La importancia del Sistema de Archivos

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Expositor: Quispe, Rosa
/ I Taller sobre Procedimiento Ordinario Minero
30/05/2011

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La importancia del Sistema de Archivos

  1. 1. LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Unidad de Administración Documentaria y ArchivoROSA QUISPE ARNAO
  2. 2. Índice: I. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS II. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO II.1 ARCHIVO DE GESTION II.2 ARCHIVO PERIFERICO II.3 ARCHIVO CENTRAL III. TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL IV. SOLICITUD DE PRESTAMO V. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE UNA INSTITUCION AOTRA VI. SANCIONES IMPUESTAS POR EL A.G.N.
  3. 3. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Ley No 25323FIN:• Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicos integrándolos al SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.• Defensa , Conservación , organización y servicio del PDN.• Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos del país.FUNCIONES:• Definir políticas y emitir normas sobre protección y defensa• Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional.• Promover y participar en el fomento de la identidad nacional a través del PDN.• Propender a la adopción de normas que aseguren la uniformidad y ejecución de los procesos técnicos archivísticos.
  4. 4. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Ley No 25323 Sistema propio de una institución, paraConjunto coordinado de centros llevar a efecto la planificación,archivísticos distribuidos en un espacio organización y gestión de su fondoterritorial concreto. documental, con el objetivo de servirBrinda servicio a la comunidad en de fuente de información y sustentomateria de información documental. de sus actividades. SNA SIA AGN AR AP AG AP AC AH 5
  5. 5. ARCHIVO DE GESTIONLo conforman los archivos secretarialesde las diferentes direcciones y/o áreasdonde se generan los documentos en eldesarrollo de sus actividades de formanecesaria e inevitable. Deben ubicarse en instalaciones que prevengan su daño, deterioro y que eviten su pérdida.
  6. 6. ARCHIVO DE GESTIONLos documentos deben archivarse yconservarse de tal forma que puedanubicarse fácilmente. Ejm.: Para el caso de Correspondencia: • Documentación interna: por Direcciones u Oficinas, Asunto, Nº de Documento, Alfabéticamente, Cronológico u otro tipo de identificación que permita su ubicación.
  7. 7. ARCHIVO DE GESTIONInformación externa: Por Institución, proyecto, asunto u otro tipo de identificación. Orden cronológico. Asunto u otro tipo de identificación inequívoca.
  8. 8. ARCHIVO DE GESTIONPara el caso de EXPEDIENTES:Número de código único: 010020111 010020211Estado actual del expediente título, trámite, extinguidoUbicación geográfica Arequipa Ayacucho Cajamarca Cerro de Pasco
  9. 9. ARCHIVO DE GESTIONLa organización no la crea elarchivo.Esta viene impuesta por laPersona o Administración que laprodujo.Cuando sea transferidoconservará el principio deprocedencia
  10. 10. Organizar los documentos pensando en lasnecesidades futuras.Optar por un sistema de archivo ágil.No todas las oficinas producen y archivan documentosde igual contenido, volumen ni tienen las mismasnecesidades de consulta.Observar que las demás oficinas no producenexpedientes, sin embargo generan y reciben muchacorrespondencia.El método que se use debe ser conocido por todos.
  11. 11. TIEMPO DE CONSERVACIONA fin de descongestionar los archivosde gestión deben indicarse los plazosrespectivos de conservación a efectosde realizar las transferencias al archivocentral.El tiempo de conservación serádeterminado en función a laimportancia y necesidad de losasuntos.
  12. 12. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRALConsiste en enviar la documentación de unarchivo de manera ordenada, alvencimiento del plazo establecido.También es entendido como el ingresoperiódico de los documentos al archivocentral o entidad archivística.FIN:• Conservar la documentación administrativa mientras sustenta decisiones.• Descongestionar espacios y equipos disponibles.
  13. 13. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRALOtros fines:Garantizar la integridad física del patrimonio documental• Facilitar a los ciudadanos el acceso a la información(administrativas y jurídicas o para la investigación)• Asegurar el control efectivo de los documentos siguiendo elprincipio de procedencia.• Proporcionar evidencias de las actividades que se realizaron.• Suministrar pruebas en caso de litigios.
  14. 14. TRANSFERENCIA DEL ACERVO A LAS REGIONES Resolución Jefatural No 374-2008-AGN/J publicada el 04 de octubre de 2008 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
  15. 15. DiferenciasARCHIVOS BIBLIOTECASOBJETO: DOCUMENTO ARCHIVISTICO OBJETO: LIBRO Coproducto o subproducto Son escritos de ideas administrativo Son escritos de acción o decisión.FIN: PRACTICO Y LUEGO CULTURAL FIN: CULTURAL Práctico: Son producidos en razón de Ser leído por muchas personas las funciones y actividades de las Ser estudiado por los investigadores. instituciones Cultural: Sirven a la investigación.Método: Reunir, conservar, ordenar, Método: Coleccionar, clasificar, catalogar ydescribir y utilizar los documentos utilizar los libros.ARCHIVISTICA BIBLIOTECOLOGIA
  16. 16. SERVICIOLos préstamos de documentos debenefectuarse con los registros respectivos,lo que permitirá controlar el movimientoy asegurar el retorno del documento allugar de origen.No es necesario que el documento seasolicitado con memorando, bastará unformato de préstamo, firmado por elsolicitante.
  17. 17. SERVICIO
  18. 18. ARCHIVO CENTRAL 1° TRIMESTRE 2010 VS 1° TRIMESTRE 2011 Expedientes Documentos Cajas para Mes Administrativos Custodia 2010 2011 2010 2011 2010 2011 ENERO 8400 9820 60 107 60 125 FEBRERO 7105 7418 193 99 49 45 MARZO 8700 9108 91 42 36 86 SUBTOTAL 24205 26346 344 248 145 256 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, CAJAS RECIBIDAS ATENCION DE EXPEDIENTES (ENERO- MARZO) 1 TRIMESTRE 2010 VS.1 TRIMESTRE 2011 2010 VS. 2011 400 10000 300 200 5000 100 Documentos Administrativos 0 0 Cajas para Custodia ENERO 2011 2010 2010 FEBRERO 2011 MARZO ENERO FEBRERO MARZO 2010 20112011 9820 7418 9108 Cajas para Custodia 145 2562010 8400 7105 8700 Documentos 344 248 Administrativos
  19. 19. REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONESADMINISTRATIVAS POR INFRACCIONResolución Jefatural No 076-2008-AGN/J
  20. 20. REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR INFRACCIONINFRACCIONES:LEVES : cuando afecten a obligaciones de la gestión documental o al ámbito formalGRAVES: cuando sean contrarios a La legislación archivística.MUY GRAVES: cuando afecten al Patrimonio Documental de la Nación
  21. 21. INFRACCIONES TIPIFICADAS• Art. 11: Eliminación del Patrimonio Documental Archivístico o incumplimiento de las disposiciones legales ………………………………….MUY GRAVE• Art. 10: Apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores públicos………………………………...MUY GRAVE• Art. 9: Daño al Patrimonio Documental archivístico…….........……….GRAVE, MUY GRAVE
  22. 22. SANCIONESIMPUESTAS POR EL AGN
  23. 23. FIN

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