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  1. 1. En estos documentos se utilizarán de manera inclusiva términos como: el estudiante, el docente, el compañero u otras palabras equivalentes y sus respectivos plurales, es decir, con ellas, se hace referencia tanto a hombres como a mujeres. MÓDULO 4 RECURSOS HUMANOS | NIVEL 4° MEDIO DOTACIÓN DE PERSONAL
  2. 2. ACTIVIDAD 2 MÓDULO 4 | DOTACIÓN DE PERSONAL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS
  3. 3. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 3 OA 4 Ejecutar tareas sistemáticas de descripción de cargos, de reclutamiento y de selección de personal, de acuerdo a las necesidades de una empresa, a los procedimientos establecidos y a la normativa vigente. OA Genérico A - C OBJETIVO DE APRENDIZAJE 1. Efectúa tareas de apoyo al proceso de descripción de cargos, según instrucciones de jefatura y de acuerdo a la normativa vigente. APRENDIZAJE ESPERADO 1.1 Actualiza descripciones de cargo, de acuerdo a avances tecnológicos, normativa vigente e indicaciones de la jefatura. 1.2 Realiza descripción de cargo, considerando funciones, responsabilidades y requisitos, de acuerdo a instrucciones de su jefatura y normativa legal vigente. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
  4. 4. Actividad 2|3 MÓDULO Dotación de Personal RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 4 2 Identificamos los principios y políticas de la dotación de personal. 1 Reconocimos la definición de dotación de personal y sus objetivos. ¿QUÉ APRENDIMOS LA ACTIVIDAD ANTERIOR? ETAPAS DE LA DOTACIÓN DE PERSONAL: RECORDEMOS 3 Reconocimos la importancia de la dotación de personal. 4 Identificamos las etapas de la dotación de personal.
  5. 5. Actividad 2|3 MÓDULO Dotación de Personal RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 5 ACTIVIDAD DE CONOCIMIENTOS PREVIOS Para revisar los aprendizajes trabajados en la actividad anterior, te invitamos a realizar la Actividad 2 de Conocimientos Previos. Descarga el archivo y sigue las instrucciones.
  6. 6. Actividad 2|3 MÓDULO Dotación de Personal RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 6 ACTIVIDAD DE MOTIVACIÓN Para introducirnos en la actividad, responde la siguiente pregunta: ¿Qué entiendes por descripción de cargo? Reflexiona de manera individual, anota tu respuesta en el cuaderno, reúnete en grupos y compartan sus respuestas generando una respuesta común para luego compartirlas en un plenario. ANTES DE COMENZAR ¡Muy bien! Te invitamos a profundizar revisando la siguiente presentación
  7. 7. Actividad 2|3 MÓDULO Dotación de Personal RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 7 REFLEXIÓN DE INTRODUCCIÓN AL MÓDULO En la gestión de personas de una organización, el proceso de análisis y descripción de cargos juega un rol fundamental, ya que una correcta definición de las funciones, responsabilidades y requisitos de cada cargo en la organización determina la ejecución de los procesos del área de recursos humanos asociados a: Selección, Compensaciones, Capacitación y Desarrollo de personas, que contribuirán al éxito de la organización. Todas las organizaciones requieren de perfiles de cargo, ya que son necesarios para llevar a cabo buenos procesos de selección, para dotar a la organización de trabajadores idóneos y asegurar que cada colaborador conozca sus funciones y responsabilidades dentro de la organización, medir el desempeño de cada colaborador y planificar su desarrollo.
  8. 8. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 8 Al término de la actividad estarás en condiciones de: Reconocer la estructura organizacional. 1 Reconocer la función de la descripción y análisis de cargos. 3 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS 2 MENÚ DE LA ACTIVIDAD Reconocer los métodos de descripción y análisis de cargos. Identificar la estructura de una descripción de cargos y sus formatos. 2 4
  9. 9. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Toda organización consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de la que se pueden ordenar las actividades, los procesos y el funcionamiento de la organización. La estructura organizacional se basa en algunos de los principios formulados por Henry Fayol, uno de los precursores de la administración moderna: División del trabajo, Unidad de Mando, Unidad de Dirección entre otros. Los cuales determinan la correcta asignación formal de las funciones y responsabilidades a cada integrante de la organización, definiendo quién hará el trabajo, cómo, dónde, con qué recursos y a quién reportará. Es fundamental para que los colaboradores comprendan el funcionamiento de la organización y desarrollen sus actividades enfocados al logro de los objetivos. Permite definir objetivos por área de trabajo, definir estrategias para lograrlos de acuerdo a las responsabilidades definidas.
  10. 10. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional representa la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan en áreas o departamentos, estableciendo niveles de autoridad (jerarquía), que a través de la organización y coordinación, buscan alcanzar los objetivos propuestos. DIRECCIÓN/ GERENCIA COMPRAS RECURSOS HUMANOS PRODUCCIÓN CONTROL DE GESTIÓN MARKETING ADMINISTRACIÓN COMERCIAL/ VENTAS FINANZAS EMPRESA
  11. 11. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 11 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTENCIONALIDAD La organización responde a una necesidad. Se organiza con un fin determinado. DIFERENCIACIÓN Se organiza teniendo en cuenta que los departamentos realizan funciones diferentes. UNICIDAD Solo un departamento de la organización desarrolla funciones determinadas. No puede haber otro departamento que cumpla las mismas funciones. INTEGRACIÓN Los departamentos de la organización deben integrarse para el desempeño de sus funciones. AUTORIDAD La organización tiene una cabeza única.
  12. 12. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 12 PASOS PARA CREAR UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. Identificar los objetivos y planes de la Organización e integrarlos. 2. Establecer jerarquías, definir la autoridad de cada director de departamento. 3. Definir el ámbito de acción de cada autoridad. 4. Definir las necesidades de información y el flujo de interacción entre los departamentos. 5. Dotarla de personal de acuerdo a los objetivos que se quieren cumplir.
  13. 13. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 13 DESCRIPCIÓN DE CARGO Para poder dotar la organización de personas y asociarlos a distintas posiciones en su estructura organizacional se debe contar con una correcta definición de sus cargos reflejándose en distintos Descriptores de Cargos En primera instancia debemos definir qué es un cargo: “Un cargo es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama” (Administración de Recursos Humanos - Chiavenato, Idalberto, 1992) La descripción de cargo consiste en describir detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman el mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Es uno de los procesos que condicionan la obtención de resultados en un departamento de gestión humana en la descripción de cargo, para evitar eso se establece la planeación y organización de procesos como la selección, capacitación y compensación de los colaboradores.
  14. 14. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 14 DESCRIPCIÓN DE CARGO Son descripciones concretas de las funciones, tareas y responsabilidades que tiene un cargo dentro de la organización, así como requisitos necesarios para desempeñarlo (ej: las competencias, estudios, formación, experiencia que debe tener la persona que lo ocupe, etc.) Sus elementos más importantes son: • Nombre del cargo. • Objetivo del cargo. • Funciones y responsabilidades. • Requisitos: estudios, competencias, formación. • Condiciones de trabajo.
  15. 15. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 15 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO • Información del cargo: nombre del cargo, dependencia, supervisión, etc. • Resumen del cargo. • Objetivo del cargo. • Funciones y responsabilidades. • Requisitos: • Competencias. • Estudios. • Formación. • Condiciones de trabajo. • Fecha descripción. • Aprobador y redactor. Objetivos Funciones y Responsabilidades Requisitos Información del Cargo
  16. 16. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 16 ANÁLISIS DE CARGOS Consiste en examinar, identificar y revelar toda la información relativa al contenido de un cargo en una organización determinada. Es el proceso que permite determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un cargo dado. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de la empresa para organizar eficazmente el trabajo de esta, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y los requisitos que exige para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada cargo y no de las personas que los desempeñan.
  17. 17. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 17 ELEMENTOS A CONSIDERA EN LA ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DEL CARGO Este análisis debe incluir: 1. Requisitos intelectuales para ocupar el cargo. 2. Requisitos físicos para ocupar el cargo. 3. Responsabilidades implícitas que posee el cargo. 4. La experiencia y competencias que requiere el cargo. 5. Las condiciones del trabajo. Por lo general, los procesos de análisis de cargo requieren la intervención de un especialista de recursos humanos, para observar y analizar el trabajo que se realiza, del colaborador ocupante del cargo y del supervisor del cargo, quienes revisan y verifican las conclusiones del análisis del puesto con respecto a sus actividades y deberes.
  18. 18. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 18 PASOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DEL CARGO Análisis de cargos: proceso para hacer una descripción de cargos Por lo general los procesos de análisis de cargo requieren la intervención de un especialista de recursos humanos, para observar y analizar el trabajo que se realiza, del colaborador ocupante del cargo y del supervisor del cargo, quienes revisan y verifican las conclusiones del análisis del cargo con respecto a sus funciones, responsabilidades, y requisitos, entre los más importantes. RECOLECCIÓN ANÁLISIS REDACCIÓN DESCRIPCIÓN DEL CARGO ANÁLISIS DESCRIPCIÓN
  19. 19. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 19 PERFIL DEL CANDIDATO Una vez que definimos el objetivo que tiene el puesto en la organización, es necesario saber el perfil que debe tener el colaborador que lo ocupe. Para esto se debe considerar lo siguiente: • Formación académica (Estudios). • Conocimientos técnicos. • Experiencia laboral. • Otros Requerimientos (Certificados, Cursos, Idiomas, etc.).
  20. 20. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 20 COMPETENCIAS PERSONALES Y PROFESIONALES Después de conocer los conocimientos técnicos que debe tener el colaborador que ocupe el puesto, continúa el definir las competencias necesarias para que logre implementar estos conocimientos en su puesto y con su equipo de trabajo. Algunos ejemplos de estas competencias son: • Liderazgo • Inteligencia emocional • Desarrollo de colaboradores • Empatía
  21. 21. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 21 OBJETIVOS DEL CARGO Definir cómo se medirá si el colaborador que ocupa el puesto está cumpliendo con las expectativas planteadas. Para esto es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la organización y enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su desempeño. Aquí lo que se busca es tener claro cómo se medirá si el colaborador está cumpliendo con lo que se espera del puesto.
  22. 22. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 22 IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS Para un exitoso funcionamiento de cada área o departamento dentro de una organización, se necesita una correcta confección de la descripción de sus cargos, ya que determinan la productividad y competitividad de las empresas, debido a que el cumplimiento de los objetivos está determinado por sus ocupantes, que en definitiva son la base para el desarrollo organizacional. La descripción de cargos permitirá establecer la equidad interna y competitividad externa, las bandas salariales y la eficiencia de la gestión de personas.
  23. 23. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 23 EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN DE CARGO Nombre de la empresa: Dirección: Giro comercial: DESCRIPCIÓN DE CARGO Nombre del postulante: Fecha de la postulación: Puesto: Área o departamento: A quien le reporta: Objetivo del puesto: Funciones del puesto: PERFIL DEL PUESTO Escolaridad: Experiencia laboral: Puesto previo: Conocimientos: Responsabilidades del cargo:
  24. 24. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 24 REALICEMOS UNA PAUSA… Reúnanse en parejas y mencionen: ¿Cuál es la diferencia entre la descripción y el análisis de cargo? ¡Muy bien! Te invitamos a compartir tus respuestas a través de un plenario con los demás grupos
  25. 25. Actividad 2|3 MÓDULO Dotación de Personal RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 25 REFLEXIÓN Efectivamente la descripción del cargo corresponde a la descripción de las funciones y responsabilidades que debe realizar el colaborador en el cargo, así como también define los requisitos que debe poseer su ocupante y, el análisis de cargo, es el proceso que permite confeccionar esa descripción por primera vez o actualizar algunos de sus elementos para que la organización se adecúe a los cambios del entorno que afectan el funcionamiento de ella.
  26. 26. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 26 MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS Los métodos que se utilizan para realizar análisis de cargos: • Observación Directa. • Cuestionario. • Entrevista Directa. • Métodos Mixtos.
  27. 27. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 27 OBSERVACIÓN DIRECTA La observación directa es uno de los métodos más utilizados, ya que se realiza en el pleno ejercicio de sus funciones del colaborador. El analista de cargos anota los puntos claves de su observación en la hoja de análisis de cargos. Como no siempre responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general la observación va acompañada de una entrevista y discusión con el ocupante o con su supervisor. CARACTERÍSTICAS El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo de manera activa con respecto a las actividades que realiza el ocupante. No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples o repetitivos.
  28. 28. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 28 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA OBSERVACIÓN DIRECTA Ventajas Desventajas La veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente y al hecho de que esto sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo. a. No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores. b. Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos. a. Costo elevado, pues para que el método sea completo, el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo. b. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no permite obtener datos realmente importantes para el análisis. c. No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples o repetitivos.
  29. 29. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 29 CUESTIONARIO El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo que será analizado o sus jefes o supervisores) que llenen un cuestionario de análisis de cargos, o que respondan a las preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características. Características La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo que llena el ocupante o su supervisor. La participación del analista de cargos en la recolección es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).
  30. 30. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 30 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL CUESTIONARIO Ventajas Desventajas a. Proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias dependencias de la empresa. b. Este método es el más económico para el análisis de cargos. c. Es el que más abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos, y devuelto con relativa rapidez tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los otros métodos. d. Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos. a. No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel en el que el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. b. Exige que se planee y se elabore con cuidado. c. Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la calidad de las respuestas escritas.
  31. 31. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 31 ENTREVISTA DIRECTA La entrevista directa garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el colaborador, lo que permite la eliminación de dudas y desconfianzas. Se basa totalmente en el contacto y en los mecanismos de colaboración y de participación. Características La recolección de datos se hace mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales, siendo la participación del analista y del ocupante activa.
  32. 32. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 32 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ENTREVISTA DIRECTA Ventajas Desventajas a. Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor. b. Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas. c. Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional como se obtienen los datos. d. Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos. a. Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione negativamente, lo que resulta en falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos. b. Puede generar confusión entre opiniones y hechos. c. Si el analista no se preparó bien para realizarla, se pierde demasiado tiempo. d. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo.
  33. 33. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 33 MÉTODOS MIXTOS Los métodos mixtos más utilizados: a. Cuestionario y entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y después se hace una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia. b. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y aclarar los datos obtenidos. c. Cuestionario y entrevista, ambos con el superior. d. Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior. e. Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante. f. Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc. La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada empresa, tiempo, objetivos del análisis y descripción de cargos. Para contrarrestar las desventajas y obtener mayor provecho de las ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos.
  34. 34. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 34 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Para recordar los aprendizajes trabajados durante el desarrollo de la presentación, te invitamos a realizar la Actividad 2 Cuánto Aprendimos. Utiliza el archivo adjunto. ¡Éxito! ¿CUÁNTO APRENDIMOS? REVISEMOS 2
  35. 35. ¡Atención! RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 35 ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR TOMA LAS SIGUIENTES PRECAUCIONES Revisar la Ley Nº 19.631. Revisar la Dirección del Trabajo. Revisar la DL.3500. Revisar el Código del Trabajo. Ser cuidadoso y respetuoso con los integrantes de tu equipo de trabajo.
  36. 36. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 36 ACTIVIDAD PRÁCTICA ¡PRACTIQUEMOS! resentación ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Ahora realizaremos una actividad práctica. Utiliza el archivo “Actividad Práctica 2” y sigue las instrucciones señaladas. ¡Éxito! 2
  37. 37. MÓDULO Dotación de Personal Actividad 2|3 RECURSOS HUMANOS | 4° Medio | Presentación 37 TICKET DE SALIDA ANTES DE TERMINAR: ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS ¡No olvides contestar la Autoevaluación y entregar el Ticket de Salida! ¡Hasta la próxima!

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