Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Toplantı Yönetimi

  • Login to see the comments

Toplantı Yönetimi

  1. 1. TOPLANTI YÖNETİMİ TEKNİKLERİ SEMİNERİ
  2. 2. LÜZUMSUZ TOPLANTI ÇEŞİTLERİ <ul><li>Kahvaltılı Toplantı </li></ul><ul><li>Takıntılı Toplantı </li></ul><ul><li>Sıkıntılı Toplantı </li></ul><ul><li>İç Toplantı </li></ul><ul><li>Dış Toplantı </li></ul><ul><li>İç Dışlı Toplantı </li></ul><ul><li>Olağandışı Toplantı </li></ul><ul><li>Fısıltı Toplantı </li></ul><ul><li>Gıcırtılı Toplantı </li></ul><ul><li>Zırıltılı Toplantı </li></ul>
  3. 3. PROGRAMIMIZ <ul><li>AMACA YÖNELİK, ETKİN, VERİMLİ </li></ul><ul><li>TOPLANTI YAPMA : </li></ul><ul><li>Hazırlık </li></ul><ul><li>Toplantının Yapılandırılması </li></ul><ul><li>Toplantının Yönetimi İnteraktif Metod </li></ul><ul><li>Toplantı Sonrası Durum Değerlendirmesi </li></ul>Gayemiz : Amaca Yönelik, Etkin, Verimli Toplantı Tekniklerini Kavramak.
  4. 4. <ul><li>NE ZAMAN TOPLANTI YAPILMALI ? </li></ul>Bilhassa Bir İdareci Veya Başkan İçin, Şu Hallerde Bir Toplantı Yapmak İyi Olur : PLANLAMA
  5. 5. 1. Gruptan Bilgi Veya Tavsiyeler Beklendiğinde 2. Grubun Karar Verme Veya Problem Çözmeye Katılması İstendiğinde 3. Bir Meselenin Açıklığa Kavuşturulması gerektiğinde 4. Bir Bütün Olarak Grubunuzla Paylaşmak İstediğiniz Meseleniz Olduğunda 5. Grup Bizzat Toplantı Yapılmasını İstediğinde 6. Değişik Gruplardan Kimseleri İlgilendiren Bir Mesele Olduğunda 7. Ortada Çok Açık Olmayan Veya Kimleri İlgilendirdiği Tam Belli Olmayan Bir Problem Olduğunda PLANLAMA
  6. 6. TOPLANTI YAPMAK İÇİN NEDENLER <ul><li>Karar Almak </li></ul><ul><li>Plan Yapmak Veya Gelişimi Gözlemek </li></ul><ul><li>Problem Çözmek </li></ul><ul><li>Bilgi İletmek Ve Netleşmesini Sağlamak </li></ul><ul><li>Değişiklik Öncesi Reaksiyon Almak </li></ul><ul><li>Motive Etmek </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Toplantının Açılışı </li></ul><ul><li>Maddeleri Gözden Geçirme </li></ul><ul><li>Rolleri Netleştirme </li></ul><ul><li>Saha Kuralları Koyma </li></ul>HAZIRLIK : <ul><li>Etkili Gündem </li></ul><ul><li>Yer Seçimi </li></ul><ul><li>Araç Ve Gereçler </li></ul><ul><li>Katılımcılara Bildirim </li></ul>YAPILANDIRMA :
  8. 8. ADI TARİH TOPLANTININ ÜNVANI BİTİŞ SAATİ BAŞLAMA SAATİ TOPLANTIYI TERTİPLEYEN YERİ GÜNDEM TOPLANTININ TÜRÜ TAKDİMCİ DESTEKLEYİCİ MALZEMELER BEKLENEN NETİCELER GETİRECEĞİNİZ MALZEMELER BAŞKAN TOPLANTI METODLARI ARACI KARAR VERECEK KARAR VERME METODU KAYIT TUTUCU GRUP ÜYELERİ HUSİSİ NOTLAR
  9. 9. BİR TOPLANTI NE ZAMAN BAŞARILIDIR ? Bir Toplantının Başarısını Ölçmek İçin İki Yol Vardır : 1- Toplantı Sonunda Nelerin Elde Edildiği 2- Toplantı Nasıl Nasıl Bir Gelişme Gösterdi İNTERAKSİYON ( ETKİLEŞİM) YÖNTEMİ : 1- Aracı 2- Kayıt Tutucu 3- Grup Üyesi 4- İdareci Başkan
  10. 10. KİPLİNG'İN 6 DÜRÜST HİZMETKARI : 1- Ne 2- Neden 3- Ne Zaman 4- Nasıl 5- Nerede 6- Kim
  11. 11. TOPLANTI YAPILANDIRMASI : <ul><li>Mantıklı Kararlar </li></ul><ul><li>Üretken Kararlar </li></ul><ul><li>Planlama </li></ul><ul><li>Gelişimi İzleme </li></ul><ul><li>Problem Çözme </li></ul><ul><li>Bilgi Aktarma </li></ul><ul><li>Tepkileri Kontrol </li></ul>
  12. 12. SONUÇLARA ULAŞMAK İÇİN : 1- Özetlemenin Önemi 2- Görülebilirliğin 3- Tutanak Yapmak 4- Sorumluluk Alabilmek, Dağıtma 5- Toplantıdan Sonra Takip
  13. 13. Problem Ne Nasıl Proses Süreç Usül Çözüm İçerik (Muhteva) İYİ BİR TOPLANTIDA ARANAN BEŞ ŞART 1-Ortak Bir Muhteva Üzerine Olmalıdır 2-Ortak Bir Usül İzlenmelidir 3-Konuşma Akışının Samimi Ve Dengeli Bir Şekilde Olması İle Davranıştan Sorumlu Bir Kişi Bulunmalıdır. 4-Katılanların Herhangi Kişisel Hükümlerden Korumaktan Sorumlu Biri Bulunmalıdır. 5-Toplantının Sonuna Kadar Katılanların Rol Ve Sorumlulukları Ayrı Ayrı Belirlenmiş Olmalıdır.
  14. 14. TOPLANTI PROBLEMLERİ <ul><li>Çok Başlı Olmak </li></ul><ul><li>Süreç Ve İçeriğin Birbirlerine Karışmaması </li></ul><ul><li>Kişisel Hücumlar </li></ul><ul><li>Trafik Problemi </li></ul><ul><li>Rol Ve Sorumlulukların Olması </li></ul><ul><li>Grup Liderinin Grubu Dilediği Gibi Yönetmesi </li></ul><ul><li>Fazla Bilgi Yükü </li></ul><ul><li>Lüzumsuz Tekrar Ve Patinaj </li></ul>
  15. 15. <ul><li>Karar Vermede Kazanç Kayıp Yaklaşımları </li></ul><ul><li>Hedeflerin Açık Olması </li></ul><ul><li>Yetki Ve Otoritenin Açık Olmaması </li></ul><ul><li>Problemlerden Kaçma </li></ul><ul><li>Negatif Tutum </li></ul><ul><li>Haberleşme Problemleri </li></ul><ul><li>Yerin Elverişsizliği </li></ul><ul><li>Kişisel Çatışmalar </li></ul>TOPLANTI PROBLEMLERİ
  16. 16. TOPLANTIDAKİ PROBLEM KİŞİLER : <ul><li>Erken Ayrılanlar </li></ul><ul><li>Bozuk Plak </li></ul><ul><li>Şüpheci Kişiler </li></ul><ul><li>Kafa Sallayanlar </li></ul><ul><li>Başka Şeylerle Meşgul Olanlar </li></ul><ul><li>Fısıldayıcılar </li></ul><ul><li>Ağzı Kalabalıklar </li></ul>
  17. 17. <ul><li>Saldırganlar </li></ul><ul><li>Yorumcular </li></ul><ul><li>Dedikoducular </li></ul><ul><li>Bilgiçler </li></ul><ul><li>Müdahaleciler </li></ul><ul><li>Fazla Meşgul Olanlar </li></ul><ul><li>Başkasının Sözünü Kesenler </li></ul><ul><li>Öğretmen Gözdeleri </li></ul>TOPLANTIDAKİ PROBLEM KİŞİLER :
  18. 18. MUHTELİF ÜYE TİPLERİ : 1 3 4 6 7 5 2 9 8 1 Mücadeleci Tip 7 İlgisiz Tip 9 Sürekli soran Tip 2 Pozitif Tip 5 Utangaç Tip 8 Eleştirici Tip 6 Olumsuz Uzlaşmaz Tip 3 Herşeyi bilirim diyen Tip 4 Çok konuşan Tip
  19. 19. İYİ KAYIT TUTMAK İÇİN : <ul><li>Kilit Kelimelere Dikkat Edin. </li></ul><ul><li>Ana Fikirleri Söyleyenlerin Özünü Yakalamaya Çalışın. </li></ul><ul><li>Söylenen Her Kelimeyi Yazmayın. </li></ul><ul><li>Yalnız Açık Seçik Olun </li></ul><ul><li>Kelimeleri Kısaltın. </li></ul><ul><li>Ana Fikirleri, Temel İfadeleri Veya </li></ul><ul><li>Kararları Daire İçine Alın </li></ul><ul><li>Kağıtları Numaralayın. </li></ul><ul><li>Değişik Renkte Kalem, İşretler, Rakam, </li></ul><ul><li>Yıldız, Ok Gibi Yardımcı Şekiller Kullanın. </li></ul>
  20. 20. DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER : <ul><li>Toplantıdan Önce : </li></ul>1- Planlama: Kim, Ne,zaman, Nerede, Niçin, Kaç Kişi 2- Gündem 3- Erken Gelme, Yerin Hazırlanması
  21. 21. <ul><li>Toplantı Başlarken : </li></ul>4- Zamanında Başlama 5- Katılanların Takdimi, Ne Beklediklerinin Açıklanması. 6- Rollerin Açık Seçik Tayini 7- Gündemin Gözden Geçirilmesi, Düzenleme ve Değiştirmeler 8- Zaman Sınırlamasının Konulması DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
  22. 22. 9- Geçmiş Toplantıyı Kısaca Tekrar Gözden Geçirin 10- Belli Bir Zamanda Aynı Usülle Tek Bir Problem Üzerinde Durun. 11- Faaliyet Maddelerini Tespit Edin. 12- Grup Hafızasını Gözden Geçirin <ul><li>Toplantı Başında : </li></ul><ul><li>Toplantı Boyunca : </li></ul>DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
  23. 23. 13- Gelecek Toplantının Yer Ve Zamanını Kararlaştırın. 14- Geçici Bir Gündem Hazırlayın. 15- Toplantıyı Müspet Bir Şekilde Sona Erdirin. 16- Toplantı Yerini Temizleyerek Eski Dizenine Sokun. DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
  24. 24. 17- Toplantı Tutanağını Hazırlayın. 18- Faaliyet Maddelerini Takip Ederek Gelecek Toplantının Planını Hazırlamaya Başlayın. <ul><li>Toplantıdan Sonra : </li></ul>DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
  25. 25. Katılımınız İçin TEŞEKKÜRLER

×