SuperOffice-skolen, 2 av 8: Få kontroll på dine kontakter

1,297 views

Published on

Å organisere alle dine kontakter er sentralt i et CRM system. I denne delen av kurset, kan du lære om hvordan du organiserer dine kontakter som kunder, prospekter, leverandører og samarbeidspartnere. I tillegg ser du hvordan du oppretter avtaler, salg og relasjoner mellom dine kontakter. Ønsker du mer info om SuperOffice CRM, besøk oss på www.superoffice.no.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,297
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
29
Actions
Shares
0
Downloads
19
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

SuperOffice-skolen, 2 av 8: Få kontroll på dine kontakter

  1. 1. KONTAKT SuperOffice Sales & Marketing
  2. 2. 2 Innhold Innhold .................................................................................................................................................... 2 Kontakter................................................................................................................................................. 3 Registrere nye kontakter..................................................................................................................... 4 Registrere opplysninger om en ny kontakt i kategorien Kontakt.................................................... 4 Registrere opplysninger om en ny kontakt i kategorien Mer ......................................................... 6 Registrere opplysninger om en ny kontakt i kategorien Interesser................................................ 6 Kontaktpersoner...................................................................................................................................... 7 Registrere nye kontaktpersoner.......................................................................................................... 7 Kolonnene på detaljkortet Kontaktpersoner .................................................................................... 10 Relasjoner.............................................................................................................................................. 11 Legge til relasjoner ............................................................................................................................ 11 Veksle mellom partene i en relasjon................................................................................................. 12 Prosjekter .............................................................................................................................................. 13 Aktiviteter.............................................................................................................................................. 13 Salg ........................................................................................................................................................ 13 Avtale................................................................................................................................................. 15 Registrere avtaler .......................................................................................................................... 15 Oppgave ............................................................................................................................................ 17 Registrere oppgaver ...................................................................................................................... 18 Samtale.............................................................................................................................................. 18 Registrere samtaler ....................................................................................................................... 18 DokumenterSkriv .................................................................................................................................. 19 Opprette nye dokumenter ............................................................................................................ 19 Salg ........................................................................................................................................................ 22
  3. 3. 3 Kontakter Kontakt-bildet inneholder alle dine kontakter. Både organisasjoner og enkeltpersoner kan være kontakter. I Kontakt-bildet ser du hver post i databasen som et arkivkort. En post i databasen inneholder alle opplysningene som er registrert på en kontakt. Du kan raskt og enkelt gå fra post til post ved å klikke på eselørene nederst til høyre på kortene eller bruke piltastene på tastaturet ditt. Du kan søke etter bestemte kontakter basert på kriterier du angir. Du kan også skrive dokumenter, lage oppfølginger og registrere nye kontakter og kontaktpersoner. Nederst i Kontakt-bildet er det fem standard detaljkort: Kontaktpersoner, Relasjoner, Prosjekter, Aktiviteter og Salg. Alt du trenger å vite om en kontakt, er tilgjengelig fra ett enkelt skjermbilde.
  4. 4. 4 Registrere nye kontakter I Kontakt-bildet kan du registrere informasjon om kontakter på flere nivåer, representert ved de tre kategoriene Kontakt, Mer og Interesser. Registrere opplysninger om en ny kontakt i kategorien Kontakt 1. Gå til kategorien Kontakt i Kontakt-bildet ved å klikke på Kontakt-knappen i navigatoren. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden. Det åpnes et tomt kontaktkort. 3. Skriv inn navnet på kontakten i feltet øverst i kategorien Kontakt, der det står Kontakt i rødt. Du kan bruke opptil 219 tegn. 4. Hvis kontakten er for eksempel en organisasjon med flere avdelinger, kan du angi avdeling i feltet Avdeling. 5. I feltet Besøk skriver du inn kontaktens gateadresse (besøksadresse). 6. I feltet Post angir du gatenavn eller postboksadresse til kontakten. 7. I feltet Postnr oppgir du postnummeret til kontakten. Hvis du skriver inn et postnummer som er definert i SuperOffice-databasen, blir stedsnavnet fylt ut automatisk hvis det er tomt. Du kan også skrive inn stedsnavnet i feltet Sted og få et forslag til postnummer i postnummerfeltet. 8. I feltet for land velger du ønsket land i listeboksen som vises når du klikker på pilen. Standardinnstillingen er at landet din organisasjon hører hjemme i, vises. Når du har valgt land, får du frem riktig adresseformat i de resterende adressefeltene i kategorien Kontakt. Merk: Standardinnstillingen for land kan angis i dialogboksen Preferanser. 9. I feltet Telefon får du opp en tabell med kolonnene Telefon og Beskrivelse. Her skriver du inn henholdsvis telefonnummer og en kort beskrivelse av hva slags nummer det er, for eksempel Sentralbord. Hvis du ønsker det, kan du legge inn flere telefonnumre. Klikk utenfor tabellen når du er ferdig, eller trykk på TAB til tabellen lukker seg. 10. I feltet Telefaks legger du inn telefaksnummer etter samme prinsipp som for Telefon. 11. I feltet Webside legger du inn adressen til kontaktens hjemmeside på Internett etter samme prinsipp som for Telefon. 12. I feltet E-post legger du inn kontaktens e-postadresse etter samme prinsipp som for Telefon.
  5. 5. 5 13. I feltet Vår kontakt vises automatisk navnet ditt, men hvis du klikker på pilen, får du frem en listeboks der du kan velge navnet på en annen person som jobber i din organisasjon. 14. I feltet Kategori velger du hvilken kategori kontakten tilhører, fra en forhåndsdefinert liste over aktuelle kategorier. Klikk på pilen for å vise kategorilisten. Dette feltet må fylles ut for at du skal kunne lagre kontakten. Merk: Standardinnstillingen for kategori kan angis i dialogboksen Preferanser. Se "Preferanser" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. 15. I feltet Kode foreslås det automatisk en kode for kontakten du registrerer. Koden baseres på kontaktnavnet. Du kan imidlertid legge inn en annen kode. 16. I feltet Nummer legger SuperOffice Sales & Marketing automatisk inn neste ledige kontaktnummer. Standardinnstillingen er at 10001 er første kontaktnummer, og at verdien øker med 1 for hver ny kontakt. Denne standardinnstillingen kan endres i SuperOffice Administration. 17. I feltet Org. nr. skriver du inn kontaktens organisasjonsnummer. 18. I feltet Bransje finner du en liste over ulike forhåndsdefinerte bransjer. Klikk på pilen, og velg den bransjen som passer best for kontakten du registrerer. Dette feltet må fylles ut. Merk: Standardinnstillingen for bransje kan angis i dialogboksen Preferanser. 19. Nederst til høyre i denne kategorien vises eventuelt tre av feltene fra kategorien Mer, hvis dette er definert i SuperOffice Administration. Hvilke felt som vises, kan variere fra brukergruppe til brukergruppe.
  6. 6. 6 20. Nederst i venstre hjørne av kontaktkortet er det to avmerkingsbokser: Stopp og Ingen utsendelser. Merk av for Stopp hvis du vil informere andre medarbeidere om at de bør være spesielt oppmerksomme på en bestemt kontakt. Det vises et stoppskilt på kontaktkortet. I tillegg kan det være lurt å legge inn et notat som informerer medarbeiderne om hvorfor denne kontakten er stoppmerket. Det er bare mulig å merke av i dette feltet i redigeringsmodus. Merk av for Ingen utsendelser hvis du ikke vil at kontakten skal motta direktepost. Dette vil da gjelde alle definerte kontaktpersoner for denne kontakten. Det er bare mulig å merke av i dette feltet i redigeringsmodus. 21. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på kategorien Mer hvis du vil registrere flere opplysninger om kontakten. Merk: Hvis du forsøker å registrere en kontakt som ligner på en oppføring som allerede finnes i SuperOffice Sales & Marketing, vises dialogboksen Duplikater der du får spørsmål om du vil fortsette å jobbe med gjeldende post eller gå til en av postene som vises på en liste nederst i dialogboksen. Dette er for å unngå at du utilsiktet registrerer samme kontakt flere ganger. Registrere opplysninger om en ny kontakt i kategorien Mer 1. Gå til kategorien Mer. Her finner du brukerdefinerte felt for kontakter. Hvis din organisasjon for eksempel har behov for å ha felt for antall ansatte hos kontakten eller for omsetningen deres, kan det i SuperOffice Administration angis at disse feltene skal legges inn her. 2. Registrer de opplysningene du ønsker. 3. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på kategorien Interesser hvis du vil legge inn opplysninger om kontaktens interesser. Registrere opplysninger om en ny kontakt i kategorien Interesser 1. Gå til kategorien Interesser. Her kan du angi hvilke interesser en kontakt har. 2. Du velger interesser ved å merke av i de tilhørende avmerkingsboksene når du er i redigeringsmodus. Hvilke interesser som skal vises, defineres i SuperOffice Administration. Merk: Det er bare de avmerkede interessene som synes når kategorien er i visningsmodus. Det kan derfor hende du har flere interessealternativer å velge mellom når du er i redigeringsmodus. 3. Hvis du merker av for én eller flere interesser i kategorien Interesser, vises det en prikk ved siden av kategorinavnet. 4. Når du har lagt inn ønskede opplysninger i alle tre kategoriene i Kontakt-bildet, klikker du på OK for å lagre. Du har nå opprettet et eget kontaktkort for den nye kontakten. Tips: Interesser kan være nyttige hvis du skal definere utvalg. Hvis du for eksempel har definert referansekunde som interesse, kan du lage et utvalg som inneholder alle referansekundene dine. Da er det enkelt å lage markedsføringskampanjer mot denne kundegruppen.
  7. 7. 7 Kontaktpersoner Kontaktpersoner er et av detaljkortene nederst i Kontakt-bildet. Det inneholder opplysninger om ansatte hos den aktive kontakten. Når du dobbeltklikker på et navn på listen, vises dialogboksen Person, som inneholder forskjellige opplysninger om den aktuelle personen. Registrere nye kontaktpersoner Slik legger du inn en ny kontaktperson: 5. Gå til ønsket kontakt i Kontakt-bildet. 6. Velg detaljkortet Kontaktpersoner. 7. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet. 8. Dialogboksen Person åpnes. I dialogboksens hoveddel registrerer du du kontaktpersonens navn og eventuelt Hr/Fr-titulering og tittel. 9. Du kan legge til et bilde ved å høyreklikke på bildefeltet øverst til høyre i dialogboksen og velge Legg til. Bla deg frem til ønsket bilde, og klikk på Åpne for å legge til bildet. Tips: Du kan også legge til et bilde ved å dra og slippe det fra Windows Utforsker. 10. Gå til kategorien Generelt. 11. Registrer følgende informasjon: Legg inn telefonnumre og faksnummer i de respektive feltene. Hvis du klikker på telefonikonet ved siden av feltene, kan du ringe kontaktpersonen direkte, hvis modem/CTI-løsning og SuperOffice Sales & Marketing er konfigurert riktig.
  8. 8. 8 I feltet E-post kan du legge inn flere e-postadresser etter samme prinsipp som for kontakter. Hvis du klikker på konvoluttikonet ved siden av feltet, åpnes det en tom e- postmelding med e-postadressen angitt i Til-feltet. Er det registrert to eller flere e-postadresser i feltet, får du først opp en meny der du kan velge ønsket adresse. I feltet Lynmelding kan du legge inn kontaktpersonens adresser for chatteprogrammer som for eksempel Windows Live og Google Talk. Legg inn chat-adresse og velg tjenesteleverandør fra listen. I feltet Internett-tlf. kan du legge inn kontaktpersonens adresse for Internett-telefoni, for eksempel en Skype-adresse. Deretter vises eventuelt tre av de brukerdefinerte feltene fra kategorien Mer, hvis dette er definert i SuperOffice Administration. Hvilke brukerdefinerte felt som vises, kan variere fra brukergruppe til brukergruppe. Fyll eventuelt ut feltene Nummer, Posisjon og Født. (Nummer tildeles automatisk hvis dette er satt opp i SuperOffice Administration. Posisjon velges fra en liste som defineres i SuperOffice Administration). Fyll ut adressefeltene. I feltet for land angir du hvilket land kontaktpersonen hører hjemme i. Standardverdien vil være det landet som kontakten er lagret med. Merk av for Bruk som postadresse hvis du ønsker at direktepost skal sendes til adressen du registrerte ovenfor, i stedet for til kontaktens postadresse. I feltet Webside kan du legge inn adressen til kontaktpersonens private webside eller kontaktpersonens side på for eksempel LinkedIn, Facebook eller Twitter. Legg inn URL-adressen og en tittel for siden. Hvis du klikker på ikonet ved siden av feltet, åpnes nettleseren på den valgte URL- adressen. Er det registrert to eller flere URL-adresser, får du først opp en meny der du kan velge ønsket adresse. Merk av for Ingen utsendelser hvis du ikke vil at kontaktpersonen skal motta direktepost. Merk av for Sluttet hvis kontaktpersonen har sluttet å arbeide hos kontakten. En person som er registrert som sluttet, vises ikke på listene over kontaktpersoner eller prosjektdeltakere. 12. Gå til kategorien Mer. Her finner du brukerdefinerte felt for kontaktpersonen. Hvis din organisasjon for eksempel har behov for å ha felt for avdelingstilhørighet eller passord, kan det i SuperOffice Administration angis at disse feltene skal vises her.
  9. 9. 9 13. Gå til kategorien Interesser. Her kan du angi hvilke interesser en kontaktperson har. Du velger interesser ved å merke av i de tilhørende avmerkingsboksene. Hvilke interesser som skal vises, angis i SuperOffice Administration 14. Gå til kategorien Informasjon. Her finner du en stor tekstboks der du kan skrive inn den informasjonen du måtte ønske. Dato og bruker-ID settes inn automatisk hver gang notater legges inn eller redigeres, slik at det er lett å se hvilken bruker som la inn teksten, og når det skjedde. 15. Når du har registrert ønskede opplysninger, klikker du på Lagre-knappen. Opplysningene om kontaktpersonen lagres nå i databasen og vises på detaljkortet Kontaktpersoner.
  10. 10. 10 Kolonnene på detaljkortet Kontaktpersoner Detaljkortet Kontaktpersoner inneholder følgende kolonner: [Informasjon] Hvis det vises en prikk i kolonnen helt til venstre på detaljkortet Kontaktpersoner, betyr det at det er lagt inn informasjon om den aktuelle personen i kategorien Informasjon i dialogboksen Person. Hvis du plasserer musepekeren over prikken, vises den registrerte informasjonen i form av en infoboks. [Interesser] Hvis det vises en prikk i den andre kolonnen på detaljkortet Kontaktpersoner, betyr det at det er registrert én eller flere interesser på den aktuelle kontaktpersonen. Hvis du plasserer musepekeren over prikken, vises den registrerte informasjonen i form av en infoboks. Hr/Fr Viser den aktuelle kontaktpersonens Hr/Fr-titulering, hvis personen bruker det. Fornavn/Mellomnavn/Etternavn/Tittel/Direktenr Viser den aktuelle kontaktpersonens navn, tittel og telefonnummer. E-post Viser kontaktpersonens e-postadresse. Hvis du vil sende en melding til vedkommende, kan du klikke på adressen. Da får du opp dialogboksen Dokument, der malen for utgående e-postmelding er angitt i feltet Type og kontaktpersonens navn er angitt i feltet Person. Tidligere ansatte Hvis du merker av her, vises også personer som har sluttet, på listen over kontaktpersoner. De vil imidlertid vises med en annen farge og en stjerne (*). Tips: Du kan konfigurere kolonnene på detaljkortet for å vise bare den informasjon som er interessant for deg.
  11. 11. 11 Relasjoner Detaljkortet Relasjoner viser eventuelle forbindelser som finnes mellom kontakter og/eller personer, for eksempel informasjon om eierstruktur eller om personer som har vært ansatt hos forskjellige kontakter. Legge til relasjoner Slik legger du til en relasjon: 16. Gå til ønsket kontakt i Kontakt-bildet. 17. Velg detaljkortet Relasjoner. 18. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet. Dialogboksen Relasjon åpnes. Merk: En relasjon må alltid bestå av to parter der den ene parten er aktiv og den andre er passiv, for eksempel slik: Selskap A eier Selskap B, mens Selskap B eies av Selskap A. 19. I listeboksen Kontakt under Aktiv må du angi ønsket kontakt. Dette er en obligatorisk opplysning som du angir ved å klikke på pilen og velge ønsket kontakt i listeboksen som vises.
  12. 12. 12 20. I listeboksen Person under Aktiv angir du eventuell kontaktperson. Dette er en valgfri opplysning, men det kan noen ganger være aktuelt å angi forbindelser mellom ansatte, for eksempel at en person i Selskap A er slektning av en person i Selskap B. Merk: Når du angir kontaktperson, registreres relasjonen på person og ikke på kontakt. Hvis du vil lage en relasjon mellom kontakter, må du ikke angi kontaktpersoner. 21. I listeboksen Kontakt under Passiv angir du kontakten du definerer som den passive parten i relasjonen. Samme fremgangsmåte gjelder som under Aktiv. 22. I listeboksen Person under Passiv angir du eventuell kontaktperson hos den passive parten. Samme fremgangsmåte gjelder som under Aktiv. 23. I listeboksen Relasjon angir du hvilken relasjon som finnes mellom den aktive og den passive parten, for eksempel eier. Hvilke alternativer du har å velge mellom, defineres i SuperOffice Administration. 24. I feltet Beskrivelse kan du legge inn eventuell tilleggsinformasjon i form av fritekst. Hvis du skriver noe her, vises det et binderssymbol ( ) på den aktuelle raden på detaljkortet Relasjoner. 25. Feltet Resultat oppdateres automatisk i henhold til informasjonen i feltet Relasjon. Velger du for eksempel eier som relasjon, vil resultatet vise hvem som eier hvem, og hvem som eies av hvem. Merk: Listeboksene vil inneholde forskjellige valg avhengig av om man knytter kontakt til kontakt, person til person, kontakt til person eller person til kontakt. Dette angis i SuperOffice Administration. Når du er ferdig med å legge inn informasjon, klikker du på Lagre-knappen for å lukke dialogboksen og lagre den registrerte informasjonen. Veksle mellom partene i en relasjon Du kan vise kontaktkortet for den relasjonsparten som er definert som passiv (det vil si vises i kolonnen til kontakt) fra detaljkortet Relasjoner. Det gjør du ved å plassere musepekeren over ønsket kontaktnavn i kolonnen til kontakt, slik at den vises som en hånd, og deretter klikke på kontaktnavnet. Da kommer du til kontaktkortet til den andre parten. Du kan når som helst bytte tilbake til det opprinnelige kontaktkortet ved å gjenta prosedyren.
  13. 13. 13 Prosjekter Detaljkortet Prosjekter viser alle prosjektene for gjeldende kontakt. For at et prosjekt skal vises her, kreves det at minst én ansatt hos gjeldende kontakt er registrert som prosjektdeltaker. På detaljkortet Prosjekter finner du følgende informasjon:  navn på prosjektet (Prosjektnavn)  hvilken type prosjekt det er (Type)  status for prosjektet (Status)  eventuell kobling til en nettside prosjektet har tilknytning til (URL) – en URL-adresse som du kan klikke på for å komme til den aktuelle nettsiden  bruker-IDen til den som har registrert prosjektet (ID) Tips: Du kan konfigurere kolonnene på detaljkortet for å vise bare den informasjon som er interessant for deg. Når du dobbeltklikker på et prosjekt på listen, kommer du til Prosjekt-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle prosjektet. Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter inneholder alle aktivitetene som er knyttet til gjeldende kontakt. Salg Detaljkortet Salg viser alle salgene for gjeldende kontakt. På detaljkortet Salg finner du blant annet følgende informasjon:  en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført  statusikon for salget (angir salgsstatus, f.eks. solgt eller tapt)  salgsdato  navn på salget  navn på eventuelt prosjekt som er tilknyttet salget  eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget  bruker-ID til den som har registrert salget Tips: Du kan konfigurere kolonnene på detaljkortet for å vise bare den informasjon som er interessant for deg.
  14. 14. 14 Når du dobbeltklikker på et salg på listen, kommer du til Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle salget.
  15. 15. 15 Avtale Avtaler er oppfølginger med definert start- og sluttid, for eksempel møter. Standard varighet på en avtale er 1 time, men denne kan naturligvis endres etter behov. Se "Preferanser" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du registrere en ny avtale ved å klikke på Avtale-knappen nederst i vinduet. Avtaler kan vises følgende steder i SuperOffice Sales & Marketing:  på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet  i de ulike kalendervisningene i Dagbok-bildet Registrere avtaler Slik registrerer du en ny avtale. Denne fremgangsmåten gjelder også samtaler og oppgaver: 26. Åpne dialogboksen Avtale ved å Avtale-knappen på knapperaden. 27. Dialogboksen for oppfølginger vises. Når du registrerer avtaler, heter dialogboksen Avtale. Her angir du detaljene for avtalen. 28. Hvis du klikker på pilen foran feltet for type øverst i dialogboksen ( ), får du frem en forhåndsdefinert liste der du kan velge type oppfølging, for eksempel møte. Du kan også søke etter typer ved å skrive i dette feltet. Hvis du for eksempel skriver møte, vises blant annet avtaletypene Møte inne og Møte ute i trefflisten. Merk: Det er feltet Type som avgjør hva slags oppfølging det dreier seg om, det vil si om det er en avtale, oppgave eller samtale. Hvis du for eksempel endrer en avtaletype til en oppgavetype, skifter dialogboksen navn fra Avtale til Oppgave.
  16. 16. 16 29. I feltet for kontakt skriver du inn navnet på kontakten som er knyttet til oppfølgingen. Hvis du begynner å skrive inn navnet, vil du få opp en liste over mulige treff. Se "Hurtigsøk" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. 30. Klikk på pilen foran feltet for person, slik at du får frem en liste over kontaktpersoner som er registrert hos kontakten. Velg en person. 31. I feltet Prosjekt skriver du eventuelt inn navnet på prosjektet som oppfølgingen er knyttet til. 32. I feltet Salg skriver du eventuelt inn navnet på salget som oppfølgingen er knyttet til. 33. I feltene Start og Slutt/Frist skriver du inn dato og eventuelt klokkeslett for henholdsvis oppfølgingsstart og oppfølgingsslutt. Hvis du angir klokkeslett, blir innholdet i feltet Varighet justert automatisk deretter. 34. Hvis du merker av for Hele dagen, settes tiden for avtalen til det tidsrommet som er angitt som standard arbeidsdag. Tips: I Preferanser kan du definere tidsrommet for alternativet Hele dagen. Gå til Rediger- menyen > Preferanser > Dagbok og velg ønskede klokkeslett for Dagen starter og Dagen slutter. Se også "Preferanser" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. 35. I kategorien Beskrivelse kan du legge inn en beskrivelse av oppfølgingen. Dette kan være nyttig i forbindelse med fritekstsøk. 36. Gå til kategorien Detaljer for å angi flere alternativer. 37. Klikk på teksten Aldri til høyre for feltet Gjentas hvis du vil at avtalen skal repeteres med regelmessige mellomrom. Se også "Registrere en repeterende oppfølging" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. 38. I feltet Prioritet angir du hvordan du vil prioritere oppfølgingen. Hvis du klikker på pilen, vises en liste med standardalternativene høy, middels og lav prioritet. Disse defineres i SuperOffice Administration. 39. Hvis du vil ha en varslingsmelding om oppfølgingen, merker du av for Alarm. 40. Hvis du klikker på navnet bak feltet Eier, kan du overføre avtalen til en annen SuperOffice- bruker. 41. Merk av for Ledig eller Opptatt i feltet Vis som for å angi om du er tilgjengelig for andre mens avtalen pågår. Hvis du velger Ledig, kan du ha andre oppfølginger på samme tid, for eksempel hvis du har satt av store deler av dagen til å jobbe med et prosjekt, men fremdeles har tid til korte møter. 42. Feltene Registrert og Sist endret viser datoen for når oppfølgingen første gang ble registrert og når den sist ble endret. De viser også hvem som utførte handlingene.
  17. 17. 17 43. Gå til kategorien Deltakere hvis du vil angi hvem oppfølgingen skal inkludere. Se "Knytte deltakere til oppfølginger" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. 44. Kategorien Koblinger bruker du hvis du vil knytte oppfølgingen til aktiviteter (dokumenter og oppfølginger) eller salg. Klikk på Legg til dokument/oppfølging/salg avhengig av hva du vil legge til. Dialogboksen Finn åpnes, og der kan du søke etter ønsket dokument/oppfølging/salg. 45. Klikk på Lagre for å lagre avtalen. Oppgave Oppgaver er oppfølginger som vanligvis ikke har noe definert klokkeslett eller varighet. De har alltid en datofrist – det kan for eksempel være noe du må huske å gjøre innen en viss tid. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du registrere en ny oppgave ved å klikke på Oppgave-knappen nederst i vinduet. Oppgaver kan vises følgende steder i SuperOffice Sales & Marketing:  på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet  i de ulike kalendervisningene i Dagbok-bildet Merk: Hvis du angir start- og sluttid for en oppgave, blir den plassert på riktig dag og klokkeslett i dagboken.
  18. 18. 18 Registrere oppgaver Slik registrerer du en ny oppgave: 46. Klikk på Oppgave-knappen på knapperaden. 47. Dialogboksen for oppfølginger vises. I dette tilfellet heter den Oppgave. Her angir du detaljene for oppgaven på samme måte som for avtaler. Dette beskrives under "Registrere avtaler" på side 15. 48. Klikk på Lagre for å lagre oppgaven. Samtale Samtaler er oppfølginger med en standard varighet på 15 minutter. Standard starttid er nå, og dato er dagens dato. Du kan lage en samtaleoppfølging hvis du for eksempel vil registrere en utgående telefonsamtale. Tips: Du kan endre standard varighet i dialogboksen Preferanser. Gå til Rediger-menyen > Preferanser > Standardverdier > Varighet på ny samtale og angi ønsket standard varighet. Du finner mer informasjon om dialogboksen Preferanser under "Preferanser" på side Feil! Bokmerke er ikke definert.. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du registrere en ny samtale ved å klikke på Samtale-knappen nederst i vinduet. Samtaler kan vises følgende steder i SuperOffice Sales & Marketing:  på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet  på detaljkortet Aktiviteter i Dagbok-bildet  i de ulike kalendervisningene i Dagbok-bildet Registrere samtaler Slik registrerer du en ny samtale: 49. Klikk på Samtale-knappen på knapperaden. 50. Dialogboksen Samtale vises. Her angir du detaljene for samtalen på samme måte som for avtaler. Dette beskrives under "Registrere avtaler" på side 15. 51. Klikk på Lagre for å lagre samtalen.
  19. 19. 19 Dokumenter Skriv Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du opprette et nytt dokument ved å klikke på Skriv-knappen nederst i vinduet. Dokumenter kan for eksempel være brev eller fakser, og de vises flere steder i SuperOffice Sales & Marketing:  I Kontakt-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumentene som er knyttet til gjeldende kontakt.  I Salg-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumentene som er knyttet til gjeldende salg.  I Prosjekt-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter vise alle dokumentene som er knyttet til gjeldende prosjekt.  I Dagbok-bildet kan du på detaljkortet Aktiviteter se alle dokumenter som ikke er utført, pluss de som er merket som utført siden sist du logget deg på SuperOffice Sales & Marketing. Tips: Hvis du vil åpne og se på et eksisterende dokument, kan du dobbeltklikke på ønsket rad på detaljkortet. Opprette nye dokumenter Slik oppretter du et nytt dokument: 52. Klikk på Skriv-knappen på knapperaden nederst i vinduet. 53. Dialogboksen Dokument åpnes.
  20. 20. 20 54. Hvis du klikker på pilen ved siden av feltet for type øverst i dialogboksen ( ), får du frem en liste over dokumentmaler som du kan velge mellom. Hvilke maler du kan velge mellom, defineres i SuperOffice Administration. Tips: Du kan hurtigsøke i feltet dersom du vet hvilken mal du ønsker å bruke. 55. Skriv inn navnet på kontakten du skriver et dokument til, i feltet for kontakt. 56. Hvis du klikker på pilen bak feltet for person, får du frem en liste over kontaktpersoner som er registrert hos kontakten. Velg en person. 57. I feltet Prosjekt knytter du eventuelt til prosjektnavnet som dokumentet skal være knyttet til. Dette gjøres ved å søke opp prosjektet med hurtigsøk, historikklisten eller Finn-knappen. 58. I feltet Salg knytter du eventuelt til salgstittelen som dokumentet skal være knyttet til. Dette gjøres ved å søke opp salget med hurtigsøk, historikklisten eller Finn-knappen. 59. I feltet Skriv overskriften her skriver du inn teksten som skal brukes som overskrift i dokumentet. Det er denne teksten som vises i alle oversikter over dokumenter. 60. I feltet Dato vises automatisk dagens dato. Hvis du klikker på pilen ved Dato-feltet, får du opp en månedskalender der kan du velge ønsket dato. Merk: Du kan bare endre datoen når du oppretter dokumentet. I redigeringsmodus får du ikke tilgang til dette feltet. 61. I feltet Vår ref kan du skrive inn din referanse. Hva som skal settes inn som standard for hver mal, defineres i SuperOffice Administration, men du kan også endre innholdet i dette feltet. 62. I feltet Deres ref kan du skrive inn eventuell referanse fra kontaktens henvendelse. 63. Gå til kategorien Detaljer, der du kan angi detaljert informasjon om dokumentet. 64. I feltet Åpning kan du legge inn en åpningshilsen som du skal bruke i dokumentet. Standardinnstillingen er at etternavnet til den du skriver dokumentet til, settes inn her. 65. I feltet Tittel kan du skrive inn tittelen til personen du skriver dokumentet til. Hvis kontaktpersonen er registrert med tittel i SuperOffice Sales & Marketing, settes denne tittelen automatisk inn. Merk: I redigeringsmodus vises ikke feltene Åpning og Tittel. 66. I feltet Filnavn vises dokumentets filnavn. Navneformatet er forhåndsdefinert, men du kan skrive inn et annet filnavn hvis du vil. I så fall sjekker programmet at det ikke finnes noen fil med samme navn fra før. 67. Hvis du merker av for Bruk som flettedokument, kan du senere bruke dokumentet som grunnlag for brevfletting. 68. Standardinnstillingen er at dokumentet er merket som utført, men du kan fjerne merkingen av Utført hvis du vil. I så fall vises det i aktivitetslisten inntil det blir merket som utført. 69. I feltet Beskrivelse kan du legge inn selvvalgt tekst som beskriver dokumentet, slik at dokumentet blir enklere å finne ved fritekstsøk. 70. I Koblinger-kategorien kan du legge inn koblinger til aktiviteter eller salg som er relevante i sammenhengen. Klikk på knappen Legg til dokument/oppfølging/salg avhengig av hva du vil legge til. Dialogboksen Finn åpnes, der du kan søke etter ønsket dokument/oppfølging/salg. 71. Klikk på Opprett-knappen for å opprette det nye dokumentet basert på den valgte dokumentmalen.
  21. 21. 21 Skriv innholdet i dokumentet, og lagre og lukk det på vanlig måte i det aktuelle programmet. Dokumentet vises nå på detaljkortet Aktiviteter i Kontakt-bildet, samt i aktivitetslisten i Dagbok- bildet.
  22. 22. 22 Salg Detaljkortet Salg viser alle salgene for gjeldende kontakt. På detaljkortet Salg finner du blant annet følgende informasjon:  en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført  statusikon for salget (angir salgsstatus, f.eks. solgt eller tapt)  salgsdato  navn på salget  navn på eventuelt prosjekt som er tilknyttet salget  eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget  bruker-ID til den som har registrert salget Tips: Du kan konfigurere kolonnene på detaljkortet for å vise bare den informasjon som er interessant for deg. Når du dobbeltklikker på et salg på listen, kommer du til Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle salget.

×