Introduccción a excel

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Introduccción a excel

  1. 1. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 TEORIA BASICA DE EXCEL 2007Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones connúmeros organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumashasta cálculos de préstamos hipotecarios.Excel2007 es una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utilizaen Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan enfilas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro).integrada enMicrosoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, comoWord, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto quemuchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas deOffice.Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no tepreocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capazde trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza unacuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras ygráficos.Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos unodebajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado ydecirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos másadelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensaqué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienesque volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas alintroducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve acalcularlo todo.Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina queestás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendríasque volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.Esta característica de re cálculo automático te permite también hacer simulacionesfácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir 1
  2. 2. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en elimporte del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas pornúmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.En la celda D9 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes ver lafórmula que se ha utilizado =D8*0,21 es decir, el producto de lo que hay en la celda D8multiplicado por 0,21.Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del cursopara aprender a utilizarlo.También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier partede la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de laferretería. 2
  3. 3. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. Enmuchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, sisabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partirde los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma debarras que se ven en las encuestas.Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en elplano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculosfinancieros.Excel se ha visto muy beneficiado por los cambios en esta versión. Sobre todo encuanto a su rendimiento. Las hojas de cálculo son ahora mucho más potentes. Se haaumentado su capacidad, y el uso de la memoria.Excel 2007 es capaz de utilizar tanta memoria como Windows le permita, y no loslimitados 1 GB que antes podía utilizar. Del mismo modo, la capacidad de las celdas seha mejorado y son capaces de almacenar más información, igual que las funcionessoportan muchos más argumentos y pueden ser llamadas desde otras hojas sin límitealguno.Los comandos de Ordenar y Filtrar se han mejorado y ahora incluyen muchas másopciones y tienen una mayor capacidad para manejar los datos.Hasta el momento se han añadido 51 nuevas funciones. Y algunas de las existentes sehan visto mejoradas para que puedan trabajar con datos más grandes y tengan mayorrendimiento.Igual que en Word, ahora los gráficos son mucho más ricos visualmente. Y los objetosSmartArt también están disponibles: 3
  4. 4. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Destacaríamos los nuevos formatos soportados, además de existir la opción deguardar los documentos como PDF, también se ha desarrollado en gran medida laintegración XML en esta aplicación.De este modo, los desarrolladores podrán crear aplicaciones que utilicen Excel comoherramienta de base de datos e integrar sus resultados y hojas de datos fácilmentecon otras aplicaciones no pertenecientes a Microsoft.La valoración de este producto es muy buena, pues ha mejorado muchísimo sucapacidad y rendimiento y se ha convertido en una aplicación mucho más poderosa.Algo que nos ha llamado mucho la atención es el hecho de que los formatos abiertosde XML de la nueva versión de Office están basados en las mismas tecnologías queutiliza el formato XML de Open Office.Iniciar Excel2007Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de lapantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; alcolocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas quehay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con elnombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa. 4
  5. 5. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción SalirUsar la cinta de opcionesLa primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office system,quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunosprogramas se han sustituido por la cinta de opciones.La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente loscomandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan engrupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo deactividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunasfichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas deimagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.Minimizar la cinta de opcionesLa cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente loscomandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en gruposlógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad(como escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunasfichas sólo se muestran cuando son necesarias. 5
  6. 6. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras deherramientas y los menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante,puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor.Mantener siempre la cinta de opciones minimizada1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados. Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el tamaño del texto que desee. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones. Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1.Restaurar la cinta de opciones1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTRL+F1. 6
  7. 7. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Usar el teclado para trabajar con los programas de lacinta de opcionesSi prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratón), los programas que utilizan lacinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos directos de teclado parapermitirle realizar tareas rápidamente sin usar el mouse.Obtener acceso a cualquier comando con unas pocaspulsaciones del tecladoLas claves de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamentepresionando unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa.Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el accesomediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando dedos a cuatro pulsaciones.1. Presione y suelte la tecla ALT. Se muestra información sobre teclas para cada función disponible en la vista actual. El ejemplo siguiente procede de Microsoft Office Word. 7
  8. 8. MICROSOFT OFFICE EXCEL20072. Presione la letra que aparece en la información sobre teclas acerca de la función que desee utilizar.3. En función de la tecla que presione, quizá se muestre información adicional sobre las teclas. Por ejemplo, si está activa la ficha Inicio y presiona N, se muestra la ficha Insertar junto con la información sobre las teclas relativa a los grupos de esa ficha.4. Siga presionando letras hasta que presione la letra del comando o control específicos que desea utilizar. En algunos casos, en primer lugar debe presionar la letra del grupo que contiene el comando: SUGERENCIA Para cancelar la acción que esté realizando y ocultar la información sobre teclas, presione y suelte la tecla ALT.Cambiar el enfoque del teclado sin usar el mouseOtra forma de usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opcioneses mover el enfoque entre las fichas y comandos hasta encontrar la función que sedesee usar. La tabla siguiente muestra algunas formas de desplazar el enfoque delteclado sin usar el mouse.Para: PresioneSeleccionar la ficha activa de la cinta de opciones y activar las teclas de ALT o F10. Presione cualquiera de estasacceso. teclas para volver al documento y cancelar las teclas de acceso. 8
  9. 9. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Ir a otra ficha de la cinta de opciones. ALT o F10 para seleccionar la ficha activa y, a continuación, FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHAMinimizar o restaurar la cinta de opciones. CTRL+F1Mostrar el menú contextual del comando seleccionado. MAYÚS+F10Mover el enfoque para seleccionar cada una de las áreas siguientes de la F6ventana: Ficha activa de la cinta de opciones Ver la barra de estado situada en la parte inferior de la ventana Su documentoMover el enfoque a cada comando de la cinta de opciones, hacia delante o ALT o F10 y, a continuación, TAB ohacia atrás. MAYÚS+TABSubir, bajar ir a la izquierda o la derecha por los elementos de la cinta de FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA,opciones. FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHAActivar el comando o el control seleccionados en la cinta de opciones. BARRA ESPACIADORA o ENTRARAbrir el menú o la galería seleccionados en la cinta de opciones. BARRA ESPACIADORA o ENTRARActivar un comando o un control de la cinta de opciones para poder modificar ENTRARun valor.Terminar de modificar un valor de un control de la cinta de opciones y ENTRARdevolver el enfoque al documento.Obtener ayuda sobre el comando o el control seleccionado en la cinta de F1opciones (si no hay ningún tema de la Ayuda asociado con el comandoseleccionado, en su lugar se muestra un tema de la Ayuda general acerca delprograma).Empezando a trabajar con Excel 9
  10. 10. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo,Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...Libro de trabajoUn libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos eneste programa se almacenará formando el libro de trabajo.Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozcacomo tal.Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo conel nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barrade título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Microsoft Excel - Libro1.Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variandodependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, elnombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajosmientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentraguardado.Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque elnúmero de éstas puede variar En función de la memoria disponible y los recursos del sistema,Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del librode trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas lashojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro. Hoja de cálculo 10
  11. 11. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro detrabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con grancantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.Es como una gran hoja cuadriculada formada por 1.048.576 filas por 16.384 columnas.Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombrapor letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto deceldas de una hoja de datos.La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de lacolumna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primeracelda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas laventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dichacelda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. 11
  12. 12. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columnaactiva, columna de la celda activa.Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloquerectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en laHoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.Movimiento rápido en la hojaTan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de lapantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de lahoja son: MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA 12
  13. 13. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHASiempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizarla celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.Movimiento rápido en el libroDentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas dellibro de trabajo.Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, lahoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestañaHoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. Haciendo un clic en esta pestaña se introducir una nueva hoja de cálculo.Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de losbotones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. 13
  14. 14. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas.Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiquetade ésta.Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningúnefecto.También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro dellibro de trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO TECLADO Hoja Siguiente CTRL+AVPAG Hoja Anterior CTRL+REPAG En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes : Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la 14
  15. 15. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.Modificar datosSe puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o mástarde, después de la introducción.Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificarutilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda delcursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDAporque equivale a validar la entrada de datos.Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celdaadecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremosdirectamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora escuando podemos modificar la información.Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón AceptarSi después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar elcontenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clicsobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celdamuestra la información que ya tenía.Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y seescribe el nuevo valor directamente sobre ésta.Tipos de datosEn una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: 15
  16. 16. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otrasceldas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Sepueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen,Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siemprepor el signo =. Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -* / % ^OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valorlógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe serutilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.Ejemplo: A1:G5- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo:A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma seevalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de losoperadores.Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución dealgunas partes de una expresión antes que otras.Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera delparéntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de losoperadores.Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelveantes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores decomparación y por último las de operadores lógicos . Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es decir que sonresueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: 16
  17. 17. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 COMPARACIÓN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=) Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad(de mayor a menor): ARITMÉTICOS LÓGICOS Exponenciación (^) Not Negación (-) And Multiplicación (*) y División (/) Or Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres (&)Nota: Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta amedida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adicionesy sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en queaparece, de izquierda a derecha.El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operadoraritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación. FUNCIONESUna función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará unmensaje de error.1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios anteso después de cada paréntesis.2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".Ejemplo:=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3Errores en los datosCuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. 17
  18. 18. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a laderecha:Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazarutilizando el botón No.Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en laesquina superior izquierda tal como esto: .Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber mássobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro uotro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspectoque todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demássumas).Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamosutilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo dela esquina de la celda. 18
  19. 19. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendoTEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza unafecha o una hora negativa.#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, comopuede ser sumar textos.#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en laesquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemosvisto antes.Guardar un archivoCuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro,en una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación dealmacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lodemás, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija.Guardar un archivoProceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.Nota Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.Guardar una copia de un archivo 19
  20. 20. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar.Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta diferente, haga clic en otra unidad de la listaGuardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia en unanueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta, el . 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. 3. Haga clic en Guardar.Guardar un archivo en otro formato 1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:Word, Excel o PowerPoint 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. 3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desea guardar el archivo. 4. Haga clic en Guardar.Guardar automáticamente información de AutorrecuperaciónAutorrecuperación no sustituye la tarea de guardar normalmente los archivos. Si elige noguardar el archivo de recuperación después de abrirlo, el archivo se eliminará y los cambios noguardados se perderán. Si guarda el archivo de recuperación, reemplazará el archivo original (amenos que especifique un nombre de archivo nuevo). Cuanto más frecuentemente guarde losarchivos, más información se recuperará si hay un corte de energía u otro problema mientrasun archivo está abierto.Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de EXCEL. 20
  21. 21. MICROSOFT OFFICE EXCEL20072. Haga clic en Guardar.3. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada.4. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia desea guardar los archivos.21
  22. 22. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Cerrar un libro de trabajoUna vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estarutilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre deCierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puedecerrar un documento de varias formas.Una forma es hacer un clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Salir deEXCEL o en la opción CERRAR. 22
  23. 23. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada,Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:Haz clic sobre el botón:Cancelar para no cerrar el documento.No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vezque guardamos.Sí para almacenar el documento antes de salir de él.En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro dediálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará conel nombre que tenía. 23
  24. 24. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de lacinta de opciones que cerraría el programa Excel.Empezar un nuevo libro de trabajoCuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, perosupongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivooriginal para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que leimpide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir elarchivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo desólo lectura, que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombreAbrir un archivo 1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que se indican:Word, Excel, PowerPoint o Access Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. Nota De forma predeterminada, los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir sonsólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, si usa MicrosoftOffice Excel, no ve los archivos creados con Microsoft Office Word a menos que haga clic enTodos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. Haga clic en el archivo y, a continuación, en Abrir.Abrir un archivo como copiaCuando abra un archivo como copia, el programa crea un duplicado del mismo y lo que ve es elduplicado. Los cambios que haga se guardarán en la copia. El programa asigna a la copia unnombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del nombre dearchivo. 24
  25. 25. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que se indican:Word, Excel, PowerPoint o Access Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. Seleccione el archivo del que desee abrir una copia haciendo clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como copia. Nota Al abrir un archivo como copia, se crea una copia nueva del mismo en la carpeta quecontiene el archivo original.Abrir un archivo como de sólo lecturaAl abrir un archivo en modo de sólo lectura, ve el archivo original, pero no puede guardarcambios en él. 1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que se indican:Word, Excel, PowerPoint o Access Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. Seleccione el archivo que desee abrir en modo de sólo lectura haciendo clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo de sólo lectura.NotasPara crear un acceso directo a una carpeta de un servidor de archivos de red o de un servidorWeb, utilice Mis sitios de red en la barra Mis direcciones del cuadro de diálogo Abrir. 25
  26. 26. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007La lista Archivos usados recientemente del menú Archivo o la lista Documentos recientes queestán disponibles al hacer clic en el botón de Microsoft Office muestran una lista de losúltimos archivos abiertos. Haga clic en el nombre del archivo para abrirlo.La carpeta Mis documentos recientes del cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de losarchivos y carpetas abiertos.Fórmulas y FuncionesIntroducir Fórmulas y FuncionesUna función es una fórmula predefinida por Excel2007 (o por el usuario) que opera con uno omás valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizadopara calcular la fórmula que la contiene.La sintaxis de cualquier función es:nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) 26
  27. 27. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Siguen las siguientes reglas:- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes odespués de cada paréntesis.- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.Ejemplo: =SUMA(A1:C8)Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Eloperador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entrela celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadasdentro de la fórmula.Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha yhora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimoscualquier texto, precedida siempre del signo =.Operadores más utilizados y las precedencias de los operadoresExcel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Losoperadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre2 argumentos.En la tabla podemos ver los operadores más utilizados. SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE OPERADOR REALIZA + SUMA - RESTA * MULTIPLICA / DIVIDE ^ EXPONENCIACIÓN 27
  28. 28. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 UNIÓN / & CONCATENAR Comparación IGUAL = QUE Comparación > MAYOR QUE Comparación < MENOR QUE Comparación >= MAYOR IGUAL QUE Comparación <= MENOR IGUAL QUE Comparación <> DISTINTOEn una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesarioteniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dosargumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos unejemplo.= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) /(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))Precedencia de los operadoresHemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud deoperadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas parasaber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea elcorrecto.En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel. SIMBOLO OPERACIÓN QUE DEL PRECEDENCIA REALIZA OPERADOR ^ EXPONENCIACIÓN 1 * MULTIPLICA 2 / DIVIDE 2 + SUMA 3 - RESTA 3 UNIÓN / & 4 CONCATENAR Comparación = 5 IGUAL QUE Comparación > 5 MAYOR QUE Comparación < 5 MENOR QUE 28
  29. 29. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Comparación >= MAYOR IGUAL 5 QUE Comparación <= MENOR IGUAL 5 QUE Comparación <> 5 DISTINTOAdemás de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operaciónque antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.Veamos pues como resolvería la formula que hemos visto como ejemplo:Podemos que hay 10 operaciones- 5 SUMAS- 3 MULTIPLICACIONES- 1 DIVISIÓN- 1 COMPARACIÓNPrimero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después realizaría lasoperaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último laCOMPARACIÓN.Insertar función con el asistenteUna función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda siconocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente parautilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función. 29
  30. 30. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamenteuna categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en elcuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lotanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamoshaciendo clic sobre ésta.Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecenlos distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de unenlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dichafunción.A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentosde función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro 30
  31. 31. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la funciónSUMA ().En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente seráuna celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón paraque el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, acontinuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primerargumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo delratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la últimacelda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo encaso de que existiera.Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y asísucesivamente.Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botónAceptar.Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excelexpande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Porejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en laposición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .En la ficha Inicio existe el botón Autosuma que nos permite realizar la funciónSUMA de forma más rápida. 31
  32. 32. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de laderecha del botón.Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) oMín (obtiene el valor mínimo). Además de poder ingresar al diálogo de funciones através de Más Funciones...Utilizar Expresiones como argumentos de las FuncionesExcel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, porejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función seráprimero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de lasexpresiones.Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:A1 vale 1A2 vale 5A3 vale 2A4 vale 3Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos losvalores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 comoresultado.Utilizar Funciones como argumentos de las FuncionesExcel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, deesta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dosfunciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) ydespués calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3. 32
  33. 33. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007MANIPULANDO CELDASSelección de celdasAntes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas conExcel2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que serealice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selecciónmás utilizados.A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero delratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. Laforma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruzgruesa blanca, tal como: .Selección de una celdaPara seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionarcon el botón izquierdo del ratón.Selección de un rango de celdasPara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botónizquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantenerpulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la últimacelda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdasseleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.Selección de una columnaPara seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superiorde la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.Selección de una filaPara seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de lafila a seleccionar y hacer clic sobre éste.Selección de una hoja entera 33
  34. 34. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de lacolumna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hacefalta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hojabasta para tenerla seleccionada.Añadir a una selecciónMuchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramosseleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selecciónmanteniendo pulsada la tecla CTRL.Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplopodemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobreel indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.Ampliar o reducir una selecciónSi queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección seade celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la teclaMAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.Copiar celdas utilizando el PortapapelesEl Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos de texto ygráficos de documentos de Office u otros programas y pegarlos en otro documento deOffice. Por ejemplo, puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico, datos deun libro o una hoja de cálculo, y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en undocumento. Al utilizar el Portapapeles de Office, puede organizar los elementoscopiados como desee en el documento.La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuandoutilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación 34
  35. 35. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copiala información del portapapeles a donde nos encontramos situados.Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar: Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la ficha Inicio de cinta de opciones. Elegir la opción Copiar.Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadasindicándote la información situada en el portapapeles.En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras. Seleccionar la ficha Inicio de la cinta de opciones. Elegir la opción Pegar.Nota: Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC delteclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otrasceldas sin necesidad de volver a copiar. 35
  36. 36. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él consucesivas copias. Al copiar el elemento número 25, se elimina el primer elemento quecontenga el Portapapeles de Office.Tras cerrar todos los programas de Office, sólo queda en el Portapapeles el últimoelemento copiado. Al salir de todos los programas de Office y reiniciar el equipo, seborran todos los elementos del Portapapeles de Office.Activar el Portapapeles de OfficePara ver el Portapapeles de Office en el panel de tareas, proceda como se indica enestos programas de Office:Access, Excel, Outlook, PowerPoint o Word En la ficha Inicio en el grupo Portapapeles, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles. 36
  37. 37. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .Si no nos interesa ver el cuadro de dialogo Portapapeles, hacer clic sobre su botóncerrar del panel.Puede eliminar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.En el panel de tareas Portapapeles, siga uno de estos procedimientos: Para eliminar un elemento, haga clic en la flecha junto al elemento que desea eliminar y haga clic en Eliminar. 37
  38. 38. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Para eliminar todos los elementos, haga clic en Borrar todo.Mover o copiar celdas completasAl mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas ysus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios. 1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover celdas, haga clic en Cortar .Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.  Para copiar celdas, haga clic en Copiar .Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. 3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clicen la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celdasuperior izquierda del área de pegado. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V. 38
  39. 39. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Mover o copiar el contenido de una celda1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar. NOTA De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos directamente en la celda haciendo doble clic en ella, pero también puede editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas.2. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar. Cómo seleccionar caracteres en una celda Para seleccionar el contenido de una celda Haga lo siguiente En una celda Haga doble clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar. En la barra de fórmulas Haga clic en la celda y, después, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas. Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover la selección, haga clic en Cortar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.  Para copiar la selección, haga clic en Copiar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. 39
  40. 40. MICROSOFT OFFICE EXCEL20074. En la celda, haga clic donde desee pegar los caracteres o haga doble clic en otra celda para mover o copiar los datos.5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.6. Presione ENTRAR. NOTA Si se hace doble clic o se presiona F2 para modificar la celda activa, las teclas de desplazamiento del cursor solamente funcionarán dentro de esa celda. Para utilizar las flechas de desplazamiento del cursor en otra celda; en primer lugar, presione ENTRAR para completar los cambios en la celda activa.Copiar sólo valores de celdas, formatos de celdas o fórmulasAl pegar datos copiados, puede hacer lo siguiente: Convertir las fórmulas de la celda en valores calculados sin sobrescribir el formato existente. Pegar sólo el formato de celdas, como el color de fuente o el color de relleno (pero no el contenido de las celdas). Pegar sólo las fórmulas (pero no los valores calculados).1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene los valores, formatos de celda o fórmulas que desea copiar.2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. 40
  41. 41. MICROSOFT OFFICE EXCEL20073. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o la celda en la que desea pegar el valor, el formato de celda o la fórmula.4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:  Para pegar sólo los valores, haga clic en Pegar valores.  Para pegar sólo los formatos de celda, haga clic en Pegado especial y, a continuación, haga clic en Formatos bajo Pegar.  Para pegar sólo las fórmulas, haga clic en Fórmulas. NOTA Si las fórmulas copiadas contienen referencias de celda relativas, Excel ajusta las referencias (y las partes relativas de las referencias de celda mixtas) en las fórmulas duplicadas. Por ejemplo, supongamos que la celda B8 contiene la fórmula =SUMA(B1:B7). Si copia la fórmula en la celda C8, la fórmula duplicada hará referencia a las celdas correspondientes de esa columna: =SUMA(C1:C7). Si las fórmulas copiadas contienen referencias de celda absolutas, las referencias de las fórmulas duplicadas no cambian. Si no obtiene los resultados deseados, también puede cambiar las referencias de las fórmulas originales a referencias de celda relativas o absolutas y volver a copiar las celdas. 41
  42. 42. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Mover o copiar celdas completas utilizando el mouseDe manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada, de maneraque pueda usar el mouse (ratón) para mover y copiar celdas.1. Seleccione las celdas o el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas que desea mover o copiar.2. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.  Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.Copiar en celdas adyacentes utilizando el mouseVamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes.Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómoutilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última seaadyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. 42
  43. 43. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno . Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:Mover o copiar filas y columnasAl mover o copiar filas y columnas, Microsoft Office Excel mueve o copia todoslos datos que éstas contienen, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes,los comentarios, los formatos de celda y las celdas ocultas.Se puede utilizar los comandos Cortar o Copiar para mover o copiar las filas ycolumnas seleccionadas, pero esto también se puede hacer con el mouse(ratón). 1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover filas o columnas, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar . 43
  44. 44. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.  Para copiar filas o columnas, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. 3. Haga clic con el botón secundario del mouse en una fila o una columna situada debajo o a la derecha del punto desde el que desea mover o copiar la selección y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:  Cuando mueva filas o columnas, haga clic en Insertar celdas cortadas en el menú contextual.  Al copiar filas o columnas, haga clic en Insertar celdas copiadas en el menú contextual.Nota Si hace clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles (opresiona CTRL+V), en lugar de hacer clic en un comando del menú contextual, sereemplazará el contenido de las celdas de destino.Mover o copiar filas y columnas con el mouse 1. Seleccione la fila o columna que desea mover o copiar. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Para mover filas o columnas, sitúe el puntero en el borde de la selección. Cuando el puntero pase a ser un puntero de movimiento , arrastre las filas o columnas hasta la nueva ubicación.  Para copiar filas o columnas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sitúa el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero pase a ser un puntero de copia , arrastre las filas o columnas hasta la nueva ubicación. 44
  45. 45. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Importante Asegúrese de que mantiene presionada la tecla CTRL durante todala operación de arrastrar y colocar. Si suelta la tecla CTRL antes de soltar elbotón del mouse, las filas o columnas se moverán en lugar de copiarse.Notas Si utiliza el mouse para insertar columnas o filas copiadas o cortadas, se reemplazará el contenido existente en las celdas de destino. Para insertar filas y columnas copiadas o cortadas sin reemplazar el contenido existente, deberá hacer clic con el botón secundario del mouse en la fila o columna situada debajo o a la derecha del punto donde desea mover o copiar la selección y, a continuación, hacer clic en Insertar celdas cortadas o Insertar celdas copiadas en el menú contextual. No se puede mover ni copiar filas y columnas no adyacentes con el mouse.Borrar celdasPuede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuacióndecidas borrarla.Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y acontinuación...Escoger la opción Borrar del grupo Modificar de la Ficha Inicio, entoncesaparecerá un submenú.Seleccionar una de las opciones disponibles entre: 45
  46. 46. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentariosligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y laaltura de la fila.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $1200, borramosla celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 2300 aparecerá talcomo lo acabamos de escribir sin formato.Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan aasumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles enel cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $1400, borramosla celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 1400 ya queúnicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan ono fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000,borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor23000 aparecerá con el formato anterior, es decir $23.000.Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de lasceldas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio delos comentarios no es objeto de este curso.Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.Formato de celdas 46
  47. 47. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle unabuena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información másinteresante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información másimportante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplopodemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año yresaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta formasabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.Aplicar formato a celdasAplicar formato a celdas utilizando cuadro de dialogo formato de celdas.Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de lasceldas seleccionadas, esta es una forma. Pasos para desplegar el cuadro de dialogoformato de celdas: Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea aplicar formato. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Formato de fuente de celda situado junto a Fuente. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+MAYÚS+F o CTRL+ 1 para mostrar rápidamente la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas. otra forma para ingresar al cuadro de dialogo formato de celdas es hacer un clic en el derecho del mouse sobre la celdas, rango o conjunto de celdas seleccionadas, y seleccionar Formato de celdas. 47
  48. 48. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007En el cuadro de dialogo Formato de celdas se puede observar las siguientes paletas. Número Alineación Fuente Borde Relleno 48
  49. 49. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 ProtecciónNúmeroExcel nos permite modificar la visualización de los números en la celda.Categoría Haga clic en una opción del cuadro Categoría y, a continuación, seleccionelas opciones para las que desea especificar un formato de una celda. Se elegirá de lalista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías másutilizadas son:General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato queutiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en formaexponencial si la cifra no ocupa por completo la celda.Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número dedecimales, también permite especificar el separador de millares y la forma devisualizar los números negativos.Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número dedecimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma devisualizar los números negativos.Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y lascomas decimales en una columna.Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entrediferentes formatos de hora.Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celdapor 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sindecimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escogerel número de decimales.Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el textose encuentre algún número en la celda. 49
  50. 50. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, elnúmero de teléfono, etc.Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código deformato.AlineaciónSe puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos quedenalineados u orientados de una forma determinada. 50
  51. 51. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Alineación del textoHorizontal Seleccione una opción en el cuadro de lista Horizontal para cambiar laalineación horizontal del contenido de la celda. De forma predeterminada, MicrosoftOffice Excel alinea el texto a la izquierda, los números a la derecha y se centran losvalores de errores y lógicos. La alineación horizontal predeterminada es General. Elcambio de la alineación de datos no cambia el tipo de datos.Vertical Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineaciónvertical del contenido de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea el textoverticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontalpredeterminada es General.Sangría Aplica sangría al contenido de una celda desde cualquier borde de la misma,en función de si elige Horizontal y Vertical. Cada incremento del cuadro Sangría esequivalente al ancho de un carácter.Orientación Seleccione una opción en Orientación para cambiar la orientación deltexto en las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de giro no esténdisponibles si se seleccionan otras opciones de alineación. 51
  52. 52. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Grados Establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice unnúmero positivo en el cuadro Grado para girar el texto seleccionado desde la esquinainferior izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativospara girar el texto desde la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha enla celda seleccionada.Control del textoAjustar texto Ajusta el texto en varias líneas en una celda. El número de líneasajustadas dependerá del ancho de la columna y de la longitud del contenido de lacelda.Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño aparente de los caracteres de fuente deforma que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. Eltamaño de carácter se ajusta automáticamente al cambiar el ancho de la columna. Nocambia el tamaño de la fuente aplicada.Combinar celdas Combina dos o más celdas seleccionadas en una sola celda. Lareferencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superiorizquierda del rango original seleccionado.De derecha a izquierdaDirección del texto Seleccione una opción en el cuadro Texto para especificar elorden de lectura y la alineación. La configuración predeterminada es Contexto peropuede cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.FuenteExcel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculocambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. 52
  53. 53. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Fuente Seleccione el tipo de fuente para el texto de las celdas seleccionadas. Lafuente predeterminada es Calibri.Estilo de fuente Seleccione el estilo de fuente para el texto en las celdasseleccionadas. El estilo de fuente predeterminado es Normal.Tamaño Seleccione el tamaño de fuente para el texto de las celdas seleccionadas.Puede escribir cualquier número entre 1 y 1638. El tamaño de fuente predeterminadoes 11. Nota Los tamaños de la lista Tamaño dependerán de la fuente seleccionada y de laimpresora activa.Subrayado Seleccione el tipo de subrayado que desea utilizar para el texto de lasceldas seleccionadas. El subrayado predeterminado es Ninguno.Color Seleccione el color que desea utilizar para texto o celdas seleccionadas. El colorpredeterminado es Automático.Fuente normal Active la casilla de verificación Fuente normal para restablecer lafuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo Normal (predeterminado). 53
  54. 54. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Efectos Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato.Tachado Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdasseleccionadas como tachado.Superíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdasseleccionadas como superíndice.Subíndice Active esta casilla de verificación para que aparezca el texto en las celdasseleccionadas como subíndice.Vista previa Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato queselecciona.BordeExcel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.Línea Seleccione una opción en Estilo para especificar el estilo y el tamaño de la líneapara un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en un borde que ya existe, 54
  55. 55. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007seleccione la opción de estilo de línea que desea y, a continuación, haga clic en el áreadel borde en el modelo Borde donde desea que aparezca el nuevo estilo de línea.Preestablecidas Seleccione una opción de borde predefinida para aplicar bordes oquitarlos de las celdas seleccionadas.Color Seleccione un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas.Borde Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en losbotones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.Para quitar todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clicen las áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.RellenoExcel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo pararemarcarlas de las demás.Color de fondo Seleccione un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizandola paleta de colores. 55
  56. 56. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Efectos de relleno Seleccione este botón para aplicar degradado, textura y rellenosde imagen en las celdas seleccionadas.Más colores Seleccione este botón para agregar colores que no están disponibles enla paleta de colores.Color de Trama Seleccione un color de primer plano en el cuadro Color de Tramapara crear una trama que utilice dos colores.Estilo de Trama Seleccione una trama en el cuadro Estilo de Trama para aplicarformato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los colores seleccionadosen los cuadros Color de fondo y Color de Trama.Muestra Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno queselecciona.ProtecciónBloqueado Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien detamaño o se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene ningún efecto a menos que la hojaesté protegida. 56
  57. 57. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Oculta Oculta una fórmula de una celda para que no aparezca en la barra de fórmulascuando la celda está seleccionada. Si selecciona esta opción, no tiene efecto a menosque la hoja esté protegida.Cómo proteger una hoja 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja. 2. Asegúrese de que la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está activada. 3. En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione las actividades que permite que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que contiene celdas bloqueadas.Aplicar formato a celdas utilizando las opciones de los diferentes grupos de la fichaInicio.En la ficha Inicio, en el grupo Fuente disponemos de unos botones que nos permitenmodificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en laque nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derechapara elegir otro tipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda,para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlodirectamente en el recuadro. Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste seactiva o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos paraponer o quitar la Cursiva. 57
  58. 58. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayadosimple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra Aaparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre elbotón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobrela flecha de la derecha y elegirlo. Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado enéste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú. Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, ennuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desdela flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrásque utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.En la ficha Inicio, en el grupo Alineación disponemos de unos botones que nospermiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma másrápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadaspasará a ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, ya continuación nos centrará los datos. Este botón nos alineará el texto en la parte superior de la celda. Este botón nos alineará el texto para que este centrado con respeto a la partesuperior e inferior de la celda. 58
  59. 59. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Este botón nos alineará el texto en la parte inferior de la celda. Este botón gira el texto a un ángulo diagonal y a una orientación vertical.En la ficha Inicio, en el grupo Numero disponemos de unos botones que nos permitenmodificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: Este botón Formato de número se elige la manera en que semostraran los valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha y hora, etc. Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas seconvertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido eltipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos elsímbolo €). Este botón es para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por100 y le añadirá el símbolo %). Este botón es para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles ycambio de alineación). Este botón es para quitar un decimal a los números introducidos en las celdasseleccionadas. Este botón es para añadir un decimal a los números introducidos en las celdasseleccionadas.GráficosIntroducciónUn gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita suinterpretación.En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo conseleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva 59
  60. 60. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007cinta de opciones de Office Excel 2007), obtendrá resultados profesionales inmediatoscada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficosfavoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree unnuevo gráfico.Crear gráficos en ExcelPara crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante,debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. Acontinuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizaren la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos). 1. Datos de la hoja de cálculo 2. Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculoExcel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de formaelocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entredistintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico decolumnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizandovarios tipos de gráficos en uno solo. 60
  61. 61. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas.Tipos de gráficos disponiblesMicrosoft Office Excel 2007 admite varios tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos deforma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia uno existente, puedeelegir entre una amplia gama de subtipos de gráficos disponibles para cada uno de los tipos degráficos siguientes.En este artículo Gráficos de columnas Gráficos de líneas Gráficos circulares Gráficos de barras Gráficos de área Gráficos de tipo XY (Dispersión) Gráficos de cotizaciones Gráficos de superficie Gráficos de anillos Gráficos de burbujas Gráficos radialesGráficos de columnas 61
  62. 62. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en ungráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un períodode tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y losvalores en el eje vertical.Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico: Columna agrupada y columna agrupada en 3D Los gráficos de columna agrupada comparan valores entre categorías. Un gráfico de columna agrupada muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Una columna agrupada en un gráfico 3D muestra sólo los rectángulos verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.Nota Para presentar datos en un formato 3D que utiliza tres ejes (ejes horizontal, vertical yde profundidad) que puede modificar, debería utilizar el subtipo de gráfico de columna 3D.Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías querepresentan: Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos de un histograma). Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo). Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos, nombres geográficos o los nombres de personas). Columna apilada y columna apilada en 3D Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D muestra los rectángulos apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos en formato 3D.Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y deseadestacar el total. 62
  63. 63. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007 Columna 100% apilada y columna 3D apilada 100% Estos tipos de gráficos de columnas comparan el porcentaje que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos verticales 2D apilados 100%. Un gráfico de columnas 3D apiladas 100% muestra los rectángulos 100% apilados verticales en formato 3D; no muestra los datos con formato 3D. Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categoría. Columnas 3D Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que puede modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad.Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desea comparar de una manera igual datosentre categorías y entre la serie. Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, apilados 100% y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos exactamente de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.Gráficos de líneasSe pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en ungráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo,establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias endatos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyenuniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformementeen el eje vertical.Debería utilizar un gráfico de líneas si las etiquetas de categoría son texto, y representanvalores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales. Esto esespecialmente cierto si hay varias series: para una serie, debería pensar en utilizar un gráficode categorías. Debería utilizar un gráfico de líneas si tiene algunas etiquetas numéricas conespacio uniforme, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en sulugar un gráfico de dispersión. 63
  64. 64. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico: Línea y línea con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas sin marcadores. Línea apilada y línea apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas apiladas son útiles para mostrar la tendencia de la contribución de cada valor en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas apiladas sin marcadores.Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar enutilizar en su lugar un gráfico de áreas apiladas. Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Mostrados con o sin marcadores para indicar valores de datos individuales, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, debería utilizar un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede pensar enutilizar en su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas. Líneas 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.Gráficos circularesEn un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila deuna hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una seriede datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circularse muestran como porcentajes del total del gráfico circular. 64
  65. 65. MICROSOFT OFFICE EXCEL2007Piense en utilizar un gráfico circular cuando: Sólo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene más de siete categorías. Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico: Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente los sectores de un gráfico circular para destacarlos. Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares con subgráfico circular o circular con subgráfico de barras con valores definidos por el usuario extraídos del gráfico circular principal y combinados en un segundo circular o en una barra apilada. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los pequeños sectores del gráfico circular principal se vean mejor. Gráfico circular seccionado y gráfico circular seccionado 3D Los gráficos circulares seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras que destacan valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Debido a que no puede mover los sectores de un gráfico circular seccionado de manera individual, puede que desee pensar en utilizar un gráfico circular o un gráfico circular en un gráfico 3D en su lugar. A continuación, puede extraer los sectores manualmente.Gráficos de barrasSe pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en ungráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementosindividuales. 65

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