Modul 7 kab

9,272 views

Published on

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
9,272
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
7
Actions
Shares
0
Downloads
676
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Modul 7 kab

  1. 1. MARI BELAJAR BISNIS Pendidikan Kewirausahaan untuk Sekolah Menengah Kejuruan dan Lembaga Pelatihan Kejuruan dan Teknis MODUL 7 Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha?
  2. 2. MARI BELAJAR BISNIS Hak cipta @International Training Centre, ILO 1996 Publikasi ini dilindungi hak cipta sesuai Protokol 2 Konvensi tentang Hak Cipta Internasional. Permohonan wewenang untuk menggandakan, menerjemahkan atau menyadur sebagian atau seluruh materinya harus dikirim ke International Training Centre, ILO. Permohonan dapat diajukan ke pusat pelatihan ini. Meskipun demikian, penggandaan kutipan- kutipan singkat dapat dilakukan tanpa harus memperoleh izin, dengan syarat sumbernya harus disebutkan. Mengetahui tentang Bisnis ISBN 92-0949-342-9 Diterbitkan pertama kali pada tahun 1996 Edisi kedua tahun 2000 Edisi ketiga 2002 Edisi keempat 2004 Edisi yang direvisi 2005 Istilah-istilah yang digunakan dalam buku-buku terbitan International Training Centre ILO yang sesuai dengan aturan PBB, serta penyajian materi-materi yang terkandung di dalamnya adalah bukan merupakan pendapat International Training Centre mengenai status hukum suatu negara, daerah, atau wilayah atau otoritas manapun, atau tentang batas- batas negara/daerah tersebut. Tanggung jawab atas pendapat-pendapat yang disampaikan dalam artikel, penelitian maupun kontribusi lain yang telah ditanda-tangani merupakan tanggung jawab dari masing-masing penulisnya, dan penerbitan buku ini bukan merupakan bentuk persetujuan dari International Training Centre atas pendapat-pendapat yang disampaikan didalamnya. Publikasi dan katalog atau daftar buku-buku terbitan terbaru International Training Centre dapat diperoleh di alamat berikut ini: Publications International Training Centre, ILO Viale Maestri del Lavoro 10 10127, Turin, Italy Tel: +39 11 693-6693 Fax: +39 11 693-6352 E-mail: MDP@itcilo.it http://www.itcilo.it/english/publications/index.htm 2
  3. 3. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7 Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? ALOKASI WAKTU : 26 Jam Tujuan modul: Peserta dapat menjelaskan dan menerapkan berbagai teknik yang mempengaruhi manajemen sebuah usaha. Cakupan Modul: Halaman 1. Mengangkat dan Mengelola Pegawai 4 2. Mengelola Waktu 19 3. Mengelola Penjualan 29 4. Memilih Pemasok 38 5. Menggunakan Teknologi dalam Usaha Kecil 43 6. Mengetahui Biaya dari Suatu Usaha 48 7. Mengelola Uang 59 8. Menyusun Laporan Keuangan 73 3
  4. 4. MARI BELAJAR BISNIS I TOPIK 1: Mengangkat Dan Mengelola Pegawai II ALOKASI WAKTU: 4 Jam III TUJUAN: • Peserta memahami pentingnya masalah memilih dan mengelola pegawai untuk memaksimalkan keberhasilan suatu usaha. IV DASAR PEMIKIRAN: • Aset yang paling berharga dalam setiap kegiatan usaha bukanlah gedung, peralatan, barang-barang persediaan atau piutangnya, melainkan para pegawainya. Mengangkat pegawai yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang sesuai akan menghasilkan keuntungan yang memadai, tidak hanya dalam bentuk uang, tapi juga dalam membangun stabilitas dan loyalitas pegawai dengan menyediakan kondisi kerja yang layak. V KEGIATAN: 1. Mintalah peserta membaca HANDOUT 1. 2. Dengan menggunakan TRANSPARANSI 1, tekankan pentingnya penyeleksian pegawai untuk mendapatkan yang terbaik. Sampaikan pula bahwa pada usaha kecil, memilih pegawai nyaris sama pentingnya dengan memilih pasangan hidup. 3. Mintalah peserta membaca studi kasus pada LEMBAR KERJA 1. Setelah itu mintalah mereka menjawab empat pertanyaan pada bagian akhir kasus tersebut. 4. Tanyakan kepada peserta, apa alasan seorang wirausaha mengangkat pegawai. Bila mereka menjawab, "Untuk bekerja", tanyakan lagi apakah penting bagi pegawai untuk merasa bahagia. Tegaskan bahwa pegawai yang bahagia akan bekerja lebih baik, tidak membuang-buang waktu (produktivitas meningkat), dan tidak meninggalkan pekerjaan mereka atau membiarkan diri mereka dipecat. Tunjukkan keuntungan-keuntungan ini, karena mencari, mengangkat, dan melatih seorang pegawai baru adalah kegiatan yang mahal bagi seorang wirausaha. Seorang wirausaha harus berupaya mempertahankan para pegawai yang memenuhi syarat. 5. Dengan menggunakan TRANSPARANSI 2, adakan diskusi tentang karakter dibutuhkan seorang wirausaha untuk mengelola pegawainya. Mintalah peserta: mengidentifikasi situasi bisnis yang memperlihatkan karakter-karakter tersebut. Mendefinisikan masing-masing karakter yang terkait dengan pengelolaan kewirausahaan. 6. Gunakan TRANSPARANSI 3 untuk membahas karakter manajerial YANG SEHARUSNYA DILAKUKAN dan YANG TIDAK SEHARUSNYA DILAKUKAN oleh seorang wirausaha. Mintalah peserta memberikan contoh tentang situasi kerja, yang memperlihatkan karakter- karakter tersebut, dan telah dilakukan/digunakan oleh seorang wirausaha. 7. Mintalah peserta mengisi LEMBAR KERJA 2 (Identifikasi Kemampuan Manajerial Seorang Wirausaha). Setelah itu, mintalah mereka membahas kemampuan manajerial yang sangat penting untuk dimiliki seorang wirausaha, dan memberikan beberapa contoh penggunaan kemampuan tersebut dalam situasi kerja. 4
  5. 5. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? 8. Bagikan HANDOUT 2 (simulasi mendelegasikan tanggung jawab) pada peserta. Setelah itu mintalah peserta untuk mengerjakan LEMBAR KERJA 3. 9. Minta peserta membuka LEMBAR KERJA 4 dan instruksikan kepada mereka untuk membuat peringkat dari 20 pendorong motivasi pribadi para pegawai dan supervisor (1 sampai 20). a. Ranking 1 = pendorong motivasi pribadi yang paling efektif bagi pegawai b. Ranking 20 = pendorong motivasi yang paling tidak efektif bagi pegawai 10. Perlihatkan TRANSPARANSI 4 lalu bahaslah persamaan dan perbedaan peringkat antara pegawai dengan supervisor. Tekankan pula pentingnya seorang wirausaha mengetahui motivasi pribadi para pegawai mereka. 5
  6. 6. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 1 HANDOUT 1 Mengangkat dan Memberikan Orientasi Pegawai Baru A. Proses Pengangkatan Pengangkatan pegawai baru sama pentingnya, baik bagi wirausaha maupun orang yang diangkat. Pengangkatan tersebut dapat menjadi awal dari hubungan yang saling menguntungkan atau malah sebaliknya menjadi awal dari serangkaian kesalahan yang panjang. Dua hal yang paling mempengaruhi tingginya frekuensi keluar/masuknya pegawai pada sebuah usaha adalah prosedur perekrutan dan seleksi yang digunakan. Cara seorang wirausaha mengiklankan sebuah posisi, menangani aplikasi/lamaran, mengadakan wawancara, memilih dan memperkenalkan pegawai baru pada suatu pekerjaan/tugas, merupakan serangkaian upaya yang bisa mengurangi keluar/masuknya pegawai. 1. Sumber Calon Pegawai • Dalam lingkungan usaha/bisnis • Melalui iklan • Agen pegawai • Lembaga pendidikan • Mantan pegawai • Pegawai yang ada saat ini 2. Prosedur Pemilihan • Formulir aplikasi/lamaran • Wawancara • Pemeriksaan referensi • Tes keterampilan pelamar B. Proses Orientasi Sebagaimana praktek yang umum dilakukan banyak perusahaan, pada hari pertama, pegawai baru harus diperkenalkan pada keseluruhan operasional usaha tersebut. Pegawai baru tersebut harus juga diperkenalkan kepada pegawai lainnya, diberi penjelasan mengenai pengoperasian usaha tersebut secara keseluruhan, dan diperlihatkan secara persis bagaimana pekerjaan mereka sesuai dengan garis operasi usaha tersebut. Hal-hal kecil yang hanya membutuhkan sedikit upaya ini kemungkinan akan bisa menghemat waktu dan biaya dalam jangka panjang. Ingatlah, penting bagi wirausaha untuk memberi kesempatan kepada pegawai baru untuk memulai pekerjaan mereka dengan langkah yang benar. Orientasi yang tepat akan sangat membantu dalam memperoleh pegawai yang lebih produktif untuk jangka panjang. 1. Empat Ketentuan Dasar Orientasi • Persiapkan pegawai • Berikan pekerjaan • Ujicoba pegawai dengan bimbingan/pengawasan • Tindak lanjut 6
  7. 7. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? 2. Enam faktor dalam mempersiapkan orientasi pegawai baru • Mengenal pekerjaan • Melibatkan pegawai lama sebagai pembimbing • Siapkan uraian kerja yang sederhana • Susunlah jadwal latihan • Mengatur tempat kerja • Mengevaluasi pekerjaan pegawai baru setiap hari C. Pertimbangan Para Pegawai Rencana Pengupahan. Bagi pegawai, gaji atau upah adalah bagian yang penting dari pekerjaan mereka. Mereka mengharapkan upah sesuai dengan keterampilan dan energi yang mereka berikan kepada perusahaan. Jika seorang wirausaha ingin menarik dan mempertahankan pegawai yang baik, mereka harus mempertimbangkan tingkat upah yang dibayar perusahaan lain untuk pekerjaan sejenis. Tunjangan. Dari semua tunjangan yang ada, tunjangan untuk sakit dan hari libur adalah tunjangan yang paling dihargai oleh para pegawai. Seorang wirausaha perlu menyusun kebijakan yang terkait dengan tunjangan tersebut. Hubungan Pegawai. Upah dan tunjangan yang memadai bukanlah segala-galanya yang bisa membuat pegawai senang. Ternyata, kepuasan kerja lebih berarti bagi mereka. Seorang wirausaha bertanggung jawab untuk menyediakan sarana fisik yang memadai dan memastikan selalu adanya komunikasi dua arah dengan para pegawai. Kondisi Kerja. Kesehatan, kenyamanan, dan keselamatan pegawai, serta kondisi kerja yang layak, harus dijadikan perhatian yang serius oleh para wirausaha. Lingkungan kerja yang bagus dapat membantu meningkatkan efisiensi dan perilaku yang baik, juga untuk mencegah terjadinya kecelakaan. Tempat kerja harus punya ventilasi, alat pemanas atau pendingin, penerangan dan sanitasi, serta fasilitas-fasilitas keselamatan yang memadai. Menyediakan kotak P3K dan nomor telepon dokter diperlukan untuk mendukung program kesehatan dan keselamatan dalam usaha/bisnis apapun. 7
  8. 8. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 1 TRANSPARANSI 1 Mengangkat dan Memberikan Orientasi Pegawai Baru A. Proses Pengangkatan 1. Sumber Pegawai 2. Prosedur Seleksi B. Proses Orientasi 1. Aturan atau Orientasi 2. Persiapan Orientasi Pegawai Baru C. Pertimbangan Para Pegawai 1. Rencana pengupahan 2. Tunjangan 3. Hubungan pegawai 4. Kondisi kerja 8
  9. 9. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 1 LEMBAR KERJA 1 Mengangkat Pegawai Baru Maman Suparman telah mengelola bengkelnya selama dua puluh tahun. Ia melakukan semua pekerjaannya seorang diri: membersihkan tangki bensin, memperbaiki mesin, menyusun pembukuan, memperbaiki ban, mengemudikan mobil derek, dan bahkan menyapu lantai. Maman adalah orang yang sangat ramah. Ia pekerja keras dan selalu memperlakukan konsumennya dengan baik. Usahanya telah berkembang selama bertahun-tahun. Sebenarnya, bisnisnya telah berjalan dengan sangat baik, hingga Maman merasa tidak mampu melakukan semuanya sendiri lagi. Ia kemudian memutuskan untuk mengangkat seorang pembantu. Ini bukan keputusan yang mudah karena ia sudah terbiasa bekerja sendiri selama bertahun-tahun. Ia sudah mengetahui sulitnya usaha kecil lain di daerah ini untuk memperoleh dan mempertahankan pegawai baru. Tetapi Maman berpikir bahwa jika ia melakukan proses pengangkatan pegawai dengan cara yang benar, maka ia tidak akan menghadapi berbagai masalah seperti yang dihadapi wirausaha lain. 9
  10. 10. MARI BELAJAR BISNIS Inilah alasan Maman. "Saya sebenarnya punya dua masalah. Pertama, menemukan orang yang tepat, dan kedua mempertahankan orang itu setelah dilatih. Sangat mudah kehilangan pegawai yang baik. Wirausaha lain mungkin akan mencoba mengambil pembantu saya setelah dilatih. Untuk memastikan saya mendapatkan orang yang tepat, saya akan melakukan hal-hal berikut ini: 1. Menunjukkan tugas apa saja yang akan dikerjakan pegawai, dan tugas apa saja yang akan saya lakukan sendiri. 2. Mencatat semua tugas yang harus dikerjakan pegawai baru. Saya akan menguraikan tugas tersebut secara rinci agar pegawai saya tahu persis apa yang harus ia lakukan. 3. Mencatat tipe orang yang saya inginkan. Saya tidak mau semua orang merasa mereka dapat memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut. Usaha/bisnis saya penting. Saya butuh orang yang memahami bisnis perbengkelan dan tahu cara melayani konsumen agar mereka puas. 4. Setelah itu, saya akan menulis iklan lowongan kerja dan menyatakan bahwa saya membutuhkan seorang pegawai. Saya dapat memasang iklan di sekitar daerah ini dan daerah terdekat yang lain. Semakin banyak orang melamar, maka semakin besar pula peluang saya untuk menemukan tipe orang yang saya butuhkan untuk pekerjaan tersebut" Inilah iklan lowongan kerja Maman: DICARI: Mekanik Bengkel Peluang menjanjikan bagi yang berpenampilan rapi, jujur dan dapat dipercaya, berusia antara 20 sampai 45 tahun. Memiliki pengalaman kerja di bengkel. Lamaran dapat dikirimkan/ditujukan ke Bengkel Maman, Jl. Imam Bonjol 12, Bukit Tinggi 5. Saya akan menangani pelamar dengan cara sebagai berikut:: (a) Saya akan membaca surat lamaran yang masuk. Jika surat lamaran tersebut tampak bagus, saya akan meminta orang itu menemui saya. (b) Saya akan mewawancarai mereka yang datang ke bengkel. Saya sudah lama menekuni bisnis ini dan rasanya saya akan tahu mana pegawai bengkel yang baik begitu saya melihatnya. Untuk menyakinkan, saya akan mengajukan banyak pertanyaan. (c) Jika saya tertarik pada seseorang, saya akan meminta dia melayani beberapa pelanggan, memberi pelumas mobil, mengganti oli, mengemudikan mobil derek, dll. Banyak orang mengaku bisa melakukan banyak hal, tetapi waktu mencoba mereka tidak mampu melakukannya dengan baik. Dengan cara ini, saya bisa melihat sejauh mana latihan yang ia perlukan. Saya tidak berkeberatan melatih mereka, tapi saya tidak bisa menghabiskan waktu sepanjang tahun hanya untuk itu. 6. Kemudian saya akan memilih beberapa orang pelamar yang memiliki kesesuaian kualifikasi dan kompetensi dengan uraian kerja, lalu memeriksa mereka. Mereka harus memberitahukan saya di mana mereka bekerja sebelumnya, dari mana asal mereka dan siapa yang sangat mengenal mereka. Sebelumnya, saya pernah melihat beberapa orang pemilik bisnis yang ditipu. Mereka yang tampak sangat mahir diangkat jadi pegawai. Tetapi kemudian mereka menimbulkan masalah. Saya akan cek dulu apakah mereka yang mengenal pelamar (terutama majikan terakhirnya) punya pengalaman yang buruk atau tidak. Saya akan mengunjungi majikan mereka secara langsung, karena banyak pemilik bisnis tidak mau bicara tentang hal-hal yang bersifat pribadi melalui telepon atau surat. 10
  11. 11. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? 7. Kemudian saya akan memilih yang terbaik untuk pekerjaan tersebut. Saya tidak akan mengabaikan orang cacat untuk pekerjaan itu, selama kecacatannya tidak mengganggu pekerjaannya. Saya hanya butuh seorang pegawai, jadi saya akan menawarkan pekerjaan tersebut kepada orang terbaik yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut. Saya akan menawarkan upah per jam yang tinggi. Jika pelamar menghendaki upah yang lebih, mungkin saya akan memenuhinya. Beberapa operator memberikan bonus pada pegawai untuk setiap pekerjaan yang mereka lakukan, (misalnya melumasi atau mengganti oli). Tapi itu bukan cara yang baik, karena pegawai hanya akan berusaha memaksa konsumen untuk ganti oli, padahal mereka belum perlu ganti oli. Banyak pegawai kehilangan konsumen karena hal ini. 8. Jika saya berhasil mendapatkan pegawai yang baik, saya ingin memastikan bahwa orang tersebut senang. Kalau saya menjadi majikan yang baik, saya yakin pegawai akan betah bekerja di sini. Menurut saya, majikan yang baik adalah orang yang: (a) memahami orang lain (b) tidak selalu membuntuti pegawainya (c) memberikan tanggung jawab kepada pegawai (d) duduk dan berbicara dengan pegawai untuk persoalan saat ini dan masa depan (e) pendengar yang baik (f) bersikap adil Saya yakin jika melakukan hal-hal tersebut, saya akan mendapatkan pegawai andal yang dapat saya pertahankan. Pertanyaan untuk dibahas: 1. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan Maman ketika mengangkat pegawai? Silahkan tulis dan diskusikan. 2. Apakah Anda setuju dengan pandangan Maman tentang majikan yang baik? 3. Menurut Anda, apakah kemampuan mengelola orang merupakan keterampilan yang penting untuk dimiliki seorang wirausaha? 4. Apa yang dimaksud dengan istilah "manajemen personalia"? 11
  12. 12. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 1 TRANSPARANSI 2 Karakter Pribadi untuk Mengelola Pegawai Petunjuk: Berikan situasi kegiatan bisnis yang memungkinkan keterampilan manajerial berikut ini dapat diterapkan. Gampang Fleksibel Penuh daya menyesuaikan diri Selalu waspada Terampil dalam Sensitif/peka hubungan masyarakat Percaya diri Dewasa Mendukung Terampil Terbuka Terampil mengajar Berkomunikasi Kreatif Optimistis Toleran Pendorong Sabar Hangat Antusias Persuasif Terampil mendengar Terampil Bersikap tenang Mampu Mengevaluasi mengambil risiko 12
  13. 13. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 1 TRANSPARANSI 3 Meningkatkan Kemampuan Manajerial Ketika mengelola pegawai, seorang wirausaha: SEHARUSNYA konsisten adil dan jujur mengembangkan antusiasme mendorong adanya pertanyaan mendorong pegawai mengambil keputusan sendiri menanamkan rasa percaya diri pada mereka bersifat terbuka mendengar secara aktif mengakui perbedaan individu menjadi contoh/tauladan menunjukkan pemahaman terhadap perasaan orang lain TIDAK SEHARUSNYA bersikap argumentatif otokratif terlalu banyak permintaan tidak masuk akal menyembunyikan kebenaran meremehkan inisiatif meremehkan ide berfungsi menjadi "otak" pegawai gagal menjelaskan instruksi seenaknya sendiri menegur pegawai di depan orang lain berkecil hati 13
  14. 14. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 1 LEMBAR KERJA 2 Mengidentifikasi Kemampuan Manajerial Seorang Wirausaha Berikan tanda silang (X) pada kolom angka sesuai dengan tingkat pentingnya kemampuan manajerial bagi seorang wirausaha 5 = sangat kuat; 4 = agak kuat; 3 = sedang; 2 = agak lemah; 1 = sangat lemah Sangat kuat Sangat lemah 5 4 3 2 1 1. Senang bekerja dengan orang lain. 2. Dianggap sebagai orang yang antusias dan positif. 3. Suka membantu pegawai mencapai target mereka. 4. Tidak menyerah karena kesalahan atau masalah kerja. 5. Sangat teratur dan mampu menyelesaikan tugas sesuai jadwal. 6. Sangat memahami target usaha. 7. Mau berusaha mempelajari keterampilan baru. 8. Mampu mengutarakan maksud secara lisan kepada orang lain. 9. Mampu mengekspresikan diri sendiri dengan penuh keyakinan secara tertulis. 10. Menyukai tantangan kerja dan senang menyelesaikan masalah. 11. Memiliki motivasi untuk mencapai target kerja. 12. Bersedia mendengarkan pandangan dan komentar pegawai. 13. Mampu mengatasi stres dan frustrasi. 14. Mampu beradaptasi dan menyesuaikan sikap terhadap perubahan situasi. 15. Bersedia menerima kritik tanpa bersikap defensif. 16. Dapat mengkritik tanpa menunjukkan sikap marah kepada pegawai. 17. Sebelum mengambil keputusan, mempertimbangkan dampak potensial dari tindakan tersebut.. 18. Membuat penilaian terhadap pegawai berdasarkan prestasi kerja, dan bukan karena perasaan pribadi. 19. Mengetahui pentingnya perencanaan. 14
  15. 15. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 1 HANDOUT 2 Simulasi Mendelegasikan Tanggung Jawab Pellupesi memulai usaha penjualan suku cadang mobil sepuluh tahun yang lalu. Sejak itu, bisnisnya berkembang pesat. Ia kini mengontrak sebuah gedung besar dengan 23 orang pegawai. Ia tidak lagi bekerja sendiri, tetapi ia tetap bertanggung jawab atas semua aspek bisnis dan pengelolaan semua pegawai. la selalu memiliki tugas yang banyak dan tidak mempunyai waktu yang cukup. Pellupesi telah memikirkan kegiatan bisnisnya dan memutuskan untuk mendelegasikan lebih banyak wewenangnya kepada pegawai dengan alasan-alasan berikut ini: a) ia bekerja secara terus menerus selama enam puluh jam seminggu, bukan empat puluh jam; b) tekanan untuk menyelesaikan segala tugas membuatnya sering mengkritik sebagian pegawainya, c) ia tidak dapat tidur karena masalah bisnisnya. Kemarin malam ia menyusun daftar tanggung jawab di bawah ini yang akan didelegasikannya kepada empat orang pegawainya. 1. Penyusunan laporan mingguan yang membutuhkan waktu tiga jam. Laporan ini dapat dengan mudah diserahkan ke Rommy, tapi pendelegasian ini akan membuka angka-angka dalam laporan keuangan yang belum pernah diketahui oleh pegawai sebelumnya. Data ini sebenarnya tidak bersifat rahasia, tapi Pellupesi merasa ia akan kehilangan kontrol jika semua orang tahu aspek-aspek laporan keuangan usahanya. 2. Tugas santai mingguan yang selalu dinikmati Pellupesi. Nona Masitoh akan senang melakukan tugas ini (ia mungkin akan melaksanakan tugas ini lebih baik dari Pellupesi), tapi Pellupesi ingin menpertahankan tugas ini karena ia ingin selalu dekat dengan pegawainya dan mempermudah komunikasi di antara mereka. Tugas ini biasanya memerlukan waktu sekitar dua jam per minggu. 3. Menghitung stok di gudang secara rutin setiap minggu yang memerlukan waktu satu setengah jam. Sebelumnya, Pellupesi pernah menyerahkan tanggung jawab ini, tapi ia selalu menarik tugas itu kembali karena keluhan pegawai seringkali mengganggunya. Di samping itu, hitungannya kadang-kadang salah dan Pellupesi harus melakukannya sendiri. 4. Panggilan telepon (selama satu jam) setiap hari pada jam 4 sore untuk memberikan data ke pemasok suku cadang. Pellupesi selalu menolak membagi tugas ini karena bila tidak dilakukan secara akurat, maka ia akan dikritik oleh Pak Hadi Purnomo (pemilik usaha pasokan suku cadang terbesar di daerah ini). Namun, Pellupesi yakin Andri akan mampu melakukan tugas ini dan ia tidak terlalu sibuk. 5. Penyampaian hasil survei harian (selama 30 menit) yang selalu diadakan oleh kantor pusat asosiasi usaha dimana Pellupesi merupakan salah satu anggotanya. Pellupesi harus mempertahankan tugas ini karena memberinya kesempatan untuk menikmati secangkir kopi dan berdiskusi dengan wirausaha lain. 6. Rapat rutin mingguan khusus para pegawai utama (satu jam), di mana banyak wirausaha lain sudah mendelegasikannya kepada seorang pegawai utama. Ini akan menjadi latihan yang sangat baik bagi Matulessi untuk melaksanakan tugas tersebut. Namun, Pellupesi mempertahankan tugas ini karena takut ada sesuatu yang perlu ia ketahui dari rapat tersebut. 15
  16. 16. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 1 LEMBAR KERJA 3 Simulasi Mendelegasikan Tanggung Jawab Dengan berpedoman pada HANDOUT 1, kerjakan kasus berikut : Langkah satu: Peserta dibagi dalam beberapa kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari lima orang dan berperan sebagai Pellupesi, Rommy, Nona Dewi Masykuratun, Andri Pulalo dan Matulessi. Masing masing kelompok melakukan diskusi untuk memberikan angka prioritas pada tanggungjawab yang tertulis pada daftar. Mana yang harus didelegasikan lebih dulu? Dan mana yang paling akhir? Dengan kata lain, kelompok ini harus memberikan angka dari satu sampai enam pada tanggungjawab yang tertulis pada daftar. Pellupesi, seorang wirausaha yang bertugas pada masing-masing kelompok, harus mencoba mendapatkan persetujuan penuh berdasarkan skala prioritas. Dua puluh menit disediakan untuk kegiatan ini. Langkah dua: dengan mempertimbangkan beberapa aspek, yakni: (1) Menghemat waktu Pellupesi sebanyak mungkin karena ia menghabiskan terlalu banyak waktu dalam bekerja; (2) Sedapat mungkin bantulah Pellupesi untuk tugas-tugas kasar; (3) Pertimbangkan kemungkinan untuk meningkatkan produktivitas pegawai; (4) Tingkatkan reputasi Pellupesi sebagai seorang wirausaha. Setelah masing-masing kelompok menyelesaikan daftar prioritasnya, orang yang memainkan peran sebagai Pellupesi perlu menetapkan peringkat dalam daftar utama di bawah ini, yang harus ditulis di papan tulis. Tanggung jawab Klpk Klpk Klpk Klpk Klpk Klpk Klpk Pilihan 1 2 3 4 5 6 7 kelas 1. Laporan Mingguan 2. Tugas Santai 3. Menghitung stok 4. Panggilan Telepon 5. Pengiriman 6. Rapat Khusus Setelah masing-masing kelompok mencatat pilihannya, nilai tersebut dimasukkan ke dalam tabel secara horisontal dan jumlahnya ditulis pada kolom terakhir di samping pilihan kelas. Semakin rendah angkanya, maka semakin tinggi prioritas yang diberikan oleh kelas. Kelompok yang paling dekat dengan peringkat kelas adalah pemenangnya. Pertanyaan Lanjutan: 1. Apakah Pellupesi harus mendelegasikan keenam tugasnya? 2. Tugas mana, jika ada, yang harus ia tangani sendiri? 3. Faktor-faktor lain apa saja yang harus ia pertimbangkan? 4. Faktor-faktor utama apa saja yang perlu dipertimbangkan sewaktu mendelegasikan tugas- tugas ke pegawai? 16
  17. 17. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 1 LEMBAR KERJA 4 Apa Yang Memotivasi Para Pegawai? Berikut ini adalah daftar motivator pegawai. Pada kolom pertama, pilih motivator yang Anda yakini sebagai motivator terbaik dan tuliskan angka 1 pada kolom di sebelah kiri. Tulis angka 2 untuk motivator terbaik kedua, dan seterusnya. Berikan peringkat pada semua 20 motivator. yang ada. Sehingga, motivator pada peringkat terakhir adalah motivator dengan angka 20 Pegawai Supervisor Motivasi Pegawai Peringkat untuk penilaian prestasi Anda berikutnya. Kemungkinan mendapat penghargaan. Target kerja pribadi. Kondisi kerja yang baik secara fisik. Perasaan loyalitas dan persahabatan dengan supervisor Anda. Melakukan tugas yang menarik. Kemungkinan memperoleh gaji yang lebih besar. Tidak mau mengecewakan kelompoknya. Diakui oleh rekan kerja Anda. Kemungkinan naik pangkat. Rasa puas karena telah menyelesaikan tugas yang menantang dengan baik. Kemungkinan adanya tindakan disipliner oleh supervisor Anda. Bagian dari tim. Keinginan diri untuk selalu berupaya melakukan tugas dengan baik. Jaminan kerja yang kuat. Penghargaan dan pengakuan dari supervisor Anda. Melakukan pekerjaan yang Anda anggap penting. Ingin membantu agen mencapai targetnya. Kemungkinan adanya kebebasan yang lebih besar terhadap pekerjaan. Diangkat sebagai ketua kelompok kerja. 17
  18. 18. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 1 TRANSPARANSI 4 Apa yang Memotivasi Pegawai? PERINGKAT MOTIVATOR PRIBADI PERINGKAT PEGAWAI SUPERVISOR 9 Peringkat untuk penilaian prestasi Anda berikutnya 9 16 Kemungkinan mendapat penghargaan 14 4 Target kerja pribadi 5 15 Kondisi kerja yang baik 15 18 Perasaan loyalitas dan persahabatan dengan supervisor Anda 16 5 Melakukan tugas yang menarik 8 8 Kemungkinan memperoleh gaji yang lebih besar 13 13 Tidak mau mengecewakan kelompoknya 10 12 Diakui oleh rekan kerja Anda 2 6 Kemungkinan naik pangkat 4 1 Rasa puas karena telah menyelesaikan tugas yang menantang 6 dengan baik 20 Kemungkinan adanya tindakan disipliner oleh supervisor Anda 17 17 Bagian dari tim 11 2 Keinginan diri untuk selalu berupaya melakukantugas dengan baik 7 14 Jaminan kerja yang kuat 18 10 Penghargaan dan pengakuan dari supervisor Anda 3 3 Melakukan pekerjaan yang Anda anggap penting 1 7 Ingin membantu agen mencapai targetnya 20 11 Kemungkinan adanya kebebasan yang lebih besarterhadap 12 pekerjaan 19 Diangkat sebagai ketua kelompok kerja 19 Hasil-hasil tersebut diatas menunjukkan bahwa "prestasi" adalah motivator tertinggi bagi bawahan. Namun supervisor memandang lebih rendah motif "prestasi", sebaliknya menilai terlalu tinggi motif "pengakuan". 18
  19. 19. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? I TOPIK 2: Mengelola waktu II ALOKASI WAKTU: III TUJUAN: • Peserta memahami alasan mengapa seorang wirausaha harus mengelola sumber daya waktu secara efektif dan efisien. IV DASAR PEMIKIRAN: • Waktu adalah sesuatu yang tidak dapat dihemat. Anda bisa kehilangan waktu secara terus menerus di saat waktu berjalan. Akhirnya, tidak ada waktu yang tersisa! Semua wirausaha perlu mengelola waktu secara efektif, dan kunci untuk menggunakan waktu secara efektif adalah melalui pengelolaan waktu yang lebih baik. Dengan menghargai waktu, seorang wirausaha akan memperoleh hasil yang lebih balk. Cara memanfaatkan waktu secara lebih baik, antara lain adalah dengan membuat target; menentukan tenggat (deadline), dan mengalokasikan waktu untuk setiap kegiatan yang penting. Kreativitas, pemecahan masalah, dan mencari peluang adalah inti dari kegiatan seorang wirausaha. Karena itu, mereka harus meluangkan waktu untuk kegiatan-kegiatan ini (pada tugas yang lain diberikan prioritas lebih rendah dan dikerjakan setelahnya). Waktu harus digunakan secara efektif untuk mencapai hal-hal yang diyakini paling penting oleh seorang wirausaha. Pilihannya hanya ada dua: menghemat waktu atau justru menghabiskan waktu! Waktu adalah salah satu aset seorang wirausaha yang paling penting. Inti utama dari topik ini adalah memahami tehnik-tehnik menggunakan waktu secara efektif. V KEGIATAN: 1. Mintalah peserta membaca HANDOUT 1. 2. Perlihatkan TRANSPARANSI 1, setelah itu lakukan pembahasan mengenai berbagai tehnik pengelolaan waktu. 3. Gunakan TRANSPARANSI 2 untuk melakukan pembahasan manfaat "AGENDA". Daftar "AGENDA" merupakan sarana pengingat yang baik. Sebagian orang menggunakan catatan kecil atau buku harian. Sedangkan yang lain menggunakan selembar kertas kecil. Cara lain untuk mengatur "AGENDA" adalah dengan membuat formulir untuk memenuhi kebutuhan khusus Anda. TRANSPARANSI 2 menunjukkan salah satu contoh daftar "AGENDA". Daftar ini dapat dicetak pada sebuah kertas kecil sehingga bisa disimpan di saku atau dompet Anda. Bagian belakang kartu dapat digunakan untuk menuliskan komentar atau catatan yang lain. Daftar "AGENDA" menyediakan cara yang sederhana dan efektif untuk mengatur tugas agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan skala prioritasnya. Untuk setiap tugas yang sudah diselesaikan, diberikan tanda silang. Daftar "AGENDA" memperlihatkan tugas¬-tugas apa yang perlu dikerjakan beserta skala prioritasnya. 4. Distribusikan LEMBAR KERJA 1 lalu bahaslah di dalam kelas mengenai isi dan kegunaan bagan waktu. 5. Mintalah peserta membaca HANDOUT 2 agar memahami hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola waktu 19
  20. 20. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 2 HANDOUT 1 Tehnik Mengelola Waktu Jika ingin meraih keberhasilan, seorang wirausaha harus dapat mengelola waktu. Dalam banyak hal, mereka mempunyai beberapa tugas yang akan dilakukan sekaligus. Ada nasehat yang mengatakan, “Jika Anda ingin mengerjakan sesuatu, mintalah orang sibuk melakukan tugas tersebut.” Dalam banyak hal, pernyataan ini benar. Seorang wirausaha memang orang yang sibuk, tapi mereka punya kemampuan untuk mengatur waktu dan sumber daya mereka untuk mencapai target bisnis mereka. Pengelolaan waktu sama halnya dengan memiliki kebiasaan kerja yang baik. Memanfaatkan waktu sebaik-baiknya berarti mencapai hasil yang maksimal dalam waktu yang disediakan. Ada beberapa cara untuk melakukannya: Mengidentifikasi target spesifik setiap hari. Pastikan Anda sudah memahami apa yang ingin Anda capai setiap hari. Sebelum tiba, atau sesampainya Anda di tempat kerja, buatlah daftar target kerja berdasarkan tingkat kepentingannya. Pertama-tama, mulailah bekerja untuk mencapai target yang paling penting, kesampingkan tugas-tugas lain sampai target ini tercapai. Jangan biarkan pengaruh dari luar merintangi Anda dalam menyelesaikan target Anda. Target-target utama mungkin membutuhkan konsentrasi penuh: cobalah bekerja sendiri sampai target tersebut tercapai. Hindari gangguan dan selingan. Tugas rutin kantor Anda harus disusun agar dapat beroperasi tanpa keterlibatan Anda. Apabila konsentrasi Anda terus diganggu oleh persoalan kantor, Anda perlu mengubah tugas rutin kantor Anda. Motivasi diri. Biasanya seorang wirausaha adalah seseorang yang memiliki motivasi tinggi dan senang bekerja tanpa memandang apa yang mereka kerjakan. Sebagian besar masyarakat mampu mencapai target yang sama dengan apa yang mereka ingin kerjakan. Namun seorang wirausaha mampu memotivasi diri sendiri untuk memperoleh hasil yang tinggi dalam pekerjaannya. Menetapkan tenggat (deadline). Lebih banyak pekerjaan yang dapat Anda kerjakan bila Anda membuat tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Tetapi pastikan bahwa tenggat waktu tersebut realistis. Setelah tenggat waktu ditetapkan, Anda harus melakukan segala upaya untuk memenuhinya. Menggunakan telepon. Telepon atau telepon seluler adalah saluran komunikasi yang utama antara Anda dengan dunia pekerjaan Anda. Surat kadang-kadang diperlukan, tetapi gunakan surat seminim mungkin. Masalah dapat diselesaikan secara lebih cepat dengan menggunakan telepon/ponsel. Surat hanya menyediakan komunikasi satu arah sedangkan percakapan melalui telepon bersifat dua arah. Membuat catatan. Bawalah buku catatan setiap saat. Tulislah poin-poin utama dengan memberikan catatan pada rapat panitia, percakapan telepon, diskusi dengan pegawai atau klien, atau sejumlah hasil pemikiran Anda. Catatlah semua pendapat dan saran--saran Anda dan catatlah semua janji, hal-hal yang perlu dilakukan, nama, dan nomor telepon. 20
  21. 21. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? Jangan kerjakan semuanya. Pepatah lama mengatakan: ‘’Jika Anda ingin mengerjakan sesuatu, mintalah orang sibuk melakukannya’’. Seorang wirausaha adalah orang-orang yang sibuk, tetapi tindakan mereka selalu ada tujuannya. Mereka hanya akan berkonsentrasi pada kegiatan.yang penting. Dengan berkonsentrasi pada target, seorang wirausaha melakukan hal tersebut untuk mencapai hasil yang berarti/bermakna. Bersikaplah selektif terhadap kegiatan kerja, cobalah untuk tidak mengerjakan semuanya sekaligus. Belajar untuk mengatakan ‘’tidak’’ pada kegiatan yang banyak menyita waktu namun tidak terkait langsung dengan target yang menjadi prioritas utama. Bekerja dalam rentang waktu yang ditentukan. Cobalah untuk mengerjakan tugas utama dalam waktu yang telah ditentukan (tiga atau empat jam), yang menurut anggapan Anda paling efektif. Aturlah jadwal kegiatan-kegiatan lain di luar jadwal tadi. Jika jadwal waktu tersebut berlangsung hingga jam makan siang, maka Anda perlu sarapan pagi yang agak banyak dan tidak usah makan siang. Bekerja tanpa gangguan selama tiga atau empat jam akan sangat produktif ketika menghadapi masalah atau situasi yang khusus. Walaupun mungkin sulit meluangkan waktu untuk melakukan suatu kegiatan, ini sering menjadi satu-satunya cara untuk memecahkan masalah tertentu. Ajukan pertanyaan sebelum memulai bekerja. Hampir semua jenis pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih efisien. Sebelum mulai bekerja, pastikan Anda sudah menjawab pertanyaan seperti: Apa? Dimana? Kapan? Siapa? Mengapa? Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengidentifikasi cara yang lebih efisien untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Untuk setiap langkah dalam sebuah kegiatan, tanya diri sendiri: “Mengapa saya perlu melakukan ini?” Jawaban Anda akan membantu Anda menentukan tugas-tugas yang paling penting dari kegiatan tersebut. Berorientasi pada tindakan. Setelah Anda memutuskan untuk memecahkan suatu masalah, susunlah urutan tindakan Anda, lalu kerjakan. Setelah Anda mulai bekerja, cobalah menyelesaikan pekerjaan sebanyak mungkin. Orientasi pada tindakan ini akan membantu Anda tidak khawatir bila menghadapi suatu masalah. Di samping itu, jika Anda menganggap setiap masalah sebagai peluang untuk melakukan peningkatan, maka Anda akan lebih memahami cara-cara yang inovatif dan kreatif untuk memecahkan masalah tersebut. Bersikap reflektif. Berpikir secara reflektif adalah upaya untuk belajar dari kegiatan--kegiatan yang dilakukan di masa lalu, masa kini, dan masa depan. Banyak orang tidak terlalu memikirkan apa yang mereka kerjakan, sehingga mereka sulit menemukan waktu untuk bersikap reflektif. Namun bila ada waktu, Anda perlu sendirian dan kembangkanlah pikiran dan ide Anda, misalnya sebelum tidur; ketika dalam perjalanan; menunggu angkot; atau berjalan sendirian. Gunakan waktu tersebut untuk merefleksikan pekerjaan Anda. Menyusun rencana esok secara rinci. Di akhir hari kerja, buatlah jadwal untuk kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan keesokan harinya. Anda mungkin dapat mengerjakan satu kegiatan, sehingga esok harinya Anda tidak terlalu sibuk. Akhir hari kerja adalah juga waktu yang balk untuk meneliti hal-hal yang membuat waktu Anda terbuang atau tidak digunakan secara efisien. Catatlah hal-hal yang membuat waktu Anda terbuang dan jangan melakukan kesalahan yang sama di kemudian hari. Belajar dari pengalaman. Kajilah pengalaman Anda di masa lalu agar dapat membantu Anda menentukan mana yang menarik dan produktif, dan mana yang membosankan, atau mengenai apa yang membutuhkan waktu lama dan tidak produktif. Anda akan menemukan pengalaman yang sama di masa mendatang, dan terserah Anda untuk memilih kegiatan-kegiatan yang paling penting dan produktif saja. Menanyakan pemakaian waktu Anda. Untuk mengatur waktu dengan benar, ajukanlah pertanyaan-pertanyaan berikut ini: 21
  22. 22. MARI BELAJAR BISNIS • Kegiatan apa saja yang sedang saya lakukan, namun seharusnya tidak dilakukan (diserahkan kepada orang lain)? • Apakah saya sudah menyusun skala prioritas untuk kegiatan-kegiatan yang akan saya lakukan? • Apakah kegiatan-kegiatan saya sudah dijadwalkan, sehingga kegiatan-kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dalam waktu yang rasional? • Apakah saya dapat berkonsentrasi pada kegiatan satu per satu? Cobalah mengingat tehnik-tehnik pengaturan waktu yang baik. Tehnik-tehnik penghematan waktu ini dapat membantu Anda meningkatkan kinerja usaha Anda. 22
  23. 23. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 2 TRANSPARANSI 1 Tehnik Mengelola Waktu Mengidentifikasi target spesifik yang harus dicapai Memiliki motivasi Menentukan tenggat waktu (deadline) Menggunakan telepon/ponsel Membuat catatan Hanya melakukan kegiatan yang penting Bekerja dalam rentang waktu yang ditentukan Mengajukan pertanyaan sebelum mulai bekerja Berorientasi pada tindakan Bersikap reflektif Membuat rencana pekerjaan setiap hari Belajar dari pengalaman Menanyakan pemakaian waktu Anda 23
  24. 24. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 2 TRANSPARANSI 2 Membuat Daftar "Agenda” Hal-hal "YANG HARUS Tanggal: . DIKERJAKAN" hari ini: Tugas utama “YANG HARUS DIKERJAKAN” hari ini: Prioritas Hal-hal "YANG Temu Janji HARUS DIKERJAKAN" Nama Alamat Telepon 24
  25. 25. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 2 LEMBAR KERJA 1 Menganalisis Pemakaian Waktu Membuat bagan waktu (time chart) untuk menulis kegiatan-kegiatan khusus adalah salah satu cara untuk menentukan apakah kegiatan Anda penting atau tidak. Contoh bagan waktu disediakan dalam tabel di halaman berikut. Ada kolom untuk 16 jam kegiatan (jumlah jam rata-rata sebagian besar orang tidak tidur). Bagan waktu ini dibagi menjadi segmen 30 menit; peserta bertanggung jawab untuk mengisi waktu pada kolom “waktu”, karena manusia mulai melakukan kegiatan harian mereka pada jam yang berbeda. Bagan waktu juga dilengkapi dengan kolom untuk mencatat waktu, kegiatan, target dan hasilnya. Masing-masing kegiatan yang dilaksanakan harus punya target yang pasti, dan hasilnya dicatat pada kolom “hasil”. Lama “waktu” dan “hasil” yang terkait dengan “tar-get” akan memberi bukti tentang efektivitas pemakaian waktu untuk melakukan kegiatan tertentu. Di akhir jam kerja, berilah tanda pada kegiatan-kegiatan yang tidak penting dan cobalah untuk tidak melakukan kegiatan tersebut di masa mendatang. Mintalah peserta mengisi bagan waktu untuk satu minggu guna memperlihatkan secara jelas bagaimana mereka menggunakan waktu mereka yang terkait dengan tar-get. Dalam beberapa hal, peserta mungkin akan melakukan hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan target utama meraka. Hanya dengan mengetahui pentingnya waktu, peserta dapat membuat kegiatan-kegiatan mereka lebih berarti. Kotak di atas bagan waktu memiliki ruang yang cukup untuk mengisi tugas- tugas utama pada hari dan tanggal itu. Konsentrasi untuk mencapai target utama tersebut dapat membantu peserta dalam memperoleh hasil yang positif di akhir jam kerja. Apabila peserta dapat menggunakan bagan waktu harian selama tiga atau empat minggu, mereka harus dapat menentukan berapa banyak waktu yang mereka gunakan untuk melakukan berbagai jenis kegiatan, jenis tujuan yang mereka anggap penting, dan hasil dari kegiatan-kegiatan mereka. Akhir pekan juga dapat dimasukkan. Ada banyak hal yang dapat dilakukan selama pada minggu tersebut. Hasil-hasil yang dicatat pada bagan waktu tersebut untuk periode satu minggu atau lebih dapat membantu Anda mengkaji kegiatan-kegiatan di masa lalu dan menyediakan panduan untuk kegiatan-kegiatan di masa mendatang, sehingga waktu dapat digunakan secara lebih efisien. Cara-cara yang dapat membuang-buang waktu seorang wirausaha, antara lain: Berbicara dengan orang lain mengenai masalah pribadi yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan; Rapat kelompok yang terlalu lama dan tidak penting; Membiarkan terlalu banyak interupsi; Tidak terorganisasi; Hanya sedikit atau tidak ada pendelegasian tanggung jawab; Bersikap ragu-ragu; dan Terlambat atau tidak hadir 25
  26. 26. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 2 LEMBAR KERJA 2 Bagaimana Anda Menggunakan Waktu? DAFTAR WAKTU Tugas Utama: Tanggal: Hari: Waktu Target Kegiatan Hasil :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 :00 :30 26
  27. 27. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 2 HANDOUT 2 Kelola Waktu Anda Jika Anda pernah ingin mengontrol kehidupan Anda dan membuat hal ini menyenangkan, Anda perlu memulainya dengan mengontrol waktu. Tak perlu diragukan lagi, manajemen waktu yang efektif adalah dasar untuk mencapai keberhasilan dalam kehidupan setiap orang. Bahkan, hal ini seringkali menjadi perbedaan utama antara orang dengan tipe peraih (achiever) kehidupan dengan orang-orang yang meskipun selalu sibuk, tidak pernah mencapai tujuan. Di sini ada beberapa peraturan/kaidah sederhana yang perlu diikuti untuk pengelolaan waktu yang lebih baik: 1. Jangan Menunda. Lakukan pekerjaan/tugas sekarang juga. Ketika seseorang menunda pekerjaannya, hal ini akan membunuh momentum, memperlambat pencapaian tujuan saat ini, dan membatasi kesempatan masa depan ketika waktu sudah habis. Cara untuk mengatasi penundaan waktu adalah dengan menyusun tenggat waktu dari tujuan-tujuan mana yang akan dicapai. Cara untuk menghindari habisnya tenggat waktu pada menit-menit terakhir yang disebabkan oleh penundaan adalah dengan menyusun tujuan-tujuan intermediasi yang harus dicapai dan kemudian secara berkala melihat perkembangannya. 2. Lihatlah perkembangan kegiatan Anda. Daya ingat adalah panduan yang tidak baik ketika kita harus menilai bagaimana Anda menghabiskan waktu. Cara yang lebih baik adalah dengan mencatat kegiatan Anda sepanjang hari, mencatat segala hal yang Anda lakukan. Kebanyakan orang akan menemukan bahwa mereka memiliki waktu sekitar tiga jam tiap hari yang dapat digunakan dengan cara yang lebih efisien atau bersifat membangun. Lihatlah waktu yang Anda habiskan untuk bercakap-cakap dengan telepon, membalik-balik majalah, atau menjelajah internet tanpa maksud. Kurangi semua hal yang tidak perlu. 3. Berkonsentrasilah pada hasil. Banyak orang menghabiskan hari-hari mereka dengan kegiatan tidak berguna, sehingga mencapai hasil yang sangat sedikit karena mereka tidak berkonsentrasi pada hal-hal yang benar. Jangan memusingkan pilihan antara bekerja secara efektif atau bekerja secara efisien. Setiap kegiatan dapat mengurangi ketegangan, tetapi bukan mencapai tujuan. Dengan berkonsentrasi pada sedikit prioritas “utama” tapi bersifat berkala, Anda dapat mencapai hasil lebih banyak dengan waktu lebih sedikit. 4. Ingat prinsip 80/20: 20 persen dari aktivitas kunci Anda akan memberikan Anda 80 persen dari hasil-hasil Anda. Tugas Anda adalah mengubah hal ini untuk menjamin bahwa Anda berkonsentrasi pada sebanyak mungkin upaya Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan hasil tinggi. 5. Gunakan waktu perjalanan dengan bijaksana. Mudah untuk mengabaikan waktu yang dihabiskan untuk perjalanan dalam penilaian manajemen waktu. Pertimbangkan secara cermat apakah waktu dapat Anda gunakan secara lebih produktif. Misalnya, jika Anda cenderung menggunakan bis atau kereta untuk bekerja, akankah hal ini memberikan kesempatan untuk menggunakan lebih baik waktu pulang pergi kerja Anda? Atau jika berkendaraan, apakah Anda mendengarkan tape recorder motivasional atau pendidikan (dari pada mendengarkan musik) yang dapat membantu meningkatkan keterampilan Anda dan membuat Anda menjadi orang yang lebih produktif dan lebih selektif? 6. Kembangkan rencana tindakan. Sebuah rencana tindakan adalah daftar singkat tugas-tugas yang harus Anda selesaikan untuk mencapai tujuan. Hal ini berbeda dengan daftar “Agenda”, daftar ini memusatkan diri pada pencapaian sebuah tujuan, (dan tahapan khusus untuk bisa sampai ke sana) daripada hanya pada tujuan-tujuan yang harus dicapai dalam suatu periode 27
  28. 28. MARI BELAJAR BISNIS waktu. Ketika Anda ingin mencapai sesuatu, gambarkan rencana tindakan yang memungkinkan Anda berkonsentrasi pada tahap-tahap pencapaian itu, dan memonitor perkembangan Anda menuju realisasinya. 7. Merespon secara cepat. Misalnya, menanggapi surat ketika Anda menerima surat. Jangan biarkan rekening-rekening dan surat-surat tersebut menumpuk pada Anda. Jika tidak mampu merespon sebuah surat dengan segera, arsipkan dalam tempat khusus yang dapat dilihat, dan catat pada amplop tindakan yang dibutuhkan dan tanggal saat Anda bermaksud untuk memecahkan urusan itu. Bila mungkin, lakukan tindakan sesuai dengan permintaan di hari yang sama saat menerimanya. Jangan tinggalkan komputer, meja, atau pikiran Anda menjadi tersumbat oleh hal-hal yang tidak berguna. 28
  29. 29. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? I TOPIK 3: Mengelola Penjualan II ALOKASI WAKTU: 2 Jam III TUJUAN: • Peserta memahami bahwa menjual adalah sebuah seni dan untuk mencapai keberhasilan bisnis, seorang wirausaha harus memiliki kemampuan yang baik dalam menjual barang dan/atau jasa mereka. IV DASAR PEMIKIRAN: • Untuk mencapai keberhasilan usaha, dibutuhkan lebih dari sekadar barang atau jasa yang bagus. Diperlukan konsumen untuk membeli barang atau jasa tersebut. Mereka hanya akan melakukan pembelian apabila jenis/fitur produk yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada mereka. V. KEGIATAN: 1. Dengan menggunakan TRANSPARANSI 1, bahaslah setiap karakteristik penjual yang sukses. Mintalah peserta memberi contoh penjual dalam lingkungan mereka yang menunjukkan karakteristik-karakteristik tersebut. Peserta harus mengetahui bahwa dalam usaha kecil, seorang wirausaha juga dapat menjadi penjual yang utama. 2. Mintalah peserta mengidentifikasi dan menjelaskan karakteristik dalam TRANSPARANSI 1 yang mirip antara seorang wirausaha dan penjual. 3. Gunakan TRANSPARANSI 2 untuk menekankan tentang perlunya berorientasi pada konsumen. Bahaslah alasan-alasan mengapa setiap kualitas calon konsumen penting bagi seorang wirausaha. 4. Mintalah peserta membaca HANDOUT 1. Tunjukkan kepada mereka bahwa komunikasi adalah sarana yang sangat penting dalam proses penjualan. Dengan menggunakan prosedur penjualan, penjual dapat berkomunikasi secara efektif dengan para konsumen. 5. Distribusikan LEMBAR KERJA 1. Bagilah peserta menjadi beberapa kelompok kerja yang kecil. Mintalah masing-masing kelompok mengembangkan strategi-strategi promosi guna meningkatkan penjualan di empat toko. Bahaslah respon-respon yang ada di dalam kelas. 6. Minta peserta membaca HANDOUT 2 untuk lebih mengetahui beberapa hal yang bersifat operasional sehubungan dengan konsep menjual sukses. 29
  30. 30. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 3 TRANSPARANSI 1 Karakteristik Penjual Sukses 1. Berorientasi pada hasil 2. Memiliki motivasi yang tinggi 3. Percaya diri 4. Berpenampilan profesional 5. Jujur 6. Dapat dipercaya 7. Memiliki pengetahuan tentang produk 8. Pendengar yang baik 9. Antusias 10. Memiliki kepribadian yang menyenangkan 11. Komunikator 12. Mudah bergaul 13. Sopan 30
  31. 31. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 3 TRANSPARANSI 1 Kualitas Konsumen Potensial • Untuk sebuah usaha, konsumen potensial adalah "Orang yang Paling Penting”. • Konsumen potensial tidak tergantung pada bisnis apapun. • Konsumen potensial tidak mengganggu kegiatan bisnis, mereka adalah tujuan dari bisnis itu sendiri. • Sebuah usaha tidak membantu konsumen potensial dengan melayani mereka - tapi konsumen potensial membantu bisnis dengan memenuhi fungsi tersebut. • Konsumen potensial bukan sekadar angka statistik, mereka adalah manusia yang punya perasaan dan emosi seperti halnya orang lain. • Konsumen potensial bukan lawan adu pikir. Tidak ada yang dapat menang beradu argumentasi dengan konsumen potensial. • Konsumen potensial adalah manusia yang punya kemauan dan kebutuhan. Bisnis bertugas untuk memenuhinya. 31
  32. 32. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 3 HANDOUT 1 Penjualan Membutuhkan Komunikasi Keberhasilan penjualan tergantung dari kemampuan seorang wirausaha untuk: (a) Menarik perhatian pembeli. (b) Menentukan kebutuhan, keinginan, masalah, dan tujuan konsumen (c) Memperlihatkan bagaimana barang atau jasa dapat memenuhi kebutuhan tersebut. (d) Menyelesaikan masalah yang menghalangi konsumen membeli. (e) Melakukan transaksi bisnis dengan konsumen. Keberhasilan bisnis tergantung dari seni menjual. Jika seorang wirausaha dapat memanfaatkan kesempatan untuk melayani masyarakat, memenuhi kebutuhan mereka, serta memecahkan masalah mereka, maka kebanyakan konsumen akan merasa puas. Konsumen yang puas akan terus mengadakan bisnis dengan seorang wirausaha dan merekomendasikan barang dan jasa wirausaha tersebut kepada orang lain. Tanpa memandang jenis usahanya, seorang wirausaha harus memusatkan perhatian tidak hanya untuk memproduksi barang atau jasa, tetapi juga bagaimana menjual barang atau jasa tersebut. Seorang wirausaha adalah penjual karena mereka selalu menjual produk/jasa mereka untuk masyarakat umum. Mereka harus mempertahankan citra penjualan mereka kemanapun mereka pergi dan apapun yang mereka lakukan di lingkungan masyarakat. Ketika menjual, Anda menyampaikan kepada calon konsumen mengenai diri Anda dan barang atau jasa yang Anda jual. Proses ini dapat dianggap sebagai serangkaian langkah, dan setiap langkah melibatkan tingkat komunikasi yang lebih tinggi. Langkah 1: Lakukan pendekatan kepada calon konsumen kemudian perkenalkan diri Anda dan perusahaan Anda. Langkah 2: Berikan alasan mengapa Anda melakukan pendekatan pada calon konsumen. Langkah 3: Perlihatkan atau jelaskan tentang barang/jasa yang Anda jual. Langkah 4: Tunjukkan manfaat barang/jasa tersebut kepada calon konsumen. Langkah 5: Negosiasikan syarat dan ketentuan penjualan. Langkah 6: Mintalah calon konsumen mengambil keputusan terkait dengan pembelian barang/ jasa tersebut. Langkah 7: Setelah konsumen mulai membeli barang atau jasa Anda, susunlah strategi untuk membantu Anda mempertahankan konsumen tersebut. Sebuah penelitian menunjukkan bahwa dibutuhkan upaya 10 kali lipat untuk menarik konsumen baru, ketimbang mempertahankan konsumen lama. Seperti halnya komunikasi yang efektif, menjual adalah proses dua arah. Menjual lebih merupakan seni ketimbang keterampilan. Anda harus pandai bertanya dan menjadi pendengar aktif untuk dapat memahami keinginan dan minat konsumen. Anda harus menyesuaikan pesan dan gaya komunikasi Anda dengan kepribadian dan motif membeli calon konsumen. Melalui komunikasi yang efektif, Anda menjalin hubungan dengan konsumen berdasarkan kepercayaan dan keyakinan; hubungan ini akan membentuk pondasi yang kuat untuk transaksi penjualan sekarang dan di masa mendatang. 32
  33. 33. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 3 LEMBAR KERJA 1 Merencanakan Kegiatan Promosi Peristiwa 1: Anda memasuki masa penjualan yang sedang menurun setelah musim liburan dan Anda masih punya sisa barang dagangan yang Toko Serba Ada sangat banyak dari musim sebelumnya. Walaupun Anda menyadari bahwa situasi itu merupakan akibat dan pesanan barang-barang tertentu yang berlebihan, Anda belum mengaku kalah. Anda berencana mengadakan promosi khusus untuk barang-barang yang belum terjual tersebut selama lima minggu ke depan. Bagaimana cara Anda merencanakan kampanye promosi penjualan untuk meningkatkan penjualan? Peristiwa 2: Toko obat Anda berjalan dengan baik, tetapi menurut catatan Toko Obat Anda, jumlah pelanggan tidak juga meningkat. Anda menduga bahwa sebagian besar pasar potensial Anda telah berbelanja di toko obat lain yang letaknya dua blok dari toko Anda. Anda menyadari bahwa toko Anda sangat membutuhkan lebih banyak lagi pelanggan untuk meningkatkan profit/keuntungan. Bagaimana Anda merancang promosi penjualan untuk meningkatkan jumlah pelanggan tetap pada toko Anda? Peristiwa 3: Toko buku Anda yang berukuran kecil dan dulunya milik almarhum paman Anda, telah meningkat bisnisnya sejak Anda Toko Buku ambil alih. Namun masih ada beberapa masalah: (1) Anda punya barang dagangan yang sangat banyak dari sisa stok paman Anda, yang lambat penjualannya, dan (2) Anda masih perlu menarik konsumen baru jika ingin bisnis Anda berkembang. Tiga minggu lagi, toko pakaian baru yang besar dan terletak di daerah itu akan dibuka dan Anda merasa ini adalah saat yang tepat untuk menarik masyarakat datang ke toko buku Anda. Bagaimana cara Anda memasang iklan atau mempromosikan toko Anda sebelum pembukaan tersebut, untuk memastikan konsumen yang hadir pada acara pembukaan tersebut juga akan mengunjungi toko Anda? Insentif khusus apa yang akan Anda tawarkan kepada mereka selama minggu pembukaan tersebut? 33
  34. 34. MARI BELAJAR BISNIS Peristiwa 4: Anda telah berhasil melakukan bisnis dengan masyarakat Servis Peralatan Rumah yang tinggal di lingkungan Anda agar mau memperbaiki Tangga peralatan rumah tangga mereka (seperti setrika, alat pemanggang roti, radio, dll.), tapi Anda belum berhasil melakukan bisnis dengan masyarakat yang tinggal di sekitar kota kecil tersebut. Belum ada toko servis peralatan rumah tangga di kota itu, jadi persaingan belum ada di sana. Anda baru saja membeli mobil van bekas, sehingga Anda bisa mengirim barang-barang yang telah diperbaiki dan membawa alat-alat untuk memperbaiki peralatan rumah tangga di rumah mereka. Anda telah mengangkat seorang pekerja paruh waktu untuk menjaga toko sewaktu Anda keluar. Namun jika Anda ingin mempertahankan mobil van dan pekerja Anda, maka Anda perlu sedikit mengembangkan bisnis Anda. Bagaimana cara Anda merencanakan skema promosi untuk menarik konsumen yang lebih banyak? 34
  35. 35. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 3 HANDOUT 2 33 Kiat untuk Meraih Kesuksesan dalam Pemasaran Buktikan dengan mempraktikkan tiga sampai lima kegiatan pemasaran setiap harinya, dan Anda akan segera mengembangkan kebiasaan pemasaran yang sukses. Bagian dari gerilya cara berpikir pemasaran menyarankan Anda harus selalu berpikir tentang pemasaran. Bukan hanya setiap tiga bulan, bukan hanya setiap bulan, bukan hanya setiap minggu, tetapi setiap hari. Sungguh, hal ini tidak sesulit kedengarannya. Terdapat beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan pemasaran ke dalam kegiatan-kegiatan harian Anda. Sering dikatakan bahwa melakukan apapun selama 21 hari berturut-turut akhirnya akan menjadi sebuah kebiasaan bagi Anda. Dan sebuah kebiasaan pemasaran merupakan hal yang bagus untuk dimiliki oleh usaha apapun. Jadi, saya menyarankan kepada Anda untuk memilih tiga sampai lima hal setiap harinya yang terkait dengan pemasaran untuk bisnis Anda. Anda harus melakukannya di awal hari, sebelum Anda mulai memerangi api rutin harian dan sebelum terlena dengan semua tugas yang sudah Anda rencanakan sebelumnya. Apabila Anda berusaha mengembangkan kebiasaan pemasaran ini—dan cara pikir pemasaran yang baik—setiap harinya, Anda akan segera menemukan bahwa Anda telah melampaui batasan “tiga sampai lima hal”. Anda akan mendapati diri Anda secara otomatis berbicara dan berpikir mengenai pemasaran, atau berbicara, menyimak, dan berpikir tentang pelanggan dan prospek untuk mendapatkan keuntungan. Dan semakin Anda berpikir tentang pemasaran, semakin besar kesempatan Anda untuk mencapai tujuan-tujuan pemasaran dan bisnis Anda secara keseluruhan. Ketika berbicara dengan banyak pemilik usaha lain, para profesional, atau pengelola organisasi, saya menemukan bahwa pada awalnya mereka kadang-kadang tertantang ketika mereka hendak menemukan tiga sampai lima tugas pemasaran yang harus dilakukan setiap harinya. Ingat saja, kegiatan-kegiatan ini tidak harus rinci, tidak harus panjang dan bertele-tele, dan tidak harus memakan banyak waktu. Untuk memulai kebiasaan Anda dan membantu pola pikir pemasaran Anda, berikut ini adalah jenis- jenis kegiatan yang dapat Anda lakukan setiap hari sebelum kegiatan-kegiatan kerja harian Anda yang non-pemasaran dimulai: 1. Tulis ucapan terima kasih Anda kepada calon pelanggan atau pelanggan. 2. Masukkan nama pelanggan atau calon pelanggan ke database. 3. Curah pendapat tentang ide-ide judul pemasaran. 4. Kunjungi situs web pesaing. 5. Tulis sebuah artikel untuk dimasukkan ke organisasi bisnis lokal Anda. 6. Buat daftar tentang ide-ide siaran pers. 7. Tulis sebuah siaran pers. 8. Telepon sebuah surat kabar dan tanyakan siapa penyunting artikel atau tulisan untuk bidang keahlian Anda. 9. Buat surat e-mail penjualan. 35
  36. 36. MARI BELAJAR BISNIS 10. Telepon beberapa calon pelanggan atau pelanggan untuk memperoleh informasi alamat email mereka. 11. Kembangkan serangkaian pertanyaan survei. 12. Curah pendapat tentang konsep-konsep iklan. 13. Tulis sebuah surat ke radio atau stasiun TV. 14. Dapatkan informasi alamat dari media. 15. Rencanakan memberikan nama baru untuk produk Anda. 16. Melakukan pengembangan produk baru dan perkenalan ide-ide. 17. Mengundang pelanggan atau calon pelanggan ke kantor Anda untuk minum kopi atau mendiskusikan ide-ide baru. 18. Mengenali calon pelanggan atau pelanggan khusus. 19. Mendiskusikan fusi/penyatuan ide pemasaran dengan mitra bisnis strategis. 20. Mengunjungi beberapa situs web yang terkait dengan pemasaran. 21. Memajang informasi baru di situs web Anda. 22. Merencanakan kalender jejaring Anda untuk minggu itu. 23. Telepon untuk menindaklanjuti kontak jejaring. 24. Memperoleh perkiraan harga untuk biaya cetak dan pengiriman surat kampanye secara langsung. 25. Kirimkan surat mengenai produk Anda ke calon-calon pelanggan utama. 26. Curah pendapat ide-ide untuk kontes “masuk untuk menang”. 27. Mengembangkan kupon untuk barang atau jasa Anda. 28. Menulis ulang naskah nada tunggu di pesawat telepon Anda. 29. Buat sebuah artikel atau tulisan lain untuk newsletter Anda. 30. Curah pendapat tentang ide barang atau jasa baru. 31. Rencanakan kegiatan layanan pelanggan baru yang benar-benar akan menyenangkan pelanggan-pelanggan Anda. 32. Kembangkan daftar manfaat dari produk Anda dan bandingkan dengan pesaing-pesaing Anda. 33. Kembangkan sebuah daftar, sepuluh teratas atau informasi lain sebagai tanggapan atas sebuah upaya pemasaran. Apabila Anda masih tertantang dengan menemukan kegiatan-kegiatan yang tepat untuk kegiatan harian Anda, tiga sampai enam tugas, bagilah strategi pemasaran Anda ke dalam kategori-kategori umum ini: Surat Langsung, Berjejaring, Publisitas, Iklan, Fusi, Perencanaan, Barang dan Jasa Baru, Bahan-Bahan Komunikasi Pemasaran, dan lain-lain. Kemudian berkonsentrasilah untuk memikirkan kegiatan-kegiatan untuk satu bidang setiap waktunya. Tidak ada yang benar-benar menghitung “tiga sampai lima” hal Anda. Intinya adalah untuk melakukan sesuatu hal yang terkait dengan pemasaran setiap harinya untuk membantu Anda memikirkan tentang pemasaran setiap waktu. Tentunya beberapa kegiatan ini akan membutuhkan waktu lebih lama daripada hanya beberapa menit. Tapi, itu tidak apa-apa, bahkan apabila kegiatan-kegiatan ini mengkonsumsi seluruh hari Anda. Meskipun tujuan Anda untuk mencapai tiga sampai lima hal ini terkait dengan pemasaran setiap harinya, pada beberapa hari, Anda mungkin hanya mendapatkan satu atau dua; di hari-hari lain, Anda mungkin sedang bersemangat dan dapat melakukan lima sampai tujuh hal. Jangan terpaku pada jumlahnya. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membantu Anda mengembangkan kebiasaan pemasaran dan memindahkan upaya pemasaran Anda ke langkah berikutnya dalam pemenuhan rencana Anda. 36
  37. 37. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? Dan bahkan jika Anda merencanakan kegiatan-kegiatan Anda untuk hari itu, jangan terkejut bila pada saat kemajuan Anda, tanggapan dan hasil yang mendikte arah kegiatan Anda dan akan membuat Anda bergerak ke arah yang berbeda dari yang Anda rencanakan. Umumnya, hal ini sangat positif, dan Anda harus membiarkan kegiatan tersebut memandu Anda dan membuat kebiasaan tersebut terus berjalan. Tidak peduli berapa banyak atau betapa sedikitnya yang Anda capai, intinya adalah untuk memulai. Karena tiga minggu penuh dengan kegiatan-kegiatan non-pemasaran segera menjadi kebiasaan non-pemasaran dan hal tersebut merupakan resep yang pasti atas kegagalan bisnis. 37
  38. 38. MARI BELAJAR BISNIS I TOPIK 4: Memilih Pemasok II ALOKASI WAKTU: 4 Jam III TUJUAN: • Peserta dapat mengidentifikasi dengan cara bagaimana para pemasok bisa memberikan kontribusi dalam mencapai keberhasilan usaha. IV DASAR PEMIKIRAN: • Peran dan posisi pemasok amat penting bagi seorang wirausaha karena mereka menyediakan berbagai macam pelayanan kepada usaha mereka. Pemasok biasanya menjual produk mereka ke seorang wirausaha dalam bentuk kredit (bukan tunai). Seorang wirausaha dapat membeli produk dalam jumlah kecil berdasarkan kebutuhan mereka, sehingga bisnis mereka tidak menggunakan seluruh dananya untuk membeli persediaan. Pemasok dapat memberikan masukan yang bersifat teknis, trend pasar, dan produk baru. Seorang wirausaha harus memilih pemasok yang menawarkan harga murah, memberikan masukan yang paling bermanfaat, mengantar produk pesanan sesuai waktu yang telah disepakati, dan memberikan kelonggaran ketika seorang wirausaha mengalami kesulitan keuangan. V KEGIATAN: 1 Berikan HANDOUT 1 kepada peserta pelatihan untuk dibaca dan kemudian dibahas. 2. Bahas prosedur untuk memilih pemasok menggunakan TRANSPARANSI 1. 38
  39. 39. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 4 HANDOUT 1 Melakukan Transaksi dengan Pemasok Seorang wirausaha harus mengikuti prosedur tertentu ketika membeli barang, bahan baku, atau peralatan dari para pemasok. Langkah 1 Tentukan kebutuhan usaha Anda. Dengan melakukan survei pasar, Anda dapat mengetahui siapa konsumen Anda dan produk apa yang mereka inginkan. Kebutuhan konsumen akan menentukan: Bahan dan peralatan yang diperlukan oleh usaha Anda untuk memproduksi barang yang akan dijual kepada konsumen. Barang jadi yang harus dibeli dari pemasok untuk dijual kembali kepada konsumen. Jumlah setiap produk yang harus dibeli sebagai persediaan. Harga yang harus dibayar untuk sejumlah barang yang dibeli dari pemasok. Waktu tertentu di mana barang dan bahan harus diterima dari pemasok. Langkah 2 Mengidentifikasi calon pemasok. Tentukan pemasok yang menjual barang, bahan baku, atau peralatan yang Anda perlukan dengan cara: Bertanya kepada pegawai Anda, teman bisnis Anda, dan lainnya. Cobalah mencari tahu siapa pemasok pesain-pesaing Anda. Menghubungi badan-badan yang mendukung usaha kecil seperti Kamar Dagang dan Industri (KADIN) atau Asosiasi Pengusaha Indonesia (APINDO). Mencermati koran, majalah, direktori perdagangan dan bisnis di buku telepon untuk mendapatkan nama dan alamat pemasok potensial. Menentukan barang, bahan baku, atau peralatan yang dijual para pemasok serta harga, potongan harga, kredit dan jasa pengiriman yang disediakan. Menentukan, dengan bantuan seorang wirausaha lain, apakah seorang pemasok dapat diandalkan. Sebagai contoh: apakah pemasok tersebut biasa mengirim barang secara tepat waktu? Apakah pemasok mau menerima barang atau bahan yang dikembalikan? Seberapa besar tanggung-jawab pemasok atas mutu barang atau bahan? Apakah pemasok jujur dalam melakukan bisnis? Langkah 3: Hubungi Pemasok. Menghubungi pemasok dapat dilakukan dengan mengunjungi kantornya secara pribadi, menelepon atau mengirim surat ke pemasok tersebut. Setiap pemasok potensial harus menyediakan informasi tertulis kepada Anda tentang jenis barang, materi atau peralatan yang dapat disediakan masing-masing pemasok. Pertanyaan-pertanyaan khusus termasuk: Apakah pemasok tersebut memiliki barang dengan kualitas/mutu dan kuantitas/jumlah yang Anda butuhkan? 39
  40. 40. MARI BELAJAR BISNIS Barang apa yang dapat Anda beli dengan jumlah paling sedikit? Apakah Anda perlu membayar tunai atau kredit? Berapa besar kredit yang Anda dapatkan dan berapa lama masa pengembaliannya? Apakah Anda memperoleh potongan harga bila membeli barang dalam jumlah besar atau membayar dengan cepat? Seberapa besar potongan harga yang Anda dapatkan? Apakah pemasok mengirim barang tersebut ke toko Anda? Seberapa cepat pengiriman barang setelah pemesanan dilakukan? Apakah Anda perlu membayar biaya transportasi atau apakah biaya pengiriman gratis? Catatan: Pastikan pemasok memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan Anda secara tertulis. Mintalah surat penawaran secara tertulis. Bila ada perselisihan di antara Anda dengan pemasok di kemudian hari, surat penawaran tertulis dapat mempermudah penyelesaian masalah tersebut. Langkah 4 Pilihlah pemasok terbaik. Bandingkan penawaran-penawaran yang diterima dari beberapa pemasok untuk mengetahui apa perbedaan tawaran yang diberikan masing-masing pemasok. Penawaran adalah jawaban tertulis atas pertanyaan Anda kepada pemasok. Dalam penawaran, pemasok menyediakan informasi rinci tentang barang, material/bahan atau peralatan, harga, sistem pembayaran, pengiriman dan persyaratan lain yang terkait dengan pesanan Anda. Seorang wirausaha perlu menentukan syarat dan prioritas apa yang paling penting dalam memilih pemasok. Apakah pembayaran bisa dilakukan dengan kredit, reliabilitas/terpercaya, harga, potongan harga atau pertimbangan-pertimbangan lain? Setelah keputusan diambil yang terkait dengan pemasok yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda: Cobalah bernegosiasi dengan pemasok untuk memperoleh persyaratan yang lebih baik. Pilih pemasok terbaik untuk bisnis Anda. Langkah 5: Pesan barang, Dalam pemesanan barang, pastikan pesanan Anda dilakukan secara tertulis. Telitilah secara seksama jumlah barang yang Anda butuhkan: Barang apa yang bisa Anda pesan dalam jumlah paling sedikit? Berapa harga untuk masing-masing pembelian partai besar? Dapatkah Anda memesan kurang dari satu paket besar? Langkah 6 Penerimaan barang. Setelah barang diterima, segera lakukan pemeriksaan atas barang-barang tersebut. Pemasok biasanya mengirim nota pengiriman beserta barang atau bahan tersebut. Nota pengiriman memberikan informasi rinci tentang barang. Pemasok akan meminta Anda menandatangani nota pengiriman sebagai bukti penerimaan atas barang-barang tersebut. Kadang-kadang sebagian pemasok mengirim faktur dan bukan nota pengiriman. Periksalah barang- barang tersebut sesuai dengan faktur yang ada. Jika Anda sendiri yang menerima barang atau bahan tersebut dari pemasok, maka Anda perlu memeriksa jenis dan jumlah barang sebelum disimpan. 40
  41. 41. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? Periksa apakah nota pengiriman atau faktur tersebut sudah sesuai dengan pesanan Anda. Periksa apakah semua barang yang dipesan sudah diterima secara tepat waktu. Jika ada yang salah, segera beritahukan pemasok. Jangan tandatangani nota pengiriman atau membayar barang-barang tersebut sampai masalahnya diselesaikan. Langkah 7 Periksa faktur. Anda perlu memeriksa faktur karena faktur tersebut menyediakan daftar barang- barang yang telah Anda beli serta informasi tentang waktu dan cara membayar pemasok. Pastikan faktur sudah benar. Jika Anda membeli barang dengan sistem kredit, bandingkan faktur dengan nota pengiriman. Daftar barang atau material/bahan yang ada di faktur dan nota pengiriman tersebut harus sama. Pastikan Anda telah menerima semua barang yang ditagih serta harga dan jumlahnya sudah benar. Apabila faktur tidak benar, segera beritahukan pemasok dan tentukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah ini. Langkah 8 Pembayaran. Lakukan pembayaran kepada pemasok dengan uang tunai atau cek. Pastikan Anda menerima kwitansi sebagai bukti pembayaran. 41
  42. 42. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 4 TRANSPARANSI 1 Melakukan Transaksi Bisnis dengan Pemasok Langkah 1: Tentukan kebutuhan bisnis Anda Langkah 2: Identifikasi calon pemasok Langkah 3: Hubungi pemasok Langkah 4: Pilih pemasok terbaik Langkah 5: Pesan barang Langkah 6: Penerimaan barang Langkah 7: Periksa faktur Langkah 8: Pembayaran 42
  43. 43. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? I TOPIK 5: Menggunakan Teknologi Dalam Usaha Kecil II ALOKASI WAKTU: 2 Jam III TUJUAN: • Peserta memahami bagaimana teknologi baru dapat mempengaruhi usaha kecil. IV DASAR PEMIKIRAN: • Penggunaan teknologi adalah faktor yang penting karena dapat meningkatkan produktivitas pegawai, sehingga meningkatkan daya saing barang konsumen maupun barang modal yang diproduksi secara lokal. Pemakaian teknologi yang tepat akan memberi keuntungan pada peralatan dan perlengkapan yang diproduksi secara lokal dan sumber daya lokal; ini akan meningkatkan hubungan antarusaha lokal. V KEGIATAN: 1. Mintalah peserta membaca HANDOUT 1. Kemudian mintalah mereka membahas pemakaian teknologi untuk meningkatkan produksi atau membuat produk baru. Selanjutnya mintalah peserta membahas perubahan-perubahan yang terjadi di tengah- tengah masyarakat sebagai hasil dari pemakaian teknologi baru tersebut. Contohnya: Internet, ponsel, sistem penyaringan air yang baru dan sistem pertanian baru. 2. Mintalah peserta mengisi LEMBAR KERJA 1. Pelajari tujuh sifat teknologi dalam hal efisiensi dan efektivitasnya untuk sebuah bisnis akuntansi yang ingin membeli telepon seluler untuk digunakan dalam bisnis tersebut. Untuk mempermudah menyelesaikan kasus itu, anjurkan kepada peserta untuk membaca HANDOUT 2 3. Gunakan TRANSPARANSI 1, fokuskan pada pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan sebelum perusahaan melakukan investasi dengan membeli teknologi baru. 4. Bagilah peserta yang ada di dalam kelas tersebut menjadi beberapa kelompok kecil. Dengan menggunakan komputer (INTERNET bila mungkin), mintalah peserta mencari informasi tentang "produsen peralatan oven untuk membuat roti". Mintalah masing-masing kelompok melaporkan hasil temuan mereka di depan kelas. Kelompok yang memberikan informasi yang paling komprehensif akan diumumkan sebagai pemenang. Sebagai ringkasan kegiatan, bahaslah pemakaian komputer untuk melakukan penelitian bisnis. 43
  44. 44. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 5 HANDOUT 1 Teknologi Untuk Usaha Kecil Teknologi akan mengubah permintaan konsumen secara terus menerus. Kegiatan usaha menggunakan teknologi baru untuk menghasilkan barang dan jasa baru. Seorang wirausaha perlu menyadari bahwa perkembangan teknologi baru seperti internet dan ponsel dapat meningkatkan pertukaran informasi dan memiliki dampak pada pengoperasian bisnis mereka. Seorang wirausaha mungkin tidak mengetahui sifat dan dampak semua teknologi baru, namun mereka harus berupaya memahami perkembangan teknis yang mungkin memiliki dampak besar terhadap pengoperasian usaha mereka. Usaha kecil bersifat fleksibel dan dapat membawa dan memperkenalkan barang-barang baru. Sebaliknya usaha kecil mungkin tidak memiliki pengalaman, waktu, atau modal untuk mengembangkan dan memasarkan produk baru. Usaha kecil harus realistis dalam menilai: permintaan akan produk baru, aspek-aspek keuangan dalam mengembangkan pasar baru serta waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan teknologi baru. Melalui perencanaan dan perkiraan, kita dapat meramalkan beberapa perubahan teknologi yang mungkin mempengaruhi penjualan produk yang ada sekarang dan potensi untuk mengembangkan produk-produk baru. Membeli teknologi baru seperti komputer merupakan komitmen sumber daya jangka panjang yang tidak dimiliki sebagian besar usaha kecil. Karena masalah pengoperasian bisnis sehari-hari, seorang wirausaha hanya punya sedikit waktu untuk melakukan perencanaan yang luas, walaupun teknologi--teknologi baru mungkin memiliki dampak yang besar terhadap bisnis mereka pada masa mendatang. Perusahaan-perusahaan kecil harus mengembangkan produk dan pasar di mana mereka punya peluang meraih sukses dan mampu bersaing. Akibat minimnya sumber permodalan, seorang wirausaha harus mampu bereaksi cepat terhadap perubahan pasar dan memahami kebutuhan konsumen mereka di masa mendatang. Karateristik teknologi yang cocok untuk usaha kecil adalah: 1. SEDERHANA. Agar sesuai, teknologi harus mudah dioperasikan. Pengguna harus mampu menerapkan teknologi ini tanpa ada masalah apapun. 2. EFEKTIF. Efektivitas teknologi dinilai dari sejauh mana teknologi tersebut memiliki kesesuaian/ kecocokan dengan target pengguna. 3. KETERSEDIAAN. Sebagian teknologi mungkin sesuai untuk tujuan-tujuan tertentu namun tidak tersedia di pasar lokal. Teknologi informasi, misalnya, mungkin paling cocok untuk tugas-tugas tertentu, tapi teknologi ini mungkin tidak tersedia di pasar lokal. 4. FLEKSIBILITAS. Seiring perubahan waktu, persyaratan teknologi pun berubah. Teknologi yang sesuai harus fleksibel agar dapat disesuaikan dengan perubahan waktu di masa mendatang. 5. TAHAN LAMA. Teknologi akan mampu bertahan lama hanya bila membutuhkan pemeliharaan dan perbaikan yang minimal. 6. EFISIEN. Teknologi harus efisien dalam menggunakan sumber daya lokal. 7. EKONOMIS. Biaya pengadaan teknologi harus disesuaikan dengan manfaat yang diperoleh. Manfaat secara keseluruhan harus lebih besar dari biaya teknologi. 44
  45. 45. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 5 LEMBAR KERJA 1 Sifat Teknologi Yang Sesuai Untuk ketujuh karakteristik berikut ini, jelaskan dan berikan contoh bagaimana pembelian sebuah telepon seluler bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah perusahaan akuntansi yang melayani 60 perusahaan lokal? 1. SEDERHANA: 2. EFEKTIVITAS: 3. KETERSEDIAAN: 4. FLEKSIBILITAS: 5. TAHAN LAMA: 6. EFISIEN: 7. BIAYA YANG EKONOMIS: 45
  46. 46. MARI BELAJAR BISNIS MODUL 7: Topik 5 HANDOUT 2 Pertanyaan yang harus dijawab sebelum usaha kecil menggunakan teknologi Menerapkan teknologi baru seperti komputer atau telepon seluler dalam suatu perusahaan dapat membantu meningkatkan produktivitas dan inovasi produk. Dalam usaha kecil, inovasi teknologi yang sederhana dapat membantu meningkatkan kualitas produk dan desain produk, serta mengurangi biaya produksi. Seorang wirausaha perlu memahami teknologi baru dengan mengikuti pameran perdagangan, menghubungi badan-badan pengembangan usaha kecil, serta mengunjungi daerah-daerah lain di negara mereka serta negara tetangga untuk memperoleh gambaran tentang teknologi yang sesuai dengan kondisi lokal mereka. Sehubungan dengan hal tersebut maka perlu dipahami pertanyaan-pertanyaan berikut : 1. Bagaimana pemakaian teknologi baru dapat meningkatkan pangsa pasar? 2. Bagaimana teknologi dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan untuk jangka panjang maupun jangka pendek? 3. Apakah studi pasar sudah dilakukan untuk mengetahui kebutuhan produk baru? 4. Apabila teknologi digunakan untuk menghasilkan produk baru, berapa lama waktu yang dibutuhkan produk itu untuk dapat diterima oleh konsumen? 5. Apakah sumber daya manusia, bahan/material dan modal tersedia untuk menghasilkan dan memasarkan produk baru? 6. Apakah seorang wirausaha memiliki cukup pengetahuan dan pengalaman untuk menerapkan teknologi baru dalam bisnisnya? 7. Bagaimana teknologi baru dapat mempengaruhi ukuran dan kelancaran pengoperasian bisnis yang ada? Bagaimana reaksi pesaing terhadap penerapan teknologi baru tersebut? 46
  47. 47. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 4 TRANSPARANSI 1 Pertanyaan tentang Teknologi 1. Bagaimana pemakaian teknologi baru dapat meningkatkan pangsa pasar? 2. Bagaimana teknologi dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan untuk jangka panjang maupun jangka pendek? 3. Apakah studi pasar sudah dilakukan untuk mengetahui kebutuhan produk baru? 4. Apabila teknologi digunakan untuk menghasilkan produk baru, berapa lama dibutuhkan produk itu untuk dapat diterima oleh konsumen? 5. Apakah sumber daya manusia, bahan/material dan modal tersedia untuk menghasilkan dan memasarkan produk baru? 6. Apakah seorang wirausaha memiliki cukup pengetahuan dan pengalaman untuk menerapkan teknologi baru dalam bisnisnya? 7. Bagaimana teknologi baru dapat mempengaruhi ukuran dan kelancaran pengoperasian bisnis yang ada? 8. Bagaimana reaksi pesaing terhadap penerapan teknologi baru tersebut? 47
  48. 48. MARI BELAJAR BISNIS I TOPIK 6: Mengetahui Biaya Sebuah Usaha II ALOKASI WAKTU: 3 Jam III TUJUAN: • Peserta mengetahui bahwa ada berbagai jenis biaya yang akan muncul dalam sebuah bisnis. • Peserta memahami bahwa menekan biaya serendah mungkin dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. IV DASAR PEMIKIRAN: • Seorang wirausaha yang menjalankan suatu bisnis harus membayar banyak tagihan untuk barang dan jasa yang ia butuhkan untuk usahanya, seperti bahan baku, mebel kantor, tagihan telepon, gaji pegawai, dan lain-lain. Berbagai pengeluaran itu disebut biaya. • Seorang pemilik bisnis harus tahu pasti biaya dari produk atau jasa yang hendak dijual. Bila biaya suatu produk lebih tinggi dari harga yang bisa dibayar konsumen atau lebih tinggi dari harga yang ditawarkan pesaing, maka ia tidak akan dapat menjual produk tersebut. Dalam situasi semacam ini, seorang wirausaha harus menekan biaya. • Ada berbagai jenis biaya dan mengetahui berbagai biaya ini akan memungkinkan seorang wirausaha mengendalikan, mengontrol, dan menjaga biaya tetap rendah. V KEGIATAN: 1. Minta peserta membaca HANDOUT 1 guna mengetahui informasi dan penjelasan tentang jenis-jenis biaya. 2. Gunakan LEMBAR KERJA 1 dan minta peserta untuk mengalokasikan pembayaran- pembayaran sebagai biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung, atau biaya tidak langsung. Perlihatkan TRANSPARANSI 1 dan diskusikan tiap pembayaran dengan peserta. Pastikan mereka memahami perbedaan antara biaya langsung dan biaya tidak langsung dan bagaimana mereka bisa menghitung total biaya dari suatu produk atau jasa. 3. Gunakan HANDOUT 2 untuk menjelaskan berbagai kategori biaya yang berbeda. Berikan penjelasan khusus tentang biaya depresiasi. 4. Gunakan lagi LEMBAR KERJA 1 dan minta peserta menghubungkan satu dari keempat kategori biaya untuk tiap pembayaran dan minta mereka mengisi setiap kolom. Tunjukkan TRANSPARAN 1 dan diskusikan setiap pembayaran terkait dengan kategori biaya. 5. Gunakan LEMBAR KERJA 2. Minta para peserta menghitung depresiasi dari contoh-contoh yang diberikan dan isi formulir depresiasi yang mereka rancang. 48
  49. 49. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 6: Topik 6 HANDOUT 1 Biaya Langsung Dan Tidak Langsung Setiap usaha mengeluarkan biaya, meskipun sedang tidak melakukan aktivitas produksi, penjualan, atau penyediaan jasa. Sangatlah penting memahami hal ini agar seorang wirausaha mengetahui persoalan biaya langsung dan tak langsung. Biaya langsung adalah biaya yang dikeluarkan ketika suatu usaha sedang memproduksi suatu produk atau menghasilkan suatu jasa atau membeli barang untuk dijual. Biaya-biaya ini tergantung secara langsung dengan jumlah produk, jasa, atau barang yang dihasilkan. Biaya langsung terdiri dari dua sub-kelompok biaya: Biaya Langsung Biaya Bahan Biaya Tenaga Langsung Kerja langsung Biaya Bahan Langsung Biaya Tenaga Kerja Langsung • Biaya semua hal yang • Semua gaji para pegawai dan menjadi bagian dari suatu pembantu yang berhubungan produk atau digunakan langsung dengan produksi untuk memproduksi jasa atau penyampaian suatu jasa. atau dibeli untuk dijual Ini termasuk biaya jaminan kembali. sosial. • Biaya untuk mendapatkan • Gaji pegawai untuk pengecer bahan baku seperti biaya dan agen grosir tidak transportasi dari pemasok termasuk biaya langsung ke usaha juga termasuk karena satu orang biasanya biaya langsung menjual banyak barang yang berbeda-beda. 49
  50. 50. MARI BELAJAR BISNIS Biaya Tidak Langsung adalah biaya-biaya lain yang dikeluarkan dalam kegiatan-¬kegiatan bisnis yang tidak termasuk biaya langsung atau tidak berhubungan langsung dengan kegiatan produksi. Biaya-biaya ini tidak dapat secara langsung dikaitkan dengan suatu produk atau jasa, misalnya biaya sewa ruang kantor, gaji untuk petugas pembukuan, bunga pinjaman bank, tagihan telepon, asuransi mobil dan kebakaran, dll. Dalam bisnis grosir ataupun eceran, semua biaya pegawai adalah biaya tidak langsung. Untuk dapat menghitung biaya produksi suatu produk atau jasa, biaya tidak langsung harus dikaitkan secara proporsional. Bila bisnis tersebut memproduksi hanya satu produk atau jasa, atau produk-produknya mirip misalnya kursi, tempat tidur, celana panjang atau kemeja, biaya tidak langsungnya dibagi dengan jumlah produk dan proporsi ini ditambahkan kepada biaya total per unit per barang. Dalam bisnis jasa, biaya tidak langsung secara umum dihitung berdasarkan jam kerja dan ditambahkan ke waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan jasa tersebut. Biaya tidak langsung juga disebut sebagai biaya overhead. Untuk membedakan biaya langsung dan tidak langsung tidak selalu mudah. Misalnya, lem yang digunakan dalam pembuatan mebel. Jumlah lem yang digunakan untuk membuat satu kursi begitu kecilnya sehingga hanya mewakili bagian yang sangat kecil dari harga lem. Pengeluaran untuk satu kaleng lem kemudian dilihat sebagai biaya tidak langsung. Juga bila seorang pembantu membantu beberapa pekerja, gajinya tidak dapat dikaitkan kepada satu produk. Maka gajinya akan dihitung sebagai biaya tidak langsung. Total biaya jasa atau barang: Jumlah Biaya Bahan Langsung + Jumlah Biaya Tenaga Kerja Langsung + Proporsi dari biaya tidak langsung = Total Biaya per produk atau jasa 50
  51. 51. Modul 7: Bagaimana Menjalankan Sebuah Usaha? MODUL 7: Topik 6 LEMBAR KERJA 1 Biaya Langsung atau Biaya Tidak Langsung? • Pada kolom 2, bubuhkan L untuk biaya Iangsung dan T untuk biaya tidak langsung untuk setiap contoh di bawah ini • Pada kolom 3, peserta diharapkan untuk menandai item biaya di kolom "Kategori biaya" dengan: - P untuk biaya-biaya Pegawai - B untuk biaya-biaya Bahan - M untuk biaya-biaya Modal - L untuk biaya-biaya Lain-lain Contoh Jenis Biaya Kategori Biaya (1 ) (2) (3) Gaji Pegawai Pembelian perkakas Bahan mentah Iklan Perbaikan mesin Membeli bahan jadi Gaji pemilik Alat tulis kantor Pemeliharaan truk Biaya konsultan untuk studi pasar . Pembayaran bunga kredit Bata dan semen untuk konstruksi Bensin untuk bisnis taksi Profil aluminium untuk bengkel metal Elektroda dan gas untuk bengkel las Gaji untuk sales di toko pakaian Kulit untuk pabrik sepatu Kancing untuk usaha penjahit Sewa tempat usaha 51
  52. 52. MARI BELAJAR BISNIS Contoh Jenis Biaya Kategori Biaya (1 ) (2) (3) Sampo digunakan pada usaha salon Asuransi kebakaran Asuransi kesehatan untuk pegawai kantor Promosi penjualan untuk satu produk Perangkat lunak komputer Paku untuk produksi perabotan Biaya sekolah untuk anak pegawai Penyusutan nilai mesin Penggantian stok barang Perjalanan ke pelanggan di luar negeri Asuransi mobil Spare part dalam usaha bengkel mobil Barang-barang listrik pada usaha konstruksi Jaminan sosial untuk operator mesin Pupuk pada usaha perkebunan Tagihan listrik Buku latihan dalam pelatihan Tagihan air Minum kopi di warung atau restoran 52

×