Slik skriver du e-postsom ikke kaster bort dinog andres tidIda Aalen27. mai 2013Sjefens sjefer - Lederassistenten
Senior interaksjonsdesigner hos Netlife ResearchMastergrad i Medier, kommunikasjonog IT ved NTNUHei, jeg heterIda Aalen
@idaAaida@netliferesearch.comhttp://idaaalen.wordpress.comSpørsmål?
Hvorfor sende e-post?
De 3 (eneste?) grunnene:1. Gi informasjon2. Be om informasjon3. Be om at noe skal gjøres
Hva er emnet du vilkommunisere om?
• Forklarer hva e-postengjelder• Gjør det lett for mottaker åavgjøre om det er relevantfor dem eller ikke• Gjør det enkler...
Emne:Hei!
Emne:fest
Emne:Sommerfesten
Emne:Meld deg påsommerfesten innen 30.mai
Emne:Sommerfest: Meld degpå innen 30. mai
Emne:Sommerfest: Påmeldinginnen 30. mai
Noen ganger kan helebudskapet få plass itittelen.
Emne:ang. neste møteEmne:Flytte møtet på tirsdagfra kl 14 til 15?
• Bør helst signalisere om dugir informasjon, ber ominformasjon, eller ønsker åfå noe gjort• Hvis det er vanskelig åskrive...
Ett tema per e-post.
Kutt tåkepraten og settdet viktigste først
Vi har ofte så mye påhjertet at det vi virkeligvil ha frem, drukner iteksten.
• Det er større sjanse for atførste avsnitt blir lest• Kortere avsnitt har størresjanse for å bli lest• Det er ikke alltid...
Hei alle sammen, og takk for sist! Det ble snakket endel om at vi kanskje burde bli mer strukturerte ihvordan vi angriper ...
Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks påonsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Månesten være på formidda...
Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks påonsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Månesten være på formidda...
Hei!Kan vi arrangere en workshop enten• onsdag kl 9.00-12.00 eller• torsdag 12.00-15.00?Formålet med workshopen er å finne...
• Hvis du ber ominformasjon eller at noeskal gjøres, gjør det klart iførste avsnitt• Sett de viktigste ordeneførst i setni...
Bør du sende e-post idet hele tatt?Får budskapet ditt plass i emnefeltet?I et avsnitt?I to avsnitt?Da bør du kanskje ringe...
Formater teksten så denblir enklere å lese
KulepunktlisterSkal vi møtes torsdag kl 10, fredag kl 13, onsdag etter kl 9 ellerfredag 14. kl 9?
KulepunktlisterHvilken av disse tidspunktene skal vi møtes?• torsdag 4. juni kl 10• fredag 5. juni kl 13• onsdag 12. juni ...
Fet tekstArbeidsfordelingen blir som følger:• Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa• Fredrik skaffer no...
Fet tekstArbeidsfordelingen blir som følger:• Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa• Fredrik skaffer no...
ReferanselenkerGir utfyllende informasjonog mulighet for noen til åfordype seg ellerundersøke merHandlingslenkerGår til di...
ReferanselenkerÅrets sommerfest blir arrangert på Stratos ved Youngstorget.Kart: http://goo.gl/maps/cVKSB
HandlingslenkerKort nedl enker ved å bruke http://bit.lyMeld deg på sommerfesten ved å fylle ut skjemaet her:https://docs....
• Kulepunktlister når duramser opp noe• Fet tekst for å uthevetriggerord• Lenker til dit folk trenger ågå for å gjøre det ...
...men ikke bli alt forkort
Hvor kort bør en e-postegentlig være?
A, 11:21 Vet ikke helt hva jeg synes...B, 11:25 Skal jeg gjøre det litt kortere, og kanskje finne et bilde itillegg?A, 12:...
Foto: Flickr-bruker postaletrice CC-BY-NC-ND
Hei!Kan vi arrangere en workshop enten• onsdag kl 9.00-12.00 eller• torsdag 12.00-15.00?Formålet med workshopen er å finne...
Hei!Kan vi arrangere en workshop enten• onsdag kl 9.00-12.00 eller• torsdag 12.00-15.00?Formålet med workshopen er å finne...
Før du trykker Send
To/TilCC/KopiBCC/Skjult kopi
• Flytt det viktigste øverst ie-posten• Kutt tåkepraten• Formater teksten med fettekst, kulepunktlister,mellomoverskrifter...
Bonus:Verktøy som kan redusere antall e-post
Doodle.comNår du trenger å ta et valg!
Sosiale intranettFor det som alle burde kunne få vite om, men ikke erviktig nok til at alle bør få e-post om
Bonus:Hva noen enkle forkortelser kan gjøre med e-post-hverdagen
Emne:ang. neste møteEmne:Flytte møtet på tirsdagfra kl 14 til 15?
Emne:ang. neste møteEmne:Flytte møtet på tirsdagfra kl 14 til 15? (EOM)
EOMEnd of message or EOM (as in "(EOM)" or "<EOM>")signifies the end of a message, often an e-mail.
NRNNo reply neccesary or NRN signifies that the sender doesnot require (or would prefer not to receive) a response
RRReply requiested or RR signifies that the sender wishes aresponse
Takk for meg!Ida Aalenida@netliferesearch.com45 24 24 12@idaAaslideshare.com/idaiskald
Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid
Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid
Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid
Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid
Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid
Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid

1,681 views

Published on

Slik skriver du e-post som ikke kaster bort din og andres tid

  1. 1. Slik skriver du e-postsom ikke kaster bort dinog andres tidIda Aalen27. mai 2013Sjefens sjefer - Lederassistenten
  2. 2. Senior interaksjonsdesigner hos Netlife ResearchMastergrad i Medier, kommunikasjonog IT ved NTNUHei, jeg heterIda Aalen
  3. 3. @idaAaida@netliferesearch.comhttp://idaaalen.wordpress.comSpørsmål?
  4. 4. Hvorfor sende e-post?
  5. 5. De 3 (eneste?) grunnene:1. Gi informasjon2. Be om informasjon3. Be om at noe skal gjøres
  6. 6. Hva er emnet du vilkommunisere om?
  7. 7. • Forklarer hva e-postengjelder• Gjør det lett for mottaker åavgjøre om det er relevantfor dem eller ikke• Gjør det enklere ågjenfinne e-posten senereGodeemner
  8. 8. Emne:Hei!
  9. 9. Emne:fest
  10. 10. Emne:Sommerfesten
  11. 11. Emne:Meld deg påsommerfesten innen 30.mai
  12. 12. Emne:Sommerfest: Meld degpå innen 30. mai
  13. 13. Emne:Sommerfest: Påmeldinginnen 30. mai
  14. 14. Noen ganger kan helebudskapet få plass itittelen.
  15. 15. Emne:ang. neste møteEmne:Flytte møtet på tirsdagfra kl 14 til 15?
  16. 16. • Bør helst signalisere om dugir informasjon, ber ominformasjon, eller ønsker åfå noe gjort• Hvis det er vanskelig åskrive et godt emne, kandet tyde på at du tar oppfor mange tema i én e-post.Del opp i flere e-poster!Godeemner
  17. 17. Ett tema per e-post.
  18. 18. Kutt tåkepraten og settdet viktigste først
  19. 19. Vi har ofte så mye påhjertet at det vi virkeligvil ha frem, drukner iteksten.
  20. 20. • Det er større sjanse for atførste avsnitt blir lest• Kortere avsnitt har størresjanse for å bli lest• Det er ikke alltid heleoverskriften blir lest• Folk scanner første ordet ihvert avsnittHva vi kanlære aveyetracking-studier
  21. 21. Hei alle sammen, og takk for sist! Det ble snakket endel om at vi kanskje burde bli mer strukturerte ihvordan vi angriper denne vårens aktiviteter. Visnakket om at vi var litt dårlig koordinert i fjor, og at vigikk glipp av mange muligheter. Så jeg tenkte vi kunneha en workshop for å jobbe mer med dette, f eks påonsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Månesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeghente i barnehagen. Er det stemning for dette?
  22. 22. Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks påonsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Månesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeghente i barnehagen. Er det stemning for dette?Sist vi møttes ble det snakket en del om at vi kanskjeburde bli mer strukturerte i hvordan vi angriper dennevårens aktiviteter. Vi snakket om at vi var litt dårligkoordinert i fjor, og at vi gikk glipp av mangemuligheter. Så jeg tenkte vi kunne ha en workshop forå jobbe mer med dette.
  23. 23. Hei alle sammen! Kan vi ha en workshop på f eks påonsdag formiddag eller på torsdag ettermiddag? Månesten være på formiddagen på onsdag for da skal jeghente i barnehagen.Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vikan koordinere aktivitetene våre bedre i 2014.
  24. 24. Hei!Kan vi arrangere en workshop enten• onsdag kl 9.00-12.00 eller• torsdag 12.00-15.00?Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vikan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.
  25. 25. • Hvis du ber ominformasjon eller at noeskal gjøres, gjør det klart iførste avsnitt• Sett de viktigste ordeneførst i setningen• Legg den viktigstesetningen først i avsnittet• Legg viktigste avsnittetførst i e-postenDetviktigsteførst
  26. 26. Bør du sende e-post idet hele tatt?Får budskapet ditt plass i emnefeltet?I et avsnitt?I to avsnitt?Da bør du kanskje ringe i stedet.
  27. 27. Formater teksten så denblir enklere å lese
  28. 28. KulepunktlisterSkal vi møtes torsdag kl 10, fredag kl 13, onsdag etter kl 9 ellerfredag 14. kl 9?
  29. 29. KulepunktlisterHvilken av disse tidspunktene skal vi møtes?• torsdag 4. juni kl 10• fredag 5. juni kl 13• onsdag 12. juni kl 9• fredag 14. juni kl 9
  30. 30. Fet tekstArbeidsfordelingen blir som følger:• Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa• Fredrik skaffer noe å drikke• Mathias pynter• Alle andre sørger for å rydde opp sin egen pult
  31. 31. Fet tekstArbeidsfordelingen blir som følger:• Anne Lise kjøper boller og sier i fra til velferdsgruppa• Fredrik skaffer noe å drikke• Mathias pynter• Alle andre sørger for å rydde opp sin egen pult
  32. 32. ReferanselenkerGir utfyllende informasjonog mulighet for noen til åfordype seg ellerundersøke merHandlingslenkerGår til dit du vil atmottaken skal gjøre noeTo typerlenker
  33. 33. ReferanselenkerÅrets sommerfest blir arrangert på Stratos ved Youngstorget.Kart: http://goo.gl/maps/cVKSB
  34. 34. HandlingslenkerKort nedl enker ved å bruke http://bit.lyMeld deg på sommerfesten ved å fylle ut skjemaet her:https://docs.google.com/a/netliferesearch.com/forms/d/1TG7n97M2hiC8SjnU8RsdCs_evIUxTFf64xOsqzlsjF0/viewform
  35. 35. • Kulepunktlister når duramser opp noe• Fet tekst for å uthevetriggerord• Lenker til dit folk trenger ågå for å gjøre det du berdem om eller få vite mer• OVERSKRIFTER om duhar litt vel mye på hjertet ién e-postKort sagt:
  36. 36. ...men ikke bli alt forkort
  37. 37. Hvor kort bør en e-postegentlig være?
  38. 38. A, 11:21 Vet ikke helt hva jeg synes...B, 11:25 Skal jeg gjøre det litt kortere, og kanskje finne et bilde itillegg?A, 12:04 Det må fiksesB, 12:13 At jeg fikser det eller at du fikser det?A, 12:14 Jeg.B, 14:38 Fikser du bare bildet eller teksten også?A, 15:39 Fikser bildetA, 16:01 Har du fikset teksten? Jeg går fra jobb nåB, dagen etter: OK
  39. 39. Foto: Flickr-bruker postaletrice CC-BY-NC-ND
  40. 40. Hei!Kan vi arrangere en workshop enten• onsdag kl 9.00-12.00 eller• torsdag 12.00-15.00?Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vikan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.
  41. 41. Hei!Kan vi arrangere en workshop enten• onsdag kl 9.00-12.00 eller• torsdag 12.00-15.00?Formålet med workshopen er å finne ut hvordan vikan koordinere aktivitetene våre bedre i 2013.Bakgrunnen er evalueringsmøtet vi hadde 17.desember, hvor det kom fram at vi i 2012 gikk glipp avmange muligheter fordi vi ikke kommuniserer godtnok oss i mellom og har manglet struktur på arbeidet.
  42. 42. Før du trykker Send
  43. 43. To/TilCC/KopiBCC/Skjult kopi
  44. 44. • Flytt det viktigste øverst ie-posten• Kutt tåkepraten• Formater teksten med fettekst, kulepunktlister,mellomoverskrifter oglignende, så den blir merlettlest• Se om du bør omformulereemnet!Før dutrykkerSend, gjørdette:
  45. 45. Bonus:Verktøy som kan redusere antall e-post
  46. 46. Doodle.comNår du trenger å ta et valg!
  47. 47. Sosiale intranettFor det som alle burde kunne få vite om, men ikke erviktig nok til at alle bør få e-post om
  48. 48. Bonus:Hva noen enkle forkortelser kan gjøre med e-post-hverdagen
  49. 49. Emne:ang. neste møteEmne:Flytte møtet på tirsdagfra kl 14 til 15?
  50. 50. Emne:ang. neste møteEmne:Flytte møtet på tirsdagfra kl 14 til 15? (EOM)
  51. 51. EOMEnd of message or EOM (as in "(EOM)" or "<EOM>")signifies the end of a message, often an e-mail.
  52. 52. NRNNo reply neccesary or NRN signifies that the sender doesnot require (or would prefer not to receive) a response
  53. 53. RRReply requiested or RR signifies that the sender wishes aresponse
  54. 54. Takk for meg!Ida Aalenida@netliferesearch.com45 24 24 12@idaAaslideshare.com/idaiskald

×