Introduccion Al Curso De Proceso Administrativo(Primera Clase)

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PRIMERA CLASES DEL CURSO DE PROCESO ADMINISTRATIVO(OK)
PROF.ECON.FREDDY VILLAR CASTILLO

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Introduccion Al Curso De Proceso Administrativo(Primera Clase)

  1. 1. Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones Por Lic. Gabriel Leandro, MBA
  2. 2. Contenido: <ul><li>Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración </li></ul><ul><ul><li>Algunos planteamientos del pensamiento administrativo </li></ul></ul><ul><ul><li>Funciones de los administradores </li></ul></ul><ul><li>Planeación: Tipos de planes </li></ul><ul><ul><li>Pasos y objetivos de la planeación </li></ul></ul><ul><ul><li>Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica </li></ul></ul><ul><li>Toma de decisiones: </li></ul><ul><ul><li>Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluación de alternativas de decisión </li></ul></ul>
  3. 3. Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración
  4. 4. Administración: Definición <ul><li>Es el proceso de: </li></ul><ul><ul><li>planear, </li></ul></ul><ul><ul><li>organizar, </li></ul></ul><ul><ul><li>dirigir y </li></ul></ul><ul><ul><li>controlar </li></ul></ul><ul><li>los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas </li></ul>
  5. 5. El proceso administrativo <ul><li>El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales </li></ul>
  6. 6. El proceso administrativo <ul><li>El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: </li></ul><ul><ul><li>Alcance de objetivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Por medio de personas </li></ul></ul><ul><ul><li>Mediante técnicas </li></ul></ul><ul><ul><li>En una organización </li></ul></ul>
  7. 7. Funciones de la administración Planeación Organización Integración de personal Dirección Control
  8. 8. Funciones de la administración <ul><li>Planeación : </li></ul><ul><li>Implica determinar misiones y objetivos </li></ul><ul><li>Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos </li></ul><ul><li>Requiere la toma de decisiones </li></ul>
  9. 9. Funciones de la administración <ul><li>Organización : </li></ul><ul><li>Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar </li></ul><ul><li>Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas </li></ul>
  10. 10. Funciones de la administración <ul><li>Integración de personal : </li></ul><ul><li>Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo </li></ul><ul><li>Reclutar y seleccionar las personas idóneas </li></ul><ul><li>Evaluar, compensar y capacitar al personal </li></ul>
  11. 11. Funciones de la administración <ul><li>Dirección : </li></ul><ul><li>Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales </li></ul><ul><li>Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación </li></ul>
  12. 12. Funciones de la administración <ul><li>Control : </li></ul><ul><li>Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado </li></ul><ul><li>Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa </li></ul><ul><li>Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc. </li></ul>
  13. 13. Funciones de la administración Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Jerarquía organizacional Planeación Organización Dirección Control
  14. 14. Habilidades administrativas <ul><li>Habilidad técnica </li></ul><ul><li>Habilidad humana </li></ul><ul><li>Habilidad de conceptualización </li></ul><ul><li>Habilidad de diseño </li></ul>
  15. 15. Habilidades administrativas Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Jerarquía organizacional Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades de conceptuali- zación y diseño
  16. 16. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo <ul><li>Taylor : padre de la administración científica </li></ul><ul><li>Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción </li></ul><ul><li>Se basaba en el concepto del hombre económico </li></ul>
  17. 17. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo <ul><li>Fayol : padre de la teoría administrativa moderna </li></ul><ul><li>Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc. </li></ul><ul><li>Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc. </li></ul>
  18. 18. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo <ul><li>McGregor : teoría X y teoría Y </li></ul><ul><li>Teoría X : al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento </li></ul><ul><li>Teoría Y : la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad </li></ul>
  19. 19. Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad. El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio El ser humano medio tiene poca ambición. Las personas aceptan y asumen responsabilidades. El ser humano trata de evitar las responsabilidades Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección Las personas deben ser controladas y amenazadas El trabajo puede ser fuente de satisfacción Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Teoría Y Teoría X
  20. 20. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo <ul><li>Likert : Sistemas de dirección </li></ul><ul><li>Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones </li></ul><ul><li>Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas </li></ul>
  21. 21. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo <ul><li>Likert : Sistemas de dirección </li></ul><ul><li>Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones, </li></ul><ul><li>Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones </li></ul>
  22. 22. Enfoque sistémico de proceso administrativo <ul><li>Un sistema es: </li></ul><ul><ul><li>un conjunto de elementos dinámicamente relacionados </li></ul></ul><ul><ul><li>que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo </li></ul></ul><ul><ul><li>operando sobre insumos tomados del medio externo </li></ul></ul>
  23. 23. Enfoque sistémico de proceso administrativo <ul><li>La empresa se ve como un sistema: </li></ul><ul><li>Un sistema abierto </li></ul><ul><li>Un sistema complejo (implica subsistemas) </li></ul><ul><li>Un sistema dinámico </li></ul>
  24. 24. Planeación, estrategias y políticas
  25. 25. Planeación <ul><li>Implica determinar misiones y objetivos </li></ul><ul><li>Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos </li></ul><ul><li>Requiere la toma de decisiones </li></ul><ul><li>Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir </li></ul><ul><li>Planeación y control son inseparables </li></ul>
  26. 26. Planeación Implementación de los planes Control Desviación con respecto a lo planeado Acciones correctivas
  27. 27. Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategia Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos
  28. 28. Misión <ul><li>En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella </li></ul><ul><li>En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna </li></ul>
  29. 29. Misión <ul><li>Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos </li></ul><ul><li>Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean </li></ul><ul><li>Los valores dan forma a su filosofía </li></ul>
  30. 30. Objetivos y metas <ul><li>Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad </li></ul><ul><li>Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control </li></ul><ul><li>Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo. </li></ul>
  31. 31. Estrategias <ul><li>Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento </li></ul><ul><li>Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión </li></ul><ul><li>Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo </li></ul>
  32. 32. Políticas <ul><li>Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones </li></ul><ul><li>Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas </li></ul><ul><li>Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta </li></ul><ul><li>Permiten delegar autoridad sin perder control </li></ul>
  33. 33. Procedimientos <ul><li>Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras </li></ul><ul><li>Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas </li></ul><ul><li>Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo </li></ul>
  34. 34. Reglas <ul><li>Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas </li></ul><ul><li>Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción </li></ul><ul><li>La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad </li></ul>
  35. 35. Programas <ul><li>Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado </li></ul><ul><li>Generalmente se apoyan en presupuestos </li></ul>
  36. 36. Presupuestos <ul><li>Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos </li></ul><ul><li>Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.) </li></ul><ul><li>Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas </li></ul>
  37. 37. Metas Planes estratégicos Planes operacionales Para actividades no recurrentes Planes de un solo uso Programas y Proyectos Presu- pues- tos Planes permanentes Políticas Procedimientos Reglas Para actividades recurrentes
  38. 38. Pasos de la planeación <ul><li>1. Análisis situacional: </li></ul><ul><ul><li>Ambiente interno: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fortalezas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Debilidades </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Ambiente externo: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oportunidades </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Amenazas </li></ul></ul></ul>
  39. 39. Pasos de la planeación <ul><li>2. Establecimiento de objetivos y metas: </li></ul><ul><ul><li>Responder a preguntas como: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dónde se quiere estar? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Qué se desea hacer y cuándo? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Etc. </li></ul></ul></ul><ul><li>Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave </li></ul><ul><li>Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc. </li></ul>
  40. 40. Pasos de la planeación <ul><li>3. Desarrollo de premisas: </li></ul><ul><li>Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará: </li></ul><ul><li>Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc. </li></ul>
  41. 41. Pasos de la planeación <ul><li>4. Identificación de cursos de acción alternativos: </li></ul><ul><li>Es necesario identificar las mejores alternativas de acción </li></ul><ul><li>Examinar sus ventajas y desventajas </li></ul>
  42. 42. Pasos de la planeación <ul><li>5. Evaluación de las alternativas: </li></ul><ul><li>Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1) </li></ul>
  43. 43. Pasos de la planeación <ul><li>6. Selección de un curso de acción: </li></ul><ul><li>Se toma una decisión </li></ul><ul><li>Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción </li></ul>
  44. 44. Pasos de la planeación <ul><li>7. Formulación de planes de apoyo: </li></ul><ul><li>Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico </li></ul><ul><li>Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc. </li></ul>
  45. 45. Pasos de la planeación <ul><li>8. Presupuestación: </li></ul><ul><li>Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: </li></ul><ul><li>Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros </li></ul>
  46. 46. Administración por objetivos <ul><li>Es un sistema administrativo integral </li></ul><ul><li>Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas </li></ul><ul><li>Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales </li></ul>
  47. 47. Administración por objetivos <ul><li>Hace énfasis en la evaluación del desempeño </li></ul><ul><li>Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía </li></ul><ul><li>Se concentra mucho en el corto plazo </li></ul>
  48. 48. Estrategias y políticas <ul><li>Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción </li></ul><ul><li>Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión </li></ul><ul><li>Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo </li></ul>
  49. 49. Características de las estrategias <ul><li>Horizonte temporal amplio </li></ul><ul><li>Impacto final relevante </li></ul><ul><li>Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines </li></ul><ul><li>Patrón de decisiones uniforme </li></ul><ul><li>Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización </li></ul>
  50. 50. Principio de la estructura de estrategias y políticas <ul><li>Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica, </li></ul><ul><li>Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa </li></ul>
  51. 51. Planeación estratégica <ul><li>Es el proceso formal de planeación a largo plazo </li></ul><ul><li>Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización </li></ul><ul><li>Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa </li></ul><ul><li>Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante </li></ul>
  52. 52. Características de la planeación estratégica <ul><li>1. Se ocupa de cuestiones fundamentales : </li></ul><ul><li>Responde a preguntas como: </li></ul><ul><li>¿En qué negocio estamos? </li></ul><ul><li>¿En qué negocio deberíamos estar? </li></ul><ul><li>¿Quiénes son nuestros clientes? </li></ul>
  53. 53. Características de la planeación estratégica <ul><li>2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias : </li></ul><ul><li>¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia? </li></ul>
  54. 54. Características de la planeación estratégica <ul><li>3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación : </li></ul><ul><li>Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo </li></ul>
  55. 55. Características de la planeación estratégica <ul><li>4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad : </li></ul><ul><li>Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave </li></ul>
  56. 56. Características de la planeación estratégica <ul><li>5. Es una actividad de alto nivel : </li></ul><ul><li>La alta gerencia debe participar activamente </li></ul><ul><li>Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización </li></ul>
  57. 57. Proceso de planeación estratégica <ul><li>Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse </li></ul>
  58. 58. Insumos: Personas Capital Habilidades etc. Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc. Análisis de la industria Perfil empresarial Propósito Objetivos Intención estratégica Orientación ejecutiva Valores Visión Desarrollo de estrategias alternativas Debilidades y fortalezas Amenazas y Oportu- nidades Evaluación y decisión estratégica Implemen- tación Dirección y control
  59. 59. Algunas estrategias: La matriz TOWS Factores externos Factores internos Estrategias DA: minimizar D y A Estrategias FA: usar F para enfrentar A Amenazas Estrategias DO: superar D para aprovechar O Estrategias FO: usar F para aprovechar O Oportuni-dades Debilidades Fortalezas
  60. 60. Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter <ul><li>Tres estrategias genéricas: </li></ul><ul><ul><li>Liderazgo de costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Diferenciación </li></ul></ul><ul><ul><li>Enfoque </li></ul></ul><ul><li>Se pueden combinar </li></ul><ul><li>Se relacionan con ventajas competitivas </li></ul>
  61. 61. Instrumentación exitosa de estrategias <ul><li>1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones </li></ul><ul><li>2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación </li></ul><ul><li>3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos </li></ul>
  62. 62. Instrumentación exitosa de estrategias <ul><li>4. Revisar regularmente las estrategias </li></ul><ul><li>5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia </li></ul><ul><li>6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación </li></ul><ul><li>7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias </li></ul><ul><li>8. Crear un clima que induzca a la planeación </li></ul>
  63. 63. Toma de decisiones
  64. 64. Importancia de la toma racional de decisiones <ul><li>La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación </li></ul><ul><li>El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como: </li></ul><ul><ul><li>Establecimiento de premisas </li></ul></ul><ul><ul><li>Identificación de alternativas </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluación de las alternativas </li></ul></ul><ul><ul><li>Elección de una alternativa </li></ul></ul>
  65. 65. Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones <ul><li>Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras </li></ul><ul><li>No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos </li></ul><ul><li>Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre </li></ul>
  66. 66. Evaluación de alternativas de decisión <ul><li>Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos </li></ul><ul><li>Cuantitativos : tiempo, costos, ganancias, etc. </li></ul><ul><li>Cualitativos : relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc. </li></ul>
  67. 67. Técnicas cuantitativas <ul><li>Análisis marginal </li></ul><ul><li>Análisis costo – beneficio </li></ul><ul><li>Análisis de riesgo </li></ul><ul><li>Árboles de decisión </li></ul><ul><li>Otras técnicas de investigación de operaciones </li></ul>
  68. 68. Selección de una alternativa Experiencia Experimentación Investigación y análisis ¿Cuál alternativa seleccionar? Decisión tomada
  69. 69. Certidumbre, incertidumbre y riesgo <ul><li>Certeza : Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción </li></ul><ul><li>Riesgo : El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades </li></ul><ul><li>Incertidumbre : Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes </li></ul>
  70. 70. Fin Muchas gracias!

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