Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
R A A D
verzameling 2015
nummer
datum 11 juni 2015
agendapunt
MğřTff'íí "NB"flĩe-R-8ňW
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R...
verzameling 2015
datum 11 juni 2015
agendapunt
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
ORGANISATIE
afd./team GR F
team...
verzameling 2015
nummer
datum 11 juni 2015
agendapunt
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
ORGANISATIE
afd ./team G...
GRIFFIE
verzameling 2015
nummer
datum 11 juni 2015
agendapunt I
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
ORGANISATIE
af...
GRIFFIE ORGANISATIE
verzameling 2015 afd./team GRF
nummer teamleider N Broekema
datum GEUEEN TE™datum 11 juni 2015 telefoo...
R a a d s b e s l u i t
A g e n d a p u n t
GEMEENTE WESTLAND
RAADSBESLUIT
verzameling 2015
nummer
datum 30 juni 2015
docu...
0 ^ v C
y v  e e V u t v ļ  ^ ^ c 
•iiCi-lIEF
X E M P L A A R
GEMEENTE WESTLAND
College van B&W van de gemeente Westland
P...
GEMEENTE I
PAGINA 2
digitale informatie; en dat niet alleen technisch op te lossen, maar ook door het gedrag
van medewerke...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Instemming Raad 01-07-2015 met de uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013

238 views

Published on

Diverse actoren aan zet om te komen van ingevulde Archief-KPI's naar daadwerkelijk verbeterd gemeentelijk informatiebeheer. In Westland heeft de gemeenteraad het Verslag Informatiebeheer gecheckt. De Raad heeft unaniem het college van B&W verzocht de aanbevelingen over te nemen.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Instemming Raad 01-07-2015 met de uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013

  1. 1. R A A D verzameling 2015 nummer datum 11 juni 2015 agendapunt MğřTff'íí "NB"flĩe-R-8ňW GEMEENTE WESTLAND R A A D S V O O R S T E L telefoon 0174-673042 nbroekema@gemeente- westland.nl documentnr. 1G15-001032 onderwerp initiatief-Raadsvoorstel met betrekking tot de door de Raad uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 bijlage(n) « conceptraadsbesluit (documentnr. G15-001033) « conceptbrief van de Raad aan het college met de aanbevelingen, gedaan naar aanleiding van de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 (documentnr. G15-001034) » het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 van mei 2014 (documentnr. G15-001035) » de aanbiedingsbrief van B&W bij het Verslag archief- en informatiebeheer 2013 d.d. 10-07-2014 (documentnr. G15-001036) » de verslagen van de in oktober en december 2014 gevoerde gesp rekken (documentnr. G15-001037) Status Openbaar 1. In te stemmen met de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013, 2. Verzoekt het college van B&W de aanbevelingen over te nemen, daarover de Raad te informeren en ingeval aanbevelingen niet overgenomen worden, dienaangaande zijn overwegingen kenbaar te maken aan de Raad; 3. Verzoekt het college van B&W op korte termijn het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 aan de Raad ter beschikking te stellen. EXEMPLAAR PAGINA 1 VAN 5
  2. 2. verzameling 2015 datum 11 juni 2015 agendapunt GEMEENTE WESTLAND R A A D S V O O R S T E L ORGANISATIE afd./team GR F teamleider NBroekema telefoon 0174-673042 e-mail nbroekema@gemeente- westland nl documentnr. G15-001032 ONDERWERP Het college informeren over de door de Raad uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 en een tijdige start van de vervolg-check bevorderen AANLEIDING EN DOEL VAN DE CHECK OP HET VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER 2013 Met ingang van de Jaarstukken 2013 bevat het Jaarverslag ook een paragraaf met de "Staat van de Gemeente" (51.7). In deze paragraaf staat de informatie die de provincie nodig heeft om te toetsen of de gemeente haar taken goed heeft uitgevoerd, het zogeheten interbestuurlijk toezicht. Hierbij is de Wet Revitalisering generiek toezicht belangrijk, die in 2012 in werking is getreden. De wet betekent vooral een "herbevestiging" van de positie van de gemeenteraad als eerste orgaan dat toezicht houdt op het college. De wet zet nadrukkelijk in op het versterken van de horizontale verantwoording (die van B&W aan de Raad) en op een afbouw van de verticale toezichtslast vanuit rijk en provincie. Dat kan omdat de wet uitgaat van vertrouwen. Het is de Raad die als eerste aan zet is, met de Provincie of het Rijk met terughoudendheid en op afstand in de tweede lijn. Dit past bij het duale stelsel. ("Jaarstukken 2013 gemeente Westland" d.d. 15 juli 2014, p.19) Een onderdeel van de paragraaf "Staat van de Gemeente" is het Informatie- en Archiefbeheer Dit heeft de kleurcode Orange gekregen, wat betekent dat sprake zal zijn van een gematigde vorm van provinciaal toezicht. Tegelijk met de Jaarstukken 2013 verzond de gemeente Westland het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 naar de provincie. Omdat dit verslag beschikbaar is en vanwege de kleurcode Oranje, zagen enkele raadsleden reden om het gesprek aan te gaan met de gemeentearchivaris en met de teamleider Documentaire Informatievoorziening (DIV) over dat verslag. De doelen van de gesprekken waren: 1. onduidelijkheden wegnemen en zich een goed beeld van de situatie vormen; 2. zodat de Raad kan inschatten of de gemeente, vanwege de kleurcode Oranje, op het gebied van het informatiebeheer bijzondere risico's loopt; 3 en hiermee het bovengenoemde horizontaal toezicht ook daadwerkelijk vorm te geven. Hieronder volgen de uit de gesprekken getrokken conclusies: « Welke zaken gaan goed » Welke zaken geven de raadsleden aanleiding tot zorg « Aanbevelingen Omdat in een brief van december 2014 het college slechts twee verbeteracties noemt, maar de Raadsleden duidelijk meer aandachtspunten signaleren volgt na het voorstel om te besluiten van één en ander kennis te nemen het verzoek aan het college van B&W het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 dat inmiddels gereed is op korte termijn aan de Raad ter beschikking te stellen PAGINA 2 VAN 5
  3. 3. verzameling 2015 nummer datum 11 juni 2015 agendapunt GEMEENTE WESTLAND R A A D S V O O R S T E L ORGANISATIE afd ./team GR F teamleider NBroekema telefoon 0174-673042 e-mail nbroekema@gemeente- westland.nl documentnr. G15-001032 Het plannen van de gesprekken, het verkrijgen van opgevraagde informatie en het uitwerken van deze verslaglegging, hebben vrij veel tijd gevergd. Als het volgende traject vlot kan starten - waarschijnlijk kan het voorspoediger verlopen - zijn de aanbevelingen eerder bekend. Zodat deze ook effect kunnen hebben in eventuele verbeteringen. WELKE ZAKEN GAAN GOED S dat voorzieningen worden aangeschaft om een betere (digitale) dienstverlening te realiseren; Z dat gewerkt wordt aan een Historisch Informatie Punt (HIP) Het Historisch Archief Westland (HAW) wil daar een "klankbordgroep" omheen zetten van mensen met veel kennis van lokale historie en bijzonderheden; s dat met diverse buurgemeenten wordt samengewerkt in de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem informatiebeheer; 4 dat de gemeente laatst weer een stap heeft gezet in de uitwerking van het Masterplan Digitalisering; de succesvolle koppeling tussen het informatiesysteem Corsa en GWS4all van Centric - zie www.kinqqemeenten.nl/kinq/nieuws/westland-bereikt-miilpaal- praktiikbeproevinq-zaak-en-documentservices * dat het HAW deelneemt aan een pilotproject regionaal e-depot, samen met de gemeenten Delft en Schiedam; Z dat om de 2/3 weken, samen met de archiefinspectie, overleg plaatsvindt tussen het HAW, afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) en afdeling ICT. WELKE ZAKEN GEVEN DE RAADSLEDEN AANLEIDING TOT ZORG » dat wat betreft archiefinspectie slechts passief gebruik gemaakt wordt van capaciteit van gemeente Delft, zodat de gemeente niet zelf kan toezien op het informatiebeheer van voor Westland belangrijke verbonden partijen, zoals de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) en de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden (GGD); te meer omdat de Raadsleden niet de indruk hebben gekregen dat het archieftoezicht op de ODH, prioriteit heeft bij het Haags Gemeentearchief, die deze taak vervuld namens de gemeenschappelijke regeling: » dat pas bij de overbrenging van de informatie, het HAW het informatiebeheer met de ODH afstemt; afstemming heeft dan geen zin meer; het HAW moet het dan doen met de info - en in die vorm - die door de ODH wordt aangeleverd; » dat het bij de organisatie onduidelijk is in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt beheerd; van die informatie is evenmin de ordening of het onderlinge verband in beeld, of de authenticiteit, toegankelijkheid, raadpleegbaarheid na lange tijd ^25 jaar); * dat op diverse plaatsen binnen de organisatie afdelingsarchieven aanwezig zijn en/of digitale informatie ontstaat die meestal met door de afdeling Documentaire Informatie- voorziening (DIV) beheerd worden; daardoor is de achterstand in bewerking onduidelijk en wordt mogelijk de Archiefwet op die plaatsen niet nageleefd: PAGINA 3 VAN 5
  4. 4. GRIFFIE verzameling 2015 nummer datum 11 juni 2015 agendapunt I GEMEENTE WESTLAND R A A D S V O O R S T E L ORGANISATIE afd ./team GR F teamleider NBroekema telefoon ! 0174-673042 e-mail nbroekema@gemeente- westland.nl documentnr. G15-001032 dat de twee zojuist gemaakte opmerkingen ertoe kan leiden dat essentiële informatie die na een ramp nodig is om besluiten te nemen, niet volledig, betrouwbaar of bruikbaar is of niet tijdig kan worden geleverd; de oranje kleurcodering voor dit informatierisico achten de Raadsleden reëel wanneer er een concreet verbeterplan is; maar als niet op korte termijn verbetering zal worden gerealiseerd, vinden de Raadsleden de kleur rood aan de orde; AANBEVELINGEN 1. capaciteit inhuren bij Gemeentearchief Delft om archiefinspecties uit te voeren bij voor Westland belangrijke verbonden partijen, bijvoorbeeld de ODH en de GGD, dan wel tenminste het Haags Gemeentearchief te vragen prioriteit te geven aan het archieftoezicht op deze organisaties; 2. het HAW zich een beeld laten vormen van het informatiebeheer bij de ODH en met deze af te stemmen welke informatie, hoe en in welke vorm t.z.t. naar het HAW wordt overgebracht; 3. nadrukkelijk in de evaluatie van de asbestbrand in Wateringen mee te nemen of meteen na de brand essentiële managementinformatie kon worden geleverd die volledig, betrouwbaar en bruikbaar was; 4. zich, wat betreft de digitale informatiehuishouding, niet alleen te richten op de toekomst (e-depot) maar juist prioriteit te geven aan het stroomlijnen van de reeds aanwezige digitale informatie; en dat niet alleen technisch op te lossen, maar ook door het gedrag van medewerkers te laten veranderen; 5. de relevante managementinformatie uit het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 opnemen in de aanbiedingsbrief van het college bij dat verslag; Raadsleden mogen aannemen dat zo'n brief alle belangrijke punten bevat die het college bij de Raad onder de aandacht wil brengen; 6. in het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 opsommen welke verbeteringen op de planning stonden, welke resultaten zijn bereikt en welke aandachtspunten voor het volgende jaar op de planning staan en ook wat de resultaten zijn van de diverse overleggen waar het HAW bij betrokken is; 7. de nog te organiseren "klankbordgroep" rond het Historisch Informatie Punt inzetten om die informatie te benoemen die van lokaal historisch belang is; daarbij ook samen te werken met musea, andere (culturele) partijen en particulieren, deze informatie daadwerkelijk door het HAW te verwerven en voor het publiek toegankelijk te maken ! SCHRIJVEN COLLEGE B&W RESULTATEN INTERBESTUURLIJK TOEZICHT PROVINCIE ZUID HOLLAND, QEC.2014 Met de Jaarstukken 2013 verzond het college van B&W de "Staat van de Gemeente" (51.7) naar het college van GS Tegelijk verzond de gemeente Westland het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013. PAGINA 4 VAN 5
  5. 5. GRIFFIE ORGANISATIE verzameling 2015 afd./team GRF nummer teamleider N Broekema datum GEUEEN TE™datum 11 juni 2015 telefoon 0174-673042 agendapunt R A A D S V O O R S T E L e-mail documentnr nbroekema@gemeente- westland.nl G15-001 032 VOORSTEL Per brief van 13 nov. 2014 informeerde de provincie het college van de gemeente Westland over de staat van de Zuid-Hollandse gemeenten en de resultaten van het uitgevoerde interbestuurlijk toezicht. Het college van B&W informeerde de Raad daarover per brief van 23 dec. 2014 In de laatstgenoemde brief geeft het college de Raad een actueel beeld van de situatie op de domeinen waar Westland in de "Staat van de Gemeente" een 'oranje' score had behaald. Op het gebied van het Archief- en Informatiebeheer beschrijft het college de situatie daarin als volgt: Informatie- en archiefbeheer: is 'oranje' omdat de gemeente op het brede terrein van het informatiebeheer nog diverse verbeteracties moet doorvoeren. De verbeterpunten worden doorgevoerd, waarbij afronding van de verbeteracties is voorzien in het eerste kwartaal van 2015. Uitzondering hierop zijn een tweetal verbeteracties, die langer doorlopen. Dit betreft het kwaliteitszorgsysteem en de archiefwaardigheid van de gegevens. Voor het kwaliteitszorgsysteem geldt dat er nog geen (landelijke) bepalingen zijn waar een kwaliteitssysteem aan dient te voldoen en naar de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties dient nog nader onderzoek te worden verricht. In de paragraaf hierboven heeft de Raad zeven aanbevelingen geformuleerd en deze gaan meer onderwerpen aan dan de twee verbeteracties die het college noemt in zijn brief van 23 dec 2014 Dus de Raad zal met interesse kennis willen nemen van het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 Daarom verzoekt zij het college dit aan de Raad ter beschikking te stellen wanneer het gereed is. Dus niet pas bij de aanbieding van de Jaarstukken 2014 R A A D ~ 3 0 JUNI 2015 G E M E E N T E W E S T L A N D A R C H I E F E X E M P L A A R dą griffier 4 ) ; : N roekem D van der Meer 'AGI M
  6. 6. R a a d s b e s l u i t A g e n d a p u n t GEMEENTE WESTLAND RAADSBESLUIT verzameling 2015 nummer datum 30 juni 2015 documentnr. G15-001033 RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Westland; gelezen het voorstel van het Presidium van 11 juni 2015, betreffende de door de Raad uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 (documentnummer G15-001032), met de volgende bijlage(n) : A. conceptbrief van de Raad aan het college met de aanbevelingen, gedaan naar aanleiding van de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 (documentnummer G15-001034); B. het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 van mei 2014 (documentnummer G15-001035); C. de aanbiedingsbrief van B&W bij het Verslag archief- en informatiebeheer 2013 d.d. 10-07-2014 (documentnummer G15-001036); D. de verslagen van de in oktober en december 2014 gevoerde gesprekken (documentnummer G15-001037), gelet op de artikelen 108, eerste lid en 147 en 147a van de Gemeentewet; gehoord de beraadslagingen in de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving van 8 juni 2015; b e s l u i t : 1. In te stemmen met de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013; 2. het college van B&W te verzoeken de aanbevelingen over te nemen, daarover de Raad te informeren en ingeval aanbevelingen niet overgenomen worden, dienaangaande zijn overwegingen kenbaar te maken aan de Raad; 3 het college van B&W te verzoeken op korte termijn het Verslag Informatie- e R A A D Archiefbeheer 2014 aan de Raad ter beschikking te stellen. Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 30 juni 2015, de voorzittere griffifer Nľ 4 Briekema 3 0 JUNI 2015
  7. 7. 0 ^ v C y v e e V u t v ļ ^ ^ c •iiCi-lIEF X E M P L A A R GEMEENTE WESTLAND College van B&W van de gemeente Westland Postbus 150 2670 AD Naaldwijk GRIFFIE Postadres: Postbus 150 2670 AD Naaldwijk Bezoekadres: Stokdijkkade 2 2671 GW Naaldwijk T 14 0174 F (0174) 673 600 E griffie@gemeentewestland.nl I www.gemeentewestland.nl UW BRIEF UW KENMERK ZAAK-/PROJECTNR DOCUMENTNR. G15-001034 CONTACTPERSOON AFDEL ING/TEAM DOORKI ESNUMMER N. Broekema GR 0174-673042 ONDERWERP Aanbevelingen Raad n.a.v. Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 Geacht college, Een onderdeel van de paragraaf "Staat van de Gemeente" in het Jaarverslag 2013 betreft het Informatie- en Archiefbeheer. In het "Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013" had dit de kleurcode Orange gekregen, wat betekent dat sprake zal zijn van gematigd toezicht door de provincie Zuid-Holland. Omdat dit verslag beschikbaar is en vanwege de kleurcode Oranje, zagen enkele raadsleden reden om daarover het gesprek aan te gaan met de gemeentearchivaris en met de teamleider Documentaire Informatievoorziening (DIV). De doelen van de gesprekken waren: 1. onduidelijkheden wegnemen en zich een goed beeld van de situatie vormen; 2. zodat de Raad kan inschatten of de gemeente, vanwege de kleurcode Oranje, op het gebied van het informatiebeheer bijzondere risico's loopt; 3. en hiermee het bovengenoemde horizontaal toezicht ook daadwerkelijk vorm te geven. Uit de gesprekken zijn conclusies getrokken welke zaken goed gaan en welke zaken de Raad aanleiding tot zorg geven. Aan de tweede categorie kunnen aanbevelingen worden ontleend. Met deze brief brengt de Raad de aanbevelingen onder uw aandacht. 1. capaciteit inhuren bij Gemeentearchief Delft om archiefinspecties uit te voeren bij voor Westland belangrijke verbonden partijen, bijvoorbeeld de ODH en de GGD, dan wel tenminste het Haags Gemeentearchief te vragen prioriteit te geven aan het archieftoezicht op deze organisaties, 2 het HAW zich een beeld laten vormen van het informatiebeheer bij de ODH en met deze af te stemmen welke informatie, hoe en in welke vorm t z t naar het HAW wordt overgebracht 3 nadrukkelijk in de evaluatie van de asbestbrand m Wateringen mee te nemen of meteen na de brand essentiële managementinformatie kon worden geleverd die volledig betrouwbaar en bruikbaar was 4 z ch /vat betreft de ďgitaie informatiehuishouding n-e' alleen te richten op de toekomst (e-deoot; maar ļuist prïâritŵit te geven aan net stroomlijnen van de reeds aanwezige BIJLAGE(N) DATUM VERZONDEN
  8. 8. GEMEENTE I PAGINA 2 digitale informatie; en dat niet alleen technisch op te lossen, maar ook door het gedrag van medewerkers te laten veranderen; 5. de relevante managementinformatie uit het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 opnemen in de aanbiedingsbrief van het college bij dat verslag; Raadsleden mogen aannemen dat zo n brief alle belangrijke punten bevat die het college bij de Raad onder de aandacht wil brengen; 6. in het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 opsommen welke verbeteringen op de planning stonden, welke resultaten zijn bereikt en welke aandachtspunten voor het volgende jaar op de planning staan en ook wat de resultaten zijn van de diverse overleggen waar het HAW bij betrokken is; 7. de nog te organiseren "klankbordgroep" rond het Historisch Informatie Punt inzetten om die informatie te benoemen die van lokaal historisch belang is; daarbij ook samen te werken met musea, andere (culturele) partijen en particulieren, deze informatie daadwerkelijk door het HAW te verwerven en voor het publiek toegankelijk te maken. In uw brief van 23 dec. 2014 gaf uw college de Raad een actueel beeld van de situatie op de domeinen waar Westland in de "Staat van de Gemeente" een 'oranje' score had behaald Op het gebied van het Archief- en Informatiebeheer beschrijft u de situatie daarin als volgt: Informatie- en archiefbeheer: is 'oranje' omdat de gemeente op het brede terrein van het informatiebeheer nog diverse verbeteracties moet doorvoeren. De verbeterpunten worden doorgevoerd, waarbij afronding van de verbeteracties is voorzien in het eerste kwartaal van 2015. Uitzondering hierop zijn een tweetal verbeteracties, die langer doorlopen. Dit betreft het kwaliteitszorgsysteem en de archiefwaardigheid van de gegevens. Voor het kwaliteitszorgsysteem geldt dat er nog geen (landelijke) bepalingen zijn waar een kwaliteitssysteem aan dient te voldoen en naar de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties dient nog nader onderzoek te worden verricht. In de paragraaf hierboven heeft de Raad zeven aanbevelingen geformuleerd en deze gaan meer onderwerpen aan dan de twee verbeteracties die het college noemt in zijn brief van 23 dec. 2014. Het plannen van de gesprekken, het verkrijgen van opgevraagde informatie en het uitwerken van de verslaglegging, hebben vrij veel tijd gevergd. Als het volgende traject vlot kan starten - waarschijnlijk kan het ook voorspoediger verlopen - zijn de aanbevelingen eerder bekend en kunnen deze ook effect hebben in eventuele verbeteringen Dus de Raad is bijzonder geïnteresseerd in het Verslag Informatie- en Arch Daarom verzoekt zij het college dit aan de Raad ter beschikking te stellen wįnneer het Dus niet pas bij de aanbieding van de Jaarstuk k en 2014 •ftiĩĩhair ?ni4 Hoogachtend Namens de raad van de gemeente Westland 3 0 JUNI 2015 GEËNTE W E S T L A N D de voorzitter r T 3 K E X E M P L A A R

×