LucyStar ed il Progetto per l’Automazione del Ciclo Passivo Risultati Ottenuti e Propositi per il futuro 08/06/09
Sommario <ul><li>Lo stato antecedente il progetto </li></ul><ul><li>Obiettivi Perseguiti </li></ul><ul><li>Realizzazione d...
<ul><li>Contabilità fornitori gestita su quattro poli (Fusaro – Giugliano – Roma - Genova) </li></ul><ul><li>Archivi dislo...
<ul><li>Eliminazione della manipolazione della carta (processo paperless) </li></ul><ul><li>Reperibilità e disponibilità d...
<ul><li>Il Progetto è stato sviluppato in due distinte fasi: </li></ul><ul><li>Fase 1 </li></ul><ul><li>Obiettivo primario...
<ul><li>Digitalizzazione dei documenti </li></ul><ul><ul><li>Attribuzione del protocollo di ingresso in sostituzione del p...
<ul><li>Digitalizzazione dei documenti </li></ul><ul><ul><li>Nuova Interfaccia di Scansione con interfaccia diretta su can...
<ul><li>Visualizzazione del documento ottico direttamente da SAP (Archive Link)** </li></ul><ul><li>Gestione telematica de...
<ul><li>Tracciabilità del documento </li></ul><ul><ul><li>La struttura gerarchica di LucyWorlFlow consente una migliore di...
<ul><li>Reperibilità degli indicatori di processo </li></ul><ul><ul><li>La struttura del processo, suddiviso in fasi disti...
<ul><li>Innalzamento della  Qualità  delle attività </li></ul><ul><ul><li>Certezza del dato contabile </li></ul></ul><ul><...
La nuova architettura SOA <ul><li>Centralizzazione  e consolidamento della base dati (Oracle RAC) </li></ul><ul><ul><li>Pe...
Il MoU con FMGS, nuove possibilità <ul><li>Nuovo accordo di licenza </li></ul><ul><ul><li>Prevede licenze FULL per tutti i...
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L'esperienza di Selex Sistemi Integrati nella gestione del ciclo passivo con le soluzioni IDOQ management

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  1. 1. LucyStar ed il Progetto per l’Automazione del Ciclo Passivo Risultati Ottenuti e Propositi per il futuro 08/06/09
  2. 2. Sommario <ul><li>Lo stato antecedente il progetto </li></ul><ul><li>Obiettivi Perseguiti </li></ul><ul><li>Realizzazione del Progetto e i Risultati Ottenuti </li></ul><ul><li>Nuove frontiere (Ottimizzazioni) </li></ul><ul><li>Impatti delle ottimizzazioni sul Ciclo Passivo </li></ul><ul><li>La nuova architettura SOA </li></ul><ul><li>Il MoU con FMGS </li></ul>08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  3. 3. <ul><li>Contabilità fornitori gestita su quattro poli (Fusaro – Giugliano – Roma - Genova) </li></ul><ul><li>Archivi dislocati nei poli, difficilmente consultabili </li></ul><ul><li>Mancanza di uniformità dei comportamenti, dal punto di vista interno (procedure di contabilizzazione) e dal punto di vista esterno (informazioni ai fornitori) </li></ul><ul><li>Informazioni relative al processo indisponibili (eccettuato il dato relativo al numero di documenti registrati) </li></ul><ul><li>Comunicazioni con gli enti coinvolti nel processo non gestite e non tracciate </li></ul><ul><li>L’operatore era l’unico dominus del documento </li></ul>Lo stato antecedente il progetto 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  4. 4. <ul><li>Eliminazione della manipolazione della carta (processo paperless) </li></ul><ul><li>Reperibilità e disponibilità dei documenti “fattura” </li></ul><ul><li>Controllo e gestione del processo (disponibilità di tutti i dati) </li></ul><ul><li>Riduzione dei tempi di transito del documento e di archiviazione dello stesso (puntalità del processo accountancy&payment) </li></ul><ul><li>Innalzare la qualità del lavoro del contabile </li></ul>Obiettivi Perseguiti 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  5. 5. <ul><li>Il Progetto è stato sviluppato in due distinte fasi: </li></ul><ul><li>Fase 1 </li></ul><ul><li>Obiettivo primario: processo paperless </li></ul><ul><li>Fase 2 </li></ul><ul><li>Obiettivo primario: automazione </li></ul>Realizzazione del Progetto e Risultati Ottenuti 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  6. 6. <ul><li>Digitalizzazione dei documenti </li></ul><ul><ul><li>Attribuzione del protocollo di ingresso in sostituzione del protocollo IVA (Risoluzione Ministeriale 153/2001) </li></ul></ul><ul><ul><li>Archiviazione immediata dei documenti scannerizzati </li></ul></ul><ul><ul><li>Immediata disponibilità del documento ottico e archiviazione diretta della carta </li></ul></ul><ul><li>Lettura OCR del documento </li></ul><ul><ul><li>Lettura dell’ intero documento e riconoscimento dell’emittente fattura </li></ul></ul><ul><ul><li>OCR template driven (necessario intervento di configurazione da parte dell’utente) </li></ul></ul><ul><ul><li>Smistamento automatico all’utente contabile responsabile del fornitore o della tipologia di fattura </li></ul></ul><ul><li>Contabilizzazione automatica su SAP </li></ul><ul><ul><li>Gestione on-line della transazione (possibilità di integrare i dati letti da LucyStar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Archiviazione di: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Immagine, che riporta anche le informazioni per il recupero del cartaceo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>chiavi di ricerca (il documento è consultabile tramite WEB) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>“ storia” del documento dal suo ingresso in azienda </li></ul></ul></ul><ul><li>Implementazione del motore di Work Flow (LucyLiteWeb) </li></ul><ul><ul><li>Gestione del “disabbinato” e delle procedure di autorizzazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione dell’attestato di prestazione elettronico </li></ul></ul>Realizzazione del Progetto e Risultati Ottenuti (Fase 1 - anno 2003) 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  7. 7. <ul><li>Digitalizzazione dei documenti </li></ul><ul><ul><li>Nuova Interfaccia di Scansione con interfaccia diretta su canale SCSI pronta per scanner di ultima generazione (oltre 35 pagine per minuto) </li></ul></ul><ul><ul><li>Stampa automatica del package list per agevolare l’archiviazione del cartaceo </li></ul></ul><ul><li>Lettura OCR del documento </li></ul><ul><ul><li>Lettura dell’ intero documento e cattura automatica dei dati sensibili (Free Form Data Capture , nessun intervento da parte dell’utente) </li></ul></ul><ul><ul><li>Valutazione automatica dell’attendibilità dei dati letti dal’OCR </li></ul></ul><ul><ul><li>Smistamento automatico all’utente contabile responsabile del fornitore o della tipologia di tutti i documenti “attendibili” </li></ul></ul><ul><ul><li>Smistamento al controllo qualità per la correzione dei documenti “non attendibili” e per auto-apprendimento del sistema </li></ul></ul><ul><li>Contabilizzazione automatica su SAP </li></ul><ul><ul><li>Il sistema di valutazione automatica della lettura consente di avere un sistema Btach ready, che consente di contabilizzare fatture senza intervento dell’utente </li></ul></ul>Realizzazione del Progetto e Risultati Ottenuti (Fase 2 - anno 2005) 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  8. 8. <ul><li>Visualizzazione del documento ottico direttamente da SAP (Archive Link)** </li></ul><ul><li>Gestione telematica delle fatture passive (e-invoice DLG 20/02/2004 n°52; Direttiva CE 115/01)* </li></ul><ul><li>Diminuzione dei tempi di attraversamento del documento (contabilizzazione Batch dei documenti MM)* </li></ul><ul><li>Nuove procedure per la gestione del WorkFlow legato alle fatture passive** </li></ul><ul><li>Architettura Service Oriented*** </li></ul><ul><li>Gestione del Ciclo Attivo </li></ul><ul><li>Conservazione Sostitutiva </li></ul>Nuove frontiere (Ottimizzazioni 2007-2008) 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing * Funzionalità disponibile ma non attivata ** Funzionalità rilasciata ed in uso *** In fase di test
  9. 9. <ul><li>Tracciabilità del documento </li></ul><ul><ul><li>La struttura gerarchica di LucyWorlFlow consente una migliore distribuzione dei documenti con anomalie all’interno delle aree aziendali coinvolte nel ciclo passivo </li></ul></ul><ul><ul><li>LucyWorkFlow permette di gestire nativamente le deleghe dei procuratori (un solo click per autorizzare un pagamento, il sistema si occupa di effettuare tutte le verifiche necessarie) </li></ul></ul><ul><ul><li>AutomatcExport è in grado di contabilizzare automaticamente fatture MM ed FI, consentendo un immediata disponibilità del dato contabile </li></ul></ul><ul><ul><li>Il documento ed il tracking possono essere consultati direttamente da SAP (vantaggi: policies di accesso gestite da SAP, nessuna installazione lato client, standardizzazione SAP-like) </li></ul></ul><ul><li>Qualità del dato contabile </li></ul><ul><ul><li>InteractiveExport ha standardizzato il trattamento contabile dei documenti </li></ul></ul><ul><ul><li>AutomaticExport esaspera le funzioni di standardizzazione contabile messe a disposizione da InteractiveExport </li></ul></ul><ul><ul><li>Il processo Euristico e le capacità di un sistema esperto garantiscono che al contabile arrivino solo dati controllati e verificati </li></ul></ul>Impatti delle ottimizzazioni sul processo del ciclo passivo 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  10. 10. <ul><li>Reperibilità degli indicatori di processo </li></ul><ul><ul><li>La struttura del processo, suddiviso in fasi distinte ma interdipendenti, garantisce la possibilità di una misurazione di performances della singola fase </li></ul></ul><ul><ul><li>Il database LucyStar conserva e storicizza tutti i dati di processo </li></ul></ul><ul><ul><li>Nel primo quadrimestre del 2007 è stato rilasciato un nuovo modulo statistico web-based che permette una semplice interazione con questi dati oltre che estrazioni di reportistica </li></ul></ul><ul><li>Automazione del processo </li></ul><ul><ul><li>LucyEuristick è un sistema esperto in grado di valutare correttamente la qualità dei dati rilavati dall’OCR, garantendo che una percentuale non inferiore al 50% dei documenti inseriti a sistema possano essere inviati direttamente a SAP (tramite un contabile o tramite un automa) </li></ul></ul><ul><ul><li>AutomatcExport ha la capacità di automatizzare sia il trattamento contabile che l’interazione con aree aziendali esterne alla Co.Fo. Per la soluzione di anomalie (es. mancanza entrata merci, mancanza attestato di prestazione)* </li></ul></ul><ul><ul><li>LucyWorkFlow è stato customizzato in modo da pre-definire i percorsi che un determinato documento deve effettuare all’interno dell’azienda per essere approvato/pagato/integrato </li></ul></ul>Impatti delle ottimizzazioni sul processo del ciclo passivo 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing *le funzionalità di contabilizzazione automatica non sono state attivate poiché è richiesta una fase di analisi effettuata (per il momento) da Co.F. solo sulle fatture AVIS
  11. 11. <ul><li>Innalzamento della Qualità delle attività </li></ul><ul><ul><li>Certezza del dato contabile </li></ul></ul><ul><ul><li>Standardizzazione delle procedure di contabilizzazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Reperibilità e disponibilità del documento contabile </li></ul></ul><ul><ul><li>Sicurezza nell’accesso al documento contabile </li></ul></ul><ul><li>Aumento prestazionale delle attività di Co.F. </li></ul><ul><ul><li>Integrale lettura automatica del documento </li></ul></ul><ul><ul><li>Contabilizzazione “unattended” (senza intervento dell’utente) delle fatture standard (es. Avis Autonoleggio,ecc.) </li></ul></ul><ul><ul><li>Riduzione dei tempi di attraversamento </li></ul></ul><ul><ul><li>Standardizzazione delle procedure per l’intervento delle aree aziendali preposte alla correzione/integrazione/autorizzazione delle fatture </li></ul></ul>Impatti delle ottimizzazioni sul processo del ciclo passivo (Sintesi) 08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  12. 12. La nuova architettura SOA <ul><li>Centralizzazione e consolidamento della base dati (Oracle RAC) </li></ul><ul><ul><li>Performances migliorate </li></ul></ul><ul><ul><li>Business continuity e garanzie di disaster recovery </li></ul></ul><ul><ul><li>Manutenzione centralizzata </li></ul></ul><ul><li>Migrazione tecnica da Client/Server a WEB Services </li></ul><ul><ul><li>Centralizzazione delle funzioni applicative critiche </li></ul></ul><ul><ul><li>Garanzia di erogazione del servizio </li></ul></ul><ul><ul><li>Maggiori prestazioni, minore manutenzione </li></ul></ul><ul><ul><li>Bilanciamento dei servizi tra server farm di Roma e Fusaro </li></ul></ul><ul><ul><li>Integrazione con Identity servers aziendali per la gestione delle utenze </li></ul></ul><ul><li>Miglioramenti funzionali </li></ul><ul><ul><li>Interfacce utente più ergonomiche (per una maggiore produttività) </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilità nel distribuire l’applicazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Maggiore flessibilità nel raccogliere le richieste del processo di business </li></ul></ul><ul><ul><li>Disponibilità di funzioni aggiuntive per il controllo dei processi e per la reportistica </li></ul></ul>08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing
  13. 13. Il MoU con FMGS, nuove possibilità <ul><li>Nuovo accordo di licenza </li></ul><ul><ul><li>Prevede licenze FULL per tutti i moduli applicativi </li></ul></ul><ul><ul><li>Apre possibilità per la gestione del ciclo attivo (emissione, recapito ed archiviazione di fatture elettroniche e/o analogiche trasmesse per via elettronica) per aderire alle norme della Finanziaria 2008 </li></ul></ul><ul><ul><li>Apre possibilità per l’emissione, recapito e archiviazione in formato elettronico (PDF, anche firmato) di qualsiasi documento emesso da SAP (es. Ordini di acquisto, attestati di prestazione, ecc.) </li></ul></ul><ul><ul><li>Apre possibilità per la Conservazione Sostitutiva </li></ul></ul><ul><li>Tariffe per i servizi professionali agevolate </li></ul><ul><ul><li>A parità di budget è possibile effettuare un maggior numero di attività </li></ul></ul><ul><ul><li>Spese di trasferta con tetti pre-stabiliti </li></ul></ul><ul><li>Altre possibilità </li></ul><ul><ul><li>Idoq Servizi è in grado di esternalizzare i servizi a basso valore aggiunto (es. scansione, controllo di qualità, conservazione sostitutiva, ecc.) condividendo i medesimi strumenti software </li></ul></ul>08/06/09 Automazione Ciclo Passivo – Smart Invoice Processing

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