Upcoming SlideShare
×

# Txukun 5 S Programa

1,299 views

Published on

Published in: Education
0 Likes
Statistics
Notes
• Full Name
Comment goes here.

Are you sure you want to Yes No
• Be the first to comment

• Be the first to like this

Views
Total views
1,299
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
10
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

### Txukun 5 S Programa

1. 1. EUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO LANBIDE HEZIKETA TXUKUN 5S PROGRAMA BIDERATZAILEAREN GIDALIBURUA
2. 2. AURKIBIDEA AURKIBIDEA 1 AURKEZPENA 3 I. 5S-en PROGRAMAREN SARRERA OROKORRA ......... 5 1.1 5S-ak eta lau urratsak ezartzeko metodoa ....................... 5 1.2 5S-en esanahia ............................................................ 6 1.3 Definizioak .................................................................... 7 1.4 Lau urratsen “Txukun” metodologia ............................. 9 , 1. urratsa: Fasea planifikatzea ........................................ 11 , 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea ................................. 12 , 3. urratsa: Ekintzak gauzatzea ........................................ 15 , 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea ........... 18 1.5 Gidaliburuaren erabilera .............................................. 21 II. PROIEKTUA PRESTATZEA .......................................... 23 2.1 Proiektua sustatzea ....................................................... 23 2.2 Arloa hautatzea ............................................................. 24 2.3 Taldea ........................................................................... 26 2.4 Proiektuaren plangintza orokorra .................................. 29 2.5 “Txukun” taula. 5S-en Programa ................................... 30 2.6 Hasierako prestakuntza ................................................ 32 III. EZARTZEA: ANTOLAKETAREN FASEA ....................... 33 Antolaketaren fasea ezartzea ....................................... 36 , 1. urratsa: Fasea planifikatzea ........................................ 36 , 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea ................................. 38 , 3. urratsa: Ekitea ............................................................. 44 , 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea ........... 48
3. 3. IV. EZARTZEA: ORDENAREN FASEA ............................... 54 Ordenaren fasea ezartzea ............................................ 62 , 1. urratsa: Fasea planifikatzea ........................................ 62 , 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea ................................. 64 , 3. urratsa: Ekitea ............................................................. 72 , 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea ........... 75 V. EZARTZEA: GARBIKETAREN FASEA .......................... 78 Garbiketaren fasea ezartzea ......................................... 85 , 1. urratsa: Fasea planifikatzea ........................................ 85 , 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea ................................. 87 , 3. urratsa: Ekitea ............................................................. 90 , 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea ........... 92 VI. EZARTZEA: IKUSIZKO KONTROLAREN FASEA ......... 95 Ikusizko kontrolaren fasea ezartzea ............................. 102 , 1. urratsa: Fasea planifikatzea ........................................ 102 , 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea ................................. 104 , 3. urratsa: Ekitea ............................................................. 107 , 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea ........... 109 VII. EZARTZEA: DIZIPLINA ETA OHITURAREN FASEA ..... 112 Diziplina eta Ohituraren fasea ezartzea ........................ 125 , 1. urratsa: Fasea planifikatzea ........................................ 125 , 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea ................................. 127 , 3. urratsa: Ekitea ............................................................. 134 , 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea ........... 136 3
4. 4. AURKEZPENA JORGE ARÉVALO TURRILLAS jauna Lanbide Heziketako eta Etengabeko Ikaskuntzako sailburuordea HEZKUNTZA, UNIBERTSITATE ETA IKERKETA SAILBURUTZA Euskal Autonomia Erkidegoko Lanbide Heziketak bide luzea eta zabala du ibilia kalitate- eredu bat ezartzeko ahaleginean. Kalitate-eredu hori arrakasta handia izaten ari da gainera, Lanbide Heziketako zentro askok kalitate-maila handia lortu baitute. Eginkizun horretan, honako hauek izan dira erreferenteak: batetik, ISO 9000 Nazioarteko Araua, kalitate-sistema estandarizatu eta prozesuen kudeatze-lanari aplikatzeko moduko bat garatzeko eredu gisa, eta, bestetik, Kalitateko Kudeaketarako Europako Fundazioaren (European Foundation for Quality Management - EFQM) Bikaintasun Eredua, kudeaketa integrala eta zentroen autoebaluazioa hobetzeko dena. Alabaina, kalitatearen eta etengabeko hobekuntzaren bideak etengabeko ahalegina egitea eskatzen du. Kontu nabarmena da Euskal Autonomia Erkidegoko Lanbide Heziketako kalitatearen kudeaketa sendotu egin dela, baina, hala ere, etorkizunean hobekuntzarako proiektu eta plan berriak sustatu beharko ditugu erakundeen kudeatze-eremu guztietan: estrategian, pertsonetan, baliabideetan, prozesuetan eta bestelakoetan. Azken urteetan, Euskal Autonomia Erkidegoko Lanbide Heziketako zentro asko, beren kudeaketa etengabe hobetzeko ahaleginean, Txukun 5S Programa ezarri izan dute bulegoetan, ikasgeletan, lantegietan, langeletan eta sailetan, batera erabiltzekoak diren lekuak eta materialak behar bezala antolatzeko, txukun eta garbi izateko, eta, aldi berean, diziplinaren eta ohituraren bidez, talde-lana bultzatzeko xedearekin. Azken urteetan, Lanbide Heziketaren Kalitatea eta Gaitasuna Ebaluatzeko Euskal Agentzia Txukun 5S Eredua ezartzeko programa zabal bat aurrera eramaten eta koordinatzen aritu da Lanbide Heziketako zentroetan, arrakasta handiarekin gainera. 2002. urtean, 35 proiektu burutu ziren 24 zentrotan, eta, gaur egun, 50 proiektu ari dira egiten 34 zentrotan. Jakin badakigu programa horren emaitzak bikainak izan direla, eta gero eta zentro gehiagok nahi duela programan parte hartu. Hori dela-eta, Lanbide Heziketako eta Etengabeko Ikaskuntzako Sailburuordetzak atsegin handiz aurkeztu nahi dizu argitalpen hau, TXUKUN 5S PROGRAMA – BIDERATZAILEAREN GIDALIBURUA izenekoa. Era horretan, zentroen kalitatea eta kudeatze-lana hobetzeko lagungarriak diren proiektuak sustatzen jarraitzeko asmoa agertu nahi dugu. Ziur gaude gidaliburu hau tresna erabilgarria eta praktikoa izango dela, eta Lanbide Heziketako zentroei eta zentro horietako lan-taldeei onura handia ekarriko diela. 4
5. 5. ESKERRAK Hemen aurkezten dugun dokumentu hau, TXUKUN 5S PROGRAMA – BIDERATZAILEAREN ESKULIBURUA izenekoa, 5S edo bost faseak ezartzeko lan-tresna eta gidaliburu operatibo bat da. Liburuan, 5S faseen eredua, gidaliburua eta adibideak aurkezten ditugu, eta, CD euskarrian, berriz, programa ezartzeko faseetan erabil daitezkeen txantiloiak. TXUKUN 5S EREDUAREN GIDALIBURU hau Euskal Autonomia Erkidegoko Lanbide Heziketako zentro askotan egin den lan eskergaren emaitza da, eta programa ezartzean izan diren esperientzietatik atera diren eskarmentu asko biltzen ditu. Lanbide Heziketaren Kalitatea eta Gaitasuna Ebaluatzeko Euskal Agentziak ezagutu egin nahi die Txukun 5S Programa ezartzen parte hartu duten zentro eta pertsona guztiei beren ahalegina, eta eskerrak eman; bereziki Sareka-ri (Calidad de la Formación Profesional Pública – Lanbide Heziketa Publikoaren Kalitateari), Usurbilgo GLHBIri (Goi-mailako Lanbide Heziketako Berariazko Institutuari), Miguel Altuna GLHBIri, Bidasoa GLHBIri, Repelega GLHBIri eta Centro Diocesanas zentroari eman nahi dizkiogu eskerrak, beren antolakuntzen txantiloiak eta argazkiak argitalpen honetan sartzen utzi baitigute adeitasun handiarekin. 5
6. 6. I. 5S-en PROGRAMAREN SARRERA OROKORRA 1.1. 5S-ak ETA LAU URRATSAK EZARTZEKO METODOA Irakasteko talentua behar da. Kalitatez irakasteko, horrez gain, ordena behar da. Kalitatea bateraezina da bulego, lantegi, ikasgela eta langela zikinekin eta narrasekin. Laneko ingurunea txukun edukitzeko denbora ematea, baliabideak erabiltzea edota bilerak egitea ez da, normalean, lehentasuneko kontua izaten; beharbada, kontu hori oinarrizkotzat eta begien bistakotzat jotzen delako. Alabaina, ordena edo txukuntasuna ez da erraz lortzen eta, batez ere, ez da erraz partekatzen. Benetan behar duguna ez da gure lanpostua noizean behin garbitu eta txukuntzea, aldian behin garbiketa orokor bat egitea alegia; ez, benetan egin behar duguna da laneko ingurune hori gure lankideekin eta ikasleekin partekatu. Eta hori ez da erraza, hori lortuko badugu, talde osoaren ohitura eta diziplina behar baititugu. Garrantzitsua da gure lan-mahaia behar bezala ordenatuta eta txukunduta edukitzea, eta, era berean, ordenan edukitzea lanerako tresna guztiak. Baina hori baino garrantzitsuagoa da gainerako kideekin partekatzea tokia, bitartekoak eta baliabide didaktikoak, bai eta jakintza eta informazioa ere. Laneko ingurunea atonduta, txukunduta eta garbi edukitzeak lana erraztuko digu. Eginkizun hori guztion diziplina eta ohituraz burutzeak, talde baten moduan jarduten eta lan egiten utziko digu. Beharbada irudituko zaigu oinarrizko kontua dela laneko ingurunean 5S-ak edo faseak ezartzeko hobekuntza-lanean arituko diren taldeak antolatzea; baina, egin diren esperientziak ikusita, badakigu oso kontu erabilgarria eta eraginkorra dela. Edozein zentrotatik ibilalditxo bat egiten badugu, jakin ahal izango dugu, gutxi gorabehera, zertan den kudeatze-maila antolaketari, ordenari eta garbiketari dagokienez. Izan ere, zentro batera sartzea edota ikasgela eta lantegi batzuk ikuskatzea “egiaren uneak” dira zentrora etortzen zaizkigun ikasleentzat, familientzat eta pertsonentzat. Sarrerak eta kanpoaldeko hormak zenbateraino dauden garbi, lantegietako makinak eta lanabesak nola gordetzen diren, edota zentro bateko lan-mahaien, irakasleen bulegoen eta langelen txukuntasuna ikusita, zentroaren benetako ideia bat har dezakegu, publizitateak ematen diguna baino fidagarriagoa. Nolabait esateko, garbitasunari eta txukuntasunari lotutako gaiek erakusten dute antolakuntzak kalitatearekin eta hobekuntzarekin duen konpromisoa. Gainera, denok dakigu txukuntasuna edo ordena oinarrizko kontua dela, eta beste tresna konplexuago batzuetatik –esaterako, prozesuen kudeaketatik edota kalitatea bermatzeko sistematik– ahalmen guztia lortu baino lehenago bete beharreko baldintza dela. Badakigu 5S-en metodologia erreza dela eta aise aplika daitekeela. Baina nabarmendu nahi dugu metodologia hori oso garrantzitsua dela, zentroen ibilera hobetzeko tresna gisa erabiltzeko. Hori dela-eta, garrantzizkoa da gure zentroetan 5S-ak era autonomoan ezartzeko proiektuak gu aurrera eramaten ari garen kalitate-prozesuaren barruan sartuta 6
7. 7. egon daitezen, eta zentroetako zuzendaritzek, sustatzaile eta babesle gisa, laguntza eman eta konpromisoa erakuts dezaten. 7
8. 8. 1.2. 5S-en ESANAHIA Bost “S”ek programako bost faseek japonieraz duten izenen lehenengo letra adierazten dituzte SEIRI = ANTOLAKETA SEITON = ORDENA SEISO = GARBIKETA SEIKETSU = ikusizko kontrola SHITSUKE = DIZIPLINA ETA OHITURA 5S-en PROGRAMAKO FASEAK Lehenengo hiru faseak, Antolaketa, Ordena eta Garbiketa, fase operatiboak dira. Ikusizko kontrola izeneko fasean, ohiz kanpoko egoerak azkar antzemateko ahalegina egiten da, eta, beraz, fase honen helburua da hiru fase operatiboetan lortutako mailari eustea. Diziplina eta Ohitura fasearen xedea da laneko ingurunearen kudeaketa hobetzeko ohituraren bidez lortutako maila sendotzea. Fase horiei hurrenez hurren ekin behar zaie, bata bestearen atzetik hartuz, ikuspegi orokorra eta integratua osatzen baitute. Garrantzizkoa da hurrenkerari jarraitzea, eta ez hastea fase bat aurrekoa bukatu baino lehen. 8
9. 9. 1.3. DEFINIZIOAK Fase bakoitzak esanahi bat eta asmo zehatz-zehatz bat du. Jarraian azalduko ditugu. ANTOLAKETA Fase honetan, beharrezkoak diren eta beharrezkoak ez diren materialak bereizi egiten dira, eta alde batera uzten dira beharrezko ez diren material horiek. Beharrezko materialak dira beti erabiltzen ditugunak eta dena delako eremu horretan eduki behar izaten ditugunak. 5S-ak eremu jakin batean ezartzen dira, eta, beraz, antolaketa kontzeptua eremu horretan aplikatu behar da. Beharrezkoa den materiala aipatzen dugunean, esan nahi dugu material hori eremu horretan dela beharrezkoa; ez dugu esan nahi material hori eremu guztietan dela beharrezkoa. Gerta daiteke material bat beharrezkoa ez izatea bulego batean eta, hortaz, artxibora eramatea. Horrela izatekotan, material hori ez da beharrezkoa bulegoan, baina artxiboan bai. Beharrezkoak ez diren materialak dira dena delako eremu horretan ez direnak maiz erabiltzen eta ustez geroago ere ez direnak erabiliko. Beharrezkoak ez diren materialak lau motakoak izan daitezke: • Legezko arrazoiengatik edo geroago noizbait erabil daitezkeelako biltegietan edo artxiboetan gorde behar den materiala (espedienteak, buletinak…). Gerta daiteke beste eremu batzuetakoak diren materialak agertzea eta dagozkien lekuetara eraman behar izatea. • Beharrezko material gehiegizkoa. • Zalantzazko materiala, D alderdia izena duen gune berezi batera (zalantzako materialen alderdira) eraman beharrekoa. • Zuzenean zaborrera bota dezakegun materiala. Garrantzizkoa da aintzat hartzea “zabor” (zaharkituta, puskatuta, hondatuta edo errepikatuta dagoen materiala ) oro dela behar ez den materiala, baina beharrezkoa ez den material oro ez dela zaborra. Fase honen xedea hau da: dagokion eremuan behar dugun material guztia edukitzea eskura, baina eguneroko lanean erabiltzen duguna baino ez, kopuru egokian. ORDENA Fase honen helburua da antolaketaren fasean hautatutako material guztia dagokion tokian kokatzea eta identifikatzea. Kokatzeak eta identifikatzeak esan nahi du materiala gordetzeko toki zehatz bat egon behar dela eta toki horrek bereizgarri bat izan behar duela, Antolaketako edozein lagunek erraz aurkitu, eta, erabili ondoren, dagokion tokian berriz jarri ahal izan dezan. Zentzuz jokatu behar da dauzkagun eta beharrezkoak diren material guztiak biltegiratzean. Bakoitzak bere tokia izan behar du; eta, era berean, tokiek behar bezala egon behar dute bereizita, esan nahi baita dauden arloak eta materialak erraz “ezagutzeko” moduan egon behar dutela. 9
10. 10. Fase honen xedea da gauza bakoitza identifikatuta eta dagokion tokian egotea eta gauza bakoitzak bere tokia izatea. GARBIKETA Fase honetan, zikinkeria-iturri oro ezabatu egiten da eta kaltetutakoak konpondu egiten dira. Gure baliabideak egoerarik onenean egotea eragotz edo oztopa dezakeen oro da zikinkeria-iturri, erabiltzeko edo funtzionatzeko egoerarik onenean, esan nahi baita. Bi zikinkeria-mota daude: • Noizean behin une edo toki zehatz batean sortzen den zikinkeria. • Hondatutako baliabideek edo makinek sortzen duten zikinkeria. Garbiketaren fasean, zikinkeria-iturriak kentzen eta hondatutako materialak konpontzen edo ordezkatzen saiatzen gara. Fase honetako xedea da laneko ingurunea garbi eta material guztiak erabiltzeko modurik egokienean atxikitzea, eta, halaber, arazoren bat badago, antzematea. IKUSTE-KONTROLA Fase honetan, ikusmenezko sistemak ezarri nahi dira, antolaketa, ordena eta garbiketa faseetan lortu den maila erraz kudeatu ahal izateko. Ohiz kanpoko egoera da plangintzan jasotakoarekin eta erabakita dagoenarekin bat ez datorrena. Ohiz kanpoko egoerak erraz antzeman behar ditugu, ikusi batera. ikusizko-kontrolerako, ikusmenezko kudeaketa-teknika errazak erabiltzen dira (seinaleak, koloreak, ikurrak, materialak ordenatzeko moduak…). Era horretan, ohiz kanpoko egoerak (esaterako, materialak dagokien tokitik kanpo egotea, bereizgarririk ez izatea edo antolatu gabe egotea; biltegietan behar baino material gehiago edo gutxiago pilatzea; falta den agiri bat zeinek eraman duen ez jakitea; zikinkeria garbitu gabe edo hondatutako baliabideak konpondu gabe egotea, e.a.) ez dira oharkabean gertatuko, eta nabarmen azalduko dira “begi-bistan”. Fase honen xedea da ohiz kanpoko egoerak azkar eta argi ikusi ahal izatea. DIZIPLINA ETA OHITURA Fase honen helburua da une oro ezarritako arauak betez jardutea. Ezarritako arauak dira fase honetan eta aurrekoetan finkatu diren jarduteko prozedura eta irizpide guztiak. Diziplina eta ohituraren fasea berez ez da “ezartzeko” fase bat, lortutako mailaren bilakaera zaintzea, ebaluazioa eta hobekuntza ere barne hartzen baititu. Fase honetan, 10
11. 11. lanerako prozedura eta irizpide iraunkorrak sortzen dira, dena delako eremuan lanean ari diren pertsona guztiei eragingo dietenak. Horrenbestez, fase honek badu jarraitasun bat. Aldian behin, ebaluazioak egin behar dira, izan diren desbideratzeak edo arazoak antzemateko eta sisteman egin beharreko hobekuntzak erabakitzeko. Eta hobekuntza horiek abian jarri behar dira. Aldian behingo ebaluazioen emaitzak bilakaera-taula batean jasoko dira, egin den aurrerapena erraz ikusi ahal izateko. Fase honen xedea da erabakitako lan-prozedurak zehaztu, ezarri eta ebaluatzea, eta, halaber, hobetu beharreko arloak zein diren azaltzea, laneko ingurunearen antolaketa, ordena eta garbiketa atxiki eta etengabe hobetu ahal izateko. 1.4. LAU URRATSEN “TXUKUN” METODOLOGIA 5S-ak zentroko edozein tokitan ezarri ahal dira, dela bulego nagusietan, zuzendaritzako langeletan, lantegietan, teknologia-ikasgeletan, sailetan edo bestelakoetan. Gidaliburu honen aurkezpenean aipatzen diren zentroetan egin diren proiektuetan, zentro batean gerta daitezkeen egoera gehienei buruzko adibideak aurki ditzakegu. 5S-en programa abian jartzea eta garatzea errazago izan dadin, Lanbide Heziketaren Kalitatea eta Gaitasuna Ebaluatzeko Euskal Agentziak lau urratsen “Txukun” metodologia prestatu du. Horren bidez, 5S-ak era autonomoan ezartzeko laguntza eman nahi die taldeei, ikuspegi sistematiko eta antolatu bat eskainiz. Lau urratsen metodologia laguntza praktikoa, estandarizatua, sendoa, erraza eta eraginkorra izango da laneko ingurunea hobetu nahi duten ikastetxeentzat eta, bereziki, 5S-ak ezartzeko lanean aritzen diren taldeentzat eta bideratzaileentzat. Txukun programaren azken helburua da lankideek tokiak, materialak eta jakintza batera erabiltzea. Kontua ez da, beraz, noizean behin lanpostua garbitzeko eta antolatzeko ekinaldi orokorrak egitea. 5S-en taldeen xedea da zentroaren antolaketa, ordena eta garbiketan aitzinagotzea, eta, horretarako, metodo bat erabili beharra dago lanean. Bestela, seguru asko, epe ertainean, atzera itzuliko gara berriz. 11
12. 12. HEZKUNTZAN 5S-ak ERA AUTONOMOAN EZARTZEKO “TXUKUN” PROGRAMA 1.- FASEA PLANIFIKATZEA 1.-Lan-egutegia finkatzea. 2.-Adostasun-bilerak prestatzea 2.- ADOSTASUN BILERA 1.-Fasea ulertzea eta hura betetzeko jarraibideak finkatzea. 2. -Lan-txantiloiak eta haiek betetzeko modua prestatzea. 3.- EKITEA 1.- Erabakitako ekintzak gauzatzea eta zerrendak betetzea. 2.-Hobetzeko ekintzak proposatu eta egitea. 4.- PROZEDURAK ETA KONTROLA. 1. -Lan-prozedurak ezartzea. 2.-Kontrol-fitxak egitea. Lanbide Heziketako Kalitaterako eta Gaitasuna EbaluatzekoEuskal Agentzia Agencia Vasca para la Evaluación de la Competencia y la Calidad de la Formación Profesional Txukun metodologiaren egiturak lau urrats –eta, urrats bakoitzak, bi zeregin– ditu: 4 x 2 metodoan oinarritzen da. Egitura hori programaren fase bakoitzean aplikatzen da. Programa ezartzeko dagoen fase bakoitzean, lau urratsak eta urrats bakoitzeko bi zereginak egin egin behar dira. Garrantzitsua da lau urratsak ordenan egitea, aurkeztutako hurrenkerari jarraiki. Izan ere, urratsen bat egin gabe utziz gero edo aurreratuz gero, taldeak, une batean ez bada bestean, atzera egin beharko du berriz, eta, hortaz, nahasmen handia sortuko da taldearen baitan. Bost faseen mailan ari garela hurrenkerari jarraitu ezik, arazoa are handiagoa izango da, zalantzarik gabe. Taldeetako bideratzaileek, nork bere esperientziatik abiatuta, zeregin batzuk gehitu ditzakete edo hobeto egokitu ditzakete beren errealitatera 4 urratsetako bakoitzak dituen bi zereginak. Alabaina, gutxienez, ezarritako bi zereginak atxikitzea gomendatzen dugu. 5S edo faseetako bakoitza ezartzeko, honako lau urrats hauek egin behar dira: 1. urratsa: Fasea planifikatzea. 2. urratsa: Adostasun-bilera egitea. 3. urratsa: Ekitea. 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea. Kontuan izan behar da, 5S-ak ezartzen hasi aurretik, proiektua definitu eta antolatu beharra dagoela. Aurretiazko alderdi hauek oso garrantzitsuak dira. Hurrengo kapituluan azalduko ditugu, eta, besteak beste, honako hauek dira: bideratzailea, arloa eta taldea hautatzea, plangintza orokorra eta zuzendaritzako taldearen konpromisoa. 12
13. 13. Proiektuari dagozkion alderdi orokor guztiak definitu ondoren, bost faseak ezartzen hasiko gara, lehen aipatutako lau urratsei jarraiki. Normalean, fasea planifikatzeko urratsean, taldeko bideratzaileak besterik ez du esku hartzen eta denbora gutxi behar du fase hori burutzeko. Bigarren urratsean, adostasun- bileran, nahikoa izan beharko litzateke bilera bat edo bi eginda. Izan ere, hirugarren urratsa izaten da, normalean, denbora luzeago behar duena, fase bakoitzeko ekintzak gauzatzeko baita. Esaterako, antolaketari dagokionez, dagoen material guztia aztertu egin behar da, beharrezkoa ez dena bereizi, eta zerrendatu egin behar da… Tankera horretako zereginak errazak dira, baina denbora behar da horiek burutzeko. Laugarren urratsa egiteko, denbora laburragoa beharko da, baina oso urrats garrantzitsua da, eta gutxienez berariazko bilera bat egin behar da etorkizunean aplikatuko diren prozedurak adosteko. Faseek honako esanahi hau dute: 1. urratsa: Fasea planifikatzea. Hona hemen egin beharreko zereginak: Lan-egutegia finkatzea. Adostasun-bilera prestatzea. Urrats honetan plangintzari ekiten zaio, eta proiektuaren bideratzaileari dagokio. Urrats honetan, ez dute esku hartzen ez lan-eremuko pertsonek, ezta taldeko kideek ere. Lan-egutegia finkatzea. Bost faseetan egin beharreko lehenengo zeregina lan-egutegia finkatzea da. Proiektua antolatzeko aurretiazko fasean, bideratzaileak gutxi gorabeherako egutegi orokor bat finkatu behar du 5S-ak ezartzeko. Oraingo zeregina, berriz, fase bakoitzeko laneko plana finkatzea da. Horretarako, egutegi bat prestatuko da, lau urratsak egiteko aurreikuspena sartuta. 13
14. 14. Adostasun-bilera prestatzea. Garrantzizkoa da adostasun-bilera ondo prestatzea, bilera hori izango baita taldeko lanaren abiaburua. Adostasun-bilerak, normalean, hiru multzo izango ditu: faseari buruzko azalpena eta prestakuntza, interpretazioari eta irizpideei buruzko adostasuna, eta lana prestatzea. Bilerako aztergaien zerrenda idatziz paratu eta bidali egin beharko da; eta bideratzaileak erabakiko du zein metodo erabili zerrendako gai bakoitza lantzeko. Edozein metodo erabiltzen delarik ere, ahalik eta jende gehienak esku hartzea komeni da. Bilera eraginkorra izan dadin, beharrezko materiala prestatu, eta nola garatuko den aurreikusten ahalegindu behar da, inprobisatzen ibili behar ez izateko. B IL E R A -D E IA L D IA C O N VO C A T O R IA D E R E U N IÓ N SA R E k a 5S PR O G RA M A - K A L IT A T E A L .H . P U B L IK O A N - B ile ra / R e unión: 1 (9 9 -0 0 ) DATA: 1999-12-01 - Asteazkena GAI ZERRENDA ORDUA: 16:00 LEKUA: Zubieta 16:00 5S-en Programaren aurkezpena: (1) Presentación del Programa 5S: (1) - Materiala banatzea. - Entrega de material. - Metodologia azaltzea. - Explicación de la metodología. 16:30 SAREka-ren esku hartzeko arloa: (1) Área de intervención en SAREka: (1) - Arloa zehaztea. - Concretar el área. - Abiapuntuko egoera. - Situación de partida. 17:00 “Egutegi Orokorra” osatzea (1) Completar el “calendario global” (1) 17:30 Ezarpen-prozesua prestatzeko plana: (2) Plan de preparación del proceso de implantación: (2) - Materiala banatzea eta azaltzea. - Entrega y explicación de material. - Taldea osatzea. Partaideei arloetan - Composición del equipo. Asignación de izango dituzten zereginak esleitzea. tareas de los participantes en las fases. - Antolaketa fasearen egutegia. - Calendario fase organización. - 5S-ren taula nolakoa izango den - Decidir cómo será el panel 5S. erabakitzea. 17:45 Prestakuntza: A.O.G. kontzeptuak berrikustea (3) Formación: repaso de los conceptos O.O.L. (3) - Antolaketa. - Organización. - Ordena. - Orden. - Garbiketa. - Limpieza. 2. urratsa: Adostasun-bilera Hona hemen egin beharreko zereginak: Fasea interpretatzea eta ekintzak gauzatzeko jarraibideak ezartzea. Lanerako txantiloiak eta txantiloiak betetzeko modua prestatzea. Urrats honetan, proiektuaren xede den eremuan lanean aritzen diren pertsona guztiek esku hartu behar dute, nahiz eta horietako batzuek ez parte hartu ekintzak gauzatzeko ardura duen taldean, hau da, nahiz eta ez parte hartu 5S-en taldean. Eremuko antolaketa-, orden- eta garbiketa-mailari eustea eremu hori partekatzen duten guztien zeregina dela ulertu behar dugu. Izan ere, nahiz eta talde txikiago bat izan ekintzak burutzeaz arduratzen dena, arloko guztiei dagokie programa ezartzea. Denei 14
15. 15. ematen badiegu aukera esku hartzeko, errazago izango da pertsona guztiek proiektuan parte hartzea eta proiektuaren geroko garapenerako laguntza ematea. Fasea interpretatzea eta fasea betetzeko jarraibideak ezartzea. Adostasun-bilerak bi helburu ditu. Lehenik, argi eta garbi izan behar da zer egingo den. Horren barruan, alderdi hauek ditugu: • Taldearen prestakuntza: Taldeko kideek era berean ulertu behar dituzte fase bakoitzeko kontzeptuak. Adibidez, antolaketaren fasean, zer da guretzat “beharrezkoa den materiala”? 15
16. 16. • Jarraituko diren jarraibideak eta egingo den lana; esan nahi baita, lana nola egingo den, lan bakoitza egiteaz zein arduratuko den, eta noizko egon beharko duen prest lanak. Horretarako, lan-egutegia eta ekintzak burutzeko plana prestatu beharra dago. Ekintzako Planetako txantiloiak oso erabilgarriak dira. Horiek, funtsean, nork egingo duen ekintza, zer egingo den eta adostutako ekintzak noiz egingo diren jasotzen dituzte. Komenigarria da taldeak honelako txantiloi bat eskura izatea beti, egin beharreko ekintza guztiak bertan idatzi ahal izateko. Gainera, oso erabilgarriak izaten dira bideratzailearentzat, taldeko kideek egin beharreko lanaren plangintza egiteko eta nola denboran nola gauzatzen diren zaintzeko. Laneko txantiloiak eta txantiloiak betetzeko modua prestatzea. Era berean, adostasun-bileran, nola eta zertarako galderei erantzun behar zaie, planifikatutako lana nola egingo den zehazteko. Hala, beraz, honako hau izango litzateke bileraren beste xede bat: • Nola lan egingo den. Zein agiri erabiliko den. Fase bakoitzerako, berariazko txantiloi eta formularioak, zerrendak, materialak identifikatzeko erak eta bestelakoak behar dira, eta horiek bideratzaileak prestatu behar ditu. Seguru asko, taldeko kideek horiei buruzko ideiak eta iradokizunak emango dituzte. 16
17. 17. Adostasun-bileran sartuta dauden bi zereginak bilera bakar batean egin litezke, bai eta zeregin bakar batean bildu ere. Nolanahi ere, hau da argi eta garbi utzi beharrekoa: zer egingo den eta nola egingo den taldeko lana. Komenigarria da adostasun-bilerak erabiltzea taldearen ibilera jakiteko aldian behin egiten diren bilakaera-ebaluazioak egiteko. Horretarako, tresna erraz bat erabiltzea gomendatzen dugu; hain zuzen, Plus / Delta eredua erabiltzea (ondo egiten ari garena / hobeto egin genezakeena / etorkizunerako iradokizunak ). 3. urratsa: Ekintzak gauzatzea Honako zeregin hauek egin behar dira: Adostutako ekintzak gauzatzea eta zerrendak betetzea. Hobetzeko ekintzak proposatzea eta gauzatzea. Urrats honetan, 5S-en taldeko kideek baizik ez dute esku hartzen. Ekiteko unea da, fase bakoitzeko lana egitekoa. Zeregin honek, normalean, denbora gehiago eskatzen digu, batez ere hautatu den eremua handi samarra bada. Ez da ahaztu behar, ekintzak gauzatzeko, taldeari bilerarako “dei egin” behar zaiola, eta, horretarako, aurretiaz aztergaien zerrenda eduki behar dela prest. Halaber, garrantzizkoa da ekintza-planaren txantiloia eskura izatea beti, taldeko kideei eman zaizkien zereginak bertan jasotzeko. 17
18. 18. Adostutako ekintzak gauzatzea eta zerrendak betetzea. Normalean, ekintzak gauzatzeko, osteratxoak edo ibilaldiak egiten dira hautatutako eremuaren toki guztietatik. Antolaketari dagokionez, materialak dauden tokira joan behar da: artxiboetara, armairuetara, biltegietara, e.a. Eta beharrezkoa dena eta beharrezkoa ez dena bereizi beharra dago. Ordenari dagokionez, ondo pentsatu behar da non kokatu eta nola identifikatu material bakoitza. Ekintzak gauzatzeko lanean ordena pixka bat behar da. Esate baterako, antolaketa fasean, komenigarria da ez mugatzea, besterik gabe, behar diren materialak biltegiratzera, eta beharrezkoak ez direnak edo zalantzazkoak direnak beste alde batera eramatera. Komenigarria da materialen zerrenda prestatzea. Ordenaren fasean, ez da nahikoa materialak nonbaiten jartzea. Materialak kontrolpean izan behar dira. Hori dela-eta, lehenagotik adierazitako ekintzei, zerrendak eta txantiloiak betetzeko lana gaineratu diegu. Zerrendak betetzea ez da bakarrik eskuragarri dagoen materialaren erreferentzia bat izateko. Horrez gain, zerrendak tresna egokia dira analisirako, arloko materialari dagokionez (errepikatzen diren materialak edo egoerak, zein material-mota den ugariena, zein material-mota ez den beharrezko gertatzen… e.a. jakiteko), eta lagungarriak dira konponbideak eta hobekuntzak bilatzeko. 18
19. 19. Honako hau une egokia da “lehenagoko” egoeraren argazkiak –ekintzak gauzatu aurretik egingo ditugunak– eta “ondorengo” egoeraren argazkiak –fase bakoitzeko ekintzak gauzatutakoan aterako ditugunak– erkatzeko. Argazkia: REPELEGAKO GLHBI Hobetzeko ekintzak proposatzea eta gauzatzea. Fase bakoitzean ezarritako ekintzak eta lanak gauzatzeko orduan, taldeek ideia asko izaten dituzte lana egiteko moldeaz eta, beraz, iradokizun asko egiten dituzte lana hobetzeko. Iradokizun eta ideia horiek, nahiz eta aurrez ikusita ez egon, ez dira ezdeustzat eduki behar. Sarritan, ideia horiek lanean berehala aplikatzeko modukoak izaten dira. Beste batzuetan, berriz, geroagoko ibilaldietan edo ekintzak gauzatzeko bileratan aztertzeko utzi behar dira. Lana hobetzeko proposamen horiek jaso egin behar dira, gauzatzeke dauden ekintza gisa jaso ere, lehen erakutsi ditugun ekintza-planen txantiloietan; eta dagokion unean, proposamen horiek aurrera eramango duten arduradunak hautatu beharko dira. Taldeak ez du fase bateko lana bukatutzat joko, harik eta ekintza guztiak burutu arte, non eta ez den argi eta garbi ikusten ez dela hurrengo fasea hasteko oztopo izango gauzatzeke dauden ekintza batzuk gauzatu gabe uztea. Taldeak adostu diren hobetzeko ekintzak gauzatu ahala, “ondorengo” egoeraren argazkiak egitea garrantzizkoa da. 19
20. 20. 4. urratsa: Prozedurak ezartzea eta kontrolatzea. Honako zeregin hauek egin behar dira: Laneko prozedurak ezartzea. Kontrol-fitxak egitea. Urrats honetan, ahal dela, eremuan lan egiten duten pertsona guztiek esku hartu behar dute. Izan ere, azken urrats honen helburua da lan egiteko eta laneko eremua kontrolatzeko era bat estandarizatzea, lehenagoko egoeretara berriro ez itzultzeko. Urrats hau egiteko, lan-eremuan sartuta dauden pertsona guztiek bat etorri behar dute lan egiteko moldean. Eta, edozein arrazoi dela-eta, dena delako eremu horretako pertsonek ez badute bileran parte hartzen, bermatu egin behar da, gutxienez, taldeko kideek adosten dituzten prozedurekin bat egingo dutela eta konprometitu egingo direla. Laneko prozedurak ezartzea. Oso garrantzitsua da fase bakoitza lan-prozedurak ezarrita amaitzea. Izan ere, lan egiteko ohiturak eta erak aldatzen ez badira, oso litekeena da fasean erdietsitako emaitzak galtzea eta atzera lehenagoko egoeretara itzultzea. Azken fasearen xedea da ohitura hartzea laneko eremuaren antolaketa, ordena eta garbiketari dagokienez. Alabaina, fase hau askoz emankorragoa izango da aurreko faseetan argi uzten bada “nola” lan egin behar den antolaketari, ordenari eta garbiketari dagokienez. 20
21. 21. Prozedurek oso errazak eta erabilgarriak izan behar dute. Alde batera utzi behar da gehiegizko burokrazia, baina irizpide bateratuen gabezia ere bai. Prozedurak honelako galderei erantzunez prestatu ditzakegu, dagokien fasearen arabera: Zer egingo dugu material berria iristen denean? Nola erabakiko dugu beharrezkoa den edo ez den? Den beharrezkoa edo ez, non kokatuko dugu kasu batean eta bestean? Nola ezagutuko dugu beharrezkoa den materiala eta beharrezkoa ez dena? Nola gordeko dugu eta non? Nola jakingo dugu material bat dagokion tokian falta den edo ez? Kausa-ondorioa analisia oso erabilgarria izaten da laneko eremuan izaten diren arazo jakin batzuk (materiala metatzea, dagokion tokitik kanpora egotea, txukuntasunik eza, zikinkeria-iturriak…) zer dela-eta izaten diren aztertzeko. Batzuetan, hartuko den prozedura erabaki aurretik egin behar da kausen analisi hori. Kausen analisia egiteko oinarrizko tresna kausa-ondorioaren diagrama da (arrain-hezurra edo Ishikawa-ren diagrama). Diagrama hori egiteko, arazoa ondorio gisa jartzen da, eta, gero ea “zergatik” gertatzen den galdetzen da. Taldearen erantzunak jasotzen dira, eta grafikoa osatzen da. Azkenik, nahi ez den ondorioa sortzen duten jatorrizko arrazoiak (garrantzitsuenak) zein diren aztertzen da. Hortik aurrera, arazoa sortzen duten zergatiak saihesteko prozedurarik onena hautatu ahal izango dugu. 21
22. 22. Kontrolerako fitxak egitea. Proiektuaren xede den lan-eremua nolakoa den aintzat hartu behar dugu, zeren eta, bereziki arloa handia bada edo artxibo asko baditu, seguru asko, sartzen diren agiriak edo materialak kudeatzeko eta aztertzeko prozedurak erabiltzeaz gain, egutegiak finkatu beharko baititugu mugimendu askoko gune edo artxibo jakin batzuk berrikusteko edo eguneratzeko. Hain zuzen ere, zerrendak eguneratu, artxibatzeko guneak zabalagotu eta bestelako berrikuspenak egin beharko ditugu. Hala izatekotan, kontrolerako fitxak lagungarri izango zaizkigu berrikuspenak noiz eta zein gunetan egin behar diren planifikatzeko. Kontrolerako fitxak, berez, lan-prozedura jakin baterako laguntza dira, berrikuspenari dagokion prozedurarako laguntza. Eta lagungarri izango zaizkigu fase bakoitzean materialak berrikusteko datak finkatu, identifikazioaren egoera zehaztu eta horrelakoetarako…. Lan- eremuaren tamainaren arabera, berrikuspen horiek bakanago edo sarriago egingo dira. Fase bakoitzean prestatutako lan-prozedurak eta kontrol-fitxak oinarrizko materiala dira diziplina eta ohituraren fasean –azken fasean, beraz– prozedurak ezarri ahal izateko. Munta handiko kontua da antolaketaren edo ordenaren faseko edota beste edozein fasetako berrikuspenak egiteko kontrol-fitxak berrikuspenak egin beharreko tokian bertan jartzea eta ez beste inon, dela biltegian, dela artxiboan edo dagokion lekuan. Horrek gogorarazi egingo die arduradunei berrikuspenak noiz egin behar dituzten, eta, halaber, baliagarria izango da lan-eremuan lanean hasten diren langile berriei eta, orobat, ikasleei jarduteko prozedurak eta arauak in situ azaltzeko. 22
23. 23. 1.5. GIDALIBURUAREN ERABILERA Gidaliburu hau da 5S-ak 4 urratsen metodologiarekin eta era autonomoan ezartzeko eskura dagoen agiri bakarra. Gidaliburuan, 5S-ak behar bezala ezartzeko beharrezkoa den material guztia agertzen da. Proiektuaren koordinatzaileak edo bideratzaileak gidaliburu honetako materialen artean hauta ditzake programaren faseak garatzeko eta lan-taldea prestatzeko behar dituen materialak. Hurrenez hurren egin behar da ezarpena, programaren 5 faseen arabera. Eta, gainera, fase bakoitzean lau urratsak egin behar dira hurrenez hurren. Programa ezartzen hasi aurretik, Proiektua prestatzeari buruzko aurretiazko fasea bete beharra dago. Gidaliburua hainbat multzotan dago egituratuta: I. Aurkezpena. Hauek dira zati honen edukiak: 5S faseen esanahia eta edukia ulertzeko sarrera, fase bakoitzaren definizioak, eta lau urratsak era autonomoan ezartzeko metodoa. II. Proiektua prestatzea. Multzo honetan, honako hauei heltzen zaie: proiektua nola prestatu, zuzendaritzako taldeen babesa eta laguntza nola ziurtatu, parte-hartzaileak eta lan-eremua nola hautatu, proiektua ezartzeko prozesua nola zuzendu eta proiektua modu eraginkorrean ezartzeko behar diren beste baldintza batzuk. III. Ezartzea. Proiektua era autonomoan ezartzeko prozesua bera aztertzen da. Bost atal ditu, atal bat proiektua ezartzeko dagoen fase bakoitzeko. Atalek honako egitura hau dute: Lau urratsak. Metodologiako urrats bakoitzari nola ekin behar zaion azaltzen da. Material lagungarria. Lau urratsak egiteko “material lagungarria” eskaintzen da. Material lagungarria mota hauetakoa izan daiteke: - Prestakuntzarako gardenkiak. - Lanerako txantiloien ereduak. - Adibideak eta argazkiak. 5S-ak era autonomoan ezartzeko programan parte hartzen duten zentroek euskarri informatikoan dituzte material horiek. Gidaliburuak ez du arau-ikuspegirik, autonomia pixka batekin lan egiteko aukera ematen baitu lau urratsen metodologia interpretatzerakoan. Alabaina, garrantzizkoa da programa 23
24. 24. ezarritako eran betetzea, metodoa sortzeko, laneko sistemak estandarizatzeko, eta etorkizunean eta zentroko beste arlo batzuetan emaitzak ziurtatzeko. Guztiz gomendagarria da lan-taldeetako kide guztiei gidaliburuaren lehenengo bi atalen kopia (Aurkezpena eta Proiektua prestatzea) banatzea proiektua ezartzen hasi aurretik, prestakuntzako material gisa. 24
25. 25. II. PROIEKTUA PRESTATZEA 5S faseak era autonomoan ezarri aurretik bete beharreko fasea oso garrantzitsua da, proiektua bera ezartzea bezain garrantzitsua edo garrantzitsuagoa, fase hori behar bezala garatzea baita, hein handi batean, proiektuaren arrakastarako giltza. 5S-ak zentroko eremu batean ezartzeaz arduratzen den taldea, berez, hobekuntzarako talde bat da. Hala, beraz, hobekuntzarako taldeek arrakasta izateko gomendio guztiak hartu behar ditugu aintzat. Taldeen porrotaren arrazoiak era askotakoak izaten dira. Batzuetan, porrotaren arrazoiak zuzendaritzako taldeek proiektua ez laguntzearekin edo proiektuaren gidaritza ez eramatearekin izaten du zerikusia. Hortaz, ondo ziurtatu behar da zuzendaritzako taldeak proiektuaren sustatzaile gisa arituko direla, proiektua urteko plangintzen barruan eta kalitate-prozesuan bertan sartuko dutela, taldeei zenbait baliabide emateaz arduratuko direla, eta lana aintzatetsiko dutela. Atal honetan, horri buruzko ohar batzuk agertzen dira, baina oso garrantzitsua da zentro eta proiektu bakoitzean konpromisoa bermatzea. Porrotaren arrazoien beste multzo batek proiektua behar bezala planifikatua ez egotearekin eta hobekuntzari heltzeko metodologiarik ez izatearekin du zerikusia. Gure iritziz, gidaliburu honek behar diren jarraibideak ematen ditu tankera horretako arazorik egon ez dadin. Taldeko kideek eta parte-hartzaileek betetzen dituzten rolak edo eginkizunak eta bileretako ordenak taldeen porrotaren beste arrazoi bat izaten dira. Hala, beraz, bideratzaileek arreta handia jarri beharko luke alderdi horretan, eta, horrenbestez, aurretiaz euren baitan bilera bakoitzaren garapena irudikatu beharko lukete, aztergaien zerrendak prestatu eta taldearen prozesua ebaluatu. Honako atal hauek hartu ditugu kontuan proiektua prestatzeko: Proiektua sustatzea. Eremua hautatzea. Taldea. Proiektuaren plangintza orokorra egitea. 5S-en Programako “Txukun” taula prestatzea. Hasierako prestakuntza ematea. 2.1. PROIEKTUA SUSTATZEA 5S-en proiektuen arrakastan zerikusia izaten duen eragileetako bat da zuzendaritzak programan uste guztia izatea eta, horrenbestez, programa hori aurrera eramatea. Zentroko zuzendaritzako taldeak ez badu uste antolaketa, ordena eta garbiketa zentroaren kudeaketan etengabe hobetzen joateko oinarrizko diziplinak direla, orduan, nekez pentsatuko dute hori gainerako guztiek. Proiektuarekin konprometitzea –eta, arrazoi gehiagoz, eredu emanez aritzea– da erarik onena 5S-ek zentroetan hasitako kalitatezko prozesuan duten garrantzia nabarmentzeko –beste tresna bat besterik ez baita, baina oso tresna garrantzitsua –. 25
26. 26. Hortaz, zuzendaritzako taldea ekimenaren sustatzaile bezala aritu behar da, aurreneko esperientzietan behintzat. Eta sustatzaile gisa aritzeak, gutxienez, hauxe esan nahi du: • Proiektuaren gidaritza hartzea norberaren gain, esan nahi baita, esperientziarekin konpromisoa hartzea, eta, beraz, metodologia ikasi eta norberaren jardueran eta ingurunean ezartzea, eta eredu bezala aritzea. • Parte-hartzea sustatzea eta 5S-ak zentroaren ekimen bat bezala aurkeztea, ez ekimen partikularra balitz bezala. • Bideratzailea hautatzea eta, horrekin batera, 5S-ak era autonomoan lehen aldiz ezartzeko talderik eta lan-eremurik egokiena ere bai. • Bideratzailearekin batera probako esperientziaren plangintza orokorra prestatzea eta, hala behar bada, esperientziaren hedapena ere bai. • Proiektua ezartzeko metodoari zintzo-zintzo jarraitzea eta taldearengan konfiantza izatea, taldearekin harremanak izatea proiektuaren bilakaera zaindu ahal izateko, eta laguntza ematea proiektua behar bezala joan dadin. • Taldearen eskuetan baliabideak utzi behar direnean uzkur ez izatea. • Langile guztiei ekimenaren eta, halaber, ekimenaren garrantziaren eta emaitzen berri ematea. • Taldeak egindako lana, ahalegina eta lortutako arrakasta aintzatestea. • Probako esperientzia beste eremu batzuetara hedatzeko konpromisoari eustea. 2.2. EREMUA HAUTATZEA Kontu handia izan behar da esperientziako egiteko lehenbiziko eremua aukeratzean. Probako esperientzia ezartzeko fasean, zeregin hori zuzendaritzako taldeari dagokio. Gomendio hauek eman ditzakegu, proiektua zenbait ikastetxetan eta enpresatan ezartzeko esperientziatik aterata: Probako eremuak hartuko duen lekua. Argi eta garbi izan behar dugu eremuak zer leku hartzen duen, bai eta zein makina, material, artxibo, armairu eta lanpostu sartzen diren bertan. Eremuaren egonkortasuna. Eremua egonkorra izango dela ziurtatu behar dugu lehenik; horrenbestez, argi ikusi behar dugu hautatzen den eremua ez dela desagertuko, eta ez dela lekuz aldatuko, ezta berregituratuko ere, handik lasterrera. Eremuak agerian egon behar du. Hautatzen den eremuak agerian egon behar du zentroan, eta nabarmena; hau da, jende asko ibiltzen den tokia, edo espezialitate edota sail garrantzitsu batekoa izan behar du. Horregatik, egoki-egokiak dira bulego nagusiak, zuzendaritza, eta ikasle, irakasle eta langile asko biltzen diren sailak edo tokiak. Eremuaren tamaina. Probako esperientzietan lehenbizikoa egiteko ez dugu gomendatzen eremu txikiegi bat hautatzea (armairu bat edo bi, mahai batzuk…), horrek pertsona gutxirengan izango lukeelako eragina, baina ezta eremu handiegi bat 26
27. 27. aukeratzea ere (estai oso bat, hainbat lantegi aldi berean…), pertsona asko jarri beharko liratekeelako proiektuaren pean. Nolanahi ere, garrantzizkoena da oreka bat lortzea gunearen tamainaren eta proiektua ezarriko duen taldeko kideen kopuruaren artean. Proiektuaren iraupena. Lehenbiziko probako esperientziak ez du ikasturte bat baino luzeago iraun behar. Horrek esan nahi du eremu egokiak –ez oso handiak– aukeratu behar direla, taldeak eginbeharrak errazago erdiets ditzan. Lehenengo esperientzia arrakastatsua bada, zuzendaritzako taldeak errazago zabaldu ahal izango du esperientzia, urteko kudeatze-planean esperientzia zabaltzeko plan bat sartuz. Hobetzeko beharra. Eremua aukeratzerakoan, hobetzeko premia duen gune bat hautatu behar dugu. Egia da antolaketa, ordena eta garbiketa toki guztietan hobetu daitezkeela, baina garrantzitsua da lehenbiziko esperientziak argi eta garbi erakustea zenbaterainoko aldea dagoen proiektua ezarri aurreko eta ondoko egoeren artean. Gizon-emakumeen taldea. Gizon-emakumeen taldeak funtsezkoak dira ekimen batek arrakasta izan dezan. Izan ere, esperientziaren ardura duen taldeak gertutasun, interes eta jarrera oso onak izan behar ditu. Baliabideak. Kasu batean zein bestean, esperientzia aurrera ateratzeko, inbertsioak eta gastuak egin beharko ditugu: artxibatzeko eta/edo biltegiratzeko sistemak, identifikatzeko etiketak, karpetak, seinaleak, pintura… Zer aurkitu dugu, halakoa izango da gastuaren kopurua, baina, nolanahi ere, gastuari aurre egiteko prest egon beharko dugu. Bestela, proiektua ezartzeko prozesua kolokan geratuko da. Eremuari oniritzia ematea. Probako eremuari oniritzia eman behar zaio; hau da, ikuskatu egin behar dute zuzendaritzako taldeak, kalitateko arduradunak eta/edo zentroko 5S-ko bideratzaileek edo –proiektua zentroen arteko sare batean garatzen bada– SAREA 5S proiektuko koordinatzaileek. Eremu berriak mailaka. Eremu jakin batean antolaketaren fasean lan egiten hasten denean, lehenik eta behin egiten dena da beharrezko materiala, normalean lanpostuan erabili ohi duguna, hautatzea. Gainerako materiala ez da beharrezkoa. Beharrezkoa ez den material horren puska bat, zaborrera botako ez dugun hori, gune jakin batean artxibatu edo biltegiratu behar dugu. Kontuan izan behar dugu material hori “ez dela beharrezkoa” lan-arloan, baina “beharrezkoa izango dela” biltegiratzeko edo artxibatzeko gunean. Hala, bada, sortu diren gune berrietan (artxiboetan edo biltegian) 5S-ak ezarri beharko dira. Bestela, biltegietan edo artxiboetan, jasotako materiala metatu besterik ez litzateke egingo. Baina kontua ez da behar ez duguna paretik kentzea eta “hor uztea”; kontua da gune berri horretan ere 5S- 27
28. 28. ak ezartzea. Horrenbestez, dagokion unean aztertu beharko dugu zer den beharrezkoa eta zer ez den beharrezkoa sortu den gune berri horretan. 2.3 TALDEA Taldeko sustatzailea. Gorago azaldu dugun bezala, oso garrantzitsua da zuzendaritzako taldeak gidaritza hartzea proiektua garatzeko. Nolabait esateko, proiektuaren “sustatzailearen” irudia 5S- ak era autonomoan ezartzeko taldean dago, nahiz eta taldeko kidea ez izan eta taldearen bileretara ez joan. Lehenago aipatu dugu proiektuko sustatzaileen zeregina eta garrantzia zer-nolakoa den. Taldeko bideratzailea. 5S taldeko bideratzailea da proiektuaren gidaritza hartzen duena, bileretarako dei egiten duena, bileretan buru gisa aritzen dena eta taldeak lana egiteaz arduratzen dena. 5S-en lehenengo proba-taldeko bideratzailea aukeratzea garrantzi handiko kontua da, 5S-en programak jarraipena izan behar duelako eta, gainera, beste eremu batzuetara hedatu behar delako. Proba-taldeko bideratzailearen ohiko lantokia esperientzia egiteko aukeratu den eremuan egotea garrantzitsua da. Alabaina, probako fasea igaro ondoren, proiektua beste eremu batzuetara zabaltzen hastean, baliagarria izan daiteke haien esperientzia erabiltzea, beste eremu batzuetako taldeetako bideratzaile gisa aritu daitezen. Taldeetako bideratzaileek ezagutu egin behar dute 5S-ak era autonomoan ezartzeko metodologia, eta, ahal bada, sareetan hartu behar dute parte, beste zentro batzuekin batera, proiektua ezartzeko esperientzia ahalik eta hobeto ezagutzeko. Bideratzaileek diziplinatuak eta sistematikoak izan behar dute metodologia ezartzerakoan, izpiritu sortzailea eta positiboa izan behar dute, denbora eta ardura eskaini behar diote lanari, eta saiatuak izan behar dute lanean. Halaber, bideratzaileek trebeak izan behar dute talde-lanerako, eta taldeak dinamizatzen eta haien barnean giro egokia eta ona edukitzen jakin behar dute. Oreka bilatu behar da taldeko kideen parte-hartzean, lanik aspergarrienak eta astunenak beti lagun berberek egin ez ditzaten. Talde txikiak egitea eta taldetxo horiek txandaka aritzea bide egokia izan daiteke kideen arteko harreman ona lortzeko. Bestalde, garrantzizkoa da bilerak eta taldearen ibilera ebaluatzea. Guk hau gomendatzen dugu: lan-bilera guzti-guztiak ez ebaluatzea, baina aldian behin bilerak ebaluatzeko lana hartzea. Adostasun-bilera une egokia izan daiteke taldearen ibilera ebaluatzeko, Plus / Delta bezalako eredu erraz bat erabiliz. Lan-eremuan proiektua ezarriko duen taldea osatzen duten kideak baino lagun gehiago ari bada lanean, kide ez diren horiek proiektuan nola parte hartuko duten aztertzea komeni da. Hartara, bide egokia izan daiteke denei aukera ematea 2. (adostasun bileran) eta 4. (prozedurak ezarri eta kontrolatzea) urratsetan parte hartzeko. Nolanahi ere, nahitaezkoa da proiektuak ukituko dituen lagun guztien laguntza eta lankidetza biltzea. 28
29. 29. Taldeko bideratzaileak 5S-ak era autonomoan ezartzeko prozesuan egin behar dituen zeregin nagusiak honako hauek dira: Zuzendaritzako taldearekin / proiektuaren sustatzailearekin batera: • Proiektuaren plangintza orokorra egitea. • Proiektua ezarriko duen taldeko kideak eta eremua hautatzea. Taldeko bideratzailea den aldetik dagozkion berezko zereginak: • Taldearen bilerak prestatzea eta bileretarako dei egitea. • Bileren arteko zeregin zehatzak planifikatzea. • Taldeko kideei metodologiari buruko prestakuntza ematea. • Sustatzaileei (zuzendaritzako taldeari) taldeak dituen beharrei eta taldearen bilakaerari buruko informazioa ematea. • Prestakuntzako materiala, txantiloiak eta behar diren bestelako tresnak prestatzea. • Taldeak metodologia zorrotz eta urrats guztiak betez ezartzen duela egiaztatzea. • Taldeko kideek zereginetan modu orekatsuan parte hartzea lortzea. • 5S-en taula eguneratzea sortu diren zerrendekin, argazkiekin eta prozedurekin. • Proiektua ezarri ondoren, proiektuak jarraipena izango duela bermatzea. • Taldeak motibazioko eta konpromisoko maila altua izan dezan ahalegintzea. Zentroko 5S-en bideratzaileak. 5S-ak ezartzeko esperientzietan aritu diren bideratzaileek laguntza eman dezakete esperientzia beste arlo batzuetara zabaltzeko, zentroko bideratzaile gisa edo barneko aholkulari gisa aritu daitezke sortzen diren talde berrietako bideratzaileentzat, eta 5S-ei buruz duten esperientzia eta jakintza zentroan bideratu dezakete. Halaber, arrakasta izan duten proiektuak ezarri dituzten taldeetako kideek ere egin dezakete hori, proiektuarekin interesatuta badaude eta motibazioa badute. Zentroko 5S-en bideratzaileek badute zer eskainia talde berrientzat: benetako esperientzietan oinarritutako ikuspegi sistematiko eta praktikoa, prestakuntza, lanerako material eta txantiloiak eta programa ezartzeko metodologia bat, dagoeneko frogatua eta egiaztatua. Horregatik guztiagatik, garrantzizkoa da zuzendaritzako taldeek probako esperientziak honetarako baliatzea: programa arlo berrietara zabaltzeaz arduratuko diren zentroko bideratzaileak prestatzeko, alegia. 29
30. 30. Taldeko kideak. Ondo bereizi behar ditugu proiektua ezarriko duen taldeko kideak eta proiektua ezarriko den eremuko kideak. Proiektua ezarriko duen taldeko kideak gauzatzaileak dira, 5S-ak eremuan ezartzeaz arduratuko diren pertsonak. Eremuko kideak, berriz, ukitutako pertsonak dira, proiektua ezartzeko hautatu den eremuan lan egiten dutenak. Sarritan, probako eremuetan, proiektua ezarriko duen taldeko kideez gain, lagun gehiago aritzen da lanean. Garrantzitsua da arloko pertsona guztiek –nahiz eta taldeko kideak ez izan– taldeak hartutako erabakiekin bat egitea, taldeak sortutako prozedurak ezartzea, eta taldearekin lankidetzan jardutea. Hori dela-eta, komenigarria da arloko kide guztiek 2. (adostasun-bilera) eta 4. (prozedurak ezartzea eta kontrolatzea) urratsetan esku hartzea. Proiektua ezarriko duen taldeak, gainera, 3. urratsean hartuko du parte (ekintzak gauzatzea). Lehenengo urratsean (plangintza), bideratzaileak besterik ez du parte hartuko. Edozein arrazoi dela-eta, arloko kide guztiek ezin badute parte hartu 2. eta 4. urratsetako bileretan, bideratzaileak behar diren harremanak izan beharko ditu haiekin, proiektuaren berri emate aldera, argibideak emate aldera eta dagozkien zereginetan guztien lankidetza lortze aldera. 5S-ak ezarriko dituen taldeko kideek jakin behar dute proiektuari denbora eskaini behar zaiola. Egin behar diren zereginak ez dira zailak, baina eremuko material guztiak banandu, identifikatu, kokatu… behar dira; horretarako denbora behar da, eta, eremua zein tamainetakoa den, hasieran ematen duena baino gehiago gainera. Esan daiteke taldeko kideak hautatzeko aintzat hartuko diren irizpide ia bakarrak direla laneko ingurunea antolatzeko eta hobetzeko nahia eta borondatea, eta proiektuan aritzeko gogoa. Bideratzaileaz gainera, 5S-ak ezarriko dituen taldean, hautatutako eremuko pertsonak egon daitezke; kideen kopurua 2tik 7ra bitartean izango da, hautatutako arloaren tamaina nolakoa den. Taldeko kideek honako zeregin hauek bete beharko dituzte: • 5S-en metodologian prestatzea. • Bileretan eta ekintzak gauzatzean parte hartzea. • Bilera batetik bestera bitartean, ezarritako zereginak beren gain hartu eta garatzea. • Fase bakoitzean ideiak eta proposamenak eginez parte hartzea. • Erabakitako prozedurak ezartzea. • Proiektua ezarri ondoren, proiektuaren bilakaera zaintzeko bileretan parte hartzea. 30
31. 31. 2.4. PROIEKTUAREN PLANGINTZA OROKORRA Probako eremua hautatu ondoren, 5S-en proiektuaren plangintza orokorrean, bideratzailea, taldea eta lan-egutegia zehaztu behar dira. Lan-egutegia finkatzea ere zuzendaritzako taldearen eginkizuna da. Ez dugu ahaztu behar 5S-en proiektua zentroaren proiektua dela eta hala izan behar duela; eta, horrenbestez, kalitate- proiektuaren barruan sartu eta beste arlo batzuetara zabaldu behar dela. Zentroak probako esperientzia dagoeneko gauzatua badu eta beste eremu edo sail batzuetara zabaltzeko asmoa badu, zuzendaritzako taldea are gehiago inplikatu beharko da lan-egutegia finkatzeko. Horrela bada, zuzendaritzako taldeak taldearen lan-egutegia prestatuko du, bideratzailearekin batera. Plangintza orokorra irudian agertzen denaren moduko txantiloi batean egin daiteke. Hasteko, egutegia asteka antolatuko da, eta epe bat finkatuko da proiektuaren bost faseetako bakoitzerako, antolaketa, ordena, garbiketa, ikusizko kontrola eta diziplina eta ohitura faseetarako, alegia. Zentroetan izan diren esperientziak ikusita, oro har, badirudi komenigarria dela denbora gehiago ematea antolaketa eta ordena faseetan. Halaber, lantegiak izanez gero, denbora gehiago behar da garbiketa fasean. Era berean, txantiloia baliagarria da proiektuaren benetako garapena erakusten duen grafikoa sartzeko, eta hori lagungarria izango zaigu etorkizuneko proiektuak modu zehatzagoan eta errealistagoan planifikatzeko. 31
32. 32. Antzeko txantiloi bat erabiliko dugu, egunkakoa, fase horietako bakoitza planifikatzeko; Hemen, lau urratsak sartuko ditugu, eta epe zehatz bat emango diegu haietako bakoitzari. 5S-ak ezarri ondoren, faseen bilakaera zaintzeko berrikuspenen kontroleko fitxa edo egutegia prestatu beharko da. Txantiloi horiek betetzea ez da lan zaila izango, interpretatzeko arazo handirik ez dago- eta. Gutxi gora-behera, probako proiektu bat planifika daiteke ikasturte beterako. 2.5. “TXUKUN” TAULA. 5S-en PROGRAMA. 5S-en taula oinarrizko tresna da proiektua probako eremuan era autonomoan ezartzeko prozesuan zehar jarduera guztiak gauzatu eta haien bilakaera zaindu ahal izateko. Taula horretan, proiektua egingo duen taldearen jarduera guztiak jasotzen dira. Hona hemen proposatzen dugun eredua: Izenburua Faseen Faseen Eremuaren definizioak definizioak (edo argazkia bestelakoak) /planoa Egutegi orokorra Taldearen argazkia 5 faseak Faseen egutegia/ zerrendak Lehen/oraingo egoeraren argazkiak Prozedurak eta kontroleko fitxak A4 orriak, plastikozko zorroetan sartuta 32
33. 33. Taulak alderdi hauek ditu: alde orokor bat, izenburua jartzeko dena, 5S-en definizioak, egutegia, eremua eta lan-taldearen argazkia/zerrenda, eta bost zutabe –bat fase bakoitzeko–. Zutabeetan, zulo ugaritako azalak zintzilikatuko ditugu, A4 tamainakoak, fase bakoitzari dagozkion materialekin. Zutabe bakoitzean, honako hauek egongo dira, hurrenkera honi jarraiki: • Fasearen egutegia eta materialen zerrenda. • Eremuaren lehengo eta ondorengo egoera erakusten duten argazkiak, fasea ezarri baino lehen eta gauzatu ondorenenean ateratakoak. • Sortutako prozedurak eta kontrol-fitxak. Panela fasez fase beteko da, prozesuarekin aurrera egin heinean. Ondorengo irudian, 5S-en taularen neurriak jaso ditugu, proposatutako ereduaren araberakoak. 11,5 cm. 25 cm. 111 cm. 35 cm. 35 cm. 35 cm. 35 cm. 35 cm. 175 cm. Ez dira aintzat hartu taldeak sor ditzakeen beste material batzuk. Dena dela, horrelakorik sortuz gero, material horiek ere zutaberik egokienean sartu beharko genituzke, taldearen irizpideren arabera. Honako hauek izan daitezke, besteak beste, material horiek: • Taldeak lanaren aurrerapena ebaluatzeko ezarritako adierazleak. • Taldearen bileretako deialdiak, aktak eta ebaluazioak. 5S-en taulak aukera ematen digu proiektua ezartzeko prozesuaren aurrerapena ikusteko. Erraz ikusteko moduko toki agerian jartzea komeni da, hautatutako eremuaren barruan. Taula proiektua gauzatzeko fasean baizik ez da erabiltzen. Fase hori bukatutakoan, material guztiak karpeta batean sartu, eta proiektu berrietarako erabiliko da taula. 5S-ak era autonomoan ezartzeko eginbeharra amaitu ondoren, bilakaera-taula prestatu behar da. Bilakaera-taularen bidez, 5S-en egoera erakutsiko da, eta bilakaera zaintzeko berrikuspenetan lortutako mailari eustea edo maila hobetzea sustatuko da. 33
34. 34. Diziplina eta ohitura fasean azalduko dugu 5S-en bilakaera-taula. 2.6. HASIERAKO PRESTAKUNTZA Proiektuaren asmoari eta 5S-ak ezartzeko erabiliko den metodologiari dagokienez ikuspegi bateratua izan nahi badugu, garrantzitsua da taldeak jasoko duen prestakuntza. Era berean, ez dugu ahaztu behar oso garrantzitsua dela zentro guztiari 5S-ei buruzko prestakuntza egokia ematea, metodologia hori zentroko sail, lantegi eta langela guztietara zabaldu nahi dugunez gero. Hori dela-eta, zuzendaritzako taldeak probako esperientzia plataforma bezala erabili beharko luke, eta, horrenbestez, esperientzia hori baliatu beharko luke gainerako langileak sentsibilizatzeko eta haiei argibideak emateko, eta, orobat, prestakuntzako jarduerak interesa duten beste sail edo talde batzuetara zabaltzeko. 5S-ak ezarri aurretik egiten diren bileretan, 5S kontzeptuei buruz behar den informazio guztia eman behar zaio taldeari. Hasierako prestakuntzaren helburua da proiektuaren oinarrizko kontzeptuen berri izatea eta proiektuaren hedadura ulertzea. Proiektua prestatzeko fase honetako irudietan agertzen diren materialak eta eskuliburu honetako lehenengo bi kapituluen edukia oinarri egokia dira hasieran behar den prestakuntza eman ahal izateko. Nolanahi ere, ez da prestakuntzako ordu askorik eman behar, metodologian erabilitako kontzeptuak prozesuan zehar berriro azalduko direlako. Hasierako prestakuntzak gehienbat balio behar digu tartean sartuta dauden pertsonak sentsibilizatzeko –taldeko kideak izan nahiz hautatutako probako eremuko langileak izan–, eta aldaketa guztiek hasieran sortzen duten eszeptizismoa eta kontrako jarrerak neurri batean gainditzeko. 5S-en proiektuak egin dituzten zentroak ikuskatzera joatea era bikaina da pertsonak motibatzeko, metodologia ikasteko, proiektuaren bidez lortzen diren emaitzak ikusteko, eta taldeari adore emateko. Nolanahi ere, taldeko bideratzaileak prestakuntza egokia izan behar du eta ondo eta zehatz ezagutu behar du 5S-ak era autonomoan ezartzeko prozesua. Gidaliburu eginbehar horrexetarako laguntza bat da. Hasierako prestakuntzak ez du bilera bat baino gehiago behar. Ordubete nahikoa izango da, kontzeptuak berriz erabiliko direla kontuan izanda. 34
35. 35. III. EZARTZEA: ANTOLAKETAREN FASEA Antolatzea da beharrezkoak diren eta beharrezkoak ez diren materialak bereiztea, eta beharrezkoak ez diren material horiek kentzea. Antolaketa fasean, besteak beste, honako arazo hauek aurkituko ditugu: • Materialen bila ibilita denbora galtzen da. • Badaezpada ere gordetako materialak metatzea. • Lan-eremuan lekua urritzea. • Dirua xahutzen dugu beharrezkoak ez diren materialak biltegiratzeko baliabideak erosten. • Biltegian gordetako materialek balioa galtzea. • Dirua xahutzen dugu dagoeneko badauden materialak berriz erosten. • Antolaketarik ez dagoela ematen du: kutxak armairuen gainean, materialak lurrean... • Kopia bikoitzak, hirukoitzak, zirkulazioan dauden kopiak eta horrelakoak agertzen dira. • Materialak desagertzen dira, eta materiala partekatzeko beldur gara. Antolaketaren xedea da arloan eguneroko lanerako behar dugun guztia izatea, kopuru egokian gainera, eta behar dugun material hori baizik ez izatea. Eremu baten antolaketa antzematen da egunez egun metatuz joaten den materiala nola tratatzen den aztertuta, bai ailegatzen den material berria, apaletan, armairuetan, lurrean edo laneko mahaietan pilatzen dena, bai dagoeneko bertan dagoen materiala, badaezpada ere gordetakoa. Antolaketa egokiaren xedea da argi eta garbi jakitea zer bota edo ezabatu behar den, zer gorde behar den, eta, orobat, gorde beharreko hori era ordenatuan nola gorde behar den, eremu horretan lanean ari direnentzat ezarritako irizpide argi eta bateratu batekin, esan nahi da. Antolaketaren fasea praktikoa da nabarmenki. Fase operatiboa da, eta fasea ezarritakoan honako emaitza hauek lortuko ditugu lan-eremuan: a) Eguneroko jardueran erabiltzen den material guztia –beharrezkoa den materiala, alegia– aurkitu, zerrendatu, eta lan-eremuan dagokion tokian kokatzea. Beharrezko materialaz ari garenean paperezko euskarrian dagoenaz eta euskarri informatikoan dagoenaz, bietaz ari gara (zirkulazioan diren agiriak, txostenak, gida-materiala, araudiak...).
36. 36. b) Lan-eremuan beharrezko ez den material guztia aurkitu eta bertatik ateratzea; material hori, arrazoi bat dela edo bestea dela, gorde egin behar dela erabaki da, edo, bestela, bertatik kendu eta horretarako prestatutako leku edo artxiboetara eramateko zain dago. Material bat berriz erabiliko ez dugula uste badugu edo egunero baliagarria izango ote zaigun zalantzan badugu, hori beharrezkoa ez den material gisa sailkatuko dugu. Batzuetan, beharrezkoak ez diren materialak gorde egin behar ditugu, material horiek artxibokoak direlako, errepikatuta daudelako eta biltegirako baliagarriak direlako, beste sail batekoak direlako, edo beste arrazoiren batengatik. Nolanahi ere, beharrezkoak ez diren materialak lan-eremutik kanpora eraman behar dira. Beste kasu batzuetan, material horiek zuzenean botatzen ditugu zaborrera, ez ditugulako ezertarako behar, ez orain, ezta gero ere. Era berean, zenbaitetan, beharrezkoak ez diren material batzuk saldu edo laga egin diezazkiokegu erabili ahal dituen bati. Irizpide argi eta bateratua finkatu behar dugu beharrezkoa ez den materialari dagokionez, eta, gainera, kontuan izan behar dugu material horietako batzuk legezko betekizunen edo barne-araudien menpean daudela. D alderdia. Bestalde, alderdi berezi bat sortu beharko dugu, ahal bada lan-eremutik aparte, D alderdia esango dioguna. Alderdi horretan, beharrezkoa ez den material zalantzazkoa, edo lan-eremutik kendu eta kendu bitartean gorde beharrekoa den materiala jarriko dugu. Era horretan, material horiek guztiak ez dira oztopo izango lan-eremuan. Artxiboak. 5S-en metodoa artxiboetan aplikatzen denean, ondo aztertu behar da zer material- mota artxibatzen den. Horrela eginez gero, materialak multzotan elkartu ahal izango ditugu, elkarren artean duten antzekotasunaren arabera. Hala, bada, komenigarria izango litzateke artxiboan gordeko ditugun materialen zerrenda prestatzea, hori guztiz lagungarria izango baitzaigu multzo bakoitzeko materialen definizioak zehazteko. Litekeena da material batzuetan definizioak errepikatzea. Gainera, haietako batzuei dagokienez, nola artxibatu ibiliko gara erabakitzen; esan nahi baita, ibiliko garela material (materialen multzo) bakoitzak behar duen tratamendu berezia finkatzen, eta, azken batean, lanerako prozedura zehazten. Artxiboetan kontuan izan behar dugun beste alderdi bat da material batzuen behin- behinekotasuna. Artxiboetako material batzuk denbora batez gorde behar dira hor, legezko araudiak, barne-araudiren batek edo bestelako araudiren batek horrela ezartzen duelako. Normalean, material horiek artxiboetan gordeta gelditzen dira betiko, eta, beraz, oso garrantzitsua da ondo seinalatuta izatea. Hala, beraz, artxibatuko diren materialen zerrendan, ahal dela, ondo zehaztu behar da zein material gordeko den betiko eta zein aldi baterako. Aldi baterako gordeko diren materialei dagokienez, artxiboan emango duten denbora ezarriko dugu (urte bat, bost urte…), eta sarritan epe hori zenbait arautegiren menpean egongo da. 36
37. 37. Era horretan lan egitea lagungarria da artxibatzeko prozedura eta kontroleko fitxa egokiak finkatzeko materialen multzo bakoitzerako, bakoitzak dituen ezaugarriak aintzat hartuta eta bete beharreko araudiei jarraiki. Biltegiak. Biltegietan biltzen diren materialak zerrendatu eta aldiro-aldiro berrikusi egin behar dira, eta horretarako kontroleko fitxak erabiliko dira, zaharkituta geratzen diren materialak bertatik kentze aldera. Biltegian material asko mugitzen bada, ikusizko kontrol-sistemak dira erabilgarrienak (begiratu ikusizko-kontrolaren fasea), haien bidez jakingo baitugu eskaera gehiago egiteko ezarrita dagoen mugara iritsi garen. c) Lortutako antolaketa-mailari eutsi egin behar diogu, lan-eremura sartzen den material berria era egokian erabiliz eta gordez. Ezarritako irizpideei eta prozedurei jarraiki, materiala beharrezkoa den edo ez den erabaki, eta dagokion tokira eraman behar dugu. Antolaketaren fasea arrakastaz burutuko badugu, kontuan izan behar dugu antolaketaren lagunik handiena paperontzia dela. Oro har, lan-eremuan ez dugu gorde behar une honetan behar ez dugun materiala, ezta hemendik denbora gutxira behar izango ez duguna ere. BEHARREZKOA: BEHARREZKOA EZ DENA: Normalean erabiltzen dugulako edota Lan-eremuan erabiltzen ez dugun eta aurki erabili behar izango dugulako gero ere erabiliko ez dugula uste lan-eremuan behar dugun materiala dugun materiala, kasuan kasuan, arloan eduki beharko dugu. gorde edo kendu egin beharko dena (lan-eremutik kendu). ARTXIBOA / BILTEGIA: D ALDERDIA: Gorde beharreko materiala Behar ez den material zalantzazkoa biltegiratzeko tokiak dira; toki hauetan eta behar ez den eta laga edo ere, dagokion unean, 5S-ak ezarriko ezabatu zain dagoen materiala ditugu. gordetzeko lekua . 37
38. 38. ANTOLAKETAREN FASEA EZARTZEA HEZKUNTZAN 5S-ak ERA AUTONOMOAN EZARTZEKO “TXUKUN” PROGRAMA 1.- FASEA PLANIFIKATZEA 1. -Lan-egutegia finkatzea. 2. -Adostasun-bilera prestatzea. 2.- ADOSTASUN-BILERA 1. -Fasea ulertzea eta hura betetzeko jarraibideak finkatzea. 2.-Lan-txantiloiak eta haiek betetzeko modua prestatzea. 3.- EKINTZAKGAUZATZEA 1. - Erabakitako ekintzak egitea eta zerrendak betetzea. 2. -Hobetzeko ekintzak proposatu eta egitea. 4.- PROZEDURAK ETA KONTROLA 1.-Lan-prozedurak ezartzea. 2. -Kontrol-fitxak egitea. Lanbide Heziketako Kalitaterako eta Gaitasuna EbaluatzekoEuskal Agentzia Agencia Vascapara la Evaluación de la Competencia y la Calidad de la Formación Profesional 1. FASEA PLANIFIKATZEA Urrats hau egin ondoren..... LORTU BEHARREKOA • Argi dago zer denbora-epe behar den antolaketaren fasea burutzeko. • Bideratzaileak gertu du taldeari antolaketa faseko prestakuntza emateko behar den material guztia. • Prest dago antolaketa faseko ekintzak gauzatzeko behar den logistika guztia. 1.1. Lan-egutegia finkatzea. Antolaketa fasearen egutegia finkatzeko lana bideratzaileari dagokio. Plangintza orokorrean finkatutako datak erreferentzia gisa hartuta, bideratzaileak antolaketa fasea planifikatzeko txantiloia hartu, eta egutegia finkatuko du, oraingoan egunen eskala erabiliz. 38
39. 39. Txantiloi horretan, Txukun metodologiaren fase guztietan egiten diren lau urratsak daude jasota: fasea planifikatzea, adostasun-bilera, ekintzak gauzatzea eta prozedurak ezartzea izeneko urratsak, alegia. Ekintzak gauzatzeak epe luzea hartuko du. Izan ere, urrats horretan hainbat lan egin behar da: paseoa edo ibilaldia egin, zaharkituta dauden materialak bota, materialak markatu emango zaien norakoaren arabera, zerrendak bete, artxibo edo biltegi gisa erabiliko diren alderdiak zehaztu, D alderdia diseinatu, materialak dagokien alderdira garraiatu… Taldeak eskuak bete lan izango du; hortaz, ahalegina egin beharko du, eta denbora eman, eta, halaber, hainbat ibilaldi egin beharko ditu lan- eremuan zehar. 1.2. Adostasun-bilera prestatzea. Bideratzaileak, taldeko burua den aldetik, fasearen oinarriak ezagutu behar ditu eta jarraibideak irakatsi behar dizkie taldeko gainerako kideei, metodologiari buruzko prestakuntza eman behar die beraz. Bideratzaileak, besteak beste, honako zeregin hauek ditu: adostasun-bileran erabili beharreko prestakuntzako materiala prestatu behar du, eta erabiliko diren txantiloiak (prestakuntzako txantiloiak; interpretazio-fitxa; beharrezkoak diren materialen zerrendak, beharrezkoak ez direnenak eta D alderdian biltegiratzen direnenak; ekintza-plana) berrikusi behar ditu, eta haien edukia ulertu eta interpretatu ondoren, taldeko kideei azalpen argia eman behar die txantiloi horien edukiaz eta erabileraz. Era berean, fasearen alde praktikoan zer material beharko den aurreikusi behar du bideratzaileak: argazki-makinak, metroa, arloko planoak, paperontziak, zaborrontziak, eta 39
40. 40. abar. Horrela, ekintzaren unean, ez da geldialdirik ez atzerapenik egongo, baliabideren bat falta dela-eta. BILERA-DEIALDIA CONVOCATORIA DE REUNIÓN PROGRAMA TXUKUN-5S Bilera / Reunión: 3 (99-00) SAREka DATA: 1999-12-22 - Asteazkena GAI ZERRENDA ORDUA: 9:00 LEKUA: Zubieta Antolaketa fasea Fase Organización Ibilaldiaren ondorengo erabakiak: Decisiones tras el paseo: 9:00 Hobekuntzen analisia Análisis de mejoras - D alderdia diseinatzea - Diseñar la zona D 9:20 Hobekuntza-ekintzak gauzatzea Ejecución de acciones de mejora - D alderdia garbitzea eta - Limpiar zona y montar Zona D osatzea - Llevar los innecesarios a Zona D - Behar ez den materiala D alderdian jartzea 10:20 Sendotze-ekintzak Acciones de consolidación - Kausa-ondorioa diagrama - Diagrama causa-efecto - Beharrezkoa – Behar ez - Criterio necesario-innecesario y denerako irizpidea ezartzea eta tratamiento del material en la Zona D D alderdiko materiala tratatzea. Akta: Acta: - Ikasturte honetarako, honela - Para este curso, se establecen los ezarri dira D alderdiaren periodos de archivo y revisión de Zona artxiboa eta berrikuspena D de la siguiente manera: Periodo egiteko aldiak: Hiru hilean trimestral Marzo-00 / Junio-00 ; A behin: 2000ko martxoa / partir de aquí, revisión semestral: 2000ko ekaina. Hortik aurrera, Diciembre-00 / Junio-01 / Diciembre- sei hilean behin: 2000ko 01 ... abendua / 2001eko ekaina / - Los responsables de la revisión 2001eko abendua... seremos los 3 a la vez. - Hirurak izango gara berrikuspena egiteko arduradunak aldi berean. 2.- ADOSTASUN-BILERA. 40
41. 41. Urrats hau egin ondoren... LORTU BEHARREKOA • Arloko kideek adostu dituzte antolaketa eta antolaketaren definizio operatiboa, lan-eremuari aplikatu beharrekoa. • Argi eta garbi zehaztu da antolaketa fasearen ekintza- plana, nork zer noizko egin behar duen azaltzen duena.. • Denek dakite zerrendak nola erabili eta aplikatu. 41
42. 42. 2.1. Fasea interpretatzea eta fasea betetzeko jarraibideak ezartzea. Bideratzaileak taldeari fasearen oinarriak azaldu ondoren, INTERPRETAZIO FITXA bete beharko da. Antolaketari dagokionez, “beharrezkoa” zer den definitu beharra dago, taldearentzat zer material den beharrezkoa, alegia. Lan-eremuko kideek, bileran parte hartzen dutenek, erabaki egin behar dute beharrezkoa den materiala zehazteko irizpidea. Beharrezkoa den materiala izan daiteke, aurreikuspenei jarraiki, hilabeteko, sei hileko edota urtebeteko epean lan-eremuan erabiliko dena, lan-eremuaren ezaugarrien arabera. Irizpideak argi egon behar du kide guztientzat, eta interpretazioko fitxan jaso behar da. DIOCESANAS (Nieves Cano – Vitoria-Gasteiz) Goiko txantiloian ikusten denez, antolaketa kontzeptua gure lan-eremuaren egoerari dagokio. Jaso dugun adibidean, ondo ikus daiteke beharrezkoa denaren eta beharrezkoa ez denaren kontzeptuak eskura dauden materialen arabera interpretatu direla. Txantiloi hori bete ondoren zereginak, ardurak eta epeak finkatu beharko ditugu. Beharrezkoak ez diren materialak dira eguneroko jardunean behar ez diren horiek, hau da, gainerako materialak; azken batean, lan-arloan egon behar ez duen GUZTIA. Batzuetan, nahiz eta beharrezkoa denaren irizpidea zehatz-mehatz finkatuta egon, zalantzak sortzen dira. Horrelakoetan, materialak beharrezkoak ez diren zalantzazko materialtzat jotzen dira, eta D alderdira eramaten dira. Gogoan izan behar dugu hau: zaborra ez da beharrezkoa, baina beharrezkoa ez den material guztia ez da zaborra. Izan ere, bereizi egin behar dugu zein material den zaborra, zein material biltegiratu edo artxibatu behar den, eta zein laga, saldu edo lekuz aldatu behar den. 42
43. 43. Taldeak eremuan dagoen materiala aztertu, eta bat etorri behar du –material zehatzen adibideak hartuz– material horren nolakotasunari dagokionez. Irizpideak argitu ondoren, interpretazio-fitxan jaso behar dira, eta beharrezkoak ez diren material-motak eta horiek zein lekutara eramango diren ere aipatu behar da. Lan mailakatua Ekintzak gauzatzeko jarraibideetan argitu beharreko beste kontu bat da lan mailakatuarena. Lan mailakatuak honako hau esan nahi du: lehen esan dugunez, beharrezkoa ez den materiala kendu egin behar da lan-eremutik , eta –zaborrera botatzen ez bada edo lan-arlotik kentzen ez bada– zerrendatu eta, normalean, artxibo edo biltegi batean kokatu. Bestalde, arlo horietan ere 5S-ak aplikatu beharko dira dagokien garaian. Une hori iristen denean, artxibo edo biltegi hori eremu berria bailitzan hartu beharko dugu eta antolaketa fasea ezarri beharko dugu hor ere, hain zuzen, artxibo edo biltegi horretan beharrezkoak diren eta beharrezkoak ez diren materialak bereiziz, eta beharrezkoak ez direnak bertatik kenduz. Horrekin hau esan nahi dugu: gure lan-eremuan beharrezkoa ez delako artxibora eramaten dugun materiala, seguru asko, beharrezkoa izango dela artxiboan. Nolanahi ere, artxibo horretan dagokion garaian beharrezko denaren eta ez denaren inguruan ezarriko diren irizpidearen pean geldituko da material hori. Lehenik, urrats hori lan-eremuan egin behar da, eta, gero, hala behar denean, gainerako eremuetan ezartzea aztertu beharko da. Alabaina, 5S-ak zentroetan ezartzeko esperientzia batzuk, hain zuzen, artxibo nagusietatik abiatu dira. Horrelakoetan, beharrezkoa den materialaren irizpidea zehaztean, materialen erabilgarritasunaz gain, material horiek bete behar dituzten legezko araudiak edo barne-araudiak ere hartu beharko ditugu aintzat. 2.2. Lanerako txantiloiak prestatzea eta haiek betetzeko modua. Adostasun-bileran, bideratzaileak ondo azaldu behar du nola bete behar diren erabiliko diren txantiloiak eta zertarako balio duten txantiloi horiek: - Beharrezkoa den materialaren zerrenda. Lan-eremuan utziko dugun materialaren berri emango digu. Zerrenda baliagarriak behar ditugu; beraz, erabilgarritasunaren irizpideak izan behar du nagusi materialaren zerrenda prestatzerakoan. Esate baterako, ez da zentzuzkoa xehetasun handiz jasotzea lantegiko materialak (giltza guztiak, barauts guztiak…), baina bulegoetako, sailetako edo lantegietako material jakin batzuk xehe-xehe jasotzea, berriz, interesgarria izan daiteke, adibidez, material suntsikorrak, agiri ekonomikoak, e.a. Nolanahi ere, taldea arduratuko da zerrendak betetzeko irizpideak finkatzeaz. Garrantzizkoa da aldez aurretik argi jakitea materialak zertarako erabiliko ditugun (ordenaren fasean kokatzerakoan, erreferentziako zerrenda gisa, dauden izakinak kontrolatzeko, e.a.). 43
44. 44. REPELEGAKO GLHBI - Beharrezkoa ez den materialaren zerrenda. Zerrenda hau tresna egokia da lan- eremuan biltzen den eta beharrezkoa ez den material-mota aztertzeko, bai eta material hori zergatik agertzen den argitzeko eta material hori tratatzeko prozedura egokiak finkatzeko ere. Hala, beraz, zerrenda honek balio behar digu material-mota hori aztertzeko eta material hori zergatik agertzen den argitzeko. Geroago, laugarren urratsean, kontroleko fitxak eta prozedurak finkatuko ditugu, hobetutakoa galdu eta atzera ez egiteko. Saihestu behar da “BADAEZPADA ERE GORDETZEKO” ohitura. Izan ere, gehienetan, kostu gehiago sortzen digu “badaezpada ere” gordetzeak (tokia, artxiboan emandako denbora eta metatzea), material horietakoren bat unean-unean berreskuratzeak baino. 44
45. 45. DIOCESANAS (Nieves Cano – Vitoria-Gasteiz) - D alderdiaren zerrenda. Zerrenda hau ahalik eta zehatzen egin behar da, D alderdian beharrezkoak ez diren material zalantzazkoak gordetzen baitira, zalantzazkoak izateagatik biltegiratutakoak. Alderdi honetan sarrera eta irteera ugari egongo da. Hasieran, behintzat, zerrendak ez du luzeegi izan behar. Gogoan izan behar dugu saltzeko, lagatzeko edo kentzeko dagoen materialaren behin- behineko biltegiratzea ere alderdi honetan egiten dela. SAREka – Kalitatea LH publikoan Adostasun-bileran, beharrezkoa ez den materialerako tokiak finkatu behar dira (biltegia eta/edo artxiboa, D alderdia). Etiketak Etiketek materiala markatzeko balio digute. Beharrezkoa den materiala ez dugu markatu behar, hori ordenaren fasean egiten baita. Izan ere, ordenaren fasearen xedea horixe da, beharrezkoa den materiala identifikatzea eta kokatzea. Alabaina, markatzeak lana errazten badu, taldeak behin-behineko seinalatzea egin behar dela erabaki ahal du. Fase honetan markatu behar dena, nola edo hala markatu beharrekoa, beharrezkoa ez den materiala da. Taldeak kolorezko etiketa itsasgarriak erabil ditzake horretarako. Guk honako kolore hauek gomendatzen ditugu: Zaborrak: Markarik gabe. Zuzenean botako dugu. Beharrezkoa ez den materiala, lagatzeko, saltzeko edo kentzeko dagoena: Puntu GORRIA. Beharrezkoa ez den materiala, artxiborako / biltegirako dena: Puntu URDINA. 45
46. 46. Beharrezkoa ez den material zalantzazkoa: Puntu HORIA. Beharrezkoa den materiala (material hau markatzea erabakiz gero): Puntu BERDEA. Materialak etiketekin edo eranskailuekin markatuta, beharrezkoak ez diren material- motak multzotan elkartu eta errazago garraia ditzakegu, bai eta ondoren zerrendatu ere. Beharrezkoa ez den materiala ez badugu lan-eremutik kentzen “ibilaldia” egiten dugun unean bertan, garrantzi handikoa da material hori markatzea. Sarritan, hainbat arrazoirengatik, beharrezkoa ez den materiala lan-eremuan bertan gelditzen da denbora batez (beste artxibo batera noiz eramango zain, beste sail batean material hori behar duten noiz berretsiko zain, materiala handia edo pisutsua bada bera garraiatzeko behar diren tresna bereziak noiz ailegatuko zain, e.a.). Horrelakoak gertatzen direnean, material horiek ondo markatu behar ditugu, beharrezkoak ez diren material gisa identifikatuz, lan- eremutik kanpora eraman behar dugun material gisa markatuta, alegia. Dena dela, beharrezkoa ez den material gisa zerrendatu beharra dago. SAREka – Kalitatea LH publikoan Laneko plana. Beraz, materiala tratatzeko, kokatzeko, zerrendatzeko eta markatzeko zalantza guztiak argitu ondoren, taldeak ekintza-plana prestatzeari ekingo dio, lanari ekingo dio, . Lehenik eta behin, bideratzaileak aurkeztu duen fasearen egutegia berrikusi eta adostu beharko da. Horren ondoren, taldeak ekintza-planaren txantiloiaren gainean egingo du lan, eta egin beharreko ekintza guztiak esleituko ditu. Hori egiterakoan, ahalegina egingo du taldeko kide guztiek zereginetan era orekatsuan parte har dezaten. Ekintza-planaren txantiloian, 46
47. 47. era guztietako zereginak jasoko dira, aurreikusitako bilerak, norbaiten gain utzitako eginkizunak, taldeko ekintzak eta abar; eta, halaber, ekintza bakoitza egiteko aurreikusitako epeak eta ekintza horien arduradunen izenak ere jasoko dira. 47
48. 48. REPELEGAKO GLHBI 3.- EKINTZAK GAUZATZEA Urrats hau egin ondoren... LORTU BEHARREKOA • Taldeak erabakitako antolaketako ekintza guztiak gauzatu dira, ezarritako hurrenkeran gauzatu ere. • Planeko ekintzak gauzatzean agertutako arazoak aztertu dira, hobetzeko ekintzak proposatu eta planean sartu dira, eta gauzatu egin dira. 3.1. Adostutako ekintzak gauzatzea eta zerrendak betetzea. Ekintzak gauzatzen hasi aurretik, adostasun-bileran argi eta garbi utzi behar da zein diren irizpideak eta lan egiteko era eta, orobat, plan bat egon behar da zehaztuta. Ekintzak gauzatzeko, “ibilaldiak” egingo ditugu lan-eremutik. Une honetan, eremua in situ aztertu, eta fasearen lan praktikoa egin behar da: materialak sailkatu, bota, markatu, dagozkien alderdietan kokatu, txantiloietan zerrendatu eta argazkiak atera. 48
49. 49. Adostasun-bilera egiten den egunean bertan hasi ahal da ekintzak gauzatzen, beti ere bideratzaileak hori egiteko behar den denbora aurreikusi badu eta taldeko kide guztiek behar den prestakuntza badute eta fasearen xedea eta jarraibideak ulertzen badituzte. Onena taldean lan egitea da: batek behar ez den materiala markatu/kenduko du, beste batek argazkiak egingo ditu eta gauzatu beharreko ekintza berriak jasoko ditu planean, beste batek beharrezkoa den materiala zerrendatuko du, eta, beste batek beharrezkoa ez dena. Eta denen artean bota beharrekoa zaborrera botako dute, eta beharrezkoak diren eta beharrezkoak ez diren materialak erabakitako alderdietan kokatuko. Ekintzak gauzatzeko egiten diren ibilaldietan, ez dugu ahaztu behar antolaketaren muina hauxe dela: beharrezkoa dena eta beharrezkoa ez dena bereiztea, eta, gero, beharrezkoa ez dena kentzea. Xede horrekin miatu eta aztertu beharko dugu lan-eremu guztia. Antolaketaren faseko ibilaldietan jarraitu beharreko lan-metodoa makinen, instalazioen, hondatutakoa, armairuen, gainean, zaharkitutakoa, begiratu, mahaien, azpian, errepikatutakoa, arreta tiraderen, atzean, osatu gabea, aurkitzeko. osoa jarri apalen, barruan, gehiegizkoa, biltegien, aldamenean erabili gabea pasilloen, kanpoaldeen... - eta zaborrera bota, birziklatzera eraman edota Material hori guztia lan-eremutik oparitu, saldu… egin behar da. kendu egin behar da... - edo artxiboan / biltegian / D alderdian kokatu behar da. D alderdia Nahitaez egin beharreko ekintzetako bat da artxiboa, biltegia eta, bereziki, D alderdia prestatzea. Ahal bada, D alderdiak lan-eremutik kanpo egon da, alderdi itxia izan behar du eta bertarako sarrera kontrolatu egin behar da. Era horretan, alderdi hori ez da bilakatuko non utzi ez dakigun material guztien azken helmuga. Komenigarria da zalantzako materialen arduraduna aukeratzea eta material horiei behin betiko norakoa emateko berrikuspen-datak finkatzea (hasieran, behintzat, hiru hilabetean behin egin daitezke). Berrikuspenetan, materialak berriz sailkatuko dira, beharrezkoak, beharrezkoak ez eta bota beharrekoak direnak, beharrezkoak ez eta artxiboan / biltegian gordetzekoak direnak, eta beharrezkoak ez eta zalantzazkoak direnak (lehengoan jarraituko dutenak) bereiziz. Alderdi honetan material ugari ibiliko da sartu eta atera, baina, hala eta ere, alderdia ez da bihurtu behar non utzi ez dakigun materiala biltegiratzeko gune. D alderdian, zalantzazko materialak baizik ez dira gorde behar, berriz erabiliko ote diren ez dakigulako zalantzazkoak direnak, alegia. 49
50. 50. Denen artean erabiltzekoak diren eta banaka erabiltzekoak diren arloak. Lan-eremuan denen artean erabiltzekoak diren guneetan, ibilaldia taldeka egin behar da. Banakako guneetan, berriz, ibilaldia banaka egin daiteke, beti ere finkatutako irizpideak aplikatzen eta ezarritako epeak betetzen badira. Eremuan ibilaldia egiten ari garela, hamar argazki atera beharko dira, antolaketa gutxiko guneen lehenagoko egoera eta zaborrera botatako materiala iruditan jasotzeko. Halaber, ekintzak burutu ondoren, argazkiak atera beharko dira guneen ondorengo egoera jasotzeko. Argazki horiek LEHEN / ORAIN izeneko formatuan itsatsi beharko dira. REPELEGAKO GLHBI Esan bezala, ekintza-planaren txantiloia eraman behar da aldean, ekintzak eta ibilaldiak egitean beti sortzen baitira ideiak eta iradokizunak etorkizunean egin daitezkeen ekintza berrietarako. Ibilaldietan material hau eskura izatea baliagarria izango zaigu beti: Argazki-makina; digitala bada, hobe. Paperontziak eta zaborrontziak. Kolorezko etiketa itsasgarriak. Kutxa hutsak. Beharrezkoak diren materialen zerrenda. Beharrezkoak ez diren materialen zerrenda. Beharrezkoak ez diren D alderdiko materialen zerrenda. 50
51. 51. Ekintza-planaren txantiloia. 51