Guida Alla Gestione Dei Progetti Siproc

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Guida Alla Gestione Dei Progetti Siproc

  1. 1. GUIDA ALLA GESTIONE DEI PROGETTI Questa breve guida ha lo scopo di mettere in evidenza gli elementi fondamentali senza i quali nessuna iniziativa, nessun compito, nessuna azione possono essere definiti veri e propri progetti. Molte delle cose che richiameremo possono apparire ovvie ma l'esperienza ci dice che nell'azione concreta questi elementi sono molto spesso disattesi provocando invariabilmente risultati negativi ed enormi perdite di tempo. In altre parole non intendiamo specificare come si articolerà questo o quel progetto, vogliamo suggerire un metodo o più semplicemente un percorso che possa essere utile in qualunque tipo di progetto. METODOLOGIE Questa breve guida ha l'obiettivo di fornire gli strumenti e le informazioni di base per l'acquisizione di una metodologia di project management particolarmente diffusa nella gestione di progetti e iniziative finanziati da fonti comunitarie, internazionali o nazionali: il Project Cycle Management (o Gestione del Ciclo di Progetto). 1
  2. 2. Il PROJECT CYCLE MANAGEMENT Il metodo Project Cycle Management deriva dalla bibliografia predisposta dall'Unione Europea con riferimento sia alla programmazione negoziata, realizzata nell'ambito degli obiettivi strutturali, sia ai programmi di sviluppo territoriale. Punto centrale di questa metodologia è la concezione del progetto come processo collettivo di partecipazione, attraverso il quale una varietà di soggetti si riconosce in un sistema coerente di attività progettuali e si impegna in condizioni di reciprocità per la loro messa in atto. Le problematiche che richiedono un approccio di PCM, dunque, sono quelle che necessitano dell'intervento di molti attori, portatori di interessi differenti e spesso in conflitto. L'impostazione PCM ha il vantaggio di offrire una visione integrata della situazione in cui si va ad operare e di garantire l'identificazione di obiettivi condivisi, in grado di rispondere alle reali esigenze degli stakeholder e dei beneficiari finali. LE FASI DEL CICLO PROGETTUALE • Fase di analisi - Analisi degli stakeholders - Analisi dei problemi - Analisi degli obiettivi - Identificazione degli ambiti di intervento • Fase di progettazione - Scelta degli ambiti di intervento - Identificazione del progetto attraverso il Quadro Logico 1) Fase di analisi - Analisi degli stakeholders Stakeholder è ogni soggetto o categoria di soggetti portatori di un interesse di qualsiasi natura (economico, politico, ideologico) nei confronti della realizzazione (o della "non realizzazione") del progetto. L'approccio suggerito dal PCM per l'identificazione degli stakeholders è di tipo "bottom up": il punto di partenza è costituito dall'identificazione dei portatori di interessi immediati e diretti (come i committenti e le altre categorie di attori direttamente coinvolte nelle tematiche del progetto (stakeholders di primo livello); attraverso una logica di segmentazione, il metodo PCM suggerisce poi di identificare ulteriori categorie di attori sociali, portatori di interessi più specifici e mirati; tali categorie di attori sono affini a quelle degli stakeholders "diretti" ma non sono immediatamente intuibili come portatrici di un autonomo interesse (stakeholders di secondo livello). Una volta individuati i gruppi di portatori di interesse rilevanti per il progetto, la metodologia PCM consiglia di indicare, per ciascuno di essi, le principali caratteristiche: interessi, risorse, poteri, problemi. Tale lavoro di analisi potrà essere condotto attraverso l'esame di documenti ufficiali, articoli di stampa o fonti informative predisposte ad hoc (interviste, focus group etc.). 2
  3. 3. La fase immediatamente successiva è quella di analisi degli assi o linee di interesse comuni: quest'analisi consiste nel segmentare o aggregare le diverse categorie di attori portatori di interessi omogenei in gruppi (clusters); i risultati di questa analisi possono essere rappresentati visivamente attraverso la mappa degli stakeholders. La mappa è una rappresentazione sinottica delle categorie di stakeholders e dei loro interessi; si rappresenta come un grafico a stella in cui ogni asse evidenzia una problematica o un asse di obiettivi. Su ciascun asse della stella vengono collocati gruppi di stakeholders, secondo la seguente logica: i gruppi più vicini al centro della stella sono quelli che hanno un maggior interesse per quel tipo di problema. I rami che presentano un maggior numero di soggetti collegati evidenziano gli assi di obiettivi che hanno un maggior peso sul progetto e al cui interno possono nascere maggiori conflitti o resistenze. La letteratura economica e di management, tuttavia, mette in guardia contro le eccessive semplificazioni in cui si rischia di incorrere limitandosi ad una lettura statica ed ex ante della mappa degli stakeholders; le informazioni iniziali devono essere integrate via via con i giudizi e le informazioni che si ottengono nelle fasi di sviluppo del progetto, valutando l'opportunità di modificare il grado di coinvolgimento dei diversi soggetti per un più efficace conseguimento degli obiettivi o per il superamento di vincoli o resistenze non previsti. I gruppi di stakeholders rilevanti devono essere coinvolti nel processo di elaborazione del progetto già in fase di individuazione degli obiettivi, in modo tale da: - valutare il rischio e le probabilità di successo del progetto - definire le strategie di implementazione più adeguate - stabilire la composizione del gruppo di lavoro e le procedure decisionali concertate - valutare l'analisi benefici/costi - Analisi del contesto attraverso la metodologia Swot: La SWOT Analysis è una metodologia che consente di rappresentare in modo visivo e razionale l'influenza esercitata da diversi agenti del contesto ambientale sulla realizzazione del progetto; la metodologia Swot differenzia gli elementi di influenza in fattori di natura esogena (sociali, politici, economici etc.) e fattori di natura endogena (concorrenza, potere degli utenti e degli eventuali fornitori del servizio, etc.). Questo strumento di analisi colloca e valuta il progetto in un'ottica "sistemica", consentendo di individuare e mappare i punti di forza e di debolezza per la costruzione dell'edificio progettuale. La letteratura solitamente classifica i fattori endogeni "positivi" come punti di forza e quelli "negativi" come punti di debolezza; lo stesso vale per i fattori esogeni, definiti come opportunità e rischi. Tra i primi si considerano 3
  4. 4. tutte quelle variabili che fanno parte integrante dell'organizzazione o del Sistema: su queste è quasi sempre possibile intervenire per perseguire obiettivi prefissati. Sui secondi, invece, non è possibile intervenire direttamente, ma è opportuno predisporre strumenti di controllo che ne analizzino l'evoluzione al fine di prevenire gli eventi negativi e sfruttare quelli positivi. Tra i fattori esogeni, possiamo indicare, a scopo puramente esemplificativo, il contesto sociale, economico, normativo e politico; il livello di sviluppo tecnologico; le barriere all'ingresso, il prezzo di mercato del bene o servizio; la concorrenza. Tra i fattori endogeni, l'immagine dell'Ente in rapporto ad un servizio specifico, il know how, le tendenze evolutive del servizio, le competenze tecnologiche. L'esaustività e la bontà della valutazione condotta con metodologia SWOT sono funzione della completezza dell'analisi "preliminare"; per condurre una buona analisi non è sufficiente conoscere nel dettaglio il tema specifico, ma si rende necessaria la piena conoscenza del contesto generale all'interno del quale il progetto si colloca. Il diagramma che segue evidenzia in modo chiaro i risultati dell'analisi ambientale; nel diagramma, le righe rappresentano i fattori ambientali da prendere in esame e le colonne esprimono (in valori numerici) il grado di attrattività legato a ciascun fattore ambientale. L'attrattività viene rappresentata quantitativamente, ricorrendo ad una scala numerica (nell'esempio, da 1 a 5); i fattori che presentano un'attrattività medio-alta rappresentano i punti di forza (microambiente) e le opportunità (macroambiente); i fattori caratterizzati da un'attrattività bassa costituiscono invece i "punti di debolezza" e le "minacce". 1.Bassa Attrattività 2 3 4 5.Alta Attrattività Attrattività Concorrenza diretta Concorrenza indiretta Nuovi entranti Fornitori Clienti (trade) Clienti finali Fattori macroambientali Punti di forza Punti di debolezza -.... -.... -.... -.... -.... -.... Opportunità Rischi -.... -.... -.... -.... -.... -.... - Individuazione dei problemi: l'albero dei problemi 4
  5. 5. Secondo l'approccio PCM, una pianificazione corretta ed efficace nasce da un'analisi completa dei problemi in esame e delle loro connessioni. L'elemento fondamentale che caratterizza questo approccio è la preminenza logica dell'individuazione dei problemi a quella dei bisogni, in quanto il problema fotografa una situazione negativa attuale e oggettiva mentre il bisogno esprime un desiderio inespresso e spesso generico. Il processo di analisi dei problemi si articola nelle seguenti fasi: 1. Identificare dei problemi Il problema, come dicevamo, deve essere inteso come una situazione negativa attuale da volgere in positivo. 2. Controllare che i problemi siano chiari e che non ci siano soluzioni assenti La formulazione dei problemi deve essere chiara, oggettiva e concreta; è necessario evitare valutazioni soggettive e affermazioni generiche, o utilizzare approcci troppo sofisticati per problemi semplici. In altri termini, i problemi devono essere formulati in maniera tale da avere già in se una soluzione, uno spunto che consenta di colmare il gap tra la situazione negativa attuale e la situazione positiva che si intende instaurare in futuro. 3. Scegliere il problema centrale, un problema che potrebbe avere molte cause e molti effetti Questa fase consiste nel gerarchizzare i problemi secondo un ordine di priorità/importanza, costruendo l'albero dei problemi. L'albero dei problemi è un comune diagramma di flusso che rappresenta visivamente i problemi ed evidenzia la loro gerarchizzazione in termini di causa- effetto. Il problema centrale è quello che secondo il gruppo di lavoro riveste la posizione più rilevante. 4. Identificare le cause dirette del problema centrale 5. Identificare gli effetti diretti del problema centrale 6. Stabilire le relazioni causa-effetto tra tutti i problemi 7. Controllare le relazioni 8. Tracciare le linee di connessione dell'albero dei problemi Rappresentare visivamente il flusso di relazioni causa-effetto tra i problemi. - Identificazione degli obiettivi: l'albero degli obiettivi 5
  6. 6. Quanto più difficile è definire l'obiettivo, tanto più è importante arrivare a una sua definizione precisa. Un approccio che può essere rivelarsi funzionale in fase di definizione degli obiettivi è quello indicato dal metodo PCM. L'analisi degli obiettivi consiste nella trasposizione in positivo (albero degli obiettivi) della situazione negativa precedentemente individuata (albero dei problemi): sulla base degli obiettivi e della loro gerarchizzazione, il gruppo di lavoro deciderà di operare in quegli ambiti di intervento che più si confanno alle proprie competenze tecniche ed istituzionali. Questa fase non consiste ancora nell'individuazione degli obiettivi del progetto tout court, ma è il passo preliminare all'identificazione di una gamma più ristretta di ambiti di intervento e di obiettivi su cui il progetto andrà ad operare. - Scelta degli obiettivi e delle strategie di base È in questa fase che gli attori chiave sono in grado di operare una valutazione sugli ambiti o aree di intervento su cui il progetto opererà, utilizzando dei parametri di decisione orientati al rispetto dei principi indicati di seguito: · interesse strategico dell'intervento · rispondenza al piano di investimenti dell'organizzazione · urgenza · risorse umane disponibili (in particolare, con riguardo alle competenze tecnico-specialistiche) · risorse finanziarie Il lavoro di analisi e di scelta permette di trasformare l'albero degli obiettivi in un diagramma "a cascata", restringendo il percorso causa-effetto ad un numero inferiore di elementi. 2) Fase di programmazione - Costruzione del quadro logico Il quadro logico è una matrice di progettazione al cui interno i diversi elementi del progetto, ed i nessi causali che intercorrono tra di essi, acquisiscono una struttura razionale e sistematica. Il quadro logico è articolato su quattro livelli, legati tra loro da un rapporto di causa-effetto in senso verticale, dal basso verso l'alto, secondo lo schema che segue: PRECONDIZIONI - Condizioni preesistenti all'implementazione del progetto definite dall'analisi di scenario. Logica di Indicatori Fonti di Ipotesi intervento verifica Descrizione della Strumenti Fonti presso le Condizioni di base strategia di quali- quali è per il successo del intervento che si è quantitativi, possibile progetto, scelto di perseguire oggettivi e reperire le determinate da Obiettivi attraverso verificabili che informazioni fattori esogeni ma generali l'implementazione permettono di sulla veridicità considerate del progetto misurare i e sulla sufficientemente risultati del metodologia di realistiche e progetto. costituzione durature degli indicatori Scopo (obiettivo 6
  7. 7. specifico) Risultato Attività Il secondo livello è occupato dai Risultati: con questo termine si definiscono i servizi che i beneficiari otterranno dal progetto. Al terzo livello si trova lo Scopo (o Obiettivo specifico) del progetto: lo scopo del progetto indica i benefici che i beneficiari otterranno mettendo a frutto i servizi che riceveranno nell'ambito del progetto. Al quarto livello, infine, si collocano gli Obiettivi generali, ovvero i benefici a lungo termine al raggiungimento dei quali contribuirà il progetto. STRUMENTI La capacità di individuare, definire, "scomporre" e "tempificare" le singole attività necessarie alla realizzazione di un progetto costituisce una risorsa competitiva essenziale: la corretta gestione del fattore tempo è infatti il primo passo per la buona riuscita di un progetto. Tra gli strumenti che il project management offre per modulare con un buon grado di certezza la tempistica complessiva delle diverse fasi e azioni da intraprendere, il diagramma di GANTT e il diagramma di PERT sono i più diffusi. Il diagramma di GANTT è un grafico a barre orizzontali che evidenzia soprattutto le relazioni temporali tra le diverse fasi di un progetto; il diagramma di PERT (Program Evaluation and Review Technique) è una forma di programmazione più sofisticata adatta particolarmente per progetti con molte fasi interattive. Il GANTT evidenzia in modo particolare e con chiarezza l'andamento nel tempo delle diverse attività. E' parzialmente possibile, grazie ad una serie di integrazioni, evidenziare anche su questo tipo di diagramma alcune interdipendenze tra le varie attività, ma questa rimane una prerogativa specifica del diagramma di PERT. Il diagramma di GANTT e quello di PERT, pur sovrapponendosi tra di loro per alcuni aspetti, sono strumenti distinti, che possono - se opportuno - diventare complementari. LA PIANIFICAZIONE TEMPORALE DELLE ATTIVITÀ: IL DIAGRAMMA DI GANTT Nella pianificazione dettagliata delle attività progettuali inserite nel quadro logico il metodo PCM si avvale di strumenti e metodi classici quali il diagramma di Gantt e il Pert. GANTT Il diagramma di Gantt prende il nome dal suo ideatore H.L. Gantt che lo introdusse nei primi anni del 1900. Questo strumento è molto utile per visualizzare in modo molto semplice le diverse attività, mettendo in chiara evidenza la durata e l'avanzamento di un progetto.Questo tipo di diagramma consiste in una tabella nella quale le righe servono per indicare le attività del progetto, mentre le colonne servono i tempi necessari per realizzarle. Una volta che siano 7
  8. 8. chiare le singole azioni di un progetto e la durata di ciascuna di esse è quindi molto semplice tracciare un diagramma di Gantt. E' sufficiente un normalissimo programma di videoscrittura o anche un comunissimo foglio di calcolo (per non dire ovviamente che basterebbero una tradizionalissima penna o una matita ed un foglio di carta: i mezzi che usò lo stesso Mr. Gantt). Immaginiamo di dover progettare e realizzare un breve corso di formazione (3 mesi),- che chiamiamo CORSO NUOVI IMPRENDITORI - e vediamo il diagramma di Gantt che possiamo tracciare, scegliendo come scala temporale i mesi (ma ovviamente potremmo scegliere diversamente in base alle nostre specifiche esigenze ed alle caratteristiche del progetto, e cioè settimane, trimestri, anni etc) : In un modo semplice siamo riusciti a visualizzare la durata complessiva del progetto, le diverse fasi, la loro singola durata, i tempi di sovrapposizione delle differenti attività. Questa che vediamo è una visualizzazione molto semplice ed essenziale del diagramma di Gantt, applicata ad un altrettanto semplice progetto. Lo strumento si rivela in realtà ancora più utile man mano che aumenta il livello di complessità del progetto e la sua durata. Lo stesso diagramma può inoltre essere arricchito ed integrato da molte altre informazioni, quali il percorso critico, gli slittamenti, la percentuale di completamento di attività etc. Oggi esistono diversi pacchetti software (e molti altri possono essere creati specificatamente per progetti di particolare rilievo), che consentono una personalizzazione del diagramma di Gantt e di altri strumenti simili. PERT Il diagramma di PERT - acronimo di Program Evaluation and Review Technique - è uno strumento di programmazione che descrive graficamente le relazioni causa-effetto, di precedenza logica e di successione temporale che intercorrono tra le diverse attività di un progetto. Questo strumento si rivela particolarmente efficace, perché consente di esaminare un progetto come una serie di eventi e di azioni legati tra di loro all'interno di una rete. Proprio per questi motivi, il diagramma di Pert è conosciuto anche come diagramma reticolare in quanto evidenzia le dipendenze reciproche tra le diverse attività. Ciascuna attività è rappresentata da una casella, chiamata nodo, che contiene informazioni basilari sull'attività 8
  9. 9. stessa. Il Pert consente di procedere alla programmazione della ripartizione delle risorse (attrezzature, uomo-ore, dirigenti etc.) una volta che siano date: § Una serie di obiettivi che interagiscono tra di loro § Le funzioni da eseguire per la loro realizzazione § Tre previsioni di tempo (ottimistica, probabile e pessimistica) per il raggiungimento di ciascun obiettivo o sottoprogetto. Dal punto di vista operativo, il diagramma di Pert è quindi uno strumento in cui sono rappresentate le attività e i rapporti di dipendenza temporale ricorrenti tra queste. In particolare, attraverso il Pert è facilmente esaminabile il percorso critico che è costituito da quelle attività che con la loro successione e durata condizionano i tempi per la conclusione del progetto. Come già rilevato per il Gantt, esistono oggi molti software che facilitano la creazione anche di diagrammi di Pert. Questi software hanno anche il pregio di visualizzare automaticamente i più comuni diagrammi, una volta che siano state immesse tutte le informazioni necessarie. La funzione più utile di questi software è soprattutto quella di favorire una gestione razionale di un progetto, grazie alle numerose funzioni, che favoriscono il monitoraggio continuo dell'iniziativa, ed alle personalizzazioni possibili che consentono di individuare ed evidenziare con semplicità le fasi di maggiore rilievo, i punti critici etc. Altro elemento positivo è rappresentato dalla disponibilità di uno strumento comune per il lavoro di un gruppo o di un team di progetto. 9

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