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Las Reuniones De Trabajo

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APUNTES DEL MÓDULO DE RET

Las Reuniones De Trabajo

  1. 1. LAS REUNIONES DE TRABAJO CONSIDERACIONES GENERALES Una reunión de trabajo es la congregación de un determinado número de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes, con el fin de tomar decisiones o transmitir alguna información <ul><li>Características: </li></ul><ul><li>Requieren la participación de varias personas </li></ul><ul><li>Se celebran en un tiempo y un lugar determinados </li></ul><ul><li>Los asistentes comparten un tema común </li></ul><ul><li>Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc. </li></ul>
  2. 2. ELEMENTOS DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO TODA REUNIÓN DE TRABAJO HA DE INTEGRAR LOS SIGUIENTES ELEMENTOS: 1.- UN TEMA O FINALIDAD <ul><li>Asunto concreto a tratar </li></ul><ul><li>Los objetivos que se pretenden alcanzar </li></ul><ul><li>Conjunto de ideas fundamentales </li></ul><ul><li>Concretado en un orden del día </li></ul>2.- LOS ASISTENTES <ul><li>El o los convocantes </li></ul><ul><li>Los convocados a la reunión </li></ul><ul><li>Se aconseja que el equipo de trabajo no supere el número de siete personas </li></ul>
  3. 3. ELEMENTOS DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO 3.- EL TIEMPO <ul><li>Hace referencia al momento de la convocatoria </li></ul><ul><li>Al tiempo invertido en la reunión </li></ul><ul><li>A la periodicidad de las reuniones </li></ul><ul><li>El exceso de reuniones las convierten en una carga de trabajo </li></ul><ul><li>La duración de una reunión puede condicionar su éxito </li></ul><ul><li>Con el transcurso del tiempo las personas disminuyen su atención y aumenta su cansancio </li></ul>ASPECTOS A CONSIDERAR
  4. 4. 30 60 90 120 TIEMPO CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIÓN Cansancio Atención
  5. 5. CURVAS DE RENDIMIENTO DE UNA REUNIÓN <ul><li>El tiempo de duración influye negativamente en el nivel de atención de los asistentes. </li></ul><ul><li>En reuniones de larga duración o con contenidos complejos, es recomendable: </li></ul><ul><li>Dividir la reunión en diferentes sesiones </li></ul><ul><li>Establecer objetivos cortos </li></ul><ul><li>Realizar pausas </li></ul><ul><li>Con ello se logra un mayor grado de rendimiento </li></ul>
  6. 6. 4.- EL LUGAR <ul><li>Es el espacio físico concreto </li></ul><ul><li>Sus condiciones de dicho espacio son importantes; tales como: </li></ul><ul><li>La temperatura </li></ul><ul><li>Amplitud del local </li></ul><ul><li>Iluminación </li></ul><ul><li>Distancia entre los asistentes </li></ul>Hoy es muy común las denominadas “reuniones virtuales”, que se desarrollan mediante medios técnicos que permiten la videoconferencia entre asistentes que se encuentran en distintos lugares físicos
  7. 7. LA EFICACIA DE UNA REUNIÓN
  8. 8. TIPOS DE REUNIONES
  9. 9. LOS PARTICIPANTES EN LA REUNIÓN La actitud de los participantes es fundamental para el éxito de la reunión Puede ser de tres tipos: <ul><li>Actitud participativa : </li></ul><ul><li>Facilitan el desarrollo de las reuniones aportando conocimientos y expresando opiniones </li></ul><ul><li>Actitud pasiva: </li></ul><ul><li>El organizador debe tratar de neutralizar esta actitud con objeto de dinamizar la reunión y alcanzar el mayor grado de participación </li></ul><ul><li>Actitud negativa: </li></ul><ul><li>En cualquier tipo de reunión es deseable contar con personas activas y participativas, tratando de modificar conductas pasivas o negativas. </li></ul>LOS ASISTENTES
  10. 10. EL MODERADOR <ul><li>HA DE SER UN BUEN COMUNICADOR </li></ul><ul><li>HA DE CONOCER LOS ESTILOS DE LIDERAZGO </li></ul><ul><li>HA DE DOMINAR LAS TÉCNICAS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS </li></ul><ul><li>HA DE CONOCER LAS DIFERENTES TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPOS </li></ul>
  11. 11. FASES DE UNA REUNIÓN
  12. 12. TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN
  13. 13. SITUACIONES QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DE UNA REUNIÓN
  14. 14. TIPOS DE REUNIONES FORO: varias personas discuten un tema determinado ante un auditorio LA MESA REDONDA: es una técnica grupal que se utiliza cuando se desea conocer el punto de vista de diferentes personas que son especialistas en una materia EL PANEL: es similar a la mesa redonda, pero se diferencia de ésta en que cada persona que interviene presenta un punto de vista sobre el tema a tratar, que complementa el del resto de miembros EL DEBATE: es una discusión entre dos a más personas sobre un tema determinado PHILLIPS 66: consiste en dividir al grupo en subgrupos de 6 miembros, se les deja debatir 6 minutos y se hace una puesta en común
  15. 15. SEMINARIO : tiene por objeto el estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas. BRAINSTORMING : la “ tormenta de ideas ” es una técnica que se utiliza cuando se está ante un problema concreto y no se conoce una solución. SIMPOSIO : consiste en reunir a una serie de especialistas o expertos que exponen sus ideas a un público o auditorio.

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