Facturación electrónica en comunycarse

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El proceso de facturación es tedioso y repetitivo que es posible automatizar para evitar gastos innecesarios en tiempo y recursos.

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Facturación electrónica en comunycarse

  1. 1. La Facturación Electrónica
  2. 2. Aspectos generales •Se necesita un formato electrónico de factura demayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF,html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros). •Se debe garantizar su integridad y autenticidad através de una firma electrónica reconocida. •Obligaciones tanto para el emisor como elreceptor. Toda la información necesaria esta en: http://www.facturae.es
  3. 3. Ventajas para ambas partes Emisor • Ahorro de costes externos y de tiempo (Resguardos de facturas, impresiones, sobres, franqueo, embalaje) • Optimiza la organización (costes internos) • Mejora del servicio al cliente y de la calidad • Eliminación tareas puramente administrativas • Control de la recepción Receptor • Reduce el trabajo manual • Proceso de compra automatizado • Almacenamiento electrónico - Ahorro de espacio • Control del flujo de facturas
  4. 4. y Además….PorqueEl proceso de facturación hoy en día es un proceso:•Muy repetitivo•Consume tiempo y dinero•Necesita mucha mano de obra•Cualquier incidencia multiplica los costes •SIN PEAJES: No tiene que pagar ni por cada factura emitida ni por lacomprobación de la misma. •SIN RIESGO PARA LA INVERSIÓN •SIN PROBLEMAS DE FLEXIBILIDAD
  5. 5. Proceso de Facturación
  6. 6. La Solución de Factura Electrónica deCOMUNYCARSE es diferente porque:2. No requiere de la creación de archivos de intercambio3. No hay que tocar nada en el ERP ni acceder a las bases de datos (usamos la impresión de salida).4. No tiene costes recursivos. Otras soluciones le harán pagar por cada factura emitida, en nuestro caso utiliza el certificado emitido por la agencia tributaria.(FNMT).5. Tampoco tiene que pagar por la comprobación del certificado.6. Puede generar automáticamente un archivo de las mismas en el Gestor Documental.7. Puede desencadenar el workflow de recobro.
  7. 7. La Solución de Factura Electrónica de COMUNYCARSE es diferente porque:7. Posibilidad de generar las facturas por cliente en: •Distinto formato de visualización. (colocar códigos de barras, gráficos, etc.) •Distinto idioma (catalán, portugués). •Distinto medio de transmisión. (email, fax, sms, ftp, http, cd). •Distinto archivo de intercambio. (podemos generar XMLs distintos, o ficheros separados por comas, etc). •El archivo en el gestor documental. •Publicación en un portal de facturas.
  8. 8. •Proceso de facturación electrónica simple, sencillo einnovador. •La idea es reducir el aprendizaje y el coste de losprocesos. Factura en Formato Firma Albaranes Humano Legible Electrónica Asociados Factura en formato XML Formato de (Facturae) intercambio para el cliente
  9. 9. •Impresión de los albaranes asociados a la factura•Adjuntar los albaranes al documento de la factura en PDF
  10. 10. Portal Factura Electrónica• Permite agilizar el circuito de cobro y confirming.
  11. 11. También se automatiza la distribución de otrosdocumentos Estados de cuenta (PDF & mail, XML o print). Confirmaciones de pedidos (PDF & mail, XML o fax). Propuestas/Ofertas (PDF & mail or fax o print). Albaranes (print). Reports personal (PDF, print or e-boks). Etiquetas (print). Notas (print, mail, fax).
  12. 12. Concepto Otros ERP HOST XML/EDI Impresión distribuida Impresión / XML eMail WEB Códigos de Barras / Etiquetas Almacenamiento SMS Fax PDF*No necesita AFP/IPDSCapacidad Alto Volumen ImpresiónNada que instalar en el ERP
  13. 13. Un documento, múltiples formatos 1971Los Sistemas ERP no están preparados para adaptarse con facilidad a dichos requisitos
  14. 14. ANTES DESPUÉS
  15. 15. Problemas que resuelve ”Nuesto sistema ERP no puede imprimir en una bandeja predeterminada si no lo desarrollamos en el ERP” ”Necesitamos pedir 20.000 hojas preimpresas con nuestro logo porque cambiamos los teléfonos hace poco” ”Tenemos oficinas en varios paises y necesitamos reprogramar en el ERP para adaptarnos a los requisitos locales de cada ERP.” ”Implementaremos un nuevo ERP y perderemos todos nuestros informes, facturas y formularios. Tendremos que volver a rediseñarlos. Y esto nos llevara de 2 a 4 dias por informe.” ”Cada vez que queremos hacer un cambio necesitamos llamar a un consultor experto en el ERP. Incluso con pequeños cambios en nuestro formulario de facturas.” ”Imprimimos códigos de barras en impresoras antiguas y necesitamos cambiarlas por otras nuevas” ”No podemos modificar facilmente los formularios, fuentes, mensajes, códigos de barras. Nuestro ERP es rígido y perdemos negocio por no poder cumplir con los requisitos de nuestros clientes.”
  16. 16. Output ManagementProveedores Clientes Clientes Potenciales DATABASE CRM ERP WORD ARCHIVE
  17. 17. COMUNYCARSE Network Consultants ©

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