1. Diana’s Office Training
--- Dec 22nd in Shanghai

2. Index
Diana’s Training List
Basic Introduction
Word
PPT 值此圣诞佳节之际，与上海的
广大同事一同分享我的一些微
薄经验，祝大家学的开心，用
Excel 的开心，新的一年，事事顺心
！
Other Knowledge Sharing

3. Basic Introduction
对于刚刚接触 Office Software 的同学
先熟悉熟悉菜单栏吧
我们以 Word 的菜单栏为例
对于各个菜单栏进行深入剖析
已经比较熟悉的同学
复习一下啊
子常常曰：温故才能知新嘛 ~~
O(∩_∩)o

4. 菜单栏说起 - Word 为例
新建 : C trl + N
时刻记住！
打开 : C trl + O 边做文档边保存！
防止因为意外导致文档丢失
保存 : C trl + S
E xc e l 和 P P T 要记住
另存 : F 12 时不时另存一下
文件 防止误保存无法撤销引起严
F ile 重后果
页面设置
打印预览
打印
收件人形式
发送
附件形式

5. 菜单栏说起 - Word 为例
撤销： C trl + Z
重复 : C trl + Y 撤销，剪切，复制
，粘贴的快捷键，
剪切 : C trl + X 不仅仅可以应用于
普通的 Office 软
编辑 复制 : C trl + C 件~
E d it 论坛发贴， QQ 聊
粘贴 : C trl + V 天，都很好用！
用熟练了，效率自
查找 : C trl + F 然也就高了！
替换 : C trl + H

6. 菜单栏说起 - Word 为例
工具栏 艺术字
视图 插入
标尺 标记 剪贴画 对象
Vie w Ins e rt
为什么 Diana 的电
视图
脑那么多工具栏，我 图片
版式
的就没有呢？
Diana 从哪里找到
那么多可爱的图的呢
？

7. 菜单栏说起 - Word 为例
看似不常用的工具
工具 只要你用心揣摩
To o ls 能够发现他的巨大用途
窗口 帮助 菜单栏，就说到这里了
请大家不要忽视最基础的技能和技巧
Wind o ws He lp 的运用，只有掌握住最基础的东西，
才能更好的掌握那些重点、难点内容
！

8. Word
艺术字、图片、字体、段落
你真的熟悉这些功能了吗
你真的可以运用自如了吗
也许，还有一些深入的部分
你们并不那么熟悉
让我们一起去了解一下吧
O(∩_∩)o

9. 经典功能剖析— — 艺术字
 艺术字的使用
 插入艺术字：插入 - 图片 - 艺术字
 编辑艺术字：视图 - 工具栏 - 艺术字
 大家可以试试根据工具栏编辑艺术字啊
 编辑文字
 更换艺术字种类、方向
 颜色、透明度、线条、尺寸编辑
 艺术字形状的变化
 艺术字高度的设置（英文很神奇哦）
 横竖方向变化
 如果艺术字有 2 行，还可以编辑对齐方式
 宽度也有很多选择
 除了这些以外，我们还可以根据绘图编辑栏的
图标设置艺术字的阴影和立体效果呢

10. 经典功能剖析— — 插入图片
 插入图片
 视图 - 工具栏 - 图片，打开图片编辑栏
 插入图片
 颜色、对比度、亮度
 图片裁剪、图片加框、压缩图片
 文字环绕 — — 非常重要！！！需要熟练使用！！！
 图片编辑栏
 设置透明色（不常用）
 重设图片

11. 经典功能剖析— — 字体格式
 格式 Format 这段区域是用于编辑字体及字号。
 字体 一般情况下，在 word 的一般视图
里可以直接选择。
常用中文字体：宋体 / 楷体
字符间距顾名思义，就是调整字符 常用英文字体： Arial ( 欧洲偏爱 )
与字符间距离的大小 Times New Roman （美洲偏爱
你可以尝试调整，然后预览效果 ）
字号大小以 11 号为宜
另外如果让简体中文写出繁体中文
的效果，推荐使用 PMingLiu
这段区域是用于一些特殊的编
辑，其中上标和下标用的最多
。
如序数词 3rd ，若想 rd 跑到
上面去，就可以选择上标，而
下标一般用于一些化学分子式
的书写
还有一些其它功能，你可以点
文字效果是 Word 中很神奇
击试试，具体效果察看预览栏
的一种功能。
。
可以将文字的效果变得很绚
烂。
您可以尝试点击，并且在预
览中察看效果

12. 经典功能剖析— — 项目符号和编号
 格式 Format 项目格式和编号，是用于标记段落
项目的一种符号
 项目符号和编号 我们既可以选择 1. 2. 3. 4 ，也可
以用 a. b. c. d 来标注，而且
word 带有自动功能，当你写完
1. XXX ，然后回车
“2.” 就会自动跳出来
多级符号可以用于编写一些程序文
件或者法律条款
但是，在使用过程中，项目符号和
编号会出现一些意料不到的格式问
题，届时，需要用到段落的缩进来
解决。必要的时候，用格式刷，刷
一下，也许就好了！
问题遇到的多了，自然也就变成专
家了，不要因为使用这些项目符号
会出现乱七八糟的格式而不敢使用。
只要细心解决了此问题，你的
Word 使用会前进很大一部呢！
加油！

13. 经典功能剖析— — 段落格式
 格式 Format
 段落
最常用的只有红框区域。
用于编辑行与行之间的距
离
一般情况下我们会选择单倍
行距，有的时候，希望行距
略大时，也可以选择多倍行
距，然后选择 1.25 ，或者
1.5 等。
如果我们希望文字紧凑一些
，可以选择固定行距，然后
用磅数调整。
段前和段后表示 2 个段落间
的距离，有的时候我们希望
每一段文字都很紧凑，但是
2 段之间稍有距离，这个时
候我们就可以用到此功能了
。
换行和分页以及中文版式均
不属于常用内容，在此不多

14. 经典功能剖析— — 各类对齐
 各类对齐
 左对齐：全部居左
 两端对齐 Ctrl+J ：
前面所有的行数左边和右边对齐，最后一行左对齐
 分散对齐：
所有的行数都是两端对齐，包括最后一行，字体非常的松散难堪
 右对齐：结尾署名及日期建议右对齐，看起来比较整齐划一

15. 经典功能剖析— — 标尺和缩进
 标尺和缩进
 如果没有标尺栏，需要在视图里点开
 Word 中的标尺分为 4 类
 PPT 也适用哦
首行缩进，适用于一段话中的第一段，如果是空两
格的情况，首行缩进处于悬挂缩进右边 2 字节的地
方
悬挂缩进，适用于一段话中除了第一行的其他
几行的对齐方式
L 缩进，适用于项目编号于文章之间的距
离
右端缩进，用于文章右部的对齐

16. 经典功能剖析— — 分栏和文字方向
 格式 Format
 分栏
每一次我们阅读杂志的时候，都会发现杂志中
的文章，一页一页的都整整齐齐的分为 2 栏或
者数栏
事实上， Word 也是具有此功能的。
大家可以尝试一下啦！
如果分成三栏，加上特制的铜版纸打印，可以
做成可爱的三折的小宣传册，大家不妨试试啦
。
– 文字方向
很简单的功能，用的也比较多，请记得，它是
在菜单的格式里哦
我们常常会遇到，功能到用时方恨想不起来，
所以对于这些小的使用技巧，我们要牢记它们
的位置哦！

17. 经典功能剖析— — 边框和底纹
 格式 Format
 边框和底纹
很有趣的功能，
分为边框、页面边框、底纹
边框：很少用，用于一段文字的边框
，大家可以尝试点击然后预览效果。
重点介绍页面边框
如图所示，下面的艺术型有很多可以
选择，如果你想把一片文档作的很美
，或者说用 Word 做海报，即可以
使用此种功能。
底纹即文字的背景色，类似于荧光笔
的标记，大家可以尝试着预览一下效
果。
Word 在 Office 系列中，属于最普
通，最不起眼的文档，如何将最不起
眼的 Word 文档做的生动活泼，这
些小功能是不可缺少的啦！

18. Word – 常用快捷键总结
发送指的是收件人形式发送，打印
是指默认打印机打印，如果想选择
打印机，建议使用 Ctrl + P
新建，打开、保存 发送、打印、预览
剪切、复制、粘贴、格式刷、撤销、重复
超级链接，把选定的内容链接到其 表格工具栏、插入表
他的文档或者本文档中的其他位置 格、插入 Excel 表格
分栏、文字方 项目符号选择及设 快捷调整段落缩进
向 立
文字编辑工具栏编辑文字的字体字号以及字形和间
距
段落编辑工具栏，调整对齐，以及行距

19. POWER POINT
页面设置 幻灯片母版
格式，对齐，行距 剪贴画
绘图工具栏 图片编辑
艺术字编辑 好看的字体分享

20. PPT 常用功能介绍
页面设置
根据自己需要打印文档的大小和长宽比进行页面设置，打印出来后，
就可以直接裁剪使用了哦！

21. PPT 常用功能介绍
幻灯片母版
母版：定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的幻灯片视图或页面。
插入图片，调整背景，加上艺术字等元素，尝试着做一张你自己风格的 PPT 母版
吧~

22. PPT 常用功能介绍
对齐，行距
首行缩进，适用于一段话中的第一段，如果
是空两格的情况，首行缩进处于悬挂缩进右
边 2 字节的地方
悬挂缩进，适用于一段话中除了第
一行的其他几行的对齐方式
L 缩进，适用于项目编号于
文章之间的距离
行距：指的是行与行之间的距离
点击：视图 – 标尺，即可看见标尺工具
段前段后：指的是段与段之间的距离
栏，出现在 PPT 页面上方。
点击试试吧，会更有感触！

23. PPT 常用功能介绍
剪贴画
插入
图片
剪贴画
右下角
http://office.microsoft.com/zh-cn/clipart/default.aspx
内有乾坤，要善用搜索哦

24. PPT 常用功能介绍
绘图工具栏
图片编辑
自选图形的创意叠加
巧用图示（组织结构图等）
图片填充色边框背景图案 艺术字
图片明暗对比条件色彩选择
艺术字也可以填充色彩哦

25. EXCEL
长数字
录入
Picture 52
条件 可爱的
格式 快捷键
Picture 53
选择性 技巧 下拉菜 Picture 54
粘贴 无处不在 单设置
定位 数据
功能 有效性
锁定
保护

26. Excel 之长数字的录入
最常用 适用于大量文本信息输入
右击，设置单元格格式，数字，文本
方法
最简便 输入长数字前，加一个单引号，系 少量且不连续文本信息
方法 统默认为文本格式 输入效率高
右击，设置单元格格式，数字，自
最神奇 定义，选 0 ，这样出来的长数字， 数字不能超过 15 位，否则
方法 除了可以全部显示出来，甚至可以 后面出现的都会是 000
加减哦，神奇吧，呵呵！

27. Excel 之可爱的小快捷键
快速录入当前日期： ctrl + 分号
快速录入当前时间： shift + ctrl + 分号
©®™: 括号 C/R/TM 括号回车，即可，很小的字体
单元格内分段 Alt + 回车
快速的 sheet 转换 ctrl + page up / page down
分数录入， 2 又三分之一 2 空格 1/3 看数字键盘，即可知道，是 2.3333333
快办法：把数字键盘键打开，输入 alt +
平方米：使用上标； 笨办法：单元格格式设置
178
快办法：把数字键盘键打开，输入 alt +
立方米：使用上标 笨办法：单元格格式设置
179
alt+41420 （小键盘数字
对勾录入： √
）
alt+41409 （小键盘数字
叉叉录入： ×
）
Ctrl+' 单引号 仅仅复制内容
复制上一栏
Ctrl+ D 带格式复制

28. Excel 之数据有效性之下拉菜单
单元格右击
适用于内容种类繁多，虽有一定的
方法一 重复率但时常有新增添项的菜单内 从下拉列表中选择
容
仅适用于文本，不适用于数字和公式
数据有效性
适用于固定种类，且不超过 5 个类
方法二 别的菜单内容，如：性别，学历水 允许：序列
平等
数据来源，自行填写，用逗号隔开
适用于内容种类较多，但是固定不 事先将数据输入排列
方法三 会有新增项的内容，如月份，星期
等 数据有效性 允许：序列
数据来源，自行填写，用逗号隔开

29. Excel 之数据有效性之数据范围
1. 限定条件：输入的销售数量必须大于 1000
数据，有效性，选择整数，大于， 1000
2. 限定条件：商品代码必须是 6 位数
数据，有效性，文本长度，介于，最小值 6 ，最大值 6
3. 限定条件：身份证号码，必须是 15 位或者 18 位数
数据，有效性，自定义，输入公式 =OR(LEN($A1)=15,LEN($A1)=18) ，表明 15 位和 18 位数字有
效
4. 限定条件： A 列的发票号码不允许重复录入
数据，有效性，自定义，输入公式： =COUNTIF(A:A,A1)=1 ，这样 A 列的所有数据不可重复

30. Excel 之其他诸多功能

31. Summary
Microsoft
Office
内容丰富 Bad workers always
Word
细致详尽 blames tools
— — 不好的工匠总是抱怨工
具
数据分析 Office 系列软件，只是一种
Excel 工具，方便快捷的表现我们
精确直观 的工作。
而其内容的好坏，还在于制
作者！
Power 色彩丰富
Point 简洁大方

32. Thank you for your
ATTENTION
祝大家
工作顺利，天天向上
Diana – 2009.12.22