Ob 1e080d reussir-ses-comptes-rendus


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Ob 1e080d reussir-ses-comptes-rendus

  1. 1. ƒvttjs¤tft¤dpnquft¤sfoevtqsjtft¤ef¤opuftE¤se˜dujpo¤ev¤qm˜oE¤qstfou˜ujpo¤hos˜mfxjdifmmf¤q˜zfuRfejujpowwjjwwssfftt¤¤€€vvuujjmmtt¤¤ pqqthfht…„ ƒ€qp„„t€yypwwp
  2. 2. Réussir ses comptes rendus
  3. 3. Michelle FayetRéussir ses comptes rendusTroisième éditionDeuxième édition 2009
  4. 4. CHEZ LE MÊME ÉDITEURMichelle FAYET, RédigerS sans complexesMichelle FAYET, LSe courrier d’entrepriseRenée SIMONET, La prise de notesLe code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit eneffet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation desayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dansl’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, aupoint que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvresnouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée.En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduireintégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque sup-port que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’Exploitation duDroit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.© Groupe Eyrolles, 1994, 2000, 2005 pour le texte de la présente éditionISBN : 978-2-212-54380-3DANGERTLEPHO OCOPILLAGETUE LE LIVRE© Groupe Eyrolles, 2009 pour la nouvelle présentationÉditions d’OrganisationGroupe Eyrolles61, bd Saint-Germain75240 Paris cedex 05www.editions-organisation.comwww.editions-eyrolles.comCet ouvrage a fait lobjet dun reconditionnement à loccasion de son deuxième tirage(nouvelle couverture). Le texte de louvrage reste inchangé par rapport au tirage précédent.
  5. 5. V©Éditionsd’OrganisationSommaireIntroduction : Mais enfin, qu’est-ce qu’un compte rendu ? ............... IXUn document rarement enseigné par les parcours de formation .......... IXLa confusion entre compte rendu et rapport : un classique .................. XUne définition des comptes rendus de réunions de travail ................... XIICinq types de comptes rendus pour une efficacité maximum ............... XIIÉcoute, objectivité et synthèse : les trois mots clés des comptes rendus .. XIIIchapitre 1 : 5 objectifs clés sous-tendant les comptes rendus .......... 1Rédiger pour les absents .................................................................. 1Raviver la mémoire des participants .................................................. 2Fournir un outil de travail efficace ..................................................... 2Créer une mémoire écrite d’un vécu collectif ...................................... 3Renforcer la qualité de la cohésion interne ........................................ 3chapitre 2 : Savez-vous qu’il existe 5 types de comptes rendus ?..... 5Remettre en question ses habitudes ................................................... 5Qualités requises pour rédiger des comptes rendus ............................ 6chapitre 3 : Points d’ancrage d’écoute en réunion............................. 17Quatre moments à repérer ............................................................... 17Le contexte : bien définir le cadre ..................................................... 19Moment de participation : les propositions ........................................ 19La décision, tête pensante des comptes rendus ................................... 20L’action comme volonté opérationnelle .............................................. 21Votre joker d’efficacité : les détails de fonctionnement ........................ 21chapitre 4 : Comment prendre des notes utiles ? .............................. 23Prendre des notes linéaires à l’ancienne ............................................ 23Les notes en tableau pour davantage de performance ........................ 24
  6. 6. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U SVI©Éditionsd’OrganisationComment prendre ses notes dans le tableau ? .................................... 26Le mot clé au service de la prise de notes efficace .............................. 27Respectez une unité grammaticale lors de vos prises de notes ............. 29Réflexions sur le passage obligatoire de l’oral à l’écrit ........................ 30Densité des contenus émis lors des exposés ....................................... 30chapitre 5 : Reporter fidèlement des échanges oraux en réunion..... 33Le compte rendu de type 1Le compte rendu de type 1 : enregistrement par écrit de l’expressionexacte de l’oral ............................................................................ 33Affiner la forme en reformulant un peu ............................................. 41Commentaires critiques sur les comptes rendus de type 1 ................... 43Quelques situations imposent sa présence ......................................... 44Les deux extrêmes par l’observation .................................................. 44chapitre 6 : Mettre en valeur les opinions de chacun ........................ 47Le compte rendu de type 2 ou procès-verbalDifférence entre compte rendu et procès-verbal .................................. 47Caractéristiques du compte rendu littéral reformulé de type 2 ............. 48Mettre en valeur la position individuelle des participants .................... 48Méthode de prise de notes pour ce type de compte rendu .................. 49Comprendre le rôle de ce type de compte rendu ................................ 53Insertion artificielle de titres par souci de lisibilité ............................... 54chapitre 7 : Comprendre en synthèse les contenus ........................... 59Le compte rendu de type 3chapitre 8 : Visualiser les contenus de manière plus claire............... 65Le compte rendu synoptique de type 4Le compte rendu synoptique bouleverse les mentalités face à l’écrit ..... 66Osez écrire autrement ! ................................................................... 66Deux comptes rendus en tableau pour des situations différentes .......... 67Découpage par colonnes : oui, mais quelles colonnes ? ...................... 68Une synthèse systématique des propos tenus ...................................... 73chapitre 9 : Effectuer pour les autres l’effort de synthèse................. 75Le compte rendu très synthétique en tableau, de type 5Un document avec secret de fabrication ............................................ 75
  7. 7. S O M M A I R EVII©Éditionsd’OrganisationUn document valable dans toutes les situations où l’opérationnalitédoit primer .................................................................................. 76Compte rendu de visite en tableau .................................................... 81chapitre 10 : Comment présenter matériellement un compte rendu ? 85Rompre avec d’anciennes façons de faire .......................................... 85Optimiser l’impact de la première page ............................................ 86Conseils utiles autour de l’organisation matérielle du compte rendu ..... 89Prénoms et noms des participants ..................................................... 89chapitre 11 : Adopter un style très professionnel .............................. 91chapitre 12 : Renforcer la cohérence par les liaisons........................ 97Les liaisons basiques au fil de la phrase ............................................ 97Les liaisons plus subtiles et la variété stylistique .................................. 99chapitre 13 : Nuancer ses textes par le verbe le plus juste ............... 103chapitre 14 : Le vocabulaire professionnel transmet des messagessur le mode subliminal.................................................................... 113chapitre 15 : Élargissement au compte rendu de lecture,de conférence ou de dossier........................................................... 119Analyse réceptive ou analyse active ? ............................................... 120chapitre 16 : 10 étapes incontournables pour réussirvos comptes rendus......................................................................... 127Conclusion ......................................................................................... 131Une diapositive par point à l’ordre du jour ........................................ 131Pour aller plus loin dans l’efficacité… ................................................ 132Bibliographie thématique ................................................................... 133
  8. 8. IX©Éditionsd’OrganisationIntroductionCette interrogation est celle de beaucoup de personnes confrontées pourla première fois à la rédaction d’un compte rendu. Ce document trèsutile pour stabiliser l’information est, en effet, peu défini concrètementpar les ouvrages de référence. Beaucoup d’utilisateurs par voie de consé-quence n’en cernent pas bien les contraintes et les fonctions.Un document rarement enseigné par les parcoursde formationUn constat peut être cependant établi. Rares sont les formations propo-sant une approche pratique du compte rendu. De plus, en formation ini-tiale, ce type de document est rarement enseigné, même si le résumé detexte procède d’une démarche intellectuelle similaire. Plus tard, enmilieu universitaire, il est implicite d’en avoir acquis les méthodes sanspour autant avoir rencontré l’opportunité d’être initié à sa rédaction aucours de son cycle d’études.Or, la rédaction de comptes rendus est souvent un signe d’évolution encontexte professionnel. Il est en effet fréquent de réclamer ce documentMais enfin,Mais enfin,ququ’est-ce quest-ce qu’un compte renduun compte rendu ?
  9. 9. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U SX©Éditionsd’Organisationaux personnes exerçant des responsabilités, chargées de diffuser l’informa-tion au sein des services. De plus, la situation se complique actuellementpar le fait que chacun peut être amené à transmettre par messagerie lecompte rendu d’une précédente réunion. Nouveaux supports technologi-ques, donc nouvelles façons de faire !Par conséquent, sans initiation préalable, les rédacteurs persistent à être malà l’aise face à ce document que l’on présuppose connu de tous. Contraintsd’en rédiger un, ils ressentent cette tâche comme un pensum ! Certains s’endéchargent vite d’ailleurs sur quelqu’un d’autre ! Quelques uns, plus cons-ciencieux, feuillettent les dossiers à la recherche de comptes rendus existantspour trouver rapidement un modèle quand ils ne savent comment s’y pren-dre. Il s’agit d’entrer dans le moule sans faire trop de vagues… Or, par man-que de méthodologie et de conseils sérieux, ces rédacteurs peuvent alorspérenniser innocemment de mauvaises habitudes rédactionnelles lorsque lesdocuments consultés, devenus désormais leur référence, ne sont pas en faitde grande qualité.La confusion entre compte rendu et rapport :un classiqueIl est à noter également que le compte rendu, sans doute en raison d’absencede définition claire, est souvent assimilé, voire confondu, avec le rapport. Ilest ainsi fréquent d’entendre le mot rapport employé à la place du motcompte rendu. Cette incertitude lexicale prouve bien combien l’absence dedéfinition concrète pèse sur ce type d’écrit. Cette confusion est d’ailleurs ren-forcée par les professionnels eux-mêmes qui intitulent « rapporteur » lerédacteur d’un compte rendu tandis que d’autres, lors des réunions officiel-les, lui donnent en revanche le nom spécifique de « secrétaire de séance ».Ce titre est d’ailleurs le seul existant pour décrire un rédacteur de compterendu mais, par son côté officiel, il apparaît comme trop pompeux pour lesréunions plus informelles comme les réunions de coordination de service.
  10. 10. I N T R O D U C T I O NXI©Éditionsd’OrganisationPour y voir plus clair : différences entre compte rendu et rapportCompte rendu Rapport❐ Absence de problématique de départpouvant ne comporter aucuneintroduction selon le type de compterendu choisi❐ Problématique de départ comportanttoujours une introduction de contexte etl’insertion d’une problématique ou dumoins de l’angle d’analyse choisi❐ Document complètement objectifn’engageant son rédacteur que sur laqualité de la forme❐ Document engageant la responsabilitédu ou de ses rédacteurs❐ Reformulation généralement plussynthétique d’un contenu exprimé àl’oral ou à l’écrit sans modification dusens❐ Document porteur d’une réflexion autourd’une problématique de départ❐ Transmission de sujets traités de manièreinformative et neutre sans aucuneanalyse personnelle❐ Analyse personnelle d’un sujet avecproposition de solutions concrètes❐ Reformulation éventuelled’argumentations émises par d’autresdans l’objectif exclusif de tenir informé❐ Argumentation personnelle déployéepar le rédacteur dans l’objectif de faireadhérer, voire de convaincre❐ Pas de conclusion rajoutée à laconclusion émise oralement❐ Conclusion pouvant modifier le regardporté sur un sujet avec ouvertureéventuelle sur l’environnement ou le futur❐ Aucun engagement du rédacteur sur lefond mais forme sous son entièreresponsabilité❐ Engagement personnel du rédacteur surle fond et la forme
  11. 11. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U SXII©Éditionsd’OrganisationUne définition des comptes rendus de réunionsde travailPar comparaison avec le rapport, la définition du compte rendu pourraitêtre la suivante :Lors des cursus d’étude, certains résumés de textes sont parfois appe-lés comptes rendus, mais c’est une reprise des idées essentielles d’uncontenu plus développé. En effet, il s’agit de recevoir de l’informationet de la reformuler de manière synthétique. Il n’est pas question là dela traiter dans une perspective d’action. Les techniques de résumé neseront donc pas le propos de ce livre. Les comptes rendus envisagés iciauront pour origine un échange oral. Toutefois, le dernier chapitresuggérera des méthodes pouvant être utilisées pour le compte rendud’un texte ou d’un dossier.Cinq types de comptes rendus pour une efficacitémaximumLa forme stylistique des comptes rendus peut, quant à elle, considéra-blement fluctuer selon l’objectif du document tant par le vocabulairechoisi que par le volume de texte produit. En effet, il existera des comp-tes rendus plus ou moins synthétiques selon la situation en présence. Eneffet, sans que vous le sachiez peut-être encore, cinq types de comptesLe compte rendu est la retranscription fidèle du contenu de propostenus, lors d’une réunion, d’une rencontre de travail, entre des person-nes rassemblées provisoirement pour présenter des bilans ou discuterde besoins, problèmes ou dysfonctionnements. Dans ces derniers cas,il s’agit de déterminer à plusieurs les solutions et les actions suscepti-bles d’être menées pour les mettre en place. Le texte du compte rendu,sorte de contrat officieux entre les participants, fige et enregistre à uninstant T les engagements de chacun.
  12. 12. I N T R O D U C T I O NXIII©Éditionsd’Organisationrendus sont à votre disposition pour reformuler les échanges au gré devos séances de travail ! Vous les côtoyez régulièrement sous plusieursformes. Leurs particularités, parfois très spécifiques, peuvent même vousdonner l’illusion de la présence de documents différents.Il s’agira, au cours de ces pages, de vous offrir une vision d’ensemble desdifférents types de comptes rendus, accompagnés de leur méthodologiespécifique et de conseils issus de situations presque exclusivement pro-fessionnelles. Il est en effet essentiel, pour votre efficacité future, debalayer l’ensemble des problèmes spécifiques liés aux différents types decompte rendu. Vous pourrez être ainsi en mesure de rédiger non seule-ment des comptes rendus de qualité, mais aussi être en mesure de deve-nir force de propositions en introduisant des documents mieux adaptésaux situations que vous rencontrerez désormais.Écoute, objectivité et synthèse :les trois mots clés des comptes rendusSur le plan intellectuel, le compte rendu est presque toujours un travailde synthèse, exigeant du rédacteur une part importante d’objectivité.Le souci permanent est, au cours de sa rédaction, d’éliminer toute formed’implication personnelle. Afin d’éviter la moindre distorsion, la qua-lité d’écoute du rédacteur doit être par conséquent particulièrementdéveloppée.Pour toutes ces raisons, le compte rendu est un document relativementdélicat à rédiger, réclamant des qualités à la fois humaines, intellectuel-les et rédactionnelles.Veillez à ne pas le confier au premier venu.
  13. 13. 1©Éditionsd’Organisationchapitre 1Le compte rendu est une force encore trop négligée au sein des structuresprofessionnelles, par méconnaissance de sa portée ou de sa méthodologiede rédaction, ou pour ces deux raisons mêlées. S’il retranscrit certes deséchanges verbaux, le compte rendu est efficace sous plusieurs anglespour un manager d’équipes.Rédiger pour les absentsPeu de réunions sont régulièrement plénières. Il est en effet très fréquentde se réunir en l’absence de certains, absence liée à d’autres obligationsprofessionnelles ou à des congés. En outre, il est également indispensa-ble de renseigner sa hiérarchie, ses clients, ses fournisseurs, ses partenai-res, ou le public, sur les thèmes abordés lors de certaines réunions.L’information circule ainsi, grâce à ce document pivot, vers le haut, versle bas, vers l’extérieur au gré des besoins… Le compte rendu en ce sensest un vecteur de communication parfait pour une structure : objectivitéet rigueur au rendez-vous. À condition, bien entendu, qu’il soit bienrédigé !5 objec5 objectitifs clfs clés sous-tendants sous-tendantles comptes rendusles comptes rendus
  14. 14. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S2©Éditionsd’OrganisationLe compte rendu offre de surcroît la possibilité de transmettre les con-tenus de manière plus ou moins synthétique selon le type de compterendu choisi. Ainsi, certains types de comptes rendus transcriront systé-matiquement la position et l’attitude des personnes, voire le ton desdébats, tandis que d’autres a contrario retiendront exclusivement le fonddes messages émis. À vous donc de choisir le document de la situation !Raviver la mémoire des participantsLes réunions se multiplient actuellement et, par voie de conséquence, naîtle besoin d’en posséder une mémoire écrite par souci de fiabilité. Cettedernière est d’ailleurs toujours renforcée par un écrit commun ne laissantpas d’initiative aux dérives possibles émanant de prises de notes imparfai-tes, seules références en l’absence de ce document d’enregistrement.De plus, si certains ressentent des difficultés personnelles à résumer uneréunion, la lecture du compte rendu leur permettra, sans aucun doute,de raviver leur mémoire en restituant le souvenir des débats et l’atmos-phère de celle-ci.Fournir un outil de travail efficaceLe compte rendu permet de poursuivre une réflexion commune en évi-tant les confusions possibles entraînées par la variété des notes prises pardes personnalités différentes, aux préoccupations parfois divergentes.Grâce au compte rendu, chacun est désormais imprégné du même texte,facteur de consensus. Par cette sorte de mémoire collective désormaismise en place, l’action peut découler très rapidement avec réactivité.Pour se convaincre de l’importance du rôle des comptes rendus, il suffitd’observer la circulation de l’information et le rythme des prises dedécision au sein de services possédant une réelle politique de comptesrendus comparativement à ceux qui n’en ont pas. Les résultats sont très
  15. 15. 5 O B J E C T I F S C L É S S O U S - T E N D A N T L E S C O M P T E S R E N D U S3©Éditionsd’Organisationprobants. Le compte rendu, outil de communication entre les acteurs,permet d’éviter bien des pertes de temps et beaucoup d’incompréhen-sion lorsqu’il s’agit d’être en phase avec ses clients, ses partenaires, sesfournisseurs…Créer une mémoire écrite d’un vécu collectifIl est aussi habile de ne pas toujours tout recommencer. Les expériencesvécues au sein des services peuvent être, pour plus tard, riches d’ensei-gnement et permettre alors davantage de réactivité : efficacité oblige. Eneffet, les difficultés professionnelles étant parfois les mêmes, il peut êtreutile à tous de posséder le moyen d’utiliser les idées ou conclusions desituations déjà analysées et cernées.Renforcer la qualité de la cohésion interneCe point est plus important qu’il n’y paraît au premier abord. En effet,par des mots communs structurant la mémoire de tous, une cohésion estsusceptible de naître progressivement, au-delà même des disparitésindividuelles et des enjeux différents de chacun. Il arrive même, par lebiais de comptes rendus de synthèse, supprimant l’individualisation desopinions, de renforcer l’esprit d’équipe.La méthode employée et la fluidité du style ne sont donc pas à négliger.En effet, les qualités d’écriture sont porteuses d’envie de lire, de trans-mission subliminale de sérieux, de formalisation concrète des idées enmots bien choisis. Un compte rendu bien conduit peut devenir un véri-table véhicule des idées pour un groupe de travail. En effet, les contenus,grâce à lui désormais stabilisés, exercent un rôle de clarification et, parlà même, de stimulation des équipes.
  16. 16. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S4©Éditionsd’OrganisationCinq rôles pour un même compte renduRenforcerla qualitéde la cohésioninterneRédigerpour les absentsRaviverla mémoiredes participantsFournirun outil de travailefficaceCréerune mémoire écritedes expériencesvécues12345
  17. 17. 5©Éditionsd’Organisationchapitre 2Avant d’aborder tout conseil pratique, il faut tout d’abord savoir quecinq types de comptes rendus circulent actuellement dans le monde pro-fessionnel, avec même quelques nouvelles tentatives innovantes liéesaux nouvelles technologies. Cette différenciation s’est progressivementmise en place pour répondre à des besoins ponctuels, le traitement detexte ayant permis ces dernières années le développement croissant decomptes rendus synoptiques, sous forme de tableaux.Remettre en question ses habitudesPrisonniers de nos habitudes de service, liées à la culture du milieu pro-fessionnel immédiat, nous n’avons pas toujours la possibilité de connaî-tre d’autres savoir-faire. Ces limites engendrent fréquemment lacréation de documents mal adaptés à nos besoins réels. C’est là que laformation continue peut jouer un rôle de miroir et conduire à des remi-ses en question par comparaison ou recul critique. En effet, les forma-teurs ont, eux, accès à tous les terrains, à toutes les sortes de documentset de situations. Par ce regard panoramique, ils capitalisent naturelle-ment des expériences et accèdent par là même à une vision plus globale.Savez-vous quSavez-vous qu’il existe 5 typesil existe 5 typesdede comptes renduscomptes rendus ?
  18. 18. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S6©Éditionsd’OrganisationCette expérience permet une théorisation par typologies et par voie deconséquence favorise l’importation de savoir-faire plus performants,issus d’autres structures.Ce regard panoramique vous est offert à la page suivante. Par ce tableau,il vous sera possible de percevoir en synthèse les caractéristiques de cha-que type des comptes rendus actuellement en circulation. Cette descrip-tion est établie par typologies de compte rendu, résultat d’uneexpérience de formatrice en entreprise dans des secteurs très variés. Cetableau récapitulatif sera le document de référence de ce livre, nousdevrons par conséquent nous y reporter fréquemment.Il est à noter que, dans ce tableau, le compte rendu de visite n’est pasinclus car, selon les besoins, il pourra être, en effet, conçu selon le type3, 4 ou 5. Il est toutefois plus opérationnel de le concevoir en tableau.Qualités requises pour rédiger des comptes rendusNous venons de voir qu’il serait maladroit de confier au premier venu larédaction d’un compte rendu ou même de proposer, au sein d’uneéquipe, de le rédiger à tour de rôle selon l’humeur. Pourtant, dans lesfaits, les choses se déroulent souvent ainsi, par peur généralement del’acte d’écriture. En effet, beaucoup évitent de rédiger par eux-mêmes,par crainte d’être jugés. Or, là réside l’erreur. Seuls les plus impliquésdans une situation savent mettre en exergue les enjeux de la situation etle compte rendu sera alors leur atout, outil d’efficacité.Toutefois, pour rédiger un excellent compte rendu, la motivation ne suf-fit pas, il faut également faire preuve de plusieurs qualités.❐ L’objectivité de l’écoute : un point fondamentalLe preneur de notes en vue d’un compte rendu ne doit pas être quelqu’uneffectuant par tempérament une écoute sélective. Lors d’un compte rendu,
  19. 19. S A V E Z -V O U S Q U ’ I L E X I S T E 5 T Y P E S D E C O M P T E S R E N D U S ?7©Éditionsd’Organisationil faut en effet être capable de reformuler avec une certaine objectivité,sans déformations et rajouts personnels : un compte rendu est écrit certesavec d’autres mots mais il ne doit jamais altérer le sens d’origine.Lors de la prise de notes, l’écoute doit être centrée sur le fond et non surla forme. C’est pour cette raison que la prise de notes en sténo n’est pasbien adaptée au compte rendu (sauf compte rendu de type 1, éventuel-lement de type 2, voir tableau p 8 et 9). En effet, le preneur de notes estalors axé sur la retranscription de la forme et perd de vue le fond. Beau-coup de décideurs font ainsi l’erreur de choisir leur assistante sur sesqualités de sténo alors que seules ses qualités d’écoute et de reformula-tion seraient à prendre en compte quand il s’agit de lui confier la rédac-tion des futurs comptes rendus du service. Elle peut donc bien sûrignorer la sténo !❐ Le rédacteur doit être le responsable de la réunionou l’un de ses assistantsIl est indispensable de prendre en charge la rédaction du compte renduquand on fait partie des personnes les plus concernées par les enjeux dela réunion. En effet, il faut bien saisir les contraintes, les nuances, pourrédiger un bon compte rendu. Le nouvel arrivé, même rédacteur perfor-mant, ne produira pas forcément un bon compte rendu. Il n’est ainsi paspossible, dans des domaines reliés à des contenus très techniques, à laculture professionnelle d’un lieu, de bien comprendre le fond et d‘en sai-sir tous les aspects avec subtilité sans une bonne insertion dans ce milieuspécifique.Le compte rendu est donc une plaque tournante d’enregistrement, sortede photographie des idées permettant de repartir, à chaque réunion, surde bonnes bases sans tout recommencer. Il ne s’agit pas de faire uncompte rendu pour dire qu’il en existe un. Il faut savoir en exploiter tou-tes les ressources.
  20. 20. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S85 types de comptes rendus à votre dispositionTypes de comptes rendus DescriptionCompte rendu complètementlittéral• Présentation : comme une pièce de théâtre.• Reprise littérale de la totalité des propos tenus mais généralementen français « écrit ».⇒ 90 % du volume du texte initial en style direct.Plan linéaire chronologique.Compte rendu littéral reformulé • Utilisation du style indirect à la 3e personne du singulier, au présentde narration.• Reprise des paroles en français correct, de façon synthétique⇒ 60 % du volume du texte initial.• Identification des participants par leur nom ou leur fonction.Plan linéaire chronologique.Compte rendu synthétique • Retranscription tout à fait synthétique en français correct despropos tenus.• Apparition de titres voire de sous-titres.• Pas de rappel systématique des noms des intervenants ⇒ 40 %du volume du texte initial.Plan thématique.Compte rendu synoptiqueen français courant• Présentation sous forme de tableau (généralement en 3 colonnes).• Rédaction en français correct très synthétisé.• Phrases très courtes (16 mots maximum) ⇒ 30 % du volume dutexte initial.Plan thématique.Compte rendu synoptiqueen prise de notes enrichies• Présentation sous forme de tableau.• Retranscription sans verbes conjugués avec pronoms et articles.⇒ utilisation de noms et de verbes à l’infinitif.⇒ 20 % du texte initial.Plan thématique.12345
  21. 21. S A V E Z -V O U S Q U ’ I L E X I S T E 5 T Y P E S D E C O M P T E S R E N D U S ?9Objectifs de chaque compte rendu Avantages Inconvénients• Donner une information précise et complètesur le déroulement d’une réunion.• Présenter les opinions des personnes enconservant leur forme d’expression la plusproche de l’oral.• Document de référencefiable.• Formulation trop longue(éléments ou détails inutiles).• Non synthétique.⇒ risque de confusion.• Fastidieux à lire.• Informer sur les interventions individuelles.• Présenter les opinions de chacun sur un sujet.• Responsabiliser les personnes par rapportà leurs prises de position en faisantsystématiquement apparaître leur nom.• Relativement détaillé.• Clarté de la mise enpage.• Connaissance del’opinion de chacun.• Limité aux réunions biendirigées et structurées.⇒ risque de confusiondans le cas contraire.• Faciliter la compréhension des sujets abordés.• Effectuer pour le lecteur l’effort d’analyse etde synthèse.• Faciliter la lecture au moyen de titres.• Renforcer l’esprit d’équipe, les faits étantmis en valeur au détriment des personnes.• Reformulation plusclaire : par thèmes.• Analyse et synthèse déjàeffectuées pour le lecteur.• Ton souple.• Pas d’ordrechronologiquedans la présentation.• Présentation au bilan par colonnes :– des faits, des actions à mener.• Donner la possibilité de voir apparaître desraisonnements.• Transmettre des informations à la hiérarchie.• Clair et concis : phrasescourtes.• Présence de transitions⇒ raisonnements facilités.• Ton souple.• Moins synthétique quele compte rendu n° 5.• Donner une vision d’ensemble immédiate.• Retenir les bilans d’information ou d’actionsà entreprendre.• Permettre éventuellement un travail encommun sur le document.• Bonne visualisation⇒ compréhensionspontanée.• Souplesse très granded’utilisation.• Trés synthétique.• Nécessité du choix d’unvocabulaire précis etexplicite sinon risquesd’interprétations.• Ton directif.
  22. 22. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S10©Éditionsd’OrganisationLes principales lois servant de baseà la rédaction d’un compte renduExigences Commentaires• REFORMULATION PLUSOU MOINS IMPORTANTEDES PROPOS TENUS• Selon le type de compte rendu choisi, la reformulationdes propos sera plus ou moins importante tant par lechoix des mots que par le volume des phrases.• Seul le 1er type de compte rendu est la retranscriptionexacte des phrases prononcées, les autres comptesrendus comportent tous des reformulations. Il faut prendreconscience qu’un oral, même bien maîtrisé, ne possèdepas les mêmes contraintes qu’un écrit. Le rythme depassage de l’oral à l’écrit est donc déterminant.• RÉSUMÉ PLUS OU MOINSSYNTHÉTIQUEDES CONTENUSÀ TRANSMETTRE• Le texte d’un compte rendu n’est pas aussi délayé quel’oral correspondant. Ce dernier veut forcer l’écoute,l’écrit est, quant à lui, toujours plus dense, plus axé sur lasynthèse. Cependant, les comptes rendus peuvent êtreplus ou moins détaillés selon l’objectif recherché. Il estdonc primordial de choisir le type de compte rendu lemieux adapté aux besoins (voir les 5 types de comptesrendus p. 8/9).• PLAN D’ENSEMBLECONSTRUIT SELONLA CHRONOLOGIE DESDÉBATS MAIS POUVANTÊTRE RÉORGANISÉ DANSCERTAINS CAS• Il serait fort maladroit d’organiser le texte de façondifférente du plan proposé par « l’ordre du jour ». Parcontre, il est indispensable, sans ordre du jour,d’organiser le texte par « thèmes abordés ». Par ailleurs,lors de réunions mal dirigées, les contenus éparpillésseront regroupés dans les rubriques sélectionnées parl’ordre du jour ou proposés sous forme de thèmesabordés.
  23. 23. S A V E Z -V O U S Q U ’ I L E X I S T E 5 T Y P E S D E C O M P T E S R E N D U S ?11©Éditionsd’Organisation• ABSENCE D’INITIATIVESPERSONNELLES AUTRESQUE SUR LA FORME OULA CONSTRUCTION• Il serait très maladroit également d’intervenir person-nellement sur la teneur des contenus.• Aucun rajout personnel d’importance ne doit êtreeffectué, même si d’après nous le texte comporte desoublis ou des points non suffisamment développés.• Aucune introduction ou conclusion ne doit être créée si ledébat n’en comporte pas. Il faut sans cesse en effet jouerle jeu de l’objectivité.• IMPLICATIONPERSONNELLEINEXISTANTE PAR SOUCIPERMANENTD’OBJECTIVITÉ• Dans cette perspective d’objectivité, le rédacteur du textechoisit, de façon constante, de ne pas s’impliquer. Ilbannit donc les « je », et même les « nous », quil’introduiraient, par le sens, au sein de l’équipe de travailaux yeux du lecteur.• MÉTHODOLOGIE VOISINEDE CELLE DU « RÉSUMÉDE TEXTE »• Afin de comparer le compte rendu à un exercice scolairebien connu, la méthode suivie peut être rapprochée decelle du résumé de texte.• La dissertation serait voisine de la méthodologie durapport.• ADAPTATIONINDISPENSABLE DUCOMPTE RENDU À SESPROPRES BESOINSSPÉCIFIQUES• La plupart des professionnels ignorent que cinq types decomptes rendus sont à leur disposition. En l’absence decette information, ils utilisent généralement le type decompte rendu adopté par leur service, sans trop d’espritcritique à son propos. Ils s’étonnent ensuite du peud’impact du document sans comprendre que celui-cidépend étroitement du type de compte rendu choisi. Il estdonc indispensable de posséder une vue panoramiquedes documents à notre disposition afin de sélectionner ledocument adéquat.Exigences Commentaires
  24. 24. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S12©Éditionsd’OrganisationRéponses à vos questionslors de la rédaction d’un compte renduQuestions RéponsesQuelle différence existe-t-ilentre le procès-verbalet le compte rendu ?Le procès-verbal est en fait un compte rendu littéralreformulé du type n° 1 ou n° 2 (rarement un n° 3) voir p. 8et 9.Cependant, contrairement au compte rendu où lesparticipants découvrent le texte achevé, les participants ontlu au préalable le texte, et l’ont éventuellement modifié. Ledocument émis est donc diffusé avec leur approbation. Ilsont d’ailleurs souvent signé pour manifester leur accord surla teneur des contenus.Peut-on s’impliquerpersonnellementdans un compte rendu ?Non, le rédacteur, pourtant souvent professionnellementtrès impliqué, doit jouer le jeu d’une personne en retraitpossédant un certain recul. Il faudra donc évitersystématiquement l’emploi des pronoms personnels « je » etmême « nous ».Par voie de conséquence, les possessifs du type « nosservices » seront également écartés. Afin d’accroître lacrédibilité du document, il est indispensable de donnerl’impression d’un rédacteur neutre vis à vis de la situation.Que fait-on quand on està la fois le rédacteurdu compte renduet un participant actif ?La situation idéale serait de confier la rédaction du compterendu à une personne parfaitement à l’écoute, neparticipant pas de manière active à la réunion.Cependant, dans la réalité, le rédacteur du compte renduest souvent un participant actif, voire le président deséance. Dans ce cas, afin de donner au ton du texte unmaximum d’objectivité, il lui faudra jouer le jeu dupersonnage extérieur et parler de lui-même comme s’ils’agissait d’une tierce personne.
  25. 25. S A V E Z -V O U S Q U ’ I L E X I S T E 5 T Y P E S D E C O M P T E S R E N D U S ?13©Éditionsd’OrganisationDoit-on consacrer une pageaux renseignements (nomsdes participants, lieu, ordredu jour) ou commencerle compte rendu dèsla 1re page ?L’habitude veut que beaucoup de comptes rendus débutentsur la 1re page. Cette façon de faire est née à l’époque desdoubles effectués sur un papier carbone. Or, actuellement,avec le traitement de texte, il est beaucoup plus percutant etesthétique de consacrer toute la 1re page auxrenseignements administratifs pour ne commencer le textequ’en 2e page. De plus, il est plus facile ensuite derechercher une information. En effet, il sera possible detoujours rappeler l’ordre du jour sur cette page.Cependant, les deux formules sont adoptées, seuls le goûtet le souci d’efficacité de chacun permettront de trancher.Doit-on numéroter l’ordredu jour et par voiede conséquence le texte ?Les deux façons de faire (numérotation ou ordre du journon numéroté) sont actuellement en vigueur. La 2e formuleest cependant plus fréquente. En effet, il peut être maladroitde numéroter un texte, laissant croire ainsi que certainesrubriques sont plus importantes que d’autres. Or, dans laplupart des comptes rendus, les rubriques ne sont pashiérarchisées par ordre d’importance. Il vaut mieux laisserla numérotation au rapport, qui, lui, hiérarchise laconstruction du texte, ou utiliser celle-ci lors des comptesrendus volumineux, par souci exclusif de lisibilité.Que fait-on en l’absenced’ordre du jour ?Le compte rendu qui en découlera ne pourra être qu’uncompte rendu de synthèse (n° 3, 4 ou 5). Il seraparallèlement indispensable de créer des titres mais ils nepourront être intégrés à un « ordre du jour » car celui-ci estforcément un plan envoyé à l’avance.Cependant, il pourrait être habile de créer un titre « thèmesabordés » et de lister ces thèmes en 1re page. Les lecteurss’habitueront vite à distinguer les deux titres : ordre du jourou thèmes abordés. Grâce à cette sorte de sommaire en1re page, il sera aisé de rechercher l’information.Questions Réponses
  26. 26. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S14©Éditionsd’OrganisationPeu de personnes, en l’absence d’ordre du jour, prennentactuellement l’habitude d’adopter cette formule de créationde sommaireDoit-on signaler le nomdu rédacteur du compterendu ?Il est fréquent de rencontrer des comptes rendus necomportant pas le nom du rédacteur. Or, il serait plusefficace de toujours signaler le nom de ce dernier. En effet,on saurait ainsi à qui s’adresser pour des précisionscomplémentaires. C’est un usage à prôner.Est-il possible de sedémarquer du langageparlé ?C’est presque une obligation. Les comptes rendus les plusmaladroits sont ceux reprenant les tournures de l’oral sansaucune reformulation. Or, le code oral et le code écrit nes’organisent pas de la même manière. Les mots choisis nesont pas non plus les mêmes. Une reformulation systématiqueest donc de règle lors de la rédaction d’un écrit professionnel.À ce propos, vous trouverez une réflexion sur les types demots rejetés à l’écrit lors de la rédaction de documents.Que faire quand un timideou un volubiles’expriment ?Dans les comptes rendus de synthèse (3.4.5), le problème nese pose pas puisque les personnes sont peu ou pas nommées.Cependant, dans les comptes rendus n° 1 et 2 (littéral etlittéral reformulé), celui-ci se rencontre fréquemment. Dans cecas, il faut regrouper et enrichir par la formulationl’intervention hésitante et synthétiser la plus redondante.Quelle longueur doit-onadopter pour lesparagraphes ?Il faut éviter les textes denses et compacts pouvant créer unfrein de lecture. Il serait souhaitable de se donner commecontrainte de ne pas dépasser six lignes dactylographiéeslors de la rédaction d’un paragraphe.Ce volume est indispensable au lecteur pour bien saisir lateneur des contenus et surtout pour ne pas être rebuté dès lalecture. Il ne faut pas oublier que personne n’est forcé delire votre compte rendu. Il est donc indispensable de capterl’attention.Questions Réponses
  27. 27. S A V E Z -V O U S Q U ’ I L E X I S T E 5 T Y P E S D E C O M P T E S R E N D U S ?15©Éditionsd’OrganisationEst-ce que la phrase longueest de mise dans un compterendu ?Non, le compte rendu suit les mêmes lois de syntaxe que lalettre. Afin d’être lisible, il doit respecter les contraintes ducréneau de lisibilité moyen d’un Français, créneau situéentre huit et seize mots. La phrase de seize mots sera doncla plus fréquente.Elle correspond à des phrases de deux lignesdactylographiées maximum. Bien entendu, dans des casparticuliers, une phrase un peu plus longue peut êtreadoptée, mais ce doit être un fait exceptionnel.Comment prendredes notes en vue de larédaction d’un compterendu ?Il est absurde de donner un conseil de cet ordre avant debien percevoir les lois présidant à la rédaction de chaquetype de compte rendu. En effet, la prise de notes doit êtreadaptée au compte rendu choisi. Aussi, des méthodes deprises de notes vous seront proposées au cours deschapitres traitant, en détail, des conseils de rédaction dechaque type de compte rendu.Quel type de plan est suivilors de la rédactiond’un compte rendu ?Le plan des comptes rendus n° 1 et 2 est un planchronologique. Le rédacteur suit parfaitement ledéroulement de la réunion. À partir des comptes rendusn° 3, 4 et 5, le plan est organisé par thèmes. Si la réunionest bien dirigée, et respecte l’ordre du jour, il suffit de suivrechronologiquement le rythme des débats, eux-mêmesorganisés par thèmes. Par contre, dans le cas de réunionsmal dirigées ou informelles, il serait extrêmement maladroitde suivre le rythme des débats. Il faudra, dans ce cas,reclasser et organiser le texte selon un plan thématique.Doit-on fairesystématiquementapparaître le nom despersonnes s’exprimant aucours de la réunion ?Non, seuls les comptes rendus n° 1 et n° 2 imposent cettecontrainte. À partir du compte rendu n° 3 de synthèse, lenom d’une personne est noté uniquement si celle-ci :– se démarque du groupe par une opinion différente,– s’engage à réaliser une action,– a besoin d’être valorisée.Questions Réponses
  28. 28. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S16©Éditionsd’OrganisationDans les autres cas, les personnes disparaissent au profitdes contenus. Les comptes rendus n° 3, 4 ou 5 renforcentdonc l’esprit d’équipe. En effet, le texte semble émaner d’ungroupe et non de personnes fortement individualisées. Lesresponsabilités sont désormais prises ainsi en équipe et lacréativité d’un seul peut alors sembler celle du groupe.Les comptes rendus de synthèse sont donc à conseiller pourrenforcer l’esprit d’équipe.Est-il préférable deconnaître la sténographiepour préparer un compterendu ?Non – au contraire – si le 1er type de compte rendu, parcequ’il est très proche des paroles émises, permet unesituation de prises de notes en sténographie, il estpréférable par contre de ne pas utiliser celle-ci lors d’uneprise de notes destinée à la rédaction d’un compte rendu(2, 3, 4, 5).En effet, la prise de notes est dans ces cas complètementaxée sur le sens. Elle ne réclame donc pas la mêmedémarche intellectuelle que la prise de notes en sténo. Eneffet, lors de cette dernière, l’effort de concentrations’effectue plus particulièrement sur la retranscription dessons entendus.Procéder aux deux démarches intellectuelles en parallèlen’est du ressort que de ceux, très rares, qui possèdent unréflexe d’écriture en sténo quasi automatique. Certainessecrétaires se plaignent d’ailleurs parfois d’avoir perdu leuresprit de synthèse par une utilisation excessive de celle-ci.Cependant, il ne faut pas, bien entendu, être tropintransigeant. Certains professeurs de pointe proposent, eneffet, lors de l’apprentissage de la sténo, des exercices parmots clés et refusent la retranscription littérale du messageémis. Néanmoins, ne vous étonnez plus si vous l’avezabandonnée depuis longtemps lors de la rédaction d’uncompte rendu. Vous en comprenez maintenant la raison.Questions Réponses
  29. 29. 17©Éditionsd’Organisationchapitre 3En réunion, beaucoup se sentent perdus lors de la prise de notes. Eneffet, les propos sérieux côtoient des moments informels, mêlés d’apartéshors sujets, d’anecdotes, d’instants d’humour… il paraît alors très diffi-cile de savoir quoi noter, quand ? À la difficulté de percevoir l’essentielse mêle aussi une autre difficulté, celle de se repérer dans le bain des dif-férents niveaux de langue (chacun ne s’exprimant pas forcément sur lemême registre de langue) dans une situation d’expression souvent infor-melle, voire relâchée.Quatre moments à repérerLe preneur de notes doit en fait s’auto-guider en voix intérieure. Eneffet, il doit constamment repérer, et particulièrement écouter, quatremoments participant à une chaîne de raisonnement conduisant àl’action. Ces quatre moments sont, en quelque sorte, ses objectifs inter-médiaires pour déclencher l’acte de prise de notes. En effet, il ne s’agitpas de noter à rythme régulier. C’est pourtant l’erreur de certains. Enprenant ses notes, il faut garder en tête ces quatre situations phares, bienles identifier et donc être désormais en mesure de savoir dans quellePoints dPoints d’ancrageancraged’é’écoute en rcoute en réunionunion
  30. 30. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S18©Éditionsd’Organisationsituation le groupe se trouve à chaque étape de la réunion. On noteraalors intensément par moments, peu à d’autres, et on s’interrompra lorsde digressions lorsqu’il s’agit d’un moment hors sujet. Ces cartes à jouersalvatrices sont les suivantes :Cette vigilance intérieure permet de saisir les moments clés des réunions,au-delà des bavardages et digressions. Les notes seront prises en s’appuyantsur ces quatre cartes à jouer guidant la perception des contenus.Contexte :Bilan, besoin,problème JokerInformationsdefonctionnementPropositionsDécisionsActions
  31. 31. P O I N T S D ’ A N C R A G E D ’ É C O U T E E N R É U N I O N19©Éditionsd’OrganisationLe contexte : bien définir le cadreLes réunions sont organisées autour de bilans, besoins,problèmes, dysfonctionnements… Seules les struc-tures peu performantes se réunissent pour ne rien direvéritablement ! En effet, si des temps de rencontre sontprévus dans une organisation, c’est pour y faire le pointsous forme de bilans ou pour soulever un besoin devantêtre analysé. Il s’agit aussi, surtout, de régler les problè-mes, les dysfonctionnements de la structure. Une reformulation clairedu contexte devient par là même la base de travail de départ d’un aspecttraité, identifié ensuite dans le texte comme un point à l’ordre du jourou comme un thème abordé (en l’absence d’ordre du jour prévu àl’avance).Moment de participation : les propositionsÀ la suite d’un débat lié à un problème ou à une situa-tion particulière, des personnes prendront l’initiative derechercher des solutions et de les soumettre au groupe aucours de la réunion. Il s’agit alors de suggestions, parfoisde critiques. Ce moment est repérable à l’oral par la pré-sence de conditionnel pour les suggestions « on pourraitouvrir le bureau le samedi matin ». Les critiques sont for-mulées souvent à l’oral sur un mode interrogatif : « Le nom du produitn’est-il pas trop long ? ». Toujours reformulées ensuite dans les comptesrendus de type 1 et 2, très proches de l’opinion de chacun, celles-ci sontgénéralement absentes des comptes rendus plus synthétiques. Ellespourraient même être troublantes lorsque la décision prise est finale-ment très différente des suggestions émises. En lisant vite, en effet, cer-taines personnes peuvent par erreur retenir en décision une simpleproposition. À part cas particulier, en l’occurrence lorsqu’il serait mala-Contexte :– Bilan,– besoin,– problèmePropositions
  32. 32. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S20©Éditionsd’Organisationdroit d’éliminer la suggestion de quelqu’un. Les deux derniers comptesrendus (synoptiques de type 4 et 5 retiendront exclusivement les déci-sions prises, pourtant nées de propositions, non reportées dans le texte).L’étape des propositions est donc souvent absente, lors de la reformula-tion écrite, afin de retenir exclusivement les résultats en découlant (déci-sions et/ou actions). Une nuance est cependant à apporter. Il estindispensable de retranscrire par écrit les propositions quand aucunedécision n’est prise ce jour-là, l’action tournera alors autour de l’appro-fondissement des suggestions émises.La décision, tête pensante des comptes rendusDe l’ordre du présent de la réunion, la décision estd’ordre intellectuel. Elle précède toute forme d’action.Une décision est prise au cours d’une réunion mais ellepeut, bien entendu, concerner des événements futurs (ladécision est prise le 22 avril de créer un poste d’hôtesse à partirdu 2 mai). Cette décision sera pourtant enregistrée dansla rubrique « décisions ». En effet, une fois cette déci-sion prise, nul ne reviendra dessus dans le futur. La décision est généra-lement le fait d’un consensus de groupe (votes éventuels) mais peutégalement être l’initiative d’un supérieur hiérarchique se responsabili-sant seul sur celle-ci ou marquant par là son autorité. Il survient aussiqu’elle soit sous-entendue :Problème de rambarde de sécuritéL’action est de suite engagée : Changer la rambarde.Décision et action se superposent. Dans le compte rendu, seule l’actionà mener est retenue dans ce cas.Décisions
  33. 33. P O I N T S D ’ A N C R A G E D ’ É C O U T E E N R É U N I O N21©Éditionsd’OrganisationL’action comme volonté opérationnelleLes actions ou suites à donner s’effectueront dans le futur immédiat ouplus lointain de la réunion, voire très proche, dans le cas où celles-ci doi-vent être opérationnelles très vite après la réunion. Elles sont d’ordreconcret par comparaison avec la décision. Par ailleurs, il faut noter qued’une seule décision peuvent découler plusieurs dizaines d’actions :Décision :Création d’un poste d’hôtesse.Actions pouvant en découler :– étudier le meilleur emplacement pour situer le poste,– rechercher une personne compétente pour assumer ce poste,– contacter un tailleur pour commander un uniforme adéquat,– définir les fonctions exactes de ce poste,– commander un bureau design pour l’hôtesse,– évaluer le coût de ce poste,– étudier le meilleur moment pour le début de cette action,– informer le personnel de leurs obligations par rapport à ce poste, etc.Il est efficace, dès la demande de l’action, de nommer expressément dansle texte le responsable de celle-ci afin de le responsabiliser vraiment.Cependant, si la volonté est très opérationnelle, il faut également noterles dates butoirs de réalisation.Votre joker d’efficacité :les détails de fonctionnementPlus on martèle aux rédacteurs de comptes rendus « Faites synthétique »,plus ces personnes éliminent les détails associant l’acte de synthèse au
  34. 34. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S22©Éditionsd’Organisationsouvenir scolaire des résumés, quand il fallait éliminer tous les détails.Cette attitude est logique. Or, dans un compte rendu, même de synthèse,le détail de fonctionnement persiste à être fondamental. Par exemple, s’ilest dit dans la rubrique Action : « Tous les formateurs doivent prendre la cléde leur salle dans le bureau 112 ». Si ce détail, en apparence anodin, estomis dans le compte rendu, la confusion est assurée un matin à l’entréedu centre de formation quand les 20 formateurs vont errer à la recherchede la clé de leur salle avec leurs 200 stagiaires !Les informations à communiquer, mal gérées, peuvent être les grains desable qui enrayent la bonne restitution du contexte, des propositions,des décisions ou actions à mener. À vous d’avoir l’intelligence d’enmesurer la portée pratique…Retenez donc bien les quatre ancrages définis ci-dessus, véritables cartes,atouts de vos comptes rendus. N’oubliez pas non plus la carte « joker »qui, elle, regroupe toutes les informations susceptibles de bien huiler lesrouages de fonctionnement de la structure concernée.
  35. 35. 23©Éditionsd’Organisationchapitre 4La prise de notes, comme le compte rendu, a rarement été enseignée.À partir de l’entrée au lycée, les professeurs ne dictent plus, ils deman-dent à leurs élèves de prendre désormais des notes, mais rares sont ceuxqui donnent alors des conseils méthodologiques approfondis. Chacun vadonc dès l’adolescence se forger une façon de faire personnelle : notationde bribes de phrases captées au vol ou, dans une volonté plus synthéti-que, mots clés reformulant une partie des propos. Les dérives sont mul-tiples : trop de notes, notes mal prises, notes trop succinctes…Par observation de l’existant, on remarque la présence de deux grandesméthodes, la première est naturelle, la seconde est généralementacquise.Prendre des notes linéaires à l’ancienneLa prise de notes linéaire est la plus traditionnelle : 90 % des personnesnotent de cette manière. Sans initiation spécifique à la prise de notes,elles suivent en effet logiquement le rythme de l’écrit. Lors d’une réu-nion, le texte pris en notes met alors au même niveau les informationsComment prendreComment prendredes notes utilesdes notes utiles ?
  36. 36. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S24©Éditionsd’Organisationde teneur différente : contexte de chaque point à l’ordre du jour, décisionprise et actions à mener. Certains, par souci de clarté, utilisent un surli-gneur pour mettre en valeur certains passages. Les notes sont alors unpeu plus faciles à exploiter ensuite, l’initiative est donc intéressante,mais ce n’est pas encore une approche complètement performante.Le texte est pris en notes sur la page utilisée en format portrait.Les notes en tableau pour davantagede performancePrendre des notes dans un tableau en trois colonnes est la méthode àretenir pour les réunions. Le classement des notes sera effectué par lerédacteur en cours de réunion, grâce à l’aide visuelle des colonnes.L’écoute en est alors renforcée. En effet, c’est un véritable travail d’insé-rer au bon endroit, au sein des colonnes, les informations retenues.Il est en outre plus facile de rédiger ensuite à partir d’un texte dont lesancrages de sens sont déjà visuellement très structurés. Selon le choixeffectué la prise de notes s’appuiera sur la sténo (compte rendu de type 1)ou des mots clés (pour les autres). Dans presque tous les cas, les tableauxsynoptiques faciliteront votre prise de notes.Cette méthode de prise de notes sur des grilles préétablies a prouvé sonefficacité, même dans les cas où le type de compte rendu choisi est untexte rédigé de manière traditionnelle. Ces grilles sont, en fait, un sup-Titre
  37. 37. C O M M E N T P R E N D R E D E S N O T E S U T I L E S ?25©Éditionsd’Organisationport rigoureux permettant de renforcer la vigilance intellectuelle durédacteur. L’écoute devenue plus active, plus intense, par l’effortd’organisation des notes, la mémorisation du débat en sera alors plusforte. Il sera plus aisé par la suite de reformuler.De plus, l’utilisation permanente de mots clés au lieu de phrasescomplètes, captées directement sur l’oral, aura déjà amorcé l’acte desynthèse.Grâce à cette approche, les sujets/acteurs humains deviennent secondai-res pour une mise en valeur des faits. Des noms de personnes peuvent,bien entendu, être retenus mais seulement pour indiquer un désaccord,une marginalisation, une responsabilité individuelle ou tout simple-ment la volonté tactique de mettre en valeur une personne.Seuls les 1eret 2etypes de comptes rendus réclament de noter systéma-tiquement le nom des intervenants car chaque opinion personnelle doitapparaître au sein de ceux-ci.Ordredu jourNotez iciles informationscontextuelles,résumédu problème/bilanbesoinSuite à donnerSynthèse des débats(Contexte – Propositions – Décisions)Reproduisez ici les titresde l’ordre du jour ou lethème du point abordéen l’absence d’ordre du jourNotez en retrait les décisionsprises en les mettant en valeurNotez ici les actionsà réaliser et le nomdes responsables de celles-ci,éventuellement les dates butoirs
  38. 38. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S26©Éditionsd’OrganisationLes notes sont prises sur la page en format paysage pour mieux exploiterle contenu des colonnes.Comment prendre ses notes dans le tableau ?L’avantage de prendre des notes dans un tableau est de contraindre lepreneur de notes à beaucoup de rigueur intellectuelle.1 Colonne de gaucheInsertion des titresCette colonne reprend les titres de l’ordre dujour. En revanche, en cas d’absence d’ordredu jour, le texte des notes sera alorsréorganisé a posteriori sous des titres. Lacolonne prendra alors pour titre « Thèmesabordés ».2 Colonne centraleMots clés centrés sur des (nomscommuns)Cette colonne, la plus large, reprendra troisaspects : le bref résumé du contexte du pointprécis traité à l’ordre du jour avant touttravail de réflexion en groupe,éventuellement les propositions émises parles participants et impérativement lesdécisions prises. Il sera ensuite habile dedétacher matériellement les décisions en lesmettant en valeur par un gras ou un italiquepar exemple.3 Colonne de droiteMots clés centrés sur des verbesà l’infinitifCette colonne sera réservée aux actions àmener (suites à donner).Il sera en outre très efficace de mentionner lesresponsables des actions afin de fortement lesresponsabiliser. Dans certains cas les datesbutoirs seront également précisées pourrenforcer la rigueur d’avancement duplanning.
  39. 39. C O M M E N T P R E N D R E D E S N O T E S U T I L E S ?27©Éditionsd’OrganisationLe mot clé au service de la prise de notes efficaceUne prise de notes efficace retient, en mots clés, les noms, porteurs del’idée. Seront éliminés les sujets et les verbes conjugués :Pour des informations liées à la notion de bilanIl est donc primordial de repérer, lors de l’écoute ou de la lecture, lenom, mot sur lequel se centralisent les résultats de tous les actes passésou présents.En revanche, quand il s’agira de retenir des actions futures à entrepren-dre, le verbe à l’infinitif guidera, dans ce cas, la prise de notes.Dans le cas d’une action à menerDans le cas d’une proposition, le nom commun reprendra sa position entête de phrase, il sera alors suivi du verbe à l’infinitif :Dans le cas d’une propositionOral ÉcritNous avons organisé une réuniond’information destinée aux salariés.Réunion d’info organisée pour salariés.Oral ÉcritIl faut organiser une réunion d’informationdestinée aux salariés.Organiser réunion d’info pour salariés.Oral ÉcritIl est nécessaire d’organiser une réuniond’information pour les salariés.Nécessité organiser réunion info poursalariés.
  40. 40. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S28©Éditionsd’OrganisationLe style de la prise de notes sera donc télégraphique et seront écartéestoutes les phrases composées d’un sujet et d’un verbe conjugué. L’objec-tif est d’éliminer toute redondance afin de centrer la pensée et la mémo-risation sur les contenus.Il est reconnu, par ailleurs, que toute démarche de synthèse joue sur lesvolumes, seules sont retenues les idées-forces. En effet, lors d’argumen-tations, seules les idées-forces clés chapeautant l’argumentation serontretenues.Cette forme de prise de notes élimine l’enveloppe du brillantd’expression : la prise de notes est centrée sur le contenu. Il ne s’agit pasde retenir une bonne formule. Comme des pierres clés, assises de la pen-sée, quelques mots aux contenus essentiels vont donc être juxtaposés.Une prise de notes de ce type comporte environ deux à huit mots pourexprimer une seule idée. Cependant, dans le cas de grande maîtrise d’unsujet ou d’une excellente mémoire, un seul mot pourrait suffire. À cha-cun de juger de ses capacités à rebondir sur son propre volume de notes :« Ai-je trop noté ou pas assez ? »Le schéma suivant permet d’avoir une vision d’ensemble du type demots généralement retenus lors d’une prise de notes par mots clés.
  41. 41. C O M M E N T P R E N D R E D E S N O T E S U T I L E S ?29©Éditionsd’OrganisationRespectez une unité grammaticalelors de vos prises de notesIl faut noter que la pensée hiérarchise mieux les idées quand la compa-raison porte sur des mots exprimés sur la même base grammaticale(noms ou verbes à l’infinitif enchaînés). Pour cette raison, les présenta-tions visualisées en hauteur utilisent déjà ce procédé.Noms communspour les bilansPrise de notes pour les bilans : Passé - PrésentPrise de notes pour les actions à entreprendre : FuturAdjectifsou participes passésemployés comme adjectifssi nécessaires au sensVerbes à l’infinitifpour les actionsPrépositionsQuand nécessitéd’un axe de sensPrépositionsQuand nécessitéd’un axe de sensAdverbes parfoisSi nécessairede nuancer le sensAdverbesParfoisPossessifssi nécessaireAdjectifsou participes passésemployéscomme adjectifsNoms communsPossessifsSi nécessaire
  42. 42. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S30©Éditionsd’OrganisationExemple de prise de notes avec unité grammaticaledes têtes de phraseDossier :– fiche signalétique– test de logique– photo d’identitéNécessité de :– transmettre doc ensemble des services– vérifier dossiers clients– utiliser TICRéflexions sur le passage obligatoire de l’oralà l’écritÀ l’aide du schéma de la page 32, il vous sera aisé de constater que pourtransmettre un même contenu il faut se débarrasser progressivement, àl’écrit, de beaucoup d’éléments liés à la redondance de la forme.L’oral sera nécessairement plus volumineux. Pour choisir une comparai-son matérielle, l’oral serait un peu comme du chocolat au lait (parfoistrès laiteux voire blanc, quand il est très redondant ! ) et l’écrit serait duchocolat noir (souvent très dense, parfois 100 % chocolat dans le cas descomptes rendus synoptiques de type 5 sous forme de tableaux) ! La dif-ficulté est de saisir comment conduire son expression vers l’éliminationdu « lait », devenu désormais inutile lors de la rédaction d’un documenttrès synthétique.Densité des contenus émis lors des exposésCette densité, vous l’avez déjà perçue lors de certains exposés durant les-quels l’orateur, souvent débutant ou timide, lit son texte devant son
  43. 43. C O M M E N T P R E N D R E D E S N O T E S U T I L E S ?31©Éditionsd’Organisationpublic. Soudain, votre prise de notes s’est révélée un acte très difficile.Vous aviez conscience de l’importance de ce qui était dit, envie de beau-coup noter et vous n’en aviez pas le temps. Il vous semblait que votrepensée ne parvenait plus à suivre le rythme des mots entendus. Celle-cine semblait plus capable de « digérer » le contenu émis.Pour cette raison, il est conseillé de ne jamais écrire de phrases complèteslors d’un exposé afin de se donner la chance de développer sa penséeautour de mots clés (les seuls notés) et d’être ainsi accessible à tous.Prendre des notes à partir d’un véritable oral est plus aisé. En effet, destemps de repos sont ménagés par le « lait » (redondances – répétitions –redites). Or, les réunions sont des situations où les personnes s’expri-ment la plupart du temps dans ces conditions (à part le cas ponctuel delecture de notes entièrement rédigées ou lors de réunions aux contenustrès bien préparés).
  44. 44. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S32©Éditionsd’Organisation•Délayage•Redondances•Répétitions•Redites•Expressionparfoistroprelâchée•Expressionparfoistropsoutenue•Incohérencespossibles•Absencepossibledepland’ensembledesinterventions•Liaisonsparfoissous-entendues•Différencesdeniveauentrelesinterventions•ExemplestrèsdéveloppésImage–Oral:chocolataulait(voirechocolatblanc)OralComparaisonsentrel’oraletl’écritdescomptesrendus•Éliminationdesredondances•Suppressiondesrépétitions•Traductiondel’expressionoraleenlangageécritÉcritn°1•Reformulationenlangageécrit•Formulationdesynthèsepourchaqueintervention•MêmevaleuraccordéeàtousÉcritn°2•Synthèsedesinterventions•Cohérenced’ensemble•Exigencedereconstructions•ÉliminationdusuperfluÉcritn°3•Formulationencoreplussynthétique•Découpageparcolonnespourfaciliterlacompréhension•PhrasestrèsramasséesavecsujetsetverbesconjuguésÉcritn°4•Formulationtoujoursplussynthétiquegrâceàl’absencedesujetsetverbesconjugués•DécoupageparcolonnesÉcritn°5Image–Écrit:chocolatnoirtendantversladensitélaplusgrande
  45. 45. 33©Éditionsd’Organisationchapitre 5Le compte rendu de type 1Au cours de ce livre, le texte de l’oral de réunion ci-dessous, sera utiliséplusieurs fois comme base de travail pour être décliné en plusieurstypes de comptes rendus au cours des prochains chapitres. Cette réu-nion est un prétexte pour dégager les lois inhérentes à chaque type dedocument. Les conseils qui en découleront sont bien entendu valablespour tous vos futurs contenus. Il sera ainsi plus facile, par le mêmeexemple, d’en comprendre les différences en s’appuyant sur cette mêmebase de contenu. Cette dernière est simple à comprendre, l’objectif étantde centrer l’attention sur les méthodes et conseils et non sur la teneurspécifique d’un contenu, forcément toujours variable.Le compte rendu de type 1 : enregistrementpar écrit de l’expression exacte de l’oralNous allons d’abord observer et commenter un oral comportant deuxpoints à l’ordre du jour et une question non prévue à celui-ci. Nous nousposerons, tout au long du texte, des questions sur les éléments à retenirReporter fidReporter fidèlementlementdesdes échanges oraux en rchanges oraux en réunionunion
  46. 46. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S34©Éditionsd’Organisationpar la suite pour les autres comptes rendus. Nous repérerons égalementles tournures à éliminer ou à reformuler. Cette sténotypie de réunionpourrait être quasiment le texte du compte rendu de type 1 qui est laretranscription d’un texte pris en sténo. Toutefois, ce type de compterendu peut être également légèrement reformulé (quand les phrases sontinachevées, lors de répétitions…). Ce choix dépend de la volonté ducommanditaire. En effet, il peut s’agir de retrouver l’exactitude précisede la forme des propos réellement tenus (pour analyser par exemple desniveaux de langue ou pour enregistrer une déclaration très précise lorsd’une déclaration de type procès verbal).Réunion de coordination de service(15 mars 2005)Fabricant de matériel de conditionnementliste des participantsMuriel Lagher : Responsable du département: (animatrice de la réunion)Luce Daumier : SecrétaireFrançois David : Service comptabilitéFrancis Duprat : Responsable du service commercialJulie Vertin : Responsable de la communicationMax Zetin : Responsable de la sécurité
  47. 47. R E P O R T E R F I D È L E M E N T D E S É C H A N G E S O R A U X E N R É U N I O N35©Éditionsd’OrganisationTexte de l’oral CommentaireMuriel Lagher Nous allons nous réunir aujourd’hui assezbrièvement car nous devons participer à 11 h à laréunion générale du Groupe. C’est pour cette raison quenous avons mis seulement deux points à l’ordre du jour :le lancement de notre nouveau produit Isotoutpetit auprèsde nos plus gros clients et le règlement des problèmes liésà des vols de matériel.Tout d’abord, Julie, peux-tu nous parler de ce que tu asprévu pour le lancement d’Isotoutpetit ?Julie VertinJe ne sais pas si tout le monde connaît ce nouveau produitqui permet d’isoler les aliments dans le réfrigérateur sanstrace d’humidité à l’intérieur de la boîte ? Sa formuleprésente de plus l’originalité d’être modulable car repliableselon les besoins. C’est très pratique, cela permet de neplus avoir plusieurs boîtes de dimensions différentes quiencombrent vos placards de cuisine et votre frigo.Luce DaumierC’est en effet super pratique aussi pour les pique-niques !Plus besoin de transporter des boîtes encombrantes dansson sac à dos !Julie VertinJe souhaite organiser un petit déjeuner avec nos meilleursclients pour leur présenter le produit ! Ce seront surtout desresponsables des achats. On pourrait inviter aussi deux outrois journalistes. Je prévois une cinquantaine de personnesMax ZetinOui, ce serait bien. Quand démarre la campagne de pubofficielle ?Luce DaumierLe 6 avril prochain, par des spots télé et des pubs dans desmagazines professionnels, pour toucher à la fois le grandpublic et les spécialistes. C’est une campagne qui nouscoûte cher mais qui devrait avoir un impact sur notre image.Description du 1er contextePropositionReformulationsystématique des expressionsde langage parléquand on passera au compterendu. Jamais de tutoiementdans les écrits professionnels,sauf sur les messageriesélectroniquesL’oral estdans une expressionrelativement relâchée.Les mots choisis sont peurecherchés. Des répétitionsparsèment le textesans complexes !La description se diluetoujours à l’oral !
  48. 48. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S36©Éditionsd’OrganisationMax ZetinLe nom est pas trop long ?Luce DaumierOn a bien étudié notre cible et on communique avec unpersonnage que l’on voudrait rendre aussi familier que leMarsupilami. C’est un petit mille-pattes à la tête trèsrigolote ! vraiment très sympa ! Nous aurions besoin quevous nous aidiez à organiser le petit déjeuner qui devraitavoir lieu le 6 avril. Max, tu peux faire quelque chose ?Max ZetinJe peux m’occuper bien sûr de toute la logistique :installation du matériel (tables, chaises, buffet…). Luce,peux-tu t’occuper du traiteur car je suis pas au top pources choix-là ?Luce DaumierSans problèmes. On m’a d’ailleurs conseillé un nouveautraiteur. Un jeune qui vient de créer son entreprise et quipropose des produits originaux, quelques spécialitésétrangères, dont un petit gâteau portugais ! un vraidélice ! En plus, il n’est pas trop cher ! Ses présentationsde buffet sont super jolies. Il a un goût très sûr !François DavidTu ne pourrais pas réduire les coûts en demandant defaire quelque chose au chef de notre restaurant ?Luce DaumierÀ non ! Je ne veux pas recommencer ce genre deprestation ! La dernière fois, il a fallu que je fasse signerune tonne de papiers pour une prestation au final trèsbanale, du type croissant, jus d’orange, café et thé !J’estime que pour ce lancement, il faut faire beaucoupmieux ! Quitte à ce que cela coûte un peu plus cher ! Jene sais pas ce que vous en pensez ?Décision d’actionPropositionTexte de l’oral CommentaireJamais de pronom« on » dans les écritsprofessionnels même si l’oralles a utilisés. Oubli de la négationnon repris à l’écritFaute de français de l’oral(oubli de la négationqui ne sera jamais reportéedans un écrit)Le langage oral est relâchéet délayé. L’écrit devra donc être unereformulation. Nous sommes ànouveau sur le contexte.
  49. 49. R E P O R T E R F I D È L E M E N T D E S É C H A N G E S O R A U X E N R É U N I O N37©Éditionsd’OrganisationJulie VertinTu as raison – On ne peut plus se permettre de proposerla même prestation que les petits déjeuners des stages deformation ou d’un accueil ponctuel client. Déjà qu’on faitmaintenant l’économie d’un déjeuner à midi !Approbation des participantsJulie VertinOn se charge Lucie et moi de contacter le traiteur, de leréserver pour le 6 et d’envoyer les cartons d’invitation.Pouvez-vous me lister vos souhaits d’invitationssupplémentaires en complétant la liste de la dernière foisque vous avez dû tous conserver ? Francis a peut-être desexigences commerciales que je ne cerne pas ?Francis DupratJe vais y réfléchir. Je t’envoie ma liste en début desemaine prochaine.Muriel Lagher : J’aurai sans doute aussi quelques noms àrajouter. Je te les enverrai aussi en début de semaine. Plusrien à dire sur ce sujet ?.... On passe donc au secondpoint à l’ordre du jour. Il faut qu’on règle très vite cesproblèmes de vol. Max, résume le problème.Max ZetinOui, Sébastien Dubois,qui est responsable du matérielvidéo et de l’informatique, m’a alerté depuis déjà un moisà propos de plusieurs vols récents : un vidéo-projecteur,deux micro-portables et un grand écran plat ! ce n’est pasanodin tout de même !François DavidNous n’avions jamais eu de vol de cette ampleur jusqu’àprésent. En effet, ces vols sont quand même estimés àenviron 5 000 euros !DécisionActionActionActionAutre contexteTexte de l’oral CommentaireForme interrogative à partird’une affirmation, jamais repriseà l’écrit sous cette forme. Dans lescomptes rendus (2-3-4-5)les interrogationssont toujours indirectes
  50. 50. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S38©Éditionsd’OrganisationMax ZetinEn plus, ces vols ont eu lieu dans la journée, à un momentoù certains auraient pu voir quelque chose. Il est vrai quela circulation est constante sur les 11 étages. Le barragese fait en bas, par la société de gardiennage, mais lesétages sont libres et nous sommes quand même7 sociétés à occuper cet immeuble !Max ZetinCes vols ont eu lieu à un mois d’intervalle environ. Cematériel provenait de trois salles de formation, ouvertesdans la journée, seulement fermées le soir.Julie VertinEt dire que je n’ai jamais rien vu ni entendu ! Mon bureauest pourtant à côté d’une des salles de formation, pas loindes autres non plus… et ma porte est presque toujoursouverte. Je supporte pas de la fermer ! Je suis un peuclaustrophobe ! J’aurais dû voir quelque chose… mais jevous assure je n’ai rien vu de suspect ! Il est vrai que je nelève pas le nez toutes les 5 minutes !Luce DaumierTu rigoles ! Quand tu téléphones, tu es tellementconcentrée que je pourrais passer en faisant la roue dansle couloir que tu ne remarquerais rien ! En plus, trêve deplaisanterie ! tu sais, c’est facile de ne rien voiractuellement. Il suffit de ranger ce matériel dans unegrande besace, ni vu, ni connu ! surtout pour la dernièregénération de micro-ordinateurs extra plats ! Autrefois, ilfallait de grands sacs de sport, pas du tout discrets, pourtransporter ce type de matériel, bientôt il seratransportable dans sa poche ! Il faut peut-être prendredes mesures.Max ZetinC’est tout simple, il suffirait de mettre une porte avec codepour les salles de formation.Description du contexte1re PropositionTexte de l’oral CommentaireEncore une négation oubliéeà l’oral !Humour jamais reprisdans un compte rendu,sauf volonté de ton ponctuelle
  51. 51. R E P O R T E R F I D È L E M E N T D E S É C H A N G E S O R A U X E N R É U N I O N39©Éditionsd’OrganisationLuce DaumierOui, mais tout le monde finirait par savoir le code !Max ZetinIl suffirait de le changer tous les mois !Julie VertinC’est un peu compliqué de le changer souvent, imaginequand on a besoin de la salle de réunion pour un rendez-vous avec un client, il faudrait toujours se tenir informé ducode. C’est un peu prise de tête ! Ne vaudrait-il pasmieux que l’on y accède avec un badge ? Au moins, onserait sûr que seuls les membres de notre société yauraient accès. Cela limiterait certainement les dégâts !Max ZetinOui, vous avez raison Julie. Il me semble que c’est unesolution pratique et rationnelle, pas complètement fiablepourtant mais on a quand même pas mal confiance dansnotre personnel. On pourrait tenter cette formule.Qu’en pensez-vous ?Les participants : oui, on pourrait essayer.Max ZetinQui veut se charger de la recherche de la société poursécuriser ces salles par le biais d’un badge et nous faireune première estimation des coûts ?François DavidJe veux bien m’en charger, cela ne doit pas être tropcompliqué et au moins je saurai contrôler les coûts !Luce DaumierC’est sûr, on peut te faire confiance sur ce point !François DavidDis de suite que je suis radin !Luce DaumierMais pas du tout, tu es notre comptable préféré !2e PropositionDécisionActionTexte de l’oral CommentaireExpression de langage parlé !argot, jamais repris !Ton badin, jamais ensuiteretranscrit à l’écrit !
  52. 52. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S40©Éditionsd’OrganisationCe compte rendu pourrait être, dans certains cas un peu remaniés, un compterendu de type 1. Ce dernier est le seul texte proche d’une prise de notes ensténographie. En effet, le texte de ces comptes rendus est peu éloigné de laforme utilisée à l’oral. Cependant, il est forcément long, fastidieux à lire, sansaucun filtrage de forme. Deux heures de réunion peuvent représenter qua-rante pages de texte ! Toutefois, il présente l’avantage d’offrir l’intégralité desdébats, en style direct, dans une expression très voisine de l’oral.Max ZetinBon, François, tu te charges de cette recherche et desdevis pour le mois prochain. J’aimerais bien qu’onprenne une décision sans plus tarder avant que tout lematériel disparaisse !Muriel LagherComme nous sommes tous conviés à la réunion de 11h etqu’il reste très peu de temps, nous allons exception-nellement terminer cette réunion plus tôt que d’habitude.Souhaiteriez-vous quand même soulever des questionsnon prévues à l’ordre du jour ?Luce DaumierCertaines personnes m’ont demandé des renseignementssur les VAE (validation des acquis professionnels). Il seraitpeut-être bien que l’on approfondisse la question ?Muriel LagherJ’y suis très favorable. En effet, c’est une démarche trèsmotivante qui peut dynamiser des équipes ! François,pourriez-vous vous renseigner et constituer un dossier desorganismes qui sont accrédités à ce sujet ? J’aimeraisbien lancer au moins une procédure cette année. Celapourrait faire boule de neige !Bon je crois qu’il faut maintenant terminer car il estpresque 11h et on risque d’être en retard.ActionQuestionActionTexte de l’oral CommentaireLes questions diversessont toujours retranscrites, maisdégagées nettement de l’ordre du jourdans le compte renduExpression de langage parlé,jamais reprise ensuite à l’écrit.
  53. 53. R E P O R T E R F I D È L E M E N T D E S É C H A N G E S O R A U X E N R É U N I O N41©Éditionsd’OrganisationCe type de compte rendu est cependant indispensable pour retranscrireexactement des propos du type déclaration, aveux… situations où lesrisques pris par une reformulation pourraient entraîner de graves con-séquences juridiques. Il est également utilisé dans les réunions très offi-cielles pour retranscrire avec exactitude l’atmosphère des débats. Dansla situation d’une réunion de service, il serait absurde. En revanche,dans le cadre d’une conférence, dont les thèmes sont préparés à l’avance,ce style de compte rendu peut retranscrire la vie des débats et être rela-tivement agréable à lire par l’impression donnée d’être véritablementen prise directe avec la réalité. On peut le rencontrer dans des situationsoù il est le moyen d’analyser de manière exhaustive les contenus d’unoral ainsi que la forme choisie pour s’y adapter. Par exemple, dans lemonde de la radio, quand il s’agit ainsi de retenir par écrit les questionsdes auditeurs.Ce document devient toutefois rapidement fastidieux quand l’intentionde l’auteur n’est pas centrée sur la forme du texte. Il est alors à décon-seiller vivement. Or, souvent, l’objectif des comptes rendus de réunionest axé sur le fond plutôt que sur la forme. Ce document volumineuxn’est pas alors d’une grande efficacité pour communiquer l’essentiel. Deplus, le destinataire doit, seul, faire l’effort de synthèse.Affiner la forme en reformulant un peuIl est possible également dans la situation de ces retranscriptions néces-saires de propos exacts pris en sténo de reformuler un peu, pour dégagerle texte des redondances de l’oral, de ses répétitions de mots, d’une lan-gue aux constructions plus maladroites. Voici ci-dessous comment lemême début de texte aurait été traité selon ce principe.Observez combien le texte est proche de l’oral initial de la page 35 par saconstruction, ses développements, ses répétitions… Le texte se présente
  54. 54. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S42©Éditionsd’Organisationcomme une pièce de théâtre. Les intervenants sont nommés et s’expri-ment en style direct :Muriel LagherNous allons nous réunir aujourd’hui assez brièvement car nous devons par-ticiper à 11 h à la réunion générale du Groupe. Dans cet objectif, nousavons mis seulement deux points à l’ordre du jour : le lancement de notrenouveau produit Isotoutpetit auprès de nos clients les plus importants etle règlement des problèmes liés à des vols de matériel. Tout d’abord, Julie,pouvez-vous résumer ce que vous avez prévu pour le lancementd’Isotoutpetit ?Julie VertinJe ne sais pas si chacun connaît ce nouveau produit qui permet d’isoler lesaliments dans le réfrigérateur sans trace d’humidité à l’intérieur de laboite ? Sa formule présente de plus l’originalité d’être modulable car replia-ble selon les besoins. C’est très pratique. Ce nouveau produit offrel’avantage de ne plus avoir plusieurs boîtes de dimensions différentes quiencombrent vos placards de cuisine et votre réfrigérateur.Luce DaumierC’est en effet très pratique également pour les pique-niques ! Plus besoinde transporter des boîtes encombrantes dans son sac à dos !Julie VertinJe souhaite organiser un petit déjeuner avec nos meilleurs clients pour leurprésenter ce produit ! Il s’agira surtout de responsables des achats. Il seraitintéressant également d’inviter aussi deux ou trois journalistes.Le texte est, comme vous le constatez, légèrement modifié par rapportau texte brut précédent en faveur d’une traduction en langage écrit. Letutoiement est toutefois éliminé dans cette version épurée (qui n’auraitjamais été utilisée dans une réunion aussi décontractée), les mots de lan-gage parlé sont reformulés, les constructions affinées…
  55. 55. R E P O R T E R F I D È L E M E N T D E S É C H A N G E S O R A U X E N R É U N I O N43©Éditionsd’OrganisationCommentaires critiques sur les comptes rendusde type 1Il est généralement maladroit d’utiliser ce type de compte rendu ensituation professionnelle classique (réunions), comme c’est le cas dansl’exemple ci-dessus. Quand on le rencontre pour des réunions de coor-dination, il s’agit la plupart du temps d’une « erreur technique » : lesrédacteurs ou les prescripteurs de ce compte rendu n’ayant pas appro-fondi la réalité concrète de cette commande. En effet, au premier degréde réaction, il paraît logique d’enregistrer en sténo des propos pour lesretranscrire à l’écrit dans leur forme la plus exacte.Or, ce type de compte rendu présente plusieurs inconvénients majeurs :❐ reproduire les maladresses de l’expression orale, normalesdans une situation improvisée où l’on travaille sans filet ;❐ entraîner des répétitions, l’oral étant moins structuré que l’écritpour la même raison qu’au-dessus ;❐ reporter une expression trop délayée, l’oral étant toujours plusdéveloppé qu’un écrit pour une meilleure perception du messagedans ce contexte (syndrome du chocolat au lait, voire du chocolatblanc !) ;❐ produire un texte trop volumineux, l’écrit est en effet lemoment privilégié de la synthèse, le lecteur généralement presséayant besoin d’aller à l’essentiel.
  56. 56. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S44©Éditionsd’OrganisationQuelques situations imposent sa présence❐ Quand les différents participants sont de mauvaise foi et contes-tent la moindre reformulation de leurs propos, il est habile del’utiliser pour prévenir toute contestation.❐ Quand une étude doit être effectuée sur la forme orale des proposémis.❐ En situation d’enregistrement de propos ayant une répercussionjuridique (déclarations, aveux…).Les deux extrêmes par l’observationObservez l’efficacité du même texte traité en tableau sur la page suivantesous la forme type 5 (vous le retrouverez dans le chapitre consacré à cetteforme de compte rendu p 75). Sa facilité de lecture vous permettrad’ailleurs de prendre en compte rapidement des contenus de cette étudede cas. En effet, c’est ce même texte qui sera décliné aux cours des pagessuivantes sous le vêtement des autres types de compte rendu.
  57. 57. R E P O R T E R F I D È L E M E N T D E S É C H A N G E S O R A U X E N R É U N I O N45©Éditionsd’OrganisationLemêmecontenusousformedetableausynoptique!OrdredujourSynthèsedesdébatsSuiteàdonnerOrganisationd’unpetitdéjeunerLancementdelanouvelleboîteétanche,IsotoupetitDescriptionduproduit:boitemodulableetrétractableaprèsemploi,pratiquepourlerangementetpourlesdéplacements.Cibledouble:grandpublicetspécialistes.Publicitéàpartirdespotstéléetdemagazinesprofessionnels.Communicationparlebiaisd’unpetitmille-pattesIsotoupetit.Petitdéjeunerdelancementprévuaveclesclientsimportantsetjournalistes,le6avrilprochain,jourdedémarragedelacampagnedepublicité.Choixd’unnouveautraiteur.Assurerlalogistiquedupetitdéjeuner.(MaxZetin)Contacterletraiteuretlancerlesinvitationsaux50personnesprévues.(LuceDaumieretJulieVertin)Transmettrelalistesupplémentaired’invitésavantle25marsprochain.(MurielLagheretFrancisDuprat)ProblèmedevoldematérielEstimationdescoûtsdesobjetsvolésévaluéeàenvirons5000eurosAnnonced’unproblèmedevoldematériel,ayanteulieudejourdanstroissallesdeformation,àunmoisd’intervalle.Miseenserviced’unsystèmeavecbadged’accèsauxsallesdeformation.Rechercherlasociétésusceptibledemettreenplacecesystèmeetdemanderundevisavantle15avrilprochain.(FrançoisDavid)QuestionsdiversesCertainespersonnessontintéresséespardesrenseignementsconcernantlaVAE(ValidationdesAcquisd’Expérience).Unavisfavorableestémis,parMurielLagher,surcettedémarched’évolutionpersonnelle.Réunionterminéeexceptionnellementà11h.RecueillirdesrenseignementssurlesprocéduresdeVAEauprèsdesorganismesaccréditésafind’engagerunepremièredémarchedecetypeaucoursdel’annéecivile.(FrançoisDavid)
  58. 58. 47©Éditionsd’Organisationchapitre 6Le compte rendu de type 2 ou procès-verbalBeaucoup distinguent difficilement le procès-verbal du compte rendu,pensant même qu’il s’agit là de deux documents très différents.Différence entre compte rendu et procès-verbalLa différence est très simple, le procès-verbal est en fait un compte rendulittéral reformulé, comme le compte rendu ci-après, mais obligatoire-ment relu par chaque participant. Il est éventuellement modifié aprèsleurs suggestions, validé ainsi avant diffusion par tous les présents, avecsignature ou non. En effet, il arrive souvent que ce type de compte rendusoit appelé procès-verbal par des structures professionnelles, sans systé-matiquement être signé par les participants. En effet, leur simple vali-dation avant diffusion est, dans ce cas, considérée comme unereconnaissance de l’exactitude des propos émis.Quand il n’est pas validé par les participants avant diffusion, ce mêmetexte est appelé compte rendu. Il s’agit alors d’un compte rendu littéralreformulé de type 2 dans notre tableau de la page 8.Mettre en valeur les opinionsMettre en valeur les opinionsde chacunde chacun
  59. 59. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S48©Éditionsd’OrganisationCaractéristiques du compte rendu littéralreformulé de type 2Procès-verbal ou compte rendu littéral reformulé, ces deux documentsse présentent par un texte, généralement sans titres, et surtout sans sous-titres. Il comporte à chaque fois le nom de l’intervenant en début dephrase, à la 3e personne (style indirect), au présent de narration :Dominique Millet affirme que cet aspect est primordial…L’attitude ou la position de la personne par rapport au sujet est égale-ment mentionnée :– désapprouve…– s’indigne…Mettre en valeur la position individuelledes participantsL’objectif premier de ce type de document est en effet de mettre envaleur les opinions, parfois différentes, voire divergentes de chacun. Ilest par conséquent souvent employé dans les situations où les responsa-bles s’expriment au nom d’une direction, d’une équipe, d’un service oud’un groupe (réunions entre partenaires, entre directions, avec les parte-naires sociaux…).Il permet de retranscrire fidèlement le développement d’une argumen-tation dans son ensemble. Ce document prend en compte et renforce parconséquent les prises de position, les contestations, les argumentationscontraires. Il est donc maladroit de l’utiliser dans les situations de travailen équipe où l’objectif premier est de faire ressortir un consensus degroupe et de travailler sur les contenus et non sur la subjectivité devision de chacun.
  60. 60. M E T T R E E N V A L E U R L E S O P I N I O N S D E C H A C U N49©Éditionsd’OrganisationMéthode de prise de notespour ce type de compte renduUn premier conseil serait de s’efforcer à ne pas tout noter, le défaut fré-quent lors de la préparation de ce type de compte rendu étant le volumede notes prises par le rédacteur.Il serait même conseillé, et c’est là une méthode inhabituelle, de notersous forme de tableaux synoptiques afin d’avoir clairement à l’esprit,lors de la reformulation, les propositions, les décisions et les actionsdemandées. Cette méthode permet une approche plus structurée descontenus et donc une reformulation plus cohérente de l’oral initial.Cependant, il ne faut pas omettre de noter très rigoureusement le nomdes personnes lors de chaque intervention pour ne pas mélanger les opi-nions qui pourraient être divergentes. En effet, il s’agit de parfaitementmettre en valeur leur prise de position personnelle et l’attitude qu’ilsadoptent à propos d’un sujet.Afin de faciliter cette prise de notes, un tour de table peut être rapide-ment esquissé sur papier avec, en face de chaque nom, un numéro. Cemoyen vous permettra de noter plus vite, n’ayant plus à réfléchir aux ini-tiales du nom de chacun. Ce papier, détaché des notes, sera posé à côtéde vous pour favoriser une consultation rapide durant toute la réunion.
  61. 61. R É U S S I R S E S C O M P T E S R E N D U S50©Éditionsd’OrganisationCe tour de table numéroté est une méthode également valable pour tousles types de comptes rendus. Remarque : il est plus difficile de numéro-ter au-delà de 12 personnes.Exemple de compte rendu de type 2 à propos de la même réunionCompte rendu de type 2,littéral reformulé sur la sténotypie de la p 35.Muriel Lagher débute la séance à 9 h 30 et présente les deux points àl’ordre du jour : le lancement du nouveau produit Isotoupetit et le règle-ment des problèmes de vol de matériel.Julie Vertin expose tout d’abord les avantages de la nouvelle boîte étan-che, sans humidité intérieure, et surtout présentant l’originalité d’êtremodulable et rétractable après emploi, ce qui la rend particulièrement pra-tique pour le rangement dans les placards et le réfrigérateur.NomNomNomNomNom543216 7 8 9101112NomAnimateurNom Nom NomNomNomNom
  62. 62. M E T T R E E N V A L E U R L E S O P I N I O N S D E C H A C U N51©Éditionsd’OrganisationLuce Daumier renforce sa prise de position en démontrant que ce produitest particulièrement bien adapté au transport de pique-niques.Julie Vertin exprime alors son souhait d’organiser un petit déjeuner avecles responsables des achats des meilleurs clients pour leur présenter ce pro-duit en invitant également deux ou trois journalistes.Max Zetin approuve ce projet et s’enquiert de la date de démarrage de lacampagne de publicité officielle.Julie Vertin précise que celle-ci aura lieu le 6 avril prochain par des spotsà la télévision et des publicités insérées dans des magazines professionnelsafin d’atteindre parallèlement le grand public et les spécialistes. Elle rap-pelle toutefois qu’il s’agit d’une campagne coûteuse, mais par laquelle lasociété espère obtenir un bon impact d’image.Max Zetin s’inquiète alors de la longueur du nom du produit.Luce Daumier le rassure en stipulant que la cible a bien été étudiée. Deplus, le personnage publicitaire choisi pour communiquer, un petit mille-pattes, s’apparentant au Marsupilami par son côté ludique. Elle demandealors la coopération de Max Zetin pour organiser la manifestation du6 avril.Max Zetin accepte d’y participer mais souhaite cependant assumer exclu-sivement les aspects logistiques de l’installation du matériel.Luce Daumier signale alors sa volonté de choisir un traiteur débutantdont elle a pu déjà apprécier l’originalité et les qualités de sérieux. Ses prixsont de surcroît particulièrement intéressants.François David objecte alors de s’adresser au chef du restaurant d’entre-prise pour assurer cette prestation.Luce Daumier prend alors fermement position contre cette proposition,rappelant la lourdeur administrative rencontrée précédemment lors d’unpetit déjeuner de ce type. De plus, elle souhaite proposer une prestationsortant de l’ordinaire et estime donc le jeune traiteur mieux adapté à cetteexigence.