Archivo Central

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Archivo Central

  1. 1. INSTITUTO GEOLOGICO, MINERO Y METALURGICO ARCHIVO CENTRALFONDO MINERO TECNICO ADMINISTRATIVO
  2. 2. BASE LEGAL DEL ARCHIVOLey general del Patrimonio Cultural de la Nación LeyNº 28296.Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Nº27444.Ley del Sistema Nacional de Archivos Ley Nº25323, y su Reglamento Decreto Supremo Nº 088-92-JUS.Normas Generales del Sistema Nacional de ArchivosResolución Jefatural Nº 073-85-AGN/JReglamento de Aplicación de Sanciones porinfracciones en contra del Patrimonio DocumentalArchivístico de la Nación, Resolución Jefatural Nº 076-2008 AGN/J.Reglamento de Organización y Funciones delINGEMMET D.S.035-2007-EMPlan Anual de Trabajo del Archivo Central delINGEMMET para el año 2013
  3. 3. ARCHIVO TÉCNICO - ADMINISTRATIVOEl Archivo Central custodia documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión,conocidos también como archivo secretarial, de cada una de las unidades orgánicas delINGEMMET, mediante la aplicación de los principios, normas y técnicas archivísticasgarantizando la defensa, conservación y organización para proporcionar el servicio a losusuarios internos y externos de nuestro patrimonio documental existente.El archivo Técnico Administrativo, proporciona su servicio en la sede central de la Av. Canadá1470 - San Borja.Actualmente existe en custodia de 7,564 Cajas Archiveras.
  4. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ARCHIVO CENTRALEstablecer y difundir las políticas y/o normas archivísticas.Facilitar y promover la utilización de los recursosdocumentales archivísticos.Garantizar el funcionamiento integral y estructurado delSistema Institucional de Archivo. Organizar y estructurar el Archivo Central-Histórico. Viabilizar el acceso de la documentación en formato papel y digital.  Capacitar permanentemente a los colaboradores de la institución involucrados en el Archivo de Gestión. Dar a conocer las innovaciones archivísticas a los usuarios internos y externos.
  5. 5. Conservación Integridad Calidad del servicioReserva y Honestidad Veracidad Confianza en la informaciónEficiencia y eficacia Respeto del principio de origen y procedencia
  6. 6. ARCHIVOS DE GESTIÓNSe entiende por Archivo de Gestión ó Archivo Secretarial, como el sistema deconservación de la documentación recibida y producida en cada unidadorgánica del INGEMMET, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constanteutilización y consulta en el proceso de recepción, producción, distribución,identificación, clasificación y almacenamiento por los colaboradoresresponsables de su custodia.La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión osecretarial en cada unidad orgánica es una responsabilidad compartida entre élresponsable del archivo y el jefe inmediato.
  7. 7. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS •INGEMMETFONDO DOCUMENTAL •EX - RPM •EX - INACC SECCION Oficina: Secretaria GeneralSERIE DOCUMENTAL ResolucionesPIEZA DOCUMENTAL Res. Nº 001-2012-INGEMMET/SG
  8. 8. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 1. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS 2. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 6. SERVICIO5.CONSERVACION ARCHIVISTICO 3. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS 4. DESCRIPCION DE DOCUMENTOS
  9. 9. 1. ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS Es un conjunto de principios , métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los niveles de archivos en el Instituto Geológico Minero y Metalúrgico. (INGEMMET). ARCHIVOS DE GESTION ARCHIVO TECNICO NIVELES DEARCHIVO DEL ADMINISTRATIVO INGEMMET ARCHIVO CENTRAL Se tiene: ARCHIVO FONDO MINERO ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
  10. 10. 2. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOSEs un proceso archivístico que consiste enel desarrollo de un conjunto de accionesorientadas a clasificar, ordenar y signarlos documentos que son transferidos delos diferentes archivos de gestión alarchivo central de nuestra entidad.
  11. 11. 3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos técnicos y administrativos que custodia nuestro archivo central con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos ( base de datos ).
  12. 12. 4. SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOSEste proceso consiste en identificar y evaluar las series documentales de cadaunidad orgánica, con el fin de determinar dentro de la Tabla de Retención elperíodo permanente o temporal de cada serie.
  13. 13. 5. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOSEs un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad físicadel soporte y del texto de la documentación que se custodia en nuestroarchivo central, implementando las medidas de preservación yrestauración.
  14. 14. 6. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOSProceso de archivo final del sistema archivístico que guarda la relación directaentre los usuarios internos y externos con la única finalidad de brindarinformación para ser utilizadas en la toma de decisiones de nuestrosfuncionarios de carácter técnico, legal y financiero.
  15. 15. Formato de Préstamo de Documentos: SGC - F- 009
  16. 16. 7. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRALConsiste en remitir la documentación desde los archivos de gestión o archivosecretarial de manera ordenada, al vencimiento del plazo establecido por cadaunidad orgánica, según la Tabla de Retenciones.Asimismo, se conoce como el ingreso periódico de documentos al archivocentral de nuestra entidad.Actualmente el formato de transferencia de los documentos al archivo central esel SGC–F–008 que es un formato donde se registran todos los documentos quevan a hacer transferidos al archivo central técnico administrativo por habercumplido su vigencia en el archivo de gestión.
  17. 17. Formato donde se consignan los siguientes datos SGC – F-008CÓDIGO DEL DESCRIPCIÓN DE LADOCUMENTO SERIE DOCUMENTAL NÚMERO PÁGINAS TIEMPO DE CONSERVACIÓN UBICACIÓN El formato debe estar firmado por el Director o Jefe de área respectiva
  18. 18. ARCHIVO DEL FONDO MINEROActualmente se custodia la cantidad de 271,051 expedientes mineros que tienenla características de: vigentes, en trámite, extinguidos, etc.Este acervo documentario minero actualmente cuenta con un ambientemoderno, con estantería rodante, un sistema extractor de aire, extintores,sistema de alarma, detectores de fuego y control de la humedad ambiental yestá ubicado en la Av. Las Artes Nº 220 San Borja.
  19. 19. FONDO MINERO ACTUALEn la actualidad el fondo de expedientes mineros del INGEMMET, estácompuesto por 271,051 Expedientes Mineros, clasificados según suprocedimiento minero: 102,986 PETITORIOS: D.Leg. 708. 32,748 DENUNCIOS: D.Leg. 109 y anteriores. 106,541 DENUNCIOS extinguidos s/ código de barra (1) 2,303 UNIDADES ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS (U.E.AS) 4,360 CATASTRO NO MINERO 1,445 CUADERNOS DE RECURSOS DIVERSOS (TIPO K)(3) 20,574 EXPEDIENTES DE VIGENCIA Y/O PENALIDAD (TIPO V) 94 EXPEDIENTES DE VIGENCIA Y/O PENALIDAD (TIPO V 1)(2) (1) Provienen de las Ex-Jefaturas Regionales, se custodian en los 08 contenedores
  20. 20. Los Expedientes Mineros DigitalizadosSon los que nos permite:•Conservar el documento físico por mayor tiempo.•Que los usuarios a través de la página web pueden acceder a visualizar elcontenido de los expedientes mineros, a través del aplicativo SIDEMCAT, el cualnos permite buscar el Derecho Minero ingresando el código único o nombre.También se cuenta con el GEOCATMIN.
  21. 21. Formato de Transferencia a nivel de GobiernosRegionalesEs un procedimiento según: Resolución Jefatural No 374-2008-AGN/Jpublicada el 04 de octubre de 2008.
  22. 22. SERVICIO DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES MINEROSLos préstamos se otorgan mediante formato SGC-F-038, que nos permitecontrolar la salida y retorno de los Expedientes Mineros al Archivo del FondoMinero.El control y seguimiento de los respectivos préstamos se visualizan a travésdel SIDEMCAT, sistema que registra a nivel de usuario tanto el préstamocomo la devolución de cada expediente.
  23. 23. CONTROL DE EXPEDIENTESCada expediente minero, se encuentra identificado con un código único, lo quepermite su recepción, registro y seguimiento a través del Sistema de DerechosMineros y Catastro – SIDEMCAT; accediendo los usuarios a la informaciónsobre la ubicación y estado de tramitación del expediente minero en tiemporeal a nivel nacional.
  24. 24. HASTA UNA PRÓXIMA OPORTUNIDAD

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