Trabajo 2

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Trabajo 2

  1. 1. APLICACIÓN DEL MANUAL DE COMPRAS A LA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS (FIIS) DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA I. Presentación: El presente trabajo tiene como meta fundamental la investigación sobre cómo se hacen las compras en la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas (FIIS) de la Universidad Nacional de Ingeniería para poder aplicar el manual de compras enseñado por el Ing. José Villanueva. En este trabajo adoptaremos la suposición de ser consultores contratados por la FIIS y diseñar propuestas de mejoras para un mejor manejo de los procesos de compras que se llevan acabo. También se tendrá en cuenta el método de las 5S para hacer más práctica nuestra aplicación, muy en especial la primera S que es Clasificar, que implica el separar lo necesario de lo innecesario, y en nuestro caso, lo realmente necesario para las compras de lo irrelevante. Para la obtención de la información necesaria sobre las compras en la FIIS se coordinó, gracias a la Ing. Irene Arce, una entrevista con el Ing. Jorge Monzón quien es el actual coordinador del Área de Abastecimiento de la FIIS. El Ing. Monzón nos informó las modalidades de compras que se efectúan en la FIIS que incluyen a SISTEMAS UNI, AUTOMATIZACIÓN, etc. Todos los procesos de compras que realiza la FIIS se realizan sin tener un Manual de Compras. Luego nos hizo coordinar una entrevista con el Sr. Carlos quien es encargado de los manejos de las compras en el Área de Abastecimiento y además coordinar del Almacén de la FIIS. También obtuvimos una entrevista con la Srta. Marisol quien es la encargada del Departamento de Logística de SISTEMAS UNI, quien nos dio de manera verbal cómo realizan las compras en SISTEMAS UNI. De toda esta información que pudimos recopilar se denotan observaciones muy importantes que son: a) La FIIS no presenta un Área de Compras sino que el Departamento de Abastecimiento FIIS se encarga de la realización de las compras. b) La FIIS no cuenta con un Manual de Compras que ayude a mejorar los procesos de compras. c) Las compras en la FIIS ( por pertenecer a una entidad pública) siempre está en observancia de los reglamentos y normas, y en coordinación con el Departamento de Logística de la UNI situado en el Pabellón Central.
  2. 2. A continuación se detalla cómo se ejecutan las compras en la FIIS (lo que se tiene) PROCESO DE COMPRAS EN LA FIIS Las compras en la FIIS se efectúan de acuerdo a un monto específico: Monto (en nuevos soles) Modalidad de Compra < 0; 10600 > Compra Directa < 10600; 36000 > Adjudicación de Menor Cuantía <36000; a más > Adjudicación Directa Selectiva a) COMPRA DIRECTA: 1. Requisición: Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). 2. Cuadro de necesidades y otros pedidos no incluidos: Se acumulan todas las necesidades y se elabora un cuadro de necesidades. 3. Tipos: Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios y Bienes de Capital. 4. Decanato FIIS: El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las necesidades. 5. Abastecimiento FIIS: Recepciona el cuadro de necesidades verificado por el Decanato FIIS. 6. Realización de los procesos: Abastecimiento se encarga de seleccionar proveedores de acuerdo las cotizaciones y especificaciones del cuadro de necesidades. 7. Ingreso al Sistema de CONSUCODE: Se registra la operación de la compra. 8. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios. 9. Aprobación del Decanato: De la compra hecha. 10. Almacén UNI
  3. 3. 11. Salida de bienes, abastecimiento FIIS 12. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.) b) ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA: 1. Requisición: Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). 2. Cuadro de necesidades y otros pedidos no incluidos: Se acumulan todas las necesidades y se elabora un cuadro de necesidades. 3. Tipos: Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios y Bienes de Capital. 4. Decanato FIIS: El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las necesidades. 5. Abastecimiento FIIS: Recepciona el cuadro de necesidades verificado por el Decanato FIIS. 6. Comité Especial de Menor Cuantía: Comité conformado por tres miembros Titulares y tres miembros Suplentes. 7. Organización y Ejecución de los Procesos de Compras: Elaboración de las bases de los concursos a realizar. 8. Realización de los procesos: Selección del proveedor ganador del concurso y otorgamiento de la Buena Pro de acuerdo a las bases del concurso. 9. Ingreso al Sistema de CONSUCODE: Se registra la operación de la compra. 10. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios. 11. Aprobación del Decanato: De la compra hecha. 12. Almacén UNI 13. Salida de bienes, abastecimiento FIIS
  4. 4. 14. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.) c) ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA: 1. Requisición: Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). 2. Cuadro de necesidades y otros pedidos no incluidos: Se acumulan todas las necesidades y se elabora un cuadro de necesidades. 3. Tipos: Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios y Bienes de Capital. 4. Decanato FIIS: El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las necesidades. 5. Oficina Central de Logística: Se encarga de elaborar las bases de los concursos y del proceso de licitación y de compra. 6. Ingreso al Sistema de CONSUCODE: Se registra la operación de la compra. 7. Almacén UNI 8. Salida de bienes, abastecimiento FIIS 9. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.) A continuación se presenta la secuencia de compras con la que trabaja Abastecimiento FIIS que nos dio el encargado de dicha dependencia, el Sr. Carlos.
  5. 5. REQUISICION CUADRO DE NECESIDADES Y RECURSOS OTROS PEDIDOS NO INCLUIDOS ORDINARIOS BIENES CON AUTORIZACIÓN DONACIONES PRESUPUESTO TIPO SERVICIOS DEL DECANO Y TRANSFERENCIAS COMISIÓN DE ECONOMÍA BIENES DE CAPITAL COMITÉ ESPECIAL RECURSOS DIRECTAMENTE ABASTECIMIENTO DE MENOR RECAUDADOS FIIS CUANTÍA ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EJECUCIÓN DE LOS LOS PROCESOS PROCESOS DE COMPRA INGRESO AL SISTEMA DE CONSUCODE DE LAS COMPRAS QUE SE REALIZA PARA CONOCIMIENTO DE LOS PROVEEDORES QUE SE DESEAN CONCURSAR EJECUCIÓN DE ORDENES APROBACIÓN DE COMPRA Y/O SERVICIO DECANATO REVISIÓN EN ECONOMÍA Y LOGÍSTICA CENTRAL. PRESUPUESTO UNI JEFE DE ABASTECIMIENTO APROBACIÓN JEFE ALMACEN UNI LOGÍSTICA CAJA UNI SALIDA DE BIENES ABASTECIMIENTO FIIS SALIDA DE BIENES DEPENDENCIAS FIIS
  6. 6. II. Desarrollo del manual de compras aplicada da FIIS: Ha sido para nosotros muy interesante el hecho de sólo contar con la información descrita y hacernos estas preguntas: ¿cómo acercar el manual compras estudiado en clase a la realidad de la FIIS? ¿qué priorizar, qué no? Para esto seguimos las acertadas recomendaciones del Ing. José Villanueva, así como de la investigación que se hizo previo a este informe sobre la importancia y la necesidad de contra con un manual de compras y además de la entrevista realizada al Ing. Valencia Napán referido a este tema(1). Notamos la necesidad de: 1) Contar con objetivos claros para las compras en la FIIS Éstos, tendrán en mira la uniformidad y que los encargados de las compras cuenten con una guía rápida el cómo ejecutar las compras. 2) Contar con principios definidos que garanticen la probidad de las compras en la FIIS Principio de la Legalidad Vincula a los agentes a la ley y normas, prohibiendo los comportamientos contradictorios a ellas o de acciones no autorizadas. Es vital la preservación de la igualdad entre los postores. Principio de la Impersonalidad Determina que los actos administrativos en la FIIS sean dirigidos a la finalidad del interés público. Excluye el subjetivismo de la administración de la FIIS. Principio de Probidad Administrativa El Departamento de Abastecimiento FIIS y sus agentes deben actuar de conformidad con los principios éticos. Comprendiendo los principios de lealtad, buena fe y moralidad. Principio de la Igualdad No deberá haber proceso selectivo con discriminación entre los participantes o con cláusulas que aparten eventuales postores calificados o los desnivelen en la evaluación. Ejemplo de cláusulas discriminatorias: - Las que describen el objeto del concurso con las características de un sólo producto o proveedor. - Las que dejan la evaluación o desempate a juicio subjetivo del Comité de Adjudicaciones y de la autoridad superior. (1) Manual para el Proceso de Adquisición en la Modalidad de Compra Directa y entrevista al Ing. Valencia Napán: http://voicethread.com/#q+manual.b619185.i3292128
  7. 7. Principio de la Publicidad No podrá haber Proceso Selectivo sigiloso. La divulgación de todos sus actos, la posibilidad de conocimiento de todas las propuestas y de su evaluación es condición necesaria. Principio de Vinculación a las Bases Significa que el Departamento de Abastecimiento de la FIIS y los postulantes quedan siempre vinculados a los términos o a lo permitido en las Bases en cuanto a procedimiento, documentación, propuestas, evaluación y al contrato. Principio de la Evaluación Objetiva La cláusula de evaluación que consta en las Bases debe de apoyarse en hechos concretos que serán confrontados con las ofertas de los postores. 3) Contar con una Estructura Organizacional La estructura del Departamento de Abastecimiento FIIS debe ser la más adecuada posible, los procedimiento deben ser uniformizados por la Alta Dirección. 4) Contar con diagramas de flujo individuales para cada modalidad de compra 5) Contar con un programa de implementación progresiva de las propuestas de mejoras que se presentarán en este informe. III. Propuestas de mejoras: A continuación se presentarán las mejoras en el diseño de los procedimientos en la modalidad de Compra Directa y en la modalidad de Adjudicación de Menor Cuantía, ya que estas modalidades de compras son las que se realizan en la Facultad. PROPUESTAS DE MEJORAS EN EL PROCESO DE COMPRAS EN LA FIIS a) COMPRA DIRECTA: 1. Requisición: Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). Se elabora el expediente recompra que es el cuadro de necesidades y otrazo pedidos no incluidos. 2. Análisis del expediente de compras: Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios y Bienes de Capital. También se diferencia las cantidades que serán adquiridas en función del consumo y utilización probable.
  8. 8. 3. Decanato FIIS: El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las necesidades. 4. Abastecimiento FIIS: Recepciona el cuadro de necesidades verificado por el Decanato FIIS. 5. Registro de Proveedores. 6. Invitación de Proveedores. 7. Recepción y Apertura de las Propuestas. 8. Evaluación de las Propuestas. Abastecimiento se encarga de seleccionar proveedores de acuerdo las cotizaciones y especificaciones del cuadro de necesidades. 9. Ingreso al Sistema de CONSUCODE: Se registra la operación de la compra. 10. Emisión y Formalización de las Órdenes de Compra. 11. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios. 12. Aprobación del Decanato: De la compra hecha. 13. Almacén UNI 14. Salida de bienes, abastecimiento FIIS 15. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)
  9. 9. REQUISICION ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE DE COMPRAS DE COMPRAS AUTORIZACIÓN DEL DECANO Y COMISIÓN DE ECONOMÍA ABASTECIMIENTO FIIS FALTA ESPECIFICACIÓN ESPECIFICACIÓN COMPLETA REGISTRO DE PROVEEDORES INVITACIÓN A PROVEEDORES RECEPCIÓN Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS VALIDACIÓN DEL EVALUACIÓN DE DEPARTAMENTO LAS PROPUESTAS SOLICITANTE INGRESO AL SISTEMA DE CONSUCODE EMISIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA EJECUCIÓN DE ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO APROBACIÓN DECANATO ALMACEN UNI SALIDA DE BIENES ABASTECIMIENTO FIIS SALIDA DE BIENES DEPENDENCIAS FIIS
  10. 10. b) ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA: 1. Requisición: Se presentan las necesidades al encargado de logística (en el caso de Sistemas UNI) o al representante de cada de cada departamento (Centro de Información, Consultoría FIIS, CEIIS, etc.). Se elabora el expediente recompra que es el cuadro de necesidades y otrazo pedidos no incluidos. 2. Análisis del expediente de compras: Se diferencian los tipos de necesidades en tres grupos: Bienes, Servicios y Bienes de Capital. También se diferencia las cantidades que serán adquiridas en función del consumo y utilización probable. 3. Decanato FIIS: El decano y la comisión de Economía verifican el monto de las necesidades. 4. Comité especial de menor cuantía. 5. Organización y Ejecución de los Procesos de Compras. a. Elaboración de las bases b. Divulgación. c. Evaluación. 6. Ingreso al Sistema de CONSUCODE: Se registra la operación de la compra. 7. Emisión y Formalización de las Órdenes de Compra. 8. Ejecución de órdenes de compra y/o servicios. 9. Aprobación del Decanato: De la compra hecha. 10. Almacén UNI 11. Salida de bienes, abastecimiento FIIS 12. Salida de bienes, Dependencias FIIS (Centro de Información, CEIIS, etc.)
  11. 11. REQUISICION ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE DE COMPRAS AUTORIZACIÓN DEL DECANO Y COMISIÓN DE ECONOMÍA COMITÉ ESPECIAL DE MENOR CUANTÍA FALTA ESPECIFICACIÓN ESPECIFICACIÓN COMPLETA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRA BASES Divulga ción VALIDACIÓN DEL Evalua DEPARTAMENTO ción SOLICITANTE INGRESO AL SISTEMA DE CONSUCODE EMISIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LAS ÓRDENES DE COMPRA EJECUCIÓN DE ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO APROBACIÓN DECANATO ALMACEN UNI SALIDA DE BIENES ABASTECIMIENTO FIIS SALIDA DE BIENES DEPENDENCIAS FIIS
  12. 12. IV. Conclusiones y recomendaciones: CONCLUSIONES • Falta un personal administrativo en el área de abastecimiento, para que apoye al señor Carlos con las funciones que realiza; porque él solo no puede cumplir con las funciones que la oficina de abastecimiento demanda. • Los requerimientos que tiene toda la facultad en general que se hacen llegar al centro de abastecimiento son acumulados durante todo el mes y son atendidos los 17 de cada mes. Si un requerimiento llega el 18 de ese mes tiene que esperar al siguiente mes para ser atendido. • Casi el 90% de los requerimientos que hace SISTEMAS UNI no se cumplen debido a las prioridades que se tiene por cumplir las necesidades de la propia facultad; y esto se da generalmente por que no se dispone del recurso, el tiempo y el personal que pueda atender los pedidos. • Falta de coordinación entre las oficinas que solicitan los requerimientos (SISTEMAS UNI) con el área de abastecimiento para determinar quienes son los postores que cumplen con los requerimientos técnicos mínimos de lo que se quiere comprar. RECOMENDACIONES • Proponer que la oficina de abastecimiento coordine con el área de logística de SISTEMAS UNI para que puedan evaluar la parte técnica que ofrecen los postores. • Actualizar su base de datos de proveedores cada tres meses. • Supervisar la función de compras mediante herramientas de evaluación a los sistemas y procedimientos establecidos para la operación óptima del área. • La oficina de abastecimiento debe de preparar informes semanales, quincenales, mensuales, etc.; de acuerdo a las circunstancias que se presenten en SISTEMAS UNI. • La oficina de abastecimiento se debe de mencionar en sus informes algunos puntos importantes como cambios en los precios, entregas de mercaderías en su oportunidad, reducción de costos, etc. • Respetar los tiempos establecidos que se tiene para la realización de cada actividad en el proceso de compras ANEXOS 1) Ejemplo de Adjudicación de Menor Cuantía en la FIIS 2) Ejemplo de Adjudicación Directa Selectiva de la UNI

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