Waarde maximalisatie en risico minimalisatie door Contractmanagement.InleidingContractmanagement gaat over het maximaliser...
ment wordt tactisch en meer strategisch naarmate de complexiteit en omvang van de contracten groterwordt.                 ...
Zonder goede inkoopstrategie is geen professioneel contractmanagement mogelijk. Uit de stra-tegie komt naar voren welke co...
aangeven waar goed contractmanagement toe kan leiden. De voordelen aan de waarde kant liggen op hetgebied van betere benut...
condities. Daarnaast zijn er tal van risico’s op gebied van aansprakelijkheid, toelevering, financiën en intel-lectueel ei...
Hoog                                            Beheersen risico’s                       Creeëren toegevoegde waarde      ...
Het is daarom van belang dat het management van contacten procesmatig goed uitgewerkt wordt binnende organisatie. Hierdoor...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Whitepaper Contractmanagement

1,905 views

Published on

Contractmanagement, een zeer actueel onderwerp binnen de overheid. Mocht je interesse hebben in een whitepaper over contractmanagement dan kun je die hier downloaden. Ik ben zeer benieuwd hoe je zelf over het onderwerp denkt. Reacties mag je mailen naar gaby.vanderpeijl@dpa.nl

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,905
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
18
Actions
Shares
0
Downloads
63
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Whitepaper Contractmanagement

  1. 1. Waarde maximalisatie en risico minimalisatie door Contractmanagement.InleidingContractmanagement gaat over het maximaliseren van toegevoegde waarde en over het minimaliserenvan risico’s. Juist in tijden van kostenbesparingen zijn dit twee heel belangrijke elementen die uw organisa-tie verder kunnen helpen.Uit onze praktijk en onderzoek blijkt dat veel organisaties contractmanagement steeds hoger op de mana-gementagenda zetten en dat zij druk bezig zijn om hun prestaties op dit gebied te verbeteren. Deze trendwordt versterkt door ontwikkelingen zoals globalisering, uitbesteding, wet- en regelgeving en de economi-sche crisis. Het besef is ontstaan dat inkoop bezig is een nieuwe stap voorwaarts te zetten in haar profes-sionaliteit. Na de bewustwording over inkoop is vervolgens veel aandacht geschonken aan het inkoop- ofaanbestedingproces. De fase na afsluiting van een contract kreeg traditiegetrouw weinig aandacht. In hetkader van integraal management was dit immers niet meer de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling.Inmiddels is het tij aan het keren en beseffen veel organisaties dat juist na afronding van het contract hetspel met de knikkers echt begint. Grootschalige bouwprojecten hebben de laatste jaren veel aandachtgetrokken. Niet omdat de aanbestedingen verkeerd liepen maar juist omdat in het managen van het con-tract en daarmee het beheersen van de risico’s en de leveranciersrelatie veel verkeerd (af)liep. Daarnaastwerd steeds zichtbaarder dat alle profijt van concurrentiestellen door goed aanbesteden werd verdampt bijhet niet of onjuist managen van de contracten. Tot slot slagen organisaties er maar niet in om een goedeaanbestedingsplanning op te stellen. Oorzaak? Onder andere onvoldoende effectief contactmanagement.Wij nemen u graag mee in onze visie en reiken u praktische handvatten aan om uw prestaties op dit ge-bied te doen verbeteren.DefinitiesContractmanagement is een term die nogal eens verschillend wordt ingevuld. Over de definitie van eencontract bestaat een meer eenduidig beeld. Dit is een afspraak of overeenkomst met een wederpartijwaaraan rechten en verplichtingen verbonden zijn. Een organisatie die meerdere contracten sluit metderden heeft hier een proces voor, contractbeheer. Dit is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informa-tie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagement pro-ces.Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzi-gingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt worden. Dit met het doel om volledigebenutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.Figuur één laat de ontwikkeling en samenhang tussen de begrippen contractbeheer en contractmanage-ment zien. Contractbeheer is minder complex en meer administratief en operationeel. Contractmanage-
  2. 2. ment wordt tactisch en meer strategisch naarmate de complexiteit en omvang van de contracten groterwordt. Operationeel Tactisch Strategisch Registratie contractenregister Archivering in fysieke vorm Managen van het contract •Origineel •Bijsturen: juridisch, commercieel of •Werkdossier inhoudelijk Signaleringfunctie •Bewaken van acties Beheren leveranciersrelaties •Bewaken van planning •Kwaliteitscontrole •Kwaliteitsinspecties in- of uitbesteden? Informatie / managementinformatie •Registratie resultaten •# Leveranciers •Rapportage leveranciersprestaties •Expiratiedata •# Contracten •Type contracten Aanspreekpunt / - persoon Contractmanagement Contractbeheer ComplexiteitFiguur 1. Onderlinge relatie tussen de begrippen.Contractbeheer vormt een ondersteunende rol voor contractmanagement. Het is de basis die in orde moetzijn voordat contractmanagement effectief kan zijn. Contractmanagement wordt nog wel eens verward metleveranciersmanagement. Het grootste verschil tussen contract- en leveranciersmanagement betreft de rolvan contractmanagement die altijd binnen de uitvoering van een contract ligt. Leveranciersmanagementkent ook een rol buiten de directe uitvoering van een contract. Bijvoorbeeld voorafgaand aan het opstellenvan een inkoopjaarplan wanneer leveranciers ingedeeld worden op basis van belang en prioriteit.VisieContractmanagement en inkoop en aanbesteden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Inkoopcategorie strategie/plan 1. Maximaliseren toegevoegde waarde 2. Minimaliseren risico’s 1. 2. 3. 4. 5. Maken Implementeren Gebruiken Evalueren Opzeggen Contract(en) Contract(en) Contract(en) Contract(en) Contract(en)Figuur 2. Verband inkoop en contractmanagement. pagina 2 van 7
  3. 3. Zonder goede inkoopstrategie is geen professioneel contractmanagement mogelijk. Uit de stra-tegie komt naar voren welke contracten van belang zijn en prioriteit kennen om kennis, aan-dacht en capaciteit aan toe te wijzen. Vervolgens is de kwaliteit van aanbesteden weer bepa-lend voor de inhoudelijke kwaliteit van het contract. Zonder deugdelijke evaluatie van de lopen-de contracten is geen goede inkoopstrategie mogelijk. Het is van belang gedurende de looptijdinzichtelijk te krijgen welke contracten of delen van contracten goed en slecht lopen. In die zin iscontractmanagement ook een voortdurend verbeterproces. Op die wijze draagt het eveneens bijaan de maximalisatie van waarde en de minimalisatie van risico’s voor organisaties.Best of public Procurement onderzoek (BoPP)In 2009 heeft DPA Supply Chain een onderzoek naar professioneel inkopen en Europees aanbesteden inNederland uitgevoerd. Uit dit onderzoek komt naar voren dat contractmanagement, als onderdeel van depost-contractuele fase (implementeren en evalueren) het grootste verbeterpotentieel heeft. In het onder-zoek zijn drie heldere faseringen van het aanbestedingsproces onderscheiden, de voorbereiding, hetaanbesteden zelf en de implementatie en contracteringfase. Het onderzoek is ingevuld door ruim 150respondenten, actief op verschillende niveaus, binnen verschillende organisaties. Fasering Score Belang Voorbereiding en specificatie 6,12 7,69 Europese aanbesteding 6,98 7,38 Contractering en implementatie 5,27 7,30Het bijzondere aan de uitslag van het onderzoek is dat er eerst een zelf assessment gevraagd wordt, descore die men zichzelf geeft en vervolgens gevraagd wordt wat het belang is dat aan dezelfde elementenwordt gegeven. Hierdoor ontstaat inzicht in de huidige en de gewenste situatie, oftewel het verbeterpoten-tieel. De slecht scorende elementen uit de contracteringfase betroffen voor de overheid in 2009: Omschrijving element post- contracteringfase Score Belang Periodiek toetsing leveranciers (leveranciersmanagement) 5,21 7,90 Wijziging en beheer contracten (contractmanagement) 5,32 7,71 Periodieke toetsing van het contract (contract compliance) 4,98 7,47Het BoPP onderzoek laat zien dat inkopers binnen de publieke sector contractmanagement van grootbelang achten, maar inzien dat er nog een hele weg te gaan is voor ze dit professioneel op de rit hebben.Wat levert professioneel contractmanagement op?Vooral maximalisatie van waarde voor de organisatie en de bedrijfsvoering in het bijzonder en minimalisa-tie van risico’s voor de organisatie. Het is mogelijk om hele meetbare en concrete resultaten te tonen die pagina 3 van 7
  4. 4. aangeven waar goed contractmanagement toe kan leiden. De voordelen aan de waarde kant liggen op hetgebied van betere benutting contracten waardoor de onderhandelingspositie met leveranciers verstrektwordt, het effectief innen van afgesproken bonussen en kortingen of het analyseren van contracten waar-door een betere benutting in de toekomst gegarandeerd kan worden. Naast maximalisatie van waarde isook de beheersing en beperking van risico’s een groot winstpunt voor de organisatie van professioneelcontractmanagement. Hierbij moet gedacht worden aan betere naleving interne procedures, het tegen-gaan van automatische en daarmee vaak onvoordelige contracten, betere voorwaarden en condities om-dat deze voortdurend in de praktijk getoetst en verbeterd kunnen worden.Wij hebben op basis van artikelen onderzoek enkele van de meest tastbare resultaten over professioneelcontractmanagement verzameld en op een rijtje gezet. Omschrijving Potentiële impact Compliance management 55% beter Kortingen en bonussen 25%-30% beter Inkoopkosten (produc- 2%-7% lager ten/diensten) Vernieuwen contracten 25% beter ‘Evergreen’ contracten Geen automatische verlengingen meer Doorlooptijden 50% korter Voorwaarden en condities Risico beheersing, een goede authorisatiestructuur en afgedwongen procedures Management informatie Nooit meer wachten op management informatie Analyseren contracten Maximaal uitnutten contracten Administratieve kosten 25%-30% lagerFiguur 3. Opbrengsten contractmanagement. Bron: Aberdeen Group.Risico’s en knelpunten van contractmanagement in de praktijkDoor de geringe aandacht voor contractmanagement verdwijnt een contract na afsluiting vaak voor onbe-paalde tijd in de kast of het archief. Het gevolg laat zich raden. Geen effectieve opvolging van de presta-ties van de gekozen leverancier, geen zicht op prijs- of bonusafspraken en aan het einde van het contractwellicht een gedwongen en vooral ongewenste verlenging van het contract. Want men vergat tijdig op tezeggen of startte te laat met een nieuwe aanbesteding.De risico’s van onprofessioneel contractmanagement zijn groot. Wij onderscheiden risico’s van commer-ciële en juridische aard. Commercieel springt het meest in het oog de niet-benutte schaalvoordelen en degebrekkige compliance, het buiten de contracten om inkopen. Door onprofessioneel contractmanagementbestaat een grote kans op slechte onderhandelingsresultaten, worden kortingen onvoldoende benut enloopt de organisatie het risico te veel te betalen. Te vaak wordt vergeten dat het einde van een contractvaak het begin is van de heraanbesteding. Juridisch bestaat er kans op inconsistente voorwaarden en pagina 4 van 7
  5. 5. condities. Daarnaast zijn er tal van risico’s op gebied van aansprakelijkheid, toelevering, financiën en intel-lectueel eigendom waar organisaties zich vaak niet of minder bewust van zijn.Veel organisaties beschouwen contractmanagement ten onrechte als een operationele, administratievefunctie. Contractmanagement is echter breder dan dat. Een te lichtvaardige opvatting leidt vaak tot pro-blemen, waar wij in onze adviespraktijk tegen aanlopen. Het begint meestal bij beleid: het ontbreekt of alsbeleid aanwezig is, is het vaak niet afgestemd op de strategie van de rest van de organisatie. Organisato-risch zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden regelmatig onduidelijk. Ook gebeurt het vaakdat Processen niet zijn gedefinieerd en onvoldoende geïntegreerd zijn in de bedrijfsvoering. Er is tevensvaak sprake van ‘achterstallig onderhoud ’op contracten, verlopen contracten en/of contracten die onbe-doelde en ongewenste clausules bevatten. De aanwezigheid van (ICT) systemen op gebied van con-tractmanagement valt vaak tegen of ze worden niet benut. Alle moderne financiële pakketten bevatten welmodules voor contractmanagement. Soms zijn ze niet aangeschaft of worden deze contractmanagement-modules onvoldoende of niet benut. En zoals met ieder systeem geldt dat niet het systeem bepalend isvoor het eindresultaat, maar de kwaliteit van data en de methode van invoer in het systeem. Wat informa-tie betreft, ontbreekt vaak het, is informatie niet gestandaardiseerd, op verschillende plekken opgeslagenen niet toegankelijk. Prestaties worden dan niet of nauwelijks gemeten en verbeterd. Hierdoor wordt hetzeer moeilijk de prestaties van leveranciers te verbeteren en de kwaliteit van levering te optimaliseren. Hetresultaat van dit alles is dat de kennis, ervaring en capaciteit van leveranciers niet worden benut en er eensub-optimale inzet van mensen en middelen plaatsvindt.Aanpak tot verbetering: het contractmanagement groeimodelOm het contractmanagement in uw organisatie te kunnen verbeteren is het van belang een gestructureerde aanpak te hanterenHet contractmanagement groeimodel biedt hierbij ondersteuning. Om met succes de problemen rond con-tractmanagement in kaart te brengen is het eerst en vooral van belang om te bepalen wat deze problemenzijn en vooral op welk niveau deze zich afspelen. Tegelijkertijd moet de hoeveelheid inspanning verant-woord zijn en blijven ten opzichte van de verwachte verbetering.Wanneer met succes de positie in het groeimodel bepaald is kan vooruit gekeken worden naar het ambi-tieniveau. Wellicht brengt fase vijf voor uw organisatie niet zoveel meer voordeel dat de inspanning om ditte bereiken gerechtvaardigd is. pagina 5 van 7
  6. 6. Hoog Beheersen risico’s Creeëren toegevoegde waarde Fase 5. Geoptimaliseerd (continu verbeteren) Fase 4. Geïntegreerd Mate van (integreren) contractmanagement Fase 3. professionaliteit Gestructureerd (standaardiseren) Fase 2. Basis (bewaken) Fase 1. Ad-hoc (inventariseren) Laag Laag Benodigde inspanning HoogFiguur 4. Contractmanagement groeimodelTenslotte wordt de contractmanagement strategie bepaald. Deze sluit naadloos aan bij de inkoopstrategie.Per inkoopcategorie worden op basis van verschillende criteria, zoals omvang, complexiteit, risico’s, aardvan het contract (new buy, modified re-buy, straight re-buy), koopfrequentie (eenmalig of repeterend),leverancierrelatie en prioriteiten, de bijbehorende mate van contractmanagement intensiteit en de beno-digde capaciteit vastgesteld. Hoe belangrijker het contract, hoe meer aandacht er besteedt moet wordenaan het meten en verbeteren van de geleverde prestaties. Hoog Contract ‘Rode’ Management contrac intensiteit ten ‘Oranje’ contracten Laag ‘Groene’ contracten ‘Grijze’ contracten Laag Aantal contracten HoogFiguur 5. Voorbeeld van prioritering contracten.Professioneel contractmanagement, schakel tussen de interne en externe organisatieIn de implementatie van contractmanagement komt naar voren hoe divers en daarmee complex contract-management werkelijk is. Het aantal betrokkenen, zowel intern als extern is groot. Zowel aan de kant vande interne organisatie, vaak de interne klant, als aan de kant van de leverancier. Deze betrokkenheid vanveel verschillende stakeholders bepaald in de praktijk ook vaak de kwaliteit van het management vancontracten. pagina 6 van 7
  7. 7. Het is daarom van belang dat het management van contacten procesmatig goed uitgewerkt wordt binnende organisatie. Hierdoor ontstaat geen verwarring over rol en verantwoordelijkheid. Het contract regeltuiteindelijk de wijze waarop levering van werk, dienst of product plaatsvindt en de betaling die hier tegen-over staat. Tegelijkertijd wordt ook het relatiebeheer uitgewerkt en vinden er bij een langer durende looptijdvan het contract onvermijdelijk verbeteringen of wijzigingen plaats. Zowel de contractmanager aan de enezijde als de verkoper aan de andere zijde staan namens een hele organisatie die gebaat is met een zogoed mogelijke uitvoering van het contract. De kwaliteit van het contractmanagement bepaald mede of ersprake is van tegenover elkaar staan of in partnerschap naast elkaar staan. Klant Directie Financiën Business* Inkoop Contract- Juridische management zaken *Operations, R&D, IT, FM, HRM, logistiek, verkoop, etc. • Levering en betaling van 1. Maximaliseren producten en diensten (Raam)contract(en) • Relatiebeheer (intern/extern) toegevoegde waarde 2. Minimaliseren risico’s • Contractbeheer • Continue verbeteringen • Wijzigingen (intern/extern) Leverancier Directie Financiën Business* Verkoop Contract- Juridische management zaken *Operations, R&D, IT, FM, HRM, logistiek, inkoop, etc.Figuur 6. De schakel tussen de interne en externe organisatie.Hoe nu verder?Wanneer u overtuigd bent geraakt van nut en noodzaak van professioneel contractmanagement is het vanbelang de volgende stappen te kunnen bepalen. Wij hebben ze voor u op een rij gezet:1. Zet maximalisatie van waarde en minimalisatie van risico’s in bedrijfsvoering op de directie / manage- ment agenda.2. Definieer processen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.3. Maak iemand verantwoordelijk voor het contractmanagementproces.4. Leg alle contracten en informatie over de contracten eenduidig en op een plek vast.5. Identificeer, prioriteer en realiseer verbetermogelijkheden.6. Implementeer technologie om het contractmanagementproces te ondersteunen.InformatieWilt u meer weten over het professionaliseren en verbeteren van het contractmanagement in uw organisa-tie, neem contact op met Marc Prins, Business Consultant op 06 29 04 0244 of marc.prins@dpasc.nl pagina 7 van 7

×