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Conduite du changement #collaboratif #Innovation

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Approche de la conduite du changement pour implémentation de solutions collaboratives.
Une démarche indispensable pour une adhésion et la réussite du projet de transformation digitale de l'entreprise.
Innovations sur le fond et sur la forme orientée "expérience utilisateurs" #UX

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Conduite du changement #collaboratif #Innovation

  1. 1. CONDUITE DU CHANGEMENT PROJETS COLLABORATIFS Mai 2014 Eric Herschkorn Consultant Senior Collaboratives solutions Sources documentaires SlideShare : Capgemini – Sogeti - Voirin – Atelya - Microsoft
  2. 2. Introduction - Constat CHOC DENI COLERE TRISTESSE ACCEPTATION PARDON QUETE DE SENS RENOUVEAU SERENITE CROISSANCE Courbe d’Elisabeth Kübler-Ross
  3. 3. Introduction - Sur quoi porte le changement ? Le collaboratif est un projet de transformation Humains Projets Discussions Missions Groupes Collaboration Relations Réseau ConnectionsBusiness
  4. 4. Constats en entreprises Une approche Produits (déploiement technologique) génère de la confusion et ne favorise pas une appropriation rapide de nouveaux usages Il faut faire évoluer les habitudes de travail et faire évoluer l’organisation L’habitude fait force de Loi ! Les processus métiers ne sont plus adaptés à l’écosystème de l’entreprise Avertissement du Gartner « La majorité des organisations considèrent le collaboratif comme un choix de plateforme plutôt qu’une solution à des problèmes métiers ou un moyen de parvenir à un objectif. »
  5. 5. Constats - Remise en cause Gouvernance Management Décentralisation Transversalité Collaboratif Intelligence collective Partages Blog Fonctions RSE STRUCTURE PROCESSUS OUTILS CONNAISSANCES COMPETENCES
  6. 6. Pourquoi se transformer ? Echanger de l’information, (autrement que par email) Faciliter la recherche de compétences, Développer l’intelligence collective Optimiser le travail collaboratif, Capitaliser sur nos connaissances et relations professionnelles, Utiliser les RSE pour faire de la Communication interne, #RSE : un levier et un catalyseur d’innovations S’inscrire dans la « Digital Convergence » Favoriser la créativité et l’innovation, New Business L’un des facteurs de croissance des entreprises passera par une capacité à être force de proposition en termes d’innovations de produits et services Le réseau social d’entreprise est bien plus qu’un simple moyen de communication. Couplé à une réorganisation, il représente un levier puissant pour s’inscrire dans l’Economie Numérique L’Entreprise Numérique sera Collaborative ou ne sera pas !
  7. 7. Ce que l’on doit absolument réussir pour gagner Évoluer vers un système moderne et plus performant Mobiliser et impliquer tous les Collaborateurs de l’entreprise Donner du sens au changement Susciter et impliquer la participation d’acteurs divergents ou en compétition s’Améliorer Contribuer Coopérer s’Identifier Des capacités à RATIONNELS Enjeux HUMAINS POLITIQUES Enjeux CULTURELS
  8. 8. Approche - Conduite du Changement Cartographies Modélisation cas d’usages (POC) Communication FormationCadrage Analyse du Projet de la direction Pilotage fonctionnel en coordination avec le groupe pilote Plan de formation de type prise en main (usages) Enquête panel de collaborateurs (groupe pilote) Prendre en compte les freins Enquêtes de satisfaction et axes d’améliorations Satisfaction
  9. 9. Méthodologie - Conduite du Changement Diagnostiquer Planifier Faire MesurerPréparer & Engager I II III IV V Domaines Estimation Changement / Formalisation Vision Construction de plan de changement et outils complémentaires Programme de Changement 1 Analyse des acteurs Gestion des acteurs et des parties prenantes Identification des acteurs Gestion des acteurs 2 Déploiement de la communication Outils et méthodes de Comm. Stratégie de Communication Communication3 Formation Accompagnement et Support Préparation des formations Analyse des besoins de formation Stratégie de formation 4 Design de l’Organisation Processus et rôles d’implémentation Analyse/Conception des modèles d’Organisation5 Déploiement Déploiement de la stratégie Kit de déploiement6
  10. 10. Communication - Conduite du Changement
  11. 11. Planifier le plan de communication Enquête autonomie utilisateurs • Depuis un formulaire, • Sur l’ensemble des utilisateurs Négoce Adressage communication • Adressage général • Description du sujet Préparation kits de communication • Cible et canaux de communication • Lotissement utilisateurs Initialisation 12/11/201x J+7 Actions requises : • Messages validés Durée 1 semaine Adressage CR • Adressage équipe Négoce • Rappel objectif via le CR • Planification J-8 J-15 J + 30 Actions requises: N/A J+60 Actions requises:  Validation du questionnaire Implication Sponsor, DG Actions requises : • Validation du CR Durée 1 semaine Lancement maquette Intranet Négoce • Lien du site • Accès au support Durée 15 jours Actions requises : • Validation de la maquette Lancement Intranet Négoce • Lien du site • Accès au support • Accès aux guide utilisateurs Durée 15 jours
  12. 12. Quelques principes d’accompagnement L’adhésion des futurs utilisateurs est sollicitée dés la définition des besoins et des objectifs business Le climat de confiance est un facteur essentiel Le management doit être impliqué afin de jouer un rôle moteur en matière d’évolution des usages Se fixer des objectifs réalistes et adaptés
  13. 13. Quelques mesures d’accompagnement Définir un guide de bonnes pratiques Motiver et engager En priorité les managers Valoriser la participation • Une légitimité appuyée par la direction (sponsor) • Les managers doivent jouer un rôle moteur (exemplarité) • Ils doivent inciter à la contribution (convaincu et enthousiaste) Publier une charte Communication interne
  14. 14. Quelques principes d’actions Accompagner la démarche d’appropriation par les utilisateurs Montrer les bénéfices sur des Quicks Wins Prendre en compte les freins Mise en place une démarche d’amélioration continue Animer, sous diverses formes :  Communiquer de façon formelle, informelle,  Marquer les temps forts,  Prévoir des moments de rencontre,  Organiser des réunions thématiques,  Accompagner sur le terrain :  Faire ‘toucher du doigt’ (démonstrations, témoignages utilisateurs, …)  Sensibiliser, former  Adapter l’accompagnement aux ‘typologies’ de populations  Créer des kits de formation (vidéo) Ecouter Observer Analyser Réajuster
  15. 15. Comment (re)lancer une communauté ? #REX Un sponsor + 1 CM Indispensable Mais Insuffisant Essoufflement rapide après pic de curiosité Voir abandon partiel Indispensable Mais croissance faible Indispensable pour s’inscrire dans la durée et engager A + DRH des sponsors + des CM A + B + RH locaux + change management Stagnation Insuffisant car n’engage pas un % de collaborateurs Relance et croissance avec approche Métier + Business A + B + C + Engagement des manager locaux + processus RH Croissance et engagement portés par : Nos leader locaux Nos managers Relance Croissance Insuffisante et n’engage pas : Nos experts Nos managers Agilité A B C D
  16. 16. Comment (re)lancer sa communauté ? #REX Un guide des bonnes pratiques Ce n’est pas un mode d’emploi mais un mode d’usages
  17. 17. Facteurs clés de succès L’engagement des directions (Sponsors) La mobilisation d’un groupe d’usage de personnes représentant (tous) les métiers Un consensus sur les besoins ancrés dans la culture d’entreprise entre les différents utilisateurs et le groupe de travail Lancer le projet par une 1ere phase pilote Une conduite du changement tout au long du projet de la phase amont jusqu’à sa mise en œuvre La stratégie de rendre l’espace « incontournable », aligné sur les besoins métiers 1 5 6 3 7 2 Définir une gouvernance Fixer un objectif innovant mais réaliste 4 8
  18. 18. Les réponses à apporter  Quel sont les objectifs prioritaires de l’entreprise ?  Comment aligner le portail avec la stratégie de l’entreprise ?  A quels objectifs répond t-il ?  A qui s’adresse le portail ?  Quels sont les besoins métiers des utilisateurs ?  Comment l’Intranet pourra mieux aider vos collaborateurs dans leurs taches quotidiennes ?  Pourquoi se transformer et vers quoi (enjeux, nature du changement) ?  D’où partons-nous (la capacité à changer) ?  Comment y arriver (le pilotage stratégique) ?  Comment prendre en compte les acteurs touchés (destinataires) ?  Comment progresse-t-on (quels effets du changement) ? Situation 1 Situation 2 Situation 5 Situation 4 Situation 3 Situation 6 Minutes     Minutes Minutes Situation 8 Situation 7 Situation 9 Situation 10 Situation 1 Situation 4 Situation 6 Situation 2 Situation 5 Situation 9 Situation 10 Situation 3 Situation 8 Situation 7 (1) Interviews (2) Comptes rendus (3) Synthèse
  19. 19. Collaboration is coming #share information #connect #manage projects #innovation #and more Portable: +33 (0)6 21 39 66 87 E-mail : herschkorn@gmail.com Twitter :@herschkorn Eric Herschkorn Consultant collaboratives solutions

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