Administración%20 documentaria%20y%20gestion%20de%20archivo[1]

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Administración%20 documentaria%20y%20gestion%20de%20archivo[1]

  1. 1. Administración documentaria y gestión de archivos Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  2. 2. Fuentes de riqueza económica en la Era del Conocimiento
  3. 3. Singularidad tecnológica Nivel de progreso (Límite de predicción e imaginación) J > Progreso tecnológico < Costo Sociedad 3.0 Sociedad 2.0 Caos y ambigüedad Sociedad 1.0 Protoparadigma - Autogestión Sociedad del Cnocimiento Sociedad agraria e industrial Tiempo Desarrollo de las Sociedades y la Curva de Rendimiento AceleradoElaborado por: Lic. Ricardo Cristian Izquierdo VivasFuente: Cobo y Moravec (2011). Aprendizaje invisible. Hacia una nueva ecología de la educación
  4. 4. Debate: La infoxicación
  5. 5. ¿Qué es la infoxicación?Se define infoxicación como la sobrecarga informativa. En nuestros días, es tan grande la cantidad deinformación que recibimos que el exceso o saturación que nuestro cerebro no es capaz deprocesar puede llegar a crearnos ansiedad y angustia. Es un síndrome bastante común ya que a losmedios tradicionales hay que sumarle los medios que usan las nuevas tecnologías. Con la llegada de laweb 2.0 en la que los propios usuarios se convierten en generadores de información, este síndromeno ha hecho más que acentuarse.
  6. 6. Infoxicación
  7. 7. Atentos a todo y a nada
  8. 8. Alfons Cornellá Lo que somos Cuando la capaces de información recibida procesar
  9. 9. Por lo tanto es necesario organizar la información útil através de técnicas tradicionales, pero con un nuevoconcepto
  10. 10. El fundamento de la organización y la clasificación delos documentos es: el Acceso a la informaciónEl crecimiento de la información en el Market Place y el MarketSpace, exige niveles muy elevados de consistencia, precisión,creatividad y estructuración de los contenidos a la hora de publicar.La efectividad de estos sistemas depende, en gran medida, de laArquitectura de la Información (AI). AI = Arte + Ciencia organización de contenido Satisfacer Necesidades de información
  11. 11. CONCEPTO DE ARCHIVOEl PROCESO de recepcionar, ordenar, clasificar yconservar adecuadamente los documentos en unlugar determinado a fin de localizarlos fácil yrápidamente y protegerlos de pérdidas ydeterioros, etc.Los documentos son localizados en un mismoorden debidamente clasificado, toda la Es un sistema que nos va a permitircorrespondencia, papeles y otros documentos clasificar y buscarrelacionados con el individuo o empresa y a la vez rápidamente losfacilitar su localización y manejo.. documentos Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  12. 12. IMPORTANCIARepresenta la memoria de unnegocio a través de laconservación de losdocumentos.Solo se guarda losdocumentos importantes. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  13. 13. FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOUn archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos quecontienen no pueden ser localizados con prontitud.Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitanseleccionar y ordenar los documentos y de esta manera poderarchivar todo los documentos adecuadamente. Si cada persona inventará suspropias reglas para decidir dónde guardarun documento, solo esa persona podríaencontrarlo. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  14. 14. Valor de los documentos• Primario – Valor administrativo mientras el trámite esté en vigencia• Secundario – De consulta o investigación. Para realizar estadísticas e investigación. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  15. 15. Transferencia de documentos• Primaria – Cuando los documento se transfieren de los archivos de gestión al archivo central.• Secundaria – Cuando los documentos se transfieren del archivo central al archivo histórico.
  16. 16. Eliminación de documentosActividad que se realiza en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla de Retención Documental –TRD- elaborada.La TRD considera el tiempo necesario de permanencia en cada uno de los niveles de archivo (Gestión, Central e Histórico) Previamente a la transferencia de los archivos al Archivo Histórico, se eliminan aquellos documentos cuyo ciclo de vida ha culminado y ya no son útiles a la institución
  17. 17. Selección natural (Depuración)
  18. 18. 1. Módulo básico 1.1 Archivo Definición Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  19. 19. Definición 1.1 Archivo“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, unainstitución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades”. “Lugar donde se custodian uno o varios archivos.” “Acción y efecto de archivar (Guardar documentos o información en un archivo). Entregó la documentación para proceder a su archivo”.“Acción y efecto de archivar (Dar por terminado un asunto). Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  20. 20. 1.1 Archivo Niveles Sistema Institucional de Archivos Archivos de gestión u oficina, que conservan la Archivo General, unidad documentación que generan Archivo Periférico especializada en las funcioneshasta el final de su tramitación conservación desconcentrado, de gestión, conservación y durante el periodo de centralizado geográficamente. (temporal o indefinida), accesovigencia administrativa, que en y consulta de los documentos.líneas generales se estima de 3 a 5 años. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  21. 21. Objetivos Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema que permita la gestión global e integrada de la documentación institucional,Normalizar los Establecer lasprocedimientos transferenciasde organización de las series de los documentalesdocumentos en al Archivo las oficinas General El cuadro de El calendario de clasificación y conservación y El sistema de codificación eliminación descripción y de gestión,. . . Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  22. 22. Funciones Recepcionar, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los servicios y unidades administrativas. Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la EL documentación, en colaboración con las distintas Unidades y Secciones.ARCHIVO Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.GENERAL Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida. Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  23. 23. Los archivos como sistema de información PROCESAR Reunir informaciones afines y hacerlas lo más accesibles, además de cumplir con las otras funciones. Reunir, conservar, indizar, resumir, posibilitar la consulta y divulgarLos archiveros deben custodiar los documentos pertinentes y hacerlos accesibles para cualquier consulta, osea facilitar la difusión de los documentos en condiciones que satisfagan a los usuarios. La buenaorganización de los archivos traerá como Resultado una prestación de servicios de información. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  24. 24. 1. Módulo básico 1.2 Documento Definición Diccionario de la Real Academia Española: • “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. El artículo 26 del Código Penal español dispone: • “A los efectos de este Código se considera documento todo soporte material que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.” Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  25. 25. Documento electrónico “Información de cualquier Desde el punto de vista de la naturaleza en formaadministración informática, de electrónica, archivada en un acceso electrónico, se soporte electrónico según un denomina documento formato determinado y electrónico: susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.” Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  26. 26. 1. Módulo básico Tipos 1.2 Documento Por su naturaleza: • Privados propios de particulares • Públicos (ambigüedad) Incluye a los documentos privados que se integran a la administración pública. • Administrativos: relacionados con la gestión pública o privada. Eclesiásticos, militares,, diplomáticos. • Judiciales. • Históricos • Testimoniales • Informativos Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  27. 27. TiposPor su materialidad: Por su valor:• Original •Permanente• Copia •Temporal • Original • Simple •Simple• Imagen •Legalizado • Con valor legal • Simple •Autenticado Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  28. 28. 1. Módulo básico Ciclo de vida 1.2 Documento Fuente: Manual de organización de archivos de oficina. Universidad de Alicante (2003) Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  29. 29. 1.2 Documento Ciclo dinámico Principales Procedimientos documentales Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  30. 30. Cuando hablamos de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista archivístico podríamos estar de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave son principalmente:Archivística y • La manipulación. gestión de • Mantenimiento.documentos • La incorporación de criterioselectrónicos de valoración y de eliminación. • La accesibilidad a los documentos electrónicos en el paso del tiempo. • Niveles de seguridad Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  31. 31. 1. Módulo básico 1.3 Archivero Competencias personales Adaptación a una realidad cambiante en la que las tecnologías de la información constituirán, sí no la única, al menos la condición de posibilidad determinante. Movilidad. Deberán internacionalizarse. erradicando definitivamente el etnocentrismo de sus presupuestos. No podremos sobrevivir en un mundo interconectado donde la voz, el texto, la imagen fija y en movimiento transcurran por las denominadas autopistas de la información, circulando de acuerdo con formatos y normas de transmisión. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  32. 32. Interacción. Actualmente existe un espacio que debemos ocupar inmediatamente. El correo electrónico y la red Internet nos ofrecen la posibilidad de agilizar el intercambio de experiencias y conocimientos, organizar foros de debate en tiempo real, la edición electrónica deCompetencias revistas y boletines e, incluso, la teleconferenciapersonales Conectividad. Es prioritario conectar los archivos en red y a las redes, es decir comunicarlos entre sí y abrir también el acceso a los usuarios a través de los sistemas de redes abiertas. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  33. 33. Asertividad. Los cambios observados en el entorno de la información están produciendo, y todo parece indicar que así ha de continuar. Estrategia y estilo de comunicación.Competencias personales Prospectiva. Como ya se ha señalado anteriormente la comunidad archivística tiene que participar en el diseño de las normas para las nuevas tecnologías, aportando su punto de vista y las necesidades que deben ser recogidas y garantizadas. Inteligencia artificial. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  34. 34. 1. Módulo básico 1.3 Archivero • Visión sistémica y holística • Inteligencia espacial • Capacidad de análisis • Negociador • Marketing • Manejo de tecnologías Competencias • Idiomas • Jurisprudencia profesionales: • Gestión Competencias vs. perfil Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  35. 35. La función principal del archivero, como profesional, es no sólofunciones Garantizar la con finalidades conservación de los jurídicas, administrativas, , inf documentos de ormativas, culturales y archivo científicas. sino también asegurar y fomentar su uso y el de la información que contienen Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  36. 36. Niveles de competenciaProfesionales: con grado o título universitario propio o afín. Técnicos: con especialización no universitaria o experticia. Auxiliares. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  37. 37. Elaboración de un plan estratégico del servicio • Fijación de los objetivos que se pretenden alcanzar • Análisis de los medios que se poseen y de los que serían necesarios para la consecución de losSub funciones objetivos. • Evaluación de los costes que implica el cambio para obtener • Nuevos objetivos y eliminar lo no deseado. • Realización de una proyección temporal del periodo necesario para alcanzar esos objetivos y si es aconsejable establecer etapas para lograrlos. • Identificación de los mecanismos para evaluar si se progresa adecuadamente hacia los objetivos fijados y si estos se alcanzan de forma eficiente. • Determinación de los medios para corregir el proceso en el caso de detectar desviaciones o resultados no deseados Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  38. 38. Programación de un plan deformación• Evaluación de las necesidades tras el análisis de las carencias o puntos débiles que presenta la realidad de la gestión documental y archivo entre el personal del propio archivo y de la organización• Diagnostico de la formación que se necesita y las características de la misma para superar las carencias.• Evaluación de los resultados del programa para determinar su continuación o la necesidad de introducir modificaciones Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  39. 39. Diseño, seguimiento y evaluación deproyectos.• Identificación y jerarquización las prioridades que debieran cubrirse.• Evaluación los recursos humanos, económicos… de los que se dispone.• Reparto de responsabilidades entre los intervinientes.• Programación espacial del proyecto y asignación de metas a cada una de las fases.• Fomento de convenios de colaboración con otras instituciones.• Búsqueda de patrocinadores. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  40. 40. Planificación deespacios y recursos• Evaluación y propuesta de los espacios y recursos que requiere el servicio de archivo para cubrir las expectativas que sobre el mismo tiene la organización.• Distribución espacial y de recursos entre las diferentes actividades del servicio. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  41. 41. Contribución del archivero Por lo tanto los archiveros contribuyen a: En el caso Mejorar el Salvaguardar los Investigación específico de los funcionamiento derechos de las científica y la archivos de las personas, a conservación y públicos, aorganizaciones en preservar la difusión del garantizar la las que prestan memoria patrimonio transparencia deservicios, como a colectiva, la cultural, y, los poderes públicos Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  42. 42. un sistema que optimice los procesos de: de los documentos propios de una organización, y de su información, hasta su llegada al archivo central de la misma. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  43. 43. Primaran por tanto aquí, además de la mayoría delos conocimientos genéricos especificados: La auditoria de procesos administrativos El diseño de documentos y procesos Buenas prácticas en lenguaje administrativo La normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental (ISO 15489, 30300. 9000,ISAD(G)…) Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
  44. 44. Gracias por su gentil atención
  45. 45. Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas Rciv.13@gmailo.com

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