois dias você não apenas vê que todos participaram e contribuíram para a decisão, como percebe que foi mais produtivo. A web 2.0 estimula essa possibilidade de compartilhar. Com suas possibilidades interativas e colaborativas, acentua a participação dos usuários na web, aproveitando a inteligência coletiva para organizar mais eficientemente a rede, mas, principalmente, elegendo este usuário como o seu principal produtor de conteúdo. 11
  12. 12. É um projeto inovador no âmbito da PMSP, ao propor a criação de uma rede de canais de comunicação entre diversos atores das subprefeituras, ou seja, gente falando com gente e com o governo, de forma a permitir que este intercâmbio de conhecimento, experiências e informações possam ser compartilhados e apropriados por todos, inclusive pelo governo municipal, contribuindo assim, para o aperfeiçoamento da máquina administrativa e melhoria de qualidade dos serviços prestados a sociedade. Detalhamento do Projeto Objetivos Específicos: Criação de redes internas de comunicação na SMSP e em cada uma das 31 Subprefeituras e da Secretaria, esta será o 32º site, que é o da iSMSP que será o site de integração, apresentando o índice do que melhor ocorreu em um período, nas subprefeituras, seja semanal quinzenal ou mensal, gerando uma competição saudável entre as subprefeituras, utilizando ambiente Web 2.0, com o seguinte conteúdo: - Vídeo institucional de mensagem do gestor maior (secretário e subprefeitos) dirigido aos funcionários, com freqüência de postagem a critério do gestor. - Área de postagem institucional de cada uma das coordenadorias e gabinete, com de acordo com a necessidade, conveniência e oportunidade do tema, a ser definido pelo gestor de cada área. - Área de postagem para informações de interesse dos funcionários, como legislação, cursos, eventos, fotos, vídeos, e links direcionados aos assuntos de interesse.. - Áreas de postagem de sugestões, idéias, histórias pessoais ou coletivas, revelação de talentos e outros. 12
  13. 13. - Áreas de comunidades: fórum, chat e outras atividades a serem propostos pelos colaboradores e gestores do projeto. Algumas ferramentas gratuitas que poderão ser utilizadas Escritório virtual: espaço de trabalho digital. - Agenda: Google Calendar. - Mapas: Google Maps. - Atualizações: Google Alert. - Aplicações: Google Doc´s e Zoho doc´s. - Cronograma e gestão de produtos: Ganti Project. Blog: espaço de publicação de conteúdo: - Blogger, Terra blog, WordPress, Uol blog. Criação de Sites: - Google sites, Yahoo, Geocities, Webs, Wetpaint. Editor de fotos: - Flickr, Picasa, Photoscape, Photoshop Express. Gerenciamento de favoritos. - Delicious, Simpy, Pagestacker. - Microblog. - Twuitter, Jaiku, Yammer. Compartilhamento de Documentos: - Textos: Google doc´s, Scrib. - Fotos: Flicker, Picasa. - Slides: Slideshare. - Vídeos: Youtube, Vimeo, Google Vídeos. 13
  14. 14. Rede Social: - Orkut, Myspace, Facebook, Ning, Linkedin Atividades e Tarefas Fase de Implantação: Definição do Gerente de Projeto - GP: • Escolha do Gerente do projeto na Secretaria - indicado pelo secretário SMSP. Divulgação do projeto: • Preparar tema para evento de divulgação do projeto, tratando-se de palestra sobre gestão do conhecimento e web 2.0 pelo GP. • Definir palestrante, tratando-se de figura de notório saber na área da gestão do conhecimento - GP. • Contratar palestrante – GP. • Definir data do evento - Secretário SMSP. • Convidar os 31 subprefeitos para o evento de apresentação do projeto - Secretário SMSP. • Realizar o evento - GP. Definir Gerentes de Projeto (GPSP) nas Subprefeituras: • Escolha do gerente - Subprefeito. • Encaminhar nome do gerente à SMSP - Subprefeito. Criação de comitê provisório para implantação do projeto: • Criar comitê de implantação formado pelo gerente de SMSP (GP) e gerentes das subprefeituras (GPSP) - Secretário. • Escolher webmaster para auxiliar comitê de implantação - GP. 14
  15. 15. Definição de ferramentas sociais a serem empregadas: • Agendar reunião do comitê de implantação - GP. • Convidar gerentes das subprefeituras para reunião - GP. • Convocar webmaster para reunião - GP. • Reunir comitê para definir ferramentas sociais, hospedagem e manutenção das redes - Gerentes e Webmaster. Criação de comitês editoriais nas 31 Subprefeituras e SMSP: • Criar comitê composto pelo gerente, Secretário, Subprefeitos, Chefes de Gabinete e Coordenadores. • Definir manual de ética para utilização da rede - comitê editorial Definição dos Gestores de Conteúdo - GC: • Escolher gestores de conteúdo representantes de cada uma das unidades. - Subprefeitos, Coordenadores e chefias das unidades. Capacitação: • Realizar treinamentos/Oficinas em operação de web 2.0 para os gestores de conteúdo – SUGESP + Informática.. • Realizar treinamentos básicos/Oficinas em web 2.0 para funcionários usuários e colaboradores – SUGESP + Informática. Desenvolver a página da rede: • Indicar webdesigner para elaboração do site - GPSP • Layout do site - webdesigner e comitê editorial. Adequar equipamentos: • Levantar situação dos equipamentos existentes - informática. • Dimensionar necessidades de atualização de hardware - informática. • Adquirir hardware - Subprefeito/Informática/Suprimentos. • Instalação do hardware necessário a operação da rede - Informática. 15
  16. 16. Implantar a rede: • Implantar a rede - GPSP e Webdesigner. Divulgar a rede: • Preparar evento de lançamento da rede, tratando-se de palestra em local a ser definido pela subprefeitura GP/GPSP. • Realizar evento de divulgação da rede GP/GPSP. • Divulgar a rede através dos meios de comunicação disponíveis. – SUGESP/Assessoria de Comunicação. Fase de Operação Inserir vídeo institucional do Secretário/Subprefeito: • Criar vídeo – Secretário/Subprefeito e Assessoria de Imprensa. • Postar vídeo - Webdesigner. Inserir informações institucionais: • Definir informações a serem inseridas - Gestor da Unidade. • Inserir informações Gestor de Conteúdo. Inserir informações de interesse funcional: • Definir informações - SUGESP. • Inserir informações - Gestor de Conteúdo. Inserir informações de conteúdo pessoal: • Alimentar áreas de postagem de conteúdo pessoal – Colaborador. • Inserir sugestões, idéias, histórias, talentos - Colaborador. Efetivar conversação: • Acessar fórum e chat – Funcionários colaboradores. Monitorar e controlar a utilização da rede: • Monitorar a utilização - GPSP e Webdesigner. • Controlar e efetuar a regulação da utilização - Comitê editorial. 16
  17. 17. Cronograma Executivo Programa DETALHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO ATIVIDADES GOVERNANÇA PRAZO (DIAS) Definir o gerente do projeto (SMSP) Secretário 15 Divulgar o projeto Gerente 15 Definir os gerentes do projeto GPSP's e Webdesigner Subprefeitos 15 Contratação do WebMaster por 60 dias SMSP Criar comitê provisório de implantação formado pelos gerentes SMSP 45 Definir ferramentas sociais Comitê Provisório Criar comitês editoriais Subprefeitos 30 Definir gestores de conteúdo Subprefeitos Capacitar Gestores de Conteúdo Subprefeituras Adequar equipamentos Subprefeituras Desenvolver a página da rede Subprefeituras 60 Implantar a rede Subprefeituras Divulgar a rede Subprefeituras TOTAL 180 Em horas/homem/funcionários PMSP foi apropriado um custo de R$ 350.000,00. Custo de contratações:- palestrante para palestra de sensibilização: R$ 3.000,00. - webmaster para consultoria no desenvolvimento do site: R$ 20.000,00. - capacitação de gestores de conteúdo e colaboradores: R$ 25.000,00. - adequação de equipamentos para melhoria no desempenho da rede: R$ 100.000,00 - Os recursos serão da própria dotação orçamentária da PMSP. FundapEgap Fundação do Desenvolvimento Administrativo 17
  18. 18. Recursos Necessários Recursos Humanos na fase de Implantação: Número de Pessoas para desenvolvimento das informações: 01 Gerente de Projeto 01 Webdesigner Gestores de Conteúdo: 01 Assessor de comunicação. 02 Estagiários de comunicação. 02 Informática. 03 Coordenadores CPDU/CPO/CAF. 02 Representantes do gabinete 01 Sugesp 01 Praça de atendimento 01 Gestor de Qualidade Recursos Materiais: Equipamentos Hardware - usar os microcomputadores das Subprefeituras. Atualização de Software para uso dos diversos meios de transmissão. CAMERA DE VIDEO DIGITAL hdtv COM TRIPÉ E ASSESSÓRIOS. Aquisição de Internet móvel – banda larga 3G 18
  19. 19. Recursos Financeiros Recursos próprios da Prefeitura e parcerias em faculdades setoriais no sentido de oferecer oficinas em prédios próprios – Ex.: Escola do Servidor Público. Gerente de Projeto SMSP. R$ 20.000,00 Custo de Webdesigner SMSP: R$ 1.500,00/ mês. Capacitação dos gestores de conteúdo: R$ 80,00 h/aula. Divulgação e Capacitação dos colaboradores: R$ 80,00 h/aula. Campanha de divulgação nas Subprefeituras: R$ 80,00 h/aula. Capacitação dos usuários: Sugesp prazo 60 dias p/ sub. R$ 80,00/hora professor sala de 30 alunos. Aquisição de banda larga móvel para os gerentes de conteúdo e colaboradores, sendo que os gerentes de conteúdo poderão ficar com o equipamento 24horas diário e os demais estariam disponibilizados em cada setor da subprefeitura com finalidade de total independência da rede atual. O total dos recursos estimados encontram-se na folha 16. Stakeholders Comitê Editorial: Secretário SMSP e Assessoria Técnica Subprefeitos e Assessoria Técnica Coordenadores Gerente do Projeto Estagiários de Comunicação Gerente da Praça de Atendimento Webmaster Webdesigner Operadores de Informação Instrutores para capacitação 19
  20. 20. Monitoramento do Projeto Número de acessos. Número de idéias/sugestões/críticas. Número de vídeos produzidos. Número de postagens realizadas. Ganhos com efetividade nas compras obtidos através de comunidades de prática. Indicadores Número de acessos por mês por mês. Número de idéias/sugestões aproveitados pela administração por semestre. Número de vídeos por semana. Número de postagens semanal Redução de gastos: custo de compra atual / compra anterior. “Você deve ser a mudança que deseja ver no mundo.” Mahatma Gandhi 20

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