H I SINH VIÊN VI T NAMỘ Ệ
BAN CH P HÀNH TP. H CHÍ MINHẤ Ồ
T p hu n chuyên đ :ậ ấ ề
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
H I SINH VIÊNỘ
TP. H Chí Minh, tháng 4 năm 2010ồ
2
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN
Công tác Văn phòng Hội Sinh viên là một mặt công tác không thể thiếu trong
công tác xây d...
4. Hệ thống sổ sách phục vụ công tác:
Đối với các cấp bộ Hội Sinh viên trong nhà trường cần phải có các sổ sách để
phục vụ...
B – THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG:
1. Văn bản và thể thức văn bản của Hội:
Văn bản của...
3.5. Hướng dẫn: là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn
bản hoặc chủ của cấp bộ Hội hoặc cơ quan ...
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Tên cơ quan ban hành văn...
____
- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội sinh viên trường, ghi là “BCH
TRƯỜNG …………).
Ví dụ:
HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM...
Ví dụ:
HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TP.HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BCH TRƯỜNG …… ...
- Hóc Môn, ngày 01 tháng 02 năm 2005
2.5. Tên gọi và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loạ...
- Đối với văn bản của cơ quan lãnh đạo của Hội (Ban Chấp hành, Ban Thường
vụ, Đại hội), thể thức ký là "Thay mặt", viết tắ...
- Phó chủ tịch thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội ký các chỉ thị, thông tri,
thông báo, kết luận, báo cáo, chương trìn...
- Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị:
+ Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự ...
C- CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRONG HỆ THỐNG TỔ CHỨC HỘI
Thông tin, báo cáo là một chế độ công tác, là...
chẽ từ cơ sở; phản ảnh đúng thực trạng tình hình công tác Hội và phong trào sinh viên
ở cơ sở. Ban Thư ký Hội các cấp có t...
- Kinh phí vận động từ các nguồn tài trợ cho hoạt động, các loại học bổng đơn vị
vận động được trong năm học đề nghị báo c...
Sơ đồ quy trình sử lý văn bản:
MẪU SỐ 1:
Tên cơ quan
ĐẾN
Số: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ngày: . . ....
Phụ lục I
MẪU THỂ THỨC VĂN BẢN CÓ TÊN GỌI
_____
TÊN CẤP BỘ HỘI CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN (1)
_______...
Phụ lục II
MẪU THỂ THỨC CÔNG VĂN
____
TÊN CẤP BỘ HỘI CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN (1)
_____ Địa danh, n...
Phụ lục III
MẪU THỂ THỨC BẢN SAO
_____
Phần cuối văn bản chính
___________________________________________________________...
Phụ lục IV
SƠ ĐỒ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
21
20-25 mm
30-35 mm
15-20m...
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của vă...
Phụ lục V
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
T
T
Tên loại văn bản Chữ viết tắt
Văn bản hành chính
1. Nghị quyết...
Phụ lục VI
KIỂU CHỮ (FONT), CỠ CHỮ CỦA CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
DÙNG ĐỂ TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN
TT Thành phần thể...
15 Chỉ mức độ khẩn 13 - 14 Đứng, đậm
16 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 13 - 14 Đứng, đậm
17 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 - 1...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Tai lieu tap huan cong tac van phong thang 4 2010

971 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
971
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tai lieu tap huan cong tac van phong thang 4 2010

  1. 1. H I SINH VIÊN VI T NAMỘ Ệ BAN CH P HÀNH TP. H CHÍ MINHẤ Ồ T p hu n chuyên đ :ậ ấ ề CÔNG TÁC VĂN PHÒNG H I SINH VIÊNỘ
  2. 2. TP. H Chí Minh, tháng 4 năm 2010ồ 2
  3. 3. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN Công tác Văn phòng Hội Sinh viên là một mặt công tác không thể thiếu trong công tác xây dựng Hội. Thực hiện tốt công tác văn phòng Hội sinh viên đảm bảo cho tổ chức Hội duy trì được tính nghiêm túc, khoa học, kế thừa và phát triển. A. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG: 1. Định nghĩa: Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho họat động toàn cơ quan tổ chức. Văn phòng Hội Sinh viên: + Là bộ máy làm việc của Hội Sinh viên, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Ban Chấp hành, Ban Thư ký, Thường trực Hội Sinh viên; đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội Sinh viên cấp đó. + Nơi làm việc, đặt trụ sở của Hội Sinh viên. 2. Chức năng của Văn phòng: Văn phòng có 2 chức năng cơ bản là: - Tham mưu tổng hợp. - Hậu cần quản trị. 3. Nhiệm vụ của Văn phòng: Để thực hiện 2 chức năng trên, văn phòng có các nhiệm vụ sau: 3.1- Tham mưu việc xây dựng chương trình làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thư ký và Thường trực Hội Sinh viên. Giúp Ban Thư ký thường xuyên đôn đốc, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình công tác hàng tháng, qúy, năm. 3.2- Thu thập thông tin, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin, tổng hợp tình hình của các đơn vị trực thuộc Hội Sinh viên, đề xuất, kiến nghị các giải pháp thực hiện sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực, Ban Thư ký Hội Sinh viên. 3.3- Tham mưu văn bản theo sự phân công của Thường trực Hội, chịu trách nhiệm về tính phù hợp, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan hành chính. 3.4- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của Hội, giữ cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, các tổ chức đoàn thể khác, các cá nhân liên quan. 3.5- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của Hội về kinh phí, cơ sở vật chất. Quản lý vật tư, tài sản của Hội. 3.6- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Hội. 3.7- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của của các cấp bộ hội. 3
  4. 4. 4. Hệ thống sổ sách phục vụ công tác: Đối với các cấp bộ Hội Sinh viên trong nhà trường cần phải có các sổ sách để phục vụ cho công tác của Hội, cụ thể như sau: 4.1- Hội Sinh viên trường: phải có 5 loại sổ sách cơ bản sau: - Sổ tổng hợp: ghi chép nội dung các cuộc họp Ban Thư ký, Ban Chấp hành. - Sổ quản lý Hội viên gồm các nội dung sau: + Danh sách hội viên và sinh viên các đơn vị. + Theo dõi công tác khen thưởng, kỷ luật: ghi chép khen thưởng của các cấp đối với hội viên, sinh viên và theo dõi kỷ luật. + Danh sách Hội viên ưu tú mà Hội Sinh viên trường có kế hoạch phối hợp Đoàn trường bồi dưỡng, giới thiệu cho Đảng. - Sổ theo dõi công tác cán bộ hội: Ghi trích ngang cán bộ Hội trong trường nhằm thuận lợi cho công tác cán bộ Hội. - Sổ tài chính của hội và Hội phí: Theo dõi thu chi các nguồn tài chính của Hội và việc thu, nộp lệ phí của các đơn vị. - Sổ theo dõi công văn đi, đến: Ghi chép các công việc của Hội Sinh viên trường gồm công văn đi, công văn đến (công văn của Hội cấp trên, của nhà trường và các đơn vị hữu quan). 4.2- Chi hội: Mỗi Chi Hội cần có “Sổ Chi Hội”, trong đó ghi danh sách các hội viên trong Chi Hội, ghi kế hoạch công tác của Chi Hội, theo dõi thu nộp hội phí v.v. . . (theo mẫu của Trung ương Hội). 4.3- Liên Chi hội: trong quá trình công tác cần có các sổ sách để theo dõi, quản lý và chỉ đạo hoạt động của các Chi Hội. Các loại sổ mà Liên chi có thể dựa trên số sổ ghi chép của Hội Sinh viên trường để lập ra cho phù hợp. 5. Yêu cầu đối với Cán bộ văn phòng: 5.1- Nắm chắc chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, thường xuyên rèn luyện, không ngừng học hỏi kinh nghiệm để nâng cao các kỹ năng: Nghe, nói, đọc, viết. 5.2- Biết các kỹ năng nghiệp vụ Văn phòng như: tin học văn phòng, trình bày và soạn thảo văn bản, kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu hồ sơ lưu trữ, sử dụng điện thoại, fax, máy photocopy,… 5.3- Rèn luyện tính cách và phẩm chất cá nhân: am hiểu công việc, thận trọng, chu đáo, tin cậy, linh hoạt, khoa học trong tổ chức công việc, cư xử đúng mực trong giao tiếp… Hội Sinh viên trường, Liên Chi và Chi Hội có thể lập cuốn sổ truyền thống để ghi chép những thành tích và sự kiện lớn của cấp bộ hội nhằm thuận lợi cho công tác giáo dục truyền thống, khích lệ động viên để cán bộ hội viên của đơn vị phấn đấu tu dưỡng, học tập rèn luyện đạt kết quả cao hơn. 4
  5. 5. B – THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG: 1. Văn bản và thể thức văn bản của Hội: Văn bản của Hội là văn bản ghi lại hoạt động Hội do các cấp bộ Hội tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Hội ban hành theo quy định của Điều lệ Hội và của Ban Thư ký Trung ương Hội sinh viên viên Việt Nam. Văn bản của Hội là văn bản hành chính, do đó phải tuân thủ quy định về văn bản hành chính. Thể thức văn bản của Hội là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản của Hội, được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. 2. Các thành phần thể thức văn bản của Hội: 2.1. Quốc hiệu (khi cần). 2.2. Địa danh, ngày tháng năm ban hành. 2.3. Tên cơ quan ban hành. 2.4. Số và ký hiệu văn bản; các thể thức bổ sung (dấu chỉ mức độ mật, khẩn, thu hồi văn bản…). 2.5. Tên gọi và trích yếu nội dung văn bản. 2.6. Nội dung văn bản 2.7. Chữ ký, thẩm quyền ký, đóng dấu, họ và tên người ký văn bản. 2.8. Nơi nhận. 2.9. Một số thể thức khác của văn bản. 2.10. Thể thức bản sao. 3. Một số thể loại văn bản thông dụng: Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản. 3.1. Điều lệ Hội: là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích các nguyên tác tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Hội, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của Hội viên và các cấp bộ Hội. 3.2. Nghị quyết: là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở Đại hội, Hội nghị cơ quan lãnh đạo hội các cấp, hội nghị Hội viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể (số /NQ-HSV). 3.3. Quyết định: là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức (số /QĐ-HSV) 3.4. Thông tri: Là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp bộ hội cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, … của Hội cấp trên, của Đảng, Nhà nước, hoặc thực hiện nhiệm vụ cụ thể (số /TT-HSV). 5
  6. 6. 3.5. Hướng dẫn: là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc chủ của cấp bộ Hội hoặc cơ quan lãnh đạo của Hội cấp trên (số /HD-HSV). 3.6. Thông báo: là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các các cơ quan, cá nhân có liên quan để biết hoặc thực hiện (số /TB-HSV). 3.7. Báo cáo: là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp bộ Hội hoặc một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định (số /BC-HSV). 3.8. Kế hoạch: là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp vể tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó (số /KH-HSV). 3.9. Chương trình: Là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của tổ chức Hội hoặc các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định (số /CTr-HSV). 3.10. Công văn: là văn bản dùng để chuyền đạt, trao đổi về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản, khen thưởng để cấp trên xem xét quyết định. 3.11. Các loại giấy tờ hành chính: - Giấy giới thiệu. - Giấy chứng nhận. III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA HỘI: 1. Khổ giấy và định lề trang văn bản: Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng, kích thuớc 210 x 297mm (tiêu chuẩn A4), sai số cho phép ±2mm. Vùng trình bày văn bản như sau: - Mặt trước trang giấy: cách mép trên 20 - 25mm, mép dưới 20 - 25mm, mép trái 30 – 35mm, mép phải 15 - 20mm. - Mặt sau (nếu in 2 mặt): cách mép trên 20 - 25mm, mép dưới 20 - 25mm, mép trái 15 - 20mm, mép phải 30 – 35mm. 2. Kỹ thuật trình bày các phần thể thức văn bản: 2.1. Quốc hiệu: - Chỉ khi soạn thảo Văn bản liên tịch với các cơ quan nhà nước, các đoàn thể chính trị – xã hội khác phải có quốc hiệu. Quốc hiệu được trình bày ở góc phải, dòng đầu, trang đầu. - Dòng chữ trên: “Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. - Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Ví dụ: 6
  7. 7. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản, gồm tên các cấp bộ Hội cấp trên và tên cấp bộ Hội ban hành văn bản. Tên cơ quan ban hành văn bản của Hội được ghi như sau: a. Đại hội Hội Sinh viên: Văn bản của Đại hội Hội cấp nào ghi tên cơ quan ban hành văn bản là Đại hội Hội cấp đó. Ví dụ: - Đại hội Hội cấp thành phố: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ …, NHIỆM KỲ 20… - 20… ____ - Đại hội Hội cấp trường trực thuộc thành phố: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TP. HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG …… ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ …, NHIỆM KỲ 20… - 20… ____ - Đại hội Hội cấp cơ sở: + Đại hội đại biểu Liên chi Hội, Chi Hội: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TRƯỜNG …… LIÊN CHI HỘI (CHI HỘI) …… ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU NHIỆM KỲ … (20… - 20…) ____ + Đại hội Hội viên: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM - TP.HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG …… (CHI HỘI) …… (KHOA)…… ĐẠI HỘI HỘI VIÊN NHIỆM KỲ … (20… - 20…) ____ b. Cách xác định tên cơ quan lãnh đạo của Hội: - Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội sinh viên thành phố ghi là “BCH TP. HỒ CHÍ MINH”. Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM BCH TP. HỒ CHÍ MINH 7
  8. 8. ____ - Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội sinh viên trường, ghi là “BCH TRƯỜNG …………). Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG ……………… ____ HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BCH KHOA (TRUNG TÂM, HỌC VIỆN)……. ____ - Văn bản của Ban Chấp hành Liên chi hội, Chi hội cơ sở, ghi là “BCH LIÊN CHI HỘI ………….”, “BCH CHI HỘI…….”. Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TRƯỜNG (KHOA, TRUNG TÂM, HỌC VIỆN) ……… BCH LIÊN CHI HỘI KHOA ……. ____ HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TRƯỜNG (KHOA, TRUNG TÂM, HỌC VIỆN) ……… BCH CHI HỘI………………… KHOA …………………… ____ c. Văn bản liên tịch: - Văn bản liên tịch với các cơ quan nhà nước, các đoàn thể chính trị – xã hội phải có quốc hiệu (đã trình bày phần trên). - Tên cơ quan ban hành văn bản ghi đầy đủ các cơ quan cùng ban hành văn bản, liên kết bằng dấu gạch nối (-). - Ký hiệu văn bản cần ghi thêm chữ liên tịch kèm với tên loại văn bản. - Liên tịch giữa các các tổ chức trong một đơn vị: Ví dụ: ĐOÀN TNCS HCM – HỘI SVVN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG……… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ____ _____________ Số: 02/KHLT-ĐTN-HSV TP. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 8 năm 2005 - Liên tịch giữa các đơn vị trong cùng mộ tổ chức: 8
  9. 9. Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TP.HỒ CHÍ MINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BCH TRƯỜNG …… - TRƯỜNG …… _____ ____ Số: 02/KHLT TP. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 8 năm 2005 2.3. Số và ký hiệu văn bản và các thành phần thể thức bổ sung: a. Số văn bản: Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 cho mỗi loại văn bản của Hội ban hành trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Riêng nghị quyết của Ban Chấp hành ghi theo nhiệm kỳ, tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội. Số văn bản được viết bằng chữ số (01, 02, 03…). Văn bản liên tịch được đánh số theo cùng loại văn bản của một trong số các cơ quan ban hành văn bản. b. Ký hiệu văn bản: - Ký hiệu văn bản (Phụ lục kèm theo): Báo cáo (BC), Thông báo (TB), Chương trình (CTr)… Riêng công văn thì không viết ký hiệu văn bản. - Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối (-) giữa tên thể loại văn bản (trừ công văn: Vd: Số 05/BTK) và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/). Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM BCH TP. HỒ CHÍ MINH ____ Số: 03/TB-BTK c. Các thành phần thể thức bổ sung: - Dấu chỉ mức độ mật là chữ "MẬT" được đóng khung, đặt phía dưới số và ký hiệu văn bản. - Dấu chỉ mức độ khẩn, gồm "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN", "HỎA TỐC" được trình bày dưới dấu chỉ mức độ "MẬT". 2.4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: a. Địa danh ban hành văn bản: ghi theo nguyên tắc đơn vị hành chính (cấp tỉnh, thành) nơi cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở. b. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản. Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày, tháng, năm. Ví dụ: - TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 8 năm 2005 9
  10. 10. - Hóc Môn, ngày 01 tháng 02 năm 2005 2.5. Tên gọi và trích yếu nội dung văn bản: - Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác nội dung văn bản. Trong một số văn bản, trích yếu nội dung văn bản bao gồm tên tác giả của văn bản đó. Tên loại văn bản viết chữ in hoa, đậm, trích yếu nội dung viết chữ in thường, đậm. Ví dụ: KẾ HOẠCH Tổ chức các hoạt động chào mừng 10 năm Ngày thành lập Hội Sinh viên Việt Nam TP. Hồ Chí Minh (25/10/1995 – 25/10/2005) - Riêng trích yếu nội dung công văn được ghi dưới phần số, ký hiệu văn bản bằng chữ in thường. Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ________ Số 50/BTK TP.Hồ Chí Minh ngày 28 tháng 6 năm 2009 V/v đề nghị khen thưởng công tác Hội và phong trào sinh viên năm học 2004 – 2005 2.6. Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là phần thể hiện cụ thể toàn bộ nội dung văn bản, phù hợp với thể loại của văn bản. 2.7. Nơi nhận văn bản: - Nơi nhận văn bản là cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến văn bản với mục đích cụ thể: để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành, để phối hợp thực hiện và để lưu. - Đối với công văn, nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi", "Đồng kính gửi", đồng thời được ghi ở phần cuối phía trái văn bản. Đối với các văn bản có tên gọi, nơi nhận được ghi ở góc trái dưới phần nội dung văn bản. 2.8. Chữ ký, đóng dấu và họ tên người ký văn bản: a. Chữ ký: - Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ, họ và tên người ký. Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc bút có nét mờ, dễ phai để ký. 10
  11. 11. - Đối với văn bản của cơ quan lãnh đạo của Hội (Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Đại hội), thể thức ký là "Thay mặt", viết tắt là "TM". Ví dụ: TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI TM. BAN THƯ KÝ HỘI SINH VIÊN TP. CHỦ TỊCH (chữ ký) (chữ ký) Nguyễn Văn B Nguyễn Văn A - Đối với văn bản của các cơ quan giúp việc cho cơ quan lãnh đạo, cơ quan theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan tham mưu ký trực tiếp, nếu cấp phó được phân công hoặc được ủy quyền ký thay thì ký theo thể thức "Ký thay", viết tắt là "KT". Ví dụ: CHÁNH VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN TP (chữ ký) Nguyễn Văn A KT. CHÁNH VĂN PHÒNG HỘI SINH VIÊN TP PHÓ VĂN PHÒNG (chữ ký) Nguyễn Văn B - Đối với văn bản được cơ quan lãnh đạo của Hội hoặc thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký, ghi thể thức là "Thừa lệnh", viết tắt là "TL". Ví dụ: TL. BAN THƯ KÝ HỘI SINH VIÊN TP CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Nguyễn Văn A TL. BAN THƯ KÝ HỘI SINH VIÊN TP KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG (chữ ký) Nguyễn Văn B b. Thẩm quyền ký văn bản: - Chủ tịch cấp bộ Hội thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội cấp đó ký các nghị quyết, quyết định và các văn bản quan trọng của Ban Chấp hành, Ban Thư ký cùng cấp. 11
  12. 12. - Phó chủ tịch thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội ký các chỉ thị, thông tri, thông báo, kết luận, báo cáo, chương trình, kế hoạch và các văn bản khác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn, các văn bản liên tịch khi các bên không yêu cầu người đứng đầu ký, các văn bản được Chủ tịch ủy quyền. - Chánh Văn phòng được ủy quyền ký thừa lệnh Ban Chấp hành, Ban Thư ký Hội các văn bản thông báo, báo cáo, công văn giao dịch của Ban Chấp hành, Thư ký; các công điện, bản sao, giấy mời, giấy giới thiệu, các văn bản được Chủ tịch với tư cách thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký thừa lệnh. - Trường hợp cơ quan có phân công thẩm quyền ký văn bản thì thực hiện theo phân công. c. Dấu cơ quan ban hành: Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu là mực màu đỏ theo quy định của Bộ Công an. d. Thể thức ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và biên bản: - Văn bản Đại hội: Văn bản Đại hội Hội hoặc Đoàn chủ tịch Đại hội Hội do Đoàn chủ tịch phân công người ký, được đóng dấu Đoàn chủ tịch Đại hội. Trường hợp không có dấu của Đoàn chủ tịch Đại hội thì dùng dấu của Ban Chấp hành Hội để xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch Đại hội ký. - Biên bản: Đại hội Hội, Hội nghị và các cuộc họp quan trọng đều phải ghi biên bản chi tiết và làm bản kết luận hội nghị. Biên bản chi tiết phải được thư ký và chủ trì ký xác nhận nội dung. Chữ ký của thư ký nằm ở góc trái, chữ ký của người chủ trì nằm ở góc phải phía dưới trang cuối biên bản. Ví dụ: THƯ KÝ HỘI NGHỊ CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (chữ ký) (chữ ký) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Các biên bản sau khi hoàn chỉnh, có đủ chữ ký của thư ký và người chủ trì được đóng dấu như mọi văn bản khác. Dấu đóng trên biên bản là dấu của cơ quan tổ chức Đại hội, Hội nghị (dấu của Đoàn chủ tịch hoặc dấu của ban chấp hành Hội cùng cấp). Biên bản có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai giữa các trang. 2.9. Một số thành phần thể thức khác: - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. 12
  13. 13. - Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị: + Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Ví dụ: “Dự thảo lần thứ…”, được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Văn bản phục vụ hội nghị do cấp bộ Hội triệu tập thì ghi chỉ dẫn là "Tài liệu hội nghị….. ngày…… ", trình bày phía dưới thể loại và trích yếu nội dung văn bản. - Ký hiệu chỉ người đánh máy, tên tập tin và số lượng phát hành được trình bày tại lề trái chân trang, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. - Đánh số trang: Văn bản có nhiều trang phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập cách ở góc phải phía dưới trang giấy, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản; - Phụ lục: Những văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số La Mã. Phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Phông chữ: Phông chữ (font) trình bày trong văn bản của Hội là phông chữ tiếng Việt (phông chữ Times News Roman), chân phương, đảm báo tính nghiêm túc của văn bản hành chính. 2.10. Thể thức bản sao: - Tên cơ quan sao văn bản được trình bày ở dưới đường phân cách với văn bản chính. - Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh số chung theo nhiệm kỳ, ký hiệu là "BS" (bản sao), trình bày dưới tên cơ quan sao văn bản. - Địa điểm, ngày, tháng năm sao văn bản được trình bày trên cùng, góc phải, dưới đường phân cách. - Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc loại bản sao, chọn chỉ dẫn tương ứng: “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao”, “Trích sao từ bản chính số…. ngày…. của….”. - Chữ ký, thể thức ký và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn bản sao. - Nơi nhận bản sao: nếu cần, có thể ghi rõ mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến… Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu bản sao. 13
  14. 14. C- CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG HỆ THỐNG TỔ CHỨC HỘI Thông tin, báo cáo là một chế độ công tác, là loại văn bản quan trọng cần phải được thực hiện nghiêm túc ở mọi cấp bộ Hội, cấp bộ Hội cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo cấp bộ Hội cấp trên. Cấp bộ Hội cấp trên có nhiệm vụ thông tin cho cấp bộ Hội cấp dưới. I. YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG CỦA THÔNG TIN: 1. Thông tin không ngắt quãng, phải có hệ thống đầy đủ, không thừa, không thiếu. 2. Thông tin phải chính xác, có độ tin cậy cao. 3. Thông tin phải tổng hợp, vừa phục vu thông tin các chương trình mục tiêu lớn, vừa phục vụ các trọng tâm công tác. 4. Thông tin phải kịp thời, phù hợp với yêu cầu sử dụng, dễ sử lý. II. NỘI DUNG CÁC LOẠI BÁO CÁO: 1. Báo cáo định kỳ, gồm: 1.1- Báo cáo tháng (từ tháng 9 đến tháng 6 của năm học trừ những tháng có báo cáo sơ kết học kỳ 1, báo cáo tổng kết năm học): Tập trung phản ảnh kết quả những hoạt động chính trị của đơn vị trong tháng theo các mặt công tác hoặc theo trọng tâm chỉ đạo. Báo cáo cần chú trọng những mô hình mới, cách làm hay kèm theo các số liệu và địa chỉ cụ thể để chứng minh cho những vấn đề nêu ra. Độ đài tối đa là 5 trang. 1.2- Báo cáo sơ kết học kỳ 1 và báo cáo tổng kết năm học (kèm phụ lục số liệu): Tập trung đánh giá sâu tình hình an ninh sinh viên, các mặt công tác của Hội theo chương trình công tác năm do Ban Chấp hành Hội cấp mình xây dựng (dựa theo đề cương hướng dẫn của Hội sinh viên cấp trên và chỉ đạo của cấp ủy Đảng trực tiếp), chú ý làm rõ những nội dung: Công tác giáo dục của Hội, các cuộc vận động, công tác tập hợp sinh viên và tổ chức xây dựng Hội; đánh giá kết quả công tác chỉ đạo của cấp bộ Hội; hiệu quả của những chủ trương công tác do các cấp bộ Hội ban hành, chỉ rõ nguyên nhân thành công và những tồn tại, yếu kém. Trong nội dung báo cáo cần có sự phân tích, so sánh với thời gian cùng kỳ năm trước để làm rõ kết quả cũng như sự hạn chế của phong trào. Chú ý những nhận định về sự tiến triển của phong trào, sự chỉ đạo của cấp trên; chỉ ra được nét mới, mô hình, giải pháp mới; cách làm hay, hiệu quả và những bài học kinh nghiệm… cũng như nhận định hệ thống nội dung công tác của trong thời gian tiếp theo của năm học, định hướng giải pháp thực hiện. Báo cáo sơ kết học kỳ 1, báo cáo tổng kết năm học phải kèm theo các phụ lục số liệu công tác Hội và phong trào sinh viên học kỳ 1 và cả năm học (theo mẫu thống nhất). Các số liệu báo cáo phải được tổng hợp đầy đủ từ báo cáo số liệu của các cấp bộ Hội cấp dưới. Số liệu phải bảo đảm chính xác, có độ tin cậy cao, được kiểm tra chặt 14
  15. 15. chẽ từ cơ sở; phản ảnh đúng thực trạng tình hình công tác Hội và phong trào sinh viên ở cơ sở. Ban Thư ký Hội các cấp có trách nhiệm kiểm tra số liệu và chịu trách nhiệm ban hành phụ lục số liệu. 2. Báo cáo chuyên đề, báo cáo nhanh bất thường: 2.1- Báo cáo chuyên đề: báo cáo kết quả đợt (chiến dịch) hoạt động lớn, kết quả thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của Đảng, Nhà nước, của Hội cấp trên; kết quả các chuyên đề nghiên cứu, các đợt khảo sát thực tế cơ sở… Nội dung báo cáo cần nêu rõ: biện pháp chỉ đạo, thực hiện, kết qủa, nhận định, kiến nghị giải pháp,… (báo cáo chuyên đề cần có số liệu kèm theo). 2.2- Báo cáo nhanh (bất thường): phản ảnh những vấn đề xảy ra đột xuất ở đơn vị (an ninh, trật tự sinh viên, điển hình tập thể, cá nhân dũng cảm, gương người tốt, việc tốt,…). Báo cáo cần nêu rõ những diễn biến của sự việc, quá trính tham gia của Hội sinh viên; nêu nhận xét sơ bộ về nguyên nhân kết quả (hoặc hậu quả); ý kiến đề xuất Hội cấp trên. 2.3- Báo cáo theo yêu cầu của Hội cấp trên: cần trả lời, đầy đủ, chính xác, kịp thời những nội dung mà Hội cấp trên yêu cầu. III. THỜI GIAN GỬI BÁO CÁO VÀ THẨM QUYỀN KÝ BÁO CÁO: 1. Thời gian gửi báo cáo: Báo cáo của các cơ sở Hội gởi qua Văn phòng Hội Sinh viên Thành phố (trừ các báo cáo cần gửi trực tiếp cho các đồng Thường trực Hội Sinh viên thành phố), gởi bằng văn bản và theo hệ thống Email của Hội Sinh viên Thành phố theo địa chỉ: vanphong@hoisinhvien.vn. Thời gian định kỳ gởi báo cáo như sau : - Báo cáo tháng hạn chót gửi vào ngày 22 hàng tháng (chỉ cần gửi qua email). - Báo cáo sơ kết học kỳ 1 (số liệu tính từ 01/9 của năm học) hạn chót gởi vào ngày 22/12 của năm học (thay cho báo cáo tháng 12 của năm học). - Báo cáo tổng kết năm học gửi trong khoảng từ ngày 10 đến ngày 15/5 (theo kế hoạch Kiểm tra công tác Hội và phong trào sinh viên hàng năm). Các số liệu tính đến ngày 10/5. - Báo cáo chuyên đề đợt hoạt động chào mừng kỷ niệm ngày truyền thống sinh viên – học sinh (nộp trước ngày 15 tháng 01); đợt hoạt động Tháng thanh niên (trước ngày 31/03). - Báo cáo công tác kiểm tra của Hội Sinh viên trường cần báo cáo định kỳ 3 tháng một lần vào cuối tháng hoặc báo cáo đột xuất khi thực hiện công tác kiểm tra tại đơn vị. - Báo cáo tình hình an ninh, trật tự, đón tiếp tân sinh viên đầu năm học nộp trước 15/9 hàng năm. 15
  16. 16. - Kinh phí vận động từ các nguồn tài trợ cho hoạt động, các loại học bổng đơn vị vận động được trong năm học đề nghị báo cáo thường xuyên và đột xuất khi nhận các nguồn kinh phí. - Các hoạt động có yếu tố nước ngoài, có liên quan đến các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội trong và ngoài nước đề nghị phải báo cáo về Hội sinh viên Thành phố trước 10 ngày, khi được sự đồng ý về chủ trương của Hội sinh viên Thành phố thì đơn vị mới được phép tham gia hoạt động. - Báo cáo nhanh (bất thường) được gửi sau 2 ngày kể từ khi diễn ra sự việc hoặc từ khi nhận được yêu cầu của Hội cấp trên. - Báo cáo theo yêu cầu của Hội cấp trên (tiến độ do Hội cấp trên yêu cầu). * Lưu ý: - Các đơn vị không được gởi các loại báo cáo Mật qua hệ thống email và gởi theo thể thức của văn bản MẬT, gởi đúng đối tượng nhận văn bản. - Ban Thư ký các cơ sở Hội trực thuộc quy định, hướng dẫn cụ thể thời gian nộp báo cáo cho các cấp bộ Hội thuộc quyền quản lý của mình nhằm đảm bảo tiến độ báo cáo theo quy định. 2. Thẩm quyền ký báo cáo: - Các báo cáo sơ kết học kỳ 1, tổng kết năm học, báo cáo về tình hình an ninh sinh viên do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch các cơ sở Hội trực thuộc ký. - Các báo cáo tháng, báo cáo chuyên đề, có thể ủy quyền Chánh văn phòng ký. - Các phụ lục số liệu của cơ sở Hội do đồng chí Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch thường trực (hoặc Phó chủ tịch) thay mặt Ban thư ký chịu trách nhiệm ký ban hành. - Các báo cáo của Trung tâm trực thuộc hội sinh viên thành phố do đồng chí Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm ký ban hành. IV. MỘT SỐ ĐIỂM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ: 1. Tiếp nhận và xử lý các công văn đến hàng ngày, cần tiến hành dứt điểm nhanh gọn, phân loại các công văn đến, vào sổ và triển khai thực hiện theo các nội dung yêu cầu của văn bản. 2. Sau khi đã nắm chắc nội dung tinh thần của văn bản, cần phải lưu trữ văn bản theo tính chất hoạc theo cơ quan ban hành văn bản (ví dụ: Công văn của Hội cấp trên, công văn của Ban giám hiệu, công văn của cấp ủy, công văn, quy định của ngành giáo dục, ...). Những văn bản cần dùng thường xuyên nên để ở vị trí thuận lợi, tiện khi sử dụng. 3. Việc sắp xếp các văn bản cần được thực hiện một cách khoa học để thuận tiện trong sử dụng. Sau mỗi năm, các văn bản cần được lưu trữ trong một kẹp của năm đó và đưa vào tủ để lưu trữ. 16
  17. 17. Sơ đồ quy trình sử lý văn bản: MẪU SỐ 1: Tên cơ quan ĐẾN Số: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ngày: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lưu hồ sơ số: . . . . . . . . . . . . . . . . Chuyển: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Bước 1: Văn phòng tiếp nhận các loại văn bản, vào sổ công văn đến (công văn đi) và chuyển đồng chí Chánh (phó) Văn phòng Bước 2: Chánh (Phó) Văn phòng phân loại nội dung, tham mưu và trình Thường trực Hội sinh viên cho ý kiến. Bước 3: Thường trực Hội sinh viên ký, cho ý kiến, chuyển đồng chÍ Chánh (phó) văn phòng xử lý. * Bộ phận Văn thư: - In, lưu trữ file văn bản, chỉnh sửa văn bản, đánh máy (nếu cần) - Tổ chức nhân bản, đóng dấu, phát hành - Lưu trữ văn bản do Hội sinh viên phát hành
  18. 18. Phụ lục I MẪU THỂ THỨC VĂN BẢN CÓ TÊN GỌI _____ TÊN CẤP BỘ HỘI CẤP TRÊN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN (1) _______ Địa danh, ngày tháng năm (2) Số ……/……. (3a) (3b) TÊN GỌI VĂN BẢN Trích yếu nội dung văn bản (4) Nội dung văn bản (5) Nơi nhận: (6) THỂ THỨC KÝ BAN HÀNH - …. CHỨC DANH NGƯỜI KÝ - ….. Chữ ký, dấu Họ và tên (7) _______ Ghi chú: (1) Tên cơ quan ban hành. (2) Địa danh, ngày tháng năm ban hành. (3a), (3b) Số, ký hiệu và các thành phân thể thức bổ sung. (4) Tên gọi và trích yếu nội dung văn bản. (5) Nội dung văn bản. (6) Nơi nhận. (7) Chữ ký, thẩm quyền ký, đóng dấu và họ tên người ký văn bản. 18
  19. 19. Phụ lục II MẪU THỂ THỨC CÔNG VĂN ____ TÊN CẤP BỘ HỘI CẤP TRÊN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN (1) _____ Địa danh, ngày tháng năm (2) Số ……/……. (3a) Trích yếu nội dung (4) (3b) Kính gửi: ……………………………(6) Nội dung công văn (5) Nơi nhận: (6) THỂ THỨC KÝ BAN HÀNH - …. CHỨC DANH NGƯỜI KÝ Chữ ký, dấu Họ và tên (7) _______ Ghi chú: (1) Tên cơ quan ban hành. (2) Địa danh, ngày tháng năm ban hành. (3a), (3b) Số, ký hiệu và các thành phân thể thức bổ sung. (4) Trích yếu nội dung văn bản. (5) Nội dung văn bản. (6) Nơi nhận. (7) Chữ ký, thẩm quyền ký, đóng dấu và họ tên người ký văn bản. 19
  20. 20. Phụ lục III MẪU THỂ THỨC BẢN SAO _____ Phần cuối văn bản chính _________________________________________________________________ (1) TÊN CẤP BỘ HỘI CẤP TRÊN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN SAO VĂN BẢN (2) _______ Địa danh, ngày tháng năm (3) Số ……/……..(4) Thể thức sao văn bản (5) Nơi nhận: (6) THỂ THỨC KÝ SAO VĂN BẢN - ….. CHỨC DANH NGƯỜI KÝ Chữ ký, dấu Họ và tên (7) _______ Ghi chú: (1) Đường phân cách giữa bản chính và bản sao. (2) Tên cơ quan sao văn bản. (3) Địa danh, ngày tháng năm ban hành. (4) Số bản sao. (5) Thể thức bản sao (sao y bản chính, sao lục, trích sao). (6) Nơi nhận. (7) Chữ ký, thẩm quyền ký, đóng dấu và họ tên người ký văn bản. 20
  21. 21. Phụ lục IV SƠ ĐỒ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 21 20-25 mm 30-35 mm 15-20mm 2 3 5b 10a 10b 1 4 5a 9a 12 11 6 14 7a 7b 7c8 9b 13 20-25 mm
  22. 22. Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung (công văn) 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 22
  23. 23. Phụ lục V BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO T T Tên loại văn bản Chữ viết tắt Văn bản hành chính 1. Nghị quyết NQ 2. Nghị quyết liên tịch NQLT 3. Thông tri TT 4. Quyết định QĐ 5. Chỉ thị CT 6. Thông cáo TC 7. Thông báo TB 8. Chương trình CTr 9. Kế hoạch KH 10. K Kế hoạch liên tịch KHLT 11. Đề án ĐA 12. Báo cáo BC 13. Biên bản BB 14. Tờ trình TTr 15. Hợp đồng HĐ 16. Giấy chứng nhận CN 17. Giấy uỷ nhiệm UN 18. Thư mời GM 19. Giấy giới thiệu GT 20. Giấy đi đường ĐĐ 21. Phiếu gửi PG 22. Phiếu chuyển PC Bản sao văn bản 1. Bản sao y bản chính SY 2. Bản trích sao TS 3. Bản sao lục SL 23
  24. 24. Phụ lục VI KIỂU CHỮ (FONT), CỠ CHỮ CỦA CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN DÙNG ĐỂ TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN TT Thành phần thể thức Cỡ chữ Dáng chữ Ví dụ trình bày thực tế (Thống nhất Kiểu chữ Times New Roman) 1 Quốc hiệu: - Dòng trên - Dòng dưới 12 - 13 13 - 14 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tiêu đề HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM 13 Đứng HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM 2 Tên cơ quan ban hành văn bản a Tên cơ quan cấp trên 12 - 13 Đứng TP. HỒ CHÍ MINH b Tên cơ quan ban hành văn bản 12 - 13 Đứng, đậm BCH TRƯỜNG ĐH 3 Số và ký hiệu văn bản, bản sao 13 Đứng Số: 127/KH-HSV 4 Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn bản 13 - 14 Nghiêng TP. Hồ Chí Minh, ngày 03 tháng 3 năm 2008 5 Trích yếu nội dung công văn 12 - 13 Đứng V/v xin ý kiến kiện toàn nhân sự 6 Tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản a Tên loại văn bản 14 -15 Đứng, đậm THÔNG BÁO b Trích yếu nội dung văn bản 14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống tệ nạn xã hội 7 Phần nội dung văn bản 13 - 14 Đứng Trong công tác chỉ đạo 8 Nơi nhận công văn 14 Đứng, đậm Kính gửi: Ban Thư ký Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam 9 Nơi nhận văn bản a Nơi nhận 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận : b Nơi nhận cụ thể 11 Đứng - BCH các Chi Hội; 10 Thể thức ký 13 - 14 Đậm, hoa TM. BAN THƯ KÝ 11 Chức vụ người ký 13 - 14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH 12 Họ tên người ký 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 13 Chỉ dẫn tài liệu hội nghị 12 – 13 Nghiêng “Tài liệu Hội nghị Ban Thư ký lần thứ III, khóa IV” 14 Chỉ mức độ mật 24
  25. 25. 15 Chỉ mức độ khẩn 13 - 14 Đứng, đậm 16 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 13 - 14 Đứng, đậm 17 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 - 14 Đứng, đậm 18 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 11 - 12 Đứng Số XX Đường Alexandre De Rhodes, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: 19 Phụ lục văn bản a - Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục 14 Đứng, đậm Phụ lục I b - Tiêu đề của phụ lục 13 - 14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 20 Số trang 13 - 14 Đứng 2, 7, 13 21 Hình thức sao 13 - 14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC HỎA TỐC KHẨN THƯỢNG KHẨN XEM XONG TRẢ LẠI DỰ THẢO LẦN 10 MẬT LƯU HÀNH NỘI BỘ 25

×