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Diana1

  1. 1. OFFICE 2007 [Escribir el subtítulo del documento] FOYETO DE TEORIA PRACTICA DE WORD, POWER POINT, EXEL DIANA CAROLINA POSADA 03/03/2010
  2. 2. PROLOGO A Continu ación encontrare mos en el folleto valiosos con ocimie ntos , ap renderás conocimientos básicos en el programa office 2007, tale s como Word, e l proceso del en cabezado y pie de pág in a Word, u tilizar algunos coman dos, fondos, encabezados, pie de pág ina s, fu entes, entre otros. Excel, formu la s bá sicas, nominas, d escuen tos, coma ndos, varias herramientas básicas etc. P ower Point, animaciones, fon dos, plantillas, son idos, transicion es, pre sentaciones etc. Pu blisher, he rramie nta s básicas, coman dos elabora ción de folletos, revistas entre otros. Algu nos tru cos pa ra no u sar el mou se (ra tón), e l uso básico del internet, encontrar bu scadores pa ra temas de tareas o simple mente consu ltas, como crear correos electrónicos a dju nta r archivos, leer la corre sponden cia, borrarlos, agregar correos eliminarlos, marcar como le íd os entre otros. Crea r blogs, in serta r videos, cambio de plantillas, insertar ca lendarios, insertar d ia positivas etc. Bajar imá genes de alta resolución p ara u na óptima imp resión sin d ifu sión de errore s, importar videos, diapositiva s, imágenes entre otros. Además se verán los diferentes temas que podemos encontrar como herramientas en la utilización de Word, Excel y Power Point, esto nos ayudara a resolver inquietudes o problemas que se nos puedan presentar, habrán Dinámicas que ayudarán en el desarrollo de las actividades del grupo esto con el fin de garantizar un mejor desempeño en el aprendizaje y la práctica para así sabernos defender en el ámbito laboral.
  3. 3. INTRODUCCION Historia de los computadores omenzaron con un sistema llamado algoritmo, es decir la resolución de problemas de algebra y calculo numérico Mediante una lista bien definida, ordenada y finita de operaciones a fin de hallar la solución al problema que se plantea. Además de Cque se considera que el primer computador fue una Abaco. La computadora es un invento reciente, que no ha cumplido ni los cien años de existencia desde su primera generación. Sin embargo es un invento que ha venido a revolucionar la forma en la que trabajamos, nos entretenemos y se ha convertido en un aparato esencial en nuestra vida diaria. Generaciones Comenzó la primera generación a base de bulbos o tubos al vacio, la comunicación era en términos de nivel más bajo que se pueda existir, la segunda generación comienza con el advenimiento de transistores, cuando los transistor remplazaron a los bulbos en los circuitos de los computadores, la tercera generación su característica fundamental es que su electrónica es basada en circuitos integrados y además su manejo es por medio de los lenguajes de control de los sistemas operativos, en la cuarta generación aparecen los microprocesadores siendo un avance importante en la microelectrónica, son circuitos integrados de alta densidad y con una velocidad impresionante. La quinta generación con el desempeño de los computadores a nivel mundial es ya muy grande tal es que se está desplazando al hombre y se está reemplazando por maquinas robóticas que desempeñan los trabajos con rapidez y exactitud requiriendo la muy mínima ayuda de la mano humana, creando una gran demanda de personas sin empleo, y la tecnología seguirá avanzando de tal forma que solo seremos individuos guiadores por y de robots.
  4. 4. INDICE
  5. 5. COMANDOS Cuando se elige un comando se indica a Word lo que debe hacer a continuación: imprimir un documento, dar formato al texto, etc. los comandos que realizan acciones similares están agrupados en menús. Por ejemplo, el menú Archivo contiene los comandos que se usan para abrir, imprimir, guardar y cerrar los documentos. Los menús aparecen en la lista de la Barra de menús, en la parte superior de la ventana de Word. Para mostrar los comandos de cada menú se puede usar el ratón o el teclado. Para abrir cada una de las opciones de la Barra de menús por medio del ratón se hace click sobre la opción que se desee. Para hacer lo mismo con el teclado, se pulsan simultáneamente la tecla ALT y la letra que aparece subrayada en el nombre de la opción deseada. Una vez abierto un menú se puede seleccionar cualquiera de las opciones bien pulsando el ratón encima de cualquiera de ellas o bien pulsando los cursores del teclado hasta que se seleccione la opción deseada. Algunas de las opciones de los menús aparecerán con un color atenuado indicando que el comando no se puede utilizar en ese momento. Para seleccionar algunos comandos, existen una combinación de teclas "rápidas"' que se muestran en los menús a la derecha del nombre del comando. Si un nombre de comando está seguido de puntos suspensivos, aparecerá un cuadro de diálogos Para que se establezcan las opciones que se deseen. Para cerrar un menú, basta con pulsar el ratón fuera del menú, o bien pulsar la tecla ESC.
  6. 6. LISTADOS ALFABETICAMENTE POR COMANDOS
  7. 7. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA El encabezado es el área de la parte superior de la página que se halla reservada para ese tipo de texto. El pie es la zona de abajo de la página para esa información. En algunos procesadores de palabras el encabezado y el pie permanecen visibles todo el tiempo, igual que el texto normal. En otros, permanece escondido hasta que se imprime. Word los oculta a medias. Secuencia · Clic en insertar · Clic en encabezado o pie de pagina · Seleccionar lo deseado · Digitar lo que desee que este en el encabezado o en el pie de pagina
  8. 8. IMÁGENE S PREDICEÑADAS Las encontramos en programas tales como Power point Word y las podemos utilizar en dar clic en la pestaña insertar luego damos clic en imágenes prediseñadas prediseñadas. Estas imágenes están en cada computador en el costado derecho para utilizarlas y escoger la que queremos También podemos coger imágenes desde la web
  9. 9. HIPERVINCULOS El hipervínculo es como una conexión, es decir nos lleva a un archivo o pagina que hayamos seccionado. Secuencia Clic en insertar Clic en hipervínculo te saldrá un cuadro como este Luego seleccionamos el archivo aceptar Al aceptar aparecerá un link. ej.: c:userspc17documentscarta caro.docx Al ubicar el cursor en el link, aparecerá el cual nos indica que con Ctrl + Clic aparecerá el vinculo.
  10. 10. LETRA CAPITAL Son las que se utilizan en los periódicos, en los libros, en los libretos EJ: Secuencia · tener el documento ya realizado · clic en insertar · · clic en letra capital secciona la que prefieras · para cambiar el tipo de fuente o tamaño · clic en opciones de letra capital · aparece un cuadro
  11. 11. · selecciona el tipo de fuente o tamaño · clic aceptar
  12. 12. COMBINACION DE CORESPONDENCIA Sirve para organizar cartas y enviarlas a personas diferentes sin tener que volver a reescribirlas Pasos: · Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas. Nota Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado, también verá Faxes en la lista de tipos de documento. · Elegir el documento principal que desea utilizar
  13. 13. Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual. De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar. · Siguiente paso Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar. Conectarse al archivo de datos En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.
  14. 14. Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos. Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo. Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar. Nota Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso. · Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.
  15. 15. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista. Siga uno de estos procedimientos: Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna. Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen información. Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para excluirlo. Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar registros concretos.
  16. 16. Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea. Paso 3: agregar campos al documento principal Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos. · Agregar campos Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas. Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».
  17. 17. Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un campo Nota personal en la parte inferior de una carta modelo, puede personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar los sobres agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión de Word en idioma inglés (Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene instalado un programa de franqueo electrónico). · Asignar campos Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de saludo se utiliza para realizar selecciones.
  18. 18. Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos. Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección 1. Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Dirección coincide con
  19. 19. Dirección 1. No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no presentan coincidencias puesto que no son relevantes en los documentos que está creando. Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estará listo para dar el siguiente paso. Paso 4: obtener una vista previa de la combinación y completarla Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para obtener una obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación. · Obtener una vista previa de la combinación Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de completar del todo la combinación.
  20. 20. Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos: Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas. Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario. Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el registro que está mirando. Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir. Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios. Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas. · Completar la combinación Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.
  21. 21. Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los mismos. Sugerencias sobre los mensajes de correo electrónico Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia. Cuando guarde el documento principal, además de su contenido y de sus campos, también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra el documento principal, se le pedirá que elija si desea volver combinar en los mismos la información del archivo de datos. Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.
  22. 22. Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del primer registro. COLUMNAS Nos sirve para crear como van organizadas las palabras de un testo y el procedimiento L os diarios no son los únicos documentos que utilizan las columnas del tipo usado en los periódicos para el texto, donde el texto fluye desde la parte inferior de una columna al tope de la próxima. En los documentos, generalmente las listas son colocadas dentro de columnas. Un efecto similar puede crearse para frases cortas usando marcas de tabulación. Las frases u oraciones largas no se alinearán ordenadamente. Cuando el texto es lo suficientemente largo para justificarse en el margen, se necesitan usar bien sean columnas o una tabla. Una tabla dará mucho más control sobre qué es lo que aparece y dónde, pero impide que el texto fluya libremente. Las Tablas serán analizadas en el Proyecto 3 de Word. Botón: Columnas Word hace bastante fácil crear columnas de texto, lado a lado. Puede usar el botón Columnas para crear columnas de igual tamaño para todo el documento, o para un
  23. 23. texto seleccionado. Diálogo: Columnas El diálogo Columnas desde el menú, Formato | Columnas, le permitirá crear columnas de un ancho desigual, y cambiar el espacio que hay entre las mismas. Word creará el salto de sección de modo automático. La parte más difícil de ambos métodos, es el de seleccionar de manera correcta qué es lo que desea que entre en las columnas! INSERTAR HOJAS DE CALCULO EN EXEL Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.
  24. 24. Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja. Insertar varias hojas de cálculo a la vez 1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee insertar en el libro abierto. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las fichas de hoja seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cambiar el número de hojas de cálculo en un libro nuevo 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
  25. 25. 2. En la categoría Popular, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este número de hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro nuevo. Insertar otra hoja basada en una plantilla personalizada 1. Si es necesario, cree la plantilla de hoja de cálculo en la que desea basar una nueva hoja de cálculo. Cómo crear una plantilla de hoja de cálculo 1. Seleccione la hoja de cálculo que desea utilizar como plantilla. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre para la plantilla de hoja de cálculo. § Para crear una plantilla de hoja de cálculo personalizada, escriba el nombre del archivo que desea usar. § Para crear la plantilla de hoja de cálculo predeterminada, escriba hoja. NOTA Las plantillas personalizadas se guardan automáticamente en la carpeta Plantillas. La plantilla de hoja de cálculo predeterminada, hoja.xltx u hoja.xltm, debe guardarse en la carpeta XLStart, que generalmente se encuentra en C:Archivos de programaMicrosoft OfficeOffice12XLStart. 4. En un equipo con Windows Vista § En la lista, haga clic en Plantilla de Excel o Plantilla de Excel habilitada para macros. En un equipo con Microsoft Windows XP
  26. 26. § En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o Plantilla de Excel habilitada para macros. 5. Haga clic en Guardar. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja de una hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Insertar. 3. Haga doble clic en la plantilla del tipo de hoja que desea utilizar. Cambiar el nombre de una hoja de cálculo 1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. 2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo. SUGERENCIA Al imprimir la hoja de cálculo se puede incluir el nombre de la misma. Cómo imprimir nombres de hoja 1. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página. 2. En la Vista Diseño de página, haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el nombre de la hoja. 3. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja . Eliminar una o más hojas de cálculo 1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar. Cómo seleccionar hojas de cálculo
  27. 27. Para seleccionar Haga lo siguiente Una hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja. individual Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella. Dos o más Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, hojas mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en adyacentes la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar. Dos o más Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, hojas no mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en adyacentes las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar. Todas las hojas Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a de un libro continuación, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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