CONDUITE DU CHANGEMENT
PROJETS COLLABORATIFS
Mai 2014
Eric Herschkorn
Consultant Senior Collaboratives solutions
Sources documentaires SlideShare : Capgemini – Sogeti - Voirin – Atelya - Microsoft

Introduction - Constat
CHOC
DENI
COLERE
TRISTESSE
ACCEPTATION
PARDON
QUETE DE SENS
RENOUVEAU
SERENITE
CROISSANCE
Courbe d’Elisabeth Kübler-Ross

Introduction - Sur quoi porte le changement ?
Le collaboratif est un projet de transformation
Humains
Projets
Discussions
Missions
Groupes
Collaboration
Relations
Réseau
ConnectionsBusiness

Constats en entreprises
Une approche Produits
(déploiement technologique)
génère de la confusion et ne
favorise pas une
appropriation rapide
de nouveaux usages
Il faut faire évoluer les
habitudes de travail et faire
évoluer l’organisation
L’habitude fait force de Loi !
Les processus métiers
ne sont plus adaptés à
l’écosystème de l’entreprise
Avertissement du Gartner
« La majorité des organisations considèrent le collaboratif comme un choix de plateforme plutôt qu’une solution à
des problèmes métiers ou un moyen de parvenir à un objectif. »

Constats - Remise en cause
Gouvernance
Management
Décentralisation
Transversalité
Collaboratif
Intelligence collective
Partages
Blog
Fonctions RSE
STRUCTURE PROCESSUS
OUTILS
CONNAISSANCES
COMPETENCES

Pourquoi se transformer ?
Echanger
de l’information,
(autrement
que par email)
Faciliter la
recherche
de compétences,
Développer
l’intelligence
collective
Optimiser
le travail
collaboratif,
Capitaliser sur
nos connaissances
et relations
professionnelles,
Utiliser
les RSE pour
faire de la
Communication
interne,
#RSE : un levier et un catalyseur d’innovations
S’inscrire
dans la « Digital
Convergence »
Favoriser
la créativité
et l’innovation,
New Business
L’un des facteurs de croissance des
entreprises passera par une capacité
à être force de proposition en termes
d’innovations de produits
et services
Le réseau social d’entreprise est bien
plus qu’un simple moyen
de communication. Couplé à une
réorganisation, il représente
un levier puissant pour s’inscrire
dans l’Economie Numérique
L’Entreprise Numérique sera
Collaborative ou ne sera pas !

Ce que l’on doit absolument réussir pour gagner
Évoluer vers un système moderne et
plus performant
Mobiliser et impliquer tous les
Collaborateurs de l’entreprise
Donner du sens au changement
Susciter et impliquer la participation
d’acteurs divergents ou en compétition
s’Améliorer Contribuer
Coopérer s’Identifier
Des
capacités
à
RATIONNELS Enjeux HUMAINS
POLITIQUES Enjeux CULTURELS

Approche - Conduite du Changement
Cartographies
Modélisation cas
d’usages (POC) Communication FormationCadrage
Analyse du Projet de la
direction
Pilotage fonctionnel en
coordination avec le
groupe pilote
Plan de formation de
type prise en main
(usages)
Enquête panel de
collaborateurs (groupe
pilote)
Prendre en compte les
freins
Enquêtes de
satisfaction et axes
d’améliorations
Satisfaction

Méthodologie - Conduite du Changement
Diagnostiquer Planifier Faire MesurerPréparer
& Engager
I II III IV V
Domaines
Estimation Changement /
Formalisation Vision
Construction de plan de changement et outils
complémentaires
Programme de
Changement
1
Analyse des acteurs Gestion des acteurs et des parties prenantes
Identification des
acteurs
Gestion
des acteurs
2
Déploiement de la communication
Outils et méthodes de
Comm.
Stratégie de
Communication
Communication3
Formation Accompagnement et Support
Préparation des
formations
Analyse des besoins de
formation
Stratégie de
formation
4
Design de
l’Organisation
Processus et rôles d’implémentation
Analyse/Conception des
modèles d’Organisation5
Déploiement
Déploiement de la
stratégie
Kit de déploiement6

Communication - Conduite du Changement

Planifier le plan de communication
Enquête autonomie
utilisateurs
• Depuis un formulaire,
• Sur l’ensemble des
utilisateurs Négoce
Adressage communication
• Adressage général
• Description du sujet
Préparation kits de
communication
• Cible et canaux
de communication
• Lotissement
utilisateurs
Initialisation
12/11/201x
J+7
Actions requises :
• Messages validés
Durée 1 semaine
Adressage CR
• Adressage équipe Négoce
• Rappel objectif via le CR
• Planification
J-8 J-15 J + 30
Actions requises: N/A
J+60
Actions requises:
 Validation du questionnaire
Implication Sponsor, DG Actions requises :
• Validation du CR
Durée 1 semaine
Lancement maquette
Intranet Négoce
• Lien du site
• Accès au support
Durée 15 jours
Actions requises :
• Validation de la maquette
Lancement Intranet
Négoce
• Lien du site
• Accès au support
• Accès aux guide
utilisateurs
Durée 15 jours

Quelques principes d’accompagnement
L’adhésion
des futurs utilisateurs
est sollicitée dés
la définition des besoins
et des objectifs business
Le climat de
confiance est
un facteur essentiel
Le management doit
être impliqué
afin de jouer un rôle
moteur en matière
d’évolution des usages
Se fixer des objectifs réalistes et adaptés

Quelques mesures d’accompagnement
Définir un guide
de bonnes
pratiques
Motiver et engager
En priorité les managers
Valoriser
la participation
• Une légitimité appuyée
par la direction (sponsor)
• Les managers doivent jouer
un rôle moteur (exemplarité)
• Ils doivent inciter à la
contribution
(convaincu et enthousiaste)
Publier une charte
Communication
interne

Quelques principes d’actions
Accompagner la démarche d’appropriation par les utilisateurs
Montrer les bénéfices sur des Quicks Wins
Prendre en compte les freins
Mise en place une démarche d’amélioration continue
Animer, sous diverses formes :
 Communiquer de façon formelle, informelle,
 Marquer les temps forts,
 Prévoir des moments de rencontre,
 Organiser des réunions thématiques,
 Accompagner sur le terrain :
 Faire ‘toucher du doigt’ (démonstrations, témoignages utilisateurs, …)
 Sensibiliser, former
 Adapter l’accompagnement aux ‘typologies’ de populations
 Créer des kits de formation (vidéo)
Ecouter
Observer
Analyser
Réajuster

Comment (re)lancer une communauté ? #REX
Un sponsor
+ 1 CM
Indispensable
Mais Insuffisant
Essoufflement
rapide après
pic de curiosité
Voir abandon
partiel
Indispensable
Mais croissance
faible
Indispensable
pour s’inscrire dans
la durée et engager
A + DRH
des sponsors + des CM
A + B
+ RH locaux
+ change management
Stagnation
Insuffisant car
n’engage pas un %
de collaborateurs
Relance et croissance
avec approche
Métier + Business
A + B + C
+ Engagement
des manager locaux
+ processus RH
Croissance
et engagement
portés par :
Nos leader locaux
Nos managers
Relance
Croissance Insuffisante
et n’engage pas :
Nos experts
Nos managers
Agilité
A
B
C
D

Comment (re)lancer sa communauté ? #REX
Un guide des bonnes pratiques
Ce n’est pas un mode d’emploi mais un mode d’usages

Facteurs clés de succès
L’engagement
des directions
(Sponsors)
La mobilisation
d’un groupe d’usage
de personnes
représentant
(tous) les métiers
Un consensus
sur les besoins
ancrés dans la
culture d’entreprise
entre les différents
utilisateurs et le
groupe de travail
Lancer le projet
par une 1ere phase
pilote
Une conduite du
changement tout au long
du projet de la phase
amont jusqu’à
sa mise en œuvre
La stratégie
de rendre l’espace
« incontournable »,
aligné sur les
besoins métiers
1
5 6
3
7
2
Définir une gouvernance
Fixer un objectif innovant
mais réaliste
4
8

Les réponses à apporter
 Quel sont les objectifs prioritaires de l’entreprise ?
 Comment aligner le portail avec la stratégie de l’entreprise ?
 A quels objectifs répond t-il ?
 A qui s’adresse le portail ?
 Quels sont les besoins métiers des utilisateurs ?
 Comment l’Intranet pourra mieux aider vos collaborateurs dans leurs taches quotidiennes ?
 Pourquoi se transformer et vers quoi (enjeux, nature du changement) ?
 D’où partons-nous (la capacité à changer) ?
 Comment y arriver (le pilotage stratégique) ?
 Comment prendre en compte les acteurs touchés (destinataires) ?
 Comment progresse-t-on (quels effets du changement) ?
Situation 1
Situation 2
Situation 5
Situation 4
Situation 3
Situation 6
Minutes
 


Minutes
Minutes
Situation 8
Situation 7
Situation 9
Situation 10
Situation 1
Situation 4
Situation 6
Situation 2
Situation 5
Situation 9
Situation 10
Situation 3
Situation 8
Situation 7
(1) Interviews (2) Comptes rendus (3) Synthèse

Collaboration is coming
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Eric Herschkorn
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