Pasos para combinación de correspondencia.

1. Pasos para combinación de correspondencia.
Resumen
En este artículo se describe cómo utilizar la característica Combinar
correspondencia para crear cartas modelo en Microsoft Word.
Para obtener información adicional acerca de cómo realizar otros tipos de
combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y resolver
problemas, revise la lista de artículos de la sección Referencias.
Para obtener una descripción de los términos que se usan en este artículo,
consulte la sección Glosario.
El procedimiento siguiente describe cómo crear una carta modelo, asociarla a un
origen de datos, darle formato y combinar los documentos.
Iniciar una combinación de correspondencia
Inicie una combinación de correspondencia. Para ello, siga los pasos que
correspondan a la versión de Word que esté ejecutando.
Microsoft Word 2002
En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a
continuación, en Asistente para combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2003
En el menú Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a
continuación, en Combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2007
En la pestaña Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a
continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
Seleccionar el tipo de documento
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le
permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la
carta que cada persona recibe.
Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
Haga clic en una de las opciones siguientes:

2. Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento
abierto.
Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de
correspondencia listas para usar.
Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para
utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar
correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de
información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes
para asociar el documento principal al origen de datos.
Método 1: utilizar un origen de datos
Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista
existente.
En la sección Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que
contenga la información variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad
de disco y carpeta adecuados. Si es necesario, seleccione la opción pertinente en
la lista Todos los orígenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuación, haga
clic en Abrir.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.
Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de
datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga
clic en Guardar.

3. Método 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft
Outlook
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
En la sección Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la
carpeta de contactos.
En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la
carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.
Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Método 3: crear una base de datos de nombres y direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccione los destinatarios.
Haga clic en Escribir una lista nueva.
Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de
diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay
ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.
De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se
afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El
conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.
Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva
entrada para pasar al registro siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro
concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic
en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede
agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de
combinación.

4. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el
cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar
al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic
en Guardar.
En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los
cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de
datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga
clic en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: escriba la carta.
Escribir la carta
En este paso se configura el documento principal.
Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.
Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable aparezca.
En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:
Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con formato.
Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico.
Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de
franqueo en el equipo.
Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación
individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar campo
de combinación aparece.
Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del
origen de datos antes de hacer clic en Más elementos.
En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el campo de
combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar

5. espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez,
cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los espacios
o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso con cada
campo de la combinación adicional que desee insertar. También puede dar
formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación, igual que el texto
normal.
Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o
en Guardar como en el menú Archivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y haga clic
en Guardar o en Guardar como.
Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso
siguiente, haga clic en Después: obtenga una vista previa de las cartas.
Obtener una vista previa de las cartas
Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por
carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas
individuales.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Después: complete la
combinación.
Completar la combinación
Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el
resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:
Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a
la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el
cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al
hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic
en Imprimir para imprimir el documento de la combinación.
Editar cartas individuales. Seleccione esta opción para mostrar el documento
combinado en la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el
nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento
nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los
documentos se combinan en un documento de Word nuevo.

6. Para imprimir el archivo, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación,
haga clic en Imprimir.