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ファイルサーバーの棚卸から考える
SharePoint Online を
使ったファイル管理
第13回 Office 365 勉強会@Sapporo
2016/2/6
太田 浩史
Office Servers and Services – Mi...
自己紹介
太田 浩史 (おおた ひろふみ)
• 派閥 「標準機能をできるだけ上手く使いたい」
• ユーザーとして利用し、SIer としてお客様の利活用を支援
• ちょっとした工夫や役に立ちそうな小ネタが好きです
Japan Office 365...
さて、昨年末のこと…
Japan Office 365 Users Group
「ファイルサーバーがゴチャゴ
チャしてきたから…、そろそろ
棚卸してみようかな…」
p. 3
ありがとう PowerShell
Japan Office 365 Users Group
• Get-ChildItem
https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/hh849800(v=wps.6...
総ファイル数
Japan Office 365 Users Group
ひとつの部門だけでも、
およそ 30 万ファイル
p. 5
総ファイル数
Japan Office 365 Users Group
でも、最近よく使われているのは
およそ 5 万ファイル
p. 6
ファイルサーバーで課題になりがちパターン
Japan Office 365 Users Group
1. 深階層
2. 無意味なファイル名
3. 個人名フォルダー
4. 一時保管、とりあえず、(仮)
5. 日付バージョン管理
p. 7
1. 深階層
Japan Office 365 Users Group
• フォルダー階層が異常に深い
• 整理・分類したい・したい
• 整理・分類しすぎると逆に探せない
• どこに保存したら良いか分からない
• 違う場所に同じファイルがある
...
1. 深階層
Japan Office 365 Users Group
• フォルダー階層が異常に深い
• 整理・分類したい・したい
• 整理・分類しすぎると逆に探せない
• どこに保存したら良いか分からない
• 違う場所に同じファイルがある
...
2. 無意味なファイル名
Japan Office 365 Users Group
• いい加減につけたファイル名
• パッと見て中身がわからない
• わからないと開かない
• こわくて開けない
• でも消せない、消さない
• 開いて期待と違っ...
2. 無意味なファイル名
Japan Office 365 Users Group
• いい加減につけたファイル名
• パッと見て中身がわからない
• わからないと開かない
• こわくて開けない
• でも消せない、消さない
• 開いて期待と違っ...
3. 個人名フォルダー
Japan Office 365 Users Group
• 突然現れる個人名フォルダー
• 中身はだいたいカオス
• 消さない、消せない
• 異動しても放置
• そんな名前の人はいない
• 誰に聞いてもわからないときの...
3. 個人名フォルダー
Japan Office 365 Users Group
• 突然現れる個人名フォルダー
• 中身はだいたいカオス
• 消さない、消せない
• 異動しても放置
• そんな名前の人はいない
• 誰に聞いてもわからないときの...
4. 一時保管、とりあえず、(仮)
Japan Office 365 Users Group
• 類似: あとで消す、すぐ消す
• 類似: ○○さんへ
• (仮)はいつまで(仮)のまま
• メール添付ファイル置き場代わり
• すぐ消す、あとで消...
4. 一時保管、とりあえず、(仮)
Japan Office 365 Users Group
• 類似: あとで消す、すぐ消す
• 類似: ○○さんへ
• (仮)はいつまで(仮)のまま
• メール添付ファイル置き場代わり
• すぐ消す、あとで消...
5. 日付バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• ファイル名に日付を付けて版管理
• ファイル名の日付と更新日が不一致
• 完成版が完成していない
• 更新日時が逆転している
• 最新版だと思って違ったとき...
5. 日付バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• ファイル名に日付を付けて版管理
• ファイル名の日付と更新日が不一致
• 完成版が完成していない
• 更新日時が逆転している
• 最新版だと思って違ったとき...
注意
Japan Office 365 Users Group
これらのスライドはフィクションです。
実在の人物や団体などとは一切関係ありません。
p. 18
SharePoint でファイル管理
Japan Office 365 Users Group
• ドキュメント ライブラリ
– バージョン管理
– ドキュメントのプロパティ
– 管理されたメタデータ
– メタデータ ナビゲーション
• One...
ドキュメント ライブラリ
Japan Office 365 Users Group p. 20
• Office 365 の「サイト」機能
• SharePoint Online
• ファイルの共有
• 全文検索
全文検索(ファイル内も検索!)...
SharePoint のファイル管理 その 1
Japan Office 365 Users Group
• SharePoint のドキュメント ライブラリで共有するだけで、
Office ファイル、PDF ファイルなどのプレビューが利用でき...
ドキュメントのプロパティ
Japan Office 365 Users Group
「列」 は自由に追加できる
• 1行テキスト
• 複数行テキスト
• 選択肢
• 数値
• 通貨
• 日付と時刻
• 参照
• はい/いいえ
• ユーザーまたは...
ドキュメントのプロパティ
Japan Office 365 Users Group
SharePoint のファイル管理は列(プロパティ)活用がキモ
「選択肢」列を「部署名」として追加
ビューに表示させることで、フィルター操作が可能に
フィルタ...
管理されたメタデータ
Japan Office 365 Users Group
• 「管理されたメタデータ」列
用語(メタデータ)をツリー状に整理ができる特殊な列
• ユーザーの入力方法
• ツリーからの選択
• キーボード入力(サジェスト)
...
メタデータ ナビゲーション
Japan Office 365 Users Group
• ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる
p. 25
メタデータ ナビゲーション
Japan Office 365 Users Group
• ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる
• 異なるプロパティ フィルターで同じ結果が得られる
• ひとつのファイルに辿り着くための道筋が...
SharePoint のファイル管理 その 2
Japan Office 365 Users Group
• フォルダーで整理・分類せず、プロパティで整理・分類する
• 階層化して分類・整理するには、
「管理されたメタデータ」 + 「メタデータ...
バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• 既定で 500 メジャー バージョンを保持
• 設定で変更可能
1 から 50,000 バージョン
メジャー バージョン: 1.0, 2.0, 3,0
マイナー バー...
バージョン管理
Japan Office 365 Users Group
• 保存するたびに自動的にバージョンが上がっていく
• 「ビューの編集」でバージョンにチェック
ビューの編集画面
バージョン番号が表示されたビュー
p. 29
SharePoint のファイル管理 その 3
Japan Office 365 Users Group
• 同ファイル名で更新すると勝手にバージョン管理を行ってくれる
⇒ 最新のファイルはいつもひとつ
• マイナーバージョン(下書き)を使いこ...
OneDrive for Business
Japan Office 365 Users Group
• 個人用のファイル保管
ほかのユーザーと簡単にファイルを共有できる
UI は一般消費者向け OneDrive とほぼ一緒
p. 31
OneDrive for Business
Japan Office 365 Users Group
• ファイルの同時編集
p. 32
Office 2016 では、Office クライアントでも同時編集できます
でも、Office Onli...
SharePoint のファイル管理 その 4
Japan Office 365 Users Group
• 個人のファイルは OneDrive for Business に保存して、
みんなが利用するライブラリとは別にしておく
• OneDr...
まとめ
Japan Office 365 Users Group
• エクスプローラで利用するファイル サーバーに比べて
ブラウザで利用する SharePoint は不利な点も多い
• ファイル サーバーのつもりで使うと“不便”に感じる部分も
...
Japan Office 365 Users Group
終
製作・著作
@hrfmjp
idea.tostring.jp
Fin.
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ファイルサーバーの棚卸から考える SharePoint Online を使ったファイル管理

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第13回 Office 365 勉強会でお話をさせて頂いた資料です。

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ファイルサーバーの棚卸から考える SharePoint Online を使ったファイル管理

  1. 1. ファイルサーバーの棚卸から考える SharePoint Online を 使ったファイル管理 第13回 Office 365 勉強会@Sapporo 2016/2/6 太田 浩史 Office Servers and Services – Microsoft MVP 株式会社 内田洋行 Japan Office 365 Users Group p. 1
  2. 2. 自己紹介 太田 浩史 (おおた ひろふみ) • 派閥 「標準機能をできるだけ上手く使いたい」 • ユーザーとして利用し、SIer としてお客様の利活用を支援 • ちょっとした工夫や役に立ちそうな小ネタが好きです Japan Office 365 Users Group Hirofumi OTA http://www.slideshare.net/hirofumi_ota @hrfmjp https://twitter.com/hrfmjp idea.toString(); http://idea.tostring.jp Microsoft MVP 2013,2014 SharePoint Server 2015 Office Servers and Services p. 2
  3. 3. さて、昨年末のこと… Japan Office 365 Users Group 「ファイルサーバーがゴチャゴ チャしてきたから…、そろそろ 棚卸してみようかな…」 p. 3
  4. 4. ありがとう PowerShell Japan Office 365 Users Group • Get-ChildItem https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/hh849800(v=wps.620).aspx – ファイル名・フォルダ名 – ファイル パス – 拡張子 – 作成日時 – 最終アクセス日時 – 最終更新日時 p. 4
  5. 5. 総ファイル数 Japan Office 365 Users Group ひとつの部門だけでも、 およそ 30 万ファイル p. 5
  6. 6. 総ファイル数 Japan Office 365 Users Group でも、最近よく使われているのは およそ 5 万ファイル p. 6
  7. 7. ファイルサーバーで課題になりがちパターン Japan Office 365 Users Group 1. 深階層 2. 無意味なファイル名 3. 個人名フォルダー 4. 一時保管、とりあえず、(仮) 5. 日付バージョン管理 p. 7
  8. 8. 1. 深階層 Japan Office 365 Users Group • フォルダー階層が異常に深い • 整理・分類したい・したい • 整理・分類しすぎると逆に探せない • どこに保存したら良いか分からない • 違う場所に同じファイルがある • 階層を上に戻るときの絶望感 ・・・ p. 8 グーンと 階層が深い
  9. 9. 1. 深階層 Japan Office 365 Users Group • フォルダー階層が異常に深い • 整理・分類したい・したい • 整理・分類しすぎると逆に探せない • どこに保存したら良いか分からない • 違う場所に同じファイルがある • 階層を上に戻るときの絶望感 ・・・ p. 9 どこになにが あるの?
  10. 10. 2. 無意味なファイル名 Japan Office 365 Users Group • いい加減につけたファイル名 • パッと見て中身がわからない • わからないと開かない • こわくて開けない • でも消せない、消さない • 開いて期待と違ったときの寂寥感 aaaaa.docx 12345.pptx あ.docx い.xlsx qqq.pptx 。。。。.docx p. 10
  11. 11. 2. 無意味なファイル名 Japan Office 365 Users Group • いい加減につけたファイル名 • パッと見て中身がわからない • わからないと開かない • こわくて開けない • でも消せない、消さない • 開いて期待と違ったときの寂寥感 aaaaa.docx 12345.pptx あ.docx い.xlsx qqq.pptx 。。。。.docx p. 11 このファイルは なに?
  12. 12. 3. 個人名フォルダー Japan Office 365 Users Group • 突然現れる個人名フォルダー • 中身はだいたいカオス • 消さない、消せない • 異動しても放置 • そんな名前の人はいない • 誰に聞いてもわからないときの恐怖感 ・・・ 開発部 アプリケーション課 アプリ 設計書 基本設計 田中 p. 12
  13. 13. 3. 個人名フォルダー Japan Office 365 Users Group • 突然現れる個人名フォルダー • 中身はだいたいカオス • 消さない、消せない • 異動しても放置 • そんな名前の人はいない • 誰に聞いてもわからないときの恐怖感 ・・・ 開発部 アプリケーション課 アプリ 設計書 基本設計 田中 p. 13 だれ?
  14. 14. 4. 一時保管、とりあえず、(仮) Japan Office 365 Users Group • 類似: あとで消す、すぐ消す • 類似: ○○さんへ • (仮)はいつまで(仮)のまま • メール添付ファイル置き場代わり • すぐ消す、あとで消すは消えない • ○○さんはスデにいない • 意外と重要情報だったときの危機感 一時保管.docx とりあえず 保管庫 提案書(仮) .pptx あとで消す .pptx ○○さんへ.docx 使ったら消す .xlsx p. 14
  15. 15. 4. 一時保管、とりあえず、(仮) Japan Office 365 Users Group • 類似: あとで消す、すぐ消す • 類似: ○○さんへ • (仮)はいつまで(仮)のまま • メール添付ファイル置き場代わり • すぐ消す、あとで消すは消えない • ○○さんはスデにいない • 意外と重要情報だったときの危機感 一時保管.docx とりあえず 保管庫 提案書(仮) .pptx あとで消す .pptx ○○さんへ.docx 使ったら消す .xlsx 最終アクセス 5 年前 最終アクセス 2 年前 p. 15
  16. 16. 5. 日付バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • ファイル名に日付を付けて版管理 • ファイル名の日付と更新日が不一致 • 完成版が完成していない • 更新日時が逆転している • 最新版だと思って違ったときの空虚感 設計書1101.docx 設計書1103.docx 完成版_設計書_1104.docx 設計書1106.docx 最終版 p. 16
  17. 17. 5. 日付バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • ファイル名に日付を付けて版管理 • ファイル名の日付と更新日が不一致 • 完成版が完成していない • 更新日時が逆転している • 最新版だと思って違ったときの空虚感 設計書1101.docx 設計書1103.docx 完成版_設計書_1104.docx 設計書1106.docx 最終版 コレが 最新かよ! p. 17
  18. 18. 注意 Japan Office 365 Users Group これらのスライドはフィクションです。 実在の人物や団体などとは一切関係ありません。 p. 18
  19. 19. SharePoint でファイル管理 Japan Office 365 Users Group • ドキュメント ライブラリ – バージョン管理 – ドキュメントのプロパティ – 管理されたメタデータ – メタデータ ナビゲーション • OneDrive for Business – 個人のファイルを保存 – 共同編集 p. 19
  20. 20. ドキュメント ライブラリ Japan Office 365 Users Group p. 20 • Office 365 の「サイト」機能 • SharePoint Online • ファイルの共有 • 全文検索 全文検索(ファイル内も検索!) Office / PDF ファイル プレビュー パワポのアニメーションも完全再現! ドラッグ & ドロップ で 簡単アップロード!
  21. 21. SharePoint のファイル管理 その 1 Japan Office 365 Users Group • SharePoint のドキュメント ライブラリで共有するだけで、 Office ファイル、PDF ファイルなどのプレビューが利用できる • ファイルを開いてから目的のものと違う!というのを避けられる • ファイル内のキーワードを含めた、全文検索が利用できる p. 21
  22. 22. ドキュメントのプロパティ Japan Office 365 Users Group 「列」 は自由に追加できる • 1行テキスト • 複数行テキスト • 選択肢 • 数値 • 通貨 • 日付と時刻 • 参照 • はい/いいえ • ユーザーまたはグループ • ハイパーリンクまたは画像 • 集計値 • タスクの結果 • 外部データ • 管理されたメタデータ プロパティ = “列” ファイル名を右クリック -> プロパティ p. 22 デフォルトは 名前、タイトル
  23. 23. ドキュメントのプロパティ Japan Office 365 Users Group SharePoint のファイル管理は列(プロパティ)活用がキモ 「選択肢」列を「部署名」として追加 ビューに表示させることで、フィルター操作が可能に フィルターができる!! 探しやすい!! p. 23
  24. 24. 管理されたメタデータ Japan Office 365 Users Group • 「管理されたメタデータ」列 用語(メタデータ)をツリー状に整理ができる特殊な列 • ユーザーの入力方法 • ツリーからの選択 • キーボード入力(サジェスト) p. 24
  25. 25. メタデータ ナビゲーション Japan Office 365 Users Group • ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる p. 25
  26. 26. メタデータ ナビゲーション Japan Office 365 Users Group • ツリー状のナビゲーションでプロパティのフィルターができる • 異なるプロパティ フィルターで同じ結果が得られる • ひとつのファイルに辿り着くための道筋が複数 • 管理されたメタデータとの組み合わせがオススメ • 管理されたメタデータ、 複数入力しておく p. 26
  27. 27. SharePoint のファイル管理 その 2 Japan Office 365 Users Group • フォルダーで整理・分類せず、プロパティで整理・分類する • 階層化して分類・整理するには、 「管理されたメタデータ」 + 「メタデータ ナビゲーション」 の組合わせでの利用がおすすめ 整理・分類で考えない・悩まない 整理・分類で悩んだら、思いついたモノを全部入れておく p. 27
  28. 28. バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • 既定で 500 メジャー バージョンを保持 • 設定で変更可能 1 から 50,000 バージョン メジャー バージョン: 1.0, 2.0, 3,0 マイナー バージョン: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 メジャーバージョン 「下書き」の状態 マイナーバージョン メジャーバージョン 閲覧権限のみのユーザーには下書きを見せないことも可能 p. 28
  29. 29. バージョン管理 Japan Office 365 Users Group • 保存するたびに自動的にバージョンが上がっていく • 「ビューの編集」でバージョンにチェック ビューの編集画面 バージョン番号が表示されたビュー p. 29
  30. 30. SharePoint のファイル管理 その 3 Japan Office 365 Users Group • 同ファイル名で更新すると勝手にバージョン管理を行ってくれる ⇒ 最新のファイルはいつもひとつ • マイナーバージョン(下書き)を使いこなすことで、 閲覧者から見えない状態で編集作業ができる ⇒ わざわざ別のところに移動させて編集しなくて良い p. 30
  31. 31. OneDrive for Business Japan Office 365 Users Group • 個人用のファイル保管 ほかのユーザーと簡単にファイルを共有できる UI は一般消費者向け OneDrive とほぼ一緒 p. 31
  32. 32. OneDrive for Business Japan Office 365 Users Group • ファイルの同時編集 p. 32 Office 2016 では、Office クライアントでも同時編集できます でも、Office Online で操作したほうがスムーズかも…
  33. 33. SharePoint のファイル管理 その 4 Japan Office 365 Users Group • 個人のファイルは OneDrive for Business に保存して、 みんなが利用するライブラリとは別にしておく • OneDrive クライアントでローカルのフォルダーと同期もできる • スマホ、タブレットからも利用できる • プロジェクトやチーム、組織などで共有できるものは、 SharePoint ドキュメント ライブラリ で “Share” する ⇒ 自分の成果物をみんなの ”資産” に! p. 33
  34. 34. まとめ Japan Office 365 Users Group • エクスプローラで利用するファイル サーバーに比べて ブラウザで利用する SharePoint は不利な点も多い • ファイル サーバーのつもりで使うと“不便”に感じる部分も • “ちょっとだけ”運用・設定を工夫して利用すると”便利”に • 一番大切なのは人と運用・ルールをどう育てるか p. 34
  35. 35. Japan Office 365 Users Group 終 製作・著作 @hrfmjp idea.tostring.jp Fin.

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