‫כתיבה אפקטיבית‬
    ‫של דוחות ביקורת‬
                             ‫ל‬

                       ‫מרצה:‬
       ‫גנצר‬     ...
‫מבוא ומטרה‬
‫• דוח הביקורת הינו הביטוי הפיזי המוחשי, כלי הקיבול,‬
               ‫לשינוע העובדות, המסקנות וההמלצות.‬

‫• ...
‫יש לנו היום‬                                               ‫אז, מה‬
      ‫בחוקים בתקנים ובהנחיות המקצועיות‬
            ...
‫הנחיה מקצועית מס' 1‬
    ‫מתוך אוגדן ההנחיות המקצועיות של לשכת המבקרים הפנימיים ישראל:‬

        ‫דוחות של הביקורת הפנימי...
‫תקנים מקצועיים 2‬




‫5‬   ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
‫תקנים מקצועיים 3‬




‫6‬   ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
‫ומה אין לנו:..........‬
    ‫כללים לכתיבת המימצאים עצמם‬




‫7‬   ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
‫מקורות להרצאה:‬
   ‫מתורגם מתוך‬                              ‫• כתוב "חכם" ( "‪) Write "smart‬‬
        ‫גיליון אפריל 80...
‫‪INTERNAL AUDITOR‬‬               ‫מתורגם מתוך ביטאון לשכת המבקרים העולמית, גיליון אפריל 80, של‬


        ‫כתוב "חכם" ( ...
‫הביקורת הפנימית מוסיפה ערך לארגון‬
                ‫ניתוח סיכונים בקרותיו ופעולותיו.‬  ‫באמצעות‬
                        ...
‫הכלי לדיווח תוצאות האבחון, להנהלה ולועדת הביקורת, הינו‬
                   ‫דוח הביקורת.‬
 ‫• למרות שכל הפעולות הללו הן פ...
‫אז.. מה כל כך מיוחד בדוח ביקורת‬
              ‫מול כל יצירה כתובה רשמית אחרת:‬
‫• בשונה מדוח ביקורת פיננסיתצהירי (הבנוי ...
‫31‬   ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
‫• בכדי להיות מועיל, צריך על כן , להבטיח כי דוח‬
                         ‫הביקורת מדווח על ממצאיו‬
                ‫באופן...
‫כתיבה "חכמה" (‪ )smart‬היא ספציפית ושיטתית ‪.S‬‬
  ‫• על המבקרים להביא בחשבון מה בדיוק לכתוב בדוח,‬
        ‫ובכלל זה: הר...
‫על הדוח לזהות את :‬
 ‫• בעיות הבקרה או גורם הסיכון הספציפיים שאיתם‬
                                 ‫יש להתמודד‬

      ...
‫כלל אצבע: 1 מימצא= 1 פסקה.....‬
  ‫בכדי לגרום לשינוי ולדחיפה לכתיבה יותר ממוקדת וספציפית,‬    ‫•‬
            ‫על כל פיסק...
‫• ממצאי ביקורת, הנכתבים באופן ממוקד וספציפי, ניתנים‬
‫להשגה ע"י ציות לכללי ה"תקנים המקצועיים", הנותנים הכוונה‬
 ‫על האופן...
‫• כאשר הנושאים והממצאים אינם עולים בקנה אחד‬
         ‫עם "התקנים המקצועיים" או עם המתווה של ‪,COSO‬‬
‫כתחליף, תהליכי "למ...
‫(‪)M-meaningful‬‬   ‫כתיבה חכמה מעבירה מידע בעל משמעות‬
                      ‫• השאלה שיש לשאול בשלב זה הינה:‬
    ‫האם ...
‫לדוגמא: דוח הביקורת הפנימית יכול להיות מוכוון לועדת הביקורת,‬
      ‫לרמות ניהול שונות בארגון, או לכל קהלי היעד האחרים, ג...
‫• בחירת המילים המתאימות, בכדי להביא להבנת‬
            ‫הממצאים ולקבלת ההמלצות, בגישה ובטון‬
       ‫חיוביים, בעיקר כאשר ...
‫כתיבה "חכמה" מייצגת פעילות ישימה וברת השגה (‪)A=attainable‬‬
        ‫• דוח הביקורת צריך להדגים את יכולתו של הארגון או הג...
‫אז איך עושים זאת‬

‫• על דוח הביקורת להתחיל בהצגת העניינים‬
             ‫והממצאים החשובים ביותר,‬
     ‫ולהתקדם בדוח הבי...
‫צריכים‬   ‫"תגי המחיר" לתיקון התקלה והחסר‬
        ‫להיות ברורים ומזוהים בקלות, מן האמור בדוח‬
                          ...
‫כתיבה חכמה מייצגת גישה מוכוונת תוצאות ‪R‬‬
‫( ‪ (R=results oriented‬ושל הוספת ערך מוסף (‪ )Added value‬לארגון‬
         ‫...
‫המטרה העיקרית של דוח הביקורת‬
               ‫איננה ליצור "כתב אישום" ,‬
     ‫אלא לספק להנהלת ולוועדות הביקורת‬
  ‫מידע ...
‫כתיבה חכמה מייצגת גישה מוכוונת תוצאות ‪R=results oriented( R‬‬
                                                          ...
‫כתיבה "חכמה" מייצגת "תוצאות מוגדרות ובעיתו "‬
                  ‫(מתוזמן) (‪)TIMLEY‬‬
     ‫• לבסוף, על הדוח ליצור פעילות...
‫תמצית עקרונות מודל ה "‪"smart‬‬                                                    ‫המרכיב‬
                             ...
‫תהליך הכתיבה של המימצאים צריך לכלול‬
             ‫מיקוד מטרת הביקורת והרקע בממצא הספציפי.‬                      ‫•‬
   ‫...
‫שאלות אשר ראוי שהמבקר ישאל עצמו, לפני הכללת‬
               ‫נושא מסוים בדוח הביקורת, כוללים את הבאים:‬
    ‫מהו הסיכון ה...
‫‪• Write It Right the First Time‬‬
‫‪• A series of best practices can help guide auditors‬‬
  ‫.‪toward more effective au...
‫הצעד האפקטיבי הראשון של: להגיע "לשם",‬
   ‫רלבנטי, במיוחד עבור חברי צוות ביקורת חדשים,‬
                                 ...
‫• גישת "צליל דיווח הביקורת" (הטון), יכולה לעזור‬
         ‫להקל על תהליך הכתיבה, והיא באה להבטיח‬
               ‫דיווחים...
‫1. הצהר בראש וראשונה על הבעיה הקריטית‬
      ‫• מאחר ומבקרים נוהגים בשלב השטח לבלות זמן‬
       ‫רב באיסוף מידע, הרי הם ל...
‫"לקוחות", מנהלים בכירים, וחברי ועדת ביקורת‬
                       ‫מה הם בעצם רוצים :‬
                              ‫תי...
‫• מבקרים הכותבים טוב , יודעים שהקוראים‬
          ‫הממוצעים הם חסרי סבלנות.‬



   ‫• לכן, הנושא המתואר בדוח, צריך להיות‬...
‫2. להמחיש את הסיכון‬
      ‫דוחות הביקורת צריכים "לשנע" ולתקשר‬
  ‫למבוקרים את חומרת הסיכון, באופן שבו הם‬
             ‫...
‫• המבקרים צריכים להימנע מלהביא‬
     ‫"סיכונים תיאורטיים" מאוד לתשומת לב‬
      ‫של ההנהלה, אלא אם כן הארגון דורש‬
      ...
‫לדוגמה, במקום לומר בגישה ישירה , "שירות לקוחות‬
                    ‫גרוע יכול לגרום לירידה בהכנסות,"‬
‫יותר תיאורי יהיה ...
‫3. דגש על הממצאים, לא על המבקר‬

     ‫המבקרים צריכים להימנע מלתאר את ממצאיהם עם‬
       ‫משפטים כמו, "במהלך הבדיקה שלנו ...
‫דוגמא:‬
     ‫• שימו לב מה ההבדל, למשל, בין שני המשפטים‬
           ‫הבאים (בביקורת אבטחת מידע וענ"א):‬
‫מקורי: במהלך הבד...
‫4. הימנע מז'רגון‬

      ‫• לביקורת הפנימית, כמו בכל המקצועות, יש ז 'רגון‬
                                              ...
‫5. אין לסמוך על אוצר מילים‬
  ‫בתיכון או במכללה כשמלמדים "כתיבה תמה", מנחים‬        ‫•‬
‫תלמידים שלא להשתמש באותה מילה פע...
‫לכן מבקרים תמיד צריך לבחור את המילה, שתתאר‬       ‫•‬
   ‫באופן המדויק ביותר, את מה שהם רוצים לומר, ללא‬
           ‫חשש ...
‫6. השתמש בשמות עצם מוצקים‬
 ‫• יש מבקרים החושבים בטעות שהם יכולים להרשים את‬
  ‫הקוראים על ידי שימוש ברשימת שמות עצם מופש...
‫7. אל תעמיס משפטים‬
 ‫דחיסת רעיונות רבים מדי, לתוך משפט אחד, יכולים‬
‫לסכן את הקריאה של מסמכים, ולבלבל את הקוראים.‬

    ...
‫• לדוגמא:‬
‫מקורי: הכנסה ידנית מיותרת של תשלומים נובעת‬
 ‫מכישלון של המערכת לזהות תשלומים שהם מעבר‬
    ‫לסכום החודשי,וגו...
‫8. פשט רעיונות עם רשימות‬
    ‫• רעיונות מאפשרים להתמקד כאשר מבקרים משתמשים‬
          ‫ברשימות כדי לייעל את ביטוי הרעיונ...
‫לסיכום שימוש ב"רשימות"‬
   ‫רשימות מובנות יכולות לעזור לקוראים בעיכול המידע,‬    ‫•‬
       ‫ולאפשר להם לעבד פריטים קצרים...
‫9. הדגש את הפוטנציאל לשיפור‬
     ‫• דוחות יכולים להניע את הקוראים לפעול, באחת‬
   ‫משתי דרכים: בשיטת "הגזר" או בשיטת "המ...
‫• שימו לב להבדל בין שני המשפטים הבאים:‬
 ‫מקורי: החברה נכשלת בלנצל "הנחות כמות" שניתן היה‬
‫להחיל, בשווה כסף הנאמד בכ- 00...
‫01. הימנע משפה שלילית‬
    ‫שימוש במילים עם טון מזלזל יכולים מיד להעצים את‬       ‫•‬
                              ‫מנגנ...
‫• לסיכום: מהו דיווח מוצלח‬
    ‫הנחיות אלו יכולים לעזור למבקרים מתחילים לכתוב‬
      ‫באופן יעיל יותר, את הערות הביקורת ה...
‫מתוך ספר התקנים לביקורת, של מבקר המדינה האמריקאי (‪,)GAO‬‬

     ‫3002. תרגום ע"י שלום גנצר‬   ‫(עמ' 771-371) מהד'‬      ...
‫בהתאמה לתקני ה- ‪: gagas‬‬
‫על הדוח להיות מפורסם: במועד‬
   ‫וברלבנטיות, מושלם בהרכבו,‬
‫מדויק, אובייקטיבי, משכנע, חד‬
 ‫...
‫במועדו‬
     ‫• 93.8: בכדי שיהיה בעל השימושיות והרלבנטיות‬
      ‫המירבית, על דוח הביקורת לספק אינפורמציה‬
‫רלבנטית ובמוע...
‫• 04.8: במהלך הביקורת, על המבקרים להביא‬
       ‫בחשבון גם פרסום דוחות ביניים, במטרה לדווח‬
     ‫על עניינים מהותיים לבכי...
‫מושלם‬
         ‫• 14.8: להיות דוח מושלם משמעו: שהוא יכיל את‬
    ‫אזכור כל הראיות הנחוצות, במטרה לספק את יעדי‬
       ‫ה...
‫• 24.8: במרבית המקרים., דוגמה בודדת של‬
     ‫ליקוי, אינה מספיקה דיה, בכדי לתמוך במסקנה‬
        ‫רחבה או להמלצה גורפת המ...
‫מדויק‬
  ‫34.8: הדיוק נחוץ, בכדי שהראייה המוצגת בדוח תהיה‬      ‫•‬
              ‫אמיתית ושהממצאים יתוארו באופן הנכון.‬
...
‫• 44.8: על הדוח לכלול אך ורק מידע, ממצאים‬
‫ומסקנות, הנתמכות ע"י ראיות מספקות, מתאימות‬
         ‫ורלבנטיות, מחומר התיעוד...
‫• 54.8: ראיות הכלולות בדוחות הביקורת צריכות‬
          ‫להפגין את הנכונות והסבירות של העניינים‬
                         ...
‫• דרך אחת לסייע בהבטחה שדוח הביקורת יעמוד‬
       ‫בהתאמה לתקני הדיווח הוא: לעשות שימוש‬
‫בתהליכי בקרת-איכות-בתהליך,דוגמת...
‫אובייקטיבי‬
      ‫64.8: אובייקטיביות דורשת שהצגת הדוח בכללותו‬                 ‫•‬
                           ‫תהיה מאוז...
‫• לדוגמה: הישות המבוקרת הייתה חשופה, בעת קיום‬
‫הממצאים המתוארים בדוח, לקשיים או לנסיבות בלתי‬
                          ...
‫84.8:הדוח צריך לאבחן גם את ההיבטים החיוביים‬           ‫•‬
‫של הנושא המבוקר, במידה והתיאור רלבנטי ומשויך‬
               ...
‫משכנע‬
‫• 94.8: בכדי להיות משכנע, צריך שתוצאות הביקורת‬
‫יהיו במענה ליעדיה, שהממצאים יוצגו באופן משכנע,‬
      ‫ושהמסקנות...
‫ברור‬
                        ‫05.8: בהירות הדוח משמעה:‬       ‫•‬
     ‫שהדוח יהיה קריא בנקל, ומובן. על הדוחות להיות‬
  ...
‫• במידה ונעשה שימוש בתקציר, עליו להתמקד באופן‬
  ‫כללי בתשובות לשאלות המרכזיות העולות מיעדי‬
                            ...
‫25.8: ארגון הגיוני של החומרים, הדיוק והנחישות‬      ‫•‬
   ‫בהצגת המסקנות, הם מרכיבים חיוניים לבהירות‬
                  ...
‫ממצה‬
                         ‫• 25.8: להיות ממצה, משמעו:‬
‫שהדוח לא יהיה ארוך מהנחוץ, במטרה לשכנע ולתמוך‬
             ...
‫סוף‬
     ‫תודה על ההקשבה‬

‫47‬      ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

כתיבה אפקטיבית של דוחות ביקורת

4,171 views

Published on

הרצאה של שלום גנצר, במסגרת כנס הקיץ (2010) של לשכת המבקרים הפנימיים ישראל שהתקיים ב 26/27.5.2010 בתל-אביב

Published in: Education, Technology, Business
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
4,171
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
19
Actions
Shares
0
Downloads
69
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

כתיבה אפקטיבית של דוחות ביקורת

  1. 1. ‫כתיבה אפקטיבית‬ ‫של דוחות ביקורת‬ ‫ל‬ ‫מרצה:‬ ‫גנצר‬ ‫שלום‬ ‫1‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  2. 2. ‫מבוא ומטרה‬ ‫• דוח הביקורת הינו הביטוי הפיזי המוחשי, כלי הקיבול,‬ ‫לשינוע העובדות, המסקנות וההמלצות.‬ ‫• הוא למעשה הראיה הפיזית באמצעותה נשמר התיעוד‬ ‫וה"זיכרון הארגוני" של הפער בין הרצוי למצוי‬ ‫• הדוח הוא המסד שעל בסיס מסקנותיו והמלצותיו‬ ‫מתקיים דיון של ההנהלה וועדת הביקורת‬ ‫• הדוח הוא "אבן הראשה" באמצעותה משכנע המבקר את‬ ‫ההנהלה בדבר הפער בין הרצוי והמצוי, ועל בסיס תובנה זו‬ ‫2‬ ‫הדוח מניע לפעילות מתקנתשמורות לשלום גנצר‬ ‫כל הזכויות‬
  3. 3. ‫יש לנו היום‬ ‫אז, מה‬ ‫בחוקים בתקנים ובהנחיות המקצועיות‬ ‫חוק הביקורת הפנימית:‬ ‫6. דיווח‬ ‫(א) מבקר פנימי יגיש לממונה כאמור בסעיף 5 דין וחשבון על ממצאיו.‬ ‫(ג) כל דין וחשבון שיגיש מבקר פנימי יהיה בכתב; הוא יכלול בו את מסקנותיו, והוא רשאי‬ ‫לכלול בו את המלצותיו.‬ ‫חוק החברות‬ ‫המבקר הפנימי‬ ‫סעיף הגשת דין וחשבון‬ ‫251 . המבקר הפנימי יגיש דין וחשבון על ממצאיו ליושב ראש הדירקטוריון,‬ ‫למנהל הכללי וליושב ראש ועדת הביקורת;‬ ‫דין וחשבון בנוגע לעניינים שבדק לפי סעיף 051 יימסר למי שהטיל על המבקר הפנימי את‬ ‫עריכת הביקורת.‬ ‫3‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  4. 4. ‫הנחיה מקצועית מס' 1‬ ‫מתוך אוגדן ההנחיות המקצועיות של לשכת המבקרים הפנימיים ישראל:‬ ‫דוחות של הביקורת הפנימית‬ ‫תקנים‬ ‫מקצועיים 1‬ ‫4‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  5. 5. ‫תקנים מקצועיים 2‬ ‫5‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  6. 6. ‫תקנים מקצועיים 3‬ ‫6‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  7. 7. ‫ומה אין לנו:..........‬ ‫כללים לכתיבת המימצאים עצמם‬ ‫7‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  8. 8. ‫מקורות להרצאה:‬ ‫מתורגם מתוך‬ ‫• כתוב "חכם" ( "‪) Write "smart‬‬ ‫גיליון אפריל 80, של‬ ‫ביטאון לשכת המבקרים העולמית,‬ ‫‪INTERNAL AUDITOR‬‬ ‫‪• Write It Right , the First Time‬‬ ‫כתוב זאת נכון, בפעם הראשונה‬ ‫‪• A series of best practices can help guide auditors toward more effective audit‬‬ ‫.‪reporting‬‬ ‫‪• JOANNE FEIERMAN‬‬ ‫מרכיבי דוח ביקורת איכותי (‪GAO (Report quality elements‬‬ ‫‪ GAGAS= Generali Accepted Govermant Auditing Standards‬של המבקר ארה"ב‬ ‫"בחזרה ליסודות"‬ ‫כתיבה אפקטיבית של דוח ביקורת‬ ‫8‬ ‫מאת **פרננדו גונזלס‬ ‫מתורגם מתוך ביטאון לשכת המבקרים העולמיתכל‪ "INTERNAL AUDITOR‬גיליון יוני 80‬ ‫" הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫•‬
  9. 9. ‫‪INTERNAL AUDITOR‬‬ ‫מתורגם מתוך ביטאון לשכת המבקרים העולמית, גיליון אפריל 80, של‬ ‫כתוב "חכם" ( "‪)"smart‬‬ ‫ראשי תיבות של:‬ ‫;‪S=specific; M=meaningful; A= attainable‬‬ ‫‪R=results oriented; T=timely‬‬ ‫ממוקדת, בעלת משמעות וחשיבות, ברת השגה וישימה,‬ ‫מוכוונת תוצאות, מוגדרת יעדי ביצוע‬ ‫ברברה ל. אדמס (‪)CPA,PHD‬‬ ‫פרופסור לחשבונאות בקולג' לעסקים ולמדעים מקצועיים נוספים, אוניברסיטת דרום קרוליינה.‬ ‫אן ס. וינסטד (‪)PHD‬‬ ‫9‬ ‫עוזרת הוראה למינהל עסקים בקולג' לעסקים ולמדעים מקצועיים נוספים, אונ' דרום קרוליינה.‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  10. 10. ‫הביקורת הפנימית מוסיפה ערך לארגון‬ ‫ניתוח סיכונים בקרותיו ופעולותיו.‬ ‫באמצעות‬ ‫יעילות הביקורת הפנימית מתבטאת ב-:‬ ‫‪ ‬זיהוי אבחון וניתוח הסיכונים של הסקטור או התחום המקצועי‬ ‫העסקי והפעילויות, והשיטות להתמודד עימם.‬ ‫‪ ‬הערכת הביקורת, להבטחת יעילות ומועילות של פעילויותיה.‬ ‫‪ ‬הבטחת האמון והצייתנות, בהתאמה להנחיות ולכוונות‬ ‫של ההנהלה.‬ ‫‪ ‬דיווח תוצאות האבחון להנהלה ולועדת הביקורת,‬ ‫באמצעות דוחות הביקורת.‬ ‫01‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  11. 11. ‫הכלי לדיווח תוצאות האבחון, להנהלה ולועדת הביקורת, הינו‬ ‫דוח הביקורת.‬ ‫• למרות שכל הפעולות הללו הן פעילויות בעלות השלכות‬ ‫חשובות על תפקודי הביקורת הפנימית,‬ ‫דוח הביקורת הפנימית עצמו הוא קריטי, מאחר והוא‬ ‫זה שפועל כגורם מאיץ ליצירת שינוי.‬ ‫• המבקרים מדווחים באמצעות דוחות הביקורת את‬ ‫תוצאות הביקורת שלהם. זאת, בכדי להבטיח‬ ‫שקיפות, בהירות ונשיאה ברורה באחריות.‬ ‫• לכן, על דוח הביקורת להיות חסין מפני טעויות, ולא‬ ‫להיות חשוד או לוקה באי-הבנות.‬ ‫11‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  12. 12. ‫אז.. מה כל כך מיוחד בדוח ביקורת‬ ‫מול כל יצירה כתובה רשמית אחרת:‬ ‫• בשונה מדוח ביקורת פיננסיתצהירי (הבנוי בדרך כלל‬ ‫באופן שיטתי, ומובנה מראש), דוח הביקורת הפנימית‬ ‫מציב אתגר ייחודי לכותב,‬ ‫מאחר ואין לו פורמט סטנדרטי.‬ ‫• כל דוח ביקורת, שלעצמו, שונה זה מרעהו: במבנהו‬ ‫ובתכניו, בתלות באופי הדוח, הממצאים שבו,‬ ‫התוצאות, והמידע, אודותיו יש לדווח.‬ ‫• באותה מידה הוא גם שונה בקהלי היעד אליהם מכוון‬ ‫21‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫המידע שבדוח.‬
  13. 13. ‫31‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  14. 14. ‫• בכדי להיות מועיל, צריך על כן , להבטיח כי דוח‬ ‫הביקורת מדווח על ממצאיו‬ ‫באופן מדויק, בהיר ותמציתי.‬ ‫• ועדת הביקורת וההנהלה חייבים להיות מסוגלים‬ ‫לאבחן ולהבין את הסיכונים ואת הבקרות,‬ ‫הלוקים בחסר, ובאופן הטיפול המומלץ בהם‬ ‫• זאת, בכדי שפעילות נאותה ומתאימה:‬ ‫תינקט, ובזמן.‬ ‫41‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  15. 15. ‫כתיבה "חכמה" (‪ )smart‬היא ספציפית ושיטתית ‪.S‬‬ ‫• על המבקרים להביא בחשבון מה בדיוק לכתוב בדוח,‬ ‫ובכלל זה: הרקע והתנאים הסביבתיים, סיבות,‬ ‫השפעות והשלכות וה"למה", של כל סוגיות הבקרה וכל‬ ‫מרכיבי הסיכון‬ ‫• במילים אחרות:-מהן הנסיבות בגינן יש "מנגנון תקלה" באותה‬ ‫בקרה או סיכון)‬ ‫• על המבקרים לזהות ולמען (לנמענים) את הנושאים,‬ ‫בהקשר הספציפי, במקום להציגם במונחים "כלליים" .‬ ‫• לדוגמא: לבוא ולהצהיר כי:‬ ‫"יש בעיות בקרה באיסוף ובעיבוד קבלות וחשבוניות" ,‬ ‫זו הגדרה רחבה מידי בניסוחה בדוח ביקורת.‬ ‫51‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  16. 16. ‫על הדוח לזהות את :‬ ‫• בעיות הבקרה או גורם הסיכון הספציפיים שאיתם‬ ‫יש להתמודד‬ ‫• מהו אופיו ומהותו של המימצא‬ ‫• אבחון סיבת הבעיה, והשפעתה של הבעיה‬ ‫המנותחת, על פעילות הארגון,‬ ‫ומהי הפעילות המתקנת הנדרשת (המלצה).‬ ‫61‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  17. 17. ‫כלל אצבע: 1 מימצא= 1 פסקה.....‬ ‫בכדי לגרום לשינוי ולדחיפה לכתיבה יותר ממוקדת וספציפית,‬ ‫•‬ ‫על כל פיסקה בדוח, לבטא רק מוטיב אחד (ממצא).‬ ‫נקודות מפתח חשובות בנוסח הכתוב, יש להדגיש (באותיות‬ ‫•‬ ‫בולטות או ברקע),‬ ‫ומבנה מקביל יש לשמר בכל ממצא ומסקנה חשובים.‬ ‫את הממצאים החשובים ביותר יש להכליל במשפטים‬ ‫•‬ ‫הראשונים של הפסקה.‬ ‫אחת שהממצאים הונחו לנגד עיני הקורא ובוססו, ההמלצות‬ ‫•‬ ‫הרלוונטיות של כל ממצא, צריכות להיות מפורטות ועוקבות.‬ ‫להיות "ממוקד וספציפי", משמעו: שלא יוותר, לאחר קריאת‬ ‫•‬ ‫הממצא, שום מקום לפרשנות ולאי הבנה של הטקסט והממצא,‬ ‫מעבר למה שאליהם התכוונן כותב הדוח.‬ ‫71‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  18. 18. ‫• ממצאי ביקורת, הנכתבים באופן ממוקד וספציפי, ניתנים‬ ‫להשגה ע"י ציות לכללי ה"תקנים המקצועיים", הנותנים הכוונה‬ ‫על האופן וכיצד יש לנהל את מטלת הביקורת, בכדי להשיג את‬ ‫יעדה, ובאותה מידה: כיצד יש לדווח על הממצאים.‬ ‫• על פי ה"תקנים", פעולת הביקורת הפנימית צריכה להיערך‬ ‫ולדווח על ממצאיה, באופן התורם לשיפור של ניהול הסיכונים,‬ ‫הבקרות ותהליכי השליטה בארגון (מה שמכונה בדרך כלל‬ ‫בשם "ממשל תאגידי"), ותוך שימוש בגישה שיטתית ומקצועית.‬ ‫• דרך אחרת להגיע לדיוק ומיקוד בפרטים היא :‬ ‫להשתמש במודלים של ‪ (coso‬מתווה לבקרות וניהול הסיכונים).‬ ‫81‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  19. 19. ‫• כאשר הנושאים והממצאים אינם עולים בקנה אחד‬ ‫עם "התקנים המקצועיים" או עם המתווה של ‪,COSO‬‬ ‫כתחליף, תהליכי "למידה מאחרים"‬ ‫ניתן אז לעשות,‬ ‫(‪ .)bench marking‬זאת, במטרה להיטיב להחליט על האופן‬ ‫שבו ניתן לשפר ולהגיע להישגים , בין אם ע"י השוואה לשיטות‬ ‫ניהול מקובלות, או ע"י קביעת יעדי שיפור, באותם תחומים‬ ‫בהם זיהתה הביקורת חולשות.‬ ‫• אם נעשה שימוש בשיטות ובתקני ביקורת מקובלים , לדוח יש‬ ‫סיכוי גבוה יותר לגרום להנעה לפעילות מתקנת , הן ע"י ועדת‬ ‫הביקורת והן ע"י ההנהלה, ואז לממצאים ולהמלצות יש סיכוי‬ ‫גבוה יותר להתקבל.‬ ‫91‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  20. 20. ‫(‪)M-meaningful‬‬ ‫כתיבה חכמה מעבירה מידע בעל משמעות‬ ‫• השאלה שיש לשאול בשלב זה הינה:‬ ‫האם ועדת הביקורת וההנהלה מסוגלים לזהות,לאבחן‬ ‫ולפרט בבהירות, מהם הנושאים והממצאים בדוחות‬ ‫הביקורות המרכזיים .‬ ‫אם התשובה היא "לא", הרי נשאל את עצמנו:‬ ‫איך ניתן לצפות ש"הם" (ההנהלה)יוכלו, באופן של שיתוף‬ ‫פעולה ושביעת רצון, לטפל באופן יעיל בתחומים עליהם‬ ‫רוצה המבקר הפנימי להצביע , ככאלו הטעונים שיפור ?.‬ ‫• עניין זה, של תהליך הכתיבה, דורש מהמבקר :‬ ‫א. לאפשר לזהות למי במדויק מכוון דוח הביקורת,‬ ‫ב. על מה יש להמליץ, במטרה "להוסיף ערך" לארגון.‬ ‫02‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  21. 21. ‫לדוגמא: דוח הביקורת הפנימית יכול להיות מוכוון לועדת הביקורת,‬ ‫לרמות ניהול שונות בארגון, או לכל קהלי היעד האחרים, גם יחד.‬ ‫ואז צריך לשאול:‬ ‫מהן ציפיותיהם של קוראים ומשתמשים אלו בדוח?.‬ ‫כמו כן יש לענות על השאלה:‬ ‫האם הדוח הוא תוצאה של: חקירה, או בדיקה שגרתית, או ביקורת‬ ‫מיוחדת.‬ ‫• התשובה לשאלה זו, ודומות לה, יכולה לעזור לביקורת‬ ‫בקביעת טכניקת ההצגה והכתיבה, וכן את אופן כתיבת הממצאים‬ ‫וה"טון" שלהם בדוח.‬ ‫• כאשר יש מגוון רחב של קהלי יעד לדוח, תהליך אבחון והתאמת סוג‬ ‫הכתיבה נעשה מורכב יותר, הן בכדי לענות לציפיות השונות, והן בכדי ליצור‬ ‫כר-הבנה ברור לכל מגוון קוראי הדוח‬ ‫12‬ ‫כל רחב ככל שניתן )‬ ‫הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫• (כלומר: ליירט למכנה משותף‬
  22. 22. ‫• בחירת המילים המתאימות, בכדי להביא להבנת‬ ‫הממצאים ולקבלת ההמלצות, בגישה ובטון‬ ‫חיוביים, בעיקר כאשר התנאים והממצאים אינם‬ ‫נעימים, היא קריטית, בכדי לגרום לדוח להיות‬ ‫בעל משמעות, ובאותה העת גם משכנע לפעילות‬ ‫מתקנת.‬ ‫• ממצאי הביקורת חייבים להיות ברורים והגיוניים.‬ ‫אם תוצאות הביקורת מובנות, ואם יעדי השיפור‬ ‫מיושמים, בהתבסס על הממצאים, רק אז ניתן‬ ‫להבין את המטרה והמשמעות של הביקורת‬ ‫(ככלי אפקטיבי לפעילות מתקנת ומשפרת)‬ ‫22‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  23. 23. ‫כתיבה "חכמה" מייצגת פעילות ישימה וברת השגה (‪)A=attainable‬‬ ‫• דוח הביקורת צריך להדגים את יכולתו של הארגון או הגוף‬ ‫המבוקר ליישם את המלצות דוח הביקורת .‬ ‫לפיכך המרכיב השלישי של ‪(smart‬כתיבה חכמה)הינו‬ ‫כתיבה ברת- ישימות ( ‪ )A=attainable‬והיא מהווה צעד ראשון‬ ‫להתקדמות בממצאי הביקורת, לפעילות מתקנת.‬ ‫• לכן על הכתיבה להיות מנוסחת באופן כזה שישכנע את‬ ‫ההנהלה להביא ליישומה, במלוא המרץ והחיוניות.‬ ‫• הכתיבה, ובה –בעת המורכבות, של ישום וביצוע הפעילות‬ ‫המתקדמת, צריכה לשכנע את הארגון בצורך בפעילות מתקנת,‬ ‫כ"שורה התחתונה" של תהליכי השיפור בארגון.‬ ‫32‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  24. 24. ‫אז איך עושים זאת‬ ‫• על דוח הביקורת להתחיל בהצגת העניינים‬ ‫והממצאים החשובים ביותר,‬ ‫ולהתקדם בדוח הביקורת, על פי סדר‬ ‫עדיפות יורד, עד לנושאים הפחות חשובים,‬ ‫עליו לנוע מצעדי תיקון, הקלים יותר לתיקון,‬ ‫אל עבר אלו הקשים יותר לתיקון או,‬ ‫לממצאים מרובי שלבים ומורכבים לתיקונם‬ ‫42‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  25. 25. ‫צריכים‬ ‫"תגי המחיר" לתיקון התקלה והחסר‬ ‫להיות ברורים ומזוהים בקלות, מן האמור בדוח‬ ‫הביקורת.‬ ‫• בנוסף לכן הדוח צריך לספק להנהלה סולם עמודות‬ ‫(עזר טבלאי), שיערך כך שיאפשר להם להעריך אח"כ,‬ ‫באיזו מידה הפער תוקן/גושר (תוקן באופן מינימלי,‬ ‫תוקן באופן מלא וכד').‬ ‫• סרגל ערכים טבלאי כזה, ביחס להמלצות הדוח יכול‬ ‫לשמש את ההנהלה ואף להוות בסיס לקביעת נושאי‬ ‫ביקורת פנימית בעתיד (משוב זה ניתן להשיג , בין היתר‬ ‫כפועל יוצא של מימצאי ביקורות מעקב )‬ ‫52‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  26. 26. ‫כתיבה חכמה מייצגת גישה מוכוונת תוצאות ‪R‬‬ ‫( ‪ (R=results oriented‬ושל הוספת ערך מוסף (‪ )Added value‬לארגון‬ ‫• במלאו את יעוד הביקורת, דוח הביקורת צריך‬ ‫להתמודד באופן ברור בעובדות ובפרטים התומכים‬ ‫באבחונו ובממצאיו, תוך עמידה בתקני הביקורת‬ ‫המקובלים.‬ ‫• על המבוקר להיות ער לתועלות של תוצאות הביקורת‬ ‫לקוראים נמעני הדוח, אולם בשום אופן אין משמעו של‬ ‫דבר שהמבקר צריך להתפשר על ממצאים שמצא,‬ ‫ושעלולים להיות בסתירה לתקינה.‬ ‫• אבל כן משמעו : שיש להציג ממצאים באופן שיצביע על‬ ‫הצורך הדחוף בתיקונם, כטון של כתיבה שיביא‬ ‫ל"תגובה-בונה", ובמענה לממצאי הדוח.‬ ‫62‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  27. 27. ‫המטרה העיקרית של דוח הביקורת‬ ‫איננה ליצור "כתב אישום" ,‬ ‫אלא לספק להנהלת ולוועדות הביקורת‬ ‫מידע חיוני ושימושי, לטעת בה מוטיבציה‬ ‫אודות הבקרות הטעונות שיפור,‬ ‫ולזהות מהם מרכיבי הסיכון, העלולים לאיים‬ ‫על התפעול והפעילות היעילה והמועילה‬ ‫של הארגון.‬ ‫72‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  28. 28. ‫כתיבה חכמה מייצגת גישה מוכוונת תוצאות ‪R=results oriented( R‬‬ ‫המשך‬ ‫• התוצאות של הביקורת, כאשר הן כתובות באופן בהיר וברור,‬ ‫צריכות להצהיר ולמקד את החשיבות של הטיפול בנושא‬ ‫המנותח, באופן ובטון חיובי ("ביקורת בונה"-הערת המתרגם), אפילו אם‬ ‫התוצאות והממצאים של הביקורת הן שליליות .‬ ‫• התוצאות של הביקורת צריכות להיות מאורגנות וכתובות, באופן‬ ‫ובדרך שיהיו בהם רציפות, תאימות (קוהרנטיות) וזרימה‬ ‫הגיונית של מה שמוצג בו, כך שיקל עליו ללכוד את תשומת‬ ‫ליבו של הקורא.‬ ‫• רק אם תוצאות הביקורת מובנות, קיימת סבירות גבוהה יותר‬ ‫שההנהלה תנקוט בדרכים ובפעולות התיקון הנאותות, בכדי‬ ‫לתמוך בפעילות הארגון וע"י כך, לתמוך בערך (המוסף) של‬ ‫הארגון.‬ ‫82‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  29. 29. ‫כתיבה "חכמה" מייצגת "תוצאות מוגדרות ובעיתו "‬ ‫(מתוזמן) (‪)TIMLEY‬‬ ‫• לבסוף, על הדוח ליצור פעילות-למידה והפקת-לקחים, תוך הגדרת‬ ‫יעדים ברורים לביצוע ("דד ליין"), לצורך השגת יעדים ברי- מדידה.‬ ‫• דוח "מתוזמן" מאפשר ליצור פעילות אקטיבית בארגון.‬ ‫• ארגון ההמלצות והפעילות המתקנת בטבלה, המספקת גם הגדרת‬ ‫אחריות ברורה ליישום וגם קבועי זמן להשלמתם (תאריך יעד לגמר‬ ‫הביצוע –המתרגם) לא רק יסב את תשומת ליבם, אלא גם יתן להם‬ ‫הכוונה בדבר הדרך הנכונה המומלצת ליישומם.‬ ‫• מסגרות הזמן, לתיקון הליקויים ויישום ההמלצות, צריכות להיות חדות‬ ‫וברורות, כך שהמשתמש בתוצאות הדוח, ידע בהמשך לבדוק:‬ ‫א- האם כל הנושאים שנדונו, הוטלו על מי שיש לו אחריות ביצוע ליישומם,‬ ‫ב- האם נקבעו מועדים להשלמתם,‬ ‫ג- והאם הם יושמו.‬ ‫92‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  30. 30. ‫תמצית עקרונות מודל ה "‪"smart‬‬ ‫המרכיב‬ ‫תיאורו ואופן יישומו‬ ‫התמקד בנושאים ונתח אותם על פי אמת מידה ברורה‬ ‫ממוקד וספציפי‬ ‫וסטנדרטים (תקנים) ברורים‬ ‫(‪)specific‬‬ ‫זהה את העניינים שהקוראים- המנהלים זקוקים להם, בעת‬ ‫קריאת הדוח, במונחים של השגת יעדי ומטרות הארגון‬ ‫נושאים ברי משמעות‬ ‫(‪)meaningful‬‬ ‫פרט ומקד פעולות מתקנות שהן ישימות,‬ ‫ושיוסיפו ערך לארגון.‬ ‫בר ישימות‬ ‫(‪)attainable‬‬ ‫הדגם ופרט את יכולת הארגון לבצע וליישם את ההמלצות,‬ ‫תוך שמירה על התפעול השוטף והסביר של הארגון.‬ ‫צור וסקור ממצאים שהם ברי יישום ובעלי תוצאות שיפור‬ ‫אפשריות וברורות.‬ ‫מכוון תוצאות‬ ‫(‪)results oriented‬‬ ‫כתוב בתמציתיות וצור זיקה וקשר לתקנים הרלוונטיים.‬ ‫פרט ומקד את אופן יישום ההמלצות ועקוב אחר ישומן,‬ ‫בעיתו מתוזמן (רלוונטי וישים, עם‬ ‫תוך קביעת יעדי גמר ביצוע.‬ ‫יעדי גמר ביצוע ברורים ומוגדרים )‬ ‫03‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫(‪)timely‬‬
  31. 31. ‫תהליך הכתיבה של המימצאים צריך לכלול‬ ‫מיקוד מטרת הביקורת והרקע בממצא הספציפי.‬ ‫•‬ ‫קריטריון הייחוס וההשוואה, אליו משווה הביקורת, בבואה‬ ‫•‬ ‫לבחון את הפער. (מצב רצוי)‬ ‫המימצאים והנסיבות, הלכה למעשה, כפי שמצאה אותם‬ ‫•‬ ‫הביקורת, תוך תמיכתן בראיות. (מצב מצוי)‬ ‫הבהרת החשיפה לסיכון (הליקוי) העולה מהממצאים של‬ ‫•‬ ‫הביקורת.‬ ‫הגורמים והמאפשרים לקיום החשיפה לסיכון.‬ ‫•‬ ‫השלכות הסיכון והשפעותיו על יכולת העמידה של הארגון‬ ‫•‬ ‫ביעדיו.‬ ‫המלצות לפעילות מתקנת שתבטל, תמתן או תקטין את‬ ‫•‬ ‫13‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫החשיפה לסיכון.‬
  32. 32. ‫שאלות אשר ראוי שהמבקר ישאל עצמו, לפני הכללת‬ ‫נושא מסוים בדוח הביקורת, כוללים את הבאים:‬ ‫מהו הסיכון המדובר. כלומר האם המבקר מסוגל לאבחן בעצמו‬ ‫•‬ ‫לאיזה ניסוח או הגדרה של סיכון הוא משייך את הממצא?‬ ‫איזה בקרות ממתנות מתקיימות בסביבה של הגוף המבוקר, והאם‬ ‫•‬ ‫אותן בקרות מפחיתות באופן מועיל (אפקטיבי) את הסיכון?‬ ‫מה קורה בפועל (במציאות, כפי שמשתקפת למבקר: מצב מצוי),‬ ‫•‬ ‫ומה צריך היה להתקיים (מצב רצוי?‬ ‫מדוע זה קורה/קרה (נסיבות והסבר לוגי לקיום הממצא)?‬ ‫•‬ ‫האם הנושא מהותי וחשוב דיו, בכדי שייכלל בדוח הרשמי, האם‬ ‫•‬ ‫הכמויות והמספרים שבנתונים שבידי המבקר רלוונטיים?‬ ‫מה ניתן לעשות כדי להתמודד עם עניין זה, כלומר האם ניתן לבצע‬ ‫•‬ ‫בנושא פעילות מתקנת (האם הוא בר- התמודדות)?‬ ‫• "בחזרה ליסודות" : פרננדו גונזלס‬ ‫מתורגם מתוך ביטאון לשכת המבקרים העולמית "‪ "INTERNAL AUDITOR‬גיליון יוני 80‬ ‫•‬ ‫23‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  33. 33. ‫‪• Write It Right the First Time‬‬ ‫‪• A series of best practices can help guide auditors‬‬ ‫.‪toward more effective audit reporting‬‬ ‫‪• JOANNE FEIERMAN‬‬ ‫• כאשר עורכים סדנת כתיבה עבור מבקרים פנימיים,‬ ‫לעתים קרובות אני שואל, "באיזו מידה אתה מרוצה‬ ‫מדוחות הביקורת שלך?"‬ ‫• בדרך כלל, התשובה שאני מקבל היא משהו‬ ‫כמו:"הדו"חות האחרונים שאנו מנפיקים הם‬ ‫בדרך כלל טובים, אבל זה לוקח לנו יותר מדי זמן‬ ‫"להגיע לשם......."‬ ‫33‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  34. 34. ‫הצעד האפקטיבי הראשון של: להגיע "לשם",‬ ‫רלבנטי, במיוחד עבור חברי צוות ביקורת חדשים,‬ ‫והוא:‬ ‫להבין את סוג הכתיבה הנדרש בדוח הביקורת,‬ ‫אשר כלל לא דומה לסגנון הנדרש עבור "עיתון‬ ‫המכללה", או בסביבה אקדמית, ומדריכים‬ ‫למשתמש.......‬ ‫שם ייתכנו ניירות המייגעים ומאריכים בדיבורים,‬ ‫בשפה נמלצת וציורית.‬ ‫• אבל בעולם התאגידים, מי ש"זוכה בתהילה" הוא מי‬ ‫ש"מגיע לנקודה" מהר, נותר ממוקד, תמציתי,‬ ‫ומביע את מחשבותיו באורח פשוט.‬ ‫43‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  35. 35. ‫• גישת "צליל דיווח הביקורת" (הטון), יכולה לעזור‬ ‫להקל על תהליך הכתיבה, והיא באה להבטיח‬ ‫דיווחים שיביאו להספקת מידע שימושי‬ ‫בצורה ברורה ויעילה.‬ ‫• ההנחיות הבאות יכולות לעזור למבקרים לחבר,‬ ‫דוחות ביקורת תמציתי ואינפורמטיבי ,‬ ‫בלי לבזבז זמן מוגזם כדי לעשות את זה נכון.‬ ‫53‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  36. 36. ‫1. הצהר בראש וראשונה על הבעיה הקריטית‬ ‫• מאחר ומבקרים נוהגים בשלב השטח לבלות זמן‬ ‫רב באיסוף מידע, הרי הם להוטים, באופן טבעי,‬ ‫לחלוק אחר כך עם הקורא, את כל מה שהם למדו‬ ‫ו"אגרו"בשלב זה.‬ ‫• מסיבה זו, לעתים קרובות מבקרים מתחילים‬ ‫ופותחים את דוח הביקורת שלהם עם‬ ‫מידע רקע רב, ולעיתים רב מידי .....‬ ‫• הקוראים-המבוקרים, לעומת זאת, רוצים לראות‬ ‫את העיקר ומיד......‬ ‫63‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  37. 37. ‫"לקוחות", מנהלים בכירים, וחברי ועדת ביקורת‬ ‫מה הם בעצם רוצים :‬ ‫תיאור תמציתי של הבעיה,‬ ‫•‬ ‫רמת הסיכון לה נחשף הארגון,‬ ‫•‬ ‫הפעילות המקלה או המתקנת המומלצת.‬ ‫•‬ ‫לקורא הפנוי הצגת הרקע המפורט בראשונה,‬ ‫•‬ ‫היא מועילה‬ ‫לקורא העסוק - זה אלמנט היוצר עיכובים, ומונע ממנו,‬ ‫•‬ ‫מבחינת "מידע ותקשורת", לגשת ל"שורה התחתונה"‬ ‫73‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  38. 38. ‫• מבקרים הכותבים טוב , יודעים שהקוראים‬ ‫הממוצעים הם חסרי סבלנות.‬ ‫• לכן, הנושא המתואר בדוח, צריך להיות‬ ‫כתוב כמסר מידי וברור,‬ ‫אלא אם כן מחליט המבקר, במודע,"לקבור"‬ ‫או "לרכך" ממצא.‬ ‫83‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  39. 39. ‫2. להמחיש את הסיכון‬ ‫דוחות הביקורת צריכים "לשנע" ולתקשר‬ ‫למבוקרים את חומרת הסיכון, באופן שבו הם‬ ‫יכולים בקלות רבהלתפוס העיקרון.‬ ‫אם הבעיה עלולה להביא לירידה בהכנסות,‬ ‫הדו"ח צריך לכמת את האובדן הפוטנציאלי‬ ‫בהכנסות, בהיקף של דולרים.‬ ‫אם הבעיה עלולה לגרום לעיכובים בייצור,‬ ‫הדו"ח צריך לציין את ההשלכות האפשריות,‬ ‫כמו שירות לקוחות או בעיות חריגות בעלויות.‬ ‫93‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  40. 40. ‫• המבקרים צריכים להימנע מלהביא‬ ‫"סיכונים תיאורטיים" מאוד לתשומת לב‬ ‫של ההנהלה, אלא אם כן הארגון דורש‬ ‫מידע כזה, למטרות רגולטוריות.‬ ‫• גם אז, המבקרים צריכים להסביר את‬ ‫הסיכון, בדרכים שהן בעלות משמעות‬ ‫לקורא.‬ ‫04‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  41. 41. ‫לדוגמה, במקום לומר בגישה ישירה , "שירות לקוחות‬ ‫גרוע יכול לגרום לירידה בהכנסות,"‬ ‫יותר תיאורי יהיה לומר, "שירות לקוחות גרוע יכול לגרום‬ ‫ללקוחות לעבור ולעבוד עם ספקים אחרים."‬ ‫לחלופין, במקום לכתוב: "נהול המלאי לא יעיל עלול‬ ‫לגרום לירידה בהכנסות,"‬ ‫המבקר יכול היה לומר, "ניהול מלאי יעיל יכול להוביל-‬ ‫להפסקת זליגה של מלאי ולהיקף מכירות מוגבר."‬ ‫14‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  42. 42. ‫3. דגש על הממצאים, לא על המבקר‬ ‫המבקרים צריכים להימנע מלתאר את ממצאיהם עם‬ ‫משפטים כמו, "במהלך הבדיקה שלנו נמצא כי...",‬ ‫או "נמסר לנו כי".‬ ‫במקום זאת, הדו"ח צריך פשוט: לספר לקוראים מה‬ ‫הביקורת העלתה.‬ ‫24‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  43. 43. ‫דוגמא:‬ ‫• שימו לב מה ההבדל, למשל, בין שני המשפטים‬ ‫הבאים (בביקורת אבטחת מידע וענ"א):‬ ‫מקורי: במהלך הבדיקה שלנו, נמסר כי חמישה חברי‬ ‫הצוות השונים משתפים זה את זה באותה סיסמה.‬ ‫מתוקן: חמישה אנשי צוות משתמשים בקוד סיסמה‬ ‫משותף .‬ ‫• הנקודה היא ברורה, ללא מילים נוספות.‬ ‫באופן אידיאלי, מבקרים צריכים לכתוב לא יותר ממה‬ ‫שנחוץ כדי "לתקשר" ולהעביר הלאה את הרעיונות‬ ‫שלהם..‬ ‫34‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  44. 44. ‫4. הימנע מז'רגון‬ ‫• לביקורת הפנימית, כמו בכל המקצועות, יש ז 'רגון‬ ‫משלו.‬ ‫• לדוגמא:-למרות שרוב מבקרים החשבונאיים היו‬ ‫מבינים את מושג "סגרגציה של חובות", הרי אלה‬ ‫ללא רקע בהנהלת חשבון, עלולים לא להכיר אותו.‬ ‫• כותב הדו"ח צריך לתרגם את השפה הטכנית שלו‬ ‫כך, שתהיה ברורה גם ובעיקר "לאנשים פשוטים"‬ ‫‪.non-auditors‬‬ ‫44‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  45. 45. ‫5. אין לסמוך על אוצר מילים‬ ‫בתיכון או במכללה כשמלמדים "כתיבה תמה", מנחים‬ ‫•‬ ‫תלמידים שלא להשתמש באותה מילה פעמיים בפסקה‬ ‫מבקרים פנימיים צריכים "לשכוח את העצה הזאת"‬ ‫•‬ ‫בעת כתיבת דו"חות הביקורת.‬ ‫למרות שהחזרה על מילה עשויה בנסיבות רגילות להיות‬ ‫•‬ ‫"בלתי הולמת"/מייגעת, עבור סוגים אחרים של כתיבה,‬ ‫הרי זה מנהג מקובל לחלוטין עבור מסמכים עסקיים.‬ ‫בדו"ח הביקורת, בהירות צריכה להיות בעדיפות מס' 1‬ ‫•‬ ‫וזאת, כי אין שני המילים שיש להן בדיוק את אותה‬ ‫משמעות (הכל תלוי הקשר....).‬ ‫54‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  46. 46. ‫לכן מבקרים תמיד צריך לבחור את המילה, שתתאר‬ ‫•‬ ‫באופן המדויק ביותר, את מה שהם רוצים לומר, ללא‬ ‫חשש ממילה חוזרת במקומות אחרים בדוח.‬ ‫למשל,כאשר מבקרים פנימיים מתייחסים למילה‬ ‫•‬ ‫"חוזים", עליהם להימנע משימוש בהמשך הדוח במילים‬ ‫נרדפות כמו : "הסכמים משפטיים" או כלים משפטיים".‬ ‫בדומה לכך, כאשר דנים ב"הכנסה", המסמך לא צריך‬ ‫•‬ ‫להשתמש בהמשך הדוח ל"רווחים" לסירוגין.‬ ‫שימוש במילים נרדפות, רק למען "גוון אוצר המילים"‬ ‫•‬ ‫יכול לעיתים קרובות להעיב על המשמעות,‬ ‫ולהוביל לקצר בתקשורת.‬ ‫64‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  47. 47. ‫6. השתמש בשמות עצם מוצקים‬ ‫• יש מבקרים החושבים בטעות שהם יכולים להרשים את‬ ‫הקוראים על ידי שימוש ברשימת שמות עצם מופשטים‬ ‫ארוכה. לדוגמא:‬ ‫• מקורי: תהליך קבלת ההחלטות בניהול אשראי מתבצע‬ ‫באמצעות מערכות נהלים שאינן מפותחות דיין.‬ ‫מתוקן: החלטות על אשראי אינם מבוססים על מדיניות‬ ‫רשמית.‬ ‫• מקורי: הכללה של הסכם רמת השירות לא תמיד סופקה‬ ‫בחוזה.‬ ‫מתוקן: חוזים לא תמיד מכילים הסכם רמת השירות.‬ ‫74‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  48. 48. ‫7. אל תעמיס משפטים‬ ‫דחיסת רעיונות רבים מדי, לתוך משפט אחד, יכולים‬ ‫לסכן את הקריאה של מסמכים, ולבלבל את הקוראים.‬ ‫במידת האפשר, מבקרים צריכים לחלק את המידע‬ ‫לתוך מבנה קצר יותר, או ליחידות טקסט ופסקאות‬ ‫הניתנים יותר לעיכול.‬ ‫84‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  49. 49. ‫• לדוגמא:‬ ‫מקורי: הכנסה ידנית מיותרת של תשלומים נובעת‬ ‫מכישלון של המערכת לזהות תשלומים שהם מעבר‬ ‫לסכום החודשי,וגורמת להנהלת החשבונות של‬ ‫הלקוחות לבצע התאמות ידניות הגוזלות זמן.‬ ‫• מתוקן: המערכת אינה מקבלת תשלומים עבור יותר‬ ‫מן התשלום החודשי המדויק. כתוצאה מכך, את‬ ‫התשלומים העודפים יש להזין באופן ידני.‬ ‫זוהי משימה הגוזלת זמן.‬ ‫• בגרסה המקורית, הסופר כוללנית מכילה את : הבעיה, הסיבה, ואת‬ ‫הסיכון של משפט אחד.‬ ‫• 33 מילים, - זה פשוט יותר מדי מידע לקלוט, בקריאה אחת.‬ ‫94‬ ‫ככלל, משפטים צריכים להכיל לא יותר מ 42 מילים.‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  50. 50. ‫8. פשט רעיונות עם רשימות‬ ‫• רעיונות מאפשרים להתמקד כאשר מבקרים משתמשים‬ ‫ברשימות כדי לייעל את ביטוי הרעיונות שלהם.‬ ‫• הדוגמה הבאה מדגימה כיצד ניתן לשפר את בהירות רשימות ולהגביר את‬ ‫היעילות של הביטוי.‬ ‫• מקורי: גלישה של 000.755 $ בשנת המס נבע משגיאה‬ ‫התאמת ההוצאות 000,521 $ בשנות הכספים 2002, 3002,‬ ‫4002. בנוסף היה סיווג פסול בחשבונות המאזן בשנת 4002,‬ ‫וכתוצאה מכך היתה גלישה של 000.234 $.‬ ‫• מתוקן: גלישה של 000.755 $ בחשבון נבעה כתוצאה משתי טעויות:‬ ‫• שגיאה בהיקף $ 000,521בהתאמת ההוצאות‬ ‫לשנים 2002, 3002, 4002.‬ ‫• שגיאה בהיקף 000.234 $ בסיווג יתרות המאזן החשבונאי‬ ‫05‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫בשנת 4002.‬
  51. 51. ‫לסיכום שימוש ב"רשימות"‬ ‫רשימות מובנות יכולות לעזור לקוראים בעיכול המידע,‬ ‫•‬ ‫ולאפשר להם לעבד פריטים קצרים, אחד בכל פעם.‬ ‫עם נתונים פיננסיים, תבנית הרשימות מדגישה ממצאי‬ ‫•‬ ‫"השורה התחתונה", והיא מציגה מספרים בצורה הגיונית‬ ‫ועקבית.‬ ‫מבקרים צריכים לזכור כי כל פריט ברשימה, כמו בדוגמה‬ ‫•‬ ‫הקודמת - צריך להכיל את הדפוס של אותו המשפט, או‬ ‫מה שהמדקדקים מכנים:" מבנה מקביל".‬ ‫מכשיר זה מסייע לקוראים להמשיך את רצף ההבנה, בלי‬ ‫•‬ ‫לשבור את צעדיו, ומקל על ההבנה של הפסקה כולה.‬ ‫15‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  52. 52. ‫9. הדגש את הפוטנציאל לשיפור‬ ‫• דוחות יכולים להניע את הקוראים לפעול, באחת‬ ‫משתי דרכים: בשיטת "הגזר" או בשיטת "המקל".‬ ‫• מבקרים פנימיים לעתים קרובות מסתמכים על הגישה‬ ‫השנייה, ומסבירים בדו"חות שלהם, כי אם פעולה‬ ‫מתקנת לא נלקחת בחשבון, ההכנסות תרדנה,‬ ‫הלקוחות יאבדו, מידע קנייני יאבד, וכן הלאה.‬ ‫• במקום להדגיש את האפשרות של כשלון,‬ ‫המבקרים יכולים לעתים להשיג תוצאות טובות יותר‬ ‫על ידי הצבעה על פוטנציאל שיפור.‬ ‫25‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  53. 53. ‫• שימו לב להבדל בין שני המשפטים הבאים:‬ ‫מקורי: החברה נכשלת בלנצל "הנחות כמות" שניתן היה‬ ‫להחיל, בשווה כסף הנאמד בכ- 000,004 $ של ציוד זה,‬ ‫הנקנה על ידה מדי שנה.‬ ‫מתוקן: החברה יכולה לחסוך כסף,על ידי ניצול של‬ ‫"הנחות כמות", בהיקף של עד 3 אחוזים בשווה כסף של‬ ‫כ $ 000,004 השווה בערכו להיקף הרכישות של הנייר‬ ‫שהיא קונה בשנה.‬ ‫• בהדגישו את היתרונות, יכול המבקר לייצר נימה חיובית‬ ‫יותר, תוך שימוש בטון מייעץ - טון שיגרום לקוראים‬ ‫לנטייה לקבל את המלצות המבקר.‬ ‫35‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  54. 54. ‫01. הימנע משפה שלילית‬ ‫שימוש במילים עם טון מזלזל יכולים מיד להעצים את‬ ‫•‬ ‫מנגנוני ההגנות של הקורא.‬ ‫למילים שליליות יש נטייה להרגיז, וייתכן אף להניא את‬ ‫•‬ ‫המבוקר, מאשר לשכנע את "לקוחות" הביקורת.‬ ‫לפיכך, מבקרים צריכים להימנע שפה כזאת, בדוחות‬ ‫•‬ ‫שלהם.‬ ‫ביטויים כגון: "המחלקה נכשלה בדיווח" או "המנהל טען כי‬ ‫•‬ ‫שלוש הצעות התקבלו", למשל, יכולים להיות מרתיעים‬ ‫ו-‬ ‫הניסוח הניטראלי, כגון "המחלקה לא דיווחה,"‬ ‫•‬ ‫"המנהל הצהיר כי שלוש הצעות התקבלו",‬ ‫מייצר פחות "עוקצנות" וסרקאזם, והוא צפוי לעורר יותר‬ ‫45‬ ‫שיתוף פעולה מצד המבוקרים.‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  55. 55. ‫• לסיכום: מהו דיווח מוצלח‬ ‫הנחיות אלו יכולים לעזור למבקרים מתחילים לכתוב‬ ‫באופן יעיל יותר, את הערות הביקורת המדווחות.‬ ‫• הטכניקות הנכונות, יכולות להבטיח ש: דוחות ישירים,‬ ‫אובייקטיביים, ומשכנעים,‬ ‫וכי המסר שנועד, מועבר בבהירות.‬ ‫• מבקרים צריכים לזכור כי הם, במובן מסוים,‬ ‫כמו עיתונאים במשימה.‬ ‫• היכולות האבחוניות והקצב שלהם, הם שבאים להבטיח‬ ‫את "הבריאות של הארגון".‬ ‫• האירועים האחרונים ב "אנרון", ו"ורלדקום" וכד' הראו, שעבודת הביקורת -‬ ‫וכתיבת ביקורת - הם מיקצב ופעילות בעלי השלכות חשובות מאוד.‬ ‫55‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  56. 56. ‫מתוך ספר התקנים לביקורת, של מבקר המדינה האמריקאי (‪,)GAO‬‬ ‫3002. תרגום ע"י שלום גנצר‬ ‫(עמ' 771-371) מהד'‬ ‫ה- ‪gagas‬‬ ‫מרכיבי דוח ביקורת איכותי‬ ‫(‪) Report quality elements‬‬ ‫‪GAGAS=Generali Accepted Govermant Auditing‬‬ ‫‪Standards‬‬ ‫".............83.8: תקני האיכות, הנוגעים לאיכות הדוח,‬ ‫בביקורות ביצועים (‪,) performance‬‬ ‫65‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  57. 57. ‫בהתאמה לתקני ה- ‪: gagas‬‬ ‫על הדוח להיות מפורסם: במועד‬ ‫וברלבנטיות, מושלם בהרכבו,‬ ‫מדויק, אובייקטיבי, משכנע, חד‬ ‫וברור, ותמציתי, ככל שהנושא‬ ‫מאפשר.‬ ‫75‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  58. 58. ‫במועדו‬ ‫• 93.8: בכדי שיהיה בעל השימושיות והרלבנטיות‬ ‫המירבית, על דוח הביקורת לספק אינפורמציה‬ ‫רלבנטית ובמועד, במטרה להיות מסוגל להשפיע על‬ ‫ממלאי התפקידים הרלבנטיים בגוף המבוקר, על‬ ‫גורמי התחיקה, ועל משתמשים אחרים, בעלי צרכים‬ ‫לגיטימיים, בנושא הנבדק.‬ ‫• כמו כן על המידע המסופק והמפורט בדוח, להיות‬ ‫שוטף ועדכני.‬ ‫• לפיכך, על המבקרים לתכנן ולנקוט בצעדים הנאותים‬ ‫המתבקשים, בכל הקשור להפקת הדוח ולהתנהלות‬ ‫הביקורת, כשיעדים ומטרות אלו עומדים לנגד עיניהם.‬ ‫85‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  59. 59. ‫• 04.8: במהלך הביקורת, על המבקרים להביא‬ ‫בחשבון גם פרסום דוחות ביניים, במטרה לדווח‬ ‫על עניינים מהותיים לבכירים המתאימים, ביישות‬ ‫המבוקרת.‬ ‫• תקשורת מסוג זה, העשויה להיות בעל פה או‬ ‫בכתב, איננה מהווה תחליף לדוח הסופי (המלא) ,‬ ‫אולם בד-בבד (דוח הביניים) יתריע בפני בכירים,‬ ‫בדבר עניינים הדורשים תשומת לב מיידית,‬ ‫ותאפשר להם לנקוט בפעילות מתקנת, לפני‬ ‫השלמת הדוח הסופי.‬ ‫95‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  60. 60. ‫מושלם‬ ‫• 14.8: להיות דוח מושלם משמעו: שהוא יכיל את‬ ‫אזכור כל הראיות הנחוצות, במטרה לספק את יעדי‬ ‫הביקורת, ובמטרה לאפשר הבנה הולמת ושוטפת‬ ‫(עדכנית), של הנושאים המדווחים .‬ ‫• משמעו גם: שהדוח מציג מידע וממצאים באופן מלא,‬ ‫כולל כל העובדות וההסברים הנחוצים להבנתם .‬ ‫• לתת לקוראי הדוח הבנה שוטפת והולמת משמעו:‬ ‫לספק להם פרספקטיבה על השיעור ועל מידת החשיבות‬ ‫של הממצאים המדווחים, תכיפות המופע של‬ ‫ההתרחשויות המאוזכרות, ביחס ובהשוואה לכלל‬ ‫הפעילויות שנבחנו ואליהן מתייחס הכתוב ( היקף‬ ‫התופעה מתוך איזהמדגם), וכן משמעות הממצאים‬ ‫06‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬ ‫המאוזכרים, על פעילות המבוקר.‬
  61. 61. ‫• 24.8: במרבית המקרים., דוגמה בודדת של‬ ‫ליקוי, אינה מספיקה דיה, בכדי לתמוך במסקנה‬ ‫רחבה או להמלצה גורפת המתייחסת אליה.‬ ‫• כל מה שאירוע בודד כזה מייצג הוא שהסטייה,‬ ‫השגיאה הפער או החולשה קיימים.‬ ‫• מידע מפורט ומספק (כולל מס' דוגמאות),צריך‬ ‫להיות כלול בהסבר, בכדי להפוך את הצגת‬ ‫הממצא למשכנעת.‬ ‫16‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  62. 62. ‫מדויק‬ ‫34.8: הדיוק נחוץ, בכדי שהראייה המוצגת בדוח תהיה‬ ‫•‬ ‫אמיתית ושהממצאים יתוארו באופן הנכון.‬ ‫הצורך בדייקנות מתבסס על הצורך להבטיח למשתמשי‬ ‫•‬ ‫הדוח,שמה שמתואר להם בדוח, הוא מהימן ושניתן‬ ‫לסמוך עליו.‬ ‫חוסר דיוק אחד בדוח, עלול ליצור ספק באשר למידת-‬ ‫•‬ ‫הסמך הראויה, על הדוח כולו ועלול להטות את הקשב‬ ‫הכולל הראוי, מנושא הדוח.‬ ‫בנוסף, השימוש בראיות לא מדויקות ולא אמינות, עלול‬ ‫•‬ ‫לפגום באמינות הכוללת של גוף הביקורת המדובר,‬ ‫ולהפחית את המועילות של דוחותיו.‬ ‫26‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  63. 63. ‫• 44.8: על הדוח לכלול אך ורק מידע, ממצאים‬ ‫ומסקנות, הנתמכות ע"י ראיות מספקות, מתאימות‬ ‫ורלבנטיות, מחומר התיעוד של הביקורת.‬ ‫• במידה ומידע חשוב לממצאי הביקורת ולמסקנותיה‬ ‫זמין לצוות הביקורת, אולם לא בוקר בפועל, על‬ ‫המבקרים לציין בבירור את מגבלות המידע שלהם,‬ ‫ולהדגיש את מגבלות "הערבות המלאה", ומגבלות‬ ‫מידת- הסמך, למסקנות ולהמלצות, המתבססים על‬ ‫מידע זה.‬ ‫36‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  64. 64. ‫• 54.8: ראיות הכלולות בדוחות הביקורת צריכות‬ ‫להפגין את הנכונות והסבירות של העניינים‬ ‫המדווחים.‬ ‫• תיאור נכון, משמעו: לתאר את מיקוד הביקורת,‬ ‫המתודולוגיה שננקטה והמסקנות, באופן עקבי‬ ‫ובתאימות עם מיקוד עבודת הביקורת.‬ ‫• על דוח הביקורת גם להימנע מטעויות ותקלות‬ ‫הקשורות ב(היעדר)הגיון וב(היעדר)הנמקה ראויה.‬ ‫46‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  65. 65. ‫• דרך אחת לסייע בהבטחה שדוח הביקורת יעמוד‬ ‫בהתאמה לתקני הדיווח הוא: לעשות שימוש‬ ‫בתהליכי בקרת-איכות-בתהליך,דוגמת איזכור מראה‬ ‫מקום וסימוכין.‬ ‫• איזכור מראה מקום וסימוכין, הינו תהליך שבו‬ ‫המבקר המנוסה, אשר עצמאי בעבודת הביקורת,‬ ‫מוודא ש:- עובדות, מספרים, ותאריכים מדווחים‬ ‫באופן מדויק, כאשר ממצאיו נתמכים באופן מלא ע"י‬ ‫תיעוד הביקורת, ושמסקנותיו והמלצותיו נובעים‬ ‫בצורה הגיונית מהמקורות עליהם הוא נשען.‬ ‫56‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  66. 66. ‫אובייקטיבי‬ ‫64.8: אובייקטיביות דורשת שהצגת הדוח בכללותו‬ ‫•‬ ‫תהיה מאוזנת בתכנים ובטון.‬ ‫אמינות הדוח מועצמת במיוחד כאשר היא מציגה ראיות‬ ‫•‬ ‫באופן בלתי מוטה, כך שמשתמשי הדוח יכולים להיות‬ ‫משוכנעים בעובדות.‬ ‫על הדוח להיות הוגן ולא מוליך שולל, ועליו להעמיד‬ ‫•‬ ‫בפרספקטיבה את תוצאות הדוח.‬ ‫משמעו של דבר הצגת תוצאות הביקורת באופן הוגן‬ ‫•‬ ‫וחסר פניות.‬ ‫בתיאור מגרעות בביצועים ובפעולות, על המבקרים לשים‬ ‫•‬ ‫את ממצאיהם בהקשר המתאים (קונטקסט) והרלבנטי.‬ ‫66‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  67. 67. ‫• לדוגמה: הישות המבוקרת הייתה חשופה, בעת קיום‬ ‫הממצאים המתוארים בדוח, לקשיים או לנסיבות בלתי‬ ‫שגרתיות.‬ ‫• 74.8: הטון של הדוחות צריך לעודד (=להניע) את‬ ‫מקבלי ההחלטות, לפעול בהקשר לממצאי המבקרים‬ ‫ובהקשר להמלצותיהם.‬ ‫• טון זה צריך להיות מאוזן ע"י דרישה מהדוחות להציג‬ ‫"צליל" וראיות שיתמכו במסקנות, תוך הימנעות‬ ‫משימוש בפעלים ושמות תואר פוגעים, העלולים לבקר‬ ‫ולהציג ראייה, באופן המקרין והמבטא אווירה של‬ ‫ביקורת (‪ )criticism‬או מסקנות בלתי מבוססות.‬ ‫76‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  68. 68. ‫84.8:הדוח צריך לאבחן גם את ההיבטים החיוביים‬ ‫•‬ ‫של הנושא המבוקר, במידה והתיאור רלבנטי ומשויך‬ ‫לנושא המבוקר.‬ ‫הכללת היבטים חיוביים של הנושא המבוקר עשויה‬ ‫•‬ ‫להוביל לשיפור הביצועים ע"י גופים ציבוריים‬ ‫ממלכתיים וצבאיים אחרים, העשויים לקרוא דוח זה.‬ ‫מידע שכזה מאפשר הצגה הוגנת יותר של המצב‬ ‫•‬ ‫המבוקר, תוך שהוא מספק את האיזון הדרוש לדוח.‬ ‫בנוסף לכך, הכללת הישגים חיוביים שכאלה,‬ ‫•‬ ‫עשויה להוביל לשיפור גם בגופים ציבוריים אחרים,‬ ‫הקוראים את הדוח (ואשר הנושא המבוקר, רלבנטי‬ ‫86‬ ‫גם להם..).‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  69. 69. ‫משכנע‬ ‫• 94.8: בכדי להיות משכנע, צריך שתוצאות הביקורת‬ ‫יהיו במענה ליעדיה, שהממצאים יוצגו באופן משכנע,‬ ‫ושהמסקנות וההמלצות ינבעו בצורה הגיונית מן‬ ‫העובדות המוצגות בדוח.‬ ‫• המידע המוצג צריך להיות מספק לצורך, באופן‬ ‫שישכנע את משתמשי וקוראי הדוח בהכרה‬ ‫בתקפותם, בסבירות המסקנות, ובתועלת שתצמח‬ ‫לארגון המבוקר מיישום ההמלצות.‬ ‫• דוחות הבנויים והמתוכננים בתצורה זו, יכולים‬ ‫לסייע במיקוד תשומת הלב של ממלאי תפקידי-‬ ‫מפתח בעניינים שהועלו לסדר היום, ויכולים להוות‬ ‫96‬‫גורם מדרבן (אינסנטיב) להנעה לפעילות מתקנת.‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  70. 70. ‫ברור‬ ‫05.8: בהירות הדוח משמעה:‬ ‫•‬ ‫שהדוח יהיה קריא בנקל, ומובן. על הדוחות להיות‬ ‫מעובדים ומנוסחים בשפה ברורה ופשוטה, ככל‬ ‫שהנושא מתיר.‬ ‫שימוש בשפה ישירה ולא מורכבתטכנית היא פעולה‬ ‫•‬ ‫חיונית להשגת פשטות ההצגה.‬ ‫בכל מקרה בו נעשה שימוש במילים ומונחים טכניים,‬ ‫•‬ ‫קיצורים וכינויים, יש להגדירם בדוח (במילון מונחים)‬ ‫באופן ברור (בנספח למשל).‬ ‫15.8: על מבקרים לשקול שימוש בתקציר בדוחותיהם.‬ ‫•‬ ‫זאת, במטרה למשוך את תשומת הלב של הקורא‬ ‫•‬ ‫07‬ ‫ולהאיר להם את המסר-הכולל שלו.‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  71. 71. ‫• במידה ונעשה שימוש בתקציר, עליו להתמקד באופן‬ ‫כללי בתשובות לשאלות המרכזיות העולות מיעדי‬ ‫הביקורת‬ ‫• על התקציר לסכם את הממצאים המשמעותיים‬ ‫ואת המסקנות העקרוניות, ולהכין את הקוראים‬ ‫לצפות ולחזות בעצמם את הכיוון המתבקש‬ ‫להמלצות.‬ ‫17‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  72. 72. ‫25.8: ארגון הגיוני של החומרים, הדיוק והנחישות‬ ‫•‬ ‫בהצגת המסקנות, הם מרכיבים חיוניים לבהירות‬ ‫ולהבנת הדוח.‬ ‫שימוש יעיל בכותרות,בהערות הסבר והגדרות‬ ‫•‬ ‫משפטי-נושא, עושים את הדוח קל יותר לקריאה‬ ‫והבנה .‬ ‫יש לעשות שימוש בעזרים ויזואליים (כתמונות,‬ ‫•‬ ‫מרשמים, גרפים ומפות).‬ ‫זאת, בהתאם לצורך המתבקש, להבהיר ולסכם‬ ‫•‬ ‫נושאים מורכבים.‬ ‫27‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  73. 73. ‫ממצה‬ ‫• 25.8: להיות ממצה, משמעו:‬ ‫שהדוח לא יהיה ארוך מהנחוץ, במטרה לשכנע ולתמוך‬ ‫במסר המועבר.‬ ‫• פירוט יתר בדוח מסיח את הדעת ממסרי הדוח, ועלול‬ ‫אף להטות ולהסיח מהמסר המתבקש, ועלול להביך או‬ ‫להסיח את דעת הקורא. כמו כן יש להימנע מחזרה‬ ‫מיותרת על מימצאים.‬ ‫• אף על פי שבדוח ביקורת יש לעיתים מקום לשיפוטיות‬ ‫ושיקול דעת בקביעת תכני הביקורת, עדיין ראוי לבססם‬ ‫על עובדות מוצקות וראיות אולם תמציתיים, ואז יהיו‬ ‫בעלי סבירות גבוהה יותר להשגת יעדי הביקורת.‬ ‫37‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬
  74. 74. ‫סוף‬ ‫תודה על ההקשבה‬ ‫47‬ ‫כל הזכויות שמורות לשלום גנצר‬

×