【Supership group】hybrid working style -with コロナの働き方-

1. Hybrid Working Style -Withコロナの新しい働き方- 2020.06

2. はじめに 2 コロナウイルスの流行という外的環境の変化によって、奇しくも私達はリモートで働くということに向き合う機会を得ました。その中で見えてきたことを整理し、「Withコロナ時代」に向けた働き方のUPDATEを行います

3. リモート勤務に関する従業員アンケート結果① 3 総合的には、「生産性はやや高まっている」という結果になりました。業務の性質によってリモートの向き不向きがあることもわかりました。 n=237設問：リモート勤務で、生産性にどのような影響があったか？

4. リモート勤務に関する従業員アンケート結果② 4 メリットとしては時間や環境の柔軟性が挙げられました。 n=237 リモート勤務で感じたメリットは？(選択式・複数回答可)

5. リモート勤務に関する従業員アンケート結果② 5 デメリットはコミュニケーションや自宅の環境に関連する内容が中心でした。 n=237 リモート勤務で感じたデメリットは？(選択式・複数回答可)

6. 新しい働き方のコンセプト 6 今回わかったことは、リモート環境で生産性が高まりやすい業務と、そうでない業務のあるということでした。これを踏まえ、オフィスとリモートを上手に使い分けながら、最も生産性が高まる方法を個人が主体的に選択していくことをこれからの働き方と定義し、会社の制度・ルール・環境を整備していきます

7. 新しい働き方のコンセプト 7 大前提コンセプト実現のための UPDATE 従業員の安全を最優先にするコロナ感染リスクを極小化するオフィスとリモートを使い分けながら、生産性が高まる方法を個人が主体的に選択していく働き方のUPDATE オフィス・リモートの両方がある前提で安全と生産性向上を担保するための整備・勤務場所・勤務時間・オフィス利用・イベント/MTG ・セキュリティ・コミュニケーション制度・環境のUPDATE リモート勤務やコロナ環境の「負」を解消し、より働きやすくするための整備・各種業務のオンライン対応・勤務時間/休暇制度の弾力化・コミュニケーション活性化支援・ストレスコントロール支援・リモートワーク環境の整備

9. 働き方のUPDATE サマリ 9 オフィス・リモートを使い分け、安全と生産性向上目指すUPDATEを実施します働く場所・原則全員オフィスに集まって仕事・特別な理由がある時だけリモートこれまで・業務の内容によって場所を使い分け・生産性が高まる場所を個人が選択 with コロナの新しい働き方 UPDATE ! MTG ・大人数が会議室に集まる・長時間、ノーアジェンダの会議・オンライン会議の積極活用・MTGの生産性向上 UPDATE ! 働く時間・同じ時間に働く・通勤/退勤ラッシュに重なる・時差勤務の活用・時間の柔軟性・コロナ環境に合わせた休暇制度の拡充 UPDATE ! コミュニケーション・対面コミュニケーションを基軸にオンラインコミュニケーションで補完・目的/内容に応じた対面/オンラインの使い分け・オンライン雑談の活性化 UPDATE !

10. 働き方のUPDATE サマリ 10 オフィス・リモートを使い分け、安全と生産性向上目指すUPDATEを実施しますこれまで with コロナの新しい働き方オフィス・密集環境・固定席・感染防止の為のレイアウト/利用方法・オフィスならではの業務環境の提供 UPDATE ! セキュリティ・オフィスでの業務を想定したセキュリティ体制・社外での業務を想定したセキュリティ体制イベント・密集環境での物理開催・参加の地理的制約・感染防止の為のイベント実施ルール・オンラインイベントの積極活用 UPDATE ! UPDATE !

11. 働き方のUPDATE 11 安全を守りながら生産性を高めていくための、働き方のUPDATEです。性質によって、ルール・ガイドラインに分けて定義します。働き方のUPDATE ルールガイドラインカテゴリ内容・安全性を確保するために、全員がやり方を揃える必要があるもの・全員がやり方を揃えることで、大きな生産性の向上が見込めるもの・統一されたやり方はなく、趣旨を踏まえた上で、各部門にあったやり方で生産性を高めていくもの該当項目・勤務場所の決定・オフィス利用・イベント・MTG ・セキュリティ・勤務時間・コミュニケーション

12. 働き方のUPDATE 12 安全を守りながら生産性を高めていくための、働き方のUPDATEです。性質によって、ルール・ガイドラインに分けて定義します。ルールガイドラインカテゴリ内容・安全性を確保するために、全員がやり方を揃える必要があるもの・全員がやり方を揃えることで、大きな生産性の向上が見込めるもの・統一されたやり方はなく、趣旨を踏まえた上で、各部門にあったやり方で生産性を高めていくもの該当項目・勤務場所の決定・オフィス利用・イベント・MTG ・セキュリティ・勤務時間・コミュニケーション働き方のUPDATE

13. 1-1.勤務場所の決定 13 ・一部会社が認定する出社対応が必要な業務(P.37参照)に従事している人に関しては、週2日以上の出社を認めます・感染時のリスクが高い持病のある方、妊産婦の方、ご高齢の家族や小さなお子様がいる方は安全優先でリモートを積極活用下さいより生産性の高い働き方（働く場所）を各自で選択してください混雑防止のため、出社日数は週2日までの事前予約制とします備考・リモート/出社それぞれに向く業務がある・オフィスは3密になり易くコロナ感染リスク高い環境の変化・リモート/出社を個人が選択して生産性を高める・オフィスの収容率を50％未満とする実現したいこと ①出社/リモートは基本各自判断 ※出社を要請された場合は出社 ②出社は、最大週2日(2回)まで、事前予約制(P.16参照) ③出社 or リモートは事前に周知 3つのルール

14. 2-1.オフィス利用 14 ・部門エリアに空きがない場合は、他エリアの利用をすることが可能ですオフィス内は感染リスクを極小化するための間隔確保・導線設計を行います備考・オフィスは3密になり易くコロナ感染リスク高い・オフィスは濃厚接触になる機会が多い環境の変化・オフィスでのソーシャルディスタンスの確保・従業員の”意図しない”接触を防ぐ実現したいこと ①グループアドレス(部門ごとのエリア)制 ②執務室・会議室は1席間隔/斜向いで利用 ③オフィス内の通路は右側通行 3つのルール

15. 出社までの流れ出社日決定出社予約・業務の内容や都合を踏まえて自身で出社候補日を決定（週2日まで) 座席決定勤務・事前にgoogle formから出社予約 ※座席指定予約ではなく、出社予約のみ・通勤時にエリア別の混雑状況を確認、利用する座席を決定 ※エリア別の混雑状況を確認できるアプリを内製で製作中・オフィス利用ルールに沿って利用混雑防止のため、出社日数は週2日までの事前予約制とします。今後は、誰がどの席にいるかわかる仕組みの導入も検討していきます。事前当日

16. 3-1.イベント（社内・社外） 16 新型コロナウイルス感染症を乗り越えるためのロードマップ第2版（東京都）オンラインイベントを積極活用しながら、物理イベントを開催する場合はガイドラインに則り感染リスクを最小化しましょう備考・会場は3密になりやすく感染リスクが高い環境の変化・イベントの開催/参加によって、クラスタ感染を生まないためのリスク管理実現したいこと ①社内/社外・主催/参加ともに、東京都の定めるロードマップに基づく人数制限を適用する ②主催時は、参加者の体調確認や消毒液の準備、ソーシャルディスタンスを保った着席位置の確保等、感染防止のための配慮を行う 2つのルール STEP 0 禁止 STEP 1 STEP 2 STEP 3 100名まで 1000名まで東京都のロードマップに準拠

17. 4-1.MTG 17 ・ルール2はブレストを否定するものではありません。ブレストはブレストであると明示した上で積極的に実施してくださいオンラインで実施できるものについては、積極的にオンラインで実施しましょう。生産性を高めるため、「とりあえずMTG」は避け、目的を明確にしましょう。備考・大人数が会議室に集まるMTGは実施が難しい・MTG実施のハードルは下がるも質の維持が必要環境の変化・オンラインで可能なものはオンラインを積極活用・MTGの生産性が高める意識改革実現したいこと ①MTGの性質や人数を踏まえ、オンライン/オフラインを判断(5人以上のMTGは原則オンライン) ②事前に目的とアジェンダを明確にする ③終了前にネクストアクションを明確にする 3つのルール

18. 5-1.セキュリティ 18 Wi-Fi利用者向け簡易マニュアル(総務省) テレワークセキュリティガイドライン第4版(総務省)別紙3 クライアントのデータを扱う場合、クライアントのセキュリティポリシーを確認し、遵守してください。リモートワーク時には、セキュリティリスクを必ず管理しましょう。以下のルールを遵守してください。備考・リモートワークを行う一方で不正アクセスや機密情報の流出といったリスクは常に考える必要がある環境の変化・リモートワーク時におけるセキュリティレベルの維持実現したいこと ①会社貸与PCを利用すること ②業務利用するネットワークにおいては、事前に安全性を確認すること ※右記参照 ③公共の場所ではプライバシーフィルターを利用し、盗み見されないよう配慮 3つのルール ▼外出先でWi-Fiを利用する場合知らないアクセスポイントには接続しないようにしましょう。アクセスポイントが暗号化に対応していることを確認しましょう。 ▼家庭でWi-Fiを利用する場合業務で利用する際は、SSLを利用しているサイトであるかを確認しましょう。 ▼その他セキュリティ対策について Wi-Fiに接続する際は暗号化種別と暗号利用状況を確認しましょう。

19. 働き方のUPDATE 19 安全を守りながら生産性を高めていくための、働き方のUPDATEです。性質によって、ルール・ガイドラインに分けて定義します。ルールガイドラインカテゴリ内容・安全性を確保するために、全員がやり方を揃える必要があるもの・全員がやり方を揃えることで、大きな生産性の向上が見込めるもの・統一されたやり方はなく、趣旨を踏まえた上で、各部門にあったやり方で生産性を高めていくもの該当項目・勤務場所の決定・オフィス利用・イベント・MTG ・セキュリティ・勤務時間・コミュニケーション働き方のUPDATE

20. 6-1.勤務時間 20 ・勤務時間のさらなる柔軟化をすすめるため、フレックスタイム勤務制におけるコアタイムを短縮します(10-15時→12-15時) ・専門業務型裁量労働制の場合、勤務時間は元々自由裁量となっています働く時間は、各人の事情を考慮して柔軟性を持ちながら、チームで相談して決定してください・ピークタイムは密集のため感染リスクが高い・子供の世話等でまとまった時間での勤務が難しい環境の変化備考・様々な状況に対応し時間に柔軟性を持って働く・時間を揃えるポイントは揃え、効率も維持する実現したいこと・勤務時間は、コアタイムを含む時間で各自で設定・MTGの設定は定時(10-19時)内にする・オフィス出勤時はピークを避けた時差出勤をする・特別な事情を除き、22時以降の勤務は避ける推奨方法(一例)

21. 7-1.コミュニケーション（チーム） 21 ・チームの業務やメンバーの特性に応じて、最適なルールは変わります。マネージャーを中心に話し合ってルールを策定して下さい。他のメンバーと同じ場所で仕事をしていないことを意識し、チームごとに適切なコミュニケーションルールを設定してください備考・お互いオフィスにいる前提のコミュニケーションから別々の場所を前提にしたコミュニケーションへ環境の変化・不安・不信を生まないコミュニケーション配慮・管理のためのタスクを増やしすぎない運用実現したいこと・勤務の開始/終了/休憩はSlackでチームに連絡・リモート勤務時はSlack Statusに表示・DMはなるべく控え、Channelで情報を共有・MTG以外の時間は原則30分以内にレスポンス推奨方法(一例)

22. 7-2.コミュニケーション（マネージャー・メンバー） 22 ・タスク管理ツールなども活用して、プロセスの可視化を行いましょう。より頻繁にコミュニケーションを取り、双方の認識を揃える工夫をしましょう。備考・上司は部下の業務のプロセスが見えにくい状況・部下は上司に相談が気軽にしにくい状況環境の変化・オンライン前提での進捗確認や相談の頻度見直し・より気軽に相談が出来る環境の構築実現したいこと・1on1の頻度 or 時間を増やす・朝会/夕会などで短時間でも毎日話す機会を作る・目標を月次で分解、定期的に進捗確認を実施・相談時間OKの時間をカレンダーで登録推奨方法(一例)

23. 7-3.コミュニケーション（非業務・カジュアル） 23 心の健康補給を各自おこなって頂くため、オンラインコミュニケーションの活用を推奨します。・オンラインで用件を簡潔に済ませるコミュニケーションが中心になり、余白や雑談が減る環境の変化・雑談やカジュアルなコミュニケーションを増やす・リモート勤務の孤独を減らす実現したいこと・雑談専用チャンネルや雑談用カレンダーの設定・朝会や夕会での近況報告・MTG開始時のチェックインの導入・オンライン懇親会の実施推奨方法(一例) ・チェックイン:MTG開始時に、テーマに沿って、参加者全員が一言ずつコメントすること。(例：朝ごはん何食べた？) ・オンライン懇親会の費用に充てていただくため、オンラインチームビルディング支援金を支給しています(P.33参照) 備考

25. リモート勤務に関する課題と、制度/環境のUPDATE 25 n=242 複数回答ありリモート勤務の課題に関するアンケート結果・各種業務のオンライン対応リモート勤務やコロナ環境の「負」を解消し、より働きやすくするための制度・環境のUPDATEを行います・勤務時間・休暇制度の弾力化・コミュニケーション支援・ストレスコントロール支援・リモート勤務環境整備の支援制度/環境のUPDATE

26. 8-1.各種業務のオンライン対応 26 オフィスでしかできないことを極限まで減らしていきます。備考・コロナやその他の疫病の状況によって、今後再び出社ができない状況がくる可能性がある環境の変化・オフィスでしかできない業務の極小化・バックオフィス業務の頻度見直し、スリム化実現したいこと採用：面接・入社手続きのオンライン完結化押印：電子署名・電子印影の導入経理：支払依頼・立替精算のオンライン完結化総務：郵便処理等の業務を毎日→週1へ UPDATEUPDATE

27. 9-1.勤務時間・休暇制度の弾力化 27 自身や家族の状況に合わせ、柔軟に働ける仕組みを作っていきます備考・今後も感染抑止のため外出自粛/休校の要請が発生しうることから、従業員の執務環境が多様化する環境の変化・個人の多様なライフステージ/執務環境状況に応じた柔軟な勤務条件の実現実現したいこと・コアタイムの短縮・子の看護休暇の取得範囲拡大・介護休暇の取得範囲拡大実施事項UPDATE

28. 10-1.コミュニケーション活性化支援 28 ・直近のオンラインイベントとしては、マネー相談やヨガ講座などを実施予定ですオンラインでの気軽なコミュニケーションを増やすための環境の整備を行います備考・対面コミュニケーションの減少・偶発的コミュニケーションの減少環境の変化・コミュニケーション活性化施策のオンライン化・お互いに顔を合わせるきっかけの連鎖/継続実現したいこと・オンラインチームビルディング支援金の臨時支給・オンライン福利厚生企画の拡充・オンライン社内報の発行実施事項UPDATE

29. 11-1.ストレスコントロール支援 29 ・参考：産業医についてこころの耳 Remote Work Labo リモートワークで発生するストレスのケアを行う施策を充実させていきます備考・対面コミュニケーションの減少からくる孤独・不透明な状況や憂鬱になるニュースによる不安環境の変化・セルフケア/ラインケアのオンライン対応・相談窓口のオンライン化実現したいこと・ストレスコントロールの手法に関する情報発信・1on1など上長とメンバーとのタッチポイントの回数を増やす取組みを推奨・オンライン産業医面談の実施実施事項UPDATE

30. 12-1.リモートワーク環境の整備支援 30 ・在宅勤務支援金については、P.38参照・今後の交通費/通信費については、Wi-Fiルータの貸し出しの状況や出社状況を踏まえた手当を設計予定です。リモートでも業務をスムーズに行える勤務環境の構築を、会社として支援します備考・リモート環境整備にかかるイニシャルコスト・通信光熱費等、リモートワークのランニングコスト環境の変化・標準的な執務環境の整備・ランニングコストに関する適切な公私分計と費用分担実現したいこと・希望者への外部モニタ/Wi-Fiルータの貸し出し・環境整備にかかるイニシャルコストの補助として在宅勤務支援金を支給(5/15、一律20,000円) ・今後の交通費・通信費のあり方については検討中実施事項UPDATE

31. 最後に - 新しい働き方は、常にUPDATEされる - 今回のルール・制度の整備にあたっては、2020年3月に実施した「在宅勤務に関するアンケート」を参考にしています。リリースして完成ではなく、今後もデータの取得や従業員へのアンケートを実施し、柔軟にUPDATEしていきます

32. Appendix 32

33. 33 Supershipグループ新型コロナ対策チームの対応情報の整理・分析役員会週次インプットアウトプット新型コロナ対策チ │ ム新型コロナ対策チームを中心に関連部門と対応を協議・具体化国際機関や内外の政府機関/大学/ 主要メディアをデイリーチェック役員会での議論を経て対応策を決定 ※インフォデミックに十分注意し、真偽不明の情報は必ず裏取りする外部専門機関 (社労士/税理士等) 行政機関 (労基署/保健所等) 安全週次レポート勤務時間/場所・休暇安全衛生・対応フロー手当等のサポート安心持続可能性検証可能性 Lv.2 在宅勤務命令緊急事態宣言中ガイド Lv.1 在宅勤務推奨緊急事態宣言前ウィズコロナの新しいワークスタイルへ情報セキュリティ新型コロナ対策チームがデイリーで国際機関や政府機関/大学/主要メディアの情報をデイリーチェックし、行政や外部専門機関を協議しながら方針を策定してきました。

34. 34 Supershipグループ新型コロナ感染症対応(1/3) 34 Supershipグループの対応日付関連するできごと・コロナウイルスに対するデイリーのウォッチを開始1/22 - ・役員会において市中感染発生時の在宅勤務切替基本方針の決定・①中国への社用渡航禁止、②海外渡航の自粛/事前届出の要請、 ③感染国から帰国時の自宅待機、④感染/感染疑い時の対応を周知 1/28 - ・人財開発本部内で新型コロナ対策チームを立ち上げ・新型インフルエンザ対策特別措置法の適用を前提とした検討開始 1/29 - -1/24 春節スタート・感染症法/検疫法の適用を受けた従業員への注意喚起1/31 WHO、PHEICを宣言日本、感染症法/検疫法の適用 -1/14 WHO、新型ウイルスを確認 -1/16 国内で初の感染者(旅行者) -2/3 クルーズ船DP号、横浜に入港 -1/6 日本、厚生労働省が中国での原因不明の肺炎について注意喚起

35. 35 Supershipグループ新型コロナ感染症対応(2/3) Supershipグループの対応日付関連するできごと・当社ウェブページ上で対応方針に関するリリースを実施2/19 - ・在宅勤務切り替え時の人事制度面/情報セキュリティ面の整理2/14 - -2/13 日本、市中感染疑い例の報道日本、国内初の死亡者が発生・役員会で、本人判断による①原則在宅勤務と②時差通勤推奨を決定・同対応を翌19日から適用する旨のアナウンスを社内向けに実施、在宅勤務や期間中の会議/往訪/イベント等に関するガイドを発表・出向先/出向元/派遣元等に対する当社対応方針の通知 2/18 - ・在宅勤務等に関するFAQを公開・従業員/派遣スタッフへのレンタルWi-Fi貸し出し開始 2/27 日本、全国に臨時休校を要請 -3/24 オリンピック延期が発表される・社内での感染者発生時の消毒等、オフィス再開までのフロー確定3/4 - ・電子署名システムの利用開始4/2 - -3/11 WHO、パンデミック宣言

36. 36 Supershipグループ新型コロナ感染症対応(3/3) Supershipグループの対応日付関連するできごと -4/16 日本、緊急事態宣言の全国拡大 -4/18 日本、感染者が1万人を超える -5/14 日本、緊急事態宣言を延長・在宅勤務支援金20,000円を臨時支給5/7 - ・1Qのチームビルディング補助3,000円を臨時支給4/20 - ・全社を対象に在宅勤務に関するアンケートを実施4/10 - ・役員会で、対応レベルの引き上げを決定・翌4月8日より、会社運営上、出社しての業務が必要不可欠である一部部門の従業員を除いて、在宅勤務命令を開始・業務システムに対する社外からのアクセスへの対応 4/7 日本、7都府県に緊急事態宣言・スキャン印影の利用開始4/13 - -4/22 -

37. 出社日数上限の対象外となる従業員の一覧出社日数上限の対象外となる業務は次のとおりとします（各部門においてリモート対応の取り組みを進めるものとし、このリストも随時、見直すものとします）情報基盤全従業員計上や請求、契約書等の業務により、紙などの現物を用いる必要がある者サーバの運用・保守管理など、サービス提供体制上の物理対応が必要な者オフィスでのITサポートの提供やインフラ管理に伴う物理対応を担当する者財務経理人事総務メーリング/物理押印など最小限の業務を行なう者社会保険業務等で紙ワークに携わる者紙ワークに携わる者事業管理紙ワークに携わる者対象業務 37 ※上記に該当しないが、会社が必要性を認めた場合は出社上限の対象外とします。

38. リモートワークに関する補助の支給状況（2020/6/18時点）新型コロナウイルス感染症の流行に伴うワークスタイルの変化にあわせ、引き続き各種手当/補助の見直しを行っていきます 38 内容プレコロナウィズコロナチームビルディング全従業員全従業員最大3,000円/人・四半期 3,000円/人・四半期領収証による立替精算手当として支給 - 第2四半期以降分は支給方法を検討中 (オフライン)コミュニケーションの促進オンラインコミュニケーションの促進全従業員 20,000円/人手当としての支給 2020/05に支給済（なし）在宅勤務環境の整備に対する補助目的対象金額支給方法備考在宅勤務支援目的対象金額支給方法備考 ※在宅勤務支援に関する手当については、出社頻度にあわせた通勤手当の改定とともに改めて設計する予定です

39. コーポレート部門における取組み従業員の出社を極小化するための取組みを各コーポレート部門において引き続き実施していきます法務財務経理立替申請・支払依頼フローのオンライン化電子署名システムの導入と電子印影の利用開始人事情報基盤増加する問い合わせに対するFAQを作成各部門における業務システムのオンライン化を支援面接・入社手続きのオンライン化ハイブリッド・ワーキングスタイル実現のための制度整備と定着のための取組み総務ワーキングスタイルの変化にあわせたオフィスサービスの再構築感染防止の取組みを踏まえた新しいオフィスガイドを作成内容

【Supership group】hybrid working style -with コロナの働き方-

Hiroki Matsuoka

【Supership group】hybrid working style -with コロナの働き方-