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Microsoft Flow みんな大好き承認ワークフロー

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LogicFlow-ja offline #2 でお話させて頂いた資料です。

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Microsoft Flow みんな大好き承認ワークフロー

  1. 1. Microsoft Flow みんな大好き 承認ワークフロー LogicFlow-ja offline #2 @Tokyo 2018/2/17 太田 浩史 Office Servers and Services – Microsoft MVP 株式会社 内田洋行 LogicFlow-ja offline p. 1
  2. 2. 自己紹介 太田 浩史 (おおた ひろふみ) • 2008 年ごろから、SharePoint を中心に活動しています。 • 自社やお客様の Office 365 活用のご支援もしています。 • ちょっとした工夫や役立ちそうな小ネタが好きです。 LogicFlow-ja offline p. 2 Microsoft MVP 2013,2014 SharePoint Server 2015,2016 Office Servers and Services www.slideshare.net/hirofumi_ota idea.tostring.jp ブログとか資料とかソーシャルとか twitter.com/hrfmjp www.facebook.com/idea.tostring.jp
  3. 3. idea.toString(); LogicFlow-ja offline p. 3 http://idea.tostring.jp
  4. 4. LogicFlow-ja offline p. 4 Microsoft Flow
  5. 5. LogicFlow-ja offline p. 5 フロー
  6. 6. LogicFlow-ja offline p. 6 フローワーク
  7. 7. LogicFlow-ja offline p. 7 システム フローワーク
  8. 8. LogicFlow-ja offline p. 8 ヒューマン フローワーク
  9. 9. フローワーク承認 LogicFlow-ja offline p. 9
  10. 10. LogicFlow-ja offline p. 10
  11. 11. LogicFlow-ja offline p. 11
  12. 12. 承認ワークフロー LogicFlow-ja offline p. 12 経費精算 休暇申請 海外出張 パソコン購入メールアドレス取得 ドキュメントの メジャーバージョン発行 インシデントの クローズ SharePoint サイトの作成
  13. 13. LogicFlow-ja offline p. 13 そんな 承認ワークフローを Microsoft Flow で 作ることができるのか?
  14. 14. Approvals アクション LogicFlow-ja offline p. 14 入力: 承認依頼 出力: 承認結果 Approve または Reject 承認
  15. 15. 承認の操作 LogicFlow-ja offline p. 15 ブラウザ Microsoft Flow スマホ Microsoft Flow メール
  16. 16. 承認の操作 LogicFlow-ja offline p. 16 Microsoft Teams
  17. 17. 承認ワークフロー - 単純型 LogicFlow-ja offline p. 17 申請者 承認者 承認? Happy Sad 承認 却下
  18. 18. 承認? Happy Sad 承認ワークフロー - 合議型 LogicFlow-ja offline p. 18 申請者 承認者 申請者 承認者 承認? Happy Sad 全員承認 一人でも 却下 一人でも 承認 全員却下
  19. 19. LogicFlow-ja offline p. 19 承認の判断方法を指定 条件分岐で、 「承認」「却下」の処理を作成 「承認」の場合 「却下」の場合 承認者を一人または複数人指定
  20. 20. 承認ワークフロー - 組織階層型 LogicFlow-ja offline p. 20 申請者 承認者(課長) 申請者の上司 却下 承認者(部長) 申請者の上司の上司 承認? 承認? 承認 却下 承認 HappySad Sad
  21. 21. LogicFlow-ja offline p. 21 「承認」の場合 Azure AD の情報を基に 申請者の上司を検索 Office 365 ユーザー – 上司の取得アクション 申請者の上司を指定 さらに上司を検索し 承認者に指定
  22. 22. 承認ワークフロー - 条件分岐型 LogicFlow-ja offline p. 22 申請者 承認者(課長) 申請者の上司 却下 承認者(部長) 申請者の上司の上司 承認? 承認? 承認 却下 承認 HappySad Sad 要追加 承認? Happy 要 不要
  23. 23. LogicFlow-ja offline p. 23 課長の承認を受ける 金額の大小などで分岐 必要に応じて追加承認 変数を使っているには、文字列型で渡ってきた金額を 整数型に変換しているだけであまり意味ないです
  24. 24. 承認ワークフロー - 並列分岐型 LogicFlow-ja offline p. 24 申請者 承認者(課長) 助言者 承認? 承認? 却下 承認 HappySad コメント 承認 Sad 却下 最終承認者
  25. 25. LogicFlow-ja offline p. 25 助言者からのコメントを 格納するための変数を作成 助言者からのコメントを 変数に格納しておく つぎの承認者には、 コメントを付けて依頼 課長の承認結果のみで判定
  26. 26. 承認ワークフロー - 催促型 LogicFlow-ja offline p. 26 申請者 承認者 承認? Happy Sad 承認 却下 リマインド
  27. 27. LogicFlow-ja offline p. 27 承認や却下されたかを判定する フラグの変数を作成 アクションのタイムアウト時間を設定 ループの上限を設定 承認や却下されたら true にする 承認や却下の操作がなかった場合のために 条件判定の実行条件を設定しておく
  28. 28. 僕が作ったフローは誰が実行できるの? フローを作成した人だけ つまり 僕だけの承認ワークフロー では意味がないので… LogicFlow-ja offline p. 28
  29. 29. 実行のみユーザー • 特定のトリガーでのみ利用できる – 「SharePoint - 選択したアイテムの場合」トリガー – スマホ アプリの「Flow ボタン」トリガー • フローの実行だけができる • フローの編集はできない LogicFlow-ja offline p. 29
  30. 30. LogicFlow-ja offline p. 30 特定のトリガーのときにだけに 表示される設定項目
  31. 31. LogicFlow-ja offline p. 31 ユーザーやセキュリティ グループを 指定して実行のみさせることができる
  32. 32. 「今日はお休みします」フロー LogicFlow-ja offline p. 32 スマホから「今日はお休みします」ボタンを押す 上司が承認してくれる Office 365 の予定表に「お休み」予定を登録する メールの自動応答を設定する を、自分以外にも実行させてみる
  33. 33. LogicFlow-ja offline p. 33 却下されたときの処理は考えていない…
  34. 34. 「今日はお休みします」フロー LogicFlow-ja offline p. 34 フロー作成者 実行のみユーザーの設定 フロー実行者 スマホアプリからフローを実行
  35. 35. 「公式 Twitter アカウントからツイート」フロー LogicFlow-ja offline p. 35 ツイートしたい文章を SharePoint リストに入力 SharePoint の画面上からフローを起動 担当者が承認してくれる 会社公式の Twitter アカウントがつぶやく を、自分以外にも実行させてみる
  36. 36. 会社公式の Twitter アカウントがつぶやく LogicFlow-ja offline p. 36 • フローを実行するためには、実行者がフローに含まれる 各サービスの「接続」を作成する必要がある • 会社公式 Twitter への「接続」を作成するためには、 アカウントの ID / PW を知っていて認証できる必要がある • Twitter アカウントの ID / PW を教えたくない
  37. 37. 実行のみユーザー – 使用する接続 LogicFlow-ja offline p. 37 • 「実行専用のユーザーによって提供されました」 実行時に、実行者が接続を作成してフローを実行する • 「この接続(<接続名>)を使用する」 実行時に、“フロー作成者が” 作成した接続を利用でき、 新たに接続を作成することなくフローを実行できる
  38. 38. 実行のみユーザー – 使用する接続 LogicFlow-ja offline p. 38 • 「使用する接続」を設定することで、フロー作成者のみが 作成できる「接続」を実行者に利用させることができる • 誰がフローを実行しても、会社公式 Twitter アカウントから ツイートを投稿することができる という機能っぽい。 Manage connection access while sharing button flows to enable richer scenario https://flow.microsoft.com/en-us/blog/advanced-button-sharing/
  39. 39. っぽい。 なぜか上手く設定できない ので ワークアラウンド (今日時点の) LogicFlow-ja offline p. 39
  40. 40. 入れ子フロー LogicFlow-ja offline p. 40 • フローからフローを呼び出すフロー メイン フロー 実行者の権限で動作させる サブ フロー 作成者の権限で動作させる HTTP HTTP 要求の受信時 応答 120 秒以内 レスポンス
  41. 41. LogicFlow-ja offline p. 41 メイン フロー サブ フロー
  42. 42. LogicFlow-ja offline p. 42
  43. 43. LogicFlow-ja offline p. 43
  44. 44. Microsoft Flow + 承認ワークフロー • Microsoft Flow でも簡単な承認ワークフローは作れそう • Microsoft Flow で作るべきワークフローはなんだろう? • 経費精算とかは、ほとんどの場合すでにワークフローがある • メールで済ませている承認とかにヒントがあるかも LogicFlow-ja offline p. 44
  45. 45. Microsoft Flow + 承認ワークフロー • 承認をもらうことがゴールではない • 承認をもらう前後の工程を自動化してこそ意味がある LogicFlow-ja offline p. 45 承認申請 なんかを 自動化 使い方にもフローの作成にも工夫が必要かな。
  46. 46. まとめ • 良くありがちな簡単な承認ワークフローは作れそう – Approvals アクションを試してみよう – 実行のみユーザーを試してみよう • 「SharePoint - 選択したアイテムの場合」トリガー • スマホ アプリの「Flow ボタン」トリガー • 「使用する接続」が使えると便利そう – 入れ子フローもどこかで利用できそう • なんの承認ワークフローを Microsoft Flow で作るか…? LogicFlow-ja offline p. 46
  47. 47. LogicFlow-ja offline 終製作・著作 @hrfmjp idea.tostring.jp Fin.

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