white paper een effectief bring your own device beleid

934 views

Published on

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
934
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
32
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

white paper een effectief bring your own device beleid

  1. 1. een effectief Bring Your Own Device beleid, hoe bereik je dat?de vier kritische succesfactoren van BYODSteeds meer organisaties kiezen voor een nieuwe manier van werken. Zij kiezen voor een nieuwewerkcultuur, met meer ruimte voor creativiteit, waar wordt gestuurd op output, en het kantoor eenontmoetingsplek is voor medewerkers. Nieuwe technische ontwikkelingen hebben alsbijverschijnsel dat medewerkers steeds vaker verwachten flexibel te kunnen werken, onafhankelijkvan tijd en plaats. Niet gebonden aan een laptop, PC of mobiele telefoon van de zaak.Medewerkers willen hun eigen iPad gebruiken om thuis zakelijke e-mails te beantwoorden enonderweg naar de klant via hun smartphone de laatste details van deze klant kunnen opzoeken.Het is dan ook niet meer dan logisch dat organisaties stoeien met de toenemende vraag voor 1BYOD van medewerkers. Want, hoe bewaak je de veiligheid van bedrijfsgegevens? Hoe ontwikkelje een beleid dat aansluit bij de behoeften van medewerkers en de mogelijkheden binnen deorganisatie? Hoe beheers je de kosten? Hoe ga je om met het toenemende aantal ZZP’ers dietijdelijk, met eigen hardware, een rol hebben in jeorganisatie? En hoe zorg je ervoor dat de IT-afdeling niet verdrinkt in het beheer en support vanalle verschillende technologieën?Deze white paper belicht vier kritischesuccesfactoren voor BYOD binnen je organisatie,gericht op medewerkers (mens), de organisatie en de techniek.drijfverenDe primaire drijfveer voor BYOD is de persoonlijke voorkeur van medewerkers voor de apparatenwaarmee zij werken. Die is vaak anders dan de apparaten die zij standaard vanuit de organisatie tothun beschikking krijgen. In combinatie met de wens om flexibeler te kunnen werken, op een plaatsen tijd die de medewerker het beste uitkomt, passen organisaties hun (werk)cultuur aan. BYODmaakt dan onderdeel uit van een nieuwe manier van werken.Door medewerkers nieuwe mogelijkheden te bieden verbetert niet alleen de medewerkers-tevredenheid. Zij zijn op deze manier ook in staat effectiever te werken, doordat het contact metcollega’s en klanten eenvoudiger wordt. E-mails kunnen zij ook ’s avonds (of zelfs in het weekend)beantwoorden. De van 9 tot 5 cultuur verdwijnt.Dit is ook meteen een valkuil. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat medewerkers 24*7 aan hetwerk zijn. Hierin ligt een belangrijke taak voor HR en algemeen management.I: sociale afspraken makenJe moet nadenken over de consequenties en de spelregels van BYOD voor de organisatie. En hoeje dit gaat communiceren aan medewerkers. Je hebt een beleid nodig waarin je beschrijft hoemedewerkers omgaan met de nieuwe middelen. En ook hoe de organisatie omgaat met BYOD. Ditkan in een zogenaamd sociaal contract, met daarin afspraken over, onder meer, de activiteiten endata die de afdeling IT monitort, de acties die de afdeling IT neemt (en de gevolgen daarvan) zoalsbij verlies of diefstal en het BYOD privacy beleid. Belicht ook de regels voor aansprakelijkheid, deveiligheid van gegevens, het beschikbaar stellen van diensten voor de gebruiker (zoals mail,agenda en applicaties) en maak de consequenties duidelijk van het niet nakomen van afspraken.
  2. 2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300 Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399 3991 CD Houten www.e-office.com The Netherlands info@e-office.comII: inzicht in risico’s voor een goed beleidEen goed inzicht in de risico’s zorgt dat je heldere richtlijnen kunt opstellen om de risico’sbeheersbaar te houden. Met het beschikbaar stellen van zakelijke mail en agenda op een privé-tablet, stel je een deel van je bedrijfsgegevens open. Bij verlies van de tablet wil je voorkomen datdeze gegevens ‘op straat liggen’. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor bedrijfsgegevens, eenmedewerker wil ook niet dat zijn persoonlijke gegevens in verkeerde handen vallen. Er zijnproducten op de markt, zoals MobileIron, waarmee je diverse smartphones en tablets zoals iPhone,iPad en Android apparaten veilig kunt koppelen aan de bedrijfsprocessen van de organisatie.Daarmee is het onder meer mogelijk gegevens die op het toestel staan op afstand te wissen of detoegang tot het bedrijfsnetwerk te blokkeren. Er zijn meerdere concepten denkbaar voor het beveiligen en daarmee het ‘wipen’ van gegevens. Een belangrijk aandachtspunt bij de keuze van een mobile device management product is de mogelijkheid om selectief gegevens te kunnen wissen. Zo kun je de bedrijfsgegevens (mail, agenda en contacten) wissen en (indien gewenst) de persoonlijke gegevens behouden.(deur)beleid applicatiesEen ander onderdeel in het BYOD-beleid zijn de afspraken over het installeren en het gebruik vanapplicaties. Je kunt een mobile device management oplossing inzetten als een deurbeleid.Bepaalde applicaties sta je vanuit de organisatie toe, en discutabele applicaties of jailbroken(opengebroken) apparaten kun je weren. Wil een medewerker toch gebruik maken van eenafgekeurde applicatie, dan is dat prima, maar dan wordt de toegang tot het bedrijfsnetwerkgeblokkeerd.privé versus zakelijkMaak daarnaast in het beleid ook onderscheid tussen zakelijke apparaten en apparaten die privézijn aangeschaft. Als de tablet of smartphone persoonlijk eigendom is, mag je juridisch gezien hetgebruik van privé-applicaties niet verbieden. Voor zakelijke apparaten is het aan te raden eenbeleid te voeren.Enterprise AppstoreDoor een Enterprise Appstore op te zetten, waaraan je in-house applicaties kunt toevoegen enwaarmee je applicaties aan medewerkers kunt aanbevelen, help je medewerkers snel op weg. Zehoeven niet te zoeken naar apps en je voorkomt een onhandige mix van verschillende applicatiesdie binnen de organisatie gebruikt worden. Organisaties als Apple zien ook het belang in van eenuniforme app strategie en snappen dat hun app distributiesysteem, de App Store, dit moetondersteunen. In de Verenigde Staten bestaat momenteel al het ‘App Store Volume PurchaseProgram’ waarmee je eenvoudig apps kunt aanschaffen en distribueren onder je medewerkers.Zolang dit programma nog niet beschikbaar is in Nederland is het uitdelen van ‘gift vouchers’ eengoed alternatief.consequenties en mogelijkheden voor beheerHet mogelijk maken van BYOD vraagt nogal wat van de IT-afdeling. Soms zien zij beren op de wegof haken zelfs af, omdat ze niet de mogelijkheden hebben zoveel verschillende apparaten tebeheren. Er zijn natuurlijk allerlei varianten denkbaar om dit af te vangen.Laat medewerkers kiezen uit een aantal vooraf geselecteerde apparaten (Choose Your Own Deviceof CYOD). Hoe meer platforms je ondersteunt, hoe hoger de kosten. Door CYOD in te zetten, houdje de kosten beheersbaar en de kwaliteit voorspelbaar. We zien ook steeds vaker dat organisatiesmedewerkers een persoonlijk budget geven voor een apparaat naar keuze dat tevens - na eenaantal jaren gebruik - privé bezit wordt. Mensen gaan dan vaak zuiniger om met hun apparaat.
  3. 3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300 Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399 3991 CD Houten www.e-office.com The Netherlands info@e-office.comBij organisaties die BYOD invoerden, zien we nog een andere interessante ontwikkeling:medewerkers met dezelfde apparaten zoeken elkaar op bij vragen of problemen. De IT-afdeling issteeds vaker de laatste stap bij het vragen van hulp. Het is aan te raden medewerkersmogelijkheden te bieden met elkaar tips & tricks uit te wisselen. Uiteraard moet het platform BYODcompatibel zijn, dus tijd en plaats onafhankelijk én vanaf het mobiele apparaat te benaderen.beheer door eindgebruikerEen andere mogelijkheid om de druk bij IT te verlagen is het beheer van de smartphone of tablet teverplaatsen naar de eindgebruiker. Dit kan door te kiezen voor een mobile device managementoplossing die de gebruiker in staat stelt zelf een aantal functies te bedienen. Denk aan hetinstalleren van het apparaat, het beheren van wachtwoorden en bij verlies het wipen van degegevens. De belangrijkste instellingen worden door IT ingeregeld en beheerd. Dit vraagt wel omeen aanpassing in de mind-set van IT. Het uit handen geven van beheer is spannend, en het isvervelend wanneer eindgebruikers fouten maken. Door het opzetten van een goede support-policyvoor foutmeldingen zijn de meeste fouten eenvoudig op te lossen.III: stabiel platformEen goed en stabiel platform is een kritische succesfactor. BYOD moet iets toevoegen voor demedewerker en geen ergernis oproepen, bijvoorbeeld omdat de server regelmatig down is. Dit geldtzowel voor het achterliggende mailplatform als voor de BYOD-infrastructuur. Als je medewerkerseen portaal aanbiedt waar zij zelf hun mobiele apparaat kunnen registreren, activeren en zelfswipen, dan moet deze omgeving te allen tijde beschikbaar zijn. Dit bewerkstellig je door de mail-infrastructuur en de BYOD-infrastructuur dubbel uit te voeren. Valt er een server uit, dan vangt eentweede server dit op en blijft de omgeving bereikbaar.IV: beyond e-mailBYOD begint vaak bij het ontsluiten van zakelijke mail, agenda en contactgegevens. Medewerkersraken snel gewend aan de nieuwe mogelijkheden. Hun wensen zullen dan ook vrij snel verdergaan. Bijvoorbeeld het beschikken over CRM gegevens, of toegang tot het Intranet via het mobieleapparaat. De tablet zal de PC steeds meer vervangen. De meerwaarde van BYOD zit daarom juistin het toegankelijk maken van bedrijfsapplicaties en het bedrijfsnetwerk.Het is dus verstandig om al voor de introductie van BYOD binnen de organisatie na te denken overde vervolgstappen in je mobiele strategie. Hoe regel je een veilige (VPN) toegang tot hetbedrijfsnetwerk? En hoe ga je om met de ontwikkeling en distributie van nieuwe applicaties? Zijn dehuidige bedrijfsinformatiesystemen wel geschikt voor smartphones en tablets, of zijn aanpassingennoodzakelijk? En tot hoe ver wil je gaan met dergelijke aanpassingen?kritische succesfactoren voor BYODTot slot de vier kritische succesfactoren voor BYOD op een rijtje:  stel heldere richtlijnen op en communiceer deze richtlijnen binnen de organisatie  weeg de risico’s af tegen de mogelijkheden  creëer een stabiel platform voor een goede gebruikerservaring  kijk verder dan e-mail en agenda, én denk nu al na over de vervolgstappen in je mobiele strategie

×