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Organización de Eventos

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Presentación expuesta en clase sobre Organización de Eventos - Universidad CAECE

Organización de Eventos

  1. 1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Gabriela C. Fusco | CAECE | Comunicación Social | Producción de la Información 19 de Mayo de 2008
  2. 2. DEFINICIÓN <ul><li>Del latín &quot;eventus&quot;, significa acontecimiento, suceso, eventualidad. </li></ul><ul><li>Reunión de personas, vinculadas entre sí, que conlleva un motivo en particular. </li></ul><ul><li>Ubicadas en un lugar determinado. </li></ul><ul><li>Con un fin y un por qué. </li></ul>
  3. 3. Festejos Populares <ul><li>Nacionales </li></ul><ul><ul><li>Característicos de cada provincia. Festivales, fiestas, ferias, concursos y desfiles. </li></ul></ul><ul><li>Internacionales : </li></ul><ul><ul><li>Característicos de regiones de diferentes países. </li></ul></ul>
  4. 4. Eventos Empresariales I <ul><li>Ferias </li></ul><ul><li>Congresos. </li></ul><ul><li>Convenciones. </li></ul><ul><li>Exposiciones. </li></ul><ul><li>Seminarios. </li></ul><ul><li>Lanzamientos de productos. </li></ul><ul><li>Conferencias de Prensa. </li></ul>
  5. 5. Eventos Empresariales II <ul><li>Workshops. </li></ul><ul><li>Showrooms. </li></ul><ul><li>Visita de Ejecutivos Extranjeros </li></ul><ul><li>Inauguraciones. </li></ul><ul><li>Aniversarios de Empresa. </li></ul><ul><li>Family Day. </li></ul><ul><li>Desayunos/Almuerzos/Cenas de trabajo. </li></ul><ul><li>Jornadas de LLuvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad) </li></ul>
  6. 6. Eventos Empresariales III <ul><li>Encuentros de negocios. </li></ul><ul><ul><li>Fiesta de Logros de Objetivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Eventos de integración. </li></ul></ul><ul><ul><li>Outdoors. </li></ul></ul><ul><ul><li>Concientización de Nuevos Objetivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kick Off  y Lanzamiento de Planes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Eventos Recreativos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Jornadas de Capacitación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Asunción o cambio de Autoridades. </li></ul></ul>
  7. 7. Eventos Culturales I <ul><li>Festivales. </li></ul><ul><li>Conmemoraciones. </li></ul><ul><li>Vernissage. </li></ul><ul><li>Espectáculos artísticos </li></ul><ul><li>Muestras de arte. </li></ul><ul><li>Inauguraciones de Centros Culturales. </li></ul><ul><li>Fiestas de Colectividades. </li></ul>
  8. 8. Eventos Culturales II <ul><li>Presentación de un libro </li></ul><ul><li>Presentación de una obra. </li></ul><ul><li>Exposiciones, Congresos </li></ul><ul><li>Mesas de Debate. </li></ul><ul><li>Ferias </li></ul><ul><li>Concursos </li></ul>
  9. 9. Eventos Sociales <ul><li>Nacimientos. Cumpleaños. </li></ul><ul><li>Casamientos. Aniversarios. Desfiles. </li></ul><ul><li>Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc) </li></ul><ul><li>Fiestas de Egresados. </li></ul><ul><li>Eventos infantiles. </li></ul><ul><li>Cumpleaños de 15 y de 18. </li></ul><ul><li>Fiestas Comunitarias (organizadas por Entidades Civiles) </li></ul><ul><li>Fiestas de Fin de Año. </li></ul>
  10. 10. Eventos Políticos <ul><li>Lanzamiento de Campaña. </li></ul><ul><li>Nombramiento de Funcionarios. </li></ul><ul><li>Debates. Congresos. </li></ul><ul><li>Cierre de campaña. </li></ul><ul><li>Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. </li></ul><ul><li>Eventos a beneficio. </li></ul><ul><li>Inauguraciones. </li></ul><ul><li>Firmas de Acuerdos. </li></ul><ul><li>Actos Conmemorativos. </li></ul><ul><li>Cenas de Gala. </li></ul><ul><li>Conferencias de prensa. </li></ul>
  11. 11. Eventos Deportivos <ul><li>Torneos. Competencias. </li></ul><ul><li>Olimpíadas. </li></ul><ul><li>Panamericanos. </li></ul><ul><li>Intercolegiales. </li></ul><ul><li>Campeonatos interempresarios. </li></ul><ul><li>Clases abiertas. </li></ul>
  12. 12. Pre Evento I <ul><li>Conocer los objetivos del evento. </li></ul><ul><li>Elección del tipo de evento y dinámica. </li></ul><ul><li>Establecer una agenda. </li></ul><ul><li>Armar un GANT con los tiempos del proyecto. </li></ul><ul><li>Definir tipo de financiamiento: </li></ul><ul><ul><li>Propio, sponsors, subsidios. </li></ul></ul><ul><li>Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica. </li></ul>
  13. 13. Pre Evento II <ul><li>Definir target: </li></ul><ul><ul><li>Público masivo o segmentado </li></ul></ul><ul><li>Confeccionar y enviar las invitaciones con 45 días de anticipación. </li></ul><ul><li>Realizar el follow up. </li></ul><ul><li>Artículos de promoción: carpetas institucionales,banners, folletos y merchandising. </li></ul>
  14. 14. Pre Evento III <ul><li>Definir locación. </li></ul><ul><li>Ambientación: </li></ul><ul><ul><li>Privilegiar el mayor espacio posible </li></ul></ul><ul><ul><li>Eliminar cualquier objeto que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tomar en cuenta la iluminación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Instalaciones especiales. Ornamentación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seguridad. Estacionamiento. </li></ul></ul>
  15. 15. Pre Evento IV <ul><li>Soporte ténico: </li></ul><ul><ul><li>Pantalla, microfonos, proyector, etc. </li></ul></ul><ul><li>Difusión en medios </li></ul><ul><li>Contratación de shows </li></ul><ul><li>Catering </li></ul><ul><li>Desarrollo de las encuestas </li></ul>
  16. 16. in Evento <ul><li>Seguimiento de los tiempos y la agenda. </li></ul><ul><li>Recepción de los invitados. </li></ul><ul><li>Soporte constante a directos o exponentes. </li></ul><ul><li>Control de la eficiencia de todos los servicios contratados. </li></ul><ul><li>Coordinación de las actividades. </li></ul>
  17. 17. in Evento II <ul><li>Se recorrerá cada mesa, fila o stand. </li></ul><ul><li>Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada. </li></ul><ul><li>Mercadería en estado y tiempo. </li></ul><ul><li>Indumentaria, imagen y uso. </li></ul><ul><li>Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes. </li></ul><ul><li>Entrega de merchandising. </li></ul><ul><li>Desarmado de distintos ámbitos. </li></ul>
  18. 18. Post Evento (organización) <ul><li>Tabulación de encuestas. </li></ul><ul><li>Entrega de informe sobre el evento con planilla de asistentes y encuestas. </li></ul><ul><li>Plan de acción sobre los datos obtenidos. (relación de la base de dato con estrategias comerciales y potenciales mercados) </li></ul><ul><li>Revisión de los objetivos cumplidos respecto a los planteados inicialmente. </li></ul>
  19. 19. Documentación del proceso <ul><li>Planeamiento </li></ul><ul><li>Programación </li></ul><ul><li>Presupuestar </li></ul><ul><li>Anteproyecto </li></ul><ul><li>Proyecto </li></ul><ul><li>Tiempo de preparación </li></ul><ul><li>Tiempo de ejecución </li></ul><ul><li>Tiempo de finalización </li></ul><ul><li>Informe de resultados </li></ul>
  20. 20. 5 claves principales para organizar un evento con éxito <ul><li>Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. </li></ul><ul><li>Un concepto adecuado que envuelva el evento. </li></ul><ul><li>Una mentalidad de anfitrión de primera clase. </li></ul><ul><li>Invitados sí pero, personas ante todo. </li></ul><ul><li>Un espacio en común . </li></ul><ul><li>by Ana Costas, Directora General Marco de Comunicación - Madrid </li></ul>
  21. 21. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Gabriela C. Fusco | CAECE | Comunicación Social | Producción de la Información ¡Gracias!

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