Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

(2) top ten soft skills for success


Published on

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

(2) top ten soft skills for success

  1. 1. Corporate Etiquette “ Top Ten Soft Skills for Success “ “ 
  2. 2. Soft Skills for Success Soft Skills for Success Etiquette: Introduction, Definition, Origin  q  Definition of protocol in general and  politically.  q  Definition of etiquette.  q  Where does etiquette start ?  q  The origin of the word etiquette. 
  3. 3. Soft Skills for Success Soft Skills for Success Etiquette: Introduction, Definition, Origin  q  Four Things Etiquette is Not  ØA set of rigid rules.  ØSomething for the wealthy or well‐born.  ØA thing of the past.  ØSnobbishness.  q  What is Courtesy ? 
  4. 4. Soft Skills for Success Soft Skills for Success Etiquette q  Etiquette is a combination of manners and  principles.  Ø Principles are the guiding concepts on  which all manners are based.  • Consideration.  • Respect.  • Honesty.  ØManners tell us what to do in all kinds of  situations and what to expect from other  people. 
  5. 5. Soft Skills for Success Soft Skills for Success Why  Does Etiquette Matter in Business? q  Business Etiquette is very important for creating a  harmonious work environment and for  representing  your company in the best possible  way. Etiquette positions you to:  Ø Project a positive image.  ØProject confidence and authority.  ØDistinguish yourself from the competition.  ØBuild relationships.  ØDevelop and maintain business. “I will pay more for the ability to get along with people 
  6. 6. Soft Skills for Success I. Impact of your image  Expression  Action  Impression  Reaction 55%  7%  38%  Message  Delivery  Appearance 
  7. 7. Soft Skills for Success I. Impact of First Impression  You never get a second chance to  make a  great first impression.
  8. 8. Soft Skills for Success I. Impact of the First Impression q  A few things that matter to make a  first positive impression Ø Deportment.  Ø Smile.  Ø Eye Contact.  Ø Mood.  Ø Clothing.  Ø Attitude.  Ø Attention.  Ø Elocution. 
  9. 9. Soft Skills for Success Soft Skills for Success II. The Corporate You  Good manners in the workplace. q  With your staff  The best way to earn respect is to treat  others with respect.  ØAsk others to do things rather than tell them.  ØBe clear.  ØBe polite.  ØLearn people’s names and use them.  ØRecognize that everyone has a life outside work.  ØBe accommodating. 
  10. 10. Soft Skills for Success Soft Skills for Success II. The Corporate You  Good manners in the workplace. q  With your superiors  ØDo your job.  ØTreat your boss with respect and understanding.  ØCall your boss Mr… or Mrs…  ØDress in a style which reflects your corporate  identity.  ØDon’t assume that your boss is your friend.  ØDon’t  confuse  business  entertainment  with  social  event. 
  11. 11. Soft Skills for Success Soft Skills for Success II. The Corporate You  Tips for good manners. q  With your peers  ØRespect the company’s culture.  ØRespect rank and treat it appropriately.  ØRespect others’ privacy and be courteous to them.  ØRespect others’ views and handle disagreements  gracefully.  ØHandle job stress without imposing yourself on  others.  ØExtend courtesies to all members of the  company. 
  12. 12. Soft Skills for Success Soft Skills for Success II. The Corporate You  Good manners in the workplace. q  With your clients – you are your corporate  Ambassador  ØRespect your clients’ time.  ØRespect your customers.  ØRespect your clients’ privacy.  ØHandle yourself in a gracious and courteous way  during business  meetings.  ØWrite follow‐up letters and thank you notes to  clients.  ØRemember that you represent  your company and  your peers. 
  13. 13. Soft Skills for Success II. The Corporate You  Good manners in the workplace. q q Offering and receiving compliments  Compliments are directed to a person’s work and  Compliments are directed to a person  ’  professional conduct, nothing related to a person’s  professional conduct, nothing related to a person  ’  personality or physical appearance.  Always compliment  ØPolitely.  ØPrecisely.  ØPromptly.  ØPublicly.  Always say THANK YOU when getting a compliment Always say THANK YOU when getting a compliment 
  14. 14. Soft Skills for Success Soft Skills for Success II. The Corporate You  Good manners in the workplace. q q Offering and receiving criticism  Giving and receiving criticism is difficult.  Unfortunately, it is a part of the corporate life. It  should be directed to a person’s work and  should be directed to a person  ’  professional conduct,  nothing related to a persons  personality or physical appearance.  Always criticize  Always take criticism  ØPrivately.  ØProfessionally.  ØPolitely.  ØPolitely.  ØPrecisely.  ØPositively.  ØPromptly.  ØAppropriately. 
  15. 15. Soft Skills for Success Soft Skills for Success III. The Corporate You q q Handling office visits and hosting visitors  When you leave the office to visit colleagues and  other associates, your behaviour reflects not only  on you but on the people you’re visiting.  on you but on the people you  ’  And how you handle visitors in your own office  speaks volumes about your social skills. 
  16. 16. Soft Skills for Success Soft Skills for Success III. The Corporate You Tips for preparing a corporate visit: ØMake an appointment – be punctual. ØLook up your destination on a map before departing. ØDon’t bring any food or drinks with you to someone  else’s office, unless you’ve been asked to provide food  for the meeting. ØBe polite to everyone at the office. ØSit only when invited to do so. ØDon’t touch things in someone’s office without  asking,  even if they look like toys. ØDon’t read any document, letter, card etc.. on someone  else’s desk unless given to you. 
  17. 17. Soft Skills for Success Soft Skills for Success III. The Corporate You Tips for Hosting ØProvide clear direction. ØBe ready on or before time. Make sure your documents  are ready. ØAlways stand up to greet and shake hands with visitors  entering your office. Move from behind your desk and  sit at the same side as your visitor. ØClear a comfortable space for your visitors to sit, as well  as some writing space on the desk, if needed –  especially if your office is a “pile file”. 
  18. 18. Soft Skills for Success Soft Skills for Success III. The Corporate You Tips for Hosting ØOffer your visitors something to drink , such as water,  coffee etc… Ø Make your time limitation clear up front. ØEscort you visitors out instead of letting them wander,  especially if your office layout is confusing. ØAccept only emergency phone calls and concentrate on  your visitor as they shouldn’t be made to feel secondary  to telephone callers. 
  19. 19. Soft Skills for Success Soft Skills for Success q Importance of Communication Skills No matter in which business you are, effective communication skills are essential for success. The purpose of good communication skills is your way to get your message across to others clearly and unambiguously. ØVia non verbal channels ØVia spoken communication channels ØVia written communication channels 
  20. 20. Soft Skills for Success IV. Non Verbal Communication Channels  The distance you stand from others matters. ØWesterns are comfortable  standing some 2 to 3 feet  apart. ØArabic and Asian expect  more. ØLatinos expect less.
  21. 21. Soft Skills for Success IV. Non Verbal Communication Channels q Impact of personal space  Intimate  Personal  Social  Public  zone  zone  zone  zone  6‐18 in.  18‐48 in.  4‐12 ft.  Over 12 ft.
  22. 22. Soft Skills for Success Soft Skills for Success Impact of Body Language ØOur gestures, expressions, body position and  movement convey unspoken messages. ØSometimes the message expressed by body language  contradicts the verbal message. 
  23. 23. Soft Skills for Success IV. Non Verbal Communication Channels q Impact of personal space Positive Body Language helps you winning your first impression. ØEye contact. ØHead movement. ØPosture. ØSit straight in your chair, without slouching. ØTerritory . ØWalk with grace and ease. ØSmile often.
  24. 24. Soft Skills for Success Soft Skills for Success IV. Non Verbal Communication Channels q Body Language Signs 1.  Arms crossed  1.  Defensive 2.  Brisk erect walk  2.  Confidence 3.  Foot kicking  3.  Boredom 4.  Tapping fingers  4.  Impatient 5.  Hands in pocket  5.  Dejection 6.  Playing with hair  6.  Lack of confidence 7.  Biting the nails  7.  Nervousness, Insecurity 8.  Shuffling feet while  8.  Anxious to leave the  seated  situation 9.  Standing with hands on 9.  Aggression, Ready to take  hips  charge 10.  Looking down with face 10.  Disbelief  turned away 
  25. 25. Soft Skills for Success V. Body Language in Specific Cultures ØIn Mediterranean countries. ØIn Arab countries. ØIn China.  One  finger  point:  In  most ØIn India.  middle  and  far  eastern  countries,  pointing  with ØIn Japan.  the  index  finger  is  considered  impolite.  The  open hand is used instead,  or, in Indonesia the thumb.
  26. 26. Soft Skills for Success Soft Skills for Success VI. Spoken Communication Channels Speech Delivery  ØYour voice volume.  ØYour voice tone.  ØYour speech rate.  ØYour elocution.  ØYour accent.  ØYour vocabulary. 
  27. 27. Soft Skills for Success Soft Skills for Success VII. Spoken Communication Channels q Conversation Manners q ØStop, look, listen.  ØA few hints to conduct an efficient business conversation.  ØThe warm‐up.  ØThe core.  ØThe wrap‐up. 
  28. 28. Soft Skills for Success Soft Skills for Success VII. Spoken Communication Channels q  Good conversationalists all share these abilities Ø  They know how to give and accept compliments  gracefully. Ø  They can talk about many different subjects and are  able to maneuver through conversations about  subjects they know little about without difficulty. Ø  They can quickly discern potential topics of interest to  any given group and steer the conversation in that  direction. Ø  They know when to discuss business and when not to. Ø  They know how to step in to fill in an embarrassing  void in conversation. 
  29. 29. Soft Skills for Success VII. Spoken Communication Channels q  Good conversationalists all share these abilities Ø  They never correct another person’s vocabulary or  grammar. Ø  They involve everyone in the conversation not just  one person. Ø  They have a good  sense of humour and are able to  relate stories well. Ø  They can sense when they are boring people. Ø  Abstain from giving wrong information, when not  sure about a subject better to listen and to get  informed. Ø  They don’t gossip.
  30. 30. Soft Skills for Success Soft Skills for Success VIII. Spoken Communication Channels . q  Active Listening Skills q Three basic requirements  ØBe there.  ØListen carefully.  ØHear. 
  31. 31. Soft Skills for Success IX. Spoken Communication Channels q  Handling Titles and Forms of Address  ØTitles are important in business situations.  ØShifting from formal address to first name basis.  Follow The Guiding Principle.
  32. 32. Soft Skills for Success Soft Skills for Success q  Use of Titles in Different Cultures  ØWestern cultures appear to give primary  emphasis to egalitarian communication styles  where status differences are minimized.  ØIn contrast, Oriental cultures give primary  emphasis to respect  patterns of interpersonal  behaviour where differences in status among  people are acknowledged. 
  33. 33. Soft Skills for Success Soft Skills for Success X. Spoken Communication Channels q  Business Cards Protocol  ØHow to hand out business cards and to whom?  ØDo’s and Don’ts. 
  34. 34. Soft Skills for Success Soft Skills for Success X. Spoken Communication Channels q Business cards protocol in different cultures.  Remember!  Don’t leave home without them 
  35. 35. Thank you . . .Thank you . . .