Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
City Council Study Session
January 25, 2017
Purpose of Discussion
• Fiscal sustainability
• Measures taken to date
• Stakeholder ideas
• Proposed process for analysis...
Background
3
Fiscal Overview
• Past 10 years – economic fluctuations
• 10‐year forecast – growing gap
• Operational shortfalls continue...
Fiscal Overview
• Past 10 years – economic fluctuations
• 10‐year forecast – growing gap
• Operational shortfalls continue...
Gap Causes
• Weak revenues
– Recession 
– Changes in shopper’s 
behavior
• Increased expenses
– Pension
– OPEB
– Healthcar...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2007/2008
• $5 Million in reducti...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2008/2009
• $10.5 Million in redu...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2010/2011
• $5.3 Million in reduc...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2011/2012
• $5 Million in reducti...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2012/2013
• $700,000 in reduction...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2013/2014
• $900,000 in reduction...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2007/2008
• $5 Million in reducti...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
FY 2016/2017
• Implemented zero‐base...
Past ActionsFY 07/08
6
FY 08/09
FY 10/11
FY 11/12
FY 12/13
FY 15/16
FY 16/17
FY 13/14
10 Year Totals
• $27.4 Million in re...
Other Actions Taken
• Survey and benchmarking with comparable 
communities
• Early Retirement Incentive Program (PARS) ‐ 2...
What’s Our Path Forward?
• Solicit and research ideas focused on:
– Revenue generation
– Cost savings
• Present findings a...
Budget Timeline
Jan. – Feb.Jan. – Feb. Budget 
preparation
Personnel 
budgeting and 
revenue 
forecasting
Feb. – Mar.Feb. ...
Project Team
10
Abigail Schellberg
Library & Recreation 
Services Assistant 
Director
Cita Longsworth
Purchasing Manager
C...
Proposed Analysis
Process
11
Guiding Principles
Strong 
Community
Clarity
Transparency
Fiscal 
Responsibility
12
Focused Solutions
13
Overall Process
14
Idea Received 
and Logged
Conduct 
Research and 
Analysis 
City Manager 
Advice to City 
Council
Obtain...
Idea Processing
15
Idea Idea 
3
Idea 
1
Idea Idea 
2
Proposed Analysis Rubric
• Potential cost savings
• Revenue generation
Budget
Impact
• Is it legal? Any jurisdictional iss...
Proposed Rating Legend
Symbol Meaning
Projected or potential positive impacts or benefits for the City
Low impact or requi...
After the idea is researched and rated, the City Manager will 
review and make a recommendation for City Council direction...
Sample Advice and Status
Idea
Budget 
Impact
Legality
Service
Impact
Comm. 
Priorities
ROI
City
Manager 
Review
Council 
P...
Sample Analysis
20
Idea Submission and Website
21
Idea Submission
• Website:  www.DiscoverCorona.com/OurPath
• Phone: (951) 736‐2201
22
Questions?
23
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

January 25, 2017 Study Session Charting Our Path Presentation

151 views

Published on

Study Session Charting Our Path Presentation

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

January 25, 2017 Study Session Charting Our Path Presentation

  1. 1. City Council Study Session January 25, 2017
  2. 2. Purpose of Discussion • Fiscal sustainability • Measures taken to date • Stakeholder ideas • Proposed process for analysis 2
  3. 3. Background 3
  4. 4. Fiscal Overview • Past 10 years – economic fluctuations • 10‐year forecast – growing gap • Operational shortfalls continue without action 4
  5. 5. Fiscal Overview • Past 10 years – economic fluctuations • 10‐year forecast – growing gap • Operational shortfalls continue without action 4 *$14.7M does not reflect the CalPERS recently reduced discount  rate. *$14.7M
  6. 6. Gap Causes • Weak revenues – Recession  – Changes in shopper’s  behavior • Increased expenses – Pension – OPEB – Healthcare 5
  7. 7. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14
  8. 8. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2007/2008 • $5 Million in reductions • 28 full time positions eliminated
  9. 9. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2008/2009 • $10.5 Million in reductions • 112 full / part time positions eliminated  • 56 vehicles eliminated
  10. 10. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2010/2011 • $5.3 Million in reductions • 57 full / part time positions eliminated  • 14 vehicles eliminated
  11. 11. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2011/2012 • $5 Million in reductions • PARS Early Retirement Incentive Plan • 72 full time positions eliminated • Refunded City Hall Bonds               ($1.7M one‐time savings)
  12. 12. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2012/2013 • $700,000 in reductions • Eliminated and extended life cycle of  fleet vehicles
  13. 13. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2013/2014 • $900,000 in reductions • Consolidated departments to reduce  costs and streamline operations • Maintenance Services • Recreation Services ‐ Library • 14 full / part time positions eliminated
  14. 14. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2007/2008 • $5 Million in reductions • 28 full time positions eliminated FY 2008/2009 • $10.5 Million in reductions • 112 full / part time positions eliminated  • 56 vehicles eliminated FY 2010/2011 • $5.3 Million in reductions • 57 full / part time positions eliminated  • 14 vehicles eliminated FY 2011/2012 • $5 Million in reductions • PARS Early Retirement Incentive Plan • 72 full time positions eliminated • Refunded City Hall Bonds               ($1.7M one‐time savings) FY 2012/2013 • $700,000 in reductions • Eliminated and extended life cycle of  fleet vehicles FY 2013/2014 • $900,000 in reductions • Consolidated departments to reduce  costs and streamline operations • Maintenance Services • Recreation Services ‐ Library • 14 full / part time positions eliminated FY 2015/2016 • Non‐General Fund account savings • Department reorganizations to reduce  operating costs • Administrative Services • DWP • Risk and Legal • 6 full time positions eliminated • Refunded Corporation Yard Bonds  ($3.8M one‐time savings)
  15. 15. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 FY 2016/2017 • Implemented zero‐based budgeting • Cash flow savings from prepayment of   PERS annual required contribution • Formed two citywide Community  Facility Districts • CFD 2016‐1 – Public Services ‐ $2.2M potential  annual revenue after build‐out • CFD 2016‐3 – Maintenance Services ‐ annual  assessment will help to offset maintenance costs  required for future development
  16. 16. Past ActionsFY 07/08 6 FY 08/09 FY 10/11 FY 11/12 FY 12/13 FY 15/16 FY 16/17 FY 13/14 10 Year Totals • $27.4 Million in reductions • $5.5 Million in one‐time savings • 247 positions eliminated (27.7%)
  17. 17. Other Actions Taken • Survey and benchmarking with comparable  communities • Early Retirement Incentive Program (PARS) ‐ 2011 • Exploration of defined contribution plan and other  options • Prepaying CalPERS – 2015 and 2016 • Commissioning independent analysis on pension,  OPEB and healthcare obligations ‐ 2016 7
  18. 18. What’s Our Path Forward? • Solicit and research ideas focused on: – Revenue generation – Cost savings • Present findings and advice/recommendation • Form a consensus and seek Council direction • Incorporate into upcoming budget process 8
  19. 19. Budget Timeline Jan. – Feb.Jan. – Feb. Budget  preparation Personnel  budgeting and  revenue  forecasting Feb. – Mar.Feb. – Mar. City Manager  budget  meetings Award of one‐ time budget  requests Mar. ‐ MayMar. ‐ May Budget  consolidation Budget book  development City Manager  review MayMay City Council  Budget  Workshop 9
  20. 20. Project Team 10 Abigail Schellberg Library & Recreation  Services Assistant  Director Cita Longsworth Purchasing Manager Cynthia Mejia Economic  Development Intern Lisa Mobley City Clerk Luis Navarro Financial Analyst I Reta Weston Accounting  Supervisor Tracy Martin DWP Utilities Project  Manager
  21. 21. Proposed Analysis Process 11
  22. 22. Guiding Principles Strong  Community Clarity Transparency Fiscal  Responsibility 12
  23. 23. Focused Solutions 13
  24. 24. Overall Process 14 Idea Received  and Logged Conduct  Research and  Analysis  City Manager  Advice to City  Council Obtain City  Council Policy  Direction Information posted to website & reported at Council Study Sessions
  25. 25. Idea Processing 15 Idea Idea  3 Idea  1 Idea Idea  2
  26. 26. Proposed Analysis Rubric • Potential cost savings • Revenue generation Budget Impact • Is it legal? Any jurisdictional issues? • Potential litigation? Legality • Will public services be reduced? • Will services be unaffected/enhanced? Impact to Services • Helps achieve a Strategic Plan goal? • In line with City’s Mission Statement? Community  Priorities • Is there a capital investment required? • How long until benefit is realized? Return on Investment 16
  27. 27. Proposed Rating Legend Symbol Meaning Projected or potential positive impacts or benefits for the City Low impact or requires more research Projected or potential negative impacts to the City 17 Each category in the analysis rubric will be assigned a symbol  based upon the research:
  28. 28. After the idea is researched and rated, the City Manager will  review and make a recommendation for City Council direction: Recommendation Legend Symbol Meaning Recommendation to proceed with idea Idea requires more research before a determination can be made Idea is not recommended based upon projected or potential  impacts 18
  29. 29. Sample Advice and Status Idea Budget  Impact Legality Service Impact Comm.  Priorities ROI City Manager  Review Council  Policy  Decision Idea 1 Pending CC  Decision Idea 2 Rejected Idea 3 Pending CC  Decision Idea 4 CM Review Idea 5 Under  Research 19 Hyperlink to  analysis
  30. 30. Sample Analysis 20
  31. 31. Idea Submission and Website 21
  32. 32. Idea Submission • Website:  www.DiscoverCorona.com/OurPath • Phone: (951) 736‐2201 22
  33. 33. Questions? 23

×