© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Phầ...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Xây...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Xây...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Yêu...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Yêu...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Cuộ...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Một...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Một...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Liê...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Nội...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Nội...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Chi...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Bài...
© MEGALINK – Tài liệu tham khảo
Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện.
Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn.
Xử ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Sự kiện

3,001 views

Published on

Kỹ năng mềm về tổ chức sự kiện

1 Comment
2 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
3,001
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
176
Comments
1
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Sự kiện

  1. 1. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Phần 3 Xây dựng đề án Tổ chức Sự kiện
  2. 2. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Xây dựng đề án tổ chức sự kiện Nếu ví việc tổ chức sự kiện như là việc xây nhà thì đề án chính là bản thiết kế để từ đó có thể bắt đầu công việc xây dựng.
  3. 3. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Xây dựng đề án tổ chức sự kiện Một đề án tổ chức sự kiện không chỉ là một khái niệm sáng tạo mà nó phải mang tính cấu trúc và bao gồm toàn bộ những vấn đề mang tính cốt lõi. Đề án tổ chức sự kiện phải có đầy đủ các thông tin xác thực, bởi vì khi đề án được duyệt nó sẽ trở thành căn cứ để ra các quyết định quan trọng. Đề án tổ chức đóng vai trò trung tâm trong việc tổ chức sự kiện, bởi vậy nó phải cô đọng và xúc tích.
  4. 4. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Yêu cầu viết đề án Ví dụ: Trung tâm xúc tiến thương mại Hà Nội - Hatrade cần tổ chức một chương trình hội thảo giới thiệu về tiềm năng thị trường thực phẩm Halal của người Hồi Giáo cho đại diện 70 doanh nghiệp tại Phòng trưng bày của Trung tâm vào giữa tháng 11 năm 2007. Ngân sách trung tâm có khoảng 10 triệu VND. Anh/Chị có thể lên giúp đề án tổ chức chương trình và gửi lại cho trung tâm trong vòng 1 tuần được không?
  5. 5. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Yêu cầu viết đề án hoặc có thể có yêu cầu chi tiết hơn: “ Trung tâm xúc tiến thương mại và đầu tư TP. HCM – ITPC muốn tổ chức chương trình hội thảo giới thiệu về tiềm năng thị trường thực phẩm Halal của người Hồi Giáo cho đại diện 70 doanh nghiệp lương thực và thực phẩm của thành phố. Sẽ tổ chức tại phòng hội thảo của Trung tâm trong tháng 11 năm 2007 là tháng trưng bày giới thiệu các sản phẩm lương thực, thực phẩm và đồ uống tại phòng trưng bày của trung tâm. Trong tháng triển lãm năm 2006, ITPC đã tổ chức hội thảo với chủ đề trên lần đầu tiên và hiện nay các doanh nghiệp muốn có một hội thảo với các thông tin chuyên sâu hơn. Phòng hội thảo sẽ do Trung tâm cung cấp cùng với trang thiết bị. Trung tâm mong muốn đơn vị tổ chức sẽ lo phần nội dung chương trình, mời các diễn giả trong đó phải có ít nhất một diễn giả quốc tế, các bài phát biểu, tài liệu liên quan đến hội thảo và phần truyền thông. Ngân sách cho hội thảo là khoảng 25 triệu VND bao gồm cả phí đi lại của diễn giả . Khi nào thì có thể hoàn thành đề án gửi cho chúng tôi?
  6. 6. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Cuộc gặp thống nhất tình hình Vì thông thường yêu cầu viết đề án khi đươc đưa ra qua việc gọi điện thoại hoặc thông báo sẽ không cung cấp đủ cho đơn vị tổ chức sự kiện những thông tin chi tiết và từ đó đề ra những chiến thuật có thể đạt được mục tiêu mong muốn của khách hàng. Bởi vậy, thông thường các đơn vị tổ chức sự kiện thường yêu cầu có muột cuộc gặp và làm việc để tìm hiểu thêm về sự kiện. Cuộc gặp sẽ bao gồm đại diện của các bên sẽ tham gia theo dõi, đánh giá và quyết định khi tổ chức sự kiện
  7. 7. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Một số vấn đề sẽ đề cập tới trong cuộc họp • Mục đích tổ chức sự kiện là gì? • Mục tiêu cụ thể sự kiện muốn đạt được là gì? • Ai là đơn vị tổ chức chính, các bên phối hợp? • Các yêu cầu về chương trình cụ thể của sự kiện? • Dự kiến sẽ tổ chức ở đâu? • Số lượng khách mời dự kiến, họ là ai? • Ngân sách tổ chức sự kiện, tiến độ giải ngân?
  8. 8. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Một số vấn đề sẽ đề cập tới trong cuộc họp • Khách mời danh dự của sự kiện? • Yêu cầu về diễn giả tham gia phát biểu tại sự kiện • Yêu cầu về truyền thông của sự kiện? • Đã có sự kiện nào tương tự chưa? kết quả ra sao? • Sự kiện đó được tổ chức ở đâu? đã có bao nhiêu người tham gia? • Các nhân tố chính ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện? • Chi phí của sự kiện trước đây được tổ chức là bao nhiêu? • Có yêu cầu gì đặc biệt khi tổ chức sự kiện này không?
  9. 9. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Liên hệ với nhà cung cấp Để tính được chi phí cũng như tính được các yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện. Trước khi bắt tay vào công việc viết đề án. Đơn vị tổ chức sự kiện phải liên hệ với các nhà cung cấp để nắm rõ và cập nhật thông tin. Các nhà cung cấp bao gồm: • Các hãng máy bay (nếu cần) • Các công ty du lịch và công ty vận tải • Khách sạn • Nhà hàng • Dịch vụ giải trí: ca nhạc... • Công ty in ấn, quảng cáo • Các địa điểm • MC ...
  10. 10. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Nội dung cơ bản của đề án tổ chức sự kiện •Thư giới thiệu •Sự cần thiết của việc tổ chức sự kiện •Tên sự kiện •Thời gian •Địa điểm (giới thiệu tóm tắt về nơi sẽ diễn ra sự kiện) •Đơn vị tổ chức •Đơn vị bảo trợ •Đơn vị bảo trợ thông tin (nếu có) •Số lượng người tham gia và thành phần tham gia.
  11. 11. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Nội dung cơ bản của đề án tổ chức sự kiện •Các đơn vị truyền thông •Mục tiêu, mục đích của chương trình •Các khách VIP, nét nổi bật của chương trình (nếu cần) •Nội dung của chương trình (theo trình tự thời gian) •Kế hoạch marketing cho sự kiện •Tiến độ thực hiện chương trình. •Dự trù kinh phí •Những yêu cầu về phương tiện giao thông vận chuyển. •Danh sách những khoản mục không bao gồm. •Phương án dự phòng. •Giới thiệu về công ty tổ chức sự kiện kèm thêm thông tin tham khảo.
  12. 12. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Chia sẻ kinh nghiệm lập đề án tổ chức sự kiện trong thời gian ngắn nhất - Sưu tầm các brochure tổ chức sự kiện trong nước và quốc tế. - Tham khảo ý kiến của chuyên gia trong lĩnh vực và một số nhà báo giỏi (vẫn phải giữ bí mật thông tin). - Kỹ năng khai thác thông tin trên Internet. - Thường xuyên cập nhận chi phí đầu vào của event và có quan hệ tốt với một đầu mối cung cấp dịch vụ (để có báo giá tốt nhất trong thời gian nhanh nhất)
  13. 13. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Bài tập tình huống Lập đề án tổ chức chiến dịch giới thiệu sản phẩm “Dịch vụ gia tăng trên điện thoại di động” tại 04 siêu thị lớn bao gồm: Big C, Tràng Tiền Plaza, Vincom, Intimex Hoàn Kiếm và 06 trường Đại học tự đề xuất
  14. 14. © MEGALINK – Tài liệu tham khảo Đào tạo PR – Event; Tổ chức sự kiện. Website: www.megalink.vn; email: megalink@vnn.vn. Xử lý tình huống khó • Thiếu thông tin đầu vào để tính chi phí cho sự kiện. • Muốn mời cơ quan Nhà nước tham gia sự kiện nhưng chưa có đầu mối liên hệ. • Tổ chức sự kiện cùng cơ quan Nhà nước và bị cảm thấy phụ thuộc vào họ quá nhiều. • Làm thế nào để có thể được giao chủ trì được việc lập đề án cho những sự kiện lớn trong một thời gian ngắn khi mà kinh nghiệm còn quá ít.

×