以分散式協作⽅方式籌備非營利技
術研討會,以COSCUP為例


陳信屹

2014/06/05 於成⼤大電機分⼦子⽣生醫資訊研究室專題討論
關於我
• 陳信屹,網路暱稱 hychen
• 2003 年接觸 Linux 後開始混跡于開放源碼社群
• 理⼯工背景的⼈人
開源碼社群經驗
• KaLug - 2004~2006
• TOSSUG - 2008 ~
• HackingThursday 2008 ~
• Debian Maintainer 2012 ~
• g0v.tw 2013 ~
• MOSUT ...
籌備活動經驗
• 2009 COSCUP 議程組組員
• 2010 COSCUP 會計⼯工頭 & 議程組組員
• 2012 PyCon Taiwan 會計⼯工頭
所以,什麼是 COSCUP ?
!
餘弦杯? 還是COSPLAY?
先別說這個了



你有聽過 10秒內



1000 個名額被搶完的技術研討會嗎?
10 秒內 1000⼈人 報名完成
!
同⼀一時間有3000以上的⼈人在嘗試報名
開源⼈人年會
「Conference For Open Source Coder, User,
Promoter」
• 台灣最⼤大的開放源碼技術研討會
• 由 Knight, KC Chen, Pingoo, Pofeng 發起
• 2006 年開始舉辦,前身為ICOS
• 通常於每年七⽉月或八⽉月舉辦
• ⾃自2012年開始,每年聽眾超過 1000 ⼈人
...
• 幾乎不仰賴公部們資源
• 由無給職義⼯工籌備
• 成員遍佈台灣中南北
• 主⼒力為台灣的開放源碼社群
• 有的是⼯工程師,有的是⼤大學⽣生,有的是⾼高中⽣生
• ⾼高度仰賴數位⼯工具協作
• 2006 ⼤大約 200 ⼈人
• 2009 ⼤大約 450 ⼈人
• 2010 報名約970⼈人,實到約900,72場講座
• 2011 報名約???⼈人,實到約???,??場講座
• 2012 報名約???⼈人,實到約???,??場講座...
• 2006-2008 結餘: 34萬
• 2009 收入: 72萬,⽀支出: 55萬
• 2010 收入:175萬,⽀支出: 136萬
• 2011 收入: 220萬,⽀支出: 178萬
• 2012 收入: 174萬,⽀支出: 130萬
•...
「今天的演講以COSCUP 2010的經驗為主」
COSCUP 2010 背景
• 第⼀一次參加⼈人數近千⼈人。︒
• 第⼀一次團隊成員超過百⼈人。︒
• 第⼀一次活動收入超過百萬,⽀支出超過百萬。︒
• 第⼀一次與Gnome Asia合辦成為跨國 Joint-Event。︒
虛擬團隊
• 成員跨地區
• 成員跨時區
• 很少實體會議
• 很多線上會議
• 很多線上⽂文件
• 很多電⼦子郵件
• ⾏行政
• 議程
• 會計
• 出納
• ⾏行銷
• 場務
• 線路
• 公關
• 總召
• 總鋪師(COO)
• 記錄
• 銷售
• 義⼯工團隊
• 流動性算⾼高
• ⼯工頭主要由較有經驗者擔任
• < 5 次的全體⼯工頭實體籌備會
• 依賴 Google Group 以Email 做群體溝通
線上協作
Internet Relay Chat - IRC
• 歷史悠久,是很多⼤大型開源碼團隊的溝通⼯工具
• 操作界⾯面很友善
• 能夠很多⼈人同時在線上聊天
• 同時在聊天室有2~300⼈人是很常⾒見的事
• 容易掛站,不掉訊息
• 都是⽂文字,很容易程式化處理
• IRC Bots
• 會議記錄
• 對話記錄
• 整合遠端⼯工具
• 統計誰發⾔言最多
• more and more….
IRCCloud++
hipchat
!
跟IRC⽐比起來,⽐比較⽅方便空管權限
⽤用 Google Group 作⾮非同步聯絡
• Google Group 其實就是 mailing list
• 每⼀一封信都有永久連結,⽅方便討論
• 寄信到 Google Group 會把這封信轉發給所有訂
閱這個 Google Group 的⼈人
• Say bye to “Rep...
線上語⾳音通訊 Mumble
線上會議系統 WebEX
wiki
google spreadsheet
google document
Google Site 統整所有資訊



但是最後沒什麼⽤用,因為資料量太⼤大
舉幾個實例
議程規劃
~ ⼤大⼈人物邀請
「要煮⽯石頭湯,得先有⽯石頭」
⽤用 Google Group 做腦⼒力激盪
⽤用 Google Spread Sheet 列出邀講名單跟進度追蹤
2014 年⽤用 kktix 投稿
• 議程組通常只有 Email 往來,或是更新網上⽂文件
• 只有審議程時才開實體會議
• ⾯面對⾯面可以減少溝通誤解
• 在時限壓⼒力內得出結論
• 因為不想再跑第⼆二次
財務控管
⽤用 Google Spreadsheet 與銷售,會計,出納

同步贊助款項⼊入賬進度
⽤用Google Spreadsheet 讓各組提預算
GnuCash
• 複式記賬法
• 跨平台,MAC, Windows, Linux
• 算容易上⼿手
• 儲存格式是XML
• 缺點是沒辦法多⼈人同時協作
為了計算未來現⾦金流,



將預算全部視為負債
只有協調者
!
⽽而不是管理者
因為你很難指派⼯工作給別⼈人
– coscup 2010 COO Chihchun
「在企業組織中,你仍有薪資、︑獎⾦金、︑升遷
可以作為誘因,在志⼯工組織中並沒有這些誘
因。︒你得學會看清楚除了⾦金錢報酬外,⼈人還
有甚麽樣的成就動機。︒。︒」
• 為了參加COSCUP?
• 為了拓展⼈人脈?
• 為了嘗試擔任不同職務?
• 被朋友凹?
• more?
• 藉由溝通了解他們承諾與能⼒力。︒
• 依照他們的承諾與能⼒力設定⽬目標,把⼯工作委任
給他們
• 不過度承諾,就不至於產⽣生壓⼒力。︒
• 沒有壓⼒力,志⼯工才能開⼼心貢獻。︒
• 頭銜⼀一點都不重要。︒
• 你的意⾒見受重視的程度端看意⾒見本身。︒
• 以及你⾃自身積累的 Credit,在組織中產⽣生的影
響⼒力。︒
Credit
• 做事的最⼤大。︒
• 執⾏行者(揹責任的⼈人)擁有最⾼高的決策權。︒
• ⽽而不是看頭銜,看在組織時間的長短。︒
• 常幹實事的⼈人有較⾼高的號招⼒力。︒
• 提案容易有⼈人跟著做。︒
• 因為愛惜⾃自⼰己的 Credit
• 對於發⾔言跟⾏行事會更謹慎
• 否則就會失去在群體中的話語權
• 讓 Credit 給該拿的⼈人拿到,是很重要的事。︒
• 隱性的名譽機製為社群中的⼈人提供了⼀一種微妙
的壓⼒力系統,驅使⼈人們往正向的⽅方⾯面發展。︒
正向氛圍
• 建議⽽而非批評
• 對事⽽而非對⼈人
• 信任⽽而非防弊
• 出⽰示電⼦子收據或估價單及算核銷
開放授權
• COSCUP ⼤大部份非程式產出均公開且採⽤用C.C.
授權
• 攝影
• 錄影
• ⽂文件
在特定條件下



允許使⽤用者重製、︑散布、︑傳輸以及修改著作
創⽤用C.C.授權
• 保留部份權利
• 四個授權要素
• 姓名標⽰示
• 非商業性
• 禁⽌止改作」
• 相同⽅方式分享
• 籌備活動的經驗可被其他活動團隊再利⽤用。︒
• 他⼈人不需經歷授權徵詢即可使⽤用影⾳音,圖⽚片,
影像,⽂文件作為⼆二次創作的素材。︒
• 簡⽽而⾔言之,在⼀一開始訂好授權規則,減少溝通
成本。︒
⽂文化衝突
• 2009 頗為成功,使得2010有⼤大量新⼈人
• 新⼈人不熟悉團隊的⽂文化,產⽣生了衝突
• 解決⽅方案為製作新⼈人⼿手冊
• 如何找到需要的資訊
• 了解團隊組織結構
• 做事的慣例
• ⼯工作認領⽅方式
• 討論事情的習慣
• 總是會有”戳樂”
• “為什麼不….”
• “為什麼沒有⼈人...”
• 以酸⼈人為⽬目的的情緒性發⾔言
• 冷處理
• 針對論述⼀一⼀一辯駁
• 切勿
• 隨他⼀一起落入情緒性發⾔言
• 不管是任何組織,當⼤大量新⼈人湧入時原有的⽂文
化就會受到衝擊
• 這時需要保持耐⼼心不斷的溝通再溝通
• 與 Gnome Asia 合辦時
• 兩邊的團隊⽂文化,語⾔言均不同,難免有折衝
• 由於是協辦,所以還要討論兩邊的權責分配
• 因此設⽴立了對 Gnome Asia 的窗⼜⼝口
• 每個⼈人都是複雜的個體,均有不同的價值觀
• 溝通,溝通,再溝通,此之謂“協調”
資訊透明
• 私下討論容易引起誤會
• 把問題跟要處理的事情直接放在 mailing list 討論
• 東西公開才有辦法檢視跟討論
• 跨組別的合作才有可能出現。︒
• 有點⼦子早點提出,有雛形早點釋出。︒
• 點⼦子越磨越亮,雛形缺東缺西有⼈人看不下去會
幫你補正拾遺。︒
• 不可⾏行的⽅方案能夠及早否決,不會耗損團隊精
⼒力
• 猶豫不決的決策很傷團隊⼠士氣
• 最後定稿的⽂文件很重要
• 討論的過程保留住也很重要
• 作為爭議的依據
• 讓其他籌備團隊能爬疏脈絡
• 下列⼯工具不建議使⽤用來線上討論事情
• Facebook 群組
• Twitter
財務公開,增加誠信



對虛擬團隊來說更為重要
資訊爆炸
平均每⽉月有 922.5 封電⼦子郵件,
平均單⽇日有 30.75 封,
其中瘋狂的幾個⽉月份時候如七⽉月,
單⽉月就達到 1430 封信件,
這還不包含⼯工作⼩小組間的私有 list 流量。︒
• Email 標題要有明確的組別,⽅方便做過濾管理
• 避免透過郵件處理⼀一些無意義的統計、︑問卷事
宜
• 針對⽂文件的討論使⽤用 Google Document 的註解功
能
• 討論主軸改變則主題必須更改
• 聊天打屁的內容在初期可允許以凝聚團隊向⼼心
⼒力,但活動前⼀一百天應禁⽌止。︒
• 儘量使⽤用適合的線上⼯工具
• 約會議時間可利⽤用線上問卷系統統計
• ⾼高流量的 Email 還是給團隊帶來很⼤大的負擔
• Email 之間沒有關聯性,不容理清脈絡
• 難以追中待辦事項的負責⼈人跟進度
於是2012年導入 Issue Tracker



Redmine 解決 Email 流量過⾼高的問題



並且沿⽤用至今
• Redmine 是軟體開發的 Issue Tracker
• 並不完全適合管理非軟體開發的事務
• but it works
• Trello is not good if your team isn't small.
• 常常找不到⽂文件在哪
• 即使後來有了統⼀一入⼜⼝口,還是很難找到⽂文件
• 因為新增⽂文件後,不⼀一定會更新到統⼀一入⼜⼝口
• 即使更新到統⼀一入⼜⼝口後,還是要有⼈人整理
這問題也許可以⽤用 hackfldr 解決
球來就打
– hychen
當我接任COSCUP 2010的會計時,
!
我還不會會計學
• 不能只”做好⼿手頭上的事",還要思考如何更好。︒
• 非同步的⼯工作模式,不⼀一定能及時得到同伴的
幫助,你能仰賴的只有你⾃自⼰己。︒
• ⾃自⼰己不⾜足之處,只能⾃自⼰己補。︒
• “不會就學” 是在分散式組織中必須具備的⼼心態
結論
• 越早訂好協議,越早降低溝通成本
• 分散式團隊很仰賴成員的獨⽴立性與積極性
• 產出均公開,歡迎群眾參與,進度更快
• 分頭進擊,雖混亂卻⾼高效 :)
謝謝

聆聽
Q & A
• Q: 會出包嗎?
• A: ⼤大家難免都會出包,重點在於問題最後有沒
有解決,有沒有學到經驗。︒為什麼後來都讓經
驗的要當⼯工頭,就是較沒經驗的⼈人出包後要去
救⽕火。︒
• 但隨著規模越來越⼤大,對風險的承受度越來越
⼩小,因此也不能再如...
• Q: 每屆的⼈人都是同⼀一批嗎︖?
• A: 有些責任較重的職位很難找到⼈人擔任,像是
總招,銷售,會計,所以換⼈人機率就很低,甚
至找不到⼈人接棒。︒
• 簡單來說,你不能叫⼀一個未出社會的學⽣生去幕
款,畢竟這件事是非常需要⼈人脈的。︒...
• Q: 虧錢怎麼辦︖?
• A: 墊錢! 所以抓現⾦金流非常重要。︒每筆⽀支出都
要知道為什麼要花。︒比較沒經驗的⼈人會天⾺馬⾏行
空提點⼦子,這樣會造成預算膨脹,這時有經驗
的⼈人要介入。︒
• Q: 討論發散時怎麼辦
• A: 直接指出不要發散,開始回歸主題,所以前
⾯面提到的正向氛圍很重要,在所有⼈人能理解團
隊⾏行事準則是對事不對⼈人,在⾯面對指責時才不
會引發情緒反彈,討論事情才不需要拐彎抹
角。︒
Reference
• COSCPU 官⽅方網站
• COSCUP 2010 Google Site
• COSCUP WiKi
• COSCUP 2010 總舖師籌備經驗分享
• Hackfdlr
• 太陽花學運背後的IT祕⾟辛:第零次向⽇日...
以分散式協作方式籌備非營利技術研討會,以COSCUP為例
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以分散式協作方式籌備非營利技術研討會,以COSCUP為例

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以COSCUP 2010為例。

2014年6月5號於成大電機系分子生醫資訊實驗室專題討論分享

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以分散式協作方式籌備非營利技術研討會,以COSCUP為例

  1. 1. 以分散式協作⽅方式籌備非營利技 術研討會,以COSCUP為例 
 陳信屹
 2014/06/05 於成⼤大電機分⼦子⽣生醫資訊研究室專題討論
  2. 2. 關於我 • 陳信屹,網路暱稱 hychen • 2003 年接觸 Linux 後開始混跡于開放源碼社群 • 理⼯工背景的⼈人
  3. 3. 開源碼社群經驗 • KaLug - 2004~2006 • TOSSUG - 2008 ~ • HackingThursday 2008 ~ • Debian Maintainer 2012 ~ • g0v.tw 2013 ~ • MOSUT 2014 ~
  4. 4. 籌備活動經驗 • 2009 COSCUP 議程組組員 • 2010 COSCUP 會計⼯工頭 & 議程組組員 • 2012 PyCon Taiwan 會計⼯工頭
  5. 5. 所以,什麼是 COSCUP ? ! 餘弦杯? 還是COSPLAY?
  6. 6. 先別說這個了
 
 你有聽過 10秒內
 
 1000 個名額被搶完的技術研討會嗎?
  7. 7. 10 秒內 1000⼈人 報名完成 ! 同⼀一時間有3000以上的⼈人在嘗試報名
  8. 8. 開源⼈人年會 「Conference For Open Source Coder, User, Promoter」
  9. 9. • 台灣最⼤大的開放源碼技術研討會 • 由 Knight, KC Chen, Pingoo, Pofeng 發起 • 2006 年開始舉辦,前身為ICOS • 通常於每年七⽉月或八⽉月舉辦 • ⾃自2012年開始,每年聽眾超過 1000 ⼈人 • 聽眾不需要報名費
  10. 10. • 幾乎不仰賴公部們資源 • 由無給職義⼯工籌備 • 成員遍佈台灣中南北 • 主⼒力為台灣的開放源碼社群 • 有的是⼯工程師,有的是⼤大學⽣生,有的是⾼高中⽣生 • ⾼高度仰賴數位⼯工具協作
  11. 11. • 2006 ⼤大約 200 ⼈人 • 2009 ⼤大約 450 ⼈人 • 2010 報名約970⼈人,實到約900,72場講座 • 2011 報名約???⼈人,實到約???,??場講座 • 2012 報名約???⼈人,實到約???,??場講座 • 2013 報名約1800⼈人,實到1500,共110場講座
  12. 12. • 2006-2008 結餘: 34萬 • 2009 收入: 72萬,⽀支出: 55萬 • 2010 收入:175萬,⽀支出: 136萬 • 2011 收入: 220萬,⽀支出: 178萬 • 2012 收入: 174萬,⽀支出: 130萬 • 2013 收入: 288萬,⽀支出: 315萬
  13. 13. 「今天的演講以COSCUP 2010的經驗為主」
  14. 14. COSCUP 2010 背景 • 第⼀一次參加⼈人數近千⼈人。︒ • 第⼀一次團隊成員超過百⼈人。︒ • 第⼀一次活動收入超過百萬,⽀支出超過百萬。︒ • 第⼀一次與Gnome Asia合辦成為跨國 Joint-Event。︒
  15. 15. 虛擬團隊
  16. 16. • 成員跨地區 • 成員跨時區 • 很少實體會議 • 很多線上會議 • 很多線上⽂文件 • 很多電⼦子郵件
  17. 17. • ⾏行政 • 議程 • 會計 • 出納 • ⾏行銷 • 場務 • 線路 • 公關 • 總召 • 總鋪師(COO) • 記錄 • 銷售
  18. 18. • 義⼯工團隊 • 流動性算⾼高 • ⼯工頭主要由較有經驗者擔任 • < 5 次的全體⼯工頭實體籌備會 • 依賴 Google Group 以Email 做群體溝通
  19. 19. 線上協作
  20. 20. Internet Relay Chat - IRC
  21. 21. • 歷史悠久,是很多⼤大型開源碼團隊的溝通⼯工具 • 操作界⾯面很友善 • 能夠很多⼈人同時在線上聊天 • 同時在聊天室有2~300⼈人是很常⾒見的事 • 容易掛站,不掉訊息 • 都是⽂文字,很容易程式化處理
  22. 22. • IRC Bots • 會議記錄 • 對話記錄 • 整合遠端⼯工具 • 統計誰發⾔言最多 • more and more….
  23. 23. IRCCloud++
  24. 24. hipchat ! 跟IRC⽐比起來,⽐比較⽅方便空管權限
  25. 25. ⽤用 Google Group 作⾮非同步聯絡
  26. 26. • Google Group 其實就是 mailing list • 每⼀一封信都有永久連結,⽅方便討論 • 寄信到 Google Group 會把這封信轉發給所有訂 閱這個 Google Group 的⼈人 • Say bye to “Reply All”
  27. 27. 線上語⾳音通訊 Mumble
  28. 28. 線上會議系統 WebEX
  29. 29. wiki
  30. 30. google spreadsheet
  31. 31. google document
  32. 32. Google Site 統整所有資訊
 
 但是最後沒什麼⽤用,因為資料量太⼤大
  33. 33. 舉幾個實例
  34. 34. 議程規劃
  35. 35. ~ ⼤大⼈人物邀請 「要煮⽯石頭湯,得先有⽯石頭」
  36. 36. ⽤用 Google Group 做腦⼒力激盪
  37. 37. ⽤用 Google Spread Sheet 列出邀講名單跟進度追蹤
  38. 38. 2014 年⽤用 kktix 投稿
  39. 39. • 議程組通常只有 Email 往來,或是更新網上⽂文件 • 只有審議程時才開實體會議 • ⾯面對⾯面可以減少溝通誤解 • 在時限壓⼒力內得出結論 • 因為不想再跑第⼆二次
  40. 40. 財務控管
  41. 41. ⽤用 Google Spreadsheet 與銷售,會計,出納
 同步贊助款項⼊入賬進度
  42. 42. ⽤用Google Spreadsheet 讓各組提預算
  43. 43. GnuCash • 複式記賬法 • 跨平台,MAC, Windows, Linux • 算容易上⼿手 • 儲存格式是XML • 缺點是沒辦法多⼈人同時協作
  44. 44. 為了計算未來現⾦金流,
 
 將預算全部視為負債
  45. 45. 只有協調者 ! ⽽而不是管理者
  46. 46. 因為你很難指派⼯工作給別⼈人
  47. 47. – coscup 2010 COO Chihchun 「在企業組織中,你仍有薪資、︑獎⾦金、︑升遷 可以作為誘因,在志⼯工組織中並沒有這些誘 因。︒你得學會看清楚除了⾦金錢報酬外,⼈人還 有甚麽樣的成就動機。︒。︒」
  48. 48. • 為了參加COSCUP? • 為了拓展⼈人脈? • 為了嘗試擔任不同職務? • 被朋友凹? • more?
  49. 49. • 藉由溝通了解他們承諾與能⼒力。︒ • 依照他們的承諾與能⼒力設定⽬目標,把⼯工作委任 給他們 • 不過度承諾,就不至於產⽣生壓⼒力。︒ • 沒有壓⼒力,志⼯工才能開⼼心貢獻。︒
  50. 50. • 頭銜⼀一點都不重要。︒ • 你的意⾒見受重視的程度端看意⾒見本身。︒ • 以及你⾃自身積累的 Credit,在組織中產⽣生的影 響⼒力。︒
  51. 51. Credit
  52. 52. • 做事的最⼤大。︒ • 執⾏行者(揹責任的⼈人)擁有最⾼高的決策權。︒ • ⽽而不是看頭銜,看在組織時間的長短。︒ • 常幹實事的⼈人有較⾼高的號招⼒力。︒ • 提案容易有⼈人跟著做。︒
  53. 53. • 因為愛惜⾃自⼰己的 Credit • 對於發⾔言跟⾏行事會更謹慎 • 否則就會失去在群體中的話語權
  54. 54. • 讓 Credit 給該拿的⼈人拿到,是很重要的事。︒ • 隱性的名譽機製為社群中的⼈人提供了⼀一種微妙 的壓⼒力系統,驅使⼈人們往正向的⽅方⾯面發展。︒
  55. 55. 正向氛圍
  56. 56. • 建議⽽而非批評 • 對事⽽而非對⼈人 • 信任⽽而非防弊 • 出⽰示電⼦子收據或估價單及算核銷
  57. 57. 開放授權
  58. 58. • COSCUP ⼤大部份非程式產出均公開且採⽤用C.C. 授權 • 攝影 • 錄影 • ⽂文件
  59. 59. 在特定條件下
 
 允許使⽤用者重製、︑散布、︑傳輸以及修改著作
  60. 60. 創⽤用C.C.授權 • 保留部份權利 • 四個授權要素 • 姓名標⽰示 • 非商業性 • 禁⽌止改作」 • 相同⽅方式分享
  61. 61. • 籌備活動的經驗可被其他活動團隊再利⽤用。︒ • 他⼈人不需經歷授權徵詢即可使⽤用影⾳音,圖⽚片, 影像,⽂文件作為⼆二次創作的素材。︒ • 簡⽽而⾔言之,在⼀一開始訂好授權規則,減少溝通 成本。︒
  62. 62. ⽂文化衝突
  63. 63. • 2009 頗為成功,使得2010有⼤大量新⼈人 • 新⼈人不熟悉團隊的⽂文化,產⽣生了衝突 • 解決⽅方案為製作新⼈人⼿手冊
  64. 64. • 如何找到需要的資訊 • 了解團隊組織結構 • 做事的慣例 • ⼯工作認領⽅方式 • 討論事情的習慣
  65. 65. • 總是會有”戳樂” • “為什麼不….” • “為什麼沒有⼈人...” • 以酸⼈人為⽬目的的情緒性發⾔言
  66. 66. • 冷處理 • 針對論述⼀一⼀一辯駁 • 切勿 • 隨他⼀一起落入情緒性發⾔言
  67. 67. • 不管是任何組織,當⼤大量新⼈人湧入時原有的⽂文 化就會受到衝擊 • 這時需要保持耐⼼心不斷的溝通再溝通
  68. 68. • 與 Gnome Asia 合辦時 • 兩邊的團隊⽂文化,語⾔言均不同,難免有折衝 • 由於是協辦,所以還要討論兩邊的權責分配 • 因此設⽴立了對 Gnome Asia 的窗⼜⼝口
  69. 69. • 每個⼈人都是複雜的個體,均有不同的價值觀 • 溝通,溝通,再溝通,此之謂“協調”
  70. 70. 資訊透明
  71. 71. • 私下討論容易引起誤會 • 把問題跟要處理的事情直接放在 mailing list 討論 • 東西公開才有辦法檢視跟討論 • 跨組別的合作才有可能出現。︒
  72. 72. • 有點⼦子早點提出,有雛形早點釋出。︒ • 點⼦子越磨越亮,雛形缺東缺西有⼈人看不下去會 幫你補正拾遺。︒ • 不可⾏行的⽅方案能夠及早否決,不會耗損團隊精 ⼒力 • 猶豫不決的決策很傷團隊⼠士氣
  73. 73. • 最後定稿的⽂文件很重要 • 討論的過程保留住也很重要 • 作為爭議的依據 • 讓其他籌備團隊能爬疏脈絡
  74. 74. • 下列⼯工具不建議使⽤用來線上討論事情 • Facebook 群組 • Twitter
  75. 75. 財務公開,增加誠信
 
 對虛擬團隊來說更為重要
  76. 76. 資訊爆炸
  77. 77. 平均每⽉月有 922.5 封電⼦子郵件, 平均單⽇日有 30.75 封, 其中瘋狂的幾個⽉月份時候如七⽉月, 單⽉月就達到 1430 封信件, 這還不包含⼯工作⼩小組間的私有 list 流量。︒
  78. 78. • Email 標題要有明確的組別,⽅方便做過濾管理 • 避免透過郵件處理⼀一些無意義的統計、︑問卷事 宜 • 針對⽂文件的討論使⽤用 Google Document 的註解功 能
  79. 79. • 討論主軸改變則主題必須更改 • 聊天打屁的內容在初期可允許以凝聚團隊向⼼心 ⼒力,但活動前⼀一百天應禁⽌止。︒ • 儘量使⽤用適合的線上⼯工具 • 約會議時間可利⽤用線上問卷系統統計
  80. 80. • ⾼高流量的 Email 還是給團隊帶來很⼤大的負擔 • Email 之間沒有關聯性,不容理清脈絡 • 難以追中待辦事項的負責⼈人跟進度
  81. 81. 於是2012年導入 Issue Tracker
 
 Redmine 解決 Email 流量過⾼高的問題
 
 並且沿⽤用至今
  82. 82. • Redmine 是軟體開發的 Issue Tracker • 並不完全適合管理非軟體開發的事務 • but it works • Trello is not good if your team isn't small.
  83. 83. • 常常找不到⽂文件在哪 • 即使後來有了統⼀一入⼜⼝口,還是很難找到⽂文件 • 因為新增⽂文件後,不⼀一定會更新到統⼀一入⼜⼝口 • 即使更新到統⼀一入⼜⼝口後,還是要有⼈人整理
  84. 84. 這問題也許可以⽤用 hackfldr 解決
  85. 85. 球來就打
  86. 86. – hychen 當我接任COSCUP 2010的會計時, ! 我還不會會計學
  87. 87. • 不能只”做好⼿手頭上的事",還要思考如何更好。︒ • 非同步的⼯工作模式,不⼀一定能及時得到同伴的 幫助,你能仰賴的只有你⾃自⼰己。︒ • ⾃自⼰己不⾜足之處,只能⾃自⼰己補。︒ • “不會就學” 是在分散式組織中必須具備的⼼心態
  88. 88. 結論 • 越早訂好協議,越早降低溝通成本 • 分散式團隊很仰賴成員的獨⽴立性與積極性 • 產出均公開,歡迎群眾參與,進度更快 • 分頭進擊,雖混亂卻⾼高效 :)
  89. 89. 謝謝
 聆聽
  90. 90. Q & A
  91. 91. • Q: 會出包嗎? • A: ⼤大家難免都會出包,重點在於問題最後有沒 有解決,有沒有學到經驗。︒為什麼後來都讓經 驗的要當⼯工頭,就是較沒經驗的⼈人出包後要去 救⽕火。︒ • 但隨著規模越來越⼤大,對風險的承受度越來越 ⼩小,因此也不能再如初期可由無經驗者擔任重 要職位。︒
  92. 92. • Q: 每屆的⼈人都是同⼀一批嗎︖? • A: 有些責任較重的職位很難找到⼈人擔任,像是 總招,銷售,會計,所以換⼈人機率就很低,甚 至找不到⼈人接棒。︒ • 簡單來說,你不能叫⼀一個未出社會的學⽣生去幕 款,畢竟這件事是非常需要⼈人脈的。︒ • ⽽而像場務⼈人員這類型的,流動率就比較⾼高。︒
  93. 93. • Q: 虧錢怎麼辦︖? • A: 墊錢! 所以抓現⾦金流非常重要。︒每筆⽀支出都 要知道為什麼要花。︒比較沒經驗的⼈人會天⾺馬⾏行 空提點⼦子,這樣會造成預算膨脹,這時有經驗 的⼈人要介入。︒
  94. 94. • Q: 討論發散時怎麼辦 • A: 直接指出不要發散,開始回歸主題,所以前 ⾯面提到的正向氛圍很重要,在所有⼈人能理解團 隊⾏行事準則是對事不對⼈人,在⾯面對指責時才不 會引發情緒反彈,討論事情才不需要拐彎抹 角。︒
  95. 95. Reference • COSCPU 官⽅方網站 • COSCUP 2010 Google Site • COSCUP WiKi • COSCUP 2010 總舖師籌備經驗分享 • Hackfdlr • 太陽花學運背後的IT祕⾟辛:第零次向⽇日葵數位體驗營

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