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Guía práctica de herrmientas de productividad y colaboración

Guía práctica de herrmientas de productividad y colaboración para la escuela Dircom Norte. 27/11/2015. Google Drive, SlideShare, Skype, Google Hangouts

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Guía práctica de herrmientas de productividad y colaboración

  1. 1. Entidad formadora: Infolagun · Tel. 679 315 337 (Iñaki) · Email: inaki@nfolagun.com · http://twitter.com/infolagun Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Google Drive (Documentos Colaborativos) Doodle, Formularios de Google, Eventbrite Prezi, SlideShare, Google Presentaciones Google Apps for Work Skype y Google Hangouts (videoconferencias) Espacios de almacenamiento: Flickr para fotos Apps móviles: Evernote, Google Keep
  2. 2. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 2 de 20 Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Índice: 1. Almacenamiento de información en la nube............................................................................................ 3 1.1 Dropbox................................................................................................................................. 3 1.2 OneDrive ............................................................................................................................... 4 1.3 Google Drive .......................................................................................................................... 5 1.4 Google Documentos y Hojas de cálculo..................................................................................... 6 2. Doodle y formularios en Google............................................................................................................. 7 3. Prezi y herramientas para producir presentaciones.................................................................................. 9 4. Flickr como almacén de fotografías...................................................................................................... 11 5. Delicious, almacén de sitios web ......................................................................................................... 12 6. Google Apps for Work ........................................................................................................................ 13 7. Skype y Google Hangouts, sistemas de viodeconferencia....................................................................... 14 8. Aplicaciones móviles como agendas: Google Keep y Evernote................................................................ 16 9. Eventbrite ......................................................................................................................................... 17 10. Hootsuite......................................................................................................................................... 18 11. MailChimp ....................................................................................................................................... 19 12. Herramientas de productividad: Cómo poder estar al día ..................................................................... 20
  3. 3. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 3 de 20 1. Almacenamiento de información en la nube 1.1 Dropbox Dropbox (www.dropbox.com) es el servicio de almacenamiento de archivos multiplataforma en la nube. Permite almacenar y sincronizar archivos en Internet para compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con tabletas y móviles. Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales tiene opciones variadas (www.dropbox.com/business/pricing). La versión móvil está disponible para Android, Windows Phone, Blackberry e iOS (Apple): www.dropbox.com/mobile.
  4. 4. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 4 de 20 1.2 OneDrive Anteriormente conocido como SkyDrive, Microsoft SkyDrive, Windows Live SkyDrive y Windows Live Folders y actualmente OneDrive, es el servicio de alojamiento de archivos incorporado por Microsoft a su catálogo de productos en febrero de 2014. Ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, con un tamaño máximo por archivo de 2 GB, si se sube a través de la aplicación para escritorio de Onedrive, o 300 MB, si se sube vía web. Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez de manera estándar con cualquier navegador, y también se puede instalar una herramienta que permite arrastrar un número ilimitado de archivos directamente desde el Explorador de Windows. OneDrive es accesible por su página web desde ordenadores y dispone de aplicaciones para Windows Phone, iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo. Los usuarios que requieran más espacio de almacenamiento pueden elegir uno de los planes:  OneDrive +50 por 19€ / año que agrega 50 GB a la cantidad de almacenamiento gratuito.  OneDrive +100 por 37€ / año que agrega 100 GB a la cantidad de almacenamiento gratuito.  One +200 por 74€ / año que agrega 200 GB a la cantidad de almacenamiento gratuito.
  5. 5. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 5 de 20 1.3 Google Drive Google Drive es el servicio de alojamiento de archivos que fue introducido por Google en abril de 2012 y que inicialmente se conocía por el nombre de una de las herramientas integradas en Google Drive como es Google Docs que está accesible desde las Aplicaciones agrupadas desde Gmail y también directamente en www.google.es/drive Cada usuario de Google Drive cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar archivos, ampliables mediante diferentes planes de pago. Es accesible a través del sitio web y de las aplicaciones para Android e iOS que permiten editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Con Drive, Google unificó el almacenamiento disponible para un único usuario de tal manera que en esos 15 GB se guardan también los mensajes de correo electrónico de Gmail y las imágenes de Google+ que superen los 2048 x 2048 píxeles de resolución.
  6. 6. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 6 de 20 1.4 Google Documentos y Hojas de cálculo Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets son las aplicaciones online gratuitas para crear documentos online con la posibilidad de colaborar en grupo. Están incluídas dentro de Google Drive y ofrecen las soluciones ofimáticas para trabajar como procesador de textos, hoja de cálculo, programa de presentación y editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk dejaron de ser aplicaciones Beta (en pruebas) el 7 de julio de 2009 y pasaron a ser productos terminados. Google Docs permite que los usuarios de telefonía móvil puedan navegar por sus documentos y editarlos. Existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de texto pueden tener hasta 500 KB más 2 MB para imágenes incrustadas. Cada hoja de cálculo puede tener hasta 10 000 filas, 256 columnas, 100 000 celdas y 40 hojas. Sólo pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Sólo pueden importarse presentaciones de hasta 10 MB. Google Docs está disponible para versiones actualizadas de los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari y Maxthon. No será posible hacer modificaciones a los documentos sin la autorización del editor del documento.
  7. 7. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 7 de 20 2. Doodle y formularios en Google Doodle denbora kudeatzeko eta batzarrak sortzeko webgunea da, Zurichen egoitza duena. Doodle webgune honetan kudeatzaileak egun eta orduak jartzen ditu. Besteei e-mail bidez bidaltzerakoan haiek nahi edo ahal duten eguna hautatzeko. Hau sortzen ari zaren heinean batzarrari deskribapen bat jarri ahal diozu. Batzarra sortzerakoan posta elektronikoz aparte, Google +, twitter edo Facebooktik partekatu dezakezu. En cuatro pasos pasos podemos crear la encuesta deseada lista para enviar a los participantes. Una vez en la página de encuestas de Doodle (www.doodle.com), rellenamos el formulario “Planificar un evento”. 1. En el primer paso se le solicitará la información principal de la encuesta, como es el título de ésta, la descripción del motivo o acontecimiento o el nombre del creador, entre otros. Existen casillas en el formulario que no requieren que las complete, pero si lo hace creará una encuesta más detallada que ayudará a los participantes a escoger una opción de manera más precisa. 2. En el segundo paso, elijimos los horarios o los días en los que se podría dar la cita. 3. En el tercer paso, establecemos la configuración predeterminada para esta encuesta. 4. Y en el cuarto paso, enviamos la invitación de forma automática a través de la página para hacer encuestas de Doodle o compartimos el enlace en redes sociales, emails, etc.
  8. 8. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 8 de 20 Los Formularios de Google permiten planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a usuarios o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente. Podemos crear un formulario desde Google Drive o a partir de una hoja de cálculo existente. Los pasos a seguir son: 1. Accedemos a http://docs.google.com/forms. 2. En la parte inferior derecha, podemos hacer clic en el botón con el signo más +. 3. Se abrirá automáticamente un nuevo formulario. 4. En la plantilla de formulario, podemos añadir todas las preguntas que quieras. También podemos organizar el formulario añadiendo encabezados y dividiéndolo en varias páginas. Más información sobre cómo editar formularios en: https://drive.google.com/drive/my-drive Nota: También puedes crear un formulario en Google Drive. Para ello, accedemos a drive.google.com y hacemos clic en Nuevo > Más > Formularios de Google.
  9. 9. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 9 de 20 3. Prezi y herramientas para producir presentaciones Prezi es el programa de presentaciones para explorar y compartir ideas sobre un documento virtual basado en la informática en nube (cloud computing, software como servicio). Prezi se distingue por su interfaz gráfica con zoom, que permite a los usuarios disponer de una visión más acercada o alejada de la zona de presentación, en un espacio, algo que ha revolucionado la forma de mostrar presentaciones respecto a ejemplos clásicos como Power Point. El programa se utiliza como plataforma puente entre la información lineal y la no lineal, y como una herramienta de presentación para el intercambio de ideas, ya sea de forma libre o estructurada. El texto, las imágenes, los vídeos y otros medios se colocan sobre el lienzo, y se pueden agrupar en marcos con una ruta de navegación predeterminada. Las presentaciones finales se pueden mostrar en una ventana del navegador web o ser descargadas. Prezi utiliza un modelo freemium; cualquier usuario puede utilizarlo gratis si se registra, pero quienes pagan tienen derecho a funciones como trabajar sin conexión o usar herramientas de edición de imagen dentro de la aplicación. Hay más de 50 millones de usuarios registrados, según datos de la compañía de noviembre de 2015 (fuente: Wikipedia). Prezi es, por tanto, una alternativa para no tener que usar PowerPoint. Permite hacer presentaciones demanera atractiva y dinámica. Prezi crea presentaciones animadas en las cuales, en vez de diapositivas estáticas, se pone todo el contenido en un solo lienzo, dimensión o canvas. Después de eso, eliges/ trazas una ruta entre un elemento y otro hasta que todo el lienzo esté cubierto. Cuando la presentación inicia, el buscador hace zoom en el primer elemento creado en el lienzo, después zoom out y de nuevo hacia adentro en el siguiente elemento de la presentación. Este patrón continúa para cada elemento hasta llegar al final. Prezi es bastante diferente a Power Point, pero su interfaz en línea definitivamente se acopla a usuarios sin conocimientos técnicos. Se puede usar de manera gratuita con algunas limitacones como el derecho a almacenar 100MB. Las versiones de pago tienen derecho a mayor espacio de almacenamiento, así como la opción de hacer presentaciones privadas: https://prezi.com/pricing/
  10. 10. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 10 de 20 SlideShare (http://es.slideshare.net/) es el gran almacén de presentaciones que ofrece a los usuarios la posibilidad de subir y compartir en público o en privado presentaciones de diapositivas en PowerPoint (.ppt,.pps,.pptx,.ppsx,.pot y.potx), OpenOffice (.odp); presentaciones e infografías PDF (.pdf); documentos en Adobe PDF (.pdf), Microsoft Word (.doc,.docx y.rtf) y OpenOffice (.odt) y la mayoría de documentos de texto sin formato (.txt), e incluso algunos formatos de audio y vídeo. En agosto de 2015, LinkedIn, que es la empresa que compró SlideShare, lanza Clipping, que permite guardar diapositivas individuales de presentaciones en nuestra propia colección (Clipboard). Se puede utilizar como marcador, para coleccionar y organizar las diapositivas a las que quieras volver a acceder en cualquier otro momento. Más información en: http://wwwhatsnew.com/2015/08/25/linkedin-es-ahora-linkedin-slideshare-y- lanza-su-nuevo-servicio-para-guardar-y-organizar-diapositivas/
  11. 11. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 11 de 20 4. Flickr como almacén de fotografías Flickr (www.flickr.com) permite almacenar, ordenar, buscar y compartir fotografías e imágenes online. Flickr cuenta con una importante comunidad de usuarios que comparte las fotografías y videos creados por ellos mismos. La popularidad de Flickr se debe fundamentalmente a su capacidad para administrar imágenes mediante herramientas que permiten al autor etiquetar fotografías y explorar y comentar las imágenes de otros usuarios, además de la capacidad de almacenar gratuitamente hasta 1 TB (1000 GB) de fotografías. Para comenzar a trabajar con Flickr podemos disponer de una cuenta de correo electrónico en Yahoo!, Google o acceder mediante el usuario Facebook. Si queremos crear una nueva cuenta: http://www.flickr.com/signup/ En resumen, Flickr es la mejor manera de almacenar, ordenar, buscar y compartir fotos en Internet. Flickr nos ayuda a organizar esa súper masa de fotos que tienes, y ofrece un modo para que tú y tus amigos y familiares cuenten historias sobre ellas. La mejor manera de aprender acerca de Flickr es cargar algunas fotos, explorar el sitio, unirte a algunos grupos y hacer algunos amigos. Más información sobre Flickr en: http://www.flickr.com/tour Flicker permite hacer búsquedas de imágenes por etiquetas, por fecha y por licencias de Creative Commons. Otras funcionalidades son los canales RSS y Atom, y la API que permite a desarrolladores independientes crear servicios y aplicaciones vinculados a Flickr. El servicio se basa en las características habituales del HTML y el HTTP, permitiendo que sea usable en múltiples plataformas y navegadores web. La interfaz de etiquetación y edición de texto utiliza AJAX, que también es compatible con la gran mayoría de los navegadores. Las imágenes (fotografías o videos) también pueden enviarse a través del correo electrónico. Flickr ofrece una versión gratuita y otra versión de pago, llamada "pro". Características de las cuentas gratuitas en Flickr:  Tamaño total de archivo 1 TeraByte (1.024 Gigabytes)  Tamaño máximo de foto 200 Mbytes.  Tamaño máximo de video 1GByte 3 minutos.  Vistas de las galerías limitadas a las 200 imágenes más recientes.  La posibilidad de publicar cualquiera de tus fotos .  Muestra de la imágenes en menor definición (Los originales se guardan sin pérdida de información). Principales características de la cuentas "pro"  Cargas ilimitadas de fotos.  Cargas ilimitadas de videos (máximo de 90 segundos, 500 MB por video).  La capacidad de mostrar video en HD.  Cantidad ilimitada de almacenamiento.  Cantidad ilimitada de ancho de banda.  Archivado de imágenes originales en alta resolución.
  12. 12. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 12 de 20 5. Delicious, almacén de sitios web Delicious (https://delicious.com) es el servicio de gestión de marcadores sociales en web. Permite agregar los marcadores que clásicamente se guardaban en los navegadores y categorizarlos con un sistema de etiquetado. Además de almacenar enlaces a sitios webs, Delicious permite compartirlos con otros usuarios de del.icio.us y determinar cuántos tienen un determinado enlace guardado en sus marcadores. El servicio se encuentra funcionando desde el año 2003. En diciembre de 2005 fue adquirido por Yahoo!. Delicious es un ejemplo de lo que se denominan marcadores sociales, es decir, un medio social que permiten almacenar, clasificar y compartir enlaces en Internet o en una Intranet. Además de los marcadores de enlaces generales, existen servicios especializados en diferentes áreas como libros, vídeos, música, compras, mapas, etc. Los marcadores sociales también forman parte de los marcadores sociales de noticias como Digg (http://digg.com). Como alternativa a Delicious, ibigbang.com crea un escritorio visual, dinámico y personalizado de nuestras páginas favoritas, con posibilidad de crear proyectos comunes (carpetas) que podemos compartir con otras personas. Posee una herramienta para importar marcadores desde los navegadores y desde la cuenta de Delicious.
  13. 13. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 13 de 20 6. Google Apps for Work Google Apps for Work es el servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News, Play, Sites y Vault. Google Apps for Work es gratis por 30 días y luego cuesta 5$ por cuenta de usuario al mes, o 50$ por usuario al año. Además de las apps compartidas (Calendar, Docs, etc.), Google ofrece Google Apps Marketplace, una tienda de apps para los usuarios de Google Apps. Contiene diversas apps, tanto gratuitas como de pago, que pueden ser instaladas para ampliar las prestaciones de Google Apps for Work.
  14. 14. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 14 de 20 7. Skype y Google Hangouts, sistemas de viodeconferencia Skype (www.skype.com) es el software para comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet (VoIP). Los usuarios de Skype pueden hablar entre sí gratuitamente. Desde el año 2013, la red de Windows Live Messenger (anteriormente MSN Messenger) se integró a Skype; un usuario MSN inicia sesión con las mismas credenciales que usaba en la red anterior para comunicarse con otro contacto de Windows Live o Skype, pero solo en texto; para usar el audio y video tiene que vincular su cuenta hotmail/outlook con Skype, pero esto algo opcional. Microsoft compró Skype en Mayo de 2011. Skype también incluye una característica denominada SkypeOut, que permite a los usuarios llamar a teléfonos convencionales, cobrándoles diversas y bajas tarifas según el país de destino, pudiendo llamar a casi cualquier teléfono del mundo. Skype es un software que permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet (VoIP). Tiene la finalidad de conectar a los usuarios vía texto (mensajería instantánea), voz (VoIP) o vídeo. Una de sus fortalezas es la comunicación gratuita por voz y video entre usuarios de Skype desde y hacia cualquier punto del mundo. También permite realizar llamadas especiales, a bajo costo, entre ordenadores y la red de telefonía fija o móvil. Se puede utilizar de las siguientes formas:  Comunicación gratuita por texto, voz o vídeo entre dos usuarios de Skype con computadores personales conectados a Internet. Requiere registro y aceptación de las condiciones del servicio, sin costo.  Comunicación grupal o conferencia de voz gratuita (videoconferencia grupal es de pago) entre varios usuarios de Skype, todos ellos con PC conectados a Internet. Requiere registro sin costo.  Generación de llamadas de voz a bajo costo desde un usuario de Skype con PC conectado a Internet, hacia teléfonos de red fija o móvil. Requiere contrato de pago, mensual o anual.  Comunicación y envío de datos a bajo costo (texto y gráficos) desde un usuario de Skype con PC conectado a Internet hacia equipos de fax (o computadoras con software de fax) conectados a redes de telefonía fija. Requiere contrato de pago.  Llamadas de voz a tarifa de llamada local desde teléfonos de red fija o móvil al número telefónico de un usuario abonado a Skype con PC conectado a Internet. Si el usuario receptor no está disponible, Skype ofrece un servicio de contestador automático. Requiere contrato de pago por parte del receptor. Las llamadas generadas desde teléfonos móviles pagan las tarifas locales del servicio celular.  Comunicación y envío de datos a tarifa de llamada local desde equipos de fax conectados a redes de telefonía fija hacia un abonado de Skype con PC conectado a Internet. Requiere contrato de pago por parte del receptor.  Comunicación por desvío telefónico y de texto a bajo costo desde teléfonos de red fija o celular hacia un abonado de Skype con PC conectado a Internet. Requiere contrato de pago por parte del receptor. Skype al contar con los servicios de voz, datos, fax, contestador automático, conferencia y videollamada, puede mantener comunicación sin costo y a bajo costo, entre usuarios de Skype, teléfonos móviles, teléfonos de red fija, fax, videoconferencias y obviamente texto, entre los usuarios en ambas direcciones comunicacionales. También, Skype permite el desvío de llamadas y mensajes de texto, lo cual significa que los usuarios del sistema con número telefónico Skype asignado, pueden recibir las llamadas o mensajes directamente en su computadora, o generar el desvío de estos a un teléfono móvil o bien de red fija, en el caso de llamadas.
  15. 15. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 15 de 20 Google Hangouts (http://hangouts.google.com/) es la aplicación multiplataforma de mensajería instantánea desarrollada por Google para sustituir los servicios Google Talk, Google+ Messenger y Google+ Hangouts, unificando todos estos servicios en una única aplicación. Google Hangouts permite mantener conversaciones entre dos o más usuarios y realizar videollamadas con hasta 15 personas en web y 10 personas desde un smartphone. Las conversaciones realizadas se archivan en la nube permitiendo con esto sincronizarlas entre diferentes dispositivos. Durante las conversaciones se pueden enviar caracteres y compartir fotografías, imágenes gif, la ubicación las cuales son almacenadas automáticamente en un álbum privado del servicio de Fotos en el perfil de Google+ de cada usuario. Google Voice ya ha sido integrado en Hangouts, lo que permite en algunos países hacer llamadas internacionales. Además desde el propio programa se pueden realizar llamadas y enviar SMS a teléfonos sin Hangouts, pero con la tarifa contratada por cada usuario con su operadora de telefonía. Es posible también ver cuando un contacto se encuentra disponible dentro de la conversación, apareciendo una imagen o avatar de tamaño más reducido debajo del avatar normal del contacto, cuando está en línea se muestra normal; por el contrario si la persona está desconectada, la imagen del avatar pequeño aparece con una marca de agua. El mismo avatar se va posicionando hasta el mensaje que ha sido leído, permitiendo con esto saber hasta que punto ha leído los mensajes la persona con la que se está conversando.
  16. 16. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 16 de 20 8. Aplicaciones móviles como agendas: Google Keep y Evernote Las ‘agendas de notas’ virtuales se están convirtiendo en un imprescindible en estos tiempos de digitalización del trabajo. Evernote y Google Keep son dos de las herramientas más utilizadas para tomar notas, guardar recordatorios y catalogar todo el contenido interesante que vemos cada día en la red. Como resumen de estas aplicaciones podemos definir:  Evernote: Está disponible el cliente de escritorio para Windows, Mac, Android, e iOS. También tiente acceso web multiplataforma y extensión de navegador para Chrome y Firefox. Además, dispone de aplicación para Android Wear y widgets para el móvil.  Keep: Cuenta con versión web, aplicación para iOS y Android, y extensión para el navegador Google Chrome. Muchos se están refiriendo a Google Keep como “la respuesta” de Google a Evernote, el popular anotador en la nube. Entre las ventajas de Google Keep está que se puede sincronizar con otros servicios de Google como Drive y Calendar, compartir en redes sociales (Twitter y Facebook) o enviar por correo electrónico. Como desventaja respecto a Evernote, Google Keep no tiene la opción de clasificar las notas, fotos o listas archivadas por categorías, carpetas o libretas. Tampoco es posible compartir las notas directamente con otras aplicaciones o protegerlas con contraseña para mantenerlas de forma privada. Por otro lado, Evernote es una app potente y completa para tomar notas, crear listas de cosas pendientes, guardar imágenes, documentos y capturas de webs e imágenes, además grabar y almacenar notas de voz. A toda esta información se accede desde cualquier dispositivo móviles como tablets y móviles o PC y en cualquier ubicación pues se almacenan en la nube. La sincronización entre los diferentes aparatos se completa pulsando el botón correspondiente en la interfaz de la aplicación. Se suelen comparar ambas aplicaciones (Google Keep y Evernote), pero en realidad una no es mejor o peor que la otra. Simplemente son diferentes. Keep es una herramienta básica, sin complicaciones, directa y sencilla, justo para usuarios que no tomen demasiadas notas y que no quieran complicarse. Mientras que Evernote es un recurso de productividad más completo y por tanto más complejo. Es recomendable para personas que necesiten un espacio virtual amplio para guardar notas abundantes y que, además, tengan una actividad intensa en Internet. La posibilidad de capturar fotos directamente también es una funcionalidad de Evernote que llama la atención, puesto que dichas imágenes, además de guardarlas en tus libretas, podrás editarlas: agregarles texto y señalar en éstas alguna parte que desees destacar mediante flechas, círculos y rectángulos en el color que selecciones.
  17. 17. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 17 de 20 9. Eventbrite Eventbrite (https://www.eventbrite.es) ofrece recursos para planificar, promocionar y gestionar eventos, de forma que podemos personalizar la página del evento:  Con el diseño de la página, ofreciendo varias opciones de entrada, incluida la opción de asientos reservados, y añade preguntas para conocer mejor a los asistentes.  Permite a los asistentes pagar online. Acepta pagos con tarjetas de crédito y de débito mediante el procesador de pagos seguros de Eventbrite, PayPal, y mucho más. Controla las ventas y los reembolsos desde un único punto.  Ayuda a la difusión. Envía invitaciones y correos electrónicos desde tu cuenta de Eventbrite. Deja que los asistentes hagan correr la voz gracias a las herramientas para compartir que haya integradas en la página de tu evento.  Muestra información en tiempo real. Podemos consultar quién viene, cuánto dinero has recaudado y mantenlo todo bajo control gracias al acceso continuo a tu panel e informes.  Atención al cliente de forma permanente con la gestión de invitados. Podemos inscribir a los asistentes o escanear las entradas mediante la aplicación de Eventbrite gratuita. 
  18. 18. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 18 de 20 10. Hootsuite Una de las aplicaciones más utilizas para gestionar los mensajes en twitter y otras redes sociales es Hootsuite. Comenzamos por conocer qué podemos hacer con Hootsuite (http://hootsuite.com/es):  Monitoriza conversaciones, la marca o la competencia.  Gestionar los mensajes de las redes sociales de forma centralizada.  Programar la publicación de contenidos en twitter y otras redes sociales.  Trabajo colaborativo y organizado en las publicaciones.  Dar seguimiento a las publicaciones de los miembros del equipo.  Publicar a través de aplicación web, de escritorio o móvil.  Informes de resultados de campañas y publicaciones.  Analizar la información publicada. En definitiva, Hootsuite nos permite agregar distintas funciones de Twitter y otras redes sociales. Desde el panel de control podremos programar tuits, monitorizar conversaciones, crear informes de resultados, etc. para:  Responde en un solo clic. Cualquier miembro de la empresa puede responder en un solo clic a mensajes, menciones y comentarios desde el panel de control.  Programa los mensajes en redes sociales. Publicas el contenido que quieres en el momento que más te conviene. Resuelve el trabajo de publicación a primera hora y durante el resto del día solo tendrás que estar atento para responder lo antes posible a los mensajes que te escriban.  Respuestas archivadas. Guarda respuestas para preguntas habituales y que tienes que responder todos los días del mismo modo.  Interactuación con la audiencia. Hootsuite nos permite segmentar la audiencia a la que nos dirigimos en función de su ubicación, idioma, demografía, etc. Por otra parte, Hootsuite nos permiten agilizar los flujos de trabajo y repartir tareas entre equipos y departamentos. Puedes asignar tareas, recibir notificaciones, mantener conversaciones internas, etc. También podemos adaptar el tamaño del equipo de trabajo. Diferencias entre Hootsuite Pro y Hootsuite Enterprise La cuenta gratuita de Hootsuite, con la que comenzamos en Oinarri, permite gestionar hasta 3 perfiles sociales, programar mensajes y crear informes básicos. Por 8€ al mes (96 euros anuales) ya pododemos acceder a Hootsuite Pro que permite programar con antelación hasta 350 mensajes y accede y comparte informes de analítica más completo. Hootsuite Enterprise tiene un coste mayor y está pensado para empresas muy grandes, organizaciones y gobiernos. En este caso podemos añadir perfiles sociales y miembros de equipo sin límites.
  19. 19. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 19 de 20 11. MailChimp MailChimp (www.mailchimp.com) es el sistema de email marketing creado en el año 2001 y que cuenta con más de tres millones y medios de usuarios (datos de Noviembre de 2015 en la Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/MailChimp). MailChimp funciona como aplicación web, es decir, está disponible completamente online sin necesidad de instalar el programa, con el requisito de disponer de un navegador web y conexión a Internet. El registro en MailChimp es gratuito y sencillo: https://login.mailchimp.com/signup En la página web hay que indicar una dirección de correo electrónico de soporte y el nombre de usuario junto con la contraseña para el acceso. MailChimp cuenta con diferentes tarifas dependiendo del número de destinatarios y envíos (http://mailchimp.com/pricing/). Hasta 2000 suscriptores y 12.000 envíos el coste mensual puede resultar gratuito y en función de los destinatarios de las campañas, así como el número de envíos el precio mensual podrá variar. Entre las principales funciones de MailChimp cabe destacar su capacidad para:  Enviar campañas de email marketing.  Crear formularios de alta.  Gestionar listas de correo.  Personalizar cada mensaje.  Diseñar plantillas de envío.  Cumplir automáticamente con las leyes anti spam.  Posibilidad de realizar pruebas de envíos.  Medir los resultados de las campañas mediante estadísticas.  Para realizar estas funciones, MailChimp cuenta con las siguientes características:  Plantillas prediseñadas para las campañas.  Gestión de listas de destinatarios.  Reportes o informes, así como un buscador para localizar campañas, destinatarios, etc. Una vez registrados en la aplicación, bien sea creando un nuevo acceso con email, usuario y contraseña (https://login.mailchimp.com/signup) o con los datos que ya tengamos de acceso (https://login.mailchimp.com/) mediante nombre de usuario y contraseña, podemos comenzar ajustando algunos detalles:  Zona horaria. En la barra de menú, en la sección Account, haciendo clic en “Account Settings” cambiaremos la zona horaria a España: (GMT + 1:00 Central European Time) y el formato de hora preferido. A la hora de analizar los informes es más cómodo ver nuestro huso horario (de forma predeterminada, MailChimp utiliza la zona horaria GMT -4.  Destinatarios de las campañas En Mailchimp es necesario crear listas a la que luego poder enviar nuestras campañas. Seleccionando la opción List en el menú y haciendo clic en el botón create list, rellenaremos los detalles de configuración que ayudarán a pasar filtros anti-spam. Parte de esos datos se mostrarán en la firma de los emails que enviemos. Cuando tengamos la lista creada, hay que completarla con los suscriptores:  Subiendo un archivo CSV.  Copiando y pegando desde Excel.  Importar directamente desde otras aplicaciones como Google Docs, Salesforce, Highrise, etc.  Creando una lista desde cero. Una vez definidos todos los campos de la lista, hay que hacer clic en All done.
  20. 20. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN Página 20 de 20 12. Herramientas de productividad: Cómo poder estar al día La formación en Las herramientas de productividad no puede, ni debe, finalizar con esta guía práctica, por lo que compartimos más enlaces de interés: 1. Cómo sincronizar correctamente Google Calendar http://www.applesfera.com/tutoriales/como-sincronizar-correctamente-google-calendar-y-otros-con-el- calendario-de-el-capitan 2. Organízate con las tareas de Google Calendar y Gmail http://computerhoy.com/paso-a-paso/internet/organizate-tareas-google-calendar-gmail-5087 3. Las mejores extensiones de productividad de Google Chrome http://www.muypymes.com/2015/05/29/extensiones-google-chrome 4. Cómo trabajar en remoto y no morir en el intento http://www.solomarketing.es/trabajar-en-remoto-teletrabajo/ 5. 5 herramientas online para practicar el método Kankan http://blogthinkbig.com/herramientas-kanban-online/ 6. Diseña tu espacio de trabajo para ir al 200% - LA DOBLE PANTALLA (Parte 2 de 6) http://senciyodigital.blogspot.com.es/2015/11/disena-tu-espacio-de-trabajo-para-ir-al_12.html 7. 7 Trucos para las Hojas de Cálculo de Google Drive http://socialgeek.co/tecnologia/trucos-google-drive/ 8. Tutorial para crear newsletters http://www.lifestylealcuadrado.com/tutorial-mailchimp-en-espanol-como-crear-una-newsletter/ 9. Tutorial MailChimp: cómo crear listas de correo electrónico http://computerhoy.com/paso-a-paso/internet/tutorial-mailchimp-como-crear-listas-correo-electronico-8982 10. Newsletter con el contenido de Blog http://www.mkg20.es/newsletter-con-mailchimp/ 11. Personalización de formularios http://meisi.es/personalizar-un-formulario-de-mailchimp/ 12. Cómo evitar que tus envíos desde MailChimp se consideren spam http://www.haciaelautoempleo.com/evitar-envios-mailchimp-spam/ 13. Encuestas a través de una campaña de MailChimp http://help.surveymonkey.com/articles/es/kb/Can-I-send-a-survey-URL-through-a-MailChimp-campaign 14. Cómo exportar plantillas en MailChimp http://www.ehowenespanol.com/exportar-plantillas-mailchimp-como_249758/ 15. Cómo crear un Boletín Informativo con MailChimp http://www.crexentia.com/como-crear-un-boletin-informativo-con-mailchimp/ 16. Guía de uso en MailChimp http://www.manuelalejandro.es/guia-de-uso-en-mailchimp/ 17. MailChimp: campañas de e-mail marketing http://www.humanlevel.com/articulos/marketing-online-articulos/mailchimp-campanas-de-e-mail- marketing.html 18. Integración de Mailchimp http://help.wufoo.com/articles/es/SurveyMonkeyArticleType/Mailchimp-Integration

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