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佐賀県庁でもできる!
プロジェクトファシリテーション


    平成22年4月9日
    東 泰史@佐賀県庁
皆さん!
       2
アジャってますか?

        3
日本一熱い地方自治体



         4
それには
       5
それには
       6
そんな佐賀県庁から
 やってきました

            7
8
まずは自己紹介
  氏名 :東 泰史
  職業 :佐賀県職員(9年目)
  所属 :情報・業務改革課
  座右の銘:
   千里の道はジェット機で
              9
情報・業務改革課

       10
情報・業務改革課

       11
情報・業務改革課

           12
実は、4月より
教育政策課へ・・・
            13
そんな私が
なぜAgile Japanに?

              14
行政の現場で
プロジェクトファシリテーションを
   初めて'?(導入
              15
プロジェクト
ファシリテーション?

             16
略して PF

         17
PF=アジャイル?

        18
19
PFとは何か
開発現場で
メンバー同士が協力し合って
成果を出していくための
ファシリテーションのあり方
                20
PFの5つの価値
〇コミュニケーション
〇行動
〇気づき
〇信頼関係
〇笑顔          21
なぜ「公務員」が
PFをやってるのか?
           22
右肩下がりの予算
予算の推移
 億円
 5,500
                                                                               当初        最終
 5,0...
減り続ける職員数
        職員数の推移(知事部局)
4,000
                                                                累計で314人減
             ...
危機的な
財政状況の中で
      25
待ったなしの
 業務改革
         26
就任後2年

        27
協働化テスト
Innovation“さが”Project

                    28
協働化テスト
県実施の全事業を公表、
企業や大学、NPOなどから
事業の実施方法について
提案を募る制度
            29
イノベーション“さが”プロジェクト

県が抱えている
解決困難な問題を公開し
一緒に解決方法を
研究してくれる相手を募集
する制度
                30
2つのプロジェクトで
  得られた教訓
         31
敢えて自分が持っている
情報や弱みを見せることで
周囲から協力が得られる。

               32
これは
美味しいんじゃないか?

              33
行政の現場における
 もう一つの問題
        34
改革疲れ

       35
もう何を変えたら
いいのかわからない
            36
隣が何をしているのかわからない。
忙しそうで他の人に聞けない。
一人だけ遅くまで残業している。
周囲と協力できない。
縄張り意識が強い
会話がない。
大きくなるまで問題に気づかない。
               37
そこで出会ったのが
   プロジェクト
 ファシリテーション
             38
隣が何をしているのかわからない。
忙しそうで他の人に聞けない。
一人だけ遅くまで残業している。
周囲と協力できない。
縄張り意識が強い
会話がない。
大きくなるまで問題に気づかない。
               39
これってどこかで
見たことありませんか?

              40
システム開発現場と

            41
行政の現場とは
悩みが似ている!

           42
アジャイルやPFが
行政の現場でも
活用できるのではないか
              43
と、いう訳で
「とりあえず始めてみた」
佐賀県庁のPFです。
               44
実際にやったことを
 ご紹介します

            45
ニコニコカレンダー




            46
ニコニコカレンダー
○モティベーション・雰囲気を「見える化」

 ○帰宅前に一日を振り返り、
  その日の気分を絵と色で正直に記入
 ○絶妙のタイミングでのフォローアップを
  可能にします。
                       47
48
タスクかんばん




          49
タスクかんばん
○メンバーが行う作業を共有

○To  Do(これからやる)
 ○Doing(やっている)

 ○Done(完了)で作業把握

○チームの作業状況が一目瞭然
51
レッドゾーン
 やばい仕事、
 締切を過ぎた仕事、
 大変な仕事はここへ




             52
朝会'あさかい(
朝会'あさかい(
○週に1回、タスクかんばんの前で
○スタンドアップで   1人90秒
 ○やったこと
 ○やること
 ○問題点    の3点を発表
○チーム内の問題点の早期把握、
早期対応を可能に            54
55
導入効果
'課内アンケート結果より(


                56
ニコカレの導入効果
○一日の振り返りを行う
良い機会になっている。

○ニコカレの表情が話のネタに
なり、コミュニケーションをとる
きっかけとなっている。       57
ニコカレの導入効果
○つらい時につらいと言えるような
雰囲気ができた

○そのメンバーの人間的なところが
見え、話がしやすくなった。

                   58
タスクかんばんの導入効果
〇仕事の整理ができ、
優先順位がつけやすくなった。

〇作業ベースでタスクを書くと
作業漏れが少なくなった


                 59
タスクかんばんの導入効果
〇チーム内の仕事の状況を
リアルタイムで知ることができ、
情報の共有ができる。
〇チームとして仕事を共有している
意識を持つことができ、自分にも
励みになる
朝会の導入効果
〇仕事を宣言することで、
モティベーションが上がる。

〇定期的に、チーム内で自分の
業務の進捗具合や問題点の話
をできる良い機会となった。
朝会の導入効果
〇メンバーの業務量や進行状況
がわかり、協力しやすくなった。
〇仕事上の問題点は、一人が背
負うものではなく組織で取り組
むという風土ができた。
                  62
やってて楽しい
  'Priceless(


                63
振り返ってみると

       64
PFの5つの価値を
〇コミュニケーション
〇行動
〇気づき
〇信頼関係
〇笑顔          65
みんなで実感
     66
困ったことを話せること。
 仕事を共有できること。
コミュニケーションをとること。

              67
チームワークの
心地よさ、大切さを
共有できるようになってました。

             68
でも・・・

        69
ときには
こんなやりとりも
           70
何のために
しないといけないの?


             71
見えないものは
改善できないんです。
    なるべく熱く語りかけます。
                72
忙しいしね。。。



           73
その
忙しさを「見える化」して
周りにアピールしましょう。
      なるべくバカっぽく語ると
      効果があります。       74
前例ってあるの?


           75
「見える化」って
あのトヨタで
やっているやつです。
   最近はITの人もやってます
               76
で、マニュアルはあるの?



           77
マニュアルを作成




   「マジカ!」を活用!   78
ニコカレマニュアル




   「マジカ!」を活用!   79
ニコカレマニュアル




   「マジカ!」を活用!   80
ニコカレマニュアル




   「マジカ!」を活用!   81
普及の際の
キーワードは
         82
見える化
       83
その他の
「見える化」シリーズ
         84
Myボード




        85
ムダリスト
   〇 ムダと思うもの
     をメンバーで
     共有。
   〇 改善のネタ探し
     に活用



          86
会議コストの見える化
会議コストの見える化



      会議の目的と「求めるもの」
     目的
     ICT推進体制の合意形成
     業務効率化ハンドブックをベースに業務改
      革推進戦略の合意形成
     「求めるもの」
     ...
~平成20年度


          89
その後の急展開
 '平成21年度(

          90
これがトヨタ式だと
いろんな人に
宣伝していたら
            91
いつの間にか・・・

            92
全庁的に
トヨタ生産方式の
改善活動をやることに
       Σ(゜ロ゜;)
                 93
その名も
SMILEプロジェクト
SMILEプロジェクトとは
  【満足度の高い地域経営の実現】
       「県庁経営」

 質の高い公共    県   やりがいのある
 サービスの提供       職場環境の提供


      県民       職員


「県民満足度の...
まずは5Sの徹底
'整理・整頓・清掃・清潔・躾(
              96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
5S≠掃除

        109
どうして5Sなのか?

明確な目標に向かって、
行動をひとつにできることで
チームワークを形成し、
更にその成果をすぐに実感できる
               110
5Sは
チーム作りの
 第一歩
         111
次に

     112
一人一改善

        113
職員一人ひとりが
自分の仕事や課内の問題の
業務改善を提案。
その内容をみんなで話し合い
対応策を決定。
               114
行動指針&クレドカードの作成
かんばん&あんどん方式の導入

      一日の各担当ごとの
      業務量と進捗状況が
      一目瞭然

      業務分担を
      進捗に応じて
      リアルタイムで見直し
              116
不用文房具の回収&再利用

使わないで眠っている文房具を
回収&再利用




                 117
一人一改善の良いところ
思ってても言えなかったアイデアが
ボトムアップでどんどん出てくる。

自分のアイデアが職場の中で
活かされることで、やりがいや、
組織への参加意識を醸成。
                   118
一年間の成果

         119
残業時間65%減 時間外勤務時間数(旅券担当)

    120


    100            ■平成20年度
     80            ■平成21年度
時
     60
間

     40


     20


...
業務量37%削減

       121
パスポートの
発給期間が
         122
6日'日本最短(から
 5日'日本最短(へ
更には4日に挑戦中
         123
参加者にも好評
          どちらかといえば
                      続けたくない
           続けたくない
どちらでもない          3%
            3%
             ...
生産性が上がることで
  職員満足度も
 顧客サービスもUP
         125
トヨタ生産方式とは
 何だったのか?
        126
〇人間尊重

〇人間性尊重
         127
〇人間尊重

〇人間性尊重
         128
人間性尊重とは
人間らしさを尊重
各職員の知恵が活かせる
職場づくり
           129
ここでもやっぱり
コミュニケーション
 チームワーク
            130
話しやすい、働きやすい
 職場ができれば、
アイデアは∞'無限大(

              131
自分の知恵が活かされると
   自分の仕事に
 主体性を発揮できる

           132
主体性が発揮できると
モチベーションが高まり
 仕事も楽しくなる。

              133
目指している姿は

       134
日曜日の夕方
某国民的アニメを見ながら
           135
早く仕事に行きたいと
 ソワソワするような
  職場になること
         136
システム開発現場が
   お手本

        137
でも、将来的には

           138
「お役所仕事」を
他の業界の手本に

            139
今、PFの取組は
全国の地方自治体にも
  拡がっています
         140
最後に

      141
ねぇ、君、
僕はこう思うのさ   142
アジャイルは
手法ではなく哲学だと
         143
より良い仕事をするために
より良く仕事をするために
いったい何ができるのか
           144
それを考えることが
  アジャイル?
        145
合うとか
合わないとか
 ではなく
         146
自分に
できることから
          147
日々一歩ずつ
進むということ
          148
それこそアジャイル

        149
この道を行けばどうなるものか
危ぶむなかれ 危ぶめば道はなし
踏み出せばその一足が道となり
   その一足が道となる
迷わず行けよ 行けばわかるさ
              150
151
152
153
アジャイル
アジャイル
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AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

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AgileJapan 2010 での東さんの事例。

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AgileJapan2010 佐賀県庁でもできる!プロジェクトファシリテーション

  1. 1. 佐賀県庁でもできる! プロジェクトファシリテーション 平成22年4月9日 東 泰史@佐賀県庁
  2. 2. 皆さん! 2
  3. 3. アジャってますか? 3
  4. 4. 日本一熱い地方自治体 4
  5. 5. それには 5
  6. 6. それには 6
  7. 7. そんな佐賀県庁から やってきました 7
  8. 8. 8
  9. 9. まずは自己紹介 氏名 :東 泰史 職業 :佐賀県職員(9年目) 所属 :情報・業務改革課 座右の銘: 千里の道はジェット機で 9
  10. 10. 情報・業務改革課 10
  11. 11. 情報・業務改革課 11
  12. 12. 情報・業務改革課 12
  13. 13. 実は、4月より 教育政策課へ・・・ 13
  14. 14. そんな私が なぜAgile Japanに? 14
  15. 15. 行政の現場で プロジェクトファシリテーションを 初めて'?(導入 15
  16. 16. プロジェクト ファシリテーション? 16
  17. 17. 略して PF 17
  18. 18. PF=アジャイル? 18
  19. 19. 19
  20. 20. PFとは何か 開発現場で メンバー同士が協力し合って 成果を出していくための ファシリテーションのあり方 20
  21. 21. PFの5つの価値 〇コミュニケーション 〇行動 〇気づき 〇信頼関係 〇笑顔 21
  22. 22. なぜ「公務員」が PFをやってるのか? 22
  23. 23. 右肩下がりの予算 予算の推移 億円 5,500 当初 最終 5,000 4,500 4,000 3,500 3,000 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
  24. 24. 減り続ける職員数 職員数の推移(知事部局) 4,000 累計で314人減 H20→H21 △95人 3,533 3,493 3,455 3,500 3,362 3,314 3,219 3,033 3,000 2,500 H16 H17 H18 H19 H20 H21 H22 H23 ※各年度の職員数は、4月1日現在
  25. 25. 危機的な 財政状況の中で 25
  26. 26. 待ったなしの 業務改革 26
  27. 27. 就任後2年 27
  28. 28. 協働化テスト Innovation“さが”Project 28
  29. 29. 協働化テスト 県実施の全事業を公表、 企業や大学、NPOなどから 事業の実施方法について 提案を募る制度 29
  30. 30. イノベーション“さが”プロジェクト 県が抱えている 解決困難な問題を公開し 一緒に解決方法を 研究してくれる相手を募集 する制度 30
  31. 31. 2つのプロジェクトで 得られた教訓 31
  32. 32. 敢えて自分が持っている 情報や弱みを見せることで 周囲から協力が得られる。 32
  33. 33. これは 美味しいんじゃないか? 33
  34. 34. 行政の現場における もう一つの問題 34
  35. 35. 改革疲れ 35
  36. 36. もう何を変えたら いいのかわからない 36
  37. 37. 隣が何をしているのかわからない。 忙しそうで他の人に聞けない。 一人だけ遅くまで残業している。 周囲と協力できない。 縄張り意識が強い 会話がない。 大きくなるまで問題に気づかない。 37
  38. 38. そこで出会ったのが プロジェクト ファシリテーション 38
  39. 39. 隣が何をしているのかわからない。 忙しそうで他の人に聞けない。 一人だけ遅くまで残業している。 周囲と協力できない。 縄張り意識が強い 会話がない。 大きくなるまで問題に気づかない。 39
  40. 40. これってどこかで 見たことありませんか? 40
  41. 41. システム開発現場と 41
  42. 42. 行政の現場とは 悩みが似ている! 42
  43. 43. アジャイルやPFが 行政の現場でも 活用できるのではないか 43
  44. 44. と、いう訳で 「とりあえず始めてみた」 佐賀県庁のPFです。 44
  45. 45. 実際にやったことを ご紹介します 45
  46. 46. ニコニコカレンダー 46
  47. 47. ニコニコカレンダー ○モティベーション・雰囲気を「見える化」 ○帰宅前に一日を振り返り、 その日の気分を絵と色で正直に記入 ○絶妙のタイミングでのフォローアップを 可能にします。 47
  48. 48. 48
  49. 49. タスクかんばん 49
  50. 50. タスクかんばん ○メンバーが行う作業を共有 ○To Do(これからやる) ○Doing(やっている) ○Done(完了)で作業把握 ○チームの作業状況が一目瞭然
  51. 51. 51
  52. 52. レッドゾーン やばい仕事、 締切を過ぎた仕事、 大変な仕事はここへ 52
  53. 53. 朝会'あさかい(
  54. 54. 朝会'あさかい( ○週に1回、タスクかんばんの前で ○スタンドアップで 1人90秒 ○やったこと ○やること ○問題点 の3点を発表 ○チーム内の問題点の早期把握、 早期対応を可能に 54
  55. 55. 55
  56. 56. 導入効果 '課内アンケート結果より( 56
  57. 57. ニコカレの導入効果 ○一日の振り返りを行う 良い機会になっている。 ○ニコカレの表情が話のネタに なり、コミュニケーションをとる きっかけとなっている。 57
  58. 58. ニコカレの導入効果 ○つらい時につらいと言えるような 雰囲気ができた ○そのメンバーの人間的なところが 見え、話がしやすくなった。 58
  59. 59. タスクかんばんの導入効果 〇仕事の整理ができ、 優先順位がつけやすくなった。 〇作業ベースでタスクを書くと 作業漏れが少なくなった 59
  60. 60. タスクかんばんの導入効果 〇チーム内の仕事の状況を リアルタイムで知ることができ、 情報の共有ができる。 〇チームとして仕事を共有している 意識を持つことができ、自分にも 励みになる
  61. 61. 朝会の導入効果 〇仕事を宣言することで、 モティベーションが上がる。 〇定期的に、チーム内で自分の 業務の進捗具合や問題点の話 をできる良い機会となった。
  62. 62. 朝会の導入効果 〇メンバーの業務量や進行状況 がわかり、協力しやすくなった。 〇仕事上の問題点は、一人が背 負うものではなく組織で取り組 むという風土ができた。 62
  63. 63. やってて楽しい 'Priceless( 63
  64. 64. 振り返ってみると 64
  65. 65. PFの5つの価値を 〇コミュニケーション 〇行動 〇気づき 〇信頼関係 〇笑顔 65
  66. 66. みんなで実感 66
  67. 67. 困ったことを話せること。 仕事を共有できること。 コミュニケーションをとること。 67
  68. 68. チームワークの 心地よさ、大切さを 共有できるようになってました。 68
  69. 69. でも・・・ 69
  70. 70. ときには こんなやりとりも 70
  71. 71. 何のために しないといけないの? 71
  72. 72. 見えないものは 改善できないんです。 なるべく熱く語りかけます。 72
  73. 73. 忙しいしね。。。 73
  74. 74. その 忙しさを「見える化」して 周りにアピールしましょう。 なるべくバカっぽく語ると 効果があります。 74
  75. 75. 前例ってあるの? 75
  76. 76. 「見える化」って あのトヨタで やっているやつです。 最近はITの人もやってます 76
  77. 77. で、マニュアルはあるの? 77
  78. 78. マニュアルを作成 「マジカ!」を活用! 78
  79. 79. ニコカレマニュアル 「マジカ!」を活用! 79
  80. 80. ニコカレマニュアル 「マジカ!」を活用! 80
  81. 81. ニコカレマニュアル 「マジカ!」を活用! 81
  82. 82. 普及の際の キーワードは 82
  83. 83. 見える化 83
  84. 84. その他の 「見える化」シリーズ 84
  85. 85. Myボード 85
  86. 86. ムダリスト 〇 ムダと思うもの をメンバーで 共有。 〇 改善のネタ探し に活用 86
  87. 87. 会議コストの見える化
  88. 88. 会議コストの見える化 会議の目的と「求めるもの」 目的 ICT推進体制の合意形成 業務効率化ハンドブックをベースに業務改 革推進戦略の合意形成 「求めるもの」 説明内容に対して意見をお願いしたい
  89. 89. ~平成20年度 89
  90. 90. その後の急展開 '平成21年度( 90
  91. 91. これがトヨタ式だと いろんな人に 宣伝していたら 91
  92. 92. いつの間にか・・・ 92
  93. 93. 全庁的に トヨタ生産方式の 改善活動をやることに Σ(゜ロ゜;) 93
  94. 94. その名も SMILEプロジェクト
  95. 95. SMILEプロジェクトとは 【満足度の高い地域経営の実現】 「県庁経営」 質の高い公共 県 やりがいのある サービスの提供 職場環境の提供 県民 職員 「県民満足度の向上」 「職員満足度の向上」
  96. 96. まずは5Sの徹底 '整理・整頓・清掃・清潔・躾( 96
  97. 97. 97
  98. 98. 98
  99. 99. 99
  100. 100. 100
  101. 101. 101
  102. 102. 102
  103. 103. 103
  104. 104. 104
  105. 105. 105
  106. 106. 106
  107. 107. 107
  108. 108. 108
  109. 109. 5S≠掃除 109
  110. 110. どうして5Sなのか? 明確な目標に向かって、 行動をひとつにできることで チームワークを形成し、 更にその成果をすぐに実感できる 110
  111. 111. 5Sは チーム作りの 第一歩 111
  112. 112. 次に 112
  113. 113. 一人一改善 113
  114. 114. 職員一人ひとりが 自分の仕事や課内の問題の 業務改善を提案。 その内容をみんなで話し合い 対応策を決定。 114
  115. 115. 行動指針&クレドカードの作成
  116. 116. かんばん&あんどん方式の導入 一日の各担当ごとの 業務量と進捗状況が 一目瞭然 業務分担を 進捗に応じて リアルタイムで見直し 116
  117. 117. 不用文房具の回収&再利用 使わないで眠っている文房具を 回収&再利用 117
  118. 118. 一人一改善の良いところ 思ってても言えなかったアイデアが ボトムアップでどんどん出てくる。 自分のアイデアが職場の中で 活かされることで、やりがいや、 組織への参加意識を醸成。 118
  119. 119. 一年間の成果 119
  120. 120. 残業時間65%減 時間外勤務時間数(旅券担当) 120 100 ■平成20年度 80 ■平成21年度 時 60 間 40 20 0 月 月 月 月 月 月 4 6 8 2 0 2 1 1 月
  121. 121. 業務量37%削減 121
  122. 122. パスポートの 発給期間が 122
  123. 123. 6日'日本最短(から 5日'日本最短(へ 更には4日に挑戦中 123
  124. 124. 参加者にも好評 どちらかといえば 続けたくない 続けたくない どちらでもない 3% 3% 3% 続けていきたい 29% どちらかといえば 続けていきたい 91%が 62% 継続意向 【今後も業務改善を続けていきたいか】
  125. 125. 生産性が上がることで 職員満足度も 顧客サービスもUP 125
  126. 126. トヨタ生産方式とは 何だったのか? 126
  127. 127. 〇人間尊重 〇人間性尊重 127
  128. 128. 〇人間尊重 〇人間性尊重 128
  129. 129. 人間性尊重とは 人間らしさを尊重 各職員の知恵が活かせる 職場づくり 129
  130. 130. ここでもやっぱり コミュニケーション チームワーク 130
  131. 131. 話しやすい、働きやすい 職場ができれば、 アイデアは∞'無限大( 131
  132. 132. 自分の知恵が活かされると 自分の仕事に 主体性を発揮できる 132
  133. 133. 主体性が発揮できると モチベーションが高まり 仕事も楽しくなる。 133
  134. 134. 目指している姿は 134
  135. 135. 日曜日の夕方 某国民的アニメを見ながら 135
  136. 136. 早く仕事に行きたいと ソワソワするような 職場になること 136
  137. 137. システム開発現場が お手本 137
  138. 138. でも、将来的には 138
  139. 139. 「お役所仕事」を 他の業界の手本に 139
  140. 140. 今、PFの取組は 全国の地方自治体にも 拡がっています 140
  141. 141. 最後に 141
  142. 142. ねぇ、君、 僕はこう思うのさ 142
  143. 143. アジャイルは 手法ではなく哲学だと 143
  144. 144. より良い仕事をするために より良く仕事をするために いったい何ができるのか 144
  145. 145. それを考えることが アジャイル? 145
  146. 146. 合うとか 合わないとか ではなく 146
  147. 147. 自分に できることから 147
  148. 148. 日々一歩ずつ 進むということ 148
  149. 149. それこそアジャイル 149
  150. 150. この道を行けばどうなるものか 危ぶむなかれ 危ぶめば道はなし 踏み出せばその一足が道となり その一足が道となる 迷わず行けよ 行けばわかるさ 150
  151. 151. 151
  152. 152. 152
  153. 153. 153
  154. 154. アジャイル アジャイル
  155. 155. 続きは 皆さんの職場で

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