Capacitación sobre los lineamientos a seguir en los procesos llevados a cabo en el Sistema de Gestión Documental QUIPUX.

1. PROCESOS DEL
SISTEMA QUIPUX
DOCUMENTOS RECIBIDOS E INFORMADOS
PROFESOR: HAROLD VEGA MONSERRATE
E-mail: hdavidvm@gmail.com

3. Procesos del sistema quipux
UN FUNCIONARIO PRINCIPAL TIENE UNA NECESIDAD, SOLICITUD O
PEDIDO Y EMITE UN DOCUMENTO OFICIAL POR MEDIO DEL SISTEMA
QUIPUX
CUANDO SON DOCUMENTOS INTERNOS DENTRO DEL MINISTERIO
GENERARA UN MEMORANDO
CUANDO SON DOCUMENTOS EXTERNOS, PARA OTRA INSTITUCIÓN O
PERSONA FUERA DEL MINISTERIO ES OFICIO.
DOCUMENTO
RECIBIDO

4. UN FUNCIONARIO
PRINCIPAL REALIZA EL
DOCUMENTO DE
SOLICITUD POR
QUIPUX
UN FUNCIONARIO
SECUNDARIO RECIBE LA
SOLICITUD POR QUIPUX O
FÍSICAMENTE
UN FUNCIONARIO COORDINADOR
O JEFE DE ÁREA RECIBE EL
DOCUMENTO REASIGNADO DE LA
SOLICITUD POR QUIPUX O
FÍSICAMENTE
EL ANALISTA REALIZA LA RESPUESTA DEL
DOCUMENTO REASIGNADO, COLOCANDO LOS
DESTINATARIOS EN EL BUSCAR DE/PARA
DE:
PARA:
FIRMA Y ENVÍA
BANDEJA DE RECIBIDOS
- REASIGNA
BANDEJA DE RECIBIDOS
- REASIGNA
BANDEJA DE RECIBIDOS, INGRESA AL
DOCUMENTO, CLIC EN RESPONDER, SE
GENERA UN BORRADOR
DOCUMENTO
RECIBIDO
PROCESOS DEL SISTEMA QUIPUX
COORDINADOR ZONAL
DIRECTOR DISTRITAL JEFE DEPARTAMENTAL ANALISTA

5. Procesos del sistema quipux
UN FUNCIONARIO
PRINCIPAL SECUNDARIO
RECIBE LA RESPUESTA
REASIGNADA CORREGIDA
POR QUIPUX Y EL ORIGINAL
QUE DEBERÁ ARCHIVAR
UNA VEZ DESPACHADO EL
TRAMITE
UN FUNCIONARIO
COORDINADOR O JEFE
DEPARTAMENTAL RECIBE EL
DOCUMENTO REASIGNADO
BORRADOR Y EL ORIGINAL
DE LA SOLICITUD POR
QUIPUX
EL ANALISTA REALIZA LA
RESPUESTA Y REASIGNA ESTA
RESPUESTA, MAS, EL
DOCUMENTO ORIGINAL
EL ANALISTA NO DESPACHA
DOCUMENTOS, NO FIRMA Y
ENVÍA, SE RESPETA LA
JERARQUÍA
RESPUESTA: BANDEJA
EN ELABORACIÓN
ORIGINAL DEL
TRAMITE: BANDEJA DE
RECIBIDOS
FIRMAR Y ENVIAR
BANDEJA EN
ELABORACIÓN
RESPUESTA: BANDEJA
EN ELABORACIÓN
ORIGINAL DEL
TRAMITE: BANDEJA DE
RECIBIDOS
DE:
PARA:
SI TIENE FIRMA DIGITAL EL
DOCUMENTO LLEGA DIRECTO AL
QUIPUX DEL DESTINATARIO
NO TIENE FIRMA DIGITAL, LA
ASISTENTE IMPRIME EL TRAMITE,
Y FIRMA MANUALMENTE ,
EN LA BANDEJA POR IMPRIMIR,
SE ENVÍA EL DOCUMENTO
DOCUMENTO
RECIBIDO

6. Procesos del sistema quipux
UN FUNCIONARIO PRINCIPAL RECIBE EL DOCUMENTO
POR QUIPUX Y EL FÍSICO SI NO TENIA FIRMA DIGITAL
DEPENDIENDO DEL TRAMITE RESPONDERÁ
NUEVAMENTE Y SE REALIZA LOS MISMOS PASOS
O SINO LO ARCHIVA CON SATISFACCIÓN DE LA
RESPUESTA EMITIDA.
DOCUMENTO
RECIBIDO

7. Procesos del sistema quipux
EN EL COMENTARIO
COLOCAR EL NUMERO DE
TRAMITE QUE SE DIO LA
RESPUESTA
VERIFICA EN EL RECORRIDO
CON QUE NUMERO DE
TRAMITE SE RESPONDIÓ
UNA VEZ DESPACHADO EL
TRAMITE, DEBERÁ ARCHIVAR
EL ORIGINAL PARA DAR DE
BAJA EL DOCUMENTO
ATENDIDO
RECORRIDO, NUMERO
DE TRAMITE DE
RESPUESTA
BANDEJA RECIBIDOS Y
ARCHIVAR
COMENTARIO,
COPY&PASTE DEL
NUMERO DE TRAMITE
QUE SALIÓ LA
RESPUESTA
DOCUMENTO ARCHIVADO
EL HISTORIAL DE UN
DOCUMENTO SE VE EN EL
RECORRIDO
LAS ASISTENTES Y JEFES
TIENEN PERMISOS DE VER
TODO TRAMITE DEL
MINISTERIO
UN DOCUMENTO ARCHIVADO
SE PUEDE VOLVER A ACTIVAR
PONIENDO EL PORQUE EN EL
COMENTARIO
DOCUMENTO
RECIBIDO

8. Procesos del sistema quipux
EN EL COMENTARIO
COLOCAR EL NUMERO DE
TRAMITE QUE SE DIO LA
RESPUESTA
VERIFICA EN EL RECORRIDO
CON QUE NUMERO DE
TRAMITE SE RESPONDIÓ
SI CUALQUIERA DE ESTOS 2
FUNCIONARIOS SE OLVIDO
DE REASIGNAR EL ORIGINAL,
VERIFICA EN EL RECORRIDO
SI YA SE DIO RESPUESTA Y
REALIZA LOS MISMOS PASOS,
ARCHIVAR EL TRAMITE.
RECORRIDO, NUMERO
DE TRAMITE DE
RESPUESTA
BANDEJA RECIBIDOS Y
ARCHIVAR
COMENTARIO,
COPY&PASTE DEL
NUMERO DE TRAMITE
QUE SALIÓ LA
RESPUESTA
DOCUMENTO ARCHIVADO
SIEMPRE DEBE REPOSAR
EL TRAMITE A QUIEN FUE
ENVIADO
ORIGINALMENTE
DOCUMENTO
RECIBIDO

9. Procesos del sistema quipux
HASTA QUE EL
DOCUMENTO NO ESTE
COMPLETO Y REVISADO
NO SE REASIGNA AL
PARA FIRMAR Y ENVIAR
A:
PARA ANEXAR SIEMPRE UN
DOCUMENTO, SE LO
COMPRIME EN .ZIP
ANTES DE REASIGNAR UN
DOCUMENTO, SE DEBE DE
VERIFICAR QUE SE HAYA
ANEXADO TODO
DOCUMENTO QUE SE HACE
REFERENCIA EN EL TEXTO.
BANDEJA EN
ELABORACIÓN,
ANEXOS
BANDEJA EN
ELABORACIÓN
FIRMAR Y ENVIAR
UNA VEZ LISTO EL
TRAMITE, SE REALIZAN
LOS PASOS YA
MENCIONADOS
BANDEJA EN
ELABORACIÓN, ANEXOS
– Y SE REASIGNA AL
ANALISTA HASTA QUE
ESTE COMPLETO
EL QUIPUX MAX AGREGA 1
ARCHIVO DE 10MB
DOCUMENTO
RECIBIDO

10. Procesos del sistema quipux
UN FUNCIONARIO
PRINCIPAL REALIZA EL
DOCUMENTO POR
QUIPUX
UN FUNCIONARIO
SECUNDARIO RECIBE LA
SOLICITUD POR QUIPUX Y
FÍSICAMENTE
SI ES UN DOCUMENTO DE
CONOCIMIENTO – INFORMA EL
TRAMITE A TODOS LOS
FUNCIONARIOS DE LA UNIDAD
TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA UNIDAD
RECIBEN EL DOCUMENTO INFORMADO
EL DOCUMENTO NO NECESITA RESPUESTA
FIRMA Y ENVÍA BANDEJA DE RECIBIDOS
BANDEJA DE RECIBIDOS,
CLIC EN INFORMAR
BANDEJA INFORMADOS, INGRESA AL
DOCUMENTO, VERIFICA, PONE UN
COMENTARIO (OPCIONAL)
DOCUMENTO
INFORMATIVO

11. Procesos del sistema quipux
EN EL COMENTARIO
COLOCAR LOS DATOS DE
QUE SE REALIZO CON ESA
DOCUMENTACIÓN
UNA VEZ INFORMADO EL
TRAMITE, DEBERÁ ARCHIVAR
EL ORIGINAL PARA DAR DE
BAJA EL DOCUMENTO
RECIBIDO
BANDEJA RECIBIDOS
COMENTARIO,
COLOCAR QUE SE HIZO
CON ESE DOCUMENTO
Y NO NECESITA
RESPUESTA
DOCUMENTO ARCHIVADO
EL HISTORIAL DE UN
DOCUMENTO SE VE EN EL
RECORRIDO
LAS ASISTENTES Y JEFES
TIENEN PERMISOS DE VER
TODO TRAMITE DEL
MINISTERIO
UN DOCUMENTO ARCHIVADO
SE PUEDE VOLVER A ACTIVAR
PONIENDO EL PORQUE EN EL
COMENTARIO
DOCUMENTO
INFORMATIVO
LOS ANALISTAS NO
FIRMAN Y ENVÍAN
TRAMITES EN QUIPUX
SIEMPRE SE LO HACE
POR ORDEN DE
JERARQUÍA

12. CONCLUSIÓN
• Un de pilar fundamental en el desarrollo profesional de cada persona es la
formación continua, que permita expandir sus destrezas, actitudes y
habilidades de manera general y/o específica de un área.
• Uno de los principios del Ministerio de Educación es mantener un
aprendizaje permanente, no solo para los estudiantes sino también para el
personal administrativo que labora en las diferentes dependencias. En
virtud de lo antes descrito es necesaria la realización de la capacitación
sobre el manejo de los sistemas de gestión documental Quipux, Dropbox y
de la Intranet Distrital, de manera que sea para los funcionarios de la
Dirección Distrital de Educación 09D11, una herramienta útil en su labor
administrativa diaria y así fortalecer los procesos del Sistema de Gestión
de Calidad ISO 9001:2008, y efectivizar la política de calidad, que nos
indica que debemos: “Proporcionar servicios efectivos de atención
ciudadana, a la comunidad educativa, logrando la satisfacción del usuario
a través de un proceso de mejora continua.”

13. EVALUACIÓN
• 1.- Coloque el nombre de los siguientes
iconos. 2 pts.

14. EVALUACIÓN
• 2.- Enlace los siguientes ítems para registrar
un trámite. 2 pts.
De
Para
Dirigido a
Analista
Jefe de Área
Dirección Distrital
Ninguno Ciudadano

15. EVALUACIÓN
• 3.- Escriba un breve resumen para que sirve
cada una de las bandejas. 2 pts.

16. EVALUACIÓN
• 4.- Complete los siguientes literales. 2 pts.
Para reasignar un trámite a diferentes áreas se debe
de utilizar
________________________________________
Quienes están autorizados para asignar tareas en
Quipux.
________________________________________

17. EVALUACIÓN
• 5.- Especifique la función de cada uno de los
siguientes iconos. 2 pts.

18. AGRADECIMIENTO
Estimados alumnos, quedo agradecido por la
atención brindada, y por permitir ser quien
impulse el conocimiento que ustedes
desarrollaran a partir de los temas vistos.
Harold Vega Monserrate
hdavidvm@gmail.com