Taller sobre planeación estratégica

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Autor: José Luis Hernández Cabrera agroindustriaperu@yahoo.es | Comprender los elementos básicos de la planeación estratégica a fin de aplicar en forma homogénea los conceptos en que se apoya el Modelo de Planeación Estratégica de la Administración Pública Federal, así como reconocer su importancia en el contexto de la gestión por resultados.

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Taller sobre planeación estratégica

  1. 1. “Si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará ahí” Proverbio Sioux Talle r s o bre Plane ac ió n Es traté g ic a JOS E LUIS HERNANDEZ CABRERA (CONS ULTOR) E.M. ag ro indus triape ru@yaho o .e s
  2. 2. Obje tivo Comprender los elementos básicos de la planeación estratégica a fin de aplicar en forma homogénea los conceptos en que se apoya el Modelo de Planeación Estratégica de la Administración Pública Federal, así como reconocer su importancia en el contexto de la gestión por resultados.
  3. 3. Pre g untas c atalizado ras ¿Cuál es la importancia de la Planeación en un modelo de gestión por resultados? ¿Cuáles son los elementos fundamentales para una definición de Planeación? ¿Cuáles son los elementos fundamentales para una definición de Planeación Estratégica? ¿Cuáles son los elementos generales de un modelo de planeación estratégica? ¿Qué es una estrategia y cómo se formula? ¿Qué características debe tener como estratega un servidor público? ¿Cuál es la función del control estratégico?
  4. 4. Te mátic a Antecedentes Planeación estratégica Estrategia Estratega Control estratégico Sistema de Planeación Estratégica
  5. 5. Re fle xió n Hay dos formas de enfrentar el futuro: Ser víctima del azar Definir a dónde queremos ir y luchar por ello
  6. 6. Orig e n Planear, una característica humana Se desarrolla a la par de la caza, la agricultura y el combate Evoluciona con la práctica bélica Se expresa en el juego y se perfecciona en la guerra Sus principios se extienden al campo de los negocios y el gobierno
  7. 7. La plane ac ió n e n e l pro c e s o adminis trativo Planeación Control Administración Organización Dirección
  8. 8. Co nc e pto de plane ac ió n • La planeación es una actividad intelectual que antecede a todo el proceso administrativo, su objetivo es lograr que se cumpla con la misión y propósitos básicos de la organización • En la planeación se establece el marco de referencia general para toda la organización • La planeación posibilita contar con parámetros para evaluar los resultados • La planeación debe abarcar desde periodos largos (planeación estratégica) hasta periodos cortos y actividades rutinarias (planeación operativa)
  9. 9. Carac te rís tic as de la plane ac ió n • La planeación constituye el puente entre la situación actual y el futuro que deseamos • Permite enfrentar con éxito los cambios tecnológicos, del mercado, de la economía y de la reglamentación gubernamental, entre otros • Debe provocar que la organización sea capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes de su entorno • Su importancia radica en que afecta de manera fundamental a las otras etapas del proceso administrativo; las demás no se darían sin que previamente se haya ejecutado la planeación (prevalencia o preeminencia de la planeación)
  10. 10. Concepto de planeación estratégica Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales. Consiste en relacionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr objetivos específicos en camino hacia esas metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas sean ejecutados Mintzberg y Waters
  11. 11. As pe c to s c o mune s e n la de finic ió n de plane ac ió n e s traté g ic a Es un proceso que se utiliza para definir y alcanzar las metas organizacionales Es un proceso de planeación a largo plazo Se realiza sobre la base de un análisis de la organización y del entorno Se deben establecer los mecanismos necesarios para poder evaluar el cumplimiento de lo acordado
  12. 12. Je rarquía de inte nc io ne s e s traté g ic as Más Más genérico cualitativo Misión Visión Sistema integral de información Objetivos Sistema de toma de decisiones Planes Más Metas Más específico cuantitativo
  13. 13. Je rarquía de lo s plane s Misión Planeación Visión Alta gerencia estratégica Propósitos básicos Valores Objetivos generales (Estratégicos) Metas y políticas generales Programas Gerencia Planeación Proyectos media táctica Presupuestos Planeación Políticas específicas y normas de operación operativa Procedimientos y métodos de trabajo Supervisores
  14. 14. Pro c e s o g lo bal de plane ac ió n Planeación estratégica Planeación táctica Misión, visión-propósitos, Diseño de planes y programas metas y valores, y presupuestos, así como del políticas generales y sistema de información y de estrategias toma de decisiones para su seguimiento y control Planeación operativa Es propiamente el proceso de ejecución y seguimiento de todos los planes asignando responsabilidades. Definir políticas y normas de operación. Diseñar procedimientos y métodos de trabajo
  15. 15. Re fle xió n La estrategia es producto de un acto creador, innovador, lógico y aplicable que genera un grupo de acciones coherentes de decisiones tácticas y asignación de recursos
  16. 16. Pe rs pe c tivas para la de finic ió n de e s trate g ia Lo que una Lo que una organización organización pretende hacer finalmente hace Es el programa general para definir y El patrón de alcanzar los objetivos respuestas de la de la organización y organización a su poner en práctica su ambiente a través del misión tiempo
  17. 17. Es e nc ia e n las de finic io ne s de e s trate g ia Expresa la visión del estado deseado a alcanzar en el futuro El enfoque sistemático en las relaciones internas de la organización y con su entorno La dirección de los recursos hacia fines específicos Una activa posición operacional con carácter proactivo La definición de términos o plazos temporales
  18. 18. Concepto académ de estrategia ico Estrategia: Es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de una organización, y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar. Henry Mintzberg
  19. 19. Crite rio s para una e s trate g ia e fic az Claridad en el Horizonte temporal planteamiento adecuado Impacto Aplicabilidad motivacional Objetivos claros y Consistencia interna precisos Compatibilidad con Conservar la iniciativa el entorno Disponibilidad de Concentración los recursos Flexibilidad necesarios Liderazgo comprometido Grado de riesgo y coordinado Congruencia con los Sorpresa (velocidad, valores silencio e inteligencia) institucionales y Seguridad personales
  20. 20. La e s trate g ia c o mpre nde lo impre de c ible y lo de s c o no c ido ... Los sistemas de gran escala pueden reaccionar de manera contraria a la intuición ante acciones aparentemente racionales Eventos que pueden parecer caprichosos pueden articularse para impedir o apoyar los éxitos Por lo tanto, la esencia de la estrategia debe construir una posición tan sólida en ciertas áreas, que la organización pueda lograr sus metas a pesar de lo imprevisible del comportamiento de las fuerzas externas
  21. 21. La re alizac ió n de las e s trate g ias pue de n mo dific ars e durante s u ins trume ntac ió n Estrategia Estrategia no realizada emergente Estrategia Estrategia intentada realizada Estrategia planeada
  22. 22. Re fle xió n El propósito de la planeación estratégica no es predecir el futuro, el intento de “acertarle”; sino cambiar los modelos mentales de quienes tienen que tomar las decisiones importantes, ensanchando sus percepciones y re-enmarcando sus perspectivas. Para lograrlo con éxito el equipo directivo debe comprender claramente lo que pasa por su mente. Arie De Geus, en The Living Company (Ex director de Planeación de Royal Dutch Shell)
  23. 23. El e s trate g a : c arac te rís tic as e s pe radas de un g e re nte públic o mo de rno 1. Liderazgo 1. Capacidades de administrar recursos 2. Gran habilidad de trabajo en humanos y de generar buenas equipo relaciones interpersonales 3. Visión, pensamiento y capacidad 2. Conocimiento de tecnologías de de planificar estratégicamente información 4. Capacidad de iniciar y manejar 3. Habilidades en comunicación procesos de cambio 4. Conocimientos en administración de 5. Experiencia, competencia recursos financieros profesional y orientación hacia la obtención de resultados 5. Experiencia en el sector público 6. Creatividad, criterio y capacidad 6. Manejo de recursos humanos mal intelectual remunerados, poco motivados y muy 7. Habilidades generales de criticados administración 7. Conocimientos básicos de las normas administrativas 8. Criterio político superior al que se requiere en el sector privado
  24. 24. El pe ns amie nto e s traté g ic o c o mo alg o vis ual 3. Ver desde arriba 5. Ver al costa do 1. Ver hacia 2. Ver hacia Estrategia adelante 6. Ver más 7. Ver a atrás allá través de do 4. Ver desde 5. Ver al costa abajo ad a lid Re
  25. 25. Co ntro l e s traté g ic o : pro pó s ito La función básica de un sistema de control estratégico es suministrar a la alta gerencia información general para controlar las estrategias y su estructura, es decir tomar decisiones estratégicas que impulsen a la acción
  26. 26. Co ntro l e s traté g ic o : ve ntajas Establecer estándares Crear un sistema de medición Comparar el desempeño contra los objetivos Evaluar y corregir
  27. 27. Co ntro l e s traté g ic o : nive le s Coorporativo •Desempeño •Rentabilidad •Utilidad •Rotación Divisional •Eficiencia •Eficacia Niveles de control Departamental • Objetivos • Calidad • Satisfacción del cliente Individual • Desempeño • Productividad • Cumplimiento de tarea
  28. 28. Re s ume n FORMULACIÓN IMPLANTACIÓN (Decidir qué hacer) (Lograr resultados) 1. Identificación de 1. Estructura y relaciones oportunidad y de la organización. ESTRATEGIA riesgo División del trabajo 2. Determinar los Determinación Coordinación de la recursos materiales, de responsabilidad dividida. técnicos, financieros y propósitos Subsistemas de administrativos de la (plan) y información empresa comportamiento 2. Procesos de comportamiento (patrón) que, organizacionales. 3. Valores personales y junto con las Normas y cuantificaciones aspiraciones de los políticas Sistemas de motivación o administradores de alto (perspectiva y incentivos nivel posición), 4. Reconocimiento de la definen a la 3. Liderazgo de alto nivel: responsabilidad no organización y • Estratégico económica ante la su • Organizacional sociedad campo de • Personal acción
  29. 29. Para cum con los Objetivos Nacionales debe existir congruencia en plir todos los elem entos que form parte del PND en todos los niveles del an Gobierno Seguimiento y evaluación Alineación Compromisos presidenciales Plan estratégico Proyectos presidenciales institucional Metas presidenciales Avance físico de metas Programa Programa Programa Programa Programa Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Indicadores de desempeño Anual 2002 Anual 2003 Anual 2004 Anual 2005 Anual 2006 Avance de control de gestión Consistencia
  30. 30. La Le y de Plane ac ió n e s table c e e l pro pó s ito y la mane ra de hac e r la plane ac ió n de ntro de la APF Creación del Plan Mediante la planeación se fijarán objetivos, metas, estrategias y Estratégico prioridades. Definición de Mediante la planeación se asignarán Proyectos y Procesos recursos, responsabilidades y tiempos de acuerdo al PND de ejecución. Seguimiento y Reporte Mediante la planeación se coordinarán de Avances acciones y se evaluarán resultados.
  31. 31. S is te ma de Plane ac ió n Es traté g ic a (S PE) Conjunto de metodologías y herramientas digitales Apoya la implementación del proceso de planeación estratégica del Gobierno Federal Facilita la definición y el seguimiento de los proyectos y procesos que contribuyen al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo
  32. 32. El S PE apo ya la e je c uc ió n de l mo de lo de plane ac ió n e s traté g ic a de l Go bie rno PERSONAS PROCESOS ORGANIZACIÓN TECNOLOGÍA Coordinador General Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador Servicios de Administración Estándares de Administración Soporte a del Portafolio Ciclo de Vida de Relaciones Proyectos  Roles y  Proceso de Planeación  Oficina de la UPE  Herramienta que responsabilidades en Estratégica facilita el proceso  Enlaces de Planeación Planeación, Ejecución de planeación  Mejores prácticas de y Seguimiento  Presidente INEGI, estratégica del Planeación Directores Generales, Gobierno Federal  Diferentes actores en  Metodologías de Directores de Área los distintos niveles  Herramienta de Alineación de de la Administración  Coordinación trabajo que agiliza Proyectos y Procesos Pública Federal administrativa INEGI el seguimiento de  Flujos de trabajo para los proyectos y  Capacitación en el uso  Coordinación de Planeación (Paso a procesos que del sistema Informática de la paso) apoyan el Subsecretaría de cumplimiento del  Proceso de Egresos de la SHCP PND programación SOLUCIÓN HOLÍSTICA
  33. 33. S is te ma Inte g ral que pue de re s po nde r a las ne c e s idade s de to do s lo s us uario s e xte rno s e inte rno s ... Avance de metas presidenciales Subsecretario Programa Sectorial Director General Avance del PND Secretario Enlace de Planeación Informe de gestión Oficial Mayor/ Tablero de control DGPOP
  34. 34. El S PE s e inte g ra al c ic lo c o ntinuo de la plane ac ió n de l Go bie rno Planeación Creación del plan estratégico. Alineación de Proyectos y Procesos a los Objetivos Institucionales Seguimiento y Evaluación Medición de avance de metas Capacidades Programación del Concertación de SPE la estructura programática Presupuestación Integración del presupuesto
  35. 35. Mo de lo de Plane ac ió n Es traté g ic a Prioridades y Visión en el PND Políticas del PND Los Indicadores son parte esencial del M odelo Objetivos Rectores de Planeación Estratégica PLAN NACIONAL Estrategias del PND DE DESARROLLO Visión de las Srías. Indicadores Metas Actividades Objetivos Misión de las Srías. Indicadores Metas Sustantivas Generales Líneas Estratégicas SECRETARÍAS Generales Actividades Objetivos Indicadores Metas Específicas Específicos Líneas Estratégicas Específicas SUBSECRETARÍAS Actividades Objetivos de la Indicadores Metas Institucionales Dirección General Indicadores Metas Proyectos Atributos La m etodología contem aterrizar la Planeación pla Indicadores Metas DIRECCIONES Estratégica hasta el nivel de Planeación Operativa Procesos GENERALES Atributos
  36. 36. Asegura la alineación de inform ación hasta el nivel operativo y contribuye a la generación de inform ación para otros sistem as Programas Sectoriales SAETI Programación y Presupuesto
  37. 37. Obje tivo de Dire c c ió n Ge ne ral Enunciado breve que define en forma clara y específica los resultados esperados en cada Dirección General. Los Objetivos deben: Estar orientados a resultados Enfatizar la idea principal o área de logro, Ser alcanzables en un tiempo establecido, Ser medibles
  38. 38. S intaxis de Obje tivo s de Dire c c ió n Ge ne ral Resultado esperado + Acciones MEDIANTE + (el “qué”) (el “cómo”) Verbo, Elemento a “Cómo”, “A través medir y Área de de” enfoque Ejemplo bien MEDIANTE construido:
  39. 39. Co ns ide rac io ne s bás ic as para Obje tivo s de la Dire c c ió n Ge ne ral El lado izquierdo debe El lado derecho debe enunciar un resultado representar las acciones esperado. que se llevarán a cabo Mediante para lograr el resultado esperado.  Debe ser medible  Permite la identificación  No se deben repetir: de los proyectos y procesos  Los Objetivos Específicos  Las Líneas Estratégicas  Deben contribuir o ser Específicas suficiente para lograr el  Las Actividades resultado esperado Institucionales  Debe ser factible de ejecutar en un plazo relevante ¡¡ Si es lo que se hace actualmente, entonces no es un Objetivo de Dirección General !!
  40. 40. Pre g untas para ve rific ar la c alidad de lo s o bje tivo s Preguntas para verificar la ¿Si? ¿No? calidad ¿Está claramente definido el 1. Orientado a propósito, estado esperado, producto resultados final o logro a ser alcanzado? ¿Incluye un verbo, objeto a ser 2. Bien medido y áreas de enfoque conforme construido a las reglas de sintaxis? •¿Enfatiza la idea principal o área de 3. Idea singular logro (en vez de tocar muchos conceptos en una oración)? ¿Es posible lograrlo en el tiempo 4. Alcanzable establecido? ¿Su progreso puede ser medido u 5. Medible observado usando uno o más Indicadores?
  41. 41. Ve rbo s s ug e rido s para re dac tar o bje tivo s  Lograr  Promover  Reducir  Mejorar  Presentar  Eliminar  Resolver  Organizar  Disminuir  Incrementar  Efectuar  Abatir  Actualizar  Informar  Instalar  Dirigir  Extender  Integrar  Aumentar  Elaborar
  42. 42. GRACIAS JOS E LUIS HERNANDEZ CABRERA (CONS ULTOR) E.M. : ag ro indus triape ru@yaho o .e s

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