Software OpenERP & Metodología ERP

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[OpenERP (V. 5.0.7)]
Es un sistema planeador de recursos empresariales que permite realizar una gestión integrada de los recursos. Entre sus características están la contabilidad analítica, contabilidad financiera, gestión de almacenes/inventario, gestión de ventas y compras, automatización de tareas, campañas de marketing, ayuda técnica (Helpdesk), y punto de venta.

[Metodología ERP]
Para que funcione un sistema ERP no solo se debe comprar el software y hardware, sino que además implica un cambio cultural y de procesos en la organización, que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas, la combinación y sincronización de los mismos lleva al éxito de la implementación.

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Software OpenERP & Metodología ERP

  1. 1. ERPPlanificación de recursos empresariales
  2. 2. V. 5.0.7 2
  3. 3. ¿Qué es OPEN ERP?• Áreas• Gestión de documentos• Interfaz web• Componentes separados (Cliente/Servidor)• Interfaces XML- RPC (Remote Procedure Call) y SOAP(Simple Object Access Protocol)• Multiplataforma• Biblioteca Grafica Gtkx• etiny (Ambiente web Turbo gears)• Postgresgl (BD) programada bajo el lenguaje Phyton.
  4. 4. Ventajas de OPEN ERP• Completo• Potente• Flexible• Libre• Accesible• Avanzado Técnicamente o Doble entrada Gestión de inventarios o Múltiples vistas de contabilidad o Normas ISO9001 o Funciona con base de datos de objetos o Flujo de trabajo Flexible y Dinámico o Múltiples plataformas o Esquema de servidor distribuido
  5. 5. Integración • Informes en PDF para una perfecta impresión. • Excel o Word para modificaciones.SE INTEGRA CON • Adobe Reader • Microsoft Office u Open Office • Exportaciones a EXCEL O CSV • Google mapsCONECTORES DE SOFTWARE • Open office • Mozilla thunderbird • Jasper Report • Magneto (Aplicación de comercio electrónico) • Oscomerce (Aplicación de comercio electrónico) • Joomla (Gestor de contenidos) • Spree (Software de comercio electrónico para Ruby on rails) • DIA UML (Software de diagramas para la implementación de módulos)
  6. 6. Instalación• Ingresar www.OpenERP.com• Descargar paquete AllInOne• Configuración por defecto cliente servidor en la misma maquinaEn caso de no encontrar servidor• SERVIDOR: localhost• PUERTO: 8070• PROTOCOLO DE CONEXION: NET-RPC (Faster)o también.• SERVIDOR: localhost• PUERTO: 8069• PROTOCOLO DE CONEXION: XML-RCP
  7. 7. En caso de no encontrar Base de Datos • Crear Nueva Base de Datos.
  8. 8. • Seleccionar un perfil
  9. 9. • Información General
  10. 10. Si se ha seleccionado el perfil mínimo • Modo de vista
  11. 11. Si se ha seleccionado el perfil mínimo • Creación Nuevos Usuarios
  12. 12. Si se ha seleccionado el perfil mínimo • Creación Nuevos Usuarios
  13. 13. Si se ha seleccionado el perfil mínimo • Creación Nuevos Usuarios
  14. 14. • Instalación finalizada. Ventana de trabajo
  15. 15. Sistema de archivos básicos• Módulos encapsulados en carpeta OpenERP/server/addon.– Para crear un modulo, se crea una carpeta con el nombre del modulo en la ruta antes mencionada. Los módulos están compuesto por 4 archivos básicos.• Archivo_init_.Py (este archivo carga el modulo)• Archivo_terp_.Py– Actúa como un diccionario descriptor de todos los archivos que se utilizan en la implementación de un modulo o Name : nombre del modulo. o Version: versión del modulo. o Description: descripción del modulo o Autor: Autor o entidad creadora del modulo
  16. 16. Sistema de archivos básicos o WebSite: Sitio web de la entidad o License: Predeterminada GPL2 o Depends : Lista de los módulos de los cuales depende. o Init_xml: Archivos xml que cargaran con la instalación del modulo. o Instalable: Determina si es instalable (True or False) o Active: Determina los módulos que son creados en la base de datos• Archivo<modulo>.py (objetos que componen un modulo en la vista y en la base de datos. Atributos predeterminados.  _columns  _Constraints  _Sql_Constraints  _Defaults  _Inherit  _Name  _Order  _RecName
  17. 17. Sistema de archivos básicosCampos Básicos.  Boolean (true or false)  Integer (Numero entero)  Float (Numero con punto flotante)  Char (String con espacio limitado)  Text  date  datetime  binary  SelectionCampos Relacionales.  One2Many  Many2One  Many2Many  One2One
  18. 18. Sistema de archivos básicos • Archivo <modulo_view>.xml – Vista Tree Las vistas árbol son usadas como modo de listado la cual nos perímete realizar búsquedas en la pantalla. Esta vista es simple y solo tiene algunas opciones de diseño. – Vista Form• Cada campo es precedido por una etiqueta con su nombre.• Los campos son puestos de izquierda a derecha, de acuerdo al orden con que son declarados en el archivo XML .• El formato siempre esta divido en cuatro espacios ocupados por dos campos con sus respectivas etiquetas, sin embargo un campo puede usar varias columnas como es el caso de un campo de relación one2many. También se puede realizar la operación inversa, tomar varias columnas y dividirlas en varias columnas.
  19. 19. Sistema de archivos básicos– ELEMENTOS DE DISEÑO. • PAGE. • SEPARATOR • NOTEBOOK • GROUP Parámetros para crear grupo  Colspan  Rowspan  Col  String Atributo para los campos  Select=“1”  Colspan=“4”  ReadOnly=“1”  Invisible=“True”  Password=“True”  String=“”  domain  widget
  20. 20. Sistema de archivos básicos– CREACION DE MENU. Características • ID • NAME • ACTION • ICON • GROUPS Acciones • Window • Report • Custom Report • Wizard • Execute • Group
  21. 21. ONLINE DEMOhttp://demo.openerp.com/ 21
  22. 22. ERPMetodología 22
  23. 23. Objetivo fundamental Sistemas ERPEl objetivo de los ERP escoordinar los negocios de laempresa, de la evaluación deproveedores hasta la facturaciónde los clientes. Además se utilizapara centralizar la base de datosayudando a que el flujo deinformación circule por lasdiferentes áreas de la empresacomo lo son producción,mercadeo, finanzas, y recursoshumanos. 23
  24. 24. Cómo funcionan los Sistemas ERP El funcionamiento de unsistema ERP se compone de unservidor el cual “alimenta” a losnodos de los diferentesdepartamentos de la empresaque cuenten con este programa,el encargado del servidor puedever todas las ventanas de todoslos departamentos y losdirectivos también tienen unacomputadora en la cual puedeningresar a todas las ventanas,cada departamento que cuentecon este sistema solo puedeingresar a su ventana de trabajoy solo pueden ver lo que lasotras estaciones estánrealizando. 24
  25. 25. Cómo saber si la empresa requiere un Sistema del tipo ERPLas empresas tienen en los ERP las herramientas más modernas para laadministración de la información y la consolidación de todos los datos perotienen un gran problema y ese es su elevado costo. Ante el deseo de contar conuno de estos sistemas quien tomará la decisión debe conocer primero cómo estásu empresa y si está preparada para un ERP.Se debe tener en cuenta las 5 etapas por las que las empresas deben pasarnormalmente hasta un desarrollo pleno en materia de ERP:•Etapa inicial•Sistemas no Integrados•Función limitada de ERP•Unidades de Negociointegradas por ERP•Empresa integrada con ERP 25
  26. 26. Etapa InicialEn esta etapa se encuentrangeneralmente las empresas que estániniciando sus actividades y por endeno tienen recursos de tecnología deinformación. Las actividades que llevana cabo las controlan con sistemas deoficina como procesadores de texto ohojas de cálculo. La constante en estaetapa es la búsqueda de herramientasadecuadas para sus funciones pero elinterés por los sistemas como los ERPes muy bajo o nulo 26
  27. 27. Sistemas no integradosEn esta segunda etapa las empresas ya cuentan con algún software que les apoyaespecíficamente en las áreas en las que son utilizados. Existen por ejemplo:• Sistemas de administración financiera para las áreas contables,• Paquetes de diseño y administración de materiales para el área de producción,• Sistema de administración de facturas de clientes,• Sistemas de inventarios para los almacenes,• Sistemas de administración de cuentas de proveedores, etc.Pero el problema es que la informaciónno está integrada, La causa de esteproblema es en manejo de informaciónpor separado, y en este caso lapreocupación seré su integración. 27
  28. 28. Función limitada de ERPEn esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar solucionesdel tipo ERP, pero solo se cuenta en algunas unidades de negocio, como lasoficinas centrales o solo en las sucursales más grandes, esto debido al altocosto de la implementación a lo largo de toda la empresa principalmente. Esestas condiciones los beneficios de un sistema como estos no se logra apreciaro se hace en una baja proporción, pero se puede convertir en las condicionespropicias para seguir desarrollándose e integrar la empresa por completo, amedida que los recursos lo permitan. 28
  29. 29. Unidades de negocios integradas por ERP A esta etapa se llega cuando se ha podido llevar el ERP a todas y cada una delas unidades de negocio de la empresa, es decir ya toda la empresa cuenta conla herramienta de planeación de recursos y puede usarla plenamente. En estaetapa se eliminan los procesos de administración de información no integradosy sus funciones pasan al sistema ERP.La principal característica de esta etapa es lacomunicación entre las unidades denegocios, particularmente en las empresasdispersas geográficamente, el uso de lasrecomunicaciones hace posible tener losdatos como si todo estuviera en un mismolograr, con ello se pueden tomar las accionesen menor tiempo y con mayor oportunidad. 29
  30. 30. Empresa integrada con ERP La última etapa del desarrollo Empresa-ERP escuando se logra la integración plena, es decir,en las etapas previas pudieran encontrarsedetalles de la empresa que no habían sidocontemplados en el software o al contrario,partes del software que no aplique para laempresa, pero una integración total se logracuando todas las funciones de manejo deinformación administrativa puede llevarse através del sistema ERP.Un empresario debe analizar las etapasanteriormente expuestas y ubicar a suempresa y determinar el costo que involucranestas herramientas de software y es que deacuerdo al tamaño de la empresa ylógicamente a la etapa en que se encuentre ensu desarrollo tecnológico será el monto de loscostos de llegar a donde se pretende. 30
  31. 31. Implementación de los Sistemas ERP Organizar el proyecto:Los sistemas ERP se podrían catalogar comosistemas selectos que solo pueden serimplementados por algunas empresas, ya quelos costos que éstos representan son muy altos.Es decir, cuando las empresas cuentan con eldinero, los equipos, la infraestructura y ladisposición de personal para la implementaciónde este tipo de sistema, se puede decir que sedebe dar el primer paso, organizar como esque va a funcionar y desarrollar el proyecto quedará una nueva funcionalidad y visión de losrecursos y procesos de la organización a cadaárea de la empresa. 31
  32. 32. Implementación de los Sistemas ERP Definir las medidas de desempeñoCuando el proyecto ya se planteado,se debe definir las actividades que sedeben realizar para poder llevarlo acabo. Se debe tener en cuenta hasta elmás mínimo detalle para laimplementación del sistema ERP. 32
  33. 33. Implementación de los Sistemas ERP Crear un plan inicial detallado del proyectoComo todo proyecto, la implementación deun Sistema ERP implica una adecuadadistribución de tiempo, empleados,funciones y recursos; por lo cual es de vitalimportancia que se planifiquen cada unade las actividades que se van a llevar acabo, que se construya una bitácora queguíe cada uno de los pasos a seguir. 33
  34. 34. Implementación de los Sistemas ERP Capacitar al equipo para el proyecto:Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyancada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Estaimplantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talentohumano.Para la implementación de sistemas tanavanzados como éste, muchas veces sedebe enseñar a algunos empleados hastacomo prender un computador, ya que enalgunas empresas y sobre todo, en algunospuestos de trabajo específico, este tipo detareas no son muy conocidas por laspersonas. 34
  35. 35. Implementación de los Sistemas ERP Revisar la integridad de la base de datos:La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantesen la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial delos sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, esla encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va amanejar en los distintos niveles de la organización. 35
  36. 36. Implementación de los Sistemas ERP Instalar el nuevo hardware:El hardware o parte dura delproceso es una de las mayoresinversiones de la empresa. Sedeben abolir la vieja tecnologíautilizada por la empresa, parainstalar nuevos equipos quepuedan dar soporte al desarrollode este sistema. 36
  37. 37. Implementación de los Sistemas ERP Instalar el nuevo software (montar sala piloto)El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o unasala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso deinstalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado decada uno de los pasos realizados, ya que el software es lamedula espinal del sistema. 37
  38. 38. Implementación de los Sistemas ERP Capacitar masa críticaLa masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se definecomo crítica ya que se refiere al personal que va a estardirectamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el queva a estar en continuo contacto y el encargado de lamanipulación del mismo. 38
  39. 39. Implementación de los Sistemas ERP Entrenamiento sala pilotoUna vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización dela misma, por medio del entrenamiento que al personal se ledará en ella. 39
  40. 40. Implementación de los Sistemas ERP Integración de datosLa integración de datos consiste en la recopilación de lainformación proveniente de diferentes fuentes o áreasorganizacionales, que hasta el momento no han sidoorganizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento delsistema. 40
  41. 41. Implementación de los Sistemas ERP EjecuciónPoner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar portodas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito ofracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución delsistema. 41
  42. 42. Implementación de los Sistemas ERP Mejoramiento continuoTener un registro del desarrollo delsistema, hacer una continuaretroalimentación de éste eimplementar un mejoramientocontinuo son las características delas compañías que han sidovictoriosas en la implementaciónde este tipo de sistemas. 42
  43. 43. Mejoramiento continuoPara que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una empresa se debetener una constante retroalimentación, ya que la tecnología y el mundode los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe deestar preparado para afrontar diferentes situaciones.  Algunas compañías declaran victoria  Compañías exitosas  Se dedican a otros proyectos  Motivan a los participantes  Descuidan el sistema  Mejoramiento continuo = El sistema falla = El nuevo sistema es exitoso 43
  44. 44. Ventajas Sistemas ERP para cada área de la Empresa• Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrónicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera más rápido.• Control de inventarios: Optimiza la inversión en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por número de serie y lote. 44
  45. 45. Ventajas Sistemas ERP para cada área de la Empresa• Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la producción en cualquier ambiente estandarizando la producción de altos volúmenes con gran control de la planta de producción, el sistema también ayuda a crear pronósticos de producción y una mejor calendarización para la producción.• Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visión más clara de los instrumentos de medición más importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, producción y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como: ventas por región o periodo. 45
  46. 46. Ventajas Sistemas ERP para cada área de la Empresa• Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de producción, un programa ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto.• Embarque: Administra el almacén y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los embarques de productos terminados, ayudando a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y además incrementa la satisfacción del cliente. 46
  47. 47. Costo de implementación Sistemas ERPLa primera pregunta es económica y se refiere a la capacidad de laempresa para adquirir un paquete de este tipo, además del costo en sidel paquete, se debe considerar el o los equipos en que debe instalarseel paquete y los equipos para todos los que van a ser participes en laoperación del sistema o sea las estaciones (usuarios); el tercero y aveces más costoso factor económico de la compra de una solución deestas es lo que se llama la "implantación" del sistema, que va desde lainstalación de los equipos de cómputo, hasta el cambio de culturaoperativa de la empresa, pasando por capacitación, adecuación deprocedimientos, cambios estructurales, eliminación de personal que nose adapta a los cambios y contratación de otros, que seguro tendránmenos experiencia en la operación y mercados. 47
  48. 48. ConclusiónToda empresa que desee competir en el actual mundo de los negociosdebe considerar la “información” como un activo muy importante. Espor ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas deinformación adecuados para administrar rápidamente y eficientementedicha información. Las empresas tienen la opción de desarrollar suspropios sistemas de información o comprarlos a empresas dedicadas aldesarrollo de los mismos. Una opción viable y adecuada es la comprade un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera esteconsciente que para que funcione no solo debe comprar el SW y HW,sino que además implica un cambio cultural y de procesos en laorganización, que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto,los procesos y las personas, la combinación y sincronización de losmismos lleva al éxito de la implementación. No se debe olvidar darleseguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP queseleccionó. 48
  49. 49. Referencias• http://www.openerp.com/es/• http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm• http://www.slideshare.net/openobject• Open ERP tutorial básico• Metodología para selección de sistemas ERP 49

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