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Guía para implementar Koha

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Durante mi ejercicio profesional he manejado diversos Sistemas Integrales de Gestión Bibliotecaria (SIGB) tanto comerciales como libres y he encontrado que Koha es uno de los SIGB más completo, apegado a estándares, en continuo desarrollo y con una amplia configuración, todo ello lo ha llevado a ser el SIGB más utilizado a nivel mundial por una gran variedad de bibliotecas, además de que cuenta con una comunidad de usuarios sólida y abierta. En este trabajo pretendo orientar a los bibliotecarios, que tengan un primer acercamiento con Koha, en la configuración del sistema, proceso sumamente importante y que muchas veces es descuidado o poco valorado. No se mencionan todas y cada una de las opciones sino las más importantes y que comúnmente se tienen que adecuar a las características de cada biblioteca.

Guía para implementar Koha

  1. 1. UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA XXIV ENCUENTRO DE PROFESORES Y ESTUDIANTES DEL COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA 1,2 y 3 de Septiembre de 2014 Ponencia: Guía de implementación de Koha, software libre de administración de bibliotecas PRESENTA LIC. CARLOS RICARDO VARGAS MEDINA
  2. 2. Resumen: Español: Durante mi ejercicio profesional he manejado diversos Sistemas Integrales de Gestión Bibliotecaria (SIGB) tanto comerciales como libres y he encontrado que Koha es uno de los SIGB más completo, apegado a estándares, en continuo desarrollo y con una amplia configuración, todo ello lo ha llevado a ser el SIGB más utilizado a nivel mundial por una gran variedad de bibliotecas, además de que cuenta con una comunidad de usuarios sólida y abierta. En este trabajo pretendo orientar a los bibliotecarios, que tengan un primer acercamiento con Koha, en la configuración del sistema, proceso sumamente importante y que muchas veces es descuidado o poco valorado. No se mencionan todas y cada una de las opciones sino las más importantes y que comúnmente se tienen que adecuar a las características de cada biblioteca. Inglés: During my practice I have handled various commercial and free Integrated Library Management Systems (ILS) and have found that Koha is one of the most complete sigB, attached to standards, continuous development and a wide configuration, all this has led ILS to be more used worldwide for a variety of libraries, plus it has a strong community of users and open. In this paper I intend to guide librarians who have a first approach with Koha, the system configuration, and highly important process that is often neglected or undervalued. Not every one of the options, but the most important and commonly referred to must be tailored to the characteristics of each library. Palabras clave: Koha, software libre, automatización de bibliotecas, open source, migración de datos.
  3. 3. Introducción Koha es el primer software libre de automatización de bibliotecas, liberado como tal en el año 2000 por la Horowhenua Library Trust y desarrollado por la empresa Katipo Communications en Nueva Zelanda, dicho Sistema Integral de Gestión Bibliotecaria (SIGB) cubre todos los módulos necesarios para la correcta administración de una biblioteca de cualquier tipo, además de cumplir con diversos protocolos internacionales, tanto informáticos como bibliotecarios, como son: MARC, UNIMARC, ISO2709, Z39.50, SRU, etc. Se pueden encontrar diversos artículos que explican de manera general como se ha realizado una implementación de Koha partiendo de otro u otros SIGB (Neelakandan, Duraisekar, Balasubramani, & Srinivasa Ragavan, 2010), (Omeluzor, Adara, Ezinwayi, ObyUmahi, & Bamidele, 2012), (Walls, 2011), (Singh & Sanaman, 2012), lo cual resulta ser muy enriquecedor, pero el propósito de esta guía es proporcionar a los bibliotecarios interesados en implementar Koha el proceso de configuración mínimo para realizar la implementación de manera exitosa en su biblioteca, los pasos detallados son producto de ensayo y error y la experiencia adquirida durante el ejercicio profesional, así como consejos de parte de integrantes de la comunidad de usuarios de Koha en español e inglés, no se mencionan ni se detallan todas las opciones, ya que es un gran número de ellas y se ha optado por mencionar las más importantes. Características de Koha. En la actualidad, Koha es el sistema de código abierto más utilizado en distintos países de la Unión Europea, Estados Unidos y con gran aceptación en Latinoamérica, ha ganado premios a la innovación en software para bibliotecas y se posiciona en la actualidad como la opción de código abierto más estable y funcional enfocada a la gestión integral de las bibliotecas, reduciendo costos e incrementando la productividad de las mismas. Koha está integrado por los siguientes módulos(Vargas Medina, 2013, p. 383):  Administración  Adquisiciones  Catalogación  Autoridades
  4. 4.  Publicaciones periódicas  Circulación  OPAC  Informes  Herramientas Algunas funcionalidades que se encuentran presentes en el OPAC de Koha son (Vargas Medina, 2013, p. 383):  Permite la gestión de catálogos colectivos de bibliotecas.  Compatible con estándares internacionales como son el Formato MARC21, protocolo Z39.50, registros en normas ISO2709, XML, API, LDAP, SIP, etc.  Posibilidad de refinar la consulta mediante búsqueda avanzada y folksonomías (etiquetas asignadas por los mismos usuarios, previa autorización de un bibliotecario o no)  Posibilidad de elegir el idioma, ya que se encuentra traducido a varios idiomas, entre ellos el español.  Integración con redes sociales (Facebook, Twitter, Delicious, Google+, etc.)  Diferentes opciones de búsqueda; básica, avanzada, etiquetas, autores o temas.  Posibilidad de guardar los registros en diferentes formatos; BibTex, RIS, Dublin Core, etc., que le permiten al usuario crear citas bibliográficas con gestores de bibliografía como la extensión para el explorador web Firefox, Chrome o Safari Zotero. Requisitos de instalación de Koha (“Official Website of Koha Library Software,” 2014). Los requisitos de instalación de Koha son mínimos y no se requiere adquirir una licencia para el uso del sistema operativo, manejador de base de datos o servidor web, ya que los requisitos señalados a continuación para el servidor, en cuanto a software, son gratuitos. SERVIDOR Hardware  Procesador con 1.5 GHz ó superior  4 GB de memoria RAM ó superior
  5. 5.  80 GB de disco duro libres ó superior (depende del total de registros, portadas, archivos vinculados, etc. que se tengan contemplados)  El ancho de banda reservado para Koha dependerá en función de la cantidad de usuarios y el tamaño de los registros. Software  Sistema Operativo Linux, preferentemente Debian Wheezy  Usuario root (ó bien usuario con privilegios de root) ó administrador para crear usuario Koha archivos y carpetas  Apache 2 o superior  Base de datos MYSQL 5 ó superior  Codificación UTF8  Datos de usuario MYSQL para crear la base datos CLIENTES No se requiere una configuración específica para los equipos de los clientes (Bibliotecarios, estudiantes, profesores, etc.) ya que el funcionamiento del sistema es vía web y trabaja sobre la mayoría de los exploradores web, con sus respectivas actualizaciones: Internet Explores, Firefox, Chrome, Safari, Opera, etc., y dispositivos móviles: Smartphones, tabletas, Ipad, etc. Instalación del SIGB Koha. Se recomienda la instalación de Koha en un sistema operativo Debian, preferentemente la versión 7, también llamada Wheezy, ya que es bastante fácil de instalar por medio de paquetes, la instalación se puede realizar siguiendo los pasos señalados en el documento “Guía instalación Koha por paquetes” disponible en la URL: http://www.slideshare.net/guiabiblioteca2/gua-instalacin-koha-por-paquetes
  6. 6. Proceso de configuración. Antes de realizar la importación de datos a Koha, si es que se migra desde otro SIGB, o bien, de comenzar a capturar registros en el sistema, es necesario realizar todo un proceso de configuración del mismo, el cual se realiza en el módulo de administración y consta de las siguientes secciones: Preferencias del sistema. En la mayoría de las opciones de esta sección se selecciona la opción que más se adecue a las características y necesidades de la biblioteca, está separada por cada módulo que integra el sistema e incluye una breve descripción de cada opción.. Parámetros básicos Bibliotecas (y grupos). En esta sección se debe ingresar la clave y nombre de cada biblioteca que estará incluida en el sistema, es muy importante esta parte ya que de acuerdo a ello se agregan los usuarios, ejemplares y políticas. Tipos de ítem. En esta sección se definen los diferentes tipos de ejemplar que estarán incluidos en el sistema, los valores más importantes son las claves y la descripción, aunque es posible agregar una imagen por cada tipo de material, los datos aquí contenidos se usarán también en la etiqueta 942 subcampo c. Valores autorizados. Son diferentes catálogos que se pueden crear para diferentes módulos dentro del sistema, cada categoría puede ser utilizada en diferentes módulos. Los usos más comunes son:  Completar la información de los registros bibliográficos o de ítem (localizaciones, colecciones, etc)  Definir estados o parámetros de gestión de los ítems (información sobre las posibilidades de préstamo o el estado de uso, etc.)  Crear departamentos, periodos y asignaturas para cursos, usuarios, ejemplares, etc. Usuarios y circulación Categorías de usuario. En esta sección se definen los diferentes tipos de usuario, su código, periodo de vigencia, edades, etc. Es importante tener presente esta sección al momento de importar
  7. 7. usuarios de manera masiva ya que se deben incluir los códigos de tipos de usuarios dados de alta en esta sección de lo contrario no se importará la información. Reglas de circulación y multas. En esta sección se definen las políticas de préstamo, reserva y multas, así como las cantidades máximas de préstamo por cada tipo de usuario. Tipos de atributo de usuario. Koha tiene un formulario de alta de usuario muy amplio, sin embargo es posible agregar nuevos campos mediante la sección “Tipo de atributo de usuario”, para ello se sigue el siguiente procedimiento: 1: Habilitar la opción "ExtendedPatronAttributes" en las Preferencias globales del sistema 2: Crear las diferentes categorías de Valores autorizados que sean necesarias con sus correspondientes contenidos. 3: En Tipo de atributo de usuario, crear un nuevo atributo y vincularlo a la lista de valores autorizados creada anteriormente. 4: En el formulario de alta de usuarios se mostrarán al final los nuevos atributos seleccionados desde un combo. Ciudades y pueblos. Es posible crear un catálogo de ciudades el cual será usado al crear un nuevo usuario, sin embargo si no se encuentra la ciudad del usuario en dicho catálogo será posible agregarlo de manera manual. Catálogo Hoja de trabajo bibliográfico MARC. En esta sección se definen las diferentes plantillas que se usarán para describir materiales en formato MARC, es posible vincular un subcampo en específico con una categoría de valores autorizados o un tipo de autoridad, así como definir un valor por defecto o hacer visible un subcampo en el módulo de catalogación pero no en el OPAC. Tipos de autoridad. En esta sección se definen los diferentes tipos de autoridades así como la plantilla de captura de cada uno de acuerdo al formato MARC. Fuentes de clasificación. En esta sección se establecen los diversos esquemas de clasificación, por defecto están configurados LC, Dewey y una Local, cada tipo de material puede
  8. 8. utilizar un esquema diferente, y es muy importante configurarlo bien en los ejemplares para que la opción de “Navegar en estantería” funcione de manera adecuada. Regla de coincidencia de registro. Las reglas de coincidencia aplican en el proceso de importar registros MARC en formato ISO2709 en el módulo de herramientas, establecen los campos y subcampos MARC a revisar en una importación de registros para determinar si existe cada registro y no duplicar información. En lo particular lo considero sumamente útil al momento de realizar una migración de datos desde otro SIGB. Parámetros de adquisición Monedas y tipos de cambio. Las monedas y tipos de cambio se utilizarán principalmente en el módulo de adquisiciones al momento de realizar una orden de compra, si utilizará dicho módulo es imprescindible configurarlo antes de iniciar el proceso de adquisición. Presupuestos. Koha permite administrar diversos presupuestos que serán utilizados en el módulo de adquisiciones, si su biblioteca tiene asignado un presupuesto es aconsejable que utilice esta opción. Fondos. Cada uno de los fondos puede dividirse en uno o varios fondos o partidas, de manera que se puede asignar monto de uno u otro fondo en cada adquisición, lo cual ayuda a mantener el control de los egresos de cada fondo. Parámetros adicionales Servidores cliente Z39.50. Una de las características que cualquier SIGB debe tener es la compatibilidad con el protocolo Z39.50, una herramienta que es de gran ayuda en el proceso de catalogación del acervo, ya que ahorra tiempo y evita duplicidad de trabajo, es por ello que Koha lo incorpora en el módulo de catalogación, siendo el módulo de administración donde se dan de alta los diversos servidores en los cuales se podrá realizar la consulta de material, los datos requeridos para dar de alta un nuevo servidor son: nombre del servidor, nombre del host, puerto, nombre de la base de datos, sintaxis y si son necesarios el usuario y contraseña para realizar consultas. Existe un directorio de servidores Z39.50 que es de gran ayuda: http://targettest.indexdata.com/
  9. 9. Preferencias globales del sistema: Esta sección del módulo de administración contiene la parametrización principal del sistema, si bien primero se tienen que configurar las opciones anteriores está juega el papel primordial en el funcionamiento de Koha por cada módulo, desde la interfaz, envío de correos, forma de catalogar, adquirir, prestar, etc. Se encuentra subdividida por módulos y cada opción recibe el nombre de “Preferencia” con un nombre único, en muchos de los casos se debe seleccionar la opción deseada y es importante guardar los cambios realizados de lo contrario no se reflejarán en el sistema. En las siguientes líneas se han agrupado las preferencias por función o característica, para ver más información de cada una se puede referir al manual de Koha http://es.koha-community.org/manual/ Interacción entre bibliotecas. Preferencia del sistema Funcionalidad OpacAddMastheadLibraryPulldown Incluir un selector de biblioteca en el buscador general del OPAC IndependentBranches A nivel interno, cada bibliotecario sólo puede modificar objetos de su biblioteca (usuarios, items, etc.) OpacSeparateHoldingsBranch Separa en pestañas diferentes los items de cada biblioteca en el OPAC AllowReturnToBranch , CircControl , HomeOrHoldingBranch, HomeOrHoldingBranchReturn, UseBranchTransferLimits, BranchTransferLimitsType , canreservefromotherbranches Gestionan la política y el funcionamiento de las reservas y los préstamos Configuración de OAI:PMH Preferencia del sistema Funcionalidad OAI-PMH, OAI-PMH: archiveID, OAI-PMH: ConfFile, OAI-PMH: MaxCount Configuración del funcionamiento de la configuración de conjuntos OAI:PMH, Catalogación y autoridades. Preferencia del sistema Funcionalidad MARCOrgCode, DefaultLanguageField008 Insertar valores por defecto en los campos 003 y 008 autoBarcode Inserta automáticamente los códigos de barras según el patrón que se indica en las preferencias
  10. 10. ISBD Definir la visualización ISBD (puntuación) Ej: #245||{ 245a }{ :245b }/{ 245c }{245f }{ 245g }{ 245k }{ 245n }{ 245p }{ 245s }{ 245h }| UseControlNumber Definir que el subcampo de control para la vinculación de registros es el 001 en el $w BiblioAddsAuthorities, dontmerge Controlan la relación entre los registros de autoridad y las acciones en las modificaciones/relaciones Catalogación analítica Preferencia del sistema Funcionalidad EasyAnalyticalRecords Activar Usecontrolnumber No usar Configuración de la búsqueda: Preferencia del sistema Funcionalidad AdvancedSearchTypes, expandedSearchOption Configuración de la búsqueda avanzada OpacAddMastheadLibraryPulldown OpacShowFiltersPulldownMobile OpacShowLibrariesPulldownMobile Configuración de filtrado de biblioteca, muy útil cuando se tienen varias bibliotecas en una instancia de Koha. Autotruncate, Fuzzy, stemming, WeightFields Configuración del funcionamiento de los operadores. defaultSortField,defaultSortOrder , displayFacetCount, maxRecordsForFacets, FacetLabelTruncationLength, maxItemsInSearchResults, maxRecordsForFacets, numSearchResults , OPACdefaultSortField, OPACdefaultSortOrder , OPACItemsResultsDisplay , OPACnumSearchResults Configuración de la forma en que se mostrarán los resultados de búsqueda en el OPAC y parte administrativa. OpacBrowser, OpacAuthorities, OpacCloud , OpacTopissue Configuración de otras opciones de búsqueda por etiquetas, autoridades, más préstados. OPACShelfBrowser, ShelfBrowserUsesCcode , ShelfBrowserUsesHomeBranch, ShelfBrowserUsesLocation Configuración de la navegación por estantería. OpacHiddenItems Ocultar ítems borrados en el OPAC de manera masiva. Configuración de proveedores de contenido como son: Amazon , Syndetics, OCLC, Babelthèque, Baker and Taylor, Google, HTML5 Media, IDreamLibraries, Library Thing, Novelist Select, Open Library, se encuentran en Administración  Preferencias del Sistema  Contenido mejorado. Historial de préstamo y datos del usuario: Preferencia del sistema Funcionalidad
  11. 11. EnableOpacSearchHistory, Opacreadinghistory, OPACPrivacy , intranetreadinghistory Configuración del historia de búsqueda, historial de préstamo, privacidad del usuario. Preferencias del módulo de circulación más relevantes: Preferencia del sistema Funcionalidad AllFinesNeedOverride, AllowFineOverride, AllowItemsOnHoldCheckout, AllowNotForLoanOverride ,AllowRenewalLimitOverride, AllowTooManyOverride Que el personal bibliotecario pueda “saltarse” las reglas de circulación y multas AllowHoldDateInFuture, AllowHoldsOnDamagedItems, AllowHoldsOnPatronsPossessions, AllowOnShelfHolds, AutoResumeSuspendedHolds, canreservefromotherbranches, ConfirmFutureHolds, decreaseLoanHighHolds, decreaseLoanHighHoldsDuration, decreaseLoanHighHoldsValue, DisplayMultiPlaceHold, emailLibrarianWhenHoldIsPlaced, ExpireReservesMaxPickUpDelay, ExpireReservesMaxPickUpDelayCharge, maxreserves, OPACAllowHoldDateInFuture, OPACAllowUserToChooseBranch, ReservesControlBranch, ReservesMaxPickUpDelay, ReservesNeedReturns, StaticHoldsQueueWeight, RandomizeHoldsQueueWeight, SuspendHoldsIntranet, SuspendHoldsOpac, TransferWhenCancelAllWaitingHolds Política de reservas: qué ítems se pueden reservar, qué número de reservas se pueden hacer, reducir el número de días de préstamos para ítems reservados, eliminar las reservas, controlar las reservas entre usuarios de la red, etc. WebBasedSelfCheck Activar el sistema de autopréstamo basado en Web SCOUserCSS, SCOUserJS, SelfCheckHelpMessage, SelfCheckoutByLogin, SelfCheckTimeout, ShowPatronImageIn, Configurar la visualización del sistema de autopréstamo basado en web SelfCheckHelpMessage Mensaje de ayuda para los usuarios Otras opciones a configurar: Preferencia del sistema Funcionalidad KohaAdminEmailAddress Correo electrónico del administrador de Koha, todos los mensajes saldrán con esta cuenta de correo electrónico. Itemcallnumber Campos MARC de clasificación que se asignarán a los ejemplares de manera automática. DefaultClassificationSource Fuente de clasificación predeterminada CalendarFirstDayOfWeek Primer día de la semana que se mostrará en el calendario
  12. 12. Dateformat, TimeFormat Elegir el formato de fechas y horas que se mostrarán en las pantallas de Koha Language, opaclanguages, opaclanguages Seleccionar los idiomas que se mostrarán en la parte administrativa, OPAC y si se permitirá a los usuarios seleccionarlo. AuthoritiesLog, BorrowersLog, CataloguingLog, FinesLog, IssueLog, LetterLog, ReturnLog, SubscriptionLog Guardar el historial de movimientos realizados en todos los módulos. LibraryName Nombre que se mostrará en la pestaña del explorador web en el OPAC. OPACBaseURL URL del OPAC, se usará para compartir registros en redes sociales, envío de correos, etc. OpacFavicon, IntranetFavicon Imagen que se mostrará en la pestaña del explorador web en el OPAC y en la intranet. OpacMainUserBlock, OpacMainUserBlockMobile, OpacNav, OpacNavBottom, OpacNavRight, IntranetmainUserblock, IntranetNav Opciones en las cuales se puede incluir información en HTML en las diferentes secciones de la pantalla principal del OPAC y en la intranet. BorrowerUnwantedField Ocultar filas en la pantalla de registro de usuarios. Opaclayoutstylesheet, opacthemes, opacsmallimage Configuración del diseño gráfico que se mostrará en el OPAC y la imagen de la institución. Recomendaciones:  Probar el sistema modificando las opciones anteriores, jugando con las categorías de valores autorizados, políticas de préstamo y otras opciones, antes de entrar en un ambiente de operación por lo menos 2 semanas.  Si está realizando una migración de un SIGB a Koha es importantísimo configurar el sistema antes de hacer la migración de datos, principalmente: Bibliotecas, tipos de material, plantillas y reglas de coincidencia, así como conocer la clave de la fuente de clasificación.  Se recomienda el uso de MarcEdit para revisar su archivo ISO2709 a importar, así como incluir la etiqueta 942 subcampos “2” y “c” en cada registro.  Se recomienda ampliamente la instalación por paquetes en un servidor con sistema operativo Debian, es más fácil el mantenimiento y actualización.  Si desea modificar el diseño gráfico del OPAC, copie la carpeta bootstrap, cambiar el nombre de la copia y ahí hacer las modificaciones.
  13. 13. Bibliografía: Neelakandan, B., Duraisekar, S., Balasubramani, R., & Srinivasa Ragavan, S. (2010). Implementation of Automated Library Management System in the School of Chemistry Bharathidasan University using Koha Open Source Software. International Journal of Applied Engineering Research, Dindigul, 1(1), p. 149–167. Official Website of Koha Library Software. (2014, May 1). Retrieved from http://koha-community. org/ Omeluzor, S. U., Adara, O., Ezinwayi, M., ObyUmahi, F., & Bamidele, A. I. (2012). Implementation of Koha Integrated Library Management Software (ILMS): The Babcock University Experience. Canadian Social Science, 8(4), p. 211–221. doi:10.3968/j.css.1923669720120804.1860 Singh, M., & Sanaman, G. (2012). Open source integrated library management systems: Comparative analysis of Koha and NewGenLib. The Electronic Library, 30(6), p. 809–832. doi:10.1108/02640471211282127 Vargas Medina, C. R. (2013, April 5). Propuesta de guía para implementar servicios en la biblioteca 2.0 (Thesis). Universidad Nacional Autónoma de México. Retrieved from http://eprints.rclis.org/19510/ Walls, I. (2011). Migrating from Innovative Interfaces’ Millennium to Koha: The NYU Health Sciences Libraries’ experiences. OCLC Systems & Services, 27(1), 51–56. doi:10.1108/10650751111106564

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