Este documento describe los sistemas de gestión documental. Introduce el tema y sus objetivos, que incluyen obtener conocimientos para implementar un sistema de gestión documental y reconocer los aspectos necesarios para dicha implementación. Luego define un sistema de gestión documental, sus requisitos de implementación y características. Finalmente, detalla las fases del proceso de implementación, incluyendo la planificación, el análisis de viabilidad, el diseño del sistema, la implantación y el control y mantenimiento.

1. SISTEMAS DE GESTION
DOCUMENTAL
NANCY ANDR EA T E L LO

2. SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
NANCY ANDREA TELLO
G4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION
DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
2014

3. CONTENIDO
Introducción...
1. Objetivos…
2. Definición de Un Sistema de Gestión Documental…
3. Requisitos para su implementación…
4. Generalidades del Sistema de Gestión
Documental…
5. Características de los Sistemas de Gestión
Documental…
6. Visita implementación de un Sistema de Gestión
Documental…
7. Conclusiones…

4. INTRODUCCIÓN
• Hoy en día el crecimiento del acervo documental
se a convertido en una constante preocupación
en las empresas por su acumulación, organización
y consulta además de la necesidad de conservar
documentos que se caracterizan por tener un valor
no solo legal, administrativo sino también histórico
para su propia institucionalidad. Razón por la cual
se convierte en objeto de estudio todo lo
concerniente con su organización, gestión,
normatividad y programas o sistemas que nos
orienten hacia una gestión documental eficaz para
dar solución a las necesidades de información de
cualquier compañía.

5. OBJETIVOS
• OBJETIVO GENERAL
Obtener los conocimientos necesarios para Implantar un
sistema de gestión documental en cualquier organización.
• OBJETIVOS ESPECIFICOS
Reconocer los aspectos necesarios para dicha implantación.
Adquirir eficiencia en el manejo documental; brindar
confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los
documentos; agilizar procesos de investigación y juicios
fiscales, y apoyar el desarrollo de los procesos misionales y
administrativos.

6. GESTION DOCUMENTAL
• Se entiende por gestión documental al conjunto de
normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo, y
cualquier soporte dentro de una organización, y
con ello permitir la recuperación de información,
así mismo determinar y establecer los tiempos de
retención en cada fase del archivo, evitando
acumulaciones y perdidas y asegurando una
correcta manipulación y manejo de su
información.

7. PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - PGD
• Se puede considerar una herramienta o
instrumento archivístico, en el se compilan un
conjunto de actividades administrativas y técnicas
encaminadas a la organización de la
documentación en cualquier soporte dentro de
una organización.
• Ese debe obedecer y apoyarse en una estructura
normalizada, controlada y contener los elementos,
pasos, principios, etapas y características
estipuladas por la Ley General de Archivos, y el
Decreto Numero 2609 de 2012, para su correcta
implementación.

8. QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Es un programa de
gestión, diseñado e
integrado con un
conjunto de
operaciones y técnicas
encaminadas a la
organización ,
almacenamiento,
recuperación y consulta
de información.

9. QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Diseñado para tener un control de calidad del
proceso documental..
Basadas en el análisis de la producción, la
tramitación y los valores de los documentos,
que se destinan a la planificación, el control, el
uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo,
con el objetivo de racionalizar y unificar su
tratamiento y conseguir una gestión eficaz y
rentable.

10. REQUISITOS PARA SU
IMPLEMENTACIÓN

11. REQUISITOS FUNDAMENTALES O
BÁSICOS
• - La escalabilidad: Capacidad de crecimiento sin
perder calidad.
• - Tolerancia a fallos: Fortaleza frente a inconsistencias
(SOLUCION).
• - Disponibilidad y seguridad: frente sistemas operativos;
permitiendo su administración local y remota.
• - Herramientas de desarrollo: preferentemente en
estándares abiertos y que se tenga un excelente
soporte técnico.

12. REQUISITOS DE ENTRADA DE
DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.
• - Permitir distintos dispositivos de entrada
• - Soporte en distintos formatos de entrada (incluso
multimedia)
• - Contar con un procedimiento automático de
entrada masiva y control de errores.

13. REQUISITOS DE INDEXACIÓN DE
DOCUMENTOS EN EL SISTEMA.
• Permite indexación manual o automática.
• Capacidad para realizar resúmenes automáticos.
• Nivel de efectividad.
• Criterios de indexación (pesos, frecuencias de
aparición, lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre
otros).

14. REQUISITOS DE ALMACENAMIENTO DE
DOCUMENTOS.
• Capacidad de almacenamiento (volumen, el sistema
de ficheros , la base de datos, técnicas de comprensión
avanzadas).
• Estructura jerarquizada de almacenamiento (ajuste a la
estructura de la entidad)
• Backups o copias de seguridad periódicos de las bases
de datos.
• Sistema de almacenamiento de históricos, en base a
criterios de expurgo.

15. REQUISITOS DE BUSQUEDA DE
DOCUMENTOS
• Motor de búsqueda eficiente: que permita todo
tipo de búsquedas y en cualquier nivel.
• Todas las búsquedas deben poder almacenarse y
ampliar la búsqueda en Internet, completando la
información de la entidad con la información en
red.
• El sistema debe soportar gran número de
búsquedas simultáneas

16. VISUALIZACIÓN:
REQUISITOS.
• Visualización (a través de
navegador web, en el
formato original, de
forma simultánea por un
gran número de usuarios;
permite visualizar el
resumen del documento
y convertirlo si es
necesario en otros
formatos.
MODIFICACIÓN:
• El sistema debe permitir
controlar las versiones
de un documento, las
modificaciones que se
realicen en él y quienes
lo realicen.

17. REQUISITOS.
DIFUSION INTEGRACION
• Compatibilidad con
otras aplicaciones,
plataformas , medios,
servidores y sistemas
operativos.
Control de impresiones y
envío en distintos soportes
o formatos.

18. REQUERIMIENTOS

19. FASES: PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE ARCHIVOS

20. Es de importante mencionar las características
de la organización o institución y sus niveles de
estructura organizacional, pues dependiendo
de ello, se puede identificar su complejidad y
diseñar el Sistema de Gestión Documental.
Considerar el diseño de un Sistema de Gestión
Documental son precisamente los aspectos
jurídicos que rigen o regulan los temas de
gestión documental y comunicacional, sobre
todo para instituciones dependientes de
gobiernos estatales(centrales) o municipios
(locales).

21. 1. FASE: PLAN GLOBAL – DEFINICIÓN DEL
PROYECTO
• En esta primera etapa se estudia todo lo
relacionado con la organización incluyendo su
estructura orgánica, misión visión, problemas y
objetivos, considerar, la identificación y los
recursos, profesionales o especialistas en
organización, métodos en sistemas y en
documentación o archivística, trabajo coordinado
y dinámico en los De esta fase se obtiene como
resultado el análisis funcional o plan global del
sistema de gestión documental

22. 2 FASE: ESTUDIO DE
VIABILIDAD, ANÁLISIS DE SISTEMAS.
Se ejecuta el estudio, recopilando la información necesaria de viabilidad
para su aplicación., Se basa en sistemas anteriores o existentes, a fin de
que estos tengan fundamentos que deben ser analizados y
documentados de manera adecuada con el fin de Revisar, analizar y
documentar el estudio.
-Alcance del Proyecto: posibilidades de hacerlo realidad cubriendo los
ámbitos locales y/o regionales proyectándolo hacia el futuro.
-Modelo lógico actual de procesos: experiencia propia de la organización
respecto a las ya desarrollados.
- Relación entre costo-beneficio: comparaciones entre el nuevo sistema, el
viejo sistema u otros existentes en el mercado
costo-eficacia: diferentes operaciones procesales y documentales, con
diagramas adicionales que demuestren dicho propósito.

23. 3 FASE. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ( GD).
CONSECUCIÓN DE CUATRO ETAPAS INELUDIBLES:
1. La Identificación de las
Necesidades de
Información:
Sistemas, soportes,
formatos, temas,
usuarios, red
2. La Definición de
documentos que se van a
gestionar:
Tipos documentales que
se producirán, editarán y
distribuirán,
periodicidad, estructura,
el formato, soporte,
planificación e
identificación de los
documentos
gestionados por el
sistema.

24. 3 FASE. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ( GD).
CONSECUCIÓN DE CUATRO ETAPAS INELUDIBLES:
Elaborar el plan de
construcción del
lenguaje documental.
Recuperación de
información almacenada
que esté normalizado y
que permita la
Clasificación de los
documentos además de la
utilización de herramientas
que permitan la
indización
Estudiar alternativas
tecnológicas para el Sistema
de Gestión Documental (SGD).
• El objetivo fundamental ,
aplicar la mejor tecnología
que permita:
• 1. Editar y difundir en
formato digital .
• .2. Indizar de manera
automática.
• 3. Facilitar al usuario el
acceso a los documentos y
la información que
• necesita.

25. FASES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL
SGD
4 Fase. Implantación del
sistema.
Implementar en la vía
práctica, para comprobar
y realizar las operaciones
materiales e intelectuales
que Constituyen la cadena
documentaria con la
producción, edición y
distribución de los
productos documentales.
5 Fase. Control y
mantenimiento del sistema.
Esta fase permitirá el Perfecto
resultado planteado en sus
inicios. El funcionamiento
constituye el principal
mecanismo de enlace con
todos los usuarios relacionados
con el Sistema de Gestión
Documental.
El hecho de mostrar las
ventajas del sistema y las
inigualables contribuciones a
la gestión administrativa del
organismo.

26. 5 FASE. CONTROL Y
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.
Como consecuencia el logro de objetivos se constituye
en el pilar fundamental para entrar en un mundo de flujo
de información y documentación adecuadamente
controlada.
Las disponibilidades documentales de la información
idóneamente seleccionada para la toma de decisiones
en cualquier nivel de la estructura administrativa de la
organización.
Es sumamente importante realizar de forma
permanentemente el mantenimiento de los documentos
en todas sus etapas, ya que constituyen la cadena
documental y especialmente el ciclo de vida de los
documentos..

28. GENERALIDADES DEL SGD
• Decreto 2609de 2012 en su Capitulo III, Articulo 16.
• GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL.
• a. Establecer las series y las subseries, de todos los
documentos de la organización, tanto físicos como
electrónicos de forma ordenada para incluirlos en
el cuadro de Clasificación documental.
• b. Estipular a los documentos anteriormente
mencionados y ya ordenados, sus respectivos
tiempos de retención, creando la TRD de la
organización,

29. GENERALIDADES DEL SGD
• c. Poner en marcha los tiempos de retención
anteriormente establecidos en las TRD.
• d. Verificar, y custodiar los documentos de manera
que se pueda garantizar su autenticidad.
• e. Estandarizar las series y subseries en
agrupaciones documentales, para evitar
duplicidad y certificar también su integridad.

30. GENERALIDADES DEL SGD
• f. Garantizar la consulta y disponibilidad. Teniendo
disponibles los documentos en el momento que el
usuario los requiera.
• g. Velar por que los documentos que se conservan
a largo plazo tengan las condiciones necesarias
para subsistir el tiempo requerido.

31. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
GESTION DOCUMENTAL
DECRETO 2609 DE 2012, ART 17
CARACTERISTICAS: EXPLICACION:
a. CONFORMIDAD Se trata de la aceptación de los
sistemas de gestión documental
por los demás procesos de la
organización.
b. INTEROPERABILIDAD Se trata de la habilidad con que
trabajan los sistemas de gestión
con los demás sistemas en el
intercambio de información.
c. SEGURIDAD Se refiere a el estudio, la
evaluación y prevención de
riesgos frente a la perdida de
información, o uso inadecuado de
ella.

32. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
GESTION DOCUMENTAL
DECRETO 2609 DE 2012, ART 17
CARACTERISTICAS: EXPLICACION:
d. METADESCRIPCION Es la descripción de los
metadatos, estos no ayudan a ser
mas y analíticos y precisos frente
a la información que estamos
custodiando. (son los datos de los
datos)
e. ADICION DE CONTENIDOS Hace referencia a que los SGD
deben permitir añadir mas
información de datos y metadatos
sin el riesgo de perder información
o de no tener espacios o
capacidad suficiente.
f. DISEÑO DE FUNCIONAMIENTO Puntualiza al uso o manejo
simplificado del sistema

33. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
GESTION DOCUMENTAL
DECRETO 2609 DE 2012, ART 17
CARACTERISTICAS: EXPLICACION:
g. GESTION DISTRIBUIDA Este nos debe ofrecer la capacidad de
importar y exportar información de
manera fluida y ágil.
h. DISPONIBILIDAD Y ACCESO Debe ofrecer los mecanismos
necesarios y autosuficientes para
disponer y acceder a la información
cuando esta sea requerida.
i. NEUTRALIDAD TECNOLOGICA El estado garantiza la libre adopción
de tecnologías, es decir que la
organización esta en libertad de
escoger el sistema que crea sea
adecuado y consistente con las
necesidades y conservación de la
información.

34. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ORGANI ZACIÓN: WESNT S.A.S
CERT I F ICADO DE CAL IDAD VERAU BERI TAS
ATENDIDA POR L I ZETH RODRÍGUEZ GARZÓN
COORDINADORA DEPARTAMENTO DE GEST IÓN
DOCUMENTAL

35. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
WESNT VERSIÓN 1.1
Aplica a todos los documentos que se
receccionan, se producen y deben ser
preparados para surtir el proceso de
digitalización, indexación, control de calidad
y consulta de documentos, para luego ser
conservados en el archivo de gestión físico, o
archivo digital.

36. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Visita al departamento de Gestión de Sistemas de la Información
de la empresa Wesnt.
Se manejan documentos físicos y electrónicos, estos a su vez
utilizan el mismo procedimiento desde su producción hasta su
disposición final, lo que los diferencia es su proceso de
conservación, ya que en los documentos en formato de papel se
tienen en cuenta las medidas preventivas para evitar el deterioro
físico, y en los documentos electrónicos se manejan por medio de
un software empresarial llamado Net Term en donde se
almacenan, procesan y transforman para obtener como resultado
final datos y metadatos, los cuales serán suministrados a los
diferentes usuarios del sistema, la preservación de esta información
se realiza por medio de Usuarios y Contraseñas ya que no todos los
funcionarios tienen los permisos requeridos para ingresar y consultar
la información depositada en este software.

37. LINUX /SISTEMA UNO / NET TERM

38. ¿QUÉ HA TENIDO EN CUENTA PARA LA
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS?
• R/La preservación de los documentos en cuanto a
seguridad se realiza por medio de la solicitud de
asignación o modificación de usuarios y/o perfiles debe
hacerla Presidencia, Gerencia General, Gerencia
Administrativa y Jefe de Contabilidad vía mail o por
memorando; especificando las características del
usuario o cambios a los accesos.
• El Coordinador de Sistemas debe asignar permisos de
acuerdo al cargo y departamento según sea el caso
como también debe dar inducción general a los
nuevos usuarios de los accesos autorizados y su
funcionamiento.
•

39. ¿CUALES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN
CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
R/ Lo primero que se debe tener en cuenta es el
programa que se va a utilizar, los costos, la viabilidad, las
falencias que puedan presentar, el tope de consultas y el
numero de usuarios que pueden acceder al mismo
tiempo o de manera simultanea.
Que pueda garantizar el acceso a la información y que
sea el adecuado para cada uno de los usuarios del
sistema, con el fin de lograr optimizar el desarrollo de las
actividades y velar por el control de la información
requerida en cada uno de los departamentos.

40. ¿DE QUE MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?
R/ Primero que todo la empresa maneja una política de
seguridad de Información.
Se garantiza por medio de permisos, como se menciono
anteriormente, el acceso a esta información se realiza por
medio de usuarios autorizados con sus respectivas
contraseñas, y estos a su ves han pasado por un análisis
de consideración si realmente necesitan dichos accesos,
y hasta donde pueden llegar con estos accesos.
También por medio de la ejecución del Mantenimiento
Preventivo a los sistemas programados se debe realizar
según los siguientes aspectos:
• Eliminación de archivos Temporales
• Actualización de Antivirus
• Verificación y actualización del sistema.

41. WESTON
POL Í T ICAS DE S EGU R I DAD DE LA I NFORMACIÓN

42. WESTON
POL Í T ICAS DE ACCE SO DE LA I NFORMACIÓN

43. ARCHIVO FÍSICO
WE S TON

44. CONCLUSIONES
La gestión documental no es solo el
almacenamiento y provisión de documentos, es mas
que eso, Es el conjunto organizado de estrategias de
innovación utilizadas para satisfacer no solo las
necesidades de los usuarios sino también las
necesidades jurídicas, ambientales, históricas y
organizacionales de una empresa.
Es vital la incorporación de las nuevas tecnologías en
los archivos, como sistemas de gestión
automatizadas, que permitan un buen manejo de la
información y sobe todo que de la accesibilidad,
seguridad y confianza que todo usuario necesita.

45. CIBERGRAFIA
• Que es la Gestión Documental
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental.
• Que es el programa de Gestión Documental
http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
• Informe “El profesional de la Información” por Lluis
Codina
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenido
s/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.ht
ml

46. CIBERGRAFIA
• Metodología para la implementación de un
Sistema de Gestión Documental.
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/
v10n15a11.pdf
• Guía de estudio del Programa Académico Ciencia
de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística de la universidad del
Quindío. (Compilado por Luz Marina Arias
/Docente)
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfil
e.php/19174/mod_resource/content/2/TEMA4SISTEM
AS%20DE%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf