Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Genealogy Lookups For Fun And Profit


Published on

Like many genealogy enthusiasts, you may looking for a way to turn your passion into an extra source of income. One approach is to offer fee-based genealogy record lookups. This presentation describes, a web application that makes it easy for you to offer lookups from the genealogical repositories near you.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Genealogy Lookups For Fun And Profit

  1. 1. Turn Your Passion for Genealogy  into a Source of Income  Offer Genealogy Lookups through 
  2. 2. 1.0  Introduction and Overview  Are you a skilled family history researcher with convenient access to nearby genealogical records?  Do  you  enjoy  helping  fellow  genealogists  break  through  "brick  walls?"  Would  you  like  to  add  to  your income by providing record lookups for fellow genealogy researchers?  If so, we invite you to  become a lookup provider with  What is  Genlighten is an easy‐to‐use website connecting genealogy enthusiasts with people like you ‐‐  experienced researchers who can help them find the source records they’re looking for. We’re  building a human‐powered search engine for genealogy records. We’d like you to be part of it!  What’s a lookup provider?  Lookup providers specialize in fulfilling well‐defined requests for specific genealogical records  from local repositories. In return, they charge a fair but moderate fee to cover both the time and the  expense involved in locating the record and providing a copy to the client.  What qualifications are we looking for?  While you needn’t be a certified professional, we’re looking to recruit researchers with:    experience in tracking down key source records.  convenient access to genealogical record repositories (such as historical societies, government  archives, family history centers, and cemeteries).  the ability to turn around straightforward, well‐defined requests within a week.  confidence in scanning original documents to produce quality digital images.  a commitment to friendly and positive customer service.  What does do for you?  Our site offers you:    A high‐quality web presence from which to offer your services to interested clients.  A customer rating system to help you differentiate yourself from other providers.  Secure, hassle‐free online payment processing via credit card or PayPal.  A simple interface to help you create offerings, manage requests, and deliver documents.  The chance to earn added income doing something you both care about and are good at.  How do we make money?  We charge lookup providers a set percentage of the lookup fees they receive from clients as a  commission. This commission pays for marketing and search optimization efforts that help bring  traffic to the site and that enhance the income providers earn. It also covers site hosting, support  and administrative costs. The default percentage we charge our providers is currently 15%.  Do you have to pay to offer lookups through the site?  No. We don’t charge any listing fees, just the commission mentioned above. As a result, there’s no  risk to you in offering lookups through Genlighten. You pay us only when clients pay you. 
  3. 3. 2.0 G Genealogy y Lookup ps for Fun n and Prof fit  At this po oint you migh ht be thinkin ng “That sounnds great, but can I actuallly make mon ney providin ng  lookups?” Not to worr ry. We’re aboout to explain how you ca an. First thou ugh, we needd to say a littl le  about wh here lookup p providers fit within the genealogy ressearch marke etplace.    Most genealogy enthu usiasts tend t to rely on tw wo main sourc ces of help in n tracking do own documen nts  they arenn’t able to find themselves:    nteers from local societies, libraries, m volun message boar rds, or free w websites like USGenWeb. profe essional gene ealogists.    Some volunteers will look up reco ords for free, while many ask for a sm mall amount tto cover the c costs  or copies. Ce of travel o ertified profe essional geneealogists, on t the other hannd, often cha arge $30‐$60 0 per  hour or mmore for their services. Th hese two grooups represent opposite e ends of the g genealogy  research cost spectru um, illustrated below.  Volunteers Professionals • Societies,  • APG members,  message boards,  on BCG certificatio USGenWeb • $30‐$60+ per  st • Free or low cos hour Historicaally, there hav ve been relat tively few op ptions availabble in the midddle of this s spectrum. Wi ithin  the last 4 4‐5 years, howwever, a new w class of fee‐ ‐based genea alogical reseaarcher has em merged. These  researche ers don’t emp phasize the p painstaking pprocess of coompiling fullyy documente ed pedigrees for  clients wh ho pay by the hour. Inste ead, they focuus on retrieving specific rrecords, oftenn for a fixed fee,  letting cli ients draw thheir own con nclusions fromm those reco ords.    These gen nealogical paara‐professio onals performm well‐define ed research t tasks often la abeled  “documen nt pulls” or “ “record looku ups.” Most arre serious ammateurs who’ ’ve gained sig gnificant  experienc ce researchinng their own n family treess and helpingg others withh theirs. In th he process,  they’ve developed exp pertise and c confidence reetrieving speecific types of records from local  repositor ries. Many falll into the cat tegory of “tra ansitional” ggenealogists, pondering th he possible leeap  from hob bbyist to proffessional.    At Genligghten, we calll them “looku up providers s.” They’re no ot expected t to produce thhe detailed  research reports that professionals do, but the ey’re held to a higher stanndard of acco ountability thhan  an unpaid d volunteer mmight be. The ey fit midway y on the costt spectrum between free or low‐cost  volunteer rs and well‐ppaid professionals. 
  4. 4. Volunteers Lookup  Professionals P • Societies,  Provide ers • APG members,  message board ds,  • Docume ent  BGC certification USGenWeb retrieva al  focus • $30‐$60+ per  st • Free or low cos • Fixed fe ee hour How Much Can Lo ookup Providers Earn n?  Because o of their para‐professiona al status, one might expec ct that lookup p providers w would earn o only a  small fracction of the t typical hourly y wage paid to certified p professionals s.  It turns ou ut that isn’t  always thhe case.  Let’ss consider twwo possible e examples. Both are fictitio ous, but repr resent compo osites  based on the experien nces of actua al providers.   Provider 1    Barbara l lives about 10 minutes fr rom a regiona al family hist tory center in n a large met tropolitan ar rea in  the Midw west. This cennter has a str rong collectio on of local vittal records on microfilm. An index of  these records is availa able online. B Barbara char rges $7 to ret trieve a scan nned image of a death  certificate when the c client supplie es the index e entry and cer rtificate num mber. Because e of the  popularit ty of the reco ords she can access, she ty ypically receeives 10 requ uests per wee ek.    Barbara t travels to the e FHC each T Tuesday even ning, and because she’s ef fficient, she’s s able to copy y all  10 record ds in about 440‐50 minute es. When she gets home, i it takes her aabout 30 min nutes to scan the  records, eenhance the scans in Pho otoshop Elem ments, and up pload them to o her clients on Genlighte en. In  a total of 100 minutes s, she perform ms $70 wort th of lookups s. After Genligghten’s 15% commission n, her  copying c costs, and gas s for her car,, her net inco ome is roughly $55. That works out to o about $33 p per  hour and a total of $220 per mont th.    Provider 2    William hhelps staff the genealogy room at a loc cal library 20 0 minutes fro om his home e. He’s becom me  proficient in using the e room’s reso ources, which include tra anscriptions of local chur rch registers, an  index of nnearby ceme etery records s, and verticaal files on a vaariety of earlly communit ty residents. On  Genlighte en, William ooffers to search the genea alogy room’s records for a a single indivvidual given t their  name and d a rough timmeframe for w when they liv ved in the are ea. He charge es $25 for a ccomprehensive  search thhat produces at least one relevant doc cument, but d discounts his s fee to $15 iff nothing turns  up. On avverage, he mi ight spend 20 0‐30 minutes s completing g a single lookkup, depending on how m many  records aan individual appears in.    Because h his communi ity is small, W William only gets about tw wo lookup re equests per w week. He sav ves  them up a and does the em during lul lls at his twic ce‐monthly v volunteer stin nt at the libra ary. Typically y  two requests are succ cessful and th he other two o fail to yield a relevant reecord. William m thus comp pletes  $80 wort th of lookups s during his v visit. Consideering the copies he makes s and document scanning g  time, he sspends about t three hours s and earns a a net income around $60, , though the amount varies  more wid dely than in BBarbara’s cas se. William’s hourly rate i is smaller, peerhaps ranging from $15‐$25  per hour, , and he brings in about $ $120 per mon nth. 
  5. 5. So it’s really that easy?  No, it’s not easy. But it can be quite fun and rewarding. You’ll need a unique combination of  persistence, divergent thinking skills, and empathy with the genealogical challenges faced by your  clients. If you’ve got those qualities, we’re confident you can earn somewhere between $15 and $30  per hour as a Genlighten lookup provider. You just need to:    live within 15‐20 minutes of a genealogy record repository.  have access to information‐rich records that clients will find helpful in their research.  be both detail‐oriented and efficient in searching, copying and scanning documents.    Naturally, “your mileage may vary”. If you live in a community with a low population density, you’ll  receive fewer requests. You may have to charge more per record or offer longer turnaround times  to make the trip to the repository worth your while. If the archive you visit charges expensive  parking, research or copying fees, the hourly amount you can expect to earn may be lower.    But you may also be able to do much better than either of the providers in our examples. If you live  near a statewide archive or some other centralized repository that holds records from multiple  counties, you may receive enough requests each week to fill a full day’s work, and earn an hourly  rate closer to $40 per hour, even considering the cost of gas and copies.  Why do I need Genlighten? How does it benefit me?  Genlighten is specifically designed to help you become successful earning added income as a lookup  provider. Here are some of the unique ways we do this:    Our site brings together thousands of lookup providers from all over the world in a simple‐to‐ use online marketplace. This approach creates a one‐stop‐shopping experience that draws  many more potential clients than a single provider could hope to attract.    By aggregating demand from hundreds of thousands of genealogy enthusiasts Genlighten helps  you receive enough requests to make the time and cost of frequent trips to the repository  profitable. This lets you offer fast turnaround times and allows you to set moderate prices,  further enhancing the number of requests you’ll receive.    We publicize the site in cost‐efficient ways, driving clients to your lookup listings that are  actively searching for the kinds of records you can provide.    Clients are encouraged to provide ratings and feedback on their experience with our providers.  This allows you to build a reputation for reliable and trustworthy service and helps you stand  out from competitors.    Genlighten saves you time by taking care of payment processing for you online, eliminating the  need to create invoices or deposit checks.  And our digital document delivery approach saves  you the hassle of mailing paper copies.    We also offer both e‐mail and telephone support options so you can get the answers you need  and quickly resolve any problems that arise. 
  6. 6. 3.0 How the Site Works  As a lookup provider, how will you actually interact with What does the site do to  make being a provider easier? To answer these questions, we’ll now offer a brief tour of the site.  Your visits to will probably revolve around four basic activities:    1. Creating and maintaining your provider profile.  2. Designing and posting your lookup offerings.  3. Responding to client inquiries (both before and after they order from you.)  4. Uploading retrieved documents to the site in digital image form.    Provider Profile  When potential clients view your lookup offerings, they’ll be given the chance to visit your provider  profile as they consider whether to order from you.  By default, your profile displays:    Your provider rating.  A listing of the lookups you offer, with links to each lookup’s “detailed description” page.  Specific feedback you’ve received from clients.  Statistics on the lookups you’ve completed.    If you choose to, you can add the following information about yourself to your profile:    A photo or avatar.  Your name.  A description of the localities, record types, or research areas you specialize in.  A brief “About Me” biographical sketch.  A list of the genealogical training/certifications you’ve received, relevant memberships, and  other experience that might help establish your credentials as a reliable lookup provider. We  will attempt to verify accreditation claims, where possible. 
  7. 7. Creating Your Lookup Offerings  When you’re ready to begin offering a specific lookup through Genlighten, the site walks you  through the process of designing and posting your lookup listing. The basic steps are:    Select a record type (birth, death, obituary, cemetery, etc.)  Choose a locality covered by your lookup (preferably at the county level.)  Compose a “headline” or descriptive title for your lookup offering.  Give the year range covered by the records you’ll search.  Provide a detailed description of what you’ll do, what information the client can hope to gain  from the record, and what information you require to complete the lookup.  Set two prices: a “Document Found” price and a “Not Found” price.  Create a concise set of instructions to the client listing the data you need from them.  Preview your listing as it will appear, edit as necessary, then finalize it for posting on the site.    You don’t have to get everything perfect on the first try. You can easily edit any aspect of your  offering – the title, the description, the prices, the instructions – whenever you want. The site makes  your changes immediately. You can also set your lookup to “vacation mode” so it temporarily  disappears from search results when you’re out of town or start receiving too many requests.         
  8. 8. Communicating with the Client  Genlighten is designed to make it easy for you and your clients to post messages to each other  without revealing your email address or other contact information. Here are some of the ways you  and the client might communicate as part of the lookup process:     Before deciding to order a lookup from you, the client might use the “Ask the provider a  question” feature to get more details. You’ll be alerted via e‐mail so you can respond via the site.  When you receive a lookup request, you can post a message to the client asking for clarifying  info. The client will then be notified so they can reply.  After reviewing the request, you’ll choose to accept or decline it. If you decline, you’ll send a  brief note explaining why. If you accept, you’ll give the client an estimated completion date.  Once you return from the repository, you’ll mark the request either “Document Found” or “Not  Found.” If you found the record, you’ll upload a scanned image to the site along with a source  citation. If you weren’t able to find it, you’ll post a brief summary of your search process for the  client’s records.         
  9. 9. Uploading Retrieved Documents to the Site  One of the unique features of is its all‐digital document delivery strategy. Instead of  mailing a paper copy of the records you retrieve to your clients, you’ll scan their documents and  upload digital images to the site for them to download. Though this adds an extra step for you,  we’ve found that clients love it, particularly if you take a few minutes to enhance the contrast of  their image before you upload it. Here’s how the process typically works:    You locate the record the client requested and make a paper copy.  When you return home, you scan the record at high resolution with a digital image scanner.  Using your scanner software, you give the image a unique filename and save it on your  computer.  You sign in to Genlighten and view the “Lookup Status Detail” page for the record you’ve found.  After updating the lookup status to “Document Found”, you’re brought to an upload page like  the one shown below.  You browse to find the file you saved and click “Upload”. If you have more than one image, you  can easily upload them all without needing to repeat the process for each image.  Referring to the guidelines in Elizabeth Shown Mills “Evidence Explained”, you provide source  citation information for the record you’ve retrieved.  When you’ve completed the record delivery process, you click the ‘Charge “Found” Fee’ button  to finalize the lookup and complete the payment authorization process.    If you’re unable to find the record requested by the client after a thorough search, the steps you’ll  follow are similar to those outlined above. In this case, you update the lookup status to “Not Found”  and upload a brief summary of your search process for the client’s records. You’ll then click on the  ‘Charge “Not Found” Fee’ button to finalize the lookup.         
  10. 10. 4.0 Questions You May Have  We hope you’re seriously considering offering lookups through Though we’ve tried  to offer a thorough overview of the site and its benefits, you’ve probably still got plenty of  questions. Hopefully we’ve anticipated a few of them in the list that follows.  Who controls the payment approval process?  As the provider, you do. When the client orders a lookup from you, they agree to your payment  terms. Once you deliver the record they asked for, you click the button that charges the client your  “Document Found” fee. When the charge goes through successfully, the client can view the  document. Similarly, if you’re unable to find the document requested, you upload a report of your  search then click the button that charges the “Not Found” fee.  How are disputes handled?  We ask clients and providers to attempt to resolve any disputes about the document delivery  process between themselves, or through the rating/feedback process. We make it clear to clients in  our terms of service that we do not offer a money‐back guarantee. In very rare instances we may  issue a partial refund to the client from Genlighten funds if it seems prudent.   What steps do we take to prevent fraud?  To protect both clients and providers from unscrupulous “bad actors”, we hold all client payments  in escrow for a period of one week after completion of the corresponding lookup. In the highly  unlikely scenario that a fraudulent “provider” was to attempt to collect client fees for uploading  random images, the client would report the occurrence, the funds would be withheld and both the  perpetrator’s account and the offending IP address would be blocked.  How do I get paid?  Our policy on distributing provider fees is still evolving, but here’s our current approach. Each  week, we look at the non‐escrowed balance in each provider’s account (i.e., fees they’ve earned for  lookups completed more than a week before.) If that balance reaches $100, we transfer the balance  to the provider via PayPal. If the balance is less than $100, we don’t make a transfer. We then check  the balance again the following week.    This policy is a result of the transfer fees we’re charged by PayPal. We hope to switch to a more  cost‐effective strategy as soon as our transaction volume allows. You can always ask to have us  transfer your entire balance to you immediately, even if it’s below our threshold. In such cases, we’ll  deduct PayPal’s fee from the transfer (currently 2%, up to a maximum of $1).  Do I have to sign an exclusivity agreement to offer lookups through Genlighten?  You don’t. All we ask is that you neither send our customers uninvited solicitations through the site  nor attempt to use Genlighten to advertise your non‐Genlighten business.  Who can access the document images I upload to the site and for how long?  As the site is currently designed, only you and the client who ordered the lookup from you have  access to the uploaded document image. Documents are stored on our servers for one year and  then deleted, but only after extensive warnings to the client. This policy may be changed based on  feedback from clients and providers.
  11. 11. 5.0 Is This For Me?  We’ve given you plenty of information to ponder about You now know how the site  works, what a lookup provider does, what skills they need and how much money they can make.  The questions that remain are probably the ones that only you can answer:    Do I have time for this?  Am I ready for the accountability that will come with getting paid for my work?  Do I have the patience to deal respectfully with the occasional difficult customer?  Will I be able to take as much pleasure in others’ genealogical discoveries as I do in my own?    If you can answer even a tentative yes to these questions, and you meet the basic qualifications  discussed earlier, then why not go for it? The worst thing that could happen would be that you  never receive any requests, in which case you can simply delete your lookup offerings and walk  away, without having spent a dime. If on the other hand you’re patient and persistent, and happen  to live near a key archive or travel to one frequently for your own research, you’ve got a great  chance to be a successful lookup provider. In the process, you’ll enable fellow genealogists to  experience the “happy dance” for themselves. We’d love to help you do that.    6.0 Contact Us  In case you have questions about Genlighten that you’d like to address specifically to one of the  founders, you can reach us in the following ways:    Mailing Address:    Dean Richardson  P.O. Box 893  Wilmette, Illinois 60091    E‐mail:    Corporate Blog:    Follow us on Twitter:    Phone:    888.845.9990