Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Payroll Registrations in Nigeria


Published on

An informative whitepaper on the payroll registrations in Nigeria.

Published in: Business, Economy & Finance
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Payroll Registrations in Nigeria

  1. 1. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.   Payroll Registration in Nigeria A.  Employee Compensation Act: 1.1  Introduced in the year of 2010 at the place of Workman compensation Act. 1.2  Applicable  to  all  the  employers  and  employees  in  the  public  &  private  sectors  in  the  Federal  Republic of Nigeria except to any member of the armed forces.  1.3  In case of injury or death or such other issues to be informed by the employee and in case of his  death  by  his  dependent  within  14  days  of  occurrence  or  receipt  of  the  information  of  occurrence. 1.4  The Employer shall report above said injury within 7 days of its receipt from the employee to the  Board & nearest office of the National Council for Occupational Safety & Health.  1.5  An  Application  of  the  compensation  shall  be  made  by  the  employee  or  its  defendant  to  the  board  in  the  form  prescribed  within  one  year  from  the  date,  injury  or  disability.  If  the  Board  deemed it fit it may provide the compensation if the application is filed within 3 years after date.    1.6  Necessary  documents  as  prescribed  in  Section  6  to  be  submitted  to  the  Board  for  the  Compensation. 1.7  The  compensation  shall  be  demanded  and  paid  as  per  the  criteria  and  limits  laid  down  in  the  Act.  1.8  An  employee  shall  also  entitle  for  mental  stress  resulting  due  to  the  reasons  as  provided  in  Section 8 of the Act. The Board may appoint a Medical Board of Inquiry consisting of relevant  specialists  to  review  the  situation  to  determine  whether  or  not  the  employee  is  entitled  to  compensation for mental stress.  1.9  Liability to pay in the fund is solely lies with the employer and no employee shall be completed  to do otherwise.  1.10  Scale of compensation is provided under Section 17 of the Act.  1  
  2. 2. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.  1.11  In case of permanent total disability results from the injury of an employee, the Board shall pay  to  the  employee  compensation  that  is  a  periodic  payment  equal  to  90  per  cent  of  the  remuneration of the employee.  1.12  In case of permanent partial disability resulting from the injury of the employee, the Board shall  estimate  the  impairment  of  earning  capacity  from  the  nature  and  degree  of  the  injury.  The  compensation paid shall be a periodic payment equal to 90 per cent of an estimate of the loss of  remuneration resulting from the impairment.   1.13  The compensation shall be paid to the employee only if the employee is      (a)  less than 55 years of age on the date of the injury, until—  (i)   the date the employee reaches 55 years of age, or  (ii)   the Board is satisfied that the employee would retire after reaching 55 years of  age, or  (iii)   the date the employee would retire, as may be determined by the Board ; and   (b)   55 years of age or older on the date of the injury, until—  (i)   2 years after the date of the injury,  (ii)   the Board is satisfied that the employee would retire after the date referred to  in sub‐paragraph (i) of this paragraph, or  iii)  the date the employee would retire, as may be determined by the Board.  1.14  Every  employer  shall,  within  the  first  2  years  of  the  commencement  of  this  Act,  make  a  minimum  monthly  contribution  of  1.0  per  cent  of  the  total  monthly  payroll  into  the  Fund.  (Section 33). After these 2 years Board shall make regulations prescribing categorization of risk  factors and the amount of contributions to be made in to the fund.   1.15  The  employers  shall  also  be  assessed  by  the  Board  from  time  to  time  to  determine  administration of the Act. Payment of each assessment shall be due on 1st January in the year  which it relates  2  
  3. 3. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.  1.16  As per Section 37 the Board may provide for different assessment rates applicable to each class  and sub‐class of the industry as specified u/s 38 of the Act.  1.17  Employer shall keep all the time the records of its payroll at the address of which the employer  had given the notice to the Board.    Further  employer  after  coming  under  definition  of  the  employer  shall  furnish  to  the  Board  all  information as required by the board together with the total estimate of the probable amount  of the payroll.   Employer shall also provide signed  copies of reports of the employer’s payrolls, not later than  the 31st December in each year or at such other times and in the manner required by the Board.   1.18  Every employer shall provide to the Board, not later than the last day of February in each year or  at such other time as may be required by the Board a statement, in a manner to be determined  by the Board containing details as specified in Section 40 of the Act.  1.19  In case employer failed to pay an assessment or failed to provide security, when required by the  Board,  the  Board  may  assess  a  penalty  in  an  amount  equal  to  10  per  cent  of  the  unpaid  assessment or the value of the security required, the payment of which may be enforced in the  same manner as the payment of an assessment.  1.20  In  case  the  employer  commencing  or  recommencing  the  business,  he  shall  within  30  days  of  such  commencement  or  recommencement  submit  a  statement  containing  total  payroll  of  the  year to the Board.   1.21  Any person authorised by the Board may examine the books and accounts of the any employer.  Further  Board  has  powers  such  as  entering  in  to  the  premises  of  the  employer,  requiring  production of license and such other documents etc.   1.22  All moneys, funds or contributions by employers for adequate compensation to employees  3  
  4. 4. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.   or their dependants for any death, injury, disability or disease arising out of or in the course of  employment shall be credited to the  Employees Compensation Fund managed by the Nigeria  Social Insurance Trust Fund Act.  1.23  The Compensation in the act means the any amount payable or service provided under this Act,  in respect of a disabled employee and includes rehabilitation.  1.24  The Remuneration in the act means basic wages, salaries or earnings designated or calculated,  capable of being expressed in terms of money and fixed by mutual agreement or by law which  are payable by an employer to an employee for work done or to be done or services rendered or  to  be  rendered;  and  allowances  which  include  rental,  transport,  meals  and  utility  or  other  allowances as may be determined by the Board, from time to time.  B.  Pension Reform Act – 2004:  I.  Features:  1.1  A  contributory  pension  scheme  (the  Scheme)  is  mandatory  in  Nigeria  to  be  provided  by  the  employer in accordance with the Pension Reform Act, 2004.  1.2  Scheme is applicable to all the employees in public as well as private sector; however in case of  private sector it is applicable when the number of the employees is 5 or more than that.  1.3  Every  employee  shall  maintain  a  Retirement  Savings  Account  (RSA),  in  his  name  with  any  Pension Fund Administrator (PFA.) Further, an employee also has power to change the PFA by  transferring its RSA, once a year without giving any reason.   The employee shall not have access to his retirement savings account nor have any dealing with  the custodian with respect to the retirement savings account except through the pension fund  administrator.   4  
  5. 5. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.  1.4  The  employer  should  deduct  the  employee’s  contribution  from  his  monthly  emoluments.  Further  employer  has  to  submit  the  contribution  of  the  employee  along  with  his  contribution  within 7 working days from the day the employee is paid his salary and same to be remitted to  the custodian specified by the pension fund administrator of the employee.    On above said receipt the custodian shall notify the same to the PFA and then amount shall be  credited to the RSA. 1.5  An employee is liable to pay 2% of the total contribution for each month or part of each month  during which default continues, as a penalty in case he fails to remit the contribution within the  time prescribed.  1.6  Contribution Amount:  a)  In  case  of  private/  public  sector  it  is  minimum  7.5%  of  “monthly  emoluments”*  of  employee by both employer and employee  b)  In  case  employee  is  working  in  military  force  contribution  is  12.5%  of  monthly  emoluments of employee by both employer and employee  (*Monthly  emoluments  –“monthly  emoluments  includes  basic  salary,  housing  allowance,  and  transport allowance.”)  c)  Apart from above contributions employer shall also maintain group life insurance policy  in  favor  of  the  employee    for  a  minimum  of  three  times  of  total  emoluments  of  the  employee.   1.7  Employer  may  agree  or  elect  to  bear  the  full  burden  of  the  scheme  by  contributing  all  15%.  Employee  in  addition  to  total  contribution  under  the  act  may  make  more  contribution  voluntarily. 1.8  The  above  said  contributions  (apart  from  voluntary  contributions)  by  an  employee  to  the  Scheme  under  this  Act  shall  form  part  of  tax  deductible  expenses  in  the  computation  of  tax  payable by an employer or employee under the relevant income tax law.   5  
  6. 6. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.  1.9  The employee can not withdraw the funds from his account until he attains the age of 50 or his  retirement whichever is later. To avail said benefit in the early retirement before the age of 50 is  subject to conditions such as retirement on the advice of suitably qualified physician or properly  constituted medical board, retirement due to permanent disability either of mind or body or in  accordance with the terms of employment contract. 1.10  Where an employee retires as per the terms of the employment contract, he can withdraw the  25% of the amount standing to the RSA subject to condition that such withdrawal shall only be  made  after  six  months  of  such  retirement  and  the  retired  employee  does  not  secure  another  employment. 1.11  Further  in  case  of  death  of  the  employee  his  entitlements  under  the  group  insurance  policy  taken should be credited to his RSA.  PFA shall pay above said fund to the beneficiary under a will or to the spouse & children or to  the  next  of  kin  or  any  person  designated  by  the  deceased  as  the  case  may  be.  In  case  the  employee is missing for more than a year, all the benefits which could have given in case of his  death should be given to him. 1.12  Notwithstanding the provisions of the Act, any employee who at the commencement of this Act  is entitled to retirement benefits under any pension scheme existing before the commencement  of this Act but has 3 or less, years to retire shall be exempted from the scheme.  1.13  Where an employee transfers his service or employment from one employer or organisation to   another, the same retirement savings account shall continue to be maintained by the employee.  1.14  No  application  for  licence  to  act  as  a  PFA  shall  be  granted  unless  the  applicant  is  a  limited  liability company incorporated under the Companies and Allied Matters Act with the object to  manage pension funds and has a minimum paid up share capital ofNI50,000,000 or such sum as  may  be  prescribed,  from  time  to  time,  by  the  Commission.  PFA  should  satisfy  such  additional  requirements as may be prescribed by the Commission from time to time.   6  
  7. 7. HEDGE-SQUARE CONSULTANCY SERVICES PRIVATE LIMITED Address: Impress, 111A, Currimji Compound, M. G. Road, Fort, Opp. Mumbai University, Mumbai – 400 001.  1.15  Any person proposing to act as a custodian of pension funds shall apply to the Commission for a  licence in such form with the payment of such fees as the Commission may, from time to time,  prescribe.  A  person  applying  shall  also  comply  with  the  other  requirements  as  may  be  prescribed under the section.     1.16  Apart  from  above  mentioned  provisions  the  Act  contains  various  provision  on  registration  &  management of PFA, provisions on dispute resolution, legal proceedings, penalties etc.    Hemant Shah               Hedge‐Square Consultancy Services Pvt. Ltd. 111A, Impress, Currimji Compound, Fort, Mumbai – 400 001. Contact: +91 ‐ 9870551611 Email: hemant@hedge‐  Website:   This  material  and  the  information  contained  herein  prepared  by  Hedge‐Square  Consultancy  Services  Pvt.  Ltd.  (HSQ),  is  intended  to  provide  general information on a particular subject or subjects and is not an exhaustive treatment of such subject(s). None of HSQ’s partners or their related entities is, by means of this material, rendering professional advice or services. The information is not intended to be relied upon as the sole basis for any decision which may affect you or your business. Before making any decision or taking any action that might affect your personal finances or business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the HSQ Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this material.  © 2011 Hedge‐Square Consultancy Services Pvt. Ltd.    7